SharePoint モダンポータル 2021年アップデートと最新のファイル管理方法

April, 26. – 28. 2021
MICROSOFT 365 VIRTUAL MARATHON 2021
m365virtualmarathon.com #M365VM
SharePoint モダンポータル 2021 年アップデートと
最新のファイル管理方法
平野愛 ( Ai HIRANO)
@ai_yamasaki
オフィスアイ株式会社代表取締役 | Microsoft MVP
https://shanqiai.weblogs.jp

MICROSOFT 365 VIRTUAL MARATHON 2021 スポンサー

自己紹介
 平野愛 (Ai HIRANO)
 Twitter : @ai_yamasaki
 ブログ : https://shanqiai.weblogs.jp/
 MicrosoftMVP for OfficeServersandServices(Oct 2015 –)
MicrosoftMVP for SharePointServer(Oct 2011– Sep 2015)
MicrosoftMVP for SharePointServices(Oct 2004 – Sep 2010)
 主な書籍 (日経PB)
 ひと目でわかる SharePoint シリーズ
 ひと目でわかる Office 365 導入・運用管理編
オフィスアイ株式会社代表取締役 (https://www.office-i-corp.jp)
Trainer |Consultant | (Sometimes)author

アジェンダ
• SharePoint モダンポータルの最新アップデート情報
(2021年版)
• ファイル管理に関する最新情報
• Q&A

April, 26. – 28. 2021
SharePoint モダンポータルの
最新アップデート情報 (2021年版)

 昨年のセッションタイトルは「SharePoint モダンポータル徹底解説! 」
(https://youtu.be/mPr2qgz9HtU)
 内容のピックアップ
 Teams と SharePoint の使いどころの違い
 SharePoint ポータルサイトの利用目的とは?
 ポータルサイトがこんなに手軽に作れるんです!
去年のセッションを振り返る
SharePoint ハブとは何かを学ぼう
https://youtu.be/Mf7R7Z1r8mE

ポータルのアップデート情報
• アプリバー (App bar)
• Microsoft Viva Topics
• 近く利用できるようになる予定の新機能

 どの SharePoint サイトを利用していても、いつでもアクセスできる新しいナビゲーション機能
 モダンサイトでのみ利用できる
 テナント全体で共通であり、サイト単位でのカスタマイズは
できない
 順次ロールアウトが開始されているが、テナント管理者の側
で2021年10月31日まではこの機能を一時停止できる
アプリバー
※現在、Microsoft 社の都合によりロールアウト
が
一時停止しているが、
再開時期は改めてアナウンスされるとのこと

 グローバルナビゲーション
 既定ではSharePointスタートページ
へのリンク
 個人用サイト
 自分のニュース
 自分のファイル
アプリバーのメニュー構成

 独自のナビゲーション構成を持たせることができるが、
SharePoint ホームサイトが必要 (強く推奨)
 SharePoint ホームサイトは現在、テナントで1つしか指定で
きない
 SharePoint ホームサイト上のナビゲーションと同じものを
アプリバーに表示できる。独自の構成も可能
 ナビゲーションには対象ユーザーも指定できる
グローバルナビゲーションの構成
テナント内にある
複数のハブを行き来
しやすくなる

 Microsoft Viva Connections を Microsoft Teams
に導入することで、Teams 内で SharePoint ホー
ムサイトをアプリとして利用できるようになる
 別途Webブラウザーを起動して SharePoint サイ
トにアクセスしなくても、Microsoft Teams 内に
閲覧できる
 サイトの設定、ページに追加や編集などは未対応
 Microsoft Teams の検索機能も SharePoint 内で
利用しているものと同等の機能が利用できるよ
うになる予定
Microsoft Viva Connections と SharePoint ホーム

 SharePoint サイトテンプレート
 イベント Webパーツ
 対象ユーザー指定、画像表示
 SharePoint スペース (spaces)
 ページのセクション
 ニュースのブースト
注目の新機能 (これから登場予定)

 以前は、SharePoint サイトデザインと呼んでいたもの
サイトのテンプレート
関連セッション
4/27 13:00-13:50
SharePoint サイトの自動作成あれこれ
Hiroaki Oikawa
詳しくはこちらをどうぞ👇
https://shanqiai.weblogs.jp/sharepoint_
technical_note/2021/04/modern-site-
templates.html

イベント Web パーツ
イベント Web パーツに画像表示機能が
追加される (ページヘッダーの画像)
イベントごとに対象ユー
ザーを指定できる

SharePoint スペース (spaces) https://www.exploresharepointspaces.com/
この機能は昨年、
GAされている。
サイト単位でフィーチャーを
アクティブがする必要があったが
既定でオンになる

ページのセクション
セクションのオプションが追加
され、
タブまたはアコーディオン表示
に指定できる

ニュースのブースト
Innovations for workplace communications
and employee engagement in Microsoft
365

April, 26. – 28. 2021
ファイル管理に関する最新情報

 共有するファイルの種類
 コミュニケーションや業務での情報共有のた
めのドキュメント (Office ドキュメント, PDF
等)
 画像
 ビデオ … Microsoft Stream が新しくなり独自
のストレージではなく、SharePoint または
OneDrive for Business に動画を格納する
SharePoint におけるファイルの管理のおさらい
 各SharePoint サイトに作成できる
「ドキュメントライブラリ」上で
ファイルを共有および管理する
Blog : 新しい Microsoft
Stream への移行を準備
しよう
https://shanqiai.weblogs.jp/shar
epoint_technical_note/2021/03/
prepare-for-new-stream.html

 ファイルはどこかに置いておいて終わりでは、意味がない。後から参照されて初めて意味を持
つ
 いくら有益な情報が書かれていてもファイルにたどり着けないと意味がない
 つまりは探しやすくなっていないといけないわけだが、ファイル名とフォルダー名しか手掛か
りがないことも少なくない
 フォルダーだけに頼った分類には課題が多い
 一覧性に欠ける
 アクセス権限設定とも連動することが多く、構造を柔軟に変更できない
 フォルダー名を変更するとリンク切れ (ショートカットが利用できない)なども発生
 フォルダーを横断した関連ファイルも見つけ出しにくい
 結局、ファイルを開いてみないとわからない(開いてもよくわからないファイルも)
探しやすさを重視した管理をしていきたい(再利用性を高める)

 物理的な分類 (格納場所に依存する)
 サイトで仕分ける
 ライブラリで仕分ける
 フォルダーで仕分ける
 論理的な分類 (場所に依存しない)
 コンテンツタイプを使ってファイルの種別を分別す
る
 ライブラリに列を追加して、仕分ける
仕分け方の工夫が欠かせない

論理的な仕分け方
場所を覚えておかなくてもファイルが見つかるようにしたい
列でファイルを分別するコンテンツタイプで仕分け
る
ファイルの種別を説明する情報
契約書
列 (サイト列)
テンプレートファイル
契約の種類、契約者、契約満期日、契約番号
など

 コンテンツタイプは基本的にはサイト単位で作成するが、 SharePoint の管理者は、コンテンツタイプギャラリーか
ら複数のサイトにコンテンツタイプを配布して、共通できる
コンテンツタイプギャラリー
購読
購読
プッシュ
ハブ

SharePoint Syntex
ドキュメントライブラリに格納されるファイルの内容
をもとに AI を使って分類や情報の抽出を自動的に行う
仕組み
 Microsoft 365 の SharePoint への追加設定とアドオンとしての追加のライセンス購入が必要
 単価 - $5 (540ユーザー/月) ※30日間のトライアル利用も可能 (25ユーザー分付与)
 利用するモデルは次の2種類
 ドキュメント理解モデル…英語 (2021年後半にはラテンアルファベット言語が追加予定)
 フォーム処理モデル…ラテンアルファベット言語 (英語、ドイツ語、スウェーデン語、フ
ランス語、スペイン語、イタリア語、ポルトガル語)
https://youtu.be/nGV78oA0XKw?t=4056
.NET ラボ勉強会
「次世代のファイル管理を知ろう – SharePoint Syntex の概要」

SharePoint Syntex
ドキュメント理解モデルフォーム処理モデル
手紙や契約書などの非構造化ドキュメントが
対象
OCR(光学式文字認識)テクノロジーを使って
PDF, 画像、TIFF ファイルをスキャンできる
サポートされるファイルの種類
doc, docx, eml, heic, heif, htm, html, jpeg, jpg,
markdown, md, msg, pdf, png. ppt, pptx, rtf, tif,
tiff, txt, xls, xlsx
Power Apps AI Builder のフォーム処理機能を使
用して半構造化ドキュメントから情報を抽出
する
サポートされるファイルの種類
PDF, JPG, PNG 形式
さらにAI Builder のアドオンの購入が
必要 (条件による)

 組織に 300 以上の SharePoint Syntex のライセンスがあれば、100万クレジットが割り当てられる
 ライセンス数が300未満の場合は、フォーム処理するのに AI Builder クレジットを購入する必要がある
 1ライセンスあたり月額 $500～ (日本円で 54,360～) ⇒ 年間で 652,320
[参考] AI Builder のクレジット
AI Builder のキャパシティ
見積計算ページが用意されている
https://powerapps.microsoft.com/ja-jp/ai-
builder-calculator/

 ドキュメント理解モデルを使用し、必要
な情報の抽出とコンテンツタイプを判別
する
 モデル=コンテンツタイプ
 コンテンツタイプに対して特定の保持ラ
ベルを指定できる
保持ラベルとの組み合わせ

 「コンテンツ理解モデルがファイルを分類したとき」をトリガーにできる
 従来の SharePoint に備わっていたコンテンツオーガナイザーの次世代版といえる
Power Automate との組み合わせ

[参考] 画像のタグ生成 – Coming soon (詳細は不明)
https://docs.microsoft.com/en-us/microsoft-365/contentunderstanding/image-tagging
SharePoint Syntexの画像タグ付けでは、ユーザーは画像タグで
検索して画像を見つけたり、画像タグに基づいてワークフ
ローを作成したりすることができます。デフォルトでは、
SharePointとOneDriveの基本的な画像タグ付けがオンになって
います。いずれの場所にアップロードされた画像も自動的に
スキャンされ、37種類の基本タグの中から該当するタグがあ
れば適用されます。ユーザーは、画像タグで検索して画像を
見つけることができます。
ユーザーが画像をアップロードすると、自動的にタグ付け処
理が行われます。画像を編集した場合は、再度タグ付け処理
が行われ、タグが更新されます。
画像ファイルの権限を持つユーザーは、ファイル情報パネル
や検索結果ページでタグを確認・編集できます。ユーザーが
画像のタグを編集すると、その画像が編集されていても、シ
ステムはその画像に自動タグ付けしなくなります。
タグ付けをオフにすると、画像には自動タグ付けされなくな
ります。既存のタグは削除されません。

 トピックス (キーワード) を登録しておき、次の情報を自動的に集めてくる (手動登録もできる)
 トピックスの説明
 関連するひと
 関連するファイルやページ
 関連するサイト
 関連するその他のトピックスを
ビジュアル表示
Microsoft Viva Topics
現在、英語のみ
日本語は未対応

 Microsoft Search に追加された Microsoft 製
のファイル共有検索用のMicrosoft Graph コ
ネクター(プレビュー)が利用できる
 利用するには
 [オンプレ側] Microsoft Graph コネクター
エージェントのインストール
 [オンプレ側] オンプレミスデータゲート
ウェイのインストール
 Microsoft Search での設定
オンプレミスのファイルサーバー検索

 検索結果
 結果に表示されるのはファイル名、ヒットし
た内容の一部、UNCパスのみ
 表示相手については、ファイルのアクセス権
限(NTFS)を反映する、ファイル共有のアク
セス権限を反映する、
もしくはすべてのユーザーのいずれか
 実際のファイルへのアクセスは当然オンプレ
ミスのファイルに対するアクセス権限が有効
オンプレミスのファイルサーバー検索

情報リソース
 Graph connector agent
https://docs.microsoft.com/en-us/microsoftsearch/on-prem-agent
 File share Graph connector
https://docs.microsoft.com/en-us/microsoftsearch/fileshare-connector
 オンプレミスデータゲートウェイをインストールする
https://docs.microsoft.com/ja-jp/data-integration/gateway/service-gateway-install
 Graph connectors for Microsoft Search : What’s new?
https://youtu.be/T0upjql3lYk

まとめ
• ポータルサイトにせよ、ファイル管理 (共有) にせよ、
情報伝達の道具にすぎない
• 情報は増える一方
• うまく仕分けしながら分散させつつ、AI などを組み合わせて、
業務に必要な情報は SharePoint から(SharePoint を意識さ
せなくても) 素早く提供できる状態にしたい
• Microsoft Viva Connections や Viva Topics は散らばっ
た情報を有機的に集約する仕組みでありコンセプト
• こうしたコンセプトを踏まえた将来を見据えた運用に取り組み
たい

April, 26. – 28. 2021
Q&A

April, 26. – 28. 2021
ご視聴をありがとうございました
Thank you for watching!

SPEAKER AND EVENT FEEDBACK
http://bit.ly/M365VM21JPTrackFeedback

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