Time management rs

Time managementTime management
Как эффективно управлять своим временемКак эффективно управлять своим временем
Progression 2011

Когда Бог создавал время, онКогда Бог создавал время, он
создал его достаточносоздал его достаточно
Ирландская пословицаИрландская пословица

А значит нужно лишь научитсяА значит нужно лишь научится
правильно управлять своимправильно управлять своим
временемвременем

Что создает максимумЧто создает максимум
трудностей в управлениитрудностей в управлении
временем?временем?
 Трудность в выборе первостепенных объектов вниманияТрудность в выборе первостепенных объектов внимания
 Неспособность организовать свое время в соответствии сНеспособность организовать свое время в соответствии с
выбранными приоритетамивыбранными приоритетами
 Отсутствие дисциплины для претворения планов в жизньОтсутствие дисциплины для претворения планов в жизнь

Вам будет легче планировать иВам будет легче планировать и
успевать текущие дела, если у Васуспевать текущие дела, если у Вас
будет четкое представление о вашихбудет четкое представление о ваших
целяхцелях

?Есть ли у вас цель в жизниЕсть ли у вас цель в жизни
?Что вы хотите сделать в ближайший годЧто вы хотите сделать в ближайший год
?Какие у вас планы на выходныеКакие у вас планы на выходные
?Что вы должны успеть сегодняЧто вы должны успеть сегодня

КРАТКОСРОЧНЫЕ
ЦЕЛИ

 Список задач
 Составляйте полный список задач
 Включайте в него в том числе задачи
 Определяйте время на решение каждой задачи
 Применяйте условные обозначения:
 / - в процессе, работаю над этим
 /Аня – делегировано
 V – сделано
 Х – отменить
 ! – срочно
  – перенесено
 Расставляйте приоритеты!

 Efficiency vs Effectiveness
 Часто бывает, что те менеджеры которые
работают больше всех показывают худшие
результаты.
 Это происходит, потому что они неправильно
определяют приоритеты.
 Недостаточно делать вещи ПРАВИЛЬНО.
Нужно еще и делать ПРАВИЛЬНЫЕ вещи.
 Производительность – не тоже самое что
эффективность. Будьте эффективными

Приоритеты распределяются в
зависимости от «важности» и
«срочности».
«Важное» приближает намеченную вами
цель, но при этом оно не обязательно является
«срочным».
«Срочное» же, наоборот, требует вашего
непосредственного внимания.
Для удобства определения приоритетов
существует Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра

 Профессиональный рост
 Создание и поддержание
ресурсов
 Поддержание долгосрочных
отношений
 Поиск новых возможностей
 Планирование
 Критические ситуации
 Неотложные проблемы
 Проекты с горящим сроком
исполнения
 Отвлечения, некоторые
телефонные звонки
 Корреспонденция
 Некоторые заседания
 Планирование результатов
 Team building
 Наведение порядка на
рабочем месте
Содержание блоков

 Профессиональный рост
 Создание и поддержание
ресурсов
 Поддержание долгосрочных
отношений
 Поиск новых возможностей
 Планирование
 Критические ситуации
 Неотложные проблемы
 Проекты с горящим сроком
исполнения
 Отвлечения, некоторые
телефонные звонки
 Корреспонденция
 Некоторые заседания
 Планирование результатов
 Team building
 Наведение порядка на
рабочем месте
ManageLeadership & Quality
DeceptionWaste
Содержание блоков

 Работа с матрицей:
1. Распределите задачи и обязанности по группам
ABCD
2. «Правило Преимущества»: «важное» стоит перед
«срочным»
3. Не делайте других заданий, пока не закончите с
первыми их группы А
4. Каждый день работайте над какой-нибудь задачей
из группы В, требующей больших временных
затрат.

 Работа с матрицей:
 Yesterday is a cancelled cheque, Tomorrow is a
promisory note,
Today is a cash. Use it!
 Не откладывайте на завтра
 Задачи из группы А не откладываются
 Если вы хотите отложить что-то – подумайте,
почему вы это откладываете. Если вы не нашли
достойной причны – выполните задачу.

 Боритесь с отвлекающими
факторами
 Ограничивайте время на выполнение задачи.
 Будьте беспощадны со сроками, но вежливыми
с людьми.
 Умейте говорить «Нет»
 Назначайте встречи сами себе и приходите на
них.

 Делегирование
 Выбрать нужного исполнителя (координатор,
production, секретарь)
 Дать задание, договориться о:
 Результатах («Что?»)
 Сроках ( «Когда?»)
 Оставить на его рассмотрение «Как?»
 Договориться о контрольных сроках
 Мотивировать исполнителя.
 Соответствующим образом поощрить (это
может быть и простая благодарность)

 Встречи
 Встречи – потенциальная потеря времени, если
они неправильно организованы.
 Встречи – необходимое зло, которое отвлекает
от обычной работы.
 Заранее определите повестку встречи и
вышлите ее всем участникам.
 Время встречи должно быть ограничено, также
как время на решение каждого вопроса в рамках
встречи.
 Строго следуйте повестке встречи.
 И знайте: «Лучшая встреча – та, которая не
состоялась»

 Используйте возможности Outlook
 Различные папки для ваших клиентов/проектов
 Отправляйте себе письма с задачами
 Используйте приоритеты писем
 Используйте Follow up флаги
 Используйте календарь Outlook для организации
встреч
 Резервируйте в календаре время для ваших
задач.

 Планируйте
 Составляйте CPS на проект и держите его
перед собой.
 Составляйте TO DO list каждый день. Сверяйте
свой TO DO list с CPS.
 Проводите статус по проекту и сверяйтесь с
CPS минимум 1 раз в неделю.
 Информируйте коллег о своем графике.
 И помните!

Work expands so as to fill the timeWork expands so as to fill the time
available for its completionavailable for its completion

 http://www.slideshare.net/talcpowder/new-time-mgt
 http://www.slideshare.net/shabbarsuterwala/effective-time-management
 http://www.slideshare.net/Bradygilchrist/kill-procrastination

 Спасибо
СПАСИБО

Time management rs

More Related Content

What's hot (20)

Similar to Time management rs (20)

Time management rs