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Il protocollo informatico e il
workflow documentale
Istituto Comprensivo di Castellucchio (MN)
"Automazione dei processi di lavorazione,
distribuzione e archiviazione dei documenti
digitali”
La presentazione è in costante evoluzione (agg.14/03/2017)
a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. di Castellucchio (MN)
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Si può fare!
Il protocollo informatico e il workflow documentale
a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
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Il protocollo informatico e il workflow documentale
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Dichiarazione Universale sugli Archivi
approvata dall'Assemblea Generale
Oslo, 17/09/2010
●
Gli archivi conservano testimonianza delle decisioni adottate, delle azioni
svolte e delle memorie accumulate.
●
Gli archivi costituiscono un patrimonio unico e insostituibile, trasmesso di
generazione in generazione.
●
I documenti archivistici sono gestiti fin dalla loro creazione in modo da
preservarne il valore e il significato.
●
Essi sono fonti affidabili di informazione per una amministrazione
responsabile e trasparente.
●
Essi giocano un ruolo essenziale nello sviluppo della società, contribuendo
alla costituzione e alla salvaguardia della memoria individuale e collettiva.
●
L'accesso agli archivi arricchisce la nostra conoscenza della società
umana, promuove la democrazia, tutela i diritti dei cittadini e migliora la
qualità della vita.
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Perchè la Pubblica Amministrazione deve dematerializzare
l'informazione?
●
Perché lo dispone la Legge Italiana
●
Perché è un diritto dei cittadini
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Codice dell'Amministrazione Digitale
(CAD - Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82)
Il Codice dell’amministrazione digitale stabilisce le regole per
la digitalizzazione della pubblica amministrazione e rende possibile
la modernizzazione della PA con la diffusione di soluzioni
tecnologiche e organizzative che consentono un forte recupero di
produttività.
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Il Codice dell’amministrazione digitale
promuove e regola
●
la disponibilità
●
la gestione
●
l’accesso
●
la trasmissione
●
la conservazione
●
la fruibilità
dell’informazione in modalità digitale.
Si sviluppa il processo di dematerializzazione dei documenti
prevedendo che le pubbliche amministrazioni debbano formare,
trasmettere, pubblicare, conservare gli originali dei propri
documenti e gestire i procedimenti amministrativi, utilizzando le
tecnologie dell'informazione e della comunicazione.
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Dematerializzazione
Il termine dematerializzazione riguarda sia la produzione
direttamente digitale degli atti, sia la digitalizzazione di quelli che
erano stati prodotti in forma analogica (su carta) ed indica il
progressivo incremento della gestione documentale
informatizzata e la conseguente sostituzione dei supporti
tradizionali della documentazione amministrativa in favore del
documento informatico.
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Gestione documentale
Definizione: insieme delle attività finalizzate alla registrazione e
segnatura di protocollo, nonché alla dematerializzazione, alla
classificazione, organizzazione, assegnazione, reperimento e
conservazione amministrativo-giuridica dei documenti informatici e
dei documenti informatici amministrativi formati o acquisiti dalle
amministrazioni,
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L'oggetto del desiderio
Il documento informatico
Definizione
l’articolo 1, comma 1, lettera p) del CAD definisce il documento
informatico come “la rappresentazione informatica di atti,
fatti o dati giuridicamente rilevanti”
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Il Documento informatico, articoli di riferimento
●
art.20 Documento informatico
●
art.22 Copie informatiche di documenti analogici
●
art.23 bis Duplicati e copie informatiche di documenti informatici
●
art.23 ter Documenti amministrativi informatici
●
art.40 Formazione di documenti informatici
●
art.41 Procedimento e fascicolo informatico
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Le regole tecniche
Successivamente alla pubblicazione del CAD, e all'entrata in vigore
delle regole tecniche predisposte da AgID riguardanti:
●
DPCM 22/02/2013 - firma elettronica
●
DPCM 03/12/2013 - protocollo informatico
●
DPCM 03/12/2013 - sistemi di conservazione
●
DPCM 13/11/2014 - il documento informatico
le Pubbliche amministrazioni entrano in possesso di tutti gli
strumenti normativi utili per gestire l'intero ciclo di vita del
documento amministrativo informatico.
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Sospeso
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Le regole tecniche
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Sospeso
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Pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 8 del 12 gennaio 2015 il
DPCM 13 novembre 2014 contenente le ”regole tecniche in
materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione,
riproduzione e validazione temporale dei documenti
informatici nonché di formazione e conservazione dei
documenti informatici delle pubbliche amministrazioni”.
(articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del CAD)
Il documento informatico
Le regole tecniche
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Le regole tecniche
Alle Regole Tecniche sul Documento Informatico sono
allegate le seguenti specifiche tecniche:
●
Glossario/Definizioni
●
Formati
●
Standard e Specifiche tecniche
●
Specifiche tecniche del pacchetto di archiviazione
●
Metadati
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Le regole tecniche
I formati
La leggibilità di un documento informatico dipende dalla
possibilità e dalla capacità di interpretare ed elaborare
correttamente i dati binari che costituiscono il documento,
secondo le regole stabilite dal formato con cui esso è stato
rappresentato.
Il formato di un file è la convenzione usata per interpretare,
leggere e modificare il file.
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Le regole tecniche
I formati indicati per la conservazione
La scelta dei formati idonei alla conservazione deve essere strumentale
a che il documento assuma le caratteristiche di immodificabilità e di
staticità previste dalle regole tecniche.
È opportuno privilegiare i formati che siano standard internazionali
(de jure e de facto).
I formati adottati per le diverse tipologie di documenti
informatici devono essere indicati nel manuale di conservazione
motivandone le scelte effettuate
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Le regole tecniche
I formati indicati per la conservazione
Le caratteristiche di cui bisogna tener conto nella scelta sono:
1) apertura
2) sicurezza
3) portabilità
4) funzionalità
5) Supporto allo sviluppo
6) diffusione
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Le regole tecniche
I formati indicati per la conservazione
Le caratteristiche di cui bisogna tener conto nella scelta sono:
1) PDF -PDF/A
2) TIFF
3) JPG
4) Office Open XML (OOXML)
5) Open Document Format
6) XML
7) TXT
8) EML (messaggi di posta elettronica)
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Le regole tecniche
I formati indicati per la conservazione
formato PDF
Il Portable Document Format, è un formato di file basato su un
linguaggio di descrizione di pagina sviluppato da Adobe Systems nel
1993 che attualmente si basa sullo standard ISO 32000
universalmente adottato, è diventato lo standard de facto per la
gestione dei documenti digitali può essere firmato digitalmente in
modalità nativa attraverso il formato ETSI PadES ma...
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Le regole tecniche
I formati indicati per la conservazione
formato PDF
...ma
Non è adatto alla conservazione dei documenti digitali in quanto:
1) non garantisce la riproducibilità a lungo termine
2) non garantisce la conservazione dell’aspetto visivo
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Le regole tecniche
I formati indicati per la conservazione
formato PDF/A
Per risolvere queste problematiche, è stato necessario definire uno
standard, una versione ideata per la conservazione a lungo termine dei
documenti PDF/A (PDF forArchiving)
Lo standard ISO 19005-1 ha definito un formato di file basato su
PDF,conosciuto come PDF/A,lo standard per l’archiviazione elettronica
dei documenti.
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Le regole tecniche
I formati indicati per la conservazione
Le specifiche del formato PDF/A1
Le specifiche del formato sono state riconosciute standard ISO il 28
settembre 2005 con la denominazione ISO 19005-1:2005 Document
management - Electronic document file format for long-term
preservation.
Il formato si basa sul PDF Reference 1.4
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Le regole tecniche
I formati indicati per la conservazione
Il formato PDF/A1
Dal momento che nel nome di un file in formato PDF/A non è presente
alcun elemento che possa far identificare il formato, sta cominciando
ad essere molto diffusa la consuetudine di aggiungere al nome del file,
prima dell’estensione, la desinenza “_A1a” o “_A1b” per indicare che si
tratta di un file nel formato PDF/A e la sua versione.
●
ad esempio, il file
– lettera.pdf
●
potrebbe essere denominato:
- lettera_A1a.pdf
- lettera_A1b.pdf
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Le regole tecniche
I formati indicati per la conservazione
Le limitazioni del formato PDF/A1
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Le regole tecniche
I formati indicati per la conservazione
Limitazioni del formato PDF/A-1
●
è obbligatoria l’incorporazione dei font (con i file PDF/A non può
verificarsi l’errore di “missing fonts”);
●
lo spazio dei colori deve essere specificato in una maniera
indipendente dal dispositivo su cui il documento verrà
rappresentato;
●
è proibito l’utilizzo di contenuti audio e video;
●
è vietato l’uso di link esterni;
●
è proibito l’utilizzo di Javascript;
●
è proibita la cifratura del documento;
●
è obbligatorio l’uso di metadati basati su standard.
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Le regole tecniche
I formati indicati per la conservazione
I livelli di conformità del formato PDF/A-1
Lo standard ISO 19005-1:2005 è suddiviso su due livelli di conformità:
●
PDF/A-1a (accessibile)
●
PDF/A-1b (basic)
Il PDF/A-1a (livello di conformità A) indica la piena conformità allo standard
PDF/A attualmente approvato. Esiste un livello di conformità minima per il
PDF/A: il PDF/A-1b.
I requisiti del PDF/A-1b mirano a garantire che l’aspetto visivo del file sia
riproducibile nel lungo periodo e differiscono per il grado di conformità allo
standard ed in particolare per la presenza di informazioni sulla struttura del file
e per la possibilità di interpretare semanticamente il testo.
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Le regole tecniche
I formati indicati per la conservazione
I livelli di conformità del formato PDF/A-1
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Le regole tecniche
I formati indicati per la conservazione
I livelli di conformità del formato PDF/A-1
Il PDF/A-1a è il livello di conformità completa, che assicura la
rispondenza a tutti i requisiti dell’ISO 19005-1, compresi quelli relativi
all’utilizzo dei tag.
Questi tag, forniscono informazioni sulla struttura del file e sulla
semantica del testo, in maniera da rendere possibile la conservazione
della sua struttura logica e del normale ordine di lettura. In sostanza, il
PDF/A-1a non solo assicura che il file venga riprodotto sempre alla
stessa maniera, ma anche che il suo contenuto possa essere
interpretato in maniera semanticamente corretta, che sia accessibile
alle persone con deficit sensoriali e che possa essere ristrutturato
(reflowed) per poter essere fruito, ad esempio, in dispositivi mobili o
altri apparati.
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Le regole tecniche
I formati indicati per la conservazione
I livelli di conformità del formato PDF/A-1
Il PDF/A-1b è il livello di conformità minima, che assicura la
rispondenza solamente ai requisiti minimi dell’ISO 19005-1, ovvero
quei requisiti che sono sufficienti per garantire solamente che
l’aspetto visivo di un file PDF/A venga conservato nel tempo.
In altre parole, questa versione assicura che il testo e i contenuti
aggiuntivi (ad esempio, le immagini) vengano visualizzati
correttamente, ma non garantisce, ad esempio, che il testo estratto
sia leggibile o comprensibile o che sia possibile interpretare
semanticamente il suo contenuto.
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Le regole tecniche
I formati indicati per la conservazione
Il formato PDF/A-2
Rispetto al PDF/A-1, alcune limitazioni rimangono in essere mentre
altre vengono superate.
A differenza, invece, del PDF/A-1, il PDF/A-2:
– maggiore efficienza nella memorizzazione delle immagini grazie
all’adozione dell’algoritmo di compressione JPEG2000;
– supporta gli effetti di trasparenza e l’impiego dei layer;
– permette l’incorporamento di font OpenType;
E inoltre...
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Le regole tecniche
I formati indicati per la conservazione
Il formato PDF/A-2
E inoltre...
offre la possibilità di incorporare allegati PDF/A (sia PDF/A-1 che
PDF/A-2) permettendo l’archiviazione in un unico file di insiemi di
documenti, mantenendo ciascuno di essi la propria indipendenza.
In questo modo un singolo file PDF/A-2 può essere utilizzato come una
sorta di “contenitore” di altri file PDF/A e ciò risulta utile quando diversi
file PDF/A devono essere conservati insieme ma rimanendo file
indipendenti (cioè senza unirli in un unico file PDF/A).
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Le regole tecniche
I formati indicati per la conservazione
Il formato PDF/A-2
E inoltre...
Supporto per le firme elettroniche PaDES
●
L’aggiunta di firme elettroniche CaDES ad un documento era già
prevista dal PDF/A-1.
●
Il PDF/A-2 recepisce le nuove disposizioni previste dallo standard
PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures), che specifica dei profili
per l’utilizzo nei documenti PDF della firma elettronica avanzata ai
sensi della Direttiva dell’Unione Europea 1999/93/CE.
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Le regole tecniche
I formati indicati per la conservazione
I livelli di conformità del formato PDF/A-2
Lo standard ISO 32000-1 prevede tre possibili livelli di conformità:
1) il PDF/A-2a (accessibile)
2) il PDF/A-2u (caratteri unicode)
3) il PDF/A-2b (basic)
Essi differiscono per il grado di conformità allo standard ed in
particolare per la presenza di informazioni sulla struttura del file e
per la possibilità di interpretare semanticamente il testo.
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Le regole tecniche
I formati indicati per la conservazione
I livelli di conformità del formato PDF/A-2
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Le regole tecniche
I formati indicati per la conservazione
Il formato PDF/A-2
Il formato PDF/A-2 introduce interessanti novità che dovrebbero essere
valutate attentamente da tutti coloro che si occupano di archiviazione e
conservazione digitale.
Rispetto al suo predecessore PDF/A-1, il formato PDF/A-2 dispone di
alcune funzionalità che erano precedentemente vietate, come
l’utilizzo dell’algoritmo di compressione JPEG2000, l’utilizzo degli effetti
di trasparenza, l’utilizzo dei layer, etc.
Altre funzionalità rimangono, invece, vietate, come l’utilizzo di
codice Javascript o l’utilizzo della crittografia applicata all’intero file.
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Le regole tecniche
I formati indicati per la conservazione
Il formato PDF/A-3
Da un punto di vista tecnico, rispetto al predecessore PDF/A-2, c’è
un solo cambiamento, ma si tratta di un cambiamento che apre la
strada ad innumerevoli campi applicativi:
ora qualsiasi tipo di file (comprese le tabelle di Excel, i documenti
Word, file HTML o XML) può essere incorporati come allegato in un
file PDF/A.
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Le regole tecniche
I formati indicati per la conservazione
I livelli di conformità del formato PDF/A-3
Lo standard ISO 32000-1 prevede tre possibili livelli di conformità:
1) il PDF/A-3a (accessibile)
2) il PDF/A-3u (caratteri unicode)
3) il PDF/A-3b (basic)
Essi differiscono per il grado di conformità allo standard ed in
particolare per la presenza di informazioni sulla struttura del file e
per la possibilità di interpretare semanticamente il testo.
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Le regole tecniche
I formati indicati per la conservazione
Le relazioni tra i formati PDF/A-n
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Il formato EML è previsto dalle regole tecniche sul
protocollo informatico e gestione dei flussi documentali
e consente di salvare la mail con i relativi allegati
senza alterare minimamente il messaggio di posta
elettronica conservando quelle caratteristiche di
integrità e immodificabilità del documento che si
ottengono quando forma e contenuto non sono
alterabili durante la fase di tenuta e accesso e garanzia
di staticità nella fase di conservazione.
Le regole tecniche
Il formato EML
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Un file .eml (testo puro) contiene i singoli messaggi di
posta elettronica completi di formattazione del testo,
immagini ed eventual allegati.
Per la creazione di file eml è possibile utilizzare sia
l'interfaccia webmail del proprio gestore di posta
elettronica che un qualsiasi client residente come Outlook,
Windows Live Mail ma anche Mozzilla Thunderbird (open
source, multipiattaforma).
Per la apertura è necessario un client di posta
elettronica residente.
DPCM 13 novembre 2014
Il formato EML
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DPCM 22/02/2013
Le Regole tecniche
"Regole tecniche per la generazione, apposizione e verifica della
firma elettronica avanzata, qualificata e digitale, per la validazione
temporale, nonché per lo svolgimento delle attività dei certificatori
qualificati.”
Documento informatico e... firma elettronica
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La firma digitale
La firma digitale è il risultato di una procedura informatica
detta validazione che garantisce l’autenticità e l’integrità
di documenti informatici.
La firma digitale conferisce al documento informatico le seguenti
caratteristiche:
●
autenticità: la firma digitale garantisce l’identità del
sottoscrittore del documento;
●
integrità: la firma digitale assicura che il documento non sia
stato modificato dopo la sottoscrizione;
●
non ripudio: la firma digitale attribuisce piena validità legale al
documento, pertanto il documento non può essere ripudiato dal
sottoscrittore;
Documento informatico e... firma elettronica
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Una firma digitale ha l’efficacia di cui all’art. 21, c. 2,
del CAD, cioè l’efficacia delle scritture private, se sono
soddisfatti una serie di requisiti.
Una firma digitale non è valida sotto il profilo giuridico se è
generata con un certificato elettronico scaduto, sospeso o
revocato.
Efficacia della firma digitale
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[Art. 62 del DPCM 22/02/2013] - Le firme digitali,
ancorché sia scaduto, revocato, o sospeso il relativo
certificato qualificato del sottoscrittore, sono valide se
alle stesse è associabile un riferimento temporale (es.
una marca temporale) opponibile a terzi che collochi la
generazione della firma in un momento precedente alla
sospensione, scadenza o revoca del suddetto certificato
Efficacia della firma digitale
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[Ai sensi dell’art. 41, c. 4, del DPCM 22 febbraio 2013]
Oltre alla marca temporale, costituiscono
validazione temporale:
●
Il riferimento temporale contenuto nella segnatura di
protocollo
●
Il riferimento temporale ottenuto attraverso la procedura di
conservazione dei documenti, ad opera di un pubblico
uifficiale o di una pubblica amministrazione
●
Il riferimento temporale ottenuto attraverso l’utilizzo del
servizio di posta elettronica certificata
●
Il riferimento temporale ottenuto attraverso l’utilizzo della
marcatura postale elettronica (convenzione postale
universale)
Efficacia della firma digitale
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il CAD distingue tra quattro tipologie di firma
●
la firma elettronica pura e semplice
●
la firma elettronica avanzata
●
la firma elettronica qualificata
●
la firma digitale
Documento informatico e... firma elettronica
(DPCM 22/02/2013)
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48/260
Firma elettronica pura e semplice
Insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi
tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come
metodo di identificazione informatica;
Documento informatico e... firma elettronica
(DPCM 22/02/2013)
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Firma elettronica avanzata
Insieme di dati in forma elettronica allegati oppure connessi a un
documento informatico che consentono l'identificazione del
firmatario del documento e garantiscono la connessione univoca al
firmatario, creati con mezzi sui quali il firmatario può conservare
un controllo esclusivo, collegati ai dati ai quali detta firma si
riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano
stati successivamente modificati.
Documento informatico e... firma elettronica
(DPCM 22/02/2013)
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Firma elettronica qualificata
particolare tipo di firma elettronica avanzata che sia basata su un
certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro
per la creazione della firma
Documento informatico e... firma elettronica
(DPCM 22/02/2013)
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Firma digitale
Particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un
certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una
pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare
tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave
pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la
provenienza e l'integrità di un documento informatico o di un
insieme di documenti informatici.
Documento informatico e... firma elettronica
(DPCM 22/02/2013)
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Per firma grafometrica non s’intende la scansione di una firma
autografa né il processo di acquisizione del tratto grafico mediante
un tablet, bensì l'acquisizione, oltre che del tratto grafico, anche di
una serie di parametri comportamentali legati alla firma, che
permettono di identificare con certezza il firmatario
Documento informatico e... firma grafometrica
(DPCM 22/02/2013)
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Tra questi parametri comportamentali figurano:
●
la velocità di scrittura
●
la pressione esercitata sul tablet
●
l’angolo di inclinazione della penna
●
l’accelerazione dei movimenti
●
il numero di volte che la penna viene sollevata dalla tavoletta
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(DPCM 22/02/2013)
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La firma grafometrica “forte” e... il riconoscimento
dell'autore
Al fine di rendere "probante il documento" cui è apposta una firma
grafometrica, il dirigente scolastico appone la sua firma digitale a
conferma del riconoscimento.
Documento informatico e... firma grafometrica
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Diversi fornitori stanno integrando il meccanismo base
dell’acquisizione delle firme grafometriche con altre soluzioni di
sicurezza informatica allo scopo di realizzare un sistema che soddisfa
pienamente i requisiti imposti dalla normativa per la generazione di
firme elettroniche avanzate. Nel breve periodo, si potrà valutare
concretamente dove e come poter utilizzare questo tipo di
sottoscrizione su base digitale.
Documento informatico e... firma grafometrica
(DPCM 22/02/2013)
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L'art. 21 del CAD
ha introdotto al comma 1 un riferimento alla "firma elettronica
avanzata" in conseguenza dell’attribuzione a tale tipologia di firma
di nuova dignità e rilevanza giuridica.
Si introduce un principio di carattere generale di libera
valutabilità in giudizio del documento informatico come
documento scritto in base a specifiche caratteristiche di qualità,
sicurezza, integrità ed immodificabilità.
Documento informatico e... firma elettronica
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●
Approvare un documento
●
Indicare che è stata eseguita la revisione del documento
●
Accettare i termini di un documento
●
Rilevare e registrare eventuali modifiche (se consentite) al
documento.
●
Certificare di essere l'autore di un documento e che il
documento non è stato modificato dopo la certificazione.
Documento informatico e... firma digitale
Una firma digitale può essere utilizzata per:
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la firma digitale consiste nella creazione di un file, definito
“busta crittografica”, che racchiude al suo interno il documento
originale, l’evidenza informatica della firma e la chiave per la
verifica della stessa, che, a sua volta, è contenuta nel certificato
emesso a nome del sottoscrittore.
L’autenticità del certificato è garantita da un’Autorità di
certificazione, in Italia, dai certificatori accreditati ai sensi
dell’articolo 29 del CAD (D.Lgs. n. 82/2005).
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Documento informatico e... firme digitali
La Busta Crittografica
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i formati di firma CAdES (file con estensione p7m) e PAdES
(file con estensione pdf) e la loro attitudine ad ospitare più
firme e informazioni disponibili solo dopo la generazione della
firma digitale quali, ad esempio, la segnatura di protocollo
prevista dall’articolo 55 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445.
Un documento sottoscritto con firma digitale ha nel nostro
ordinamento piena efficacia giuridica, a condizione che non sia
modificato dopo l’apposizione della firma.
Documento informatico e... firme digitali
formati di firma
CAdES e PAdES
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La busta CAdES è un file con estensione .p7m, il cui contenuto
è visualizzabile solo attraverso idonei software in grado di
“sbustare” il documento sottoscritto.
Tale formato permette di firmare qualsiasi tipo di file, ma
presenta lo svantaggio di non consentire di visualizzare il
documento oggetto della sottoscrizione in modo agevole.
Infatti, è necessario utilizzare un’applicazione specifica.
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Documento informatico e... firme digitali
formati di firma
La busta CAdES
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Per il formato CAdES l’apposizione di due o più firme può
essere effettuata in due modi:
●
re-imbustando in una nuova busta CAdES la busta generata
dalla sottoscrizione precedente (c.d. controfirma o “firma
matrioska” o firma gerarchica).
●
oppure aggiungendo nella busta ulteriori firme, accompagnate
dai relativi certificati (c.d. firme congiunte o firme parallele).
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Documento informatico e... firme digitali
formati di firma
La busta CAdES
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La firma digitale in formato PAdES è un file con estensione .pdf,
leggibile con i comuni reader disponibili per questo formato.
Questa tipologia di firma, nota come “firma PDF”, prevede
diverse modalità per l’apposizione della firma, a seconda che il
documento sia stato predisposto o meno ad accogliere le firme
previste ed eventuali ulteriori informazioni, rende il documento
più facilmente accessibile, ma consente di firmare solo
documenti di tipo PDF.
Il formato PDF consente inoltre di gestire diverse versioni
dello stesso documento senza invalidare le firme digitale
apposte.
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Documento informatico e... firme digitali
formati di firma
La busta PAdES
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Predisposizione del documento PDF
Il documento può essere predisposto, attraverso la gestione dei
“moduli”, alla firma digitale da parte di utenti che dispongono di
un prodotto conforme allo standard PDF (ISO 32000), fra questi
Acrobat Reader.
A tale scopo sarà necessario trasformare il documento in
formato PDF e, successivamente, predisporre i campi firma.
Il documento può anche essere predisposto per contenere dei
campi testo ove è possibile inserire delle informazioni
successivamente alla firma senza invalidare la stessa.
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Documento informatico e... firme digitali
formati di firma
La busta PAdES
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Predisposizione del documento PDF
Altra caratteristica è che il documento in formato PDF consente
di collocare fisicamente la firma digitale in un preciso
punto del documento. Tale caratteristica è particolarmente
utile nel caso di sottoscrizione di clausole vessatorie o,
comunque, in ogni caso in cui la collocazione della firma abbia
una qualche valenza.
Qualora il documento non fosse stato predisposto per tutte le
firme necessarie, è comunque possibile apporre ulteriori
firme senza invalidare le precedenti.
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Documento informatico e... firme digitali
formati di firma
La busta PAdES
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Predisposizione del documento PDF
gestione delle versioni (versioning)
Qualora il documento non fosse stato predisposto per tutte le
firme necessarie, è comunque possibile apporre ulteriori firme
senza invalidare le precedenti.
Ogni versione successiva alla prima, contiene la versione integrale,
non modificata, del documento precedente (comprese le firme
digitali).
Ogni modifica al documento (ulteriore firma o aggiunta di testo o
immagini) produce, infatti, una nuova versione che contiene la
versione originale non modificata.
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Documento informatico e... firme digitali
formati di firma
La busta PAdES
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Verifica della firma
Ad una prima analisi, un documento sottoscritto sul quale sono
riportate tali annotazioni potrebbe apparire corrotto in quanto
modificato dopo la firma, tuttavia nella busta PAdES è presente ed
è accessibile anche la versione non modificata del documento, che
pertanto conserva piena efficacia giuridica.
Non devono, trarre in inganno i messaggi mostrati dal
reader del documento “Almeno una delle firme non è valida” e “Il
documento dopo la firma è stato modificato o si è danneggiato”, in
quanto è comunque possibile accedere alla versione del documento
correttamente sottoscritta, coerentemente con quanto previsto
dalle regole tecniche di cui al DPCM 22/02/2013
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Documento informatico e... firme digitali
formati di firma
La busta PAdES
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Il documento informatico trasmesso con PEC si intende inviato e
pervenuto al destinatario, all‘indirizzo elettronico da questi dichiarato.
La trasmissione del documento informatico mediante PEC, equivale
alla notificazione per mezzo della posta nei casi consentiti
dalla legge. Una casella di posta elettronica certificata è una casella
di posta elettronica alla quale è associata una funzione che al
ricevimento di messaggi di posta elettronica certificata rilascia delle
ricevute di avvenuta consegna.
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Documento informatico e... PEC
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Il "CAD 3.0"
La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
Pubblicato in Gazzetta Ufficiale serie generale n. 214 del
13.09.2016 il D.Lgs. 26 agosto 2016 n. 179 Modifiche ed
integrazioni al Codice dell’amministrazione digitale di cui al
decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82. Entrato in vigore il
14.09.2016
(video dell'Avvocato Ernesto Belisario)
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Valore probatorio del documento informatico
Interessanti novità in tema di valore probatorio del
documento informatico sottoscritto con una firma
elettronica emergono dal decreto di modifica al Codice
dell'amministrazione digitale (D.Lgs.82/2005).
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Il "CAD 3.0"
La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
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Valore probatorio del documento informatico
Al fine di attribuire un valore probatorio alle diverse fonti
documentali, le nuove disposizioni sono volte a valorizzare le
caratteristiche oggettive peculiari del documento informatico
e della firma elettronica, rispetto ai consueti concetti (propri
del mondo cartaceo) di documento avente forma scritta e
garantito nella sua provenienza da una sottoscrizione.
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Il "CAD 3.0"
La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
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Valore probatorio del documento informatico
●
solo la firma qualificata è equivalente alla sottoscrizione autografa;
●
per il resto vige il principio della non discriminazione: non può
essere negato valore giuridico ad un documento informatico per il
solo fatto che è in forma elettronica. Pertanto il documento
informatico, con o senza firma elettronica, è liberamente valutabile
in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di
qualità, sicurezza, integrità ed immodificabilità.
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Il "CAD 3.0"
La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
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Valore probatorio del documento informatico
Non conoscendo a priori quale sia in concreto la firma
elettronica, che può andare da una password banale ad un
sistema basato sulla biometria, conseguentemente con un
livello di sicurezza assai variabile, è il giudice che valuta caso
per caso il valore giuridico del documento cui essa è associata.
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Modifiche all'art. 20
"Validità ed efficacia probatoria dei documenti informatici”
EX "Documento informatico"
Aggiunto il comma 1-bis, "l'idoneità del documento informatico
a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore
probatorio sono liberamente valutabili in giudizio in relazione
alle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità
e immodificabilità".
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Il "CAD 3.0"
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Modifiche all'art. 21
"Documento informatico sottoscritto con firma elettronica"
Contempla esclusivamente l'attribuzione dell'efficacia della
"scrittura privata" a un documento sottoscritto con firma
elettronica avanzata, qualificata o digitale, risente
dell'impostazione del Codice Civile dedicata alla forma scritta dei
documenti cartacei sottoscritti con firma autografa.
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Il "CAD 3.0"
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Modifiche all'art. 21
c. 1 – Abrogato, c.2 – Nuova formulazione
"Fermo restando quanto previsto ai commi 2-bis e 2-ter, il
documento informatico sottoscritto con firma elettronica, formato
nel rispetto delle regole tecniche di cui all'art. 20, c. 3, soddisfa il
requisito della forma scritta ed ha l'efficacia della scrittura privata
prevista dall'articolo 2702 del codice civile. L'utilizzo del dispositivo
di firma elettronica qualificata o digitale si presume riconducibile al
titolare, salvo che questi dia prova contraria."
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Il "CAD 3.0"
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Efficacia della scrittura privata
Viene riconosciuta l'efficacia della scrittura privata prevista dall'art.
2702 del codice civile se al documento sia possibile ritenere
oggettivamente associata una firma elettronica, anche avanzata o
"semplice" purché, possa ritenersi certa l'associazione della firma
proprio a quel documento, qualora questa venga riconosciuta o
legalmente considerata come riconosciuta, richiedendo quindi la
proposizione di una querela di falso per contestarne la provenienza
da parte di chi l'ha sottoscritto.
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Il "CAD 3.0"
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Efficacia della scrittura privata
Viene riconosciuta l'efficacia della scrittura privata prevista dall'art.
2702 del codice civile se il documento informatico è firmato con
firma digitale, proprio in relazione alle caratteristiche oggettive
dello strumento della firma digitale, le caratteristiche di identità
(imputabilità giuridica del documento) e integrità (forma scritta)
sono garantite direttamente da quello strumento utilizzato per
sottoscrivere il documento.
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Il "CAD 3.0"
La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
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Efficacia della scrittura privata
Sarà comunque il giudice a valutare se nella
fattispecie si tratta di firma elettronica conforme al
regolamento.
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Il "CAD 3.0"
La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
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Firma elettronica avanzata, qualificata e digitale
Nulla cambia invece nella disciplina relativa alla firma
elettronica avanzata, qualificata e digitale. Nell'attuale riforma
del CAD è infatti omesso il richiamo all’art. 2702 c.c. per i
documenti che recano queste tipologie di firme, ed è omesso
anche il richiamo alla presunzione di utilizzo del dispositivo di
firma per i documenti con firma elettronica avanzata.
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Il "CAD 3.0"
La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
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Regolamento
del Parlamento e del Consiglio europeo n.910/2014
"Identificazione elettronica e servizi fiduciari per le
transazioni elettroniche nel mercato interno”
Tra gli obiettivi c'è quello di consentire ai cittadini di
utilizzare la loro identificazione elettronica per
autenticarsi in un altro Stato membro.
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Il regolamento eIDAS "non si vive di solo CAD”
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Le novità introdotte dal Regolamento eIDAS
●
È introdotto il sigillo elettronico
●
Riconosciuta e introdotta la firma digitale remota
●
Riconosciuta e introdotta la validazione temporale
●
Introdotto il servizio di recapito certificato
●
Introdotti i certificati qualificati di autenticazione dei
siti web
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Il regolamento eIDAS "non si vive di solo CAD”
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Le novità introdotte dal Regolamento eIDAS
La firma digitale verso eIDAS
Il Regolamento eIDAS disciplina tre tipologie di firme
elettroniche:
●
Firma Elettronica
●
Firma Elettronica Avanzata (FEA)
●
Firma Elettronica Qualificata (FEQ)
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Il regolamento eIDAS "non si vive di solo CAD”
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Le novità introdotte dal Regolamento eIDAS
La firma digitale verso eIDAS
La Firma Elettronica
nel CAD
Il documento informatico, cui è apposta una firma
elettronica, sul piano probatorio è liberamente
valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue
caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità
e immodificabilità.
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Il regolamento eIDAS "non si vive di solo CAD”
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Le novità introdotte dal Regolamento eIDAS
La firma digitale verso eIDAS
Firma Elettronica
Nel regolamento eIDAS
Non sono negati effetti giuridici per via della sua forma
elettronica. Spetta al diritto nazionale dei singoli Paesi
europei definire gli effetti giuridici delle firme
elettroniche.
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Il regolamento eIDAS "non si vive di solo CAD”
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Le novità introdotte dal Regolamento eIDAS
La firma digitale verso eIDAS
Firma Elettronica Avanzata (FEA)
●
è connessa unicamente al firmatario;
●
è idonea a identificare il firmatario;
●
è creata mediante dati per la creazione di una firma
elettronica che il firmatario può, con un elevato livello di
sicurezza, utilizzare sotto il proprio esclusivo controllo;
●
è collegata ai dati sottoscritti in modo da consentire
l’identificazione di ogni successiva modifica di tali dati.
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Il regolamento eIDAS "non si vive di solo CAD”
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Le novità introdotte dal Regolamento eIDAS
La firma digitale verso eIDAS
Firma Elettronica Qualificata (FEQ)
In aggiunta ai requisiti previsti per la firma elettronica
avanzata possiede queste caratteristiche:
●
è creata su un dispositivo qualificato per la creazione di una
firma elettronica
●
è basata su un certificato qualificato
●
ha effetto giuridico equivalente a quello di una firma
autografa.
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Il regolamento eIDAS "non si vive di solo CAD”
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Le novità introdotte dal Regolamento eIDAS
La firma digitale verso eIDAS
Firma Elettronica avanzata, qualificata o digitale
nel CAD
Garantisce l’identità dell’autore, l’integrità e
l’immodificabilità del documento, ha l’efficacia prevista
dall’art. 2702 del codice civile. L’utilizzo del dispositivo di
firma qualificata o digitale si presume riconducibile al
titolare, salvo che questi dia prova contraria.
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Il regolamento eIDAS "non si vive di solo CAD”
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Le novità introdotte dal Regolamento eIDAS
La firma digitale verso eIDAS
Firma Elettronica avanzata, qualificata o digitale
nel regolamento eIDAS
Ha un effetto giuridico equivalente a quello di una firma
autografa.
Una firma elettronica qualificata basata su un certificato
qualificato rilasciato in uno Stato membro è riconosciuta
quale firma elettronica qualificata in tutti gli altri Stati
membri (mutuo riconoscimento).
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Il regolamento eIDAS "non si vive di solo CAD”
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I contrassegni elettronici pevisti dal CAD art. 23 ter
“Sulle copie analogiche di documenti amministrativi informatici può
essere apposto a stampa un contrassegno, sulla base dei criteri
definiti con linee guida dell’Agenzia per l’Italia Digitale, tramite il quale
è possibile ottenere il documento informatico, ovvero verificare la
corrispondenza allo stesso della copia analogica.
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I contrassegni elettronici pevisti dal CAD art. 23 ter
“Il contrassegno apposto sulle copie analogiche sostituisce a tutti gli
effetti di legge la sottoscrizione autografa e non può essere richiesta la
produzione di altra copia analogica con sottoscrizione autografa del
medesimo documento informatico. I programmi software eventualmente
necessari alla verifica sono di libera e gratuita disponibilità.”
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I contrassegni elettronici pevisti dal CAD art. 23 ter
●
Apposizione in formato stampa di un contrassegno contenente i
dati identificativi del documento amministrativo informatico
●
Apposizione in formato stampa di un contrassegno contenente un
estratto del documento amministrativo informatico
●
Apposizione in formato stampa di un contrassegno contenente
l’intero documento amministrativo informatico
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I sigilli elettronici pevisti dal Regolamento eIDAS
Il sigillo elettronico, potrà essere utilizzato solamente da persone
giuridiche. Il sigillo elettronico è trattato dagli artt. 35 fino a 40 del
regolamento e serve per provare l’emissione di un documento
elettronico da parte di una determinata persona giuridica, dando la
certezza dell’origine e dell’integrità del documento stesso; oltretutto,
secondo l’art. 35, ad un sigillo non possono essere negati gli effetti
giuridici e l’ammissibilità come prova in procedimenti giudiziali solo
perché è elettronico.
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Il regolamento eIDAS "non si vive di solo CAD”
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I sigilli elettronici pevisti dal Regolamento eIDAS
Esistono due tipi di sigilli:
●
sigillo elettronico avanzato
●
sigillo elettronico qualificato
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Il regolamento eIDAS "non si vive di solo CAD”
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I sigilli elettronici pevisti dal Regolamento eIDAS
il sigillo elettronico avanzato
è connesso unicamente al creatore del sigillo, è idoneo
a identificare il creatore del sigillo, è creato attraverso
dati su cui il creatore del sigillo ha controllo ed è
collegato ai dati cui si riferisce in modo da permettere
l’identificazione di ogni modifica successiva dei dati;
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Il regolamento eIDAS "non si vive di solo CAD”
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I sigilli elettronici pevisti dal Regolamento eIDAS
il sigillo elettronico qualificato
oltre alle caratteristiche di quelli avanzati, si basano su
certificati qualificati e realizzati attraverso dispositivi
sicuri.
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Il regolamento eIDAS "non si vive di solo CAD”
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Approfondimenti
Nelle modifiche e integrazioni al CAD, vengono regolati
e favoriti strumenti quali:
●
il sistema pubblico di gestione dell'identità digitale
(SPID)
●
il domicilio digitale
●
i pagamenti elettronici
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Il "CAD 3.0"
D.Lgs. 26 agosto 2016 n. 179
La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
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S.P.I.D.
[art. 64, c. 2-bis, CAD] – Per favorire la diffusione di servizi
in rete e agevolare l'accesso agli stessi da parte di cittadini
e imprese, anche in mobilità, è istituito, a cura dell'AGID, il
sistema pubblico per la gestione dell'identità digitale
di cittadini e imprese (SPID).
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Il "CAD 3.0"
La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
98/260
S.P.I.D.
[art. 64, c. 2-ter, CAD] – Il sistema SPID è costituito come
insieme aperto di soggetti pubblici e privati che, previo
accreditamento da parte dell'AGID, gestiscono i servizi di
registrazione e di messa a disposizione delle credenziali e degli
strumenti di accesso in rete nei riguardi di cittadini e imprese per
conto delle pubbliche amministrazioni, in qualità di erogatori di
servizi in rete, ovvero, direttamente, su richiesta degli interessati.
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Il "CAD 3.0"
La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
99/260
Modifiche all'art. 3
●
Ampliamento soggettivo di applicazione nell'utilizzo del
termine "chiunque" (e non più solo cittadini e imprese)
●
Inseriti tre commi atti a chiarire gli obblighi che gravano
sulle amministrazioni.
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Il "CAD 3.0"
La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
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Modifiche all'art. 3 (Inseriti tre commi)
comma 1-quater
prevede la gestione dei procedimenti amministrativi in modo
da consentire, «mediante strumenti informatici, la possibilità
per il cittadino di verificare anche con mezzi telematici i
termini previsti ed effettivi per lo specifico procedimento e il
relativo stato di avanzamento, nonché di individuare l'ufficio e
il funzionario responsabile del procedimento».
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Il "CAD 3.0"
La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
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Modifiche all'art. 3 (Inseriti tre commi)
comma 1-quinquies
prevede il diritto all'assegnazione di un'identità digitale
attraverso la quale accedere e utilizzare i servizi erogati in
rete (funzionale quindi a poter esercitare il diritto all'uso
delle tecnologie)
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Il "CAD 3.0"
La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
102/260
Modifiche all'art. 3 (Inseriti tre commi)
comma 1-sexies
prevede il diritto a essere identificati tramite identità digitale
e a inviare e ricevere comunicazioni e documenti tramite un
domicilio digitale. La disposizione dell'art. 3, pertanto,
viene ampliata, rinvigorita e accompagnata da espliciti
doveri in capo alle amministrazioni.
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Il "CAD 3.0"
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Modifiche all'art. 7
relativo alla qualità dei servizi resi e alla soddisfazione
dell'utenza, che esplicitano l'obbligo di rendere disponibili i
propri servizi per via telematica nel rispetto delle disposizioni
del Codice e degli standard e livelli di qualità anche in
termini di fruibilità, accessibilità, usabilità e tempestività,
stabiliti con le regole tecniche.
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Il "CAD 3.0"
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104/260
Modifiche all'art. 7
consentire agli utenti di poter esprimere la soddisfazione
rispetto alla qualità del servizio reso e prevedendo la
pubblicazione sui propri siti dei dati risultanti: si stabilisce,
altresì, al fine di garantire effettività alla disposizione, che,
in caso di violazione degli obblighi, gli interessati possano
agire in giudizio, nei termini e con le modalità stabilite nel
d.lgs. 198/2009, ossia con la cosiddetta class action.
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Il "CAD 3.0"
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Modifiche all'art. 8
viene sostituito il termine «alfabetizzazione digitale» con
«cultura digitale» introdotto l'art. 8-bis che prevede di
favorire la connettività alla rete Internet negli uffici e luoghi
pubblici, a beneficio degli utenti.
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Il "CAD 3.0"
La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
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Modifiche all'art. 9
relativo alla partecipazione democratica elettronica, vede
un ampliamento soggettivo dei destinatari (tutti i soggetti cui si
applica il CAD e non solo le pubbliche amministrazioni) e un
ampliamento oggettivo nella previsione dell'obbligo di
«migliorare la qualità dei propri atti, anche attraverso l'utilizzo,
ove previsto e nell'ambito delle risorse disponibili dalla vigente
legislazione, di forme di consultazione preventiva per via
telematica sugli schemi di atto da adottare.
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Il "CAD 3.0"
La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
107/260
Abolito l'art. 50 bis
In cui si dava l’obbligo alle pubbliche
amministrazioni di definire:
- il piano di continuità operativa;
- il piano di disaster recovery;
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Il "CAD 3.0"
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Sanzioni di cui all'art. 61
si prevede che con il decreto legislativo adottato ai sensi
dell'art. 17 della legge 124/2015 sia definita la rilevanza, ai
fini della responsabilità dirigenziale, della violazione alle
disposizioni del CAD e del mancato o inadeguato utilizzo
delle tecnologie ivi disciplinate. Sembrano mancare ancora
nelle disposizioni quegli «speciali regimi sanzionatori e
premiali per le amministrazioni» previsti nella legge delega.
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Il "CAD 3.0"
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Tutto pronto ma...
Negli ultimi 11 anni (tanti ne sono passati dall’adozione del
Codice dell’Amministrazione Digitale, il Decreto Legislativo 7
marzo 2005, n. 82), nonostante le promesse di una rapida
digitalizzazione completa dell’attività amministrativa, non si è
assistito alla scomparsa della carta dagli uffici pubblici.
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Il protocollo informatico e il workflow documentale
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Una Pubblica Amministrazione ancora troppo legata ai vecchi
iter burocratici tarati sugli strumenti analogici, assenza di
investimenti (in tecnologie e formazione), difficoltà
organizzative, norme di difficile interpretazione e che
troppo spesso rimandavano a decreti attuativi che sarebbero stati
adottati dopo anni. Queste sono alcune delle principali ragioni per
cui la digitalizzazione della PA ha finito per diventare come il
Godot di beckettiana memoria, che tutti aspettano e che non
arriva mai.
Tutto pronto ma...
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DPCM 13 novembre 2014
Il documento informatico
Le regole tecniche
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Sospeso
...e nel frattempo?
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… e ora che fare?
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1
Verificare l’adeguatezza degli strumenti informatici
utilizzati e, eventualmente, porre in essere le procedure per
l’approvvigionamento di quanto tecnicamente necessario
all’adempimento alle norme di legge;
Che fare?
Attivare il processo di dematerializzazione
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2
Apportare le necessarie modifiche all’organizzazione e
predisporre i documenti e manuali previsti dalla
normativa vigente (provvedendo alla loro pubblicazione sul
sito istituzionale dell’Ente)
Che fare?
Attivare il processo di dematerializzazione
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3
Provvedere alla necessaria formazione di tutto il
personale e alle attività di informazione/comunicazione per
l’utenza
Che fare?
Attivare il processo di dematerializzazione
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4
Adottare un sistema di gestione dei flussi documentali
integrato da protocollo informatico e conservazione
sostitutiva dei documenti informatici.
Che fare?
Attivare il processo di dematerializzazione
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Tutte le PA dovranno adeguarsi alle regole tecniche in
materia di gestione documentale (adottate con DPCM 3
dicembre 2013), provvedendo – tra gli altri adempimenti –
ad aggiornare i propri sistemi di protocollo informatico e a
predisporre il manuale della gestione documentale.
DPCM 3 dicembre 2013
La gestione documentale
I termini per attivare il processo di dematerializzazione
Entro il 12/10/2015
118/260
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Le nuove regole tecniche fanno ordine sistematico in
materia di gestione documentale e approfondiscono
concetti già presenti nel CAD in sintonia con le Regole
Tecniche del protocollo informatico e conservazione, con
le quali condividono le specifiche tecniche.
DPCM 3 dicembre 2013
La gestione documentale
I termini per attivare il processo di dematerializzazione
Entro il 12/10/2015
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Nel decreto sono contenute le regole relative a:
a) formazione del documento informatico;
b) copie, duplicati ed estratti informatici;
c) formazione del documento amministrativo informatico;
d) fascicoli informatici;
e) formazione di registri e repertori della PA;
DPCM 13 novembre 2014
Il documento informatico
Le regole contenute nel decreto
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DPCM 13 novembre 2014
Il documento informatico
Ogni cambio di stato di un documento...
...comporta la perdita della firma!
●
copie informatiche di documenti analogici
●
copie analogiche di documenti informatici
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Per meglio comprendere quali siano le operazioni da effettuare
per una corretta e legale produzione di copie e duplicati di
documenti informatici o analogici è necessario richiamare
alcune tra le più significative disposizioni in materia di
documento informatico introdotte dal CAD e successivamente
regolamentate con il DPCM 13/11/2014
DPCM 13 novembre 2014
Copie e duplicati di documenti informatici o analogici
Tutto gira attorno al documento informatico
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Gli atti formati dalle pubbliche amministrazioni con strumenti
informatici, nonché i dati e i documenti informatici detenuti
dalle stesse, costituiscono informazione primaria ed originale
da cui è possibile effettuare, su diversi o identici tipi di
supporto, duplicazioni e copie per gli usi consentiti dalla legge.
DPCM 13 novembre 2014
Copie e duplicati di documenti informatici o analogici
Tutto gira attorno al documento informatico
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La regola fondamentale
il documento informatico deve essere
formato e firmato digitalmente
nel rispetto delle regole tecniche di cui al DPCM 13
novembre 2014
DPCM 13 novembre 2014
Copie e duplicati di documenti informatici o analogici
Tutto gira attorno al documento informatico
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Il documento informatico è formato mediante una delle
seguenti principali modalità:
●
redazione con software;
●
acquisizione per via telematica o su supporto
informatico;
●
acquisizione della copia per immagine su supporto
informatico di un documento analogico;
●
acquisizione della copia informatica di un documento
analogico;
DPCM 13 novembre 2014
Copie e duplicati di documenti informatici o analogici
Tutto gira attorno al documento informatico
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●
registrazione informatica delle informazioni risultanti
da transazioni o processi informatici;
●
presentazione telematica di dati (moduli o formulari
resi disponibili all'utente);
●
generazione o raggruppamento anche in via
automatica di un insieme di dati o registrazioni,
provenienti da una o più basi dati, anche appartenenti a
più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica
predeterminata e memorizzata in forma statica.
DPCM 13 novembre 2014
Copie e duplicati di documenti informatici o analogici
Tutto gira attorno al documento informatico
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Il documento informatico assume la caratteristica
di immodificabilità se formato in modo che
forma e contenuto non siano alterabili durante le
fasi di tenuta e accesso e ne sia garantita la
staticità nella fase di conservazione.
DPCM 13 novembre 2014
Copie e duplicati di documenti informatici o analogici
Immodificabilità del documento informatico
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Il documento informatico deve avere quindi un
formato cosidetto "statico”: non deve cioè
contenere campi che comporterebbero modifica di
alcune parti dello stesso non rilevabili alla verifica
della firma. Sono formati statici il PDF/A, l'XML,
EML, i formati immagine (ad es. TIFF), i formati
testo come il TXT.
DPCM 13 novembre 2014
Copie e duplicati di documenti informatici o analogici
La “staticità” e i “formati” del documento informatico
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Le caratteristiche di immodificabilità e di integrità sono
determinate da una o più delle seguenti operazioni:
●
la sottoscrizione con firma digitale ovvero con firma
elettronica qualificata;
●
l'apposizione di una validazione temporale;
●
il trasferimento con PEC con ricevute complete;
●
la memorizzazione su sistemi di gestione documentale
che adottino idonee politiche di sicurezza;
●
il versamento ad un sistema di conservazione.
DPCM 13 novembre 2014
copie e duplicati di documenti informatici o analogici
Immodificabilità del documento informatico (2)
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DPCM 13 novembre 2014
copie e duplicati di documenti informatici o analogici
La “staticità” del documento informatico
Ci sono altre norme di cui bisogna tenere conto, ed in
particolare del comma 3 dell'art 3 delle Regole Tecniche
sulla firma digitale emanate con DPCM 30 marzo 2009
che prevede:
"Il documento informatico, sottoscritto con firma digitale
o altro tipo di firma elettronica qualificata, non produce
gli effetti di cui all'art. 21, comma 2, del codice, se
contiene macroistruzioni o codici eseguibili, tali da
attivare funzionalità che possano modifcare gli atti, i
fatti o i dati nello stesso rappresentati".
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Mediante l’uso di uno scanner (*) viene copiato in formato
elettronico.
Il risultato è la perdita dell'autografia della firma!
Per la validità del documento sarebbe necessario ricercare
la scrittura originale nel caso in cui ne fosse contestata la
firma. La copia ha la stessa efficacia probatoria
dell’originale da cui è tratta se la sua conformità all’originale
è attestata da un pubblico ufficiale (DS) o non è
espressamente disconosciuta
DPCM 13 novembre 2014
copie e duplicati di documenti informatici o analogici
Copia informatica di documento analogico
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L'attestazione di conformità delle copie per immagine su
supporto informatico di uno o più documenti analogici può
essere altresì prodotta come documento informatico
separato contenente un riferimento temporale e
l'impronta del documento.
Resta fermo, ove previsto, l'obbligo di conservazione
dell'originale che può essere distrutto a seguito di
conservazione sostitutiva della copia informatica.
DPCM 13 novembre 2014
copie e duplicati di documenti informatici o analogici
Copia informatica di documento analogico
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Mediante l'uso di una stampante viene stampato il
documento informatico ma...
una volta stampata la firma digitale non è più verificabile
e il documento risulta non firmato!
La soluzione è quella di far attestare la conformità della
copia al suo originale dal DS mediante firma autografa.
DPCM 13 novembre 2014
copie e duplicati di documenti informatici o analogici
Copia analogica di documento informatico
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Una seconda possibilità è quella di apporre la dicitura
"Firma autografa sostituita a mezzo stampa ai sensi
dell'art. 3, comma 2 del D.L. 39/93"
ma la stessa non conferisce carattere autografo alla "firma"
stampata ma solo l'indicazione della identità e della
qualifica dell'autore ed anche in questo caso sarebbe
necessario ricercare il documento originale nel caso in cui
ne fosse contestata la firma.
DPCM 13 novembre 2014
copie e duplicati di documenti informatici o analogici
Copia analogica di documento informatico
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L'estrazione del file dal documento informatico firmato
digitalmente interrompe il “contatto” della copia con
l'originale.
La copia ha la stessa efficacia probatoria dell’originale
da cui è tratta se la sua conformità all’originale:
●
è attestata da un pubblico ufficiale (DS);
●
non è espressamente disconosciuta
DPCM 13 novembre 2014
copie e duplicati di documenti informatici o analogici
Copia informatica di un documento informatico
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Documento informatico ottenuto mediante la
memorizzazione, sullo stesso dispositivo o su dispositivi
diversi, della medesima sequenza di valori binari del
documento originario: copia/incolla del file-documento.
… copia del file :-)
Il documento di risulta è un clone unico e originale e che
pertanto non necessità di attestazioni di conformità.
DPCM 13 novembre 2014
copie e duplicati di documenti informatici o analogici
Duplicato informatico di un documento informatico
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Sin qui le risposte "in uscita" che una scuola può
soddisfare,
ma...
quando provengono da altre scuole o altre PA
documenti informatici non firmati digitalmente
che fare?
DPCM 13 novembre 2014
copie e duplicati di documenti informatici o analogici
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…quando provengono da altre scuole o altre PA documenti
informatici non firmati digitalmente che fare?
Se il documento non firmato viene prelevato dai siti delle
altre scuole o di altre PA, non potendo assumere a
protocollo e conservare documenti privi di firma digitale, è
necessario che il Dirigente scolastico ne attesti la
conformità all'originale "visto" sul sito web interessato
fornendo tra le altre informazioni anche i dati relativi
all'URL di provenienza, alla data ed all'ora di
prelevamento.
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copie e duplicati di documenti informatici o analogici
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…quando provengono da altre scuole o altre PA
documenti informatici non firmati digitalmente che fare?
Se il documento non firmato è allegato ad una PEO o ad
una PEC salvata in formato EML, non essendo possibile
assumere a protocollo e conservare documenti privi di
firma digitale, siamo di fronte ad una modalità che
richiede l'attivazione di una procedura (anomala) di
accoglimento con firma digitale del Dirigente scolastico
che responsabilmente riconosce nel mittente identità
certa in quanto il documento è dotato di firma
elettronica (segue...)
DPCM 13 novembre 2014
copie e duplicati di documenti informatici o analogici
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…quando provengono da altre scuole o altre PA documenti
informatici non firmati digitalmente che fare?
firma elettronica?
Il documento informatico, cui è apposta una firma
elettronica, sul piano probatorio è liberamente valutabile in
giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di
qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità.
... ma la sua esibizione e produzione non sostituisce quella
dell'originale.
DPCM 13 novembre 2014
copie e duplicati di documenti informatici o analogici
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…quando provengono da altre scuole o altre PA documenti
informatici non firmati digitalmente che fare?
Documento informatico sottoscritto con firma elettronica
avanzata, qualificata o digitale.
Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica
avanzata, qualificata o digitale, formato nel rispetto delle
regole tecniche, che garantiscano l'identificabilità dell'autore,
l'integrità e l'immodificabilità del documento, ha l'efficacia
prevista dall'articolo 2702 del codice civile (…)
...la sua esibizione e produzione sostituisce quella
dell'originale.
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… ma di quali documenti stiamo parlando?
i documenti arrivano nella nostra scuola via mail (peo e
pec), tramite la consegna a mano o spedizione via
posta.
per la posta in entrata il formato previsto è l'EML che
nel caso di mail ci permette di salvare la
comunicazione comprensiva dei suoi allegati.
i documenti in uscita vengono firmati digitalmente
attestando la provenienza e l'autenticità di un atto
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...ma che documenti arrivano nella mia scuola?
●
email con allegato doc privo di firma
●
email con allegato pdf con firma autografa del dirigente e
scanditi in modalità inaccessibile
●
email con allegato con dicitura: firma autografa omessa ai
sensi dell’art. 3 del d. lgs. n. 39/1993
Questi NON sono documenti !
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copie e duplicati di documenti informatici o analogici
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...ma che documenti arrivano nella mia scuola?
… La domanda sorge spontanea
Perchè non viene utilizzata la firma digitale per
firmare documenti informatici?
Eviteremmo un sacco di problemi di ordine giuridico legati in
primis alla efficacia probatoria, e alla conservazione
sostitutiva.
DPCM 13 novembre 2014
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...ma che documenti arrivano nella mia scuola?
… La domanda sorge spontanea
Perchè non viene utilizzata la PEC per
trasmettere i documenti informatici?
Comunichiamo tra PA via PEC e trasmettiamo files
firmati digitalmente, molte problematiche non
avrebbero più ragione d'esistere.
DPCM 13 novembre 2014
copie e duplicati di documenti informatici o analogici
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...ma che documenti arrivano nella mia scuola?
… La domanda sorge spontanea
Cos'è una copia, cos'è un duplicato?
Dobbiamo sapere se stiamo inviando una copia o un
duplicato, quale origine nativa il documento possiede e
come va conservato, quando fare la dichiarazione di
conformità e come farla.
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copie e duplicati di documenti informatici o analogici
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...ma che documenti arrivano nella mia scuola?
… La domanda sorge spontanea
Quando posso dichiarare la conformità?
la dichiarazione di conformità posso apporla se
dispongo del documento originale, se posso
confrontarlo, se la riproduzione è fedele in tutti i suoi
elementi, se c'è un motivo per il rilascio di una copia.
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copie e duplicati di documenti informatici o analogici
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Dove trovo la soluzione?
●
Nel rispetto della Legge
●
Nell'abbandono di inutili abitudini
burocratico-analogiche
●
Nella formazione continua
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DPR 20 ottobre 1998, n. 428
“Protocollo informatico”
DPR 28 dicembre 2000, n. 445
“Sistema di gestione dei flussi documentalie degli
archivi”
Una evoluzione NON soltanto lessicale...
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Il protocollo informatico e il workflow documentale
a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
Il documento
Documento deriva dal lat. Docere, cioè insegnare;
il documento quindi docet (monumentum) e
mostra l’atto contenuto al suo interno e perciò
rappresentato.
Il TUDA (DPR 445/2000) novella solo la parola
documento, come già il DPR 1409/1963.
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Atto e documento
L’atto è l’evento a cui la norma ricollega determinati
effetti giuridici.
Il documento è l’entità materiale (res) capace di
rappresentare in maniera duratura un fatto o un
atto giuridico in forma scritta. In quanto “cosa”
contenente segni, diventa tecnicamente una res
signata.
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La PA opera attraverso i documenti
La amministrazione pubblica opera principalmente
attraverso i documenti...
... quindi...
per lavorare bene, i documenti devono essere gestiti in
modo corretto: efficacia, efficienza e trasparenza.
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La PA opera attraverso i documenti
Le tre parole strategiche in Archivistica
●
Efficacia Registrazione
●
Efficienza Classificazione e Selezione
●
Trasparenza Fascicolo e Diritto di accesso
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I documenti della PA vanno “registrati”
DPR 28 dicembre 2000, n. 445
art. 53, comma 5
REGISTRAZIONE
Protocollo Repertorio
Arrivo, partenza e interni
(scambiati tra uffici della stessa AOO)
Documenti uguali per forma
ma diversi per contenuto
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Sono oggetto di registrazione obbligatoria
i documenti ricevuti e spediti dall’amministrazione e tutti
i documenti informatici.
Ne sono esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e
i notiziari della pubblica amministrazione, le note di
ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali
statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i
libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e
tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare
dell’amministrazione (repertoriati).
I documenti della PA vanno “registrati”
DPR 28 dicembre 2000, n. 445
art. 53, comma 5
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●
Registrare i documenti (protocollazione o repertoriazione)
●
Gestire i flussi documentali integrati con il protocollo
informatico
●
Introdurre il titolario di classificazione
●
Fascicolare i documenti
●
Elaborare i piani di conservazione (massimario di selezione)
Le Pubbliche Amministrazioni
hanno ora l’obbligo di operare in modalità digitale
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La registrazione di protocollo
Su ogni documento ricevuto o spedito dall'Area
Organizzativa Omogenea è effettuata una registrazione
di protocollo con il sistema di gestione del protocollo
informatico, consistente nella memorizzazione dei dati
obbligatori.
Tale registrazione è eseguita in un'unica operazione,
senza possibilità per l'operatore di inserire le informazioni
in più fasi successive.
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Il registro di protocollo
L’insieme delle registrazioni effettuate
costituisce il Registro di protocollo,
che fa fede dell’effettivo ricevimento e
spedizione di un documento, indipendentemente dalla regolarità
del documento stesso, ed è idoneo a produrre effetti giuridici.
Il Registro di protocollo si configura come atto pubblico ed è
destinato a provare la data dell'annotazione e la successione nel
tempo delle ricezioni e delle spedizioni; da ciò deriva che il
dipendente dell’Organizzazione che opera nel sistema di
protocollazione assume la qualità di pubblico ufficiale.
Chiunque intenda contestare la veridicità di una o più registrazioni
contenute nel protocollo dell’Organizzazione è tenuto a proporre
querela di falso in base all’art. 221 del codice di procedura civile.
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158/260A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN)
La registrazione di protocollo
La registrazione di protocollo di un
documento è eseguita dopo averne
verificato l’autenticità, la provenienza
e l’integrità.
Con particolare riguardo ai documenti prodotti dall’Organizzazione,
non è consentita la registrazione di protocollo in assenza del
documento a cui la registrazione si riferisce, né in presenza di
documenti non sottoscritti.
Il registro giornaliero di protocollo è sottoposto quotidianamente a
conservazione sostitutiva.
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159/260A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN)
Requisiti necessari per ciascuna
registrazione di protocollo
a) numero di protocollo, generato automaticamente dal
sistema e registrato in forma non modificabile;
b) data di registrazione di protocollo, assegnata
automaticamente dal sistema e registrata in forma non
modificabile;
c) mittente o destinatario dei documenti ricevuti o spediti;
d) oggetto del documento;
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160/260A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN)
Requisiti necessari per ciascuna
registrazione di protocollo
e) data e numero di protocollo dei documenti ricevuti, se
disponibili;
f) impronta del documento informatico, se trasmesso per via
telematica, registrato in forma non modificabile;
g) identificativo di chi ha protocollato il documento;
h) classificazione;
i) assegnazione;
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161/260A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN)
Requisiti necessari per ciascuna
registrazione di protocollo
j) data di arrivo, registrata in forma non modificabile;
k) allegati;
l) mezzo di ricezione/spedizione (lettera ordinaria, prioritaria,
raccomandata, fax, ecc.);
Il protocollo informatico e il workflow documentale
162/260A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN)
Registrazione di protocollo
inoltre possono essere aggiunti:
m) estremi provvedimento differimento termini di registrazione;
n) tipo documento;
o) elementi identificativi del procedimento amministrativo, se
necessario;
p) eventuali altre informazioni connesse al documento.
Il protocollo informatico e il workflow documentale
163/260A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN)
Annullamento e modifica delle
registrazioni di protocollo.
Le registrazioni di protocollo possono essere annullate,
eccezionalmente e previa autorizzazione del Responsabile
del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della
gestione dei flussi documentali e degli archivi, a seguito di
motivata richiesta scritta o per iniziativa dello stesso
Responsabile.
L’operazione di annullamento è eseguita con le modalità di
cui all’art. 54 del DPR 445/2000.
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164/260A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN)
Il Protocollo di emergenza (art.63 del DPR 445/2000)
Ogni volta non sia possibile utilizzare il sistema per
cause tecniche,
il responsabile del servizio
● autorizza lo svolgimento anche manuale delle operazioni di
protocollo su un registro di emergenza;
● impartisce le disposizioni per il riversamento dei dati nel protocollo
informatico tramite le procedure previste dal manuale di gestione del
sistema informatico.
● comunica alla struttura organizzativa dell’amministrazione della
revoca dell’emergenza;
● conserva il registro di emergenza;
● comunica alla Soprintendenza archivistica il ripristino delle
funzionalità del registro di protocollo informatico.
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165/260A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN)
Il Protocollo di emergenza (art.63 del DPR 445/2000)
Le registrazione dei documenti sul registro di emergenza
e il recupero delle stesse nel sistema di protocollo informatico
vengono effettuate secondo le modalità di cui all’articolo 63 del
testo unico (dPR 445/2000):
a) sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l’ora di
inizio dell’interruzione nonché la data e l’ora del ripristino della
funzionalità del sistema.
b) qualora l’impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi
oltre ventiquattro ore, per cause di eccezionale gravità, il
Responsabile del Servizio può autorizzare l’uso del registro di
emergenza per periodi successivi. Sul registro di emergenza vanno
riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione.
c) per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul registro
di emergenza il numero totale di operazioni registrate.
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166/260A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN)
Il Protocollo di emergenza (art.63 del DPR 445/2000)
Per attivare il registro di protocollo di emergenza si devono
verificare tre condizioni, non necessariamente dipendenti
una dall’altra:
1. guasto al software di protocollazione informatica;
2. guasto al sistema informatico di gestione;
3. mancanza di energia elettrica.
Quando si verifica la condizione numero 1 si deve attivare un
protocollo di emergenza su supporto informatico.
Quando si verificano le condizioni numeri 2 e 3 si deve attivare un
protocollo di emergenza su supporto cartaceo.
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167/260A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN)
Il Protocollo di emergenza (art.63 del DPR 445/2000)
Per l’attivazione del protocollo di emergenza si deve:
a) redigere il verbale di attivazione (documento n. 1)
b) compilare il registro di emergenza [su supporto informatico;
manuale (documento n. 2)];
c) dare comunicazione alla struttura organizzativa
dell’amministrazione della attivazione dell’emergenza;
d) comunicare alla Soprintendenza archivistica l’attivazione del
registro di emergenza.
Il protocollo informatico e il workflow documentale
168/260A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN)
Il Protocollo di emergenza (art.63 del DPR 445/2000)
Al termine dell’emergenza si deve:
a) revocare l’autorizzazione al protocollo di emergenza
b) inserire le registrazioni di emergenza nel protocollo
informatico attivando l’apposita funzione, come previsto dal
manuale di gestione;
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Il protocollo informatico e il workflow documentale
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La gestione del protocollo e dei flussi documentali avviene
utilizzando uno specifico software di archiviazione digitale che
consente: l'allineamento delle procedure al CAD, l'utilizzo di
processi di work flow per la gestione del protocollo informatico
e delle pratiche e la conservazione sostitutiva dei documenti.
Il sistema adottato consente di realizzare il processo di
dematerializzazione in termini di efficienza, efficacia ed
economicità.
La gestione dei flussi documentali
Il sistema adottato dall'IC di Castellucchio
La gestione del protocollo e dei flussi documentali avviene
utilizzando uno specifico software di archiviazione digitale che
consente: l'allineamento delle procedure al CAD, l'utilizzo di
processi di work flow per la gestione del protocollo informatico
e delle pratiche e la conservazione sostitutiva dei documenti.
Il sistema adottato consente di realizzare il processo di
dematerializzazione in termini di efficienza, efficacia ed
economicità.
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Nell’ambito dell’area organizzativa omogenea (nella scuola
è presente una sola AOO) è istituito un servizio per la tenuta
del protocollo informatico, la gestione di flussi documentali e
di archivi.
In assenza del responsabile del protocollo e del suo
collaboratore, deve essere comunque garantita la continuità
operativa del protocollo.
La gestione dei flussi documentali
Il modello organizzativo
adottato dall'IC di Castellucchio
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La gestione dei flussi documentali e del protocollo informatico
avviene tramite un processo automatico che coinvolge tutti
gli assistenti amministrativi, il direttore sga e il dirigente
scolastico secondo uno schema di regole procedurali
predefinite.
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adottato dall'IC di Castellucchio
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L'accesso protetto al sistema di gestione e quindi all'archivio
digitale, consente ad ogni utente di visionare la propria
worklist.
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adottato dall'IC di Castellucchio
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La firma digitale è di competenza esclusiva del dirigente
scolastico sia per la corrispondenza in arrivo che per quella in
partenza e del direttore sga nel caso debba, per propria
competenza, firmare documenti in uscita.
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Il modello organizzativo
adottato dall'IC di Castellucchio
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Il modello organizzativo è centralizzato per la
registrazione di atti in arrivo mentre la registrazione degli
atti in partenza è demandata, salvo eccezioni, ad ogni
singolo ufficio in funzione delle competenze attribuite.
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Le operazioni di consultazione dell’archivio protocollo
possono essere effettuate da parte di tutti gli utenti abilitati,
non solo per gli atti di propria competenza ma relativamente
a tutti gli atti secondo i sistemi di ricerca generale o specifica.
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Fasi della gestione dei documenti ricevuti (corrispondenza in entrata)
Ricezione dei documenti
- tramite email (peo, pec) memorizzate in formato EML (*)
- files
- analogici, scansiti e memorizzati in formato PDF/A-1(a-b) (*)
(*) i formati "open document" utilizzati garantiscono la staticità e
l'immodificabilità del documento, requisiti che le regole tecniche
ritengono primari in una una tipologia di formato.
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adottato dall'IC di Castellucchio
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DSGA
Smistamento
Non
Protocollare
Da
Protocollare
Se
necessario
Firma il
Documento
Segreteria:
Protocolla il
Documento
Individuazione
Responsabile
Responsabile:
Crea la Pratica o
la implementa
con il nuovo
documento
segnatura di
Protocollo
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Dirigente
Accoglimento
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Fasi della gestione dei documenti ricevuti (corrispondenza in entrata)
Immissione del documento
nel sistema di gestione dei flussi documentali
il responsabile del protocollo inserisce il documento nel raccoglitore
della corrispondenza in entrata generando in tal modo un
record/contenitore che attesta che il documento può essere immesso
nel processo. Il record generato viene arricchito delle meta
informazioni necessarie alla identificazione ed alla alla classificazione
del documento ad esso associato ed "inviato" alla worklist del
Direttore sga per il successivo controllo.
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Fasi della gestione dei documenti ricevuti (corrispondenza in entrata)
Controllo del Direttore sga
Il Direttore sga riscontrata nella sua worklist la presenza di documenti
da visionare nella corrispondenza in entrata e ha diversi compiti:
● visionare il documento e le metainformazioni ad esso associate
● definire se il documento va protocollato o no
● individuare il responsabile del protocollo
● individuare il responsabile del procedimento
● indicare se deve firmarlo un'altra persona ovvero il dirigente
scolastico
● sottoporre il documento alla firma del dirigente.
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Fasi della gestione dei documenti ricevuti (corrispondenza in entrata)
Firma digitale del dirigente scolastico
Il Dirigente firma gli atti per consentire l'invio automatico dell'informazione
alla worklist dell'ufficio protocollo.
punti critici: gestione dell'assenza prolungata del Dirigente scolastico.
In ogni fase della procedura, il dirigente, il direttore sga e il responsabile
del procedimento potranno scambiarsi messaggi operativi ed il
messaggio potrà “rimbalzare” sino alla conferma finale che avverrà con la
firma del dirigente.
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Fasi della gestione dei documenti ricevuti (corrispondenza in entrata)
Assegnazione del documento
al responsabile del procedimento
Il documento protocollato compare ora nella worklist del responsabile
del procedimento che si occuperà di aprire un nuovo fascicolo o di
inserire il documento in un fascicolo già aperto.
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Fasi della gestione dei documenti in uscita
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DSGA
controlla
Firma
del
documento
Responsabile del procedimento
Crea il nuovo documento
Protocollo e
creazione del
file di
segnatura
Responsabile
Conferma l’invio
del documento
Dirigente
Accoglimento
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Fasi della gestione dei documenti inviati (corrispondenza in uscita)
Fasi della gestione dei documenti in uscita
a) Redazione del documento da parte del responsabile del procedimento
b) Inserimento nel raccoglitore posta in uscita per essere sottoposto al
controllo del Direttore sga
c) Controllo Direttore sga
Il Direttore sga riscontrata nella sua worklist la presenza di documenti da
visionare nella corrispondenza in uscita e ha diversi compiti:
- visionare il documento e le meta informazioni ad esso associate
- definire se il documento è correttamente e legalmente creato
- indicare se deve firmarlo un'altra persona ovvero il dirigente
scolastico
- sottoporre il documento alla firma del dirigente.
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Fasi della gestione dei documenti inviati (corrispondenza in uscita)
Fasi della gestione dei documenti in uscita
d) Firma del dirigente
Il dirigente riscontrata nella sua worklist la presenza di documenti da firmare
effettua i necessari controlli e firma digitalmente il Documento.
e) Il documento viene inviato alla worklist del responsabile del Procedimento che
si occuperà di protocollarlo ed inviarlo al destinatario unitamente al file di
segnatura (XML)
In ogni fase della procedura, il dirigente, il direttore sga e il responsabile del
procedimento potranno scambiarsi messaggi operativi ed il messaggio potrà
“rimbalzare” sino alla conferma finale che avverrà con la firma del dirigente.
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Protocollo e creazione del file di segnatura (XML)
Il sistema si occupa di creare il file di "conferma ricezione" in
formato xml e lo trasmette al mittente
Dopo la firma del dirigente il documento da protocollare sarà
trasmesso alla worklist del responsabile del protocollo che si occuperà
di completare l'operazione di metadatazione e quindi di
protocollazione.
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Protocollo e creazione del file di segnatura (XML)
I requisiti necessari di ciascuna segnatura di protocollo
sono:
● codice identificativo dell'amministrazione
● codice identificativo dell'area organizzativa omogenea
● data del protocollo
● numero di protocollo
● indice di classificazione
● oggetto
● mittente/destinatario
● Impronta di Hash
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Protocollo e creazione del file di segnatura (XML)
È fatto divieto assoluto spedire qualunque documento firmato
digitalmente privo del suo file di segnatura.
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Area protocollo – file di segnatura (XML)
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Il Fascicolo informatico
Il fascicolo informatico costituisce un ulteriore passo verso la
realizzazione dei fondamentali obiettivi di interconnessione e
interoperabilità e di cooperazione applicativa con i quali si vuole
raggiungere il risultato di far interagire il cittadino e l’impresa
con una pubblica amministrazione unitaria, che funzioni come
centro di erogazione di servizi e prestazioni, e che sia dotata,
allo scopo, di un sistema informativo integrato ed omogeneo.
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Il Fascicolo informatico
Il fascicolo è un insieme organico e ordinato di
documenti che si forma nel corso dell’attività
amministrativa dell’ente allo scopo di riunire, a fini
decisionali o informativi, i documenti utili allo
svolgimento di tale attività
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Il fascicolo si distingue in 5 tipologie
●
Fascicolo di affare (per Pratica)
●
Fascicolo di attività (per Pratica)
●
Fascicolo di procedimento amministrativo (per Pratica)
●
Fascicolo di persona fisica
●
Fascicolo di persona giuridica
Quanto alla durata il fascicolo si distingue in 2 tipologie
●
Annuale
●
Permanente
Il Fascicolo informatico
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Il Fascicolo informatico
Il fascicolo di affare
Conserva i documenti relativi ad una competenza
non procedimentalizzata, per la quale, dunque, non è
previsto l’adozione di un provvedimento finale.
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Il Fascicolo informatico
Il fascicolo di attività
Conserva i documenti relativi ad una competenza
proceduralizzata, per la quale esistono documenti
vincolati o attività di aggiornamento di banche-dati e
per la quale non è previsto l’adozione di un
provvedimento finale.
194/260
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Il Fascicolo informatico
Il fascicolo di procedimento amministrativo
Conserva i documenti relativi ad una pluralità di atti
tra loro autonomi, scanditi nel tempo e destinati allo
stesso fine, cioè alla emanazione di un
provvedimento finale.
Il fascicolo di procedimento amministrativo non è un
contenitore-raccoglitore di documenti, appunti,
fotocopie, collazionati in maniera empirica.
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Il Fascicolo informatico
Il fascicolo può essere organizzato:
●
raccogliendo documenti diversi per formato, natura,
contenuto giuridico
●
raccogliendo documenti della stessa tipologia o
qualità o forma, raggruppati in base a criteri di
natura diversa
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Il Fascicolo informatico
Il Responsabile del procedimento (RPA) cura:
●
apertura di un nuovo fascicolo
●
inserimento di documenti in fascicolo già esistente
●
chiusura di un fascicolo
Tali operazioni non possono mai essere demandate
all’ufficio di protocollo e devono comunque essere
condotte in coerenza con il piano di fascicolazione
predisposto dal responsabile del servizio archivistico.
Il Fascicolo informatico
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Il Fascicolo informatico
La formazione di un nuovo fascicolo
Avviene attraverso l’operazione di apertura effettuata
dal responsabile del procedimento (RPA) tramite la
registrazione delle seguenti informazioni:
●
indice di classificazione
●
numero del fascicolo
●
oggetto del fascicolo
●
data di apertura
●
ufficio procedente
●
livello di riservatezza
Il Fascicolo informatico
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Il Fascicolo informatico
La numerazione dei fascicoli
I fascicoli sono numerati con una numerazione
riferita ad:
●
anno solare di apertura del fascicolo
●
indice di classificazione composto da titolo e classe
Nel corso dell’anno non è possibile assegnare con il
medesimo indice di classificazione numeri di fascicolo
già assegnati.
Il Fascicolo informatico
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Il Fascicolo informatico
Il contenuto del fascicolo
Dopo le procedure di registrazione di protocollo
devono essere inseriti nel fascicolo pertinente:
●
i documenti in arrivo
●
le minute dei documenti in partenza
●
i documenti interni
i documenti interni, che di norma non sono
protocollati, se non informatici, devono essere
classificati ed inseriti all’interno del fascicolo in base
alla data di redazione
Il Fascicolo informatico
200/260
Il protocollo informatico e il workflow documentale
a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
Il Fascicolo informatico
Il repertorio dei fascicoli
Elenco ordinato ed aggiornato dei fascicoli istruiti
all’interno di ciascuna classe del titolario adottato
riportante:
●
indice di classificazione completo
●
oggetto dell’affare o del procedimento
●
nominativo del responsabile del procedimento
●
dati relativi alla movimentazione dei fascicoli
Il Fascicolo informatico
201/260
Il protocollo informatico e il workflow documentale
a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
Il Fascicolo informatico
Il repertorio dei fascicoli
●
è unico per l’ente
●
ha cadenza annuale
●
è gestito in forma automatica dal sistema di
gestione informatica dei documenti o, in maniera
tradizionale, dal responsabile del servizio
archivistico (alcune serie documentarie possono dar
luogo a repertori di fascicoli distinti).
Il Fascicolo informatico
202/260
Conservazione sostitutiva – le funzioni
A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN)
• garantire valore legale
• garantire efficacia probatoria
Il protocollo informatico e il workflow documentale
203/260
Conservazione sostitutiva – le funzioni
A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN)
Il protocollo informatico e il workflow documentale
La Conservazione Sostitutiva è una procedura
informatica che ha come scopo quello di garantire
nel tempo la validità legale di un documento ed il suo
valore probatorio.
Il processo di Conservazione Digitale Sostitutiva permette di
cristallizzare i tuoi documenti garantendone l’autenticità,
l’integrità, l’affidabilità e la reperibilità.
L’apposizione della firma digitale e della marca temporale sul
file di chiusura (o Indice del Pacchetto di Archiviazione) che
riporta i metadati e le impronte associate ai documenti
selezionati attribuisce ai documenti informatici valore legale
e probatorio.
204/260
Conservazione sostitutiva
Il sistema di conservazione
DPCM 3/12/2013
A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN)
Il protocollo informatico e il workflow documentale
Sistema di conservazione: tramite l’adozione di regole,
procedure e tecnologie idonee a garantire le caratteristiche
di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità,
assicura la conservazione dei documenti e dei fascicoli con
i metadati ad essi associati.
205/260
Conservazione sostitutiva
Il sistema di conservazione
DPCM 3/12/2013
A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN)
Il protocollo informatico e il workflow documentale
206/260
La conservazione sostitutiva
Il protocollo informatico e il workflow documentale
a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
207/260
Esportazione dei documenti da portare in conservazione e
selezione della destinazione in cui salvare il pacchetto di
esportazione
Selezionare
il tipo di
Esportazione
Selezionare la
cartella di
appoggio sul
desktop
Il protocollo informatico e il workflow documentale
La conservazione sostitutiva
208/260
Esportazione dei documenti da portare in conservazione e
selezione dei documenti che formeranno il pacchetto di
archiviazione
Il protocollo informatico e il workflow documentale
La conservazione sostitutiva
Ricerca i
documenti da
portare in
conservazione
Seleziona i
documenti
N.B.
I documenti
In blu non sono
ancora stati
esportati.
Inserire il periodo di
Imposta
dei documenti selezionati
Selezionare i dati
anagrafici dei
responsabili
NB rimangono
memorizzati
Inserire luogo
conservazione
e validità
209/260
Esportazione dei documenti da portare in conservazione
il pacchetto di archiviazione, il file di chiusura e il file di log
Il protocollo informatico e il workflow documentale
La conservazione sostitutiva
Copia dei
documenti
selezionati
File di
chiusura
riporta i
metadati
obbligatori e
le impronte
di tutti i
documenti
selezionati
File di Log
210/260
Il Conservatore Firma e Marca il file di chiusura e chiude il processo
di conservazione
Il protocollo informatico e il workflow documentale
La conservazione sostitutiva
Firmiamo e marchiamo
temporalmente il file di
chiusura
Trasciniamo il file sul
dispositivo di firma
Importiamo il pacchetto
di conservazione firmato e
marcato nell’apposito
raccoglitore
dell’ARCHIBOX
Il pacchetto verrà
reimportato SOLO se il file
di chiusura è stato
effettivamente
firmato e marcato
Il programma compilerà
automaticamente i campi
di ricerca dei pacchetti di
conservazione nel
raccoglitore apposito
211/260a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
Il Responsabile della conservazione
(appone la propria firma digitale e la marca temporale a un
documento o ad un lotto di documenti)
La Marca Temporale è il risultato della procedura informatica, con cui si
attribuisce, ad uno o più documenti informatici, un riferimento temporale
opponibile ai terzi.
La Marca Temporale è un servizio, acquistato presso un Ente Certificatore,
che permette di associare data e ora certe e legalmente valide a un
documento informatico, consentendo quindi di associare una validazione
temporale opponibile a terzi.
La conservazione sostitutiva
Il protocollo informatico e il workflow documentale
212/260
Nelle pubbliche amministrazioni, il ruolo del responsabile
della conservazione è svolto da un dirigente o da un
funzionario formalmente designato.
Nelle pubbliche amministrazioni, il ruolo di responsabile della
conservazione può essere svolto dal responsabile della
gestione documentale.
Il ruolo del responsabile della conservazione
Il protocollo informatico e il workflow documentale
a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
La conservazione sostitutiva
213/260
●
Deve garantire (anche mediante verbalizzazione) la
tracciabilità delle operazioni effettuate durante il processo
di conservazione;
●
La tracciabilità è necessaria per facilitare le operazioni di
controllo e verifica;
●
La tracciabilità è utile per monitorare e mappare l’iter del
documento e di risalire a tutti i soggetti che hanno
acceduto al sistema informatico.
Il ruolo del responsabile della conservazione
Il protocollo informatico e il workflow documentale
a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
La conservazione sostitutiva
214/260
Art. 5 Deliberazione CNIPA n. 11/2004
●
Il responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva può
delegare, in tutto o in parte, lo svolgimento delle proprie attività ad una
o più persone che, per competenza ed esperienza, garantiscano la
corretta esecuzione delle operazioni ad esse delegate.
●
Il procedimento di conservazione sostitutiva può essere affidato, in tutto
o in parte, ad altri soggetti, pubblici o privati, i quali sono tenuti ad
osservare quanto previsto dalla presente deliberazione.
●
Nelle amministrazioni pubbliche il ruolo di pubblico ufficiale è svolto dal
dirigente dell'ufficio responsabile della conservazione dei documenti o da
altri dallo stesso formalmente designati, fatta eccezione per quanto
previsto dall'art. 3, comma 2, e dall'art. 4, commi 2 e 4, casi nei quali si
richiede l'intervento di soggetto diverso della stessa amministrazione.
Le funzioni del responsabile della conservazione
Il protocollo informatico e il workflow documentale
a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
La conservazione sostitutiva
215/260a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
La marca temporale
Riferimento temporale certo su un documento digitale/digitalizzato
Ciò che cambia è solo il modo con cui si ottiene il riferimento:
la validazione temporale opponibile a terzi, oltre che dalla marca
temporale da lei citata può essere ottenuta con uno degli elementi
elencati dalle recenti regole tecniche della firma digitale, ovvero:
● il riferimento temporale contenuto nella segnatura di protocollo;
● il riferimento temporale ottenuto attraverso la procedura di
conservazione dei documenti in conformità alle norme vigenti, ad
opera di un pubblico ufficiale o di una pubblica amministrazione;
● il riferimento temporale ottenuto attraverso l'utilizzo di posta elettronica
certificata (PEC);
● il riferimento temporale ottenuto attraverso l'utilizzo della marcatura
postale elettronica.
La conservazione sostitutiva
Il protocollo informatico e il workflow documentale
216/260a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
Il manuale della conservazione
Illustra dettagliatamente:
● i ruoli, le responsabilità, gli obblighi e le eventuali deleghe dei
soggetti coinvolti,
● gli oggetti informatici conservati;
● il modello di funzionamento e il processo di conservazione e di
trattamento dei pacchetti di archiviazione;
● le procedure per la produzione di duplicati o copie
● le infrastrutture utilizzate e le misure di sicurezza adottate.
La conservazione sostitutiva
Il protocollo informatico e il workflow documentale
217/260a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
Il conservatore accreditato
Le pubbliche amministrazioni realizzino i processi di conservazione
all'interno della propria struttura organizzativa
oppure
li affidino a conservatori accreditati, pubblici o privati, di cui all'articolo
44-bis, comma 1, del CAD.
Nel caso di Conservazione affidata a soggetto esterno, nomina del
soggetto esterno a cui viene affidata la conservazione, quale
Responsabile del Trattamento dei dati personali (ex D.Lgs196/2003).
La conservazione sostitutiva
Il protocollo informatico e il workflow documentale
218/260a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
Il conservatore accreditato
Conservazione in HOUSE
● Responsabile della conservazione interno
Conservazione in OUTSOURCING
● Responsabile della conservazione interno
● Responsabile del servizio di Conservazione interno al conservatore
La conservazione sostitutiva
Il protocollo informatico e il workflow documentale
219/260a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
Quando invio in conservazione?
Almeno una volta all'anno il responsabile della gestione
dei documenti informatici provvede a trasmettere al
sistema di conservazione i fascicoli e le serie
documentarie anche relative a procedimenti conclusi.
La conservazione sostitutiva
Il protocollo informatico e il workflow documentale
220/260a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
Il controllo
Gli archivi delle istituzioni scolastiche sono beni culturali e come tali
soggetti alla vigilanza della Soprintendenza archivistica competente per
territorio, la quale in tale ambito svolge anche funzioni di consulenza
tecnica.
La vigilanza della Soprintendenza archivistica si esercita, dunque, su
tutte le fasi di esistenza di un archivio:
a) archivio corrente: complesso di documenti relativi ad affari in corso;
b) archivio di deposito: complesso di documenti relativi ad affari
conclusi,conservati separatamente, prima del trasferimento all’archivio
storico;
c) archivio storico: complesso dei documenti relativi ad affari conclusi
da oltre 40anni
La conservazione sostitutiva
Il protocollo informatico e il workflow documentale
221/260a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
Autorizzazione
Sono liberi i trasferimenti di parti dell'archivio corrente tra le sedi dell'Ente
(art. 21, c.3 D.lgs42/2004),
occorre l’autorizzazione della Soprintendenza archivistica
per eventuali trasferimenti parziali o totali degli archivi di deposito o
storici tra sedi dello stesso Ente e per trasferimenti di complessi organici
di documentazione ad altre persone giuridiche (art. 21, c.1-e
D.lgs42/2004).
È il caso della cessione di documenti necessari per l'esercizio di
competenze trasferite tra enti o dell'affidamento di servizi in
"outsourcing"
La conservazione sostitutiva
Il protocollo informatico e il workflow documentale
222/260a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
Autorizzazione
Linee guida sulla conservazione dei documenti informatici dicembre 2015
allegato a) - modello di autorizzazione al trasferimento per la conservazione di
documenti informatici.
Circolare Soprintendenza Archivistica per la Sicilia 23/12/2016
DPCM 21 marzo 2013
Individuazione di particolari tipologie di documenti analogici originali unici per le
quali, in ragione di esigenze di natura pubblicistica, permane l'obbligo della
conservazione dell'originale analogico oppure, in caso di conservazione
sostitutiva, la loro conformità all'originale deve essere.
Allegato
La conservazione sostitutiva
Il protocollo informatico e il workflow documentale
223/260a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
Autorizzazione
La Soprintendenza archivistica
Piano di conservazione e scarto, per quanto tempo?
Illimitatamente l'archivio nella sua totalità? Troppo oneroso, deve essere
periodicamente sottoposto ad una selezione razionale, che va prevista fin dal
momento della creazione dei documenti, e vadisciplinata nel piano di
conservazione (art.68,c.1DPR445/2000), a sua volta integrato con il sistema di
classificazione.
I termini di conservazione si calcolano dalla data di chiusura della trattazione
dell'affare, e non dalla data dei singoli documenti.
DGA:
Archivi delle Scuole | Progetto di linee guida per la conservazione e lo scarto
● Linee guida per gli archivi delle istituzioni scolastiche
● Piano di conservazione e scarto per gli archivi delle Istituzioni scolastiche
La conservazione sostitutiva
Il protocollo informatico e il workflow documentale
224/260a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
Autorizzazione
La Soprintendenza archivistica
Piano di conservazione e scarto, per quanto tempo?
Non si applica all'Ente pubblico il dovere di conservazione delle scritture
contabili e amministrative per il generico termine di 10 anni, imposto
all'imprenditore commerciale dall'art. 2220 del codice civile.
Lo scarto di documenti dell'archivio dell'Ente è subordinato ad
autorizzazione della Soprintendenza archivistica (art. 21, c.1-d D.lgs
42/2004).
La distruzione non autorizzata di documenti dell'archivio è punita con
l'arresto da sei mesi a un anno e con l'ammenda da euro 775 ad euro
38.734,50 (art. 169, c.1-a D.lgs 42/2004). È una forma di scarto anche
la cancellazione di documenti elettronici.
La conservazione sostitutiva
Il protocollo informatico e il workflow documentale
225/260a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
Autorizzazione
La Soprintendenza archivistica
Piano di conservazione e scarto, per quanto tempo?
Gazzette e bollettini ufficiali, moduli in bianco, materiali pubblicitari,
periodici e altre pubblicazioni non sono documenti d’archivio, non è
dunque necessario chiedere l’autorizzazione al loro eventuale scarto,
che rientra pertanto nella responsabilità dell'istituto.
Per contro sono da comprendere tra i documenti d’archivio i materiali
documentari prodotti dai docenti e dagli studenti della scuola nell’ambito
dell’attività didattica; di tali documenti va conservata almeno una copia
per memoria dell’attività didattica.
La conservazione sostitutiva
Il protocollo informatico e il workflow documentale
226/260a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
I metadati minimi per la conservazione
Allegato 5 alle Regole tecniche
● Documento informatico
● Documento amministrativo informatico
● Fascicolo informatico e aggregazione informatica
Il Decreto MEF del 17 Giugno 2014 riporta i metadati minimi aggiuntivi
da prevedere per i documenti fiscalmente rilevanti
La conservazione sostitutiva
Il protocollo informatico e il workflow documentale
227/260a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
I metadati minimi per la conservazione
Allegato 5 alle Regole tecniche
I metadati si distinguono in tre principali categorie:
● Metadati descrittivi, volti a descrivere una risorsa con lo scopo
discoprirla ed identificarla;
● Metadati strutturali, i quali indicano la struttura di oggetticomposti, ad
esempio i capitoli che assemblano le pagine;
● Metadati amministrativi, con lo scopo di descrivere informazionivolte
a favorire la gestione del file, come ad esempio il tipo di file, il nome
dell’utente che l’ha creato, un riferimento temporale relativo alla sua
creazione;
La conservazione sostitutiva
Il protocollo informatico e il workflow documentale
228/260a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
I metadati minimi per la conservazione
Allegato 5 alle Regole tecniche
Documento informatico
● Identificativo univoco e persistente
● Data
● Oggetto
● Soggetto produttore (nome cognome codice fiscale)
● Destinatario (nome cognome codice fiscale)
La conservazione sostitutiva
Il protocollo informatico e il workflow documentale
229/260a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
I metadati minimi per la conservazione
Allegato 5 alle Regole tecniche
Documento amministrativo informatico
● Codice identificativo dell’amministrazione
● Codice identificativo dell’AOO
● Codice identificativo del registro di protocollo
● Data di protocollo
● Progressivo di protocollo
● Impronta del documento (hash)
La conservazione sostitutiva
Il protocollo informatico e il workflow documentale
230/260a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
I metadati minimi per la conservazione
Allegato 5 alle Regole tecniche
Fascicolo informatico
● IPA titolare
● IPA partecipante
● Responsabile del procedimento
● Nome
● Cognome
● Codice fiscale
● Oggetto fascicolo
● Elenco dei riferimenti univoci ai documenti che fanno parte del
fascicolo
● ID Fascicolo
La conservazione sostitutiva
Il protocollo informatico e il workflow documentale
231/260
Il protocollo informatico e il workflow documentale
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Il processo di dematerializzazione
strumenti e servizi
232/260
Documenti accessibili
Al fine di ottenere da un processo di scansione, un
documento che rispetti le regole dell'accessibilità è
necessario aver configurato il software d'acquisizione in
modo tale che il file di risulta venga salvato in modalità PDF
testo (non PDF immagine)
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Il processo di dematerializzazione
strumenti e servizi
233/260
Attenzione alla dimensione finale del file
destinato all'archiviazione digitale.
È consigliabile tenere un rapporto qualità/peso del
documento tale da non determinare una eccessiva perdita di
qualità e di contenuti o una eccessiva occupazione di spazio
negli archivi digitali. Per documenti di testo come circolari,
lettere ecc. tenere una risoluzione minima di 250/300 px
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Il processo di dematerializzazione
strumenti e servizi
234/260
Software per la conversione e il salvataggio in formato PDF di
documenti digitali di varia natura comprese pagine web.
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Il processo di dematerializzazione
strumenti e servizi
235/260
Software per la conversione e il salvataggio in formato
PDF, Appartengono a questa famiglia
di programmi i software che, installando
una stampante virtuale consentono,
attraverso le normali procedure di stampa offerte dai vari
software, la stampa o più precisamente il salvataggio di
documenti attivando semplicemente la stampa degli stessi.
Anche in questo caso è opportuno verificare la
configurazione dei programmi affinché possano salvare i files
nella modalità accessibile precedentemente indicata.
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236/260
Suite OpenOffice
Con OpenOffice si creano PDF da qualsiasi documento
compresi quelli creati con MSOffice della Microsoft;
l'aggiunta di PDF importer ad OpenOffice consente di editare
un PDF.
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Il processo di dematerializzazione
strumenti e servizi
237/260
Ingresso da pagine web e altri software di editing/reading
1.Aprire la pagina web oppure aprire/creare un file particolare
con il relativo software.
2.Attivare la procedura di stampa e selezionare la stampante
virtuale PDF
3.Salvare il file PDF (suggerisco di comporre il nome
seguendo questo schema [anno][num.prot.][breve oggetto
possibilmente codificato]
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Il processo di dematerializzazione
strumenti e servizi
238/260
Ingresso da files di back-office (doc, xls, ppt, odt, ecc)
1.Aprire/creare il file con una applicazione OpenOffice.
2.Attivare la procedura di esportazione in formato PDF (nella barra
deglistrumenti di openoffice é presente l'icona)
3.Salvare il file PDF (suggerisco di comporre il nome seguendo
questo schema [anno][num.prot.][breve oggetto possibilmente
codificato]
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Il processo di dematerializzazione
strumenti e servizi
239/260
che fare?
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240/260
Il protocollo informatico e il workflow documentale
(accedi alla mappa)
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241/260
Il protocollo informatico e il workflow documentale
a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
D.L. n. 90/2014 art. 24, comma 3-bis
Piano di informatizzazione delle procedure
I termini per attivare il processo di dematerializzazione
Entro il 16/02/2015, tutte le PA “dovranno
approvare un piano di informatizzazione
delle procedure per la presentazione di
istanze, dichiarazioni e segnalazioni che
permetta la compilazione online con procedure
guidate accessibili tramite autenticazione con il Sistema pubblico per
la gestione dell'identità digitale di cittadini e imprese”.
art. 24, comma 3-bis, D. L. n. 90/2014
242/260
Il protocollo informatico e il workflow documentale
a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
Le procedure dovranno permettere il completamento della
procedura, il tracciamento dell'istanza con individuazione del
responsabile del procedimento e, ove applicabile,
l'indicazione dei termini entro i quali il richiedente ha diritto ad
ottenere una risposta. 
D.L. n. 90/2014 art. 24, comma 3-bis
Piano di informatizzazione delle procedure
I termini per attivare il processo di dematerializzazione
243/260
Il protocollo informatico e il workflow documentale
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Il piano dovrà prevedere una completa informatizzazione,
“le amministrazioni dovranno attrezzarsi per la
ricezione, gestione e conservazione di documenti e
fascicoli informatici”.
D.L. n. 90/2014 art. 24, comma 3-bis
Piano di informatizzazione delle procedure
I termini per attivare il processo di dematerializzazione
244/260
Il sito web dell'IC di Castellucchio
www.iccastellucchio.gov.it
Predisporre un adeguato sito per la scuola
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245/260
Predisporre un adeguato sito web per la scuola
www.iccastellucchio.gov.it
è tempo di realizzare nuovi siti web scolastici, non solo vetrine
dove si presenta la scuola!
Alcune scuole hanno attivi molti servizi utili sui propri siti web, ma
spesso manca un contatto in tempo reale con l’informazione.
Spesso il sito scolastico è ritenuto un accessorio e le notizie
vengono pubblicate in ritardo oppure devono passare da eccessivi
filtri burocratici.
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246/260
Predisporre un adeguato sito web per la scuola
www.iccastellucchio.gov.it
Realizziamo allora veri nodi informativi attraverso i quali
acquisire, filtrare, produrre, aggregare, categorizzare, ma
fondamentalmente siti dove far girare l'informazione e facilitare
la comunicazione tra i vari "cittadini della scuola"
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247/260
Predisporre un adeguato sito web per la scuola
www.iccastellucchio.gov.it
Da che parte iniziare?
Individuazione dei primi interventi utili a eliminare l'utilizzo della
carta in tutte le comunicazioni interne.
Trasferire sul sito della scuola tutte le comunicazioni e le
disposizioni di servizio in uscita.
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Predisporre un adeguato sito web per la scuola
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Pubblicità legale:
Albo on-line e Amministrazione Trasparente
●
quali forme: pagine o documenti originali?
●
quali autenticazioni: firma o certificazione digitale?
●
Senza dimenticare che si dovranno anche definire
codifiche,regole per il diritto all'oblio e consentire un facile
accesso alle risorse da parte dei cittadini.
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249/260
Predisporre un adeguato sito web per la scuola
www.iccastellucchio.gov.it
Ma tutto questo non è sufficiente, è necessario adeguare i
contenuti e le modalità di pubblicazione degli stessi alle indicazioni
presenti nelle Linee guida per i siti web della Pubblica
Amministrazione e alle disposizioni in tema di accessibilità dei
contenuti.
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250/260
Predisporre un adeguato sito web per la scuola
www.iccastellucchio.gov.it
Database e tassonomie per creare elenchi
Creazione di archivi per le comunicazioni in entrata: istanze del
personale, proposte di acquisto, progetti ecc.
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Predisporre un adeguato sito web per la scuola
www.iccastellucchio.gov.it
Comunicare
●
Creare aree che consentano la comunicazione a 360° tra tutti i
cittadini della scuola
●
Creare aree che consentano agli utenti del servizio scolastico di
comunicare con gli uffici e con le figure di sistema
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Predisporre un adeguato sito web per la scuola
www.iccastellucchio.gov.it
Comunicare
Ma per fare questo è necessario che tutti gli operatori scolastici
siano utenti registrati del sito della scuola … e quindi attribuzione
di un account per l'accesso al sito ed alle procedure riservate a
tutto il personale in servizio.
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253/260
Predisporre un adeguato sito web per la scuola
www.iccastellucchio.gov.it
Comunicare
Ma per fare questo è necessario che tutti gli operatori scolastici
siano telematicamente raggiungibili … e quindi attribuzione di una
casella email istituzionale a tutto il personale in servizio riservata
alle comunicazioni di servizio.
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254/260
Predisporre un adeguato sito web per la scuola
www.iccastellucchio.gov.it
Comunicare
Ma per fare questo è necessario che tutti gli operatori scolastici
siano digitalmente formati e quindi Formazione rivolta a tutto il
personale e addestramento delle figure di sistema addette alla
produzione alla lavorazione ed al veicolo dell'informazione.
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Predisporre un adeguato sito web per la scuola
www.iccastellucchio.gov.it
Open point (nulla di nuovo):
Certo non poche sono state e sono ad oggi le difficoltà che ho
incontrato, ne cito solo alcune, le principali:
- il divario digitale tra docenti e studenti, amministratori e cittadini
- le dotazioni finanziarie delle scuole sempre più scarse.
- la burocrazia “delle forme”
… e tanti altri che incontrerò lungo questo difficile percorso
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Predisporre un adeguato sito web per la scuola
www.iccastellucchio.gov.it
.... Ma riusciremo certamente a superarle migliorando
sempre di più il servizio offerto all'utenza.
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Grazie per la collaborazione!
Tutto questo è stato possibile grazie all'aiuto di molti
operatori scolastici in servizio nella mia scuola che mi
hanno supportato ma anche sopportato :-) in tutte le
fasi della realizzazione: dal progetto al collaudo.
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258/260
Grazie per la collaborazione!
Tutto questo è stato possibile grazie all'aiuto di una
grande comunità, quella di www.porteapertesulweb.it
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259/260
Grazie per la collaborazione!
Un ringraziamento particolare ai Dirigenti che si sono
succeduti in questi anni nella mia scuola, senza la loro
fiducia e senza i loro consigli la procedura non avrebbe
potuto prendere forma.
Il protocollo informatico e il workflow documentale
a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
Il protocollo informatico e il
workflow documentale
Istituto Comprensivo di Castellucchio (MN)
a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN)
Si può fare!
Buona dematerializzazione a tutti
grazie per l'attenzione

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Smau 23/10/2014 agg. 16/03/2017 - Protocollo informatico e workflow documentale

  • 1. Il protocollo informatico e il workflow documentale Istituto Comprensivo di Castellucchio (MN) "Automazione dei processi di lavorazione, distribuzione e archiviazione dei documenti digitali” La presentazione è in costante evoluzione (agg.14/03/2017) a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. di Castellucchio (MN)
  • 2. 2/260 Si può fare! Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  • 3. 3/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Dichiarazione Universale sugli Archivi approvata dall'Assemblea Generale Oslo, 17/09/2010 ● Gli archivi conservano testimonianza delle decisioni adottate, delle azioni svolte e delle memorie accumulate. ● Gli archivi costituiscono un patrimonio unico e insostituibile, trasmesso di generazione in generazione. ● I documenti archivistici sono gestiti fin dalla loro creazione in modo da preservarne il valore e il significato. ● Essi sono fonti affidabili di informazione per una amministrazione responsabile e trasparente. ● Essi giocano un ruolo essenziale nello sviluppo della società, contribuendo alla costituzione e alla salvaguardia della memoria individuale e collettiva. ● L'accesso agli archivi arricchisce la nostra conoscenza della società umana, promuove la democrazia, tutela i diritti dei cittadini e migliora la qualità della vita.
  • 4. 4/260 Perchè la Pubblica Amministrazione deve dematerializzare l'informazione? ● Perché lo dispone la Legge Italiana ● Perché è un diritto dei cittadini Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  • 5. 5/260 Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD - Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82) Il Codice dell’amministrazione digitale stabilisce le regole per la digitalizzazione della pubblica amministrazione e rende possibile la modernizzazione della PA con la diffusione di soluzioni tecnologiche e organizzative che consentono un forte recupero di produttività. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  • 6. 6/260 Il Codice dell’amministrazione digitale promuove e regola ● la disponibilità ● la gestione ● l’accesso ● la trasmissione ● la conservazione ● la fruibilità dell’informazione in modalità digitale. Si sviluppa il processo di dematerializzazione dei documenti prevedendo che le pubbliche amministrazioni debbano formare, trasmettere, pubblicare, conservare gli originali dei propri documenti e gestire i procedimenti amministrativi, utilizzando le tecnologie dell'informazione e della comunicazione. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  • 7. 7/260 Dematerializzazione Il termine dematerializzazione riguarda sia la produzione direttamente digitale degli atti, sia la digitalizzazione di quelli che erano stati prodotti in forma analogica (su carta) ed indica il progressivo incremento della gestione documentale informatizzata e la conseguente sostituzione dei supporti tradizionali della documentazione amministrativa in favore del documento informatico. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  • 8. 8/260 Gestione documentale Definizione: insieme delle attività finalizzate alla registrazione e segnatura di protocollo, nonché alla dematerializzazione, alla classificazione, organizzazione, assegnazione, reperimento e conservazione amministrativo-giuridica dei documenti informatici e dei documenti informatici amministrativi formati o acquisiti dalle amministrazioni, Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  • 9. 9/260 L'oggetto del desiderio Il documento informatico Definizione l’articolo 1, comma 1, lettera p) del CAD definisce il documento informatico come “la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti” Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  • 10. 10/260 Il Documento informatico, articoli di riferimento ● art.20 Documento informatico ● art.22 Copie informatiche di documenti analogici ● art.23 bis Duplicati e copie informatiche di documenti informatici ● art.23 ter Documenti amministrativi informatici ● art.40 Formazione di documenti informatici ● art.41 Procedimento e fascicolo informatico Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  • 11. 11/260 Le regole tecniche Successivamente alla pubblicazione del CAD, e all'entrata in vigore delle regole tecniche predisposte da AgID riguardanti: ● DPCM 22/02/2013 - firma elettronica ● DPCM 03/12/2013 - protocollo informatico ● DPCM 03/12/2013 - sistemi di conservazione ● DPCM 13/11/2014 - il documento informatico le Pubbliche amministrazioni entrano in possesso di tutti gli strumenti normativi utili per gestire l'intero ciclo di vita del documento amministrativo informatico. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Sospeso
  • 12. 12/260 Le regole tecniche Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Sospeso
  • 13. 13/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 8 del 12 gennaio 2015 il DPCM 13 novembre 2014 contenente le ”regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni”. (articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del CAD) Il documento informatico Le regole tecniche
  • 14. 14/260 Le regole tecniche Alle Regole Tecniche sul Documento Informatico sono allegate le seguenti specifiche tecniche: ● Glossario/Definizioni ● Formati ● Standard e Specifiche tecniche ● Specifiche tecniche del pacchetto di archiviazione ● Metadati Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  • 15. 15/260 Le regole tecniche I formati La leggibilità di un documento informatico dipende dalla possibilità e dalla capacità di interpretare ed elaborare correttamente i dati binari che costituiscono il documento, secondo le regole stabilite dal formato con cui esso è stato rappresentato. Il formato di un file è la convenzione usata per interpretare, leggere e modificare il file. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  • 16. 16/260 Le regole tecniche I formati indicati per la conservazione La scelta dei formati idonei alla conservazione deve essere strumentale a che il documento assuma le caratteristiche di immodificabilità e di staticità previste dalle regole tecniche. È opportuno privilegiare i formati che siano standard internazionali (de jure e de facto). I formati adottati per le diverse tipologie di documenti informatici devono essere indicati nel manuale di conservazione motivandone le scelte effettuate Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  • 17. 17/260 Le regole tecniche I formati indicati per la conservazione Le caratteristiche di cui bisogna tener conto nella scelta sono: 1) apertura 2) sicurezza 3) portabilità 4) funzionalità 5) Supporto allo sviluppo 6) diffusione Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  • 18. 18/260 Le regole tecniche I formati indicati per la conservazione Le caratteristiche di cui bisogna tener conto nella scelta sono: 1) PDF -PDF/A 2) TIFF 3) JPG 4) Office Open XML (OOXML) 5) Open Document Format 6) XML 7) TXT 8) EML (messaggi di posta elettronica) Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  • 19. 19/260 Le regole tecniche I formati indicati per la conservazione formato PDF Il Portable Document Format, è un formato di file basato su un linguaggio di descrizione di pagina sviluppato da Adobe Systems nel 1993 che attualmente si basa sullo standard ISO 32000 universalmente adottato, è diventato lo standard de facto per la gestione dei documenti digitali può essere firmato digitalmente in modalità nativa attraverso il formato ETSI PadES ma... Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  • 20. 20/260 Le regole tecniche I formati indicati per la conservazione formato PDF ...ma Non è adatto alla conservazione dei documenti digitali in quanto: 1) non garantisce la riproducibilità a lungo termine 2) non garantisce la conservazione dell’aspetto visivo Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  • 21. 21/260 Le regole tecniche I formati indicati per la conservazione formato PDF/A Per risolvere queste problematiche, è stato necessario definire uno standard, una versione ideata per la conservazione a lungo termine dei documenti PDF/A (PDF forArchiving) Lo standard ISO 19005-1 ha definito un formato di file basato su PDF,conosciuto come PDF/A,lo standard per l’archiviazione elettronica dei documenti. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  • 23. 23/260 Le regole tecniche I formati indicati per la conservazione Le specifiche del formato PDF/A1 Le specifiche del formato sono state riconosciute standard ISO il 28 settembre 2005 con la denominazione ISO 19005-1:2005 Document management - Electronic document file format for long-term preservation. Il formato si basa sul PDF Reference 1.4 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  • 24. 24/260 Le regole tecniche I formati indicati per la conservazione Il formato PDF/A1 Dal momento che nel nome di un file in formato PDF/A non è presente alcun elemento che possa far identificare il formato, sta cominciando ad essere molto diffusa la consuetudine di aggiungere al nome del file, prima dell’estensione, la desinenza “_A1a” o “_A1b” per indicare che si tratta di un file nel formato PDF/A e la sua versione. ● ad esempio, il file – lettera.pdf ● potrebbe essere denominato: - lettera_A1a.pdf - lettera_A1b.pdf Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  • 25. 25/260 Le regole tecniche I formati indicati per la conservazione Le limitazioni del formato PDF/A1 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  • 26. 26/260 Le regole tecniche I formati indicati per la conservazione Limitazioni del formato PDF/A-1 ● è obbligatoria l’incorporazione dei font (con i file PDF/A non può verificarsi l’errore di “missing fonts”); ● lo spazio dei colori deve essere specificato in una maniera indipendente dal dispositivo su cui il documento verrà rappresentato; ● è proibito l’utilizzo di contenuti audio e video; ● è vietato l’uso di link esterni; ● è proibito l’utilizzo di Javascript; ● è proibita la cifratura del documento; ● è obbligatorio l’uso di metadati basati su standard. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  • 27. 27/260 Le regole tecniche I formati indicati per la conservazione I livelli di conformità del formato PDF/A-1 Lo standard ISO 19005-1:2005 è suddiviso su due livelli di conformità: ● PDF/A-1a (accessibile) ● PDF/A-1b (basic) Il PDF/A-1a (livello di conformità A) indica la piena conformità allo standard PDF/A attualmente approvato. Esiste un livello di conformità minima per il PDF/A: il PDF/A-1b. I requisiti del PDF/A-1b mirano a garantire che l’aspetto visivo del file sia riproducibile nel lungo periodo e differiscono per il grado di conformità allo standard ed in particolare per la presenza di informazioni sulla struttura del file e per la possibilità di interpretare semanticamente il testo. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  • 28. 28/260 Le regole tecniche I formati indicati per la conservazione I livelli di conformità del formato PDF/A-1 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  • 29. 29/260 Le regole tecniche I formati indicati per la conservazione I livelli di conformità del formato PDF/A-1 Il PDF/A-1a è il livello di conformità completa, che assicura la rispondenza a tutti i requisiti dell’ISO 19005-1, compresi quelli relativi all’utilizzo dei tag. Questi tag, forniscono informazioni sulla struttura del file e sulla semantica del testo, in maniera da rendere possibile la conservazione della sua struttura logica e del normale ordine di lettura. In sostanza, il PDF/A-1a non solo assicura che il file venga riprodotto sempre alla stessa maniera, ma anche che il suo contenuto possa essere interpretato in maniera semanticamente corretta, che sia accessibile alle persone con deficit sensoriali e che possa essere ristrutturato (reflowed) per poter essere fruito, ad esempio, in dispositivi mobili o altri apparati. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  • 30. 30/260 Le regole tecniche I formati indicati per la conservazione I livelli di conformità del formato PDF/A-1 Il PDF/A-1b è il livello di conformità minima, che assicura la rispondenza solamente ai requisiti minimi dell’ISO 19005-1, ovvero quei requisiti che sono sufficienti per garantire solamente che l’aspetto visivo di un file PDF/A venga conservato nel tempo. In altre parole, questa versione assicura che il testo e i contenuti aggiuntivi (ad esempio, le immagini) vengano visualizzati correttamente, ma non garantisce, ad esempio, che il testo estratto sia leggibile o comprensibile o che sia possibile interpretare semanticamente il suo contenuto. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  • 31. 31/260 Le regole tecniche I formati indicati per la conservazione Il formato PDF/A-2 Rispetto al PDF/A-1, alcune limitazioni rimangono in essere mentre altre vengono superate. A differenza, invece, del PDF/A-1, il PDF/A-2: – maggiore efficienza nella memorizzazione delle immagini grazie all’adozione dell’algoritmo di compressione JPEG2000; – supporta gli effetti di trasparenza e l’impiego dei layer; – permette l’incorporamento di font OpenType; E inoltre... Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  • 32. 32/260 Le regole tecniche I formati indicati per la conservazione Il formato PDF/A-2 E inoltre... offre la possibilità di incorporare allegati PDF/A (sia PDF/A-1 che PDF/A-2) permettendo l’archiviazione in un unico file di insiemi di documenti, mantenendo ciascuno di essi la propria indipendenza. In questo modo un singolo file PDF/A-2 può essere utilizzato come una sorta di “contenitore” di altri file PDF/A e ciò risulta utile quando diversi file PDF/A devono essere conservati insieme ma rimanendo file indipendenti (cioè senza unirli in un unico file PDF/A). Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  • 33. 33/260 Le regole tecniche I formati indicati per la conservazione Il formato PDF/A-2 E inoltre... Supporto per le firme elettroniche PaDES ● L’aggiunta di firme elettroniche CaDES ad un documento era già prevista dal PDF/A-1. ● Il PDF/A-2 recepisce le nuove disposizioni previste dallo standard PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures), che specifica dei profili per l’utilizzo nei documenti PDF della firma elettronica avanzata ai sensi della Direttiva dell’Unione Europea 1999/93/CE. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  • 34. 34/260 Le regole tecniche I formati indicati per la conservazione I livelli di conformità del formato PDF/A-2 Lo standard ISO 32000-1 prevede tre possibili livelli di conformità: 1) il PDF/A-2a (accessibile) 2) il PDF/A-2u (caratteri unicode) 3) il PDF/A-2b (basic) Essi differiscono per il grado di conformità allo standard ed in particolare per la presenza di informazioni sulla struttura del file e per la possibilità di interpretare semanticamente il testo. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  • 35. 35/260 Le regole tecniche I formati indicati per la conservazione I livelli di conformità del formato PDF/A-2 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  • 36. 36/260 Le regole tecniche I formati indicati per la conservazione Il formato PDF/A-2 Il formato PDF/A-2 introduce interessanti novità che dovrebbero essere valutate attentamente da tutti coloro che si occupano di archiviazione e conservazione digitale. Rispetto al suo predecessore PDF/A-1, il formato PDF/A-2 dispone di alcune funzionalità che erano precedentemente vietate, come l’utilizzo dell’algoritmo di compressione JPEG2000, l’utilizzo degli effetti di trasparenza, l’utilizzo dei layer, etc. Altre funzionalità rimangono, invece, vietate, come l’utilizzo di codice Javascript o l’utilizzo della crittografia applicata all’intero file. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  • 37. 37/260 Le regole tecniche I formati indicati per la conservazione Il formato PDF/A-3 Da un punto di vista tecnico, rispetto al predecessore PDF/A-2, c’è un solo cambiamento, ma si tratta di un cambiamento che apre la strada ad innumerevoli campi applicativi: ora qualsiasi tipo di file (comprese le tabelle di Excel, i documenti Word, file HTML o XML) può essere incorporati come allegato in un file PDF/A. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  • 38. 38/260 Le regole tecniche I formati indicati per la conservazione I livelli di conformità del formato PDF/A-3 Lo standard ISO 32000-1 prevede tre possibili livelli di conformità: 1) il PDF/A-3a (accessibile) 2) il PDF/A-3u (caratteri unicode) 3) il PDF/A-3b (basic) Essi differiscono per il grado di conformità allo standard ed in particolare per la presenza di informazioni sulla struttura del file e per la possibilità di interpretare semanticamente il testo. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  • 39. 39/260 Le regole tecniche I formati indicati per la conservazione Le relazioni tra i formati PDF/A-n Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  • 40. 40/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il formato EML è previsto dalle regole tecniche sul protocollo informatico e gestione dei flussi documentali e consente di salvare la mail con i relativi allegati senza alterare minimamente il messaggio di posta elettronica conservando quelle caratteristiche di integrità e immodificabilità del documento che si ottengono quando forma e contenuto non sono alterabili durante la fase di tenuta e accesso e garanzia di staticità nella fase di conservazione. Le regole tecniche Il formato EML
  • 41. 41/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Un file .eml (testo puro) contiene i singoli messaggi di posta elettronica completi di formattazione del testo, immagini ed eventual allegati. Per la creazione di file eml è possibile utilizzare sia l'interfaccia webmail del proprio gestore di posta elettronica che un qualsiasi client residente come Outlook, Windows Live Mail ma anche Mozzilla Thunderbird (open source, multipiattaforma). Per la apertura è necessario un client di posta elettronica residente. DPCM 13 novembre 2014 Il formato EML
  • 42. 42/260 DPCM 22/02/2013 Le Regole tecniche "Regole tecniche per la generazione, apposizione e verifica della firma elettronica avanzata, qualificata e digitale, per la validazione temporale, nonché per lo svolgimento delle attività dei certificatori qualificati.” Documento informatico e... firma elettronica Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  • 43. 43/260 La firma digitale La firma digitale è il risultato di una procedura informatica detta validazione che garantisce l’autenticità e l’integrità di documenti informatici. La firma digitale conferisce al documento informatico le seguenti caratteristiche: ● autenticità: la firma digitale garantisce l’identità del sottoscrittore del documento; ● integrità: la firma digitale assicura che il documento non sia stato modificato dopo la sottoscrizione; ● non ripudio: la firma digitale attribuisce piena validità legale al documento, pertanto il documento non può essere ripudiato dal sottoscrittore; Documento informatico e... firma elettronica Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  • 44. 44/260 Una firma digitale ha l’efficacia di cui all’art. 21, c. 2, del CAD, cioè l’efficacia delle scritture private, se sono soddisfatti una serie di requisiti. Una firma digitale non è valida sotto il profilo giuridico se è generata con un certificato elettronico scaduto, sospeso o revocato. Efficacia della firma digitale Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  • 45. 45/260 [Art. 62 del DPCM 22/02/2013] - Le firme digitali, ancorché sia scaduto, revocato, o sospeso il relativo certificato qualificato del sottoscrittore, sono valide se alle stesse è associabile un riferimento temporale (es. una marca temporale) opponibile a terzi che collochi la generazione della firma in un momento precedente alla sospensione, scadenza o revoca del suddetto certificato Efficacia della firma digitale Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  • 46. 46/260 [Ai sensi dell’art. 41, c. 4, del DPCM 22 febbraio 2013] Oltre alla marca temporale, costituiscono validazione temporale: ● Il riferimento temporale contenuto nella segnatura di protocollo ● Il riferimento temporale ottenuto attraverso la procedura di conservazione dei documenti, ad opera di un pubblico uifficiale o di una pubblica amministrazione ● Il riferimento temporale ottenuto attraverso l’utilizzo del servizio di posta elettronica certificata ● Il riferimento temporale ottenuto attraverso l’utilizzo della marcatura postale elettronica (convenzione postale universale) Efficacia della firma digitale Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  • 47. 47/260 il CAD distingue tra quattro tipologie di firma ● la firma elettronica pura e semplice ● la firma elettronica avanzata ● la firma elettronica qualificata ● la firma digitale Documento informatico e... firma elettronica (DPCM 22/02/2013) Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  • 48. 48/260 Firma elettronica pura e semplice Insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica; Documento informatico e... firma elettronica (DPCM 22/02/2013) Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  • 49. 49/260 Firma elettronica avanzata Insieme di dati in forma elettronica allegati oppure connessi a un documento informatico che consentono l'identificazione del firmatario del documento e garantiscono la connessione univoca al firmatario, creati con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo, collegati ai dati ai quali detta firma si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati. Documento informatico e... firma elettronica (DPCM 22/02/2013) Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  • 50. 50/260 Firma elettronica qualificata particolare tipo di firma elettronica avanzata che sia basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma Documento informatico e... firma elettronica (DPCM 22/02/2013) Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  • 51. 51/260 Firma digitale Particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici. Documento informatico e... firma elettronica (DPCM 22/02/2013) Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  • 52. 52/260 Per firma grafometrica non s’intende la scansione di una firma autografa né il processo di acquisizione del tratto grafico mediante un tablet, bensì l'acquisizione, oltre che del tratto grafico, anche di una serie di parametri comportamentali legati alla firma, che permettono di identificare con certezza il firmatario Documento informatico e... firma grafometrica (DPCM 22/02/2013) Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  • 53. 53/260 Tra questi parametri comportamentali figurano: ● la velocità di scrittura ● la pressione esercitata sul tablet ● l’angolo di inclinazione della penna ● l’accelerazione dei movimenti ● il numero di volte che la penna viene sollevata dalla tavoletta Documento informatico e... firma grafometrica (DPCM 22/02/2013) Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  • 54. 54/260 La firma grafometrica “forte” e... il riconoscimento dell'autore Al fine di rendere "probante il documento" cui è apposta una firma grafometrica, il dirigente scolastico appone la sua firma digitale a conferma del riconoscimento. Documento informatico e... firma grafometrica Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  • 55. 55/260 Diversi fornitori stanno integrando il meccanismo base dell’acquisizione delle firme grafometriche con altre soluzioni di sicurezza informatica allo scopo di realizzare un sistema che soddisfa pienamente i requisiti imposti dalla normativa per la generazione di firme elettroniche avanzate. Nel breve periodo, si potrà valutare concretamente dove e come poter utilizzare questo tipo di sottoscrizione su base digitale. Documento informatico e... firma grafometrica (DPCM 22/02/2013) Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  • 56. 56/260 L'art. 21 del CAD ha introdotto al comma 1 un riferimento alla "firma elettronica avanzata" in conseguenza dell’attribuzione a tale tipologia di firma di nuova dignità e rilevanza giuridica. Si introduce un principio di carattere generale di libera valutabilità in giudizio del documento informatico come documento scritto in base a specifiche caratteristiche di qualità, sicurezza, integrità ed immodificabilità. Documento informatico e... firma elettronica (DPCM 22/02/2013) Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  • 57. 57/260 ● Approvare un documento ● Indicare che è stata eseguita la revisione del documento ● Accettare i termini di un documento ● Rilevare e registrare eventuali modifiche (se consentite) al documento. ● Certificare di essere l'autore di un documento e che il documento non è stato modificato dopo la certificazione. Documento informatico e... firma digitale Una firma digitale può essere utilizzata per: Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  • 58. 58/260 la firma digitale consiste nella creazione di un file, definito “busta crittografica”, che racchiude al suo interno il documento originale, l’evidenza informatica della firma e la chiave per la verifica della stessa, che, a sua volta, è contenuta nel certificato emesso a nome del sottoscrittore. L’autenticità del certificato è garantita da un’Autorità di certificazione, in Italia, dai certificatori accreditati ai sensi dell’articolo 29 del CAD (D.Lgs. n. 82/2005). Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Documento informatico e... firme digitali La Busta Crittografica
  • 59. 59/260 i formati di firma CAdES (file con estensione p7m) e PAdES (file con estensione pdf) e la loro attitudine ad ospitare più firme e informazioni disponibili solo dopo la generazione della firma digitale quali, ad esempio, la segnatura di protocollo prevista dall’articolo 55 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445. Un documento sottoscritto con firma digitale ha nel nostro ordinamento piena efficacia giuridica, a condizione che non sia modificato dopo l’apposizione della firma. Documento informatico e... firme digitali formati di firma CAdES e PAdES Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  • 60. 60/260 La busta CAdES è un file con estensione .p7m, il cui contenuto è visualizzabile solo attraverso idonei software in grado di “sbustare” il documento sottoscritto. Tale formato permette di firmare qualsiasi tipo di file, ma presenta lo svantaggio di non consentire di visualizzare il documento oggetto della sottoscrizione in modo agevole. Infatti, è necessario utilizzare un’applicazione specifica. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Documento informatico e... firme digitali formati di firma La busta CAdES
  • 61. 61/260 Per il formato CAdES l’apposizione di due o più firme può essere effettuata in due modi: ● re-imbustando in una nuova busta CAdES la busta generata dalla sottoscrizione precedente (c.d. controfirma o “firma matrioska” o firma gerarchica). ● oppure aggiungendo nella busta ulteriori firme, accompagnate dai relativi certificati (c.d. firme congiunte o firme parallele). Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Documento informatico e... firme digitali formati di firma La busta CAdES
  • 62. 62/260 La firma digitale in formato PAdES è un file con estensione .pdf, leggibile con i comuni reader disponibili per questo formato. Questa tipologia di firma, nota come “firma PDF”, prevede diverse modalità per l’apposizione della firma, a seconda che il documento sia stato predisposto o meno ad accogliere le firme previste ed eventuali ulteriori informazioni, rende il documento più facilmente accessibile, ma consente di firmare solo documenti di tipo PDF. Il formato PDF consente inoltre di gestire diverse versioni dello stesso documento senza invalidare le firme digitale apposte. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Documento informatico e... firme digitali formati di firma La busta PAdES
  • 63. 63/260 Predisposizione del documento PDF Il documento può essere predisposto, attraverso la gestione dei “moduli”, alla firma digitale da parte di utenti che dispongono di un prodotto conforme allo standard PDF (ISO 32000), fra questi Acrobat Reader. A tale scopo sarà necessario trasformare il documento in formato PDF e, successivamente, predisporre i campi firma. Il documento può anche essere predisposto per contenere dei campi testo ove è possibile inserire delle informazioni successivamente alla firma senza invalidare la stessa. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Documento informatico e... firme digitali formati di firma La busta PAdES
  • 64. 64/260 Predisposizione del documento PDF Altra caratteristica è che il documento in formato PDF consente di collocare fisicamente la firma digitale in un preciso punto del documento. Tale caratteristica è particolarmente utile nel caso di sottoscrizione di clausole vessatorie o, comunque, in ogni caso in cui la collocazione della firma abbia una qualche valenza. Qualora il documento non fosse stato predisposto per tutte le firme necessarie, è comunque possibile apporre ulteriori firme senza invalidare le precedenti. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Documento informatico e... firme digitali formati di firma La busta PAdES
  • 65. 65/260 Predisposizione del documento PDF gestione delle versioni (versioning) Qualora il documento non fosse stato predisposto per tutte le firme necessarie, è comunque possibile apporre ulteriori firme senza invalidare le precedenti. Ogni versione successiva alla prima, contiene la versione integrale, non modificata, del documento precedente (comprese le firme digitali). Ogni modifica al documento (ulteriore firma o aggiunta di testo o immagini) produce, infatti, una nuova versione che contiene la versione originale non modificata. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Documento informatico e... firme digitali formati di firma La busta PAdES
  • 66. 66/260 Verifica della firma Ad una prima analisi, un documento sottoscritto sul quale sono riportate tali annotazioni potrebbe apparire corrotto in quanto modificato dopo la firma, tuttavia nella busta PAdES è presente ed è accessibile anche la versione non modificata del documento, che pertanto conserva piena efficacia giuridica. Non devono, trarre in inganno i messaggi mostrati dal reader del documento “Almeno una delle firme non è valida” e “Il documento dopo la firma è stato modificato o si è danneggiato”, in quanto è comunque possibile accedere alla versione del documento correttamente sottoscritta, coerentemente con quanto previsto dalle regole tecniche di cui al DPCM 22/02/2013 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Documento informatico e... firme digitali formati di firma La busta PAdES
  • 67. 67/260 Il documento informatico trasmesso con PEC si intende inviato e pervenuto al destinatario, all‘indirizzo elettronico da questi dichiarato. La trasmissione del documento informatico mediante PEC, equivale alla notificazione per mezzo della posta nei casi consentiti dalla legge. Una casella di posta elettronica certificata è una casella di posta elettronica alla quale è associata una funzione che al ricevimento di messaggi di posta elettronica certificata rilascia delle ricevute di avvenuta consegna. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Documento informatico e... PEC
  • 68. 68/260 Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale Pubblicato in Gazzetta Ufficiale serie generale n. 214 del 13.09.2016 il D.Lgs. 26 agosto 2016 n. 179 Modifiche ed integrazioni al Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82. Entrato in vigore il 14.09.2016 (video dell'Avvocato Ernesto Belisario) Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  • 69. 69/260 Valore probatorio del documento informatico Interessanti novità in tema di valore probatorio del documento informatico sottoscritto con una firma elettronica emergono dal decreto di modifica al Codice dell'amministrazione digitale (D.Lgs.82/2005). Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
  • 70. 70/260 Valore probatorio del documento informatico Al fine di attribuire un valore probatorio alle diverse fonti documentali, le nuove disposizioni sono volte a valorizzare le caratteristiche oggettive peculiari del documento informatico e della firma elettronica, rispetto ai consueti concetti (propri del mondo cartaceo) di documento avente forma scritta e garantito nella sua provenienza da una sottoscrizione. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
  • 71. 71/260 Valore probatorio del documento informatico ● solo la firma qualificata è equivalente alla sottoscrizione autografa; ● per il resto vige il principio della non discriminazione: non può essere negato valore giuridico ad un documento informatico per il solo fatto che è in forma elettronica. Pertanto il documento informatico, con o senza firma elettronica, è liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità ed immodificabilità. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
  • 72. 72/260 Valore probatorio del documento informatico Non conoscendo a priori quale sia in concreto la firma elettronica, che può andare da una password banale ad un sistema basato sulla biometria, conseguentemente con un livello di sicurezza assai variabile, è il giudice che valuta caso per caso il valore giuridico del documento cui essa è associata. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
  • 73. 73/260 Modifiche all'art. 20 "Validità ed efficacia probatoria dei documenti informatici” EX "Documento informatico" Aggiunto il comma 1-bis, "l'idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio in relazione alle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità". Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
  • 74. 74/260 Modifiche all'art. 21 "Documento informatico sottoscritto con firma elettronica" Contempla esclusivamente l'attribuzione dell'efficacia della "scrittura privata" a un documento sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, risente dell'impostazione del Codice Civile dedicata alla forma scritta dei documenti cartacei sottoscritti con firma autografa. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
  • 75. 75/260 Modifiche all'art. 21 c. 1 – Abrogato, c.2 – Nuova formulazione "Fermo restando quanto previsto ai commi 2-bis e 2-ter, il documento informatico sottoscritto con firma elettronica, formato nel rispetto delle regole tecniche di cui all'art. 20, c. 3, soddisfa il requisito della forma scritta ed ha l'efficacia della scrittura privata prevista dall'articolo 2702 del codice civile. L'utilizzo del dispositivo di firma elettronica qualificata o digitale si presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova contraria." Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
  • 76. 76/260 Efficacia della scrittura privata Viene riconosciuta l'efficacia della scrittura privata prevista dall'art. 2702 del codice civile se al documento sia possibile ritenere oggettivamente associata una firma elettronica, anche avanzata o "semplice" purché, possa ritenersi certa l'associazione della firma proprio a quel documento, qualora questa venga riconosciuta o legalmente considerata come riconosciuta, richiedendo quindi la proposizione di una querela di falso per contestarne la provenienza da parte di chi l'ha sottoscritto. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
  • 77. 77/260 Efficacia della scrittura privata Viene riconosciuta l'efficacia della scrittura privata prevista dall'art. 2702 del codice civile se il documento informatico è firmato con firma digitale, proprio in relazione alle caratteristiche oggettive dello strumento della firma digitale, le caratteristiche di identità (imputabilità giuridica del documento) e integrità (forma scritta) sono garantite direttamente da quello strumento utilizzato per sottoscrivere il documento. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
  • 78. 78/260 Efficacia della scrittura privata Sarà comunque il giudice a valutare se nella fattispecie si tratta di firma elettronica conforme al regolamento. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
  • 79. 79/260 Firma elettronica avanzata, qualificata e digitale Nulla cambia invece nella disciplina relativa alla firma elettronica avanzata, qualificata e digitale. Nell'attuale riforma del CAD è infatti omesso il richiamo all’art. 2702 c.c. per i documenti che recano queste tipologie di firme, ed è omesso anche il richiamo alla presunzione di utilizzo del dispositivo di firma per i documenti con firma elettronica avanzata. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
  • 80. 80/260 Regolamento del Parlamento e del Consiglio europeo n.910/2014 "Identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno” Tra gli obiettivi c'è quello di consentire ai cittadini di utilizzare la loro identificazione elettronica per autenticarsi in un altro Stato membro. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il regolamento eIDAS "non si vive di solo CAD”
  • 81. 81/260 Le novità introdotte dal Regolamento eIDAS ● È introdotto il sigillo elettronico ● Riconosciuta e introdotta la firma digitale remota ● Riconosciuta e introdotta la validazione temporale ● Introdotto il servizio di recapito certificato ● Introdotti i certificati qualificati di autenticazione dei siti web Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il regolamento eIDAS "non si vive di solo CAD”
  • 82. 82/260 Le novità introdotte dal Regolamento eIDAS La firma digitale verso eIDAS Il Regolamento eIDAS disciplina tre tipologie di firme elettroniche: ● Firma Elettronica ● Firma Elettronica Avanzata (FEA) ● Firma Elettronica Qualificata (FEQ) Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il regolamento eIDAS "non si vive di solo CAD”
  • 83. 83/260 Le novità introdotte dal Regolamento eIDAS La firma digitale verso eIDAS La Firma Elettronica nel CAD Il documento informatico, cui è apposta una firma elettronica, sul piano probatorio è liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il regolamento eIDAS "non si vive di solo CAD”
  • 84. 84/260 Le novità introdotte dal Regolamento eIDAS La firma digitale verso eIDAS Firma Elettronica Nel regolamento eIDAS Non sono negati effetti giuridici per via della sua forma elettronica. Spetta al diritto nazionale dei singoli Paesi europei definire gli effetti giuridici delle firme elettroniche. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il regolamento eIDAS "non si vive di solo CAD”
  • 85. 85/260 Le novità introdotte dal Regolamento eIDAS La firma digitale verso eIDAS Firma Elettronica Avanzata (FEA) ● è connessa unicamente al firmatario; ● è idonea a identificare il firmatario; ● è creata mediante dati per la creazione di una firma elettronica che il firmatario può, con un elevato livello di sicurezza, utilizzare sotto il proprio esclusivo controllo; ● è collegata ai dati sottoscritti in modo da consentire l’identificazione di ogni successiva modifica di tali dati. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il regolamento eIDAS "non si vive di solo CAD”
  • 86. 86/260 Le novità introdotte dal Regolamento eIDAS La firma digitale verso eIDAS Firma Elettronica Qualificata (FEQ) In aggiunta ai requisiti previsti per la firma elettronica avanzata possiede queste caratteristiche: ● è creata su un dispositivo qualificato per la creazione di una firma elettronica ● è basata su un certificato qualificato ● ha effetto giuridico equivalente a quello di una firma autografa. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il regolamento eIDAS "non si vive di solo CAD”
  • 87. 87/260 Le novità introdotte dal Regolamento eIDAS La firma digitale verso eIDAS Firma Elettronica avanzata, qualificata o digitale nel CAD Garantisce l’identità dell’autore, l’integrità e l’immodificabilità del documento, ha l’efficacia prevista dall’art. 2702 del codice civile. L’utilizzo del dispositivo di firma qualificata o digitale si presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova contraria. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il regolamento eIDAS "non si vive di solo CAD”
  • 88. 88/260 Le novità introdotte dal Regolamento eIDAS La firma digitale verso eIDAS Firma Elettronica avanzata, qualificata o digitale nel regolamento eIDAS Ha un effetto giuridico equivalente a quello di una firma autografa. Una firma elettronica qualificata basata su un certificato qualificato rilasciato in uno Stato membro è riconosciuta quale firma elettronica qualificata in tutti gli altri Stati membri (mutuo riconoscimento). Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il regolamento eIDAS "non si vive di solo CAD”
  • 89. 89/260 I contrassegni elettronici pevisti dal CAD art. 23 ter “Sulle copie analogiche di documenti amministrativi informatici può essere apposto a stampa un contrassegno, sulla base dei criteri definiti con linee guida dell’Agenzia per l’Italia Digitale, tramite il quale è possibile ottenere il documento informatico, ovvero verificare la corrispondenza allo stesso della copia analogica. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il regolamento eIDAS "non si vive di solo CAD”
  • 90. 90/260 I contrassegni elettronici pevisti dal CAD art. 23 ter “Il contrassegno apposto sulle copie analogiche sostituisce a tutti gli effetti di legge la sottoscrizione autografa e non può essere richiesta la produzione di altra copia analogica con sottoscrizione autografa del medesimo documento informatico. I programmi software eventualmente necessari alla verifica sono di libera e gratuita disponibilità.” Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il regolamento eIDAS "non si vive di solo CAD”
  • 91. 91/260 I contrassegni elettronici pevisti dal CAD art. 23 ter ● Apposizione in formato stampa di un contrassegno contenente i dati identificativi del documento amministrativo informatico ● Apposizione in formato stampa di un contrassegno contenente un estratto del documento amministrativo informatico ● Apposizione in formato stampa di un contrassegno contenente l’intero documento amministrativo informatico Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il regolamento eIDAS "non si vive di solo CAD”
  • 92. 92/260 I sigilli elettronici pevisti dal Regolamento eIDAS Il sigillo elettronico, potrà essere utilizzato solamente da persone giuridiche. Il sigillo elettronico è trattato dagli artt. 35 fino a 40 del regolamento e serve per provare l’emissione di un documento elettronico da parte di una determinata persona giuridica, dando la certezza dell’origine e dell’integrità del documento stesso; oltretutto, secondo l’art. 35, ad un sigillo non possono essere negati gli effetti giuridici e l’ammissibilità come prova in procedimenti giudiziali solo perché è elettronico. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il regolamento eIDAS "non si vive di solo CAD”
  • 93. 93/260 I sigilli elettronici pevisti dal Regolamento eIDAS Esistono due tipi di sigilli: ● sigillo elettronico avanzato ● sigillo elettronico qualificato Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il regolamento eIDAS "non si vive di solo CAD”
  • 94. 94/260 I sigilli elettronici pevisti dal Regolamento eIDAS il sigillo elettronico avanzato è connesso unicamente al creatore del sigillo, è idoneo a identificare il creatore del sigillo, è creato attraverso dati su cui il creatore del sigillo ha controllo ed è collegato ai dati cui si riferisce in modo da permettere l’identificazione di ogni modifica successiva dei dati; Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il regolamento eIDAS "non si vive di solo CAD”
  • 95. 95/260 I sigilli elettronici pevisti dal Regolamento eIDAS il sigillo elettronico qualificato oltre alle caratteristiche di quelli avanzati, si basano su certificati qualificati e realizzati attraverso dispositivi sicuri. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il regolamento eIDAS "non si vive di solo CAD”
  • 96. 96/260 Approfondimenti Nelle modifiche e integrazioni al CAD, vengono regolati e favoriti strumenti quali: ● il sistema pubblico di gestione dell'identità digitale (SPID) ● il domicilio digitale ● i pagamenti elettronici Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il "CAD 3.0" D.Lgs. 26 agosto 2016 n. 179 La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
  • 97. 97/260 S.P.I.D. [art. 64, c. 2-bis, CAD] – Per favorire la diffusione di servizi in rete e agevolare l'accesso agli stessi da parte di cittadini e imprese, anche in mobilità, è istituito, a cura dell'AGID, il sistema pubblico per la gestione dell'identità digitale di cittadini e imprese (SPID). Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
  • 98. 98/260 S.P.I.D. [art. 64, c. 2-ter, CAD] – Il sistema SPID è costituito come insieme aperto di soggetti pubblici e privati che, previo accreditamento da parte dell'AGID, gestiscono i servizi di registrazione e di messa a disposizione delle credenziali e degli strumenti di accesso in rete nei riguardi di cittadini e imprese per conto delle pubbliche amministrazioni, in qualità di erogatori di servizi in rete, ovvero, direttamente, su richiesta degli interessati. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
  • 99. 99/260 Modifiche all'art. 3 ● Ampliamento soggettivo di applicazione nell'utilizzo del termine "chiunque" (e non più solo cittadini e imprese) ● Inseriti tre commi atti a chiarire gli obblighi che gravano sulle amministrazioni. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
  • 100. 100/260 Modifiche all'art. 3 (Inseriti tre commi) comma 1-quater prevede la gestione dei procedimenti amministrativi in modo da consentire, «mediante strumenti informatici, la possibilità per il cittadino di verificare anche con mezzi telematici i termini previsti ed effettivi per lo specifico procedimento e il relativo stato di avanzamento, nonché di individuare l'ufficio e il funzionario responsabile del procedimento». Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
  • 101. 101/260 Modifiche all'art. 3 (Inseriti tre commi) comma 1-quinquies prevede il diritto all'assegnazione di un'identità digitale attraverso la quale accedere e utilizzare i servizi erogati in rete (funzionale quindi a poter esercitare il diritto all'uso delle tecnologie) Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
  • 102. 102/260 Modifiche all'art. 3 (Inseriti tre commi) comma 1-sexies prevede il diritto a essere identificati tramite identità digitale e a inviare e ricevere comunicazioni e documenti tramite un domicilio digitale. La disposizione dell'art. 3, pertanto, viene ampliata, rinvigorita e accompagnata da espliciti doveri in capo alle amministrazioni. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
  • 103. 103/260 Modifiche all'art. 7 relativo alla qualità dei servizi resi e alla soddisfazione dell'utenza, che esplicitano l'obbligo di rendere disponibili i propri servizi per via telematica nel rispetto delle disposizioni del Codice e degli standard e livelli di qualità anche in termini di fruibilità, accessibilità, usabilità e tempestività, stabiliti con le regole tecniche. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
  • 104. 104/260 Modifiche all'art. 7 consentire agli utenti di poter esprimere la soddisfazione rispetto alla qualità del servizio reso e prevedendo la pubblicazione sui propri siti dei dati risultanti: si stabilisce, altresì, al fine di garantire effettività alla disposizione, che, in caso di violazione degli obblighi, gli interessati possano agire in giudizio, nei termini e con le modalità stabilite nel d.lgs. 198/2009, ossia con la cosiddetta class action. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
  • 105. 105/260 Modifiche all'art. 8 viene sostituito il termine «alfabetizzazione digitale» con «cultura digitale» introdotto l'art. 8-bis che prevede di favorire la connettività alla rete Internet negli uffici e luoghi pubblici, a beneficio degli utenti. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
  • 106. 106/260 Modifiche all'art. 9 relativo alla partecipazione democratica elettronica, vede un ampliamento soggettivo dei destinatari (tutti i soggetti cui si applica il CAD e non solo le pubbliche amministrazioni) e un ampliamento oggettivo nella previsione dell'obbligo di «migliorare la qualità dei propri atti, anche attraverso l'utilizzo, ove previsto e nell'ambito delle risorse disponibili dalla vigente legislazione, di forme di consultazione preventiva per via telematica sugli schemi di atto da adottare. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
  • 107. 107/260 Abolito l'art. 50 bis In cui si dava l’obbligo alle pubbliche amministrazioni di definire: - il piano di continuità operativa; - il piano di disaster recovery; Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
  • 108. 108/260 Sanzioni di cui all'art. 61 si prevede che con il decreto legislativo adottato ai sensi dell'art. 17 della legge 124/2015 sia definita la rilevanza, ai fini della responsabilità dirigenziale, della violazione alle disposizioni del CAD e del mancato o inadeguato utilizzo delle tecnologie ivi disciplinate. Sembrano mancare ancora nelle disposizioni quegli «speciali regimi sanzionatori e premiali per le amministrazioni» previsti nella legge delega. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il "CAD 3.0" La Riforma del Codice dell'amministrazione digitale
  • 109. 109/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Tutto pronto ma... Negli ultimi 11 anni (tanti ne sono passati dall’adozione del Codice dell’Amministrazione Digitale, il Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82), nonostante le promesse di una rapida digitalizzazione completa dell’attività amministrativa, non si è assistito alla scomparsa della carta dagli uffici pubblici.
  • 110. 110/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Una Pubblica Amministrazione ancora troppo legata ai vecchi iter burocratici tarati sugli strumenti analogici, assenza di investimenti (in tecnologie e formazione), difficoltà organizzative, norme di difficile interpretazione e che troppo spesso rimandavano a decreti attuativi che sarebbero stati adottati dopo anni. Queste sono alcune delle principali ragioni per cui la digitalizzazione della PA ha finito per diventare come il Godot di beckettiana memoria, che tutti aspettano e che non arriva mai. Tutto pronto ma...
  • 111. 111/260 DPCM 13 novembre 2014 Il documento informatico Le regole tecniche Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Sospeso ...e nel frattempo?
  • 112. 112/260 … e ora che fare? Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  • 113. 113/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com 1 Verificare l’adeguatezza degli strumenti informatici utilizzati e, eventualmente, porre in essere le procedure per l’approvvigionamento di quanto tecnicamente necessario all’adempimento alle norme di legge; Che fare? Attivare il processo di dematerializzazione
  • 114. 114/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com 2 Apportare le necessarie modifiche all’organizzazione e predisporre i documenti e manuali previsti dalla normativa vigente (provvedendo alla loro pubblicazione sul sito istituzionale dell’Ente) Che fare? Attivare il processo di dematerializzazione
  • 115. 115/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com 3 Provvedere alla necessaria formazione di tutto il personale e alle attività di informazione/comunicazione per l’utenza Che fare? Attivare il processo di dematerializzazione
  • 116. 116/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com 4 Adottare un sistema di gestione dei flussi documentali integrato da protocollo informatico e conservazione sostitutiva dei documenti informatici. Che fare? Attivare il processo di dematerializzazione
  • 117. 117/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Tutte le PA dovranno adeguarsi alle regole tecniche in materia di gestione documentale (adottate con DPCM 3 dicembre 2013), provvedendo – tra gli altri adempimenti – ad aggiornare i propri sistemi di protocollo informatico e a predisporre il manuale della gestione documentale. DPCM 3 dicembre 2013 La gestione documentale I termini per attivare il processo di dematerializzazione Entro il 12/10/2015
  • 118. 118/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Le nuove regole tecniche fanno ordine sistematico in materia di gestione documentale e approfondiscono concetti già presenti nel CAD in sintonia con le Regole Tecniche del protocollo informatico e conservazione, con le quali condividono le specifiche tecniche. DPCM 3 dicembre 2013 La gestione documentale I termini per attivare il processo di dematerializzazione Entro il 12/10/2015
  • 119. 119/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Nel decreto sono contenute le regole relative a: a) formazione del documento informatico; b) copie, duplicati ed estratti informatici; c) formazione del documento amministrativo informatico; d) fascicoli informatici; e) formazione di registri e repertori della PA; DPCM 13 novembre 2014 Il documento informatico Le regole contenute nel decreto
  • 120. 120/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com DPCM 13 novembre 2014 Il documento informatico Ogni cambio di stato di un documento... ...comporta la perdita della firma! ● copie informatiche di documenti analogici ● copie analogiche di documenti informatici
  • 121. 121/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Per meglio comprendere quali siano le operazioni da effettuare per una corretta e legale produzione di copie e duplicati di documenti informatici o analogici è necessario richiamare alcune tra le più significative disposizioni in materia di documento informatico introdotte dal CAD e successivamente regolamentate con il DPCM 13/11/2014 DPCM 13 novembre 2014 Copie e duplicati di documenti informatici o analogici Tutto gira attorno al documento informatico
  • 122. 122/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Gli atti formati dalle pubbliche amministrazioni con strumenti informatici, nonché i dati e i documenti informatici detenuti dalle stesse, costituiscono informazione primaria ed originale da cui è possibile effettuare, su diversi o identici tipi di supporto, duplicazioni e copie per gli usi consentiti dalla legge. DPCM 13 novembre 2014 Copie e duplicati di documenti informatici o analogici Tutto gira attorno al documento informatico
  • 123. 123/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com La regola fondamentale il documento informatico deve essere formato e firmato digitalmente nel rispetto delle regole tecniche di cui al DPCM 13 novembre 2014 DPCM 13 novembre 2014 Copie e duplicati di documenti informatici o analogici Tutto gira attorno al documento informatico
  • 124. 124/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il documento informatico è formato mediante una delle seguenti principali modalità: ● redazione con software; ● acquisizione per via telematica o su supporto informatico; ● acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico; ● acquisizione della copia informatica di un documento analogico; DPCM 13 novembre 2014 Copie e duplicati di documenti informatici o analogici Tutto gira attorno al documento informatico
  • 125. 125/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com ● registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici; ● presentazione telematica di dati (moduli o formulari resi disponibili all'utente); ● generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più basi dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica. DPCM 13 novembre 2014 Copie e duplicati di documenti informatici o analogici Tutto gira attorno al documento informatico
  • 126. 126/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il documento informatico assume la caratteristica di immodificabilità se formato in modo che forma e contenuto non siano alterabili durante le fasi di tenuta e accesso e ne sia garantita la staticità nella fase di conservazione. DPCM 13 novembre 2014 Copie e duplicati di documenti informatici o analogici Immodificabilità del documento informatico
  • 127. 127/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il documento informatico deve avere quindi un formato cosidetto "statico”: non deve cioè contenere campi che comporterebbero modifica di alcune parti dello stesso non rilevabili alla verifica della firma. Sono formati statici il PDF/A, l'XML, EML, i formati immagine (ad es. TIFF), i formati testo come il TXT. DPCM 13 novembre 2014 Copie e duplicati di documenti informatici o analogici La “staticità” e i “formati” del documento informatico
  • 128. 128/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Le caratteristiche di immodificabilità e di integrità sono determinate da una o più delle seguenti operazioni: ● la sottoscrizione con firma digitale ovvero con firma elettronica qualificata; ● l'apposizione di una validazione temporale; ● il trasferimento con PEC con ricevute complete; ● la memorizzazione su sistemi di gestione documentale che adottino idonee politiche di sicurezza; ● il versamento ad un sistema di conservazione. DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici Immodificabilità del documento informatico (2)
  • 129. 129/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici La “staticità” del documento informatico Ci sono altre norme di cui bisogna tenere conto, ed in particolare del comma 3 dell'art 3 delle Regole Tecniche sulla firma digitale emanate con DPCM 30 marzo 2009 che prevede: "Il documento informatico, sottoscritto con firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata, non produce gli effetti di cui all'art. 21, comma 2, del codice, se contiene macroistruzioni o codici eseguibili, tali da attivare funzionalità che possano modifcare gli atti, i fatti o i dati nello stesso rappresentati".
  • 130. 130/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Mediante l’uso di uno scanner (*) viene copiato in formato elettronico. Il risultato è la perdita dell'autografia della firma! Per la validità del documento sarebbe necessario ricercare la scrittura originale nel caso in cui ne fosse contestata la firma. La copia ha la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui è tratta se la sua conformità all’originale è attestata da un pubblico ufficiale (DS) o non è espressamente disconosciuta DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici Copia informatica di documento analogico
  • 131. 131/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com L'attestazione di conformità delle copie per immagine su supporto informatico di uno o più documenti analogici può essere altresì prodotta come documento informatico separato contenente un riferimento temporale e l'impronta del documento. Resta fermo, ove previsto, l'obbligo di conservazione dell'originale che può essere distrutto a seguito di conservazione sostitutiva della copia informatica. DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici Copia informatica di documento analogico
  • 132. 132/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Mediante l'uso di una stampante viene stampato il documento informatico ma... una volta stampata la firma digitale non è più verificabile e il documento risulta non firmato! La soluzione è quella di far attestare la conformità della copia al suo originale dal DS mediante firma autografa. DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici Copia analogica di documento informatico
  • 133. 133/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Una seconda possibilità è quella di apporre la dicitura "Firma autografa sostituita a mezzo stampa ai sensi dell'art. 3, comma 2 del D.L. 39/93" ma la stessa non conferisce carattere autografo alla "firma" stampata ma solo l'indicazione della identità e della qualifica dell'autore ed anche in questo caso sarebbe necessario ricercare il documento originale nel caso in cui ne fosse contestata la firma. DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici Copia analogica di documento informatico
  • 134. 134/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com L'estrazione del file dal documento informatico firmato digitalmente interrompe il “contatto” della copia con l'originale. La copia ha la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui è tratta se la sua conformità all’originale: ● è attestata da un pubblico ufficiale (DS); ● non è espressamente disconosciuta DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici Copia informatica di un documento informatico
  • 135. 135/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Documento informatico ottenuto mediante la memorizzazione, sullo stesso dispositivo o su dispositivi diversi, della medesima sequenza di valori binari del documento originario: copia/incolla del file-documento. … copia del file :-) Il documento di risulta è un clone unico e originale e che pertanto non necessità di attestazioni di conformità. DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici Duplicato informatico di un documento informatico
  • 136. 136/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Sin qui le risposte "in uscita" che una scuola può soddisfare, ma... quando provengono da altre scuole o altre PA documenti informatici non firmati digitalmente che fare? DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici
  • 137. 137/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com …quando provengono da altre scuole o altre PA documenti informatici non firmati digitalmente che fare? Se il documento non firmato viene prelevato dai siti delle altre scuole o di altre PA, non potendo assumere a protocollo e conservare documenti privi di firma digitale, è necessario che il Dirigente scolastico ne attesti la conformità all'originale "visto" sul sito web interessato fornendo tra le altre informazioni anche i dati relativi all'URL di provenienza, alla data ed all'ora di prelevamento. DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici
  • 138. 138/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com …quando provengono da altre scuole o altre PA documenti informatici non firmati digitalmente che fare? Se il documento non firmato è allegato ad una PEO o ad una PEC salvata in formato EML, non essendo possibile assumere a protocollo e conservare documenti privi di firma digitale, siamo di fronte ad una modalità che richiede l'attivazione di una procedura (anomala) di accoglimento con firma digitale del Dirigente scolastico che responsabilmente riconosce nel mittente identità certa in quanto il documento è dotato di firma elettronica (segue...) DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici
  • 139. 139/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com …quando provengono da altre scuole o altre PA documenti informatici non firmati digitalmente che fare? firma elettronica? Il documento informatico, cui è apposta una firma elettronica, sul piano probatorio è liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità. ... ma la sua esibizione e produzione non sostituisce quella dell'originale. DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici
  • 140. 140/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com …quando provengono da altre scuole o altre PA documenti informatici non firmati digitalmente che fare? Documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale. Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, formato nel rispetto delle regole tecniche, che garantiscano l'identificabilità dell'autore, l'integrità e l'immodificabilità del documento, ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del codice civile (…) ...la sua esibizione e produzione sostituisce quella dell'originale. DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici
  • 141. 141/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com … ma di quali documenti stiamo parlando? i documenti arrivano nella nostra scuola via mail (peo e pec), tramite la consegna a mano o spedizione via posta. per la posta in entrata il formato previsto è l'EML che nel caso di mail ci permette di salvare la comunicazione comprensiva dei suoi allegati. i documenti in uscita vengono firmati digitalmente attestando la provenienza e l'autenticità di un atto DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici
  • 142. 142/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com ...ma che documenti arrivano nella mia scuola? ● email con allegato doc privo di firma ● email con allegato pdf con firma autografa del dirigente e scanditi in modalità inaccessibile ● email con allegato con dicitura: firma autografa omessa ai sensi dell’art. 3 del d. lgs. n. 39/1993 Questi NON sono documenti ! DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici
  • 143. 143/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com ...ma che documenti arrivano nella mia scuola? … La domanda sorge spontanea Perchè non viene utilizzata la firma digitale per firmare documenti informatici? Eviteremmo un sacco di problemi di ordine giuridico legati in primis alla efficacia probatoria, e alla conservazione sostitutiva. DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici
  • 144. 144/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com ...ma che documenti arrivano nella mia scuola? … La domanda sorge spontanea Perchè non viene utilizzata la PEC per trasmettere i documenti informatici? Comunichiamo tra PA via PEC e trasmettiamo files firmati digitalmente, molte problematiche non avrebbero più ragione d'esistere. DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici
  • 145. 145/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com ...ma che documenti arrivano nella mia scuola? … La domanda sorge spontanea Cos'è una copia, cos'è un duplicato? Dobbiamo sapere se stiamo inviando una copia o un duplicato, quale origine nativa il documento possiede e come va conservato, quando fare la dichiarazione di conformità e come farla. DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici
  • 146. 146/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com ...ma che documenti arrivano nella mia scuola? … La domanda sorge spontanea Quando posso dichiarare la conformità? la dichiarazione di conformità posso apporla se dispongo del documento originale, se posso confrontarlo, se la riproduzione è fedele in tutti i suoi elementi, se c'è un motivo per il rilascio di una copia. DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici
  • 147. 147/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Dove trovo la soluzione? ● Nel rispetto della Legge ● Nell'abbandono di inutili abitudini burocratico-analogiche ● Nella formazione continua DPCM 13 novembre 2014 copie e duplicati di documenti informatici o analogici
  • 148. 148/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com DPR 20 ottobre 1998, n. 428 “Protocollo informatico” DPR 28 dicembre 2000, n. 445 “Sistema di gestione dei flussi documentalie degli archivi” Una evoluzione NON soltanto lessicale...
  • 149. 149/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il documento Documento deriva dal lat. Docere, cioè insegnare; il documento quindi docet (monumentum) e mostra l’atto contenuto al suo interno e perciò rappresentato. Il TUDA (DPR 445/2000) novella solo la parola documento, come già il DPR 1409/1963.
  • 150. 150/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Atto e documento L’atto è l’evento a cui la norma ricollega determinati effetti giuridici. Il documento è l’entità materiale (res) capace di rappresentare in maniera duratura un fatto o un atto giuridico in forma scritta. In quanto “cosa” contenente segni, diventa tecnicamente una res signata.
  • 151. 151/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com La PA opera attraverso i documenti La amministrazione pubblica opera principalmente attraverso i documenti... ... quindi... per lavorare bene, i documenti devono essere gestiti in modo corretto: efficacia, efficienza e trasparenza.
  • 152. 152/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com La PA opera attraverso i documenti Le tre parole strategiche in Archivistica ● Efficacia Registrazione ● Efficienza Classificazione e Selezione ● Trasparenza Fascicolo e Diritto di accesso
  • 153. 153/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com I documenti della PA vanno “registrati” DPR 28 dicembre 2000, n. 445 art. 53, comma 5 REGISTRAZIONE Protocollo Repertorio Arrivo, partenza e interni (scambiati tra uffici della stessa AOO) Documenti uguali per forma ma diversi per contenuto
  • 154. 154/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti dall’amministrazione e tutti i documenti informatici. Ne sono esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell’amministrazione (repertoriati). I documenti della PA vanno “registrati” DPR 28 dicembre 2000, n. 445 art. 53, comma 5
  • 155. 155/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com ● Registrare i documenti (protocollazione o repertoriazione) ● Gestire i flussi documentali integrati con il protocollo informatico ● Introdurre il titolario di classificazione ● Fascicolare i documenti ● Elaborare i piani di conservazione (massimario di selezione) Le Pubbliche Amministrazioni hanno ora l’obbligo di operare in modalità digitale
  • 156. 156/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN) La registrazione di protocollo Su ogni documento ricevuto o spedito dall'Area Organizzativa Omogenea è effettuata una registrazione di protocollo con il sistema di gestione del protocollo informatico, consistente nella memorizzazione dei dati obbligatori. Tale registrazione è eseguita in un'unica operazione, senza possibilità per l'operatore di inserire le informazioni in più fasi successive.
  • 157. 157/260A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN) Il registro di protocollo L’insieme delle registrazioni effettuate costituisce il Registro di protocollo, che fa fede dell’effettivo ricevimento e spedizione di un documento, indipendentemente dalla regolarità del documento stesso, ed è idoneo a produrre effetti giuridici. Il Registro di protocollo si configura come atto pubblico ed è destinato a provare la data dell'annotazione e la successione nel tempo delle ricezioni e delle spedizioni; da ciò deriva che il dipendente dell’Organizzazione che opera nel sistema di protocollazione assume la qualità di pubblico ufficiale. Chiunque intenda contestare la veridicità di una o più registrazioni contenute nel protocollo dell’Organizzazione è tenuto a proporre querela di falso in base all’art. 221 del codice di procedura civile. Il protocollo informatico e il workflow documentale
  • 158. 158/260A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN) La registrazione di protocollo La registrazione di protocollo di un documento è eseguita dopo averne verificato l’autenticità, la provenienza e l’integrità. Con particolare riguardo ai documenti prodotti dall’Organizzazione, non è consentita la registrazione di protocollo in assenza del documento a cui la registrazione si riferisce, né in presenza di documenti non sottoscritti. Il registro giornaliero di protocollo è sottoposto quotidianamente a conservazione sostitutiva. Il protocollo informatico e il workflow documentale
  • 159. 159/260A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN) Requisiti necessari per ciascuna registrazione di protocollo a) numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile; b) data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile; c) mittente o destinatario dei documenti ricevuti o spediti; d) oggetto del documento; Il protocollo informatico e il workflow documentale
  • 160. 160/260A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN) Requisiti necessari per ciascuna registrazione di protocollo e) data e numero di protocollo dei documenti ricevuti, se disponibili; f) impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, registrato in forma non modificabile; g) identificativo di chi ha protocollato il documento; h) classificazione; i) assegnazione; Il protocollo informatico e il workflow documentale
  • 161. 161/260A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN) Requisiti necessari per ciascuna registrazione di protocollo j) data di arrivo, registrata in forma non modificabile; k) allegati; l) mezzo di ricezione/spedizione (lettera ordinaria, prioritaria, raccomandata, fax, ecc.); Il protocollo informatico e il workflow documentale
  • 162. 162/260A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN) Registrazione di protocollo inoltre possono essere aggiunti: m) estremi provvedimento differimento termini di registrazione; n) tipo documento; o) elementi identificativi del procedimento amministrativo, se necessario; p) eventuali altre informazioni connesse al documento. Il protocollo informatico e il workflow documentale
  • 163. 163/260A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN) Annullamento e modifica delle registrazioni di protocollo. Le registrazioni di protocollo possono essere annullate, eccezionalmente e previa autorizzazione del Responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, a seguito di motivata richiesta scritta o per iniziativa dello stesso Responsabile. L’operazione di annullamento è eseguita con le modalità di cui all’art. 54 del DPR 445/2000. Il protocollo informatico e il workflow documentale
  • 164. 164/260A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN) Il Protocollo di emergenza (art.63 del DPR 445/2000) Ogni volta non sia possibile utilizzare il sistema per cause tecniche, il responsabile del servizio ● autorizza lo svolgimento anche manuale delle operazioni di protocollo su un registro di emergenza; ● impartisce le disposizioni per il riversamento dei dati nel protocollo informatico tramite le procedure previste dal manuale di gestione del sistema informatico. ● comunica alla struttura organizzativa dell’amministrazione della revoca dell’emergenza; ● conserva il registro di emergenza; ● comunica alla Soprintendenza archivistica il ripristino delle funzionalità del registro di protocollo informatico. Il protocollo informatico e il workflow documentale
  • 165. 165/260A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN) Il Protocollo di emergenza (art.63 del DPR 445/2000) Le registrazione dei documenti sul registro di emergenza e il recupero delle stesse nel sistema di protocollo informatico vengono effettuate secondo le modalità di cui all’articolo 63 del testo unico (dPR 445/2000): a) sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione nonché la data e l’ora del ripristino della funzionalità del sistema. b) qualora l’impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre ventiquattro ore, per cause di eccezionale gravità, il Responsabile del Servizio può autorizzare l’uso del registro di emergenza per periodi successivi. Sul registro di emergenza vanno riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione. c) per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul registro di emergenza il numero totale di operazioni registrate. Il protocollo informatico e il workflow documentale
  • 166. 166/260A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN) Il Protocollo di emergenza (art.63 del DPR 445/2000) Per attivare il registro di protocollo di emergenza si devono verificare tre condizioni, non necessariamente dipendenti una dall’altra: 1. guasto al software di protocollazione informatica; 2. guasto al sistema informatico di gestione; 3. mancanza di energia elettrica. Quando si verifica la condizione numero 1 si deve attivare un protocollo di emergenza su supporto informatico. Quando si verificano le condizioni numeri 2 e 3 si deve attivare un protocollo di emergenza su supporto cartaceo. Il protocollo informatico e il workflow documentale
  • 167. 167/260A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN) Il Protocollo di emergenza (art.63 del DPR 445/2000) Per l’attivazione del protocollo di emergenza si deve: a) redigere il verbale di attivazione (documento n. 1) b) compilare il registro di emergenza [su supporto informatico; manuale (documento n. 2)]; c) dare comunicazione alla struttura organizzativa dell’amministrazione della attivazione dell’emergenza; d) comunicare alla Soprintendenza archivistica l’attivazione del registro di emergenza. Il protocollo informatico e il workflow documentale
  • 168. 168/260A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN) Il Protocollo di emergenza (art.63 del DPR 445/2000) Al termine dell’emergenza si deve: a) revocare l’autorizzazione al protocollo di emergenza b) inserire le registrazioni di emergenza nel protocollo informatico attivando l’apposita funzione, come previsto dal manuale di gestione; Il protocollo informatico e il workflow documentale
  • 169. 169/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com La gestione del protocollo e dei flussi documentali avviene utilizzando uno specifico software di archiviazione digitale che consente: l'allineamento delle procedure al CAD, l'utilizzo di processi di work flow per la gestione del protocollo informatico e delle pratiche e la conservazione sostitutiva dei documenti. Il sistema adottato consente di realizzare il processo di dematerializzazione in termini di efficienza, efficacia ed economicità. La gestione dei flussi documentali Il sistema adottato dall'IC di Castellucchio La gestione del protocollo e dei flussi documentali avviene utilizzando uno specifico software di archiviazione digitale che consente: l'allineamento delle procedure al CAD, l'utilizzo di processi di work flow per la gestione del protocollo informatico e delle pratiche e la conservazione sostitutiva dei documenti. Il sistema adottato consente di realizzare il processo di dematerializzazione in termini di efficienza, efficacia ed economicità.
  • 170. 170/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Nell’ambito dell’area organizzativa omogenea (nella scuola è presente una sola AOO) è istituito un servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione di flussi documentali e di archivi. In assenza del responsabile del protocollo e del suo collaboratore, deve essere comunque garantita la continuità operativa del protocollo. La gestione dei flussi documentali Il modello organizzativo adottato dall'IC di Castellucchio
  • 171. 171/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com La gestione dei flussi documentali e del protocollo informatico avviene tramite un processo automatico che coinvolge tutti gli assistenti amministrativi, il direttore sga e il dirigente scolastico secondo uno schema di regole procedurali predefinite. La gestione dei flussi documentali Il modello organizzativo adottato dall'IC di Castellucchio
  • 172. 172/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com L'accesso protetto al sistema di gestione e quindi all'archivio digitale, consente ad ogni utente di visionare la propria worklist. La gestione dei flussi documentali Il modello organizzativo adottato dall'IC di Castellucchio
  • 173. 173/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com La firma digitale è di competenza esclusiva del dirigente scolastico sia per la corrispondenza in arrivo che per quella in partenza e del direttore sga nel caso debba, per propria competenza, firmare documenti in uscita. La gestione dei flussi documentali Il modello organizzativo adottato dall'IC di Castellucchio
  • 174. 174/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il modello organizzativo è centralizzato per la registrazione di atti in arrivo mentre la registrazione degli atti in partenza è demandata, salvo eccezioni, ad ogni singolo ufficio in funzione delle competenze attribuite. La gestione dei flussi documentali Il modello organizzativo adottato dall'IC di Castellucchio
  • 175. 175/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Le operazioni di consultazione dell’archivio protocollo possono essere effettuate da parte di tutti gli utenti abilitati, non solo per gli atti di propria competenza ma relativamente a tutti gli atti secondo i sistemi di ricerca generale o specifica. La gestione dei flussi documentali Il modello organizzativo adottato dall'IC di Castellucchio
  • 176. 176/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Fasi della gestione dei documenti ricevuti (corrispondenza in entrata) Ricezione dei documenti - tramite email (peo, pec) memorizzate in formato EML (*) - files - analogici, scansiti e memorizzati in formato PDF/A-1(a-b) (*) (*) i formati "open document" utilizzati garantiscono la staticità e l'immodificabilità del documento, requisiti che le regole tecniche ritengono primari in una una tipologia di formato. La gestione dei flussi documentali Il modello organizzativo adottato dall'IC di Castellucchio
  • 177. 177/260 DSGA Smistamento Non Protocollare Da Protocollare Se necessario Firma il Documento Segreteria: Protocolla il Documento Individuazione Responsabile Responsabile: Crea la Pratica o la implementa con il nuovo documento segnatura di Protocollo Il protocollo informatico e il workflow documentale Dirigente Accoglimento
  • 178. 178/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Fasi della gestione dei documenti ricevuti (corrispondenza in entrata) Immissione del documento nel sistema di gestione dei flussi documentali il responsabile del protocollo inserisce il documento nel raccoglitore della corrispondenza in entrata generando in tal modo un record/contenitore che attesta che il documento può essere immesso nel processo. Il record generato viene arricchito delle meta informazioni necessarie alla identificazione ed alla alla classificazione del documento ad esso associato ed "inviato" alla worklist del Direttore sga per il successivo controllo. La gestione dei flussi documentali Il modello organizzativo adottato dall'IC di Castellucchio
  • 179. 179/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Fasi della gestione dei documenti ricevuti (corrispondenza in entrata) Controllo del Direttore sga Il Direttore sga riscontrata nella sua worklist la presenza di documenti da visionare nella corrispondenza in entrata e ha diversi compiti: ● visionare il documento e le metainformazioni ad esso associate ● definire se il documento va protocollato o no ● individuare il responsabile del protocollo ● individuare il responsabile del procedimento ● indicare se deve firmarlo un'altra persona ovvero il dirigente scolastico ● sottoporre il documento alla firma del dirigente. La gestione dei flussi documentali Il modello organizzativo adottato dall'IC di Castellucchio
  • 180. 180/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Fasi della gestione dei documenti ricevuti (corrispondenza in entrata) Firma digitale del dirigente scolastico Il Dirigente firma gli atti per consentire l'invio automatico dell'informazione alla worklist dell'ufficio protocollo. punti critici: gestione dell'assenza prolungata del Dirigente scolastico. In ogni fase della procedura, il dirigente, il direttore sga e il responsabile del procedimento potranno scambiarsi messaggi operativi ed il messaggio potrà “rimbalzare” sino alla conferma finale che avverrà con la firma del dirigente. La gestione dei flussi documentali Il modello organizzativo adottato dall'IC di Castellucchio
  • 181. 181/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Fasi della gestione dei documenti ricevuti (corrispondenza in entrata) Assegnazione del documento al responsabile del procedimento Il documento protocollato compare ora nella worklist del responsabile del procedimento che si occuperà di aprire un nuovo fascicolo o di inserire il documento in un fascicolo già aperto. La gestione dei flussi documentali Il modello organizzativo adottato dall'IC di Castellucchio
  • 182. 182/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Fasi della gestione dei documenti in uscita La gestione dei flussi documentali Il modello organizzativo adottato dall'IC di Castellucchio DSGA controlla Firma del documento Responsabile del procedimento Crea il nuovo documento Protocollo e creazione del file di segnatura Responsabile Conferma l’invio del documento Dirigente Accoglimento
  • 183. 183/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Fasi della gestione dei documenti inviati (corrispondenza in uscita) Fasi della gestione dei documenti in uscita a) Redazione del documento da parte del responsabile del procedimento b) Inserimento nel raccoglitore posta in uscita per essere sottoposto al controllo del Direttore sga c) Controllo Direttore sga Il Direttore sga riscontrata nella sua worklist la presenza di documenti da visionare nella corrispondenza in uscita e ha diversi compiti: - visionare il documento e le meta informazioni ad esso associate - definire se il documento è correttamente e legalmente creato - indicare se deve firmarlo un'altra persona ovvero il dirigente scolastico - sottoporre il documento alla firma del dirigente. La gestione dei flussi documentali Il modello organizzativo adottato dall'IC di Castellucchio
  • 184. 184/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Fasi della gestione dei documenti inviati (corrispondenza in uscita) Fasi della gestione dei documenti in uscita d) Firma del dirigente Il dirigente riscontrata nella sua worklist la presenza di documenti da firmare effettua i necessari controlli e firma digitalmente il Documento. e) Il documento viene inviato alla worklist del responsabile del Procedimento che si occuperà di protocollarlo ed inviarlo al destinatario unitamente al file di segnatura (XML) In ogni fase della procedura, il dirigente, il direttore sga e il responsabile del procedimento potranno scambiarsi messaggi operativi ed il messaggio potrà “rimbalzare” sino alla conferma finale che avverrà con la firma del dirigente. La gestione dei flussi documentali Il modello organizzativo adottato dall'IC di Castellucchio
  • 185. 185/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Protocollo e creazione del file di segnatura (XML) Il sistema si occupa di creare il file di "conferma ricezione" in formato xml e lo trasmette al mittente Dopo la firma del dirigente il documento da protocollare sarà trasmesso alla worklist del responsabile del protocollo che si occuperà di completare l'operazione di metadatazione e quindi di protocollazione. La gestione dei flussi documentali Il modello organizzativo adottato dall'IC di Castellucchio
  • 186. 186/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Protocollo e creazione del file di segnatura (XML) I requisiti necessari di ciascuna segnatura di protocollo sono: ● codice identificativo dell'amministrazione ● codice identificativo dell'area organizzativa omogenea ● data del protocollo ● numero di protocollo ● indice di classificazione ● oggetto ● mittente/destinatario ● Impronta di Hash La gestione dei flussi documentali Il modello organizzativo adottato dall'IC di Castellucchio
  • 187. 187/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Protocollo e creazione del file di segnatura (XML) È fatto divieto assoluto spedire qualunque documento firmato digitalmente privo del suo file di segnatura. La gestione dei flussi documentali Il modello organizzativo adottato dall'IC di Castellucchio
  • 188. 188/260 Area protocollo – file di segnatura (XML) A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN)
  • 189. 189/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il Fascicolo informatico Il fascicolo informatico costituisce un ulteriore passo verso la realizzazione dei fondamentali obiettivi di interconnessione e interoperabilità e di cooperazione applicativa con i quali si vuole raggiungere il risultato di far interagire il cittadino e l’impresa con una pubblica amministrazione unitaria, che funzioni come centro di erogazione di servizi e prestazioni, e che sia dotata, allo scopo, di un sistema informativo integrato ed omogeneo.
  • 190. 190/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il Fascicolo informatico Il fascicolo è un insieme organico e ordinato di documenti che si forma nel corso dell’attività amministrativa dell’ente allo scopo di riunire, a fini decisionali o informativi, i documenti utili allo svolgimento di tale attività
  • 191. 191/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il fascicolo si distingue in 5 tipologie ● Fascicolo di affare (per Pratica) ● Fascicolo di attività (per Pratica) ● Fascicolo di procedimento amministrativo (per Pratica) ● Fascicolo di persona fisica ● Fascicolo di persona giuridica Quanto alla durata il fascicolo si distingue in 2 tipologie ● Annuale ● Permanente Il Fascicolo informatico
  • 192. 192/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il Fascicolo informatico Il fascicolo di affare Conserva i documenti relativi ad una competenza non procedimentalizzata, per la quale, dunque, non è previsto l’adozione di un provvedimento finale.
  • 193. 193/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il Fascicolo informatico Il fascicolo di attività Conserva i documenti relativi ad una competenza proceduralizzata, per la quale esistono documenti vincolati o attività di aggiornamento di banche-dati e per la quale non è previsto l’adozione di un provvedimento finale.
  • 194. 194/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il Fascicolo informatico Il fascicolo di procedimento amministrativo Conserva i documenti relativi ad una pluralità di atti tra loro autonomi, scanditi nel tempo e destinati allo stesso fine, cioè alla emanazione di un provvedimento finale. Il fascicolo di procedimento amministrativo non è un contenitore-raccoglitore di documenti, appunti, fotocopie, collazionati in maniera empirica.
  • 195. 195/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il Fascicolo informatico Il fascicolo può essere organizzato: ● raccogliendo documenti diversi per formato, natura, contenuto giuridico ● raccogliendo documenti della stessa tipologia o qualità o forma, raggruppati in base a criteri di natura diversa
  • 196. 196/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il Fascicolo informatico Il Responsabile del procedimento (RPA) cura: ● apertura di un nuovo fascicolo ● inserimento di documenti in fascicolo già esistente ● chiusura di un fascicolo Tali operazioni non possono mai essere demandate all’ufficio di protocollo e devono comunque essere condotte in coerenza con il piano di fascicolazione predisposto dal responsabile del servizio archivistico. Il Fascicolo informatico
  • 197. 197/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il Fascicolo informatico La formazione di un nuovo fascicolo Avviene attraverso l’operazione di apertura effettuata dal responsabile del procedimento (RPA) tramite la registrazione delle seguenti informazioni: ● indice di classificazione ● numero del fascicolo ● oggetto del fascicolo ● data di apertura ● ufficio procedente ● livello di riservatezza Il Fascicolo informatico
  • 198. 198/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il Fascicolo informatico La numerazione dei fascicoli I fascicoli sono numerati con una numerazione riferita ad: ● anno solare di apertura del fascicolo ● indice di classificazione composto da titolo e classe Nel corso dell’anno non è possibile assegnare con il medesimo indice di classificazione numeri di fascicolo già assegnati. Il Fascicolo informatico
  • 199. 199/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il Fascicolo informatico Il contenuto del fascicolo Dopo le procedure di registrazione di protocollo devono essere inseriti nel fascicolo pertinente: ● i documenti in arrivo ● le minute dei documenti in partenza ● i documenti interni i documenti interni, che di norma non sono protocollati, se non informatici, devono essere classificati ed inseriti all’interno del fascicolo in base alla data di redazione Il Fascicolo informatico
  • 200. 200/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il Fascicolo informatico Il repertorio dei fascicoli Elenco ordinato ed aggiornato dei fascicoli istruiti all’interno di ciascuna classe del titolario adottato riportante: ● indice di classificazione completo ● oggetto dell’affare o del procedimento ● nominativo del responsabile del procedimento ● dati relativi alla movimentazione dei fascicoli Il Fascicolo informatico
  • 201. 201/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il Fascicolo informatico Il repertorio dei fascicoli ● è unico per l’ente ● ha cadenza annuale ● è gestito in forma automatica dal sistema di gestione informatica dei documenti o, in maniera tradizionale, dal responsabile del servizio archivistico (alcune serie documentarie possono dar luogo a repertori di fascicoli distinti). Il Fascicolo informatico
  • 202. 202/260 Conservazione sostitutiva – le funzioni A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN) • garantire valore legale • garantire efficacia probatoria Il protocollo informatico e il workflow documentale
  • 203. 203/260 Conservazione sostitutiva – le funzioni A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN) Il protocollo informatico e il workflow documentale La Conservazione Sostitutiva è una procedura informatica che ha come scopo quello di garantire nel tempo la validità legale di un documento ed il suo valore probatorio. Il processo di Conservazione Digitale Sostitutiva permette di cristallizzare i tuoi documenti garantendone l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità e la reperibilità. L’apposizione della firma digitale e della marca temporale sul file di chiusura (o Indice del Pacchetto di Archiviazione) che riporta i metadati e le impronte associate ai documenti selezionati attribuisce ai documenti informatici valore legale e probatorio.
  • 204. 204/260 Conservazione sostitutiva Il sistema di conservazione DPCM 3/12/2013 A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN) Il protocollo informatico e il workflow documentale Sistema di conservazione: tramite l’adozione di regole, procedure e tecnologie idonee a garantire le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità, assicura la conservazione dei documenti e dei fascicoli con i metadati ad essi associati.
  • 205. 205/260 Conservazione sostitutiva Il sistema di conservazione DPCM 3/12/2013 A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN) Il protocollo informatico e il workflow documentale
  • 206. 206/260 La conservazione sostitutiva Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  • 207. 207/260 Esportazione dei documenti da portare in conservazione e selezione della destinazione in cui salvare il pacchetto di esportazione Selezionare il tipo di Esportazione Selezionare la cartella di appoggio sul desktop Il protocollo informatico e il workflow documentale La conservazione sostitutiva
  • 208. 208/260 Esportazione dei documenti da portare in conservazione e selezione dei documenti che formeranno il pacchetto di archiviazione Il protocollo informatico e il workflow documentale La conservazione sostitutiva Ricerca i documenti da portare in conservazione Seleziona i documenti N.B. I documenti In blu non sono ancora stati esportati. Inserire il periodo di Imposta dei documenti selezionati Selezionare i dati anagrafici dei responsabili NB rimangono memorizzati Inserire luogo conservazione e validità
  • 209. 209/260 Esportazione dei documenti da portare in conservazione il pacchetto di archiviazione, il file di chiusura e il file di log Il protocollo informatico e il workflow documentale La conservazione sostitutiva Copia dei documenti selezionati File di chiusura riporta i metadati obbligatori e le impronte di tutti i documenti selezionati File di Log
  • 210. 210/260 Il Conservatore Firma e Marca il file di chiusura e chiude il processo di conservazione Il protocollo informatico e il workflow documentale La conservazione sostitutiva Firmiamo e marchiamo temporalmente il file di chiusura Trasciniamo il file sul dispositivo di firma Importiamo il pacchetto di conservazione firmato e marcato nell’apposito raccoglitore dell’ARCHIBOX Il pacchetto verrà reimportato SOLO se il file di chiusura è stato effettivamente firmato e marcato Il programma compilerà automaticamente i campi di ricerca dei pacchetti di conservazione nel raccoglitore apposito
  • 211. 211/260a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il Responsabile della conservazione (appone la propria firma digitale e la marca temporale a un documento o ad un lotto di documenti) La Marca Temporale è il risultato della procedura informatica, con cui si attribuisce, ad uno o più documenti informatici, un riferimento temporale opponibile ai terzi. La Marca Temporale è un servizio, acquistato presso un Ente Certificatore, che permette di associare data e ora certe e legalmente valide a un documento informatico, consentendo quindi di associare una validazione temporale opponibile a terzi. La conservazione sostitutiva Il protocollo informatico e il workflow documentale
  • 212. 212/260 Nelle pubbliche amministrazioni, il ruolo del responsabile della conservazione è svolto da un dirigente o da un funzionario formalmente designato. Nelle pubbliche amministrazioni, il ruolo di responsabile della conservazione può essere svolto dal responsabile della gestione documentale. Il ruolo del responsabile della conservazione Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com La conservazione sostitutiva
  • 213. 213/260 ● Deve garantire (anche mediante verbalizzazione) la tracciabilità delle operazioni effettuate durante il processo di conservazione; ● La tracciabilità è necessaria per facilitare le operazioni di controllo e verifica; ● La tracciabilità è utile per monitorare e mappare l’iter del documento e di risalire a tutti i soggetti che hanno acceduto al sistema informatico. Il ruolo del responsabile della conservazione Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com La conservazione sostitutiva
  • 214. 214/260 Art. 5 Deliberazione CNIPA n. 11/2004 ● Il responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva può delegare, in tutto o in parte, lo svolgimento delle proprie attività ad una o più persone che, per competenza ed esperienza, garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni ad esse delegate. ● Il procedimento di conservazione sostitutiva può essere affidato, in tutto o in parte, ad altri soggetti, pubblici o privati, i quali sono tenuti ad osservare quanto previsto dalla presente deliberazione. ● Nelle amministrazioni pubbliche il ruolo di pubblico ufficiale è svolto dal dirigente dell'ufficio responsabile della conservazione dei documenti o da altri dallo stesso formalmente designati, fatta eccezione per quanto previsto dall'art. 3, comma 2, e dall'art. 4, commi 2 e 4, casi nei quali si richiede l'intervento di soggetto diverso della stessa amministrazione. Le funzioni del responsabile della conservazione Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com La conservazione sostitutiva
  • 215. 215/260a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com La marca temporale Riferimento temporale certo su un documento digitale/digitalizzato Ciò che cambia è solo il modo con cui si ottiene il riferimento: la validazione temporale opponibile a terzi, oltre che dalla marca temporale da lei citata può essere ottenuta con uno degli elementi elencati dalle recenti regole tecniche della firma digitale, ovvero: ● il riferimento temporale contenuto nella segnatura di protocollo; ● il riferimento temporale ottenuto attraverso la procedura di conservazione dei documenti in conformità alle norme vigenti, ad opera di un pubblico ufficiale o di una pubblica amministrazione; ● il riferimento temporale ottenuto attraverso l'utilizzo di posta elettronica certificata (PEC); ● il riferimento temporale ottenuto attraverso l'utilizzo della marcatura postale elettronica. La conservazione sostitutiva Il protocollo informatico e il workflow documentale
  • 216. 216/260a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il manuale della conservazione Illustra dettagliatamente: ● i ruoli, le responsabilità, gli obblighi e le eventuali deleghe dei soggetti coinvolti, ● gli oggetti informatici conservati; ● il modello di funzionamento e il processo di conservazione e di trattamento dei pacchetti di archiviazione; ● le procedure per la produzione di duplicati o copie ● le infrastrutture utilizzate e le misure di sicurezza adottate. La conservazione sostitutiva Il protocollo informatico e il workflow documentale
  • 217. 217/260a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il conservatore accreditato Le pubbliche amministrazioni realizzino i processi di conservazione all'interno della propria struttura organizzativa oppure li affidino a conservatori accreditati, pubblici o privati, di cui all'articolo 44-bis, comma 1, del CAD. Nel caso di Conservazione affidata a soggetto esterno, nomina del soggetto esterno a cui viene affidata la conservazione, quale Responsabile del Trattamento dei dati personali (ex D.Lgs196/2003). La conservazione sostitutiva Il protocollo informatico e il workflow documentale
  • 218. 218/260a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il conservatore accreditato Conservazione in HOUSE ● Responsabile della conservazione interno Conservazione in OUTSOURCING ● Responsabile della conservazione interno ● Responsabile del servizio di Conservazione interno al conservatore La conservazione sostitutiva Il protocollo informatico e il workflow documentale
  • 219. 219/260a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Quando invio in conservazione? Almeno una volta all'anno il responsabile della gestione dei documenti informatici provvede a trasmettere al sistema di conservazione i fascicoli e le serie documentarie anche relative a procedimenti conclusi. La conservazione sostitutiva Il protocollo informatico e il workflow documentale
  • 220. 220/260a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il controllo Gli archivi delle istituzioni scolastiche sono beni culturali e come tali soggetti alla vigilanza della Soprintendenza archivistica competente per territorio, la quale in tale ambito svolge anche funzioni di consulenza tecnica. La vigilanza della Soprintendenza archivistica si esercita, dunque, su tutte le fasi di esistenza di un archivio: a) archivio corrente: complesso di documenti relativi ad affari in corso; b) archivio di deposito: complesso di documenti relativi ad affari conclusi,conservati separatamente, prima del trasferimento all’archivio storico; c) archivio storico: complesso dei documenti relativi ad affari conclusi da oltre 40anni La conservazione sostitutiva Il protocollo informatico e il workflow documentale
  • 221. 221/260a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Autorizzazione Sono liberi i trasferimenti di parti dell'archivio corrente tra le sedi dell'Ente (art. 21, c.3 D.lgs42/2004), occorre l’autorizzazione della Soprintendenza archivistica per eventuali trasferimenti parziali o totali degli archivi di deposito o storici tra sedi dello stesso Ente e per trasferimenti di complessi organici di documentazione ad altre persone giuridiche (art. 21, c.1-e D.lgs42/2004). È il caso della cessione di documenti necessari per l'esercizio di competenze trasferite tra enti o dell'affidamento di servizi in "outsourcing" La conservazione sostitutiva Il protocollo informatico e il workflow documentale
  • 222. 222/260a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Autorizzazione Linee guida sulla conservazione dei documenti informatici dicembre 2015 allegato a) - modello di autorizzazione al trasferimento per la conservazione di documenti informatici. Circolare Soprintendenza Archivistica per la Sicilia 23/12/2016 DPCM 21 marzo 2013 Individuazione di particolari tipologie di documenti analogici originali unici per le quali, in ragione di esigenze di natura pubblicistica, permane l'obbligo della conservazione dell'originale analogico oppure, in caso di conservazione sostitutiva, la loro conformità all'originale deve essere. Allegato La conservazione sostitutiva Il protocollo informatico e il workflow documentale
  • 223. 223/260a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Autorizzazione La Soprintendenza archivistica Piano di conservazione e scarto, per quanto tempo? Illimitatamente l'archivio nella sua totalità? Troppo oneroso, deve essere periodicamente sottoposto ad una selezione razionale, che va prevista fin dal momento della creazione dei documenti, e vadisciplinata nel piano di conservazione (art.68,c.1DPR445/2000), a sua volta integrato con il sistema di classificazione. I termini di conservazione si calcolano dalla data di chiusura della trattazione dell'affare, e non dalla data dei singoli documenti. DGA: Archivi delle Scuole | Progetto di linee guida per la conservazione e lo scarto ● Linee guida per gli archivi delle istituzioni scolastiche ● Piano di conservazione e scarto per gli archivi delle Istituzioni scolastiche La conservazione sostitutiva Il protocollo informatico e il workflow documentale
  • 224. 224/260a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Autorizzazione La Soprintendenza archivistica Piano di conservazione e scarto, per quanto tempo? Non si applica all'Ente pubblico il dovere di conservazione delle scritture contabili e amministrative per il generico termine di 10 anni, imposto all'imprenditore commerciale dall'art. 2220 del codice civile. Lo scarto di documenti dell'archivio dell'Ente è subordinato ad autorizzazione della Soprintendenza archivistica (art. 21, c.1-d D.lgs 42/2004). La distruzione non autorizzata di documenti dell'archivio è punita con l'arresto da sei mesi a un anno e con l'ammenda da euro 775 ad euro 38.734,50 (art. 169, c.1-a D.lgs 42/2004). È una forma di scarto anche la cancellazione di documenti elettronici. La conservazione sostitutiva Il protocollo informatico e il workflow documentale
  • 225. 225/260a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Autorizzazione La Soprintendenza archivistica Piano di conservazione e scarto, per quanto tempo? Gazzette e bollettini ufficiali, moduli in bianco, materiali pubblicitari, periodici e altre pubblicazioni non sono documenti d’archivio, non è dunque necessario chiedere l’autorizzazione al loro eventuale scarto, che rientra pertanto nella responsabilità dell'istituto. Per contro sono da comprendere tra i documenti d’archivio i materiali documentari prodotti dai docenti e dagli studenti della scuola nell’ambito dell’attività didattica; di tali documenti va conservata almeno una copia per memoria dell’attività didattica. La conservazione sostitutiva Il protocollo informatico e il workflow documentale
  • 226. 226/260a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com I metadati minimi per la conservazione Allegato 5 alle Regole tecniche ● Documento informatico ● Documento amministrativo informatico ● Fascicolo informatico e aggregazione informatica Il Decreto MEF del 17 Giugno 2014 riporta i metadati minimi aggiuntivi da prevedere per i documenti fiscalmente rilevanti La conservazione sostitutiva Il protocollo informatico e il workflow documentale
  • 227. 227/260a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com I metadati minimi per la conservazione Allegato 5 alle Regole tecniche I metadati si distinguono in tre principali categorie: ● Metadati descrittivi, volti a descrivere una risorsa con lo scopo discoprirla ed identificarla; ● Metadati strutturali, i quali indicano la struttura di oggetticomposti, ad esempio i capitoli che assemblano le pagine; ● Metadati amministrativi, con lo scopo di descrivere informazionivolte a favorire la gestione del file, come ad esempio il tipo di file, il nome dell’utente che l’ha creato, un riferimento temporale relativo alla sua creazione; La conservazione sostitutiva Il protocollo informatico e il workflow documentale
  • 228. 228/260a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com I metadati minimi per la conservazione Allegato 5 alle Regole tecniche Documento informatico ● Identificativo univoco e persistente ● Data ● Oggetto ● Soggetto produttore (nome cognome codice fiscale) ● Destinatario (nome cognome codice fiscale) La conservazione sostitutiva Il protocollo informatico e il workflow documentale
  • 229. 229/260a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com I metadati minimi per la conservazione Allegato 5 alle Regole tecniche Documento amministrativo informatico ● Codice identificativo dell’amministrazione ● Codice identificativo dell’AOO ● Codice identificativo del registro di protocollo ● Data di protocollo ● Progressivo di protocollo ● Impronta del documento (hash) La conservazione sostitutiva Il protocollo informatico e il workflow documentale
  • 230. 230/260a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com I metadati minimi per la conservazione Allegato 5 alle Regole tecniche Fascicolo informatico ● IPA titolare ● IPA partecipante ● Responsabile del procedimento ● Nome ● Cognome ● Codice fiscale ● Oggetto fascicolo ● Elenco dei riferimenti univoci ai documenti che fanno parte del fascicolo ● ID Fascicolo La conservazione sostitutiva Il protocollo informatico e il workflow documentale
  • 231. 231/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il processo di dematerializzazione strumenti e servizi
  • 232. 232/260 Documenti accessibili Al fine di ottenere da un processo di scansione, un documento che rispetti le regole dell'accessibilità è necessario aver configurato il software d'acquisizione in modo tale che il file di risulta venga salvato in modalità PDF testo (non PDF immagine) Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il processo di dematerializzazione strumenti e servizi
  • 233. 233/260 Attenzione alla dimensione finale del file destinato all'archiviazione digitale. È consigliabile tenere un rapporto qualità/peso del documento tale da non determinare una eccessiva perdita di qualità e di contenuti o una eccessiva occupazione di spazio negli archivi digitali. Per documenti di testo come circolari, lettere ecc. tenere una risoluzione minima di 250/300 px Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il processo di dematerializzazione strumenti e servizi
  • 234. 234/260 Software per la conversione e il salvataggio in formato PDF di documenti digitali di varia natura comprese pagine web. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il processo di dematerializzazione strumenti e servizi
  • 235. 235/260 Software per la conversione e il salvataggio in formato PDF, Appartengono a questa famiglia di programmi i software che, installando una stampante virtuale consentono, attraverso le normali procedure di stampa offerte dai vari software, la stampa o più precisamente il salvataggio di documenti attivando semplicemente la stampa degli stessi. Anche in questo caso è opportuno verificare la configurazione dei programmi affinché possano salvare i files nella modalità accessibile precedentemente indicata. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  • 236. 236/260 Suite OpenOffice Con OpenOffice si creano PDF da qualsiasi documento compresi quelli creati con MSOffice della Microsoft; l'aggiunta di PDF importer ad OpenOffice consente di editare un PDF. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il processo di dematerializzazione strumenti e servizi
  • 237. 237/260 Ingresso da pagine web e altri software di editing/reading 1.Aprire la pagina web oppure aprire/creare un file particolare con il relativo software. 2.Attivare la procedura di stampa e selezionare la stampante virtuale PDF 3.Salvare il file PDF (suggerisco di comporre il nome seguendo questo schema [anno][num.prot.][breve oggetto possibilmente codificato] Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il processo di dematerializzazione strumenti e servizi
  • 238. 238/260 Ingresso da files di back-office (doc, xls, ppt, odt, ecc) 1.Aprire/creare il file con una applicazione OpenOffice. 2.Attivare la procedura di esportazione in formato PDF (nella barra deglistrumenti di openoffice é presente l'icona) 3.Salvare il file PDF (suggerisco di comporre il nome seguendo questo schema [anno][num.prot.][breve oggetto possibilmente codificato] Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il processo di dematerializzazione strumenti e servizi
  • 239. 239/260 che fare? Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  • 240. 240/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale (accedi alla mappa) a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  • 241. 241/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com D.L. n. 90/2014 art. 24, comma 3-bis Piano di informatizzazione delle procedure I termini per attivare il processo di dematerializzazione Entro il 16/02/2015, tutte le PA “dovranno approvare un piano di informatizzazione delle procedure per la presentazione di istanze, dichiarazioni e segnalazioni che permetta la compilazione online con procedure guidate accessibili tramite autenticazione con il Sistema pubblico per la gestione dell'identità digitale di cittadini e imprese”. art. 24, comma 3-bis, D. L. n. 90/2014
  • 242. 242/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Le procedure dovranno permettere il completamento della procedura, il tracciamento dell'istanza con individuazione del responsabile del procedimento e, ove applicabile, l'indicazione dei termini entro i quali il richiedente ha diritto ad ottenere una risposta.  D.L. n. 90/2014 art. 24, comma 3-bis Piano di informatizzazione delle procedure I termini per attivare il processo di dematerializzazione
  • 243. 243/260 Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com Il piano dovrà prevedere una completa informatizzazione, “le amministrazioni dovranno attrezzarsi per la ricezione, gestione e conservazione di documenti e fascicoli informatici”. D.L. n. 90/2014 art. 24, comma 3-bis Piano di informatizzazione delle procedure I termini per attivare il processo di dematerializzazione
  • 244. 244/260 Il sito web dell'IC di Castellucchio www.iccastellucchio.gov.it Predisporre un adeguato sito per la scuola Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  • 245. 245/260 Predisporre un adeguato sito web per la scuola www.iccastellucchio.gov.it è tempo di realizzare nuovi siti web scolastici, non solo vetrine dove si presenta la scuola! Alcune scuole hanno attivi molti servizi utili sui propri siti web, ma spesso manca un contatto in tempo reale con l’informazione. Spesso il sito scolastico è ritenuto un accessorio e le notizie vengono pubblicate in ritardo oppure devono passare da eccessivi filtri burocratici. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  • 246. 246/260 Predisporre un adeguato sito web per la scuola www.iccastellucchio.gov.it Realizziamo allora veri nodi informativi attraverso i quali acquisire, filtrare, produrre, aggregare, categorizzare, ma fondamentalmente siti dove far girare l'informazione e facilitare la comunicazione tra i vari "cittadini della scuola" Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  • 247. 247/260 Predisporre un adeguato sito web per la scuola www.iccastellucchio.gov.it Da che parte iniziare? Individuazione dei primi interventi utili a eliminare l'utilizzo della carta in tutte le comunicazioni interne. Trasferire sul sito della scuola tutte le comunicazioni e le disposizioni di servizio in uscita. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  • 248. 248/260 Predisporre un adeguato sito web per la scuola www.iccastellucchio.gov.it Pubblicità legale: Albo on-line e Amministrazione Trasparente ● quali forme: pagine o documenti originali? ● quali autenticazioni: firma o certificazione digitale? ● Senza dimenticare che si dovranno anche definire codifiche,regole per il diritto all'oblio e consentire un facile accesso alle risorse da parte dei cittadini. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  • 249. 249/260 Predisporre un adeguato sito web per la scuola www.iccastellucchio.gov.it Ma tutto questo non è sufficiente, è necessario adeguare i contenuti e le modalità di pubblicazione degli stessi alle indicazioni presenti nelle Linee guida per i siti web della Pubblica Amministrazione e alle disposizioni in tema di accessibilità dei contenuti. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  • 250. 250/260 Predisporre un adeguato sito web per la scuola www.iccastellucchio.gov.it Database e tassonomie per creare elenchi Creazione di archivi per le comunicazioni in entrata: istanze del personale, proposte di acquisto, progetti ecc. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  • 251. 251/260 Predisporre un adeguato sito web per la scuola www.iccastellucchio.gov.it Comunicare ● Creare aree che consentano la comunicazione a 360° tra tutti i cittadini della scuola ● Creare aree che consentano agli utenti del servizio scolastico di comunicare con gli uffici e con le figure di sistema Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  • 252. 252/260 Predisporre un adeguato sito web per la scuola www.iccastellucchio.gov.it Comunicare Ma per fare questo è necessario che tutti gli operatori scolastici siano utenti registrati del sito della scuola … e quindi attribuzione di un account per l'accesso al sito ed alle procedure riservate a tutto il personale in servizio. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  • 253. 253/260 Predisporre un adeguato sito web per la scuola www.iccastellucchio.gov.it Comunicare Ma per fare questo è necessario che tutti gli operatori scolastici siano telematicamente raggiungibili … e quindi attribuzione di una casella email istituzionale a tutto il personale in servizio riservata alle comunicazioni di servizio. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  • 254. 254/260 Predisporre un adeguato sito web per la scuola www.iccastellucchio.gov.it Comunicare Ma per fare questo è necessario che tutti gli operatori scolastici siano digitalmente formati e quindi Formazione rivolta a tutto il personale e addestramento delle figure di sistema addette alla produzione alla lavorazione ed al veicolo dell'informazione. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  • 255. 255/260 Predisporre un adeguato sito web per la scuola www.iccastellucchio.gov.it Open point (nulla di nuovo): Certo non poche sono state e sono ad oggi le difficoltà che ho incontrato, ne cito solo alcune, le principali: - il divario digitale tra docenti e studenti, amministratori e cittadini - le dotazioni finanziarie delle scuole sempre più scarse. - la burocrazia “delle forme” … e tanti altri che incontrerò lungo questo difficile percorso Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  • 256. 256/260 Predisporre un adeguato sito web per la scuola www.iccastellucchio.gov.it .... Ma riusciremo certamente a superarle migliorando sempre di più il servizio offerto all'utenza. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  • 257. 257/260 Grazie per la collaborazione! Tutto questo è stato possibile grazie all'aiuto di molti operatori scolastici in servizio nella mia scuola che mi hanno supportato ma anche sopportato :-) in tutte le fasi della realizzazione: dal progetto al collaudo. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  • 258. 258/260 Grazie per la collaborazione! Tutto questo è stato possibile grazie all'aiuto di una grande comunità, quella di www.porteapertesulweb.it Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  • 259. 259/260 Grazie per la collaborazione! Un ringraziamento particolare ai Dirigenti che si sono succeduti in questi anni nella mia scuola, senza la loro fiducia e senza i loro consigli la procedura non avrebbe potuto prendere forma. Il protocollo informatico e il workflow documentale a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  • 260. Il protocollo informatico e il workflow documentale Istituto Comprensivo di Castellucchio (MN) a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN) Si può fare! Buona dematerializzazione a tutti grazie per l'attenzione