Modul Sarana dan Prasarana Adm. Perkantoran
Download as DOC, PDF116 likes241,403 views
Dokumen ini membahas prinsip penyelenggaraan administrasi perkantoran, termasuk sarana dan prasarana yang diperlukan, seperti perlengkapan kantor dan mesin kantor, serta pentingnya manajemen yang baik. Diuraikan juga berbagai jenis barang, baik bergerak maupun tidak bergerak, yang mendukung kelancaran operasional kantor. Pengelolaan sarana dan prasarana yang efisien diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi dengan efektif.
Modul Sarana dan Prasarana Adm. Perkantoran
- 1. M O D U L SK: Memahami Prinsip-prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran Mengidentifikasi Sarana dan Prasarana Administrasi Perkantoran Penulis: Ana MiladiyahPenulis: Ana Miladiyah Nama : ........................................................................................................... Kelas : ........................................................................................................... No. Absensi : ........................................................................................................... Nama : ............................................................................................ Kelas : ............................................................................................ No. Absensi : ............................................................................................ Untuk : SMK dan MAK Kelas X Sumber: sekretaris-bse.com
- 2. MODUL MENGIDENTIFIKASI SARANA DAN PRASARANA ADMINISTRASI PERKANTORAN STANDAR KOMPETENSI MEMAHAMI PRINSIP-PRINSIP PENYELENGGARAAN ADMINISTRASI PERKANTORAN Untuk SMK dan MAK Penulis: Ana Miladiyah Penyunting: Durinda Puspasari, S.Pd., M.Pd. Durinta Puspasari, S.Pd., M.Pd. Drs. Adiyanto, M.M.
- 3. MENGIDENTIFIKASI SARANA DAN PRASARANA ADMINISTRASI PERKANTORAN 1. Sarana Kantor a. Pengertian Sarana Kantor Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan; alat. Sarana lebih ditujukan untuk benda-benda bergerak seperti komputer, meja, telepon, dan sebagainya. Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek). Prasarana lebih ditujukan pada benda-benda yang tidak bergerak seperti gedung, ruang, dan tanah. Suatu kantor tidak dapat berfungsi dengan baik tanpa didukung dengan perlengkapan kantor sebagai sarana kantor. Perlengkapan kantor merupakan segenap benda atau bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor. Dampak dari adanya sarana kantor adalah tercapainya titik maksimum dari efisiensi dalam pekerjaan kantor, sehingga tujuan dari kantor dapat tercapai dengan baik. 1) Kegunaan Perlengkapan Kantor a) Sebagai penunjang kegiatan kantor. b) Mempermudah dan mempercepat proses pelaksanaan kegiatan kantor. c) Memperoleh hasil pekerjaan yang lebih memuaskan. d) Sebagai aset kantor. Untuk menunjang kegiatan organisasi, diperlukan sarana dan prasarana yang memadai, misalnya komputer. URAIAN MATERI URAIAN MATERI Sumber: elisabeth9.blogspot.com
- 4. 2) Jenis-jenis Perlengkapan Kantor Perlengkapan kantor mencakup semua barang yang diperlukan, baik barang bergerak maupun barang tidak bergerak, sebagai sarana pendukung pelaksanaan tugas kantor. Gambar 1.1 Bagan Jenis Perlengkapan Kantor a) Barang Bergerak Barang bergerak adalah sarana kantor yang dapat dengan mudah dipindahkan dari satu tempat ke tempat lainnya. Barang bergerak dibagi menjadi dua, yaitu: (1) Barang Habis Pakai Barang habis pakai adalah barang yang hanya dapat digunakan dalam satu kali pemakaian saja dan setelah itu fungsi dari barang tersebut akan habis. Misalnya kertas, tinta, karbon, dan sebagainya. (2) Barang Tidak Habis Pakai Barang tidak habis pakai adalah barang yang dapat digunakan berulang-ulang dan tahan lama dalam pemakaiannya. Fungsi dari barang tersebut tidak akan hilang dalam satu kali pemakaian. Misalnya komputer, mesin fotokopi, mesin ketik, dan sebagainya. b) Barang Tidak Bergerak Barang tidak bergerak adalah prasarana kantor yang tidak dapat dipindahkan dari satu tempat ke tempat lainnya. Misalnya tanah dan bangunan. Perlengkapan Kantor Perlengkapan Kantor Barang BergerakBarang Bergerak Barang Tidak BergerakBarang Tidak Bergerak Barang Habis PakaiBarang Habis Pakai Barang Tidak Habis Pakai Barang Tidak Habis Pakai Sumber: Pribadi
- 5. b. Istilah-istilah Sarana Kantor Ada beberapa istilah yang berkenaan dengan sarana kantor, yaitu: 1) Mesin Kantor Mesin kantor adalah segala macam alat yang digunakan untuk membantu pekerjaan kantor dengan sistem kerja mekanik. Keuntungan menggunakan mesin kantor antara lain: a) Menghemat tenaga dan waktu. b) Meningkatkan ketelitian. c) Memperbaiki mutu pekerjaan. d) Mengurangi rasa bosan jika dibandingkan dengan metode menulis. e) Memudahkan pengawasan. f) Mengurangi kelelahan pegawai. g) Memuat informasi lebih cepat dan lebih banyak. Kerugian menggunakan mesin kantor antara lain: a) Tingkat penyusutan dari beberapa mesin adalah tinggi. b) Sulit mendapatkan operator mesin yang terlatih dan perlu adanya biaya untuk melatih mereka. c) Beberapa mesin memerlukan biaya yang tinggi untuk pengadaan dan pemeliharaannya. d) Kesulitan dalam pemeliharaan dan perbaikan mesin-mesin tertentu bila terjadi kerusakan. e) Tidak ada fleksibilitas dari beberapa metode mesin. Yang termasuk mesin kantor adalah sebagai berikut: a) Mesin Ketik Gambar 1.2 Mesin Ketik Manual dan Mesin Ketik Elektronik Sumber: geekalerts.com Sumber: sentraoffice.com
- 6. Mesin ketik adalah suatu alat yang digunakan untuk mencetak huruf, angka, maupun karakter pada sebuah kertas. Berdasarkan cara pengoperasiannya mesin ketik dibedakan menjadi dua, yaitu: (1) Mesin Ketik Manual Mesin ketik manual adalah mesin ketik yang cara pengopersiannya dikerjakan dengan tenaga manusia secara manual. (2) Mesin Ketik Elektronik Mesin ketik yang cara pengoperasiannya menggunakan sistem kerja secara mekanik dan elektronik. b) Komputer Komputer adalah serangkaian mesin elektronik yang terdiri dari ribuan bahkan jutaan komponen yang dapat saling bekerja sama, sehingga membentuk sebuah sistem kerja yang rapi dan teliti. Sistem ini kemudian dapat digunakan untuk melaksanakan serangkaian pekerjaan secara otomatis, berdasar urutan instruksi ataupun program yang diberikan kepadanya. Komputer dibagi menjadi 2 bagian, yaitu perangkat keras dan perangkat lunak. Yang termasuk dalam perangkat keras adalah monitor, Central Processing Unit (CPU), keyboard, dan mouse. Sekitar lebih dari 80% aktivitas yang berada pada perkantoran lebih didominasi oleh penggunaan teknologi, seperti komputer atau yang lebih dikenal dengan teknologi perkantoran akan memberikan kemudahan pada setiap pekerjaan. Gambar 1.3 Komputer, yang Terdiri dari Monitor, CPU, Keyboard, dan Mouse Sumber: prasetya-en.blogspot.com
- 7. Gambar 1.6 Mesin Risograph c) Printer Printer adalah mesin kantor yang digunakan untuk mencetak data dan informasi yang sudah diolah oleh komputer. d) Mesin Fotokopi Mesin fotokopi adalah mesin kantor yang digunakan untuk menggandakan dokumen dengan memperbesar atau memperkecil ukuran aslinya sesuai dengan kebutuhan kantor. Cara kerja mesin fotokopi secara elektrik. Cara mengoperasikan mesin fotokopi sebagai berikut: (1) Memasukkan tinta ke developer unit. (2) Daya listrik dipasangkan pada stop kontak. Sebaiknya dipasang stabilizer untuk menyetabilkan listrik. (3) Menekan tombol on sampai muncul tulisan “ready to copy” di layar mesin. (4) Menempatkan master pada kaca (mirror), lalu menutup dengan cover di atasnya. Memilih kertas sesuai ukuran yang dikehendaki. (5) Menekan tombol nominal jumlah yang akan digandakan lalu menekan tombol warna hijau. e) Mesin Risograph Mesin kantor yang digunakan untuk menggandakan dokumen sesuai dengan kebutuhan kantor yang pemakaiannya menggunakan master. Mesin risograph dapat Gambar 1.4 Printer Gambar 1.5 Mesin Fotokopi Sumber: southernsavers.com Sumber: photocopyartteam.blogspot.com Sumber: ambcomputers.en.ecplaza.net
- 8. menggandakan dokumen dengan kemampuan 120 lembar per menit. Pada prinsipnya hampir sama dengan mesin fotokopi, tetapi mesin risograph memerlukan master untuk dapat digandakan. Mesin risograph hanya digunakan untuk menggandakan dokumen dalam jumlah yang banyak. Perbedaannya dengan mesin fotokopi yaitu mesin risograph mempunyai kelebihan, antara lain: (1) Hasil penggandaan dokumen lebih baik kualitasnya dibandingkan dengan mesin fotokopi. (2) Dapat menggandakan naskah dalam jumlah banyak. (3) Waktu yang diperlukan lebih cepat. f) Mesin Stensil Mesin stensil adalah mesin perkantoran yang digunakan untuk menggandakan dokumen dengan menggunakan master sheet atau disebut juga stensil sheet. Cara pengoperasian mesin stensil sebagai berikut: (1) Menyediakan kertas yang akan diduplikasikan di tempat yang telah disediakan. (2) Menekan tombol power yang berada di bawah. (3) Menaikkan tombol up and down button yang berada di sebelah tombol power. (4) Meletakkan master di tempat yang telah disediakan, kemudian meyesuaikan ukuran master tersebut. (5) Menyesuaikan zoom, organize size, dan photo mode pada menu utama. (6) Setelah mengatur pada menu utama kemudian membuat cetakan beberapa lembar. (7) Setelah hasil cetakan sudah memuaskan kemudian dapat mencetak beberapa lembar sesuai kebutuhan. Gambar 1.7 Mesin Stensil Sumber: indonetwork.co.id
- 9. g) Mesin Penghancur Kertas Mesin penghancur kertas adalah mesin yang digunakan untuk menghancurkan arsip- arsip atau dokumen yang sudah tidak terpakai lagi. Karena fungsinya sebagai penghancur kertas, maka peranannya sangat besar, sehingga rahasia yang ada di dalam dokumen tersebut tidak diketahui oleh orang lain. Dengan hancurnya kertas dalam bentuk kecil, sangat sulit kerahasiaannya diketahui oleh orang lain, apalagi sebelum dibuang, sobekan kertas diaduk terlebih dahulu. h) Mesin Penghitung Uang Di kantor, khususnya pegawai bank, sering melakukan pekerjaan menghitung uang dalam jumlah besar yang tentunya hal ini memerlukan ketelitian dan kejujuran dari pegawai yang bertugas. Agar pekerjaan menghitung uang dapat dilakukan dengan cepat dan akurat, maka diperlukan alat khusus yang dapat menghitung uang dalam jumlah banyak. Alat seperti ini disebut dengan money counter atau mesin penghitung uang. Mesin ini hanya dapat digunakan untuk menghitung uang kertas saja dan tidak bisa digunakan untuk menghitung uang logam. Gambar 1.8 Mesin Penghancur Kertas Gambar 1.9 Mesin Penghitung Uang Sumber: cv.thalibsukses.indonetwork.co.id Sumber: tokotissor.wordpress.com
- 10. i) Mesin Laminating Mesin laminating adalah mesin yang dipakai untuk melapisi dokumen-dokumen kantor dengan plastik agar aman dari bahaya kerusakan akibat sering digunakan. j) Mesin Blinding Mesin blinding merupakan mesin penjilid. Mesin ini dipakai untuk menghimpun dokumen yang diperlukan agar terlihat rapi saat diperlukan. Mesin ini menjilid kertas dengan menggunakan kawat penguat yang biasanya berbentuk spiral atau plastik berbentuk spiral. k) Proyektor OHP Overhead Projector (OHP) yaitu mesin perkantoran yang dipergunakan untuk memproyeksikan gambar dan tulisan pada papan layer untuk memudahkan dalam mempresentasikan informasi. Gambar 1.10 Mesin Laminating Gambar 1.11 Mesin Blinding Gambar 1.12 Proyektor OHP Sumber: bintangproduction.com Sumber: tokomitrasukses.com Sumber: projectoronrentindelhi.com
- 11. l) Proyektor LCD Liquid Crystal Display (LCD) hampir sama fungsinya dengan OHP. Perbedaan OHP dengan LCD adalah presentasi yang ditayangkan dengan OHP dapat dibuat atau ditulis langsung pada transparansi film. Sedangkan pada LCD, data atau informasi yang ditayangkan harus berbentuk digital, sehingga alat ini perlu dihubungkan dengan alat digital lain seperti kamera, komputer, atau laptop. m) Mesin Presensi Pegawai Mesin yang dipakai untuk menandai data presensi pegawai kantor atas kehadiran masuk kerja. Mesin ini sering disebut juga dengan finger print. 2) Pesawat Kantor Pesawat kantor adalah suatu alat yang dipergunakan untuk berkomunikasi dengan pihak lain dalam suatu kantor. Yang termasuk pesawat kantor antara lain: a) Telepon Kata telepon berasal dari kata “tele” dan “phone” yang mempunyai pengertian jauh dan Gambar 1.14 Mesin Presensi Pegawai Gambar 1.15 Telepon Gambar 1.13 Proyektor LCD Sumber: kaskus.co.id Sumber: semarang.olx.co.id Sumber: tikmantewe.wordpress.com
- 12. mendengar dari jarak jauh. Jadi pesawat telepon adalah alat yang dipergunakan untuk berbicara dan mendengarkan suara dari jarak jauh. b) Intercom Intercom berasal dari bahasa Inggris yaitu intercommunication yang mempunyai arti “hubungan di dalam”. Intercom sering disebut juga dengan istilah interphone atau intertelephone. Istilah lain untuk intercom yang diterapkan dalam perkantoran yaitu aiphone. c) Faksimile Faksimile adalah mesin/alat untuk mengirim dan menerima data atau dokumen yang hampir sesuai dengan aslinya, baik berupa tulisan maupun berupa gambar. Mesin ini dikombinasikan dengan pesawat telepon karena peralatan yang dipakai merupakan sistem komunikasi sambungan kabel. 3) Perabot Kantor Perabot kantor atau office furnitures adalah benda-benda kantor yang umumnya terbuat dari kayu atau metal, yang dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha. Menurut The Liang Gie dalam buku Administrasi Perkantoran Modern (2000) mengemukakan bahwa “perbekalan kantor merupakan jenis perbekalan tata usaha yang terbuat dari kayu atau metal, yang mempunyai susunan (misalnya pintu-pintu atau laci-laci) dan diam di tempat”. Gambar 1.16 Intercom Gambar 1.17 Mesin Faksimile Sumber: lashen.com Sumber: akoreza.blogspot.com
- 13. Yang termasuk perabot kantor yang paling utama sebagai penunjang dalam pelaksanaan pekerjaan perkantoran, antara lain: a) Meja Contoh beberapa jenis meja: b) Kursi Contoh beberapa jenis kursi: Gambar 1.19 Meja Staf Gambar 1.18 Meja Direksi Gambar 1.20 Meja Resepsionis Sumber: duniacyber.com Sumber: sentraoffice.com Sumber: mejakerjakantor.com
- 14. c) Lemari Contoh beberapa jenis lemari: 4) Bekal Kantor/Peralatan Kantor Bekal kantor adalah semua perbekalan yang berupa barang- barang habis pakai dan yang tidak habis pakai yang diperlukan untuk menunjang lancarnya pekerjaan kantor dalam usaha pencapaian tujuan kantor. Yang termasuk bekal kantor, antara lain: a) Barang Lembaran Misalnya amplop, formulir, kertas HVS, kertas bufalo, kertas folio, map, dan sebagainya. Gambar 1.21 Kursi Pimpinan Gambar 1.24 Lemari Rak Gambar 1.22 Kursi Staf Gambar 1.23 Kursi Hadap Gambar 1.25 Lemari Brankas Sumber: whayuda.wordpress.com Sumber: furniture.info Sumber: xentrafurniture.com Sumber: dennyfarhan.com Sumber: jayaoffice.equipment.com
- 15. b) Barang Non Lembaran Misalnya pulpen, pensil, spidol, stepler, gunting, pelubang kertas (perforator), penjepit kertas, lem, penggaris, busur, pewarna tulisan, penghapus, pita perekat (selotip), jangka, sandaran buku, rautan, pemotong kertas, kalender, stempel/cap perusahaan, bantalan stempel, dan sebagainya. c) Barang Berbentuk Buku Misalnya buku catatan, buku pedoman organisasi, buku alamat relasi, buku telepon, buku tahunan, buku tamu, buku agenda surat masuk dan keluar, kamus, dan sebagainya. 5) Hiasan Kantor Hiasan kantor atau interior kantor adalah segala macam benda yang dipakai untuk menciptakan iklim suasana yang kondusif pada ruang tempat bekerja. Lingkungan atau ruangan yang dihiasi dengan hiasan yang menarik dan ditata sedemikian rupa dapat Gambar 1.26 Amplop Gambar 1.29 Beberapa Perbekalan Kantor Non Lembaran Gambar 1.27 Map Kertas Gambar 1.28 Kertas HVS Sumber: faridyuniar.com Sumber: indhstationary.com Sumber: wikomagic.org Sumber:tokomanfaat.blogspot.com
- 16. membuat personil kantor tertarik dan nyaman di kantor tersebut. Yang termasuk dalam perabot kantor antara lain: a) Lukisan dinding. b) Vas bunga. c) Akuarium. d) Lampu-lampu hias. e) Benda-benda lainnya yang dapat menambah rasa menariknya suatu kantor tersebut. DENAH SATU SET MEJA KERJA c. Pengelolaan Sarana dan Prasana Kantor Dengan banyaknya kebutuhan sarana dan prasarana, maka pengelolaan yang baik, efisien, dan efektif mutlak diperlukan. Mulai dari perencanaan, pelaksanaan, hingga pengawasan. Tujuan pengelolaan sarana dan prasarana kantor adalah agar semua kegiatan yang berhubungan dengan perbekalan kantor baik yang bersifat administrasi maupun teknis operasional dapat dijalankan dengan baik dan efisien. Pengadaan Gambar 1.30 Denah Satu Set Meja Kerja Sumber: Pribadi
- 17. Gambar 1.31 Bagan Kegiatan Pengelolaan Sarana dan Prasarana Kantor Dalam pengelolaan sarana dan prasarana kantor dilakukan dengan beberapa kegiatan, yaitu: 1) Pengadaan Pengadaan adalah semua kegiatan penyediaan sarana dan prasarana (perbekalan) untuk menunjang pelaksanaan tugas. Pengadaan disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing organisasi tersebut dengan menggunakan prosedur yang berlaku di organisasi tersebut. Perencanaan perlu dilakukan sebelum melakukan pengadaan yang bertujuan untuk mengetahui dengan tepat manfaat dan juga biaya yang akan dikeluarkan. 2) Penyimpanan Penyimpanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk manampung hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal dari pembelian atau yang diperoleh dari bantuan. Tujuan penyimpanan barang/bahan kantor, antara lain: a) Agar barang tidak cepat rusak. b) Agar tidak terjadi kehilangan barang. c) Agar tersusun rapi, sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari. d) Memudahkan dalam pengawasan. e) Memudahkan dalam analisis barang. Pengelolaan Sarana dan Prasana Kantor Penyimpanan Pemeliharaan Inventarisasi Laporan Sarana dan Prasana Sumber: Erlangga
- 18. 3) Pemeliharaan Pemeliharaan adalah kegiatan terus-menerus untuk mengusahakan agar barang/bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai. Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor, antara lain: a) Agar barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu/cuaca. b) Agar barang tidak mudah hilang. c) Agar barang tidak kadaluarsa. d) Agar barang tidak mudah susut. e) Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan baik. 4) Inventarisasi Inventarisasi adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki. Inventarisasi yang dilakukan di setiap organisasi bisa saja berbeda, namun pada dasarnya semua dilakukan dengan tujuan yang sama, tujuannya yaitu: a) Agar perlengkapan kantor tidak mudah hilang. b) Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga dapat dipertanggungjawabkan. c) Memudahkan dalam pengecekan barang. d) Memudahkan dalam pengawasan. e) Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang. Gambar 1.32 Satu Set Komputer Ditempatkan pada Meja Komputer agar Mudah dalam Pemeliharaan Sumber: interiorclip.com
- 19. Untuk memudahkan inventarisasi diperlukan buku-buku atau format pencatatan. Bentuk atau format buku tersebut berbeda setiap organisasi. Berikut ini beberapa contoh buku inventarisasi barang: a) Buku Induk Barang Inventaris Buku induk barang inventaris adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua barang inventaris yang sudah/pernah dimiliki oleh suatu kantor. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang tidak habis pakai. Perhatikan buku induk barang inventaris berikut: BUKU INDUK BARANG INVENTARIS b) Buku Golongan Barang Inventaris Buku golongan barang inventaris adalah buku pembantu yang digunakan untuk mencatat barang-barang inventaris menurut golongan yang telah ditentukan. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang tidak habis pakai. Perhatikan buku golongan barang inventaris berikut: BUKU GOLONGAN BARANG INVENTARIS Tabel 1.1 Buku Induk Barang Inventaris Tabel 1.2 Buku Golongan Barang Inventaris
- 20. c) Buku Catatan Barang Non Inventaris Buku catatan barang non inventaris adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua barang non inventaris (barang yang belum diketahui statusnya) yang dimiliki oleh suatu kantor. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang tidak habis pakai. Perhatikan buku catatan barang non inventaris berikut: BUKU CATATAN BARANG NON INVENTARIS 5) Laporan Sarana dan Prasarana Laporan sarana dan prasarana adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk melaporkan keadaan sarana dan prasarana kantor, baik persediaan, mutasi, maupun keadaan fisik dari sarana dan prasarana tersebut dalam periode waktu tertentu. Fungsi adanya laporan sarana dan prasarana adalah: a) Sebagai bahan pertanggungjawaban. b) Sebagai pengendali persediaan. c) Memberikan informasi tentang barang yang tersedia dan mutasi barang. d) Sebagai dasar/bahan dalam pengambilan keputusan. 2. Tata Ruang Kantor a. Pengertian Tata Ruang Kantor Menurut The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern (2000), “tata ruang perkantoran adalah penyusunan alat-alat pada letak yang tepat secara pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para karyawannya”. Jadi, tata ruang adalah penentuan dan penyusunan perabot dan alat-alat kantor pada tempat yang tersedia dengan letak yang tepat serta Tabel 1.3 Buku Catatan Barang Non Inventaris
- 21. pengaturan aliran kerja yang dapat memberikan kepuasan bagi para karyawan. Tujuan tata ruang kantor: 1) Memberikan kenyamanan kepada karyawan, sehingga karyawan nyaman dalam bekerja. 2) Memanfaatkan ruangan kantor dengan maksimal, sehingga tidak ada ruang yang tidak berguna. 3) Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja. 4) Memudahkan dalam pengawasan. 5) Memudahkan gerak karyawan dalam bekerja. 6) Memberikan pencitraan yang baik terhadap pelanggan perusahaan. Prinsip-prinsip tata ruang kantor: 1) Bagian atau fungsi kerja yang berhubungan ditempatkan berdekatan. 2) Pekerjaan dilakukan secara berkesinambungan dalam garis lurus. 3) Alur pekerjaan sesederhana mungkin. 4) Perlengkapan kantor diletakkan dekat karyawan yang menggunakannya. 5) Sebaiknya meja dan kursi mempunyai ukuran yang sama. 6) Pekerjaan yang mendatangkan kebisingan hendaknya dijauhkan dengan pekerjaan bagian lain. Manfaat tata ruang kantor: 1) Menjamin efisiensi dari arus kerja yang ada. 2) Mengoptimalkan penggunaan ruang yang ada secara efektif. 3) Mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi pegawai. 4) Meningkatkan produktivitas kerja pegawai. 5) Memberikan kesan positif terhadap pelanggan perusahaan. b. Macam-macam Tata Ruang Kantor Pada dasarnya ada 3 macam tata ruang kantor, yaitu: 1) Ruang Kantor Terbuka Ruang kantor terbuka adalah ruangan di mana semua kegiatan karyawan dilakukan bersama-sama dalam satu ruangan tanpa dipisahkan oleh tembok atau penyekat dari kayu.
- 22. Keuntungan ruang kantor terbuka: a) Lebih mudah dalam mengawasi pekerjaan karyawan. b) Memperlancar arus pekerjaan. c) Ruang gerak tidak terbatas. d) Hubungan antarkaryawan mudah dilakukan. e) Memudahkan penempatan, penggunaan, dan perawatan perlengkapan kerja. Kerugian ruang kantor terbuka: a) Sulit melakukan pekerjaan yang bersifat rahasia. b) Kebisingan yang menimbulkan kurangnya konsentrasi dalam bekerja. c) Menimbulkan pemandangan yang kurang terlihat rapi. 2) Ruang Kantor Tertutup Ruang kantor tertutup adalah ruangan untuk bekerja yang dipisahkan atau dibagi dalam kamar-kamar kerja. Gambar 1.33 Tata Ruang Kantor Terbuka Sumber: rajabrankas.blogspot.com
- 23. Sumber: pakarkonveksi.info Gambar 1.34 Ruang Kantor Tertutup Keuntungan ruang kantor tertutup: a) Konsentrasi pegawai lebih kepada pekerjaan. b) Pekerjaan yang bersifat rahasia dapat terjamin atau terlindungi. c) Pimpinan maupun karyawan dapat bekerja lebih tenang, karena terhindar dari kebisingan. d) Lebih leluasa bekerja apabila pekerjaan tersebut bersifat rahasia. Kerugian ruang kantor tertutup: a) Komunikasi antarkaryawan tidak lancar. b) Sulit dalam mengawasi karyawan karena terhalang penyekat. c) Ruang gerak terbatas. d) Cahaya sulit masuk dan udara lebih sulit beredar, sehingga suasana lebih pengap dan gerah. e) Perubahan tempat lebih sulit dilakukan. f) Diperlukan biaya yang besar untuk pemeliharaan ruangan. 3) Ruang Kantor Semi Tertutup Ruang kantor semi tertutup adalah ruang yang disekat hanya setinggi kurang lebih 1,5 meter.
- 24. Sumber: ajilbab.com Gambar 1.35 Ruang Kantor Semi Tertutup Keuntungan ruang kantor semi tertutup: a) Untuk menjaga privasi kerja. b) Komunikasi antarkaryawan mudah dilakukan. Kerugian ruang kantor semi tertutup: a) Perubahan tempat lebih sulit dilakukan. b) Kebisingan yang menimbulkan kurangnya konsentrasi dalam bekerja. c. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Tata Ruang Kantor Faktor-faktor yang mempengaruhi tata ruang kantor ada empat, antara lain: 1) Pencahayaan Cahaya penerangan yang cukup baik dan memancar dengan tepat akan menambah efesiensi kerja pegawai, karena mereka dapat bekerja lebih cepat, sedikit membuat kesalahan, dan tidak membuat mata lelah. Pada dasarnya, cahaya dapat dibedakan menjadi dua, yaitu cahaya yang berasal dari sinar matahari dan cahaya buatan berupa lampu.
- 25. Gambar 1.36 Perbedaan Pencahayaan Ruang Kantor dengan Menggunakan Cahaya Sinar Matahari dan Cahaya Lampu 2) Tata Warna Menata warna dalam ruangan kerja perlu dipelajari dan direncanakan dengan telliti dan sebaik-baiknya. Warna ruang kantor bukan hanya untuk menyejukkan mata para karyawan, tetapi warna suatu ruang juga harus dapat meningkatkan produktivitas kerja karyawannya. Berikut adalah sifat warna dan efek psikologinya bagi mata: Warna Sifat Efek Kuning Kehangatan, bercahaya, cerah Membangitkan energi, suasana hati (mood), dan vitalitas Hijau Alami Menyeimbangkan emosi, ruangan terasa segar, sejuk, dan tenang Biru Harmonis, tenang, lapang Menimbulkan perasaan tenang, tentram, sejuk, hening, damai, nyaman, dan aman Putih Orisinil, ringan, polos, tentram, nyaman, terang Menimbulkan perasaan dingin, steril, dan kaku Merah muda Ceria dan romantis Memberikan kesan lembut, menenangkan, mengesankan anak muda. Tabel 1.4 Sifat Warna dan Efek Psikologinya Sumber: isiotakkanam.blgspot.com Sumber: listrikindonesia.com
- 26. 3) Pengaturan Udara/Ventilasi Pegawai akan sulit dapat bekerja dengan baik dan efisien apabila mereka bekerja di ruang kantor yang udaranya panas dan pengap. Sedangkan pekerjaan kantor dengan suhu udara yang dianggap baik berkisar 13-24o C. Oleh karena itu perlu diusahakan adanya ventilasi cukup yang dapat membantu pertukaran udara dengan lancar, sehingga para pegawai di ruang kerjanya tetap mendapat udara yang segar dan nyaman. 4) Penataan Suara Dalam bekerja diperlukan suasana yang tenang, terutama untuk pekerjaan yang memang memerlukan konsentrasi tinggi. Suara yang gaduh dan bising akan dapat membuat karyawan sulit bekerja dengan baik dan akhirnya produktivitas kerja yang diharapkan tidak akan tercapai. Untuk mengatasi atau mengurangi agar kebisingan tidak terlalu berpengaruh besar, maka dapat dilakukan beberapa hal berikut ini: a) Ruangan diberi penyadap suara. b) Di bawah mesin ketik diberi alas karet sehingga suara mesin ketik dapat diredam. c) Pengadaan printer diusahakan yang tidak bersuara. d) Gerakan disiplin karyawan harus mendapat perhatian. e) Tempat pesawat telepon diusahakan di tempat yang khusus. B. PENUGASAN B. PENUGASAN Tugas Individu Lakukan pengamatan di kantor tata usaha di sekolah Anda, kemudian kelompokkan perlengkapan kantor yang ada menurut jenisnya. Kemudian buatlah macam-macam buku inventarisasi, lalu masukkan identitas barang-barang yang ada ke dalam buku inventarisasi tersebut! Tempat Pengamatan : Tanggal : Sumber: kimbenliah.com
- 27. Tugas Kelompok Buatlah kelompok yang terdiri dari lima orang anggota! Buatlah gambar layout kantor sederhana apabila ruangan tersebut terdiri dari beberapa perlengkapan kantor berikut: Meja direktur Kursi direktur Meja sekretaris Kursi sekretaris Sofa Lemari file Lemari brankas Mesin penghancur kertas Hiasan dinding Tugas Kelompok Buatlah kelompok yang terdiri dari tiga orang anngota! Buatlah kliping tentang jenis-jenis perlengkapan kantor! Carilah gambar-gambar perlengkapan kantor, kemudian tempel di kertas HVS A4! Setelah gambar perlengkapan kantor disusun sesuai dengan jenisnya, kemudian berilah komentar/analisa/kesimpulan terhadap perlengkapan kantor tersebut! Jilidlah dengan rapi hasil pekerjaan kelompok Anda! Kumpulkan hasil pekerjaan kelompok Anda kepada Bapak/Ibu guru!
- 28. 1. Perlengkapan kantor adalah sarana kantor yang berfungsi untuk menghasilkan pekerjaan kantor. 2. Macam-macam sarana kantor adalah: a. Mesin kantor, seperti mesin ketik, komputer, printer, mesin fotokopi, mesin risograph, dan sebagainya. C. RANGKUMAN C. RANGKUMAN Sumber: glogeter.com
- 29. b. Pesawat kantor, seperti telepon, intercome, faksimile, dan sebagainya. c. Perabot kantor, seperti meja tulis, kursi, lemari rak, dan sebagainya. d. Bekal kantor, seperti kertas, bolpoin, perforator, map, dan sebagainya. e. Hiasan kantor, seperti vas bunga, hiasan dinding, jam, dan sebagainya. 3. Pengelolaan sarana dan prasarana kantor terdiri dari: a. Pengadaan. b. Penyimpanan. c. Pemeliharaan. d. Inventarisasi. e. Laporan sarana dan prasarana. 4. Tata ruang perkantoran adalah penyusunan alat-alat pada letak yang tepat secara pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para karyawannya. 5. Macam-macam tata ruang kantor: a. Tata ruang kantor terbuka. b. Tata ruang kantor tertutup. c. Tata ruang kantor semi tertutup. 6. Faktor-faktor yang mempengaruhi tata ruang kantor adalah: a. Pencahayaan. b. Tata warna. c. Pengaturan udara/ventilasi. d. Penataan suara. MENGIDENTIFIKASI SARANA DAN PRASARANA ADMINISTRASI PERKANTORAN A. Pilihan Ganda TES FORMATIF TES FORMATIF
- 30. Pilihlah salah satu jawaban yang paling tepat dengan memberi tanda silang (X) pada huruf a, b, c, atau d! 1. Benda-benda kantor yang umumnya terbuat dari kayu, yang dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha disebut... a. Perabot kantor b. Bekal kantor c. Ornamen kantor d. Meja kantor 2. Barang kantor yang habis pakai dalam pekerjaan kantor dapat berupa... a. Paper clip b. Perforator c. Dictating machine d. Blinding machine 3. Mesin kantor yang digunakan untuk menggandakan dokumen sesuai dengan kebutuhan kantor yang pemakaiannya menggunakan master disebut... a. Mesin fotokopi b. Mesin risograph c. Mesin ketik d. Printer 4. Tata ruang adalah penyusunan alat-alat pada letak yang tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para karyawannya adalah pengertian dari... a. Henry & Waldo b. Henry Fayol c. Koentjaradiningrat d. The Liang Gie 5. Istilah lain intercome yang diterapkan dalam perkantoran adalah... a. Mobile phone b. Hand phone c. Walky talky d. Aiphone 6. OHP dan proyektor adalah merupakan mesin kantor yang berfungsi untuk...
- 31. a. Menandai data presensi pegawai kantor atas kehadiran masuk kerja b. Memproyeksikan gambar dan tulisan pada papan layar untuk memudahkan dalam mempresentasikan informasi c. Melapisi dokumen-dokumen kantor dengan plastik agar aman dari bahaya kerusakan d. Memusnahkan dokumen yang sudah tidak dipergunakan keberadaannya 7. Mesin kantor yang digunakan untuk menggandakan dokumen sesuai dengan kebutuhan kantor yang pemakaiannya menggunakan master sheet disebut... a. Mesin risograph b. Mesin scanner c. Mesin stensil d. Mesin fotokopi 8. Mesin kantor yang dapat dipakai untuk mengerjakan segala macam pekerjaan kantor dengan cara menggunakan perangkat lunak (software) disebut... a. LCD b. Computer c. Teletex d. Dictaphone 9. Yang termasuk perabot kantor adalah... a. Lemari arsip b. Penghancur kertas c. Mesin ketik d. Vas bunga 10. Gambar di bawah ini adalah mesin yang dipakai untuk... a. Menjilid dokumen b. Menggandakan dokumen dalam jumlah banyak Sumber: indonetwork.co.id
- 32. c. Melapisi dokumen dengan plastik (laminating) d. Menghitung uang 11. Berikut ini yang termasuk mesin komunikasi kantor adalah... a. Komputer b. Aiphone c. Finger print d. Risograph 12. Beberapa alasan perlu tidaknya dalam penggunaan mesin-mesin kantor dalam pekerjaan kantor antara lain, kecuali... a. Kualitas mesin harus baik b. Mengurangi biaya dalam pekerjaan c. Mempercepat selesainya pekerjaan d. Mengurangi resiko adanya kecelakaan kerja 13. Barang-barang yang dapat dipergunakan berulang-ulang dan tahan lama dalam pemakaiannya dapat berupa... a. Tinta b. Karbon c. Kertas d. Stapler 14. Pada dasarnya jenis-jenis perlengkapan kantor ada dua, yaitu... a. Bergerak dan tidak bergerak b. Besar dan kecil c. Cepat dan lambat d. Mesin dan perabot 15. Salah satu kerugian penataan ruang kantor terbuka adalah... a. Ruang gerak tidak terbatas b. Menimbulkan pemandangan yang kurang terlihat rapi c. Sulit dalam mengawasi karyawan karena terhalang penyekat d. Diperlukan biaya yang besar untuk pemeliharaan ruangan 16. Sarana kantor terdiri dari, kecuali... a. Hiasan kantor b. Perabot kantor c. Mesin kantor d. Pernik kantor
- 33. 17. Keuntungan penggunaan mesin kantor antara lain, kecuali... a. Memudahkan pengawasan b. Dapat menghasilkan sesuatu yang lebih baik dan rapi c. Pengendalian atas ketelitian dan ketepatan lebih mudah dilaksanakan d. Praktis 18. Efek dari warna hijau sebagai warna pada dinding kantor adalah... a. Menimbulkan perasaan dingin, steril, dan kaku b. Memberikan kesan lembut, menenangkan, mengesankan anak muda. c. Membangitkan energi, suasana hati (mood), dan vitalitas d. Menyeimbangkan emosi, ruangan terasa segar, sejuk, dan tenang 19. Macam-macam tata ruang kantor sebagai berikut, kecuali... a. Terbuka b. Tertutup c. Semi terbuka d. Berbaris 20. Manfaat dari tata ruang kantor sebagai berikut, kecuali... a. Menjamin efisiensi dari arus kerja yang ada b. Mengoptimalkan penggunaan ruang yang ada secara efektif c. Dapat sharing tentang pekerjaan antarpegawai d. Memberikan kesan positif terhadap pelanggan perusahaan B. Esai Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat, jelas, dan benar! 1. Jelaskan pengertian sarana dan prasarana kantor! _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ 2. Sebutkan kegunaan perlengkapan kantor! _________________________________________________________ _________________________________________________________
- 34. _________________________________________________________ _________________________________________________________ 3. Apa yang dimaksud dengan: a. Mesin kantor b. Pesawat kantor c. Perabot kantor d. Bekal kantor e. Hiasan kantor _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ 4. Sebutkan keuntungan menggunakan mesin kantor! _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ 5. Sebutkan yang termasuk hiasan kantor! _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ 6. Sebutkan dan jelaskan kegiatan pengelolaan sarana dan prasarana kantor! _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ 7. Sebutkan tujuan dari inventarisasi sarana dan prasarana kantor! _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________
- 35. 8. Sebutkan manfaat dari tata ruang kantor! _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ 9. Sebutkan faktor-faktor yang mempengaaruhi tata ruang kantor! _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ 10. Sebutkan beberapa hal yang dapat dilakukan untuk mengurangi kebisingan kantor! _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ GLOSARIUM Kata Makna Aset Harta Blinding Penjilid Central Processing Unit (CPU) Otak atau sumber dari komputer yang mengatur dan memproses seluruh kerja komputer Duplikasi Penggandaan MULAILAH DENGAN MEMBACA DAN AKHIRILAH DENGAN BERBUAT
- 36. Finger print Mesin yang dipakai untuk menandai data presensi pegawai kantor atas kehadiran masuk kerja Keyboard Perangkat keras pada komputer yang berbentuk papan dengan berbagai macam fungsi perintah yang selanjutnya dikirim ke perangkat CPU Liquid Crystal Display (LCD) Salah satu jenis proyektor yang digunakan untuk menampilkan video, gambar, atau data dari komputer pada sebuah layar Money counter Mesin penghitung uang Mouse Alat yang digunakan untuk menggerakkan kursor pada komputer Office furnitures Perabot kantor atau benda-benda kantor yang umumnya terbuat dari kayu atau metal Overhead Projector (OHP) Alat bantu persentasi yang menggunakan lembaran persentasi berupa plastik yang telah di berikan materi tulisan ringkas persentasi dan gambar-gambarnya Printer Mesin kantor yang digunakan untuk mencetak data dan informasi yang sudah diolah oleh komputer Risograph Mesin yang digunakan untuk memperbanyak dokumen Stabilizer Alat yang berfungsi untuk menjaga lonjakan mendadak voltase listrik yang masuk ke dalam satu atau beberapa perangkat elektronik DAFTAR PUSTAKA Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. 1990. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta: Balai Pustaka.
- 37. Endang, Sri, dkk. 2010. Modul Memahami Prinsip-prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran. Jakarta: Erlangga. Farida, Vida Hasna dan Nurlaela, Lilis. 2004. Menggunakan Peralatan Kantor Jilid I. Bandung: Armico. Farida, Vida Hasna dan Nurlaela, Lilis. 2004. Menggunakan Peralatan Kantor Jilid II. Bandung: Armico. Gie, The Liang. 2000. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty. Nagara, Chandra Sheddy. 2008. Kesekretarisan Jilid 1. Jakarta. Tim Penyusun. 2012. Memahami Prinsip-prinsip Penyelenggaraan Administrasi. Jakarta: Sejahtera.