Vendor & Project Management

Luigi Muzii
(sQuid)Vendor & Project
Management

Vendor Management
 Definizione
 Ruolo del vendor manager
 Best practice
Project Management
 Definizione
 Ruolo del project manager
 Principi di base
Sovrapposizioni
Programma

Massimizzazione del valore aggiunto dai fornitori
 Controllo dei costi, ottimizzazione della qualità e riduzione dei rischi
 Selezione
 Categorizzazione
 Metriche
 Sviluppo, gestione e controllo
 Contratti
 Rapporti
 Prestazioni
Vendor Management

Strategie
 Ricerca e selezione
 Valutazione e anticipazione esigenze
 Analisi del mercato
 Analisi costi/benefici
 Misure
 Criteri
 Attese
 Rischi
 Impatto
 Vendor Relationship Management
 Sistematizzazione
 Segmentazione
 Fornitori strategici, tattici e transazionali
 Integrazione nei processi
 Due diligence

RFP (Request For Proposal) e RFI (Request For Information)
 Valutazione delle risposte
 Analisi post-mortem
Rating
 Criteri di valutazione
 Due diligence sui fornitori
 Analisi di valore
 Analisi costi/benefici
Strategie negoziali
Pianificazione

Selezione
 Definizione dei requisiti
 Definizione dei criteri di selezione
 Analisi fit-gap
 Valutazione e riscontro referenze
Accordi di servizio
 Definizione dei termini contrattuali
 Verifica di sostenibilità
 Individuazione di alternative
Sviluppo risorse
 Pianificazione
 Monitoraggio
Esercizio

Processo di selezione
Checklist
Test, referenze, campioni
Candidato  Approvato
 Scala di valori
 Numero di progetti di prova

Metriche
 Indicatori di prestazione
 Costi
 Tempi
 Valore
Scorecard
 Obiettivi
 Misure
 Risultati
Reporting
 Segmentazione
 Diagrammi prestazionali
Analisi prestazionale

Il vendor manager
Valuta le esigenze
 Analisi, verifica prestazionale, pianificazione
Seleziona le risorse e verifica le credenziali
 Titoli, esperienza, affidabilità, reputazione, tecnologie e strumenti, produttività
Definisce gli accordi di servizio
Concorda i compensi
Valuta le prestazioni
Mantiene il contatto
 Aggiornamento dati, disponibilità, formazione

Il vendor manager
Non gestisce persone e processi
Non trova i traduttori più adatti (a un incarico)
Non prepara il materiale
Non effettua le verifiche finali

Metodologia di supporto alla gestione dei progetti per centrare gli obiettivi
nei tempi previsti, rispettando i costi preventivati e garantendo il livello di
qualità desiderata
 Applicazione di conoscenze, competenze, strumenti e tecniche (knowledge, skills,
tools & techniques, KSTT) per soddisfare le esigenze e le attese del cliente
 Applicabili, in linea generale, a qualunque tipo di progetto
Definizione

 Concezione ed analisi preliminare
 Obiettivi
 Ambito
 Schema di massima
 Specifiche
 Fattibilità
 Desiderabilità
 Definizione del progetto
 Piano
 Budget
 Tempificazione
 Proposta d’accordo
 Coinvolgimento del management
 Organizzazione e avvio del progetto
 Assegnazione risorse
 Definizione responsabilità
 Struttura organizzativa
 Piano di dettaglio
 Avvio
 Esecuzione del progetto
 Gestione
 Misura
 Controllo
 Ri-pianificazione
 Risoluzione problemi
 Conclusione del progetto
 Chiusura
 Documentazione
 Review
 Rilascio risorse e scioglimento team di progetto
Ciclo di vita di un progetto

Avvio
 Preparazione e attivazione del progetto
Esecuzione
 Coordinamento delle risorse di progetto in funzione della realizzazione del piano
di progetto
Controllo
 Verifica dello stato di avanzamento del progetto e del raggiungimento degli
obiettivi
 Adozione di eventuali correttivi
Chiusura
 Accettazione degli esiti finali, conclusione del progetto e relativa formalizzazione
Esecuzione

Definizione
obiettivi
Pianificazione
interventi
Definizione
attività
Individuazione
risorse
Sequenza
attività
Stima
durata
attività
Stima
costi
Definizione
programma
Costi a budget
Sviluppo
project plan
Processi

Punto nodale di tutte le attività del progetto
 Massima responsabilità sul progetto (successo/fallimento)
 Minima autorità nella direzione del personale
 Negozia (con il vendor manager) il personale necessario al progetto
Il project manager

Durata del progetto (consegna)
 Attività che possono influire su di essa
 Inizio e fine delle singole attività
 Margini temporali per ritardo o prolungamento senza influenza sulla durata
 Concentrazione di risorse
Costi complessivi
 Prolungamento del progetto
 Ampliamento di risorse
Informazioni essenziali per il project manager

Organizzazione dei gruppi di lavoro interni
Programmazione delle attività
Selezione, gestione e coordinamento
delle risorse
 Motivazione del personale
Gestione (assicurazione) della qualità
Gestione dei costi
Compiti del project manager

Documenti di riferimento
 Budget
 Contratti
 Scheda progetto
Documenti di progetto
 Piano di progetto
 Piano dei rischi
 Richieste di modifiche
 Report di avanzamento
 Report di chiusura
 Relazione post mortem
Documenti

 Durata attività
 Stima del numero di ore/uomo necessarie per completare ogni singola attività
 Programma
 Analisi della sequenza e della durata delle attività
 Analisi dei requisiti
 Risorse
 Risorse
 Tipo e quantità
 Personale, materiali
 Costi
 Stima approssimata dei costi in base alle risorse
 Budgeting
 Allocazione dei costi complessivi stimati ai singoli pacchetti di lavoro (work package)
Project plan

Dividere il progetto in attività e mansioni
 Elenco di tutte le attività
 Durata di ognuna
 Vacanze e ferie
 Responsabilità
 Deliverable
Stimare tempo e risorse necessari per completare ogni singola mansione
 La produttività non è proporzionale al numero di persone che lavorano su una
singola mansione
 Aggiungere personale in un progetto in ritardo può aumentare ancora di più il
ritardo
Programma

WBS (Work Breakdown Structure)
 Suddivisione del progetto in attività e scomposizione dettagliata del lavoro
PERT (Program Evaluation-Review Techniques)
 Reticolo per la rappresentazione grafica dei legami logici tra attività
CPM (Critical Path Method)
 Individuazione delle attività “critiche” di un progetto
GANTT
 Diagramma di rappresentazione delle attività su scala cronologica
Strumenti per lo sviluppo del project plan

WBS
 Individuazione scopo del lavoro
 Suddivisione per parti funzionali
 Individuazione elementi finali di scomposizione (work package) e singole attività
OBS
 Strutturazione dell’organizzazione in termini di responsabilità
 Individuazione univoca dei responsabili dei work package
Strutture di scomposizione (breakdown)

PERT
 Dipendenze e cammino critico
Grafico a barre
 Calendario lavori
Gantt
 Suddivisione del lavoro in mansioni
 Non devono essere troppo piccole (una settimana o due di lavoro)
 Temporizzazione
Grafo delle attività (PERT),
a barre e diagramma di Gantt

 ES
 Earliest Start
 Giorno minimo di inizio dell’attività a partire dal minimo tempo necessario per le attività che
precedono
 EF
 Earliest Finish
 Dato ES e la durata dell’attività, il giorno minimo in cui l’attività può terminare
 LF
 Latest Finish
 Il giorno massimo di fine di un’attività senza che si crei ritardo per quelle che dipendono da
essa
 LS
 Latest Start
 Dato LF e la durata dell’attività, il giorno massimo di inizio dell’attività senza provocare ritardo
per quelle che dipendono da essa
PERT

Piano di progetto
I colori indicano le fasi

WBS (Work Breakdown Structure)
Progetto
Attività 1 Attività 2 ... Attività n
Deliverable
Sub-deliverable
Deliverable
Sub-deliverable
Deliverable
Sub-deliverable

Matrice delle responsabilità
WBS
OBS

Istogramma risorse
 Rappresentazione visiva distribuzione impegni nel tempo
 Risultato tempificazione attività (Gantt)
 Confronto puntuale fra risorse necessarie e disponibili
 Evidenziazione sovra-utilizzi (overload) o sotto-utilizzi (underload)
Piano di progetto
Richiesta Disponibilità Sovraccarico Sottocarico
0
0,5
1
1,5
2
2,5
3
3,5
1° sett 2° sett 3° sett 4° sett 5° sett 6° sett 7° sett 8° sett 9° sett 10° sett 11° sett 12° sett

Preparato dal localization manager in funzione del livello di localizzazione
programmato
Indica le modalità, i tempi e cosa deve essere localizzato
Usato spesso per i processi d’asta
Nei casi di prodotti complessi spiega come funziona il prodotto
Delinea i rapporti tra le persone coinvolte
Contiene una guida di stile e i template per i vari locale
Localization kit

 Istruzioni relative a requisiti, scadenze e comunicazioni
 Requisiti di sistema
 Indicazione dei linguaggi di sviluppo e del compilatore adottati
 Indicazioni sulla piattaforma di sviluppo
 Cenni sull’architettura del prodotto
 Indicazioni sul trattamento dei file della documentazione e della guida in linea
 Piattaforma di sviluppo della guida in linea
 Font utilizzati
 Modalità di generazione di eventuali file HTML
 Mappa di eventuali corrispondenze
 Piattaforma di test da utilizzare
 Formato e modalità di trattamento delle eventuali memorie di traduzione
 Commenti e annotazioni sulla qualità e l’affidabilità delle memorie di traduzione
 Indicazioni per il trattamento del materiale non testuale
 Screen capture
 Elenco dei deliverable attesi
 Materiale da localizzare
 BOM (Bill Of Materials)
 Attenzione ai file corrotti, mancanti o estranei al progetto
 File compresso che replica la struttura delle directory
 Guida in linea compilata e in formato sorgente
 Documentazione in formato sorgente e finale
 Grafici in formato sorgente
 In caso di aggiornamento, versione precedente dello stesso materiale
 Sorgenti e localizzato
 Eseguibili
 Glossari
 Eventuali memorie di traduzione
 Guida di stile
 Trattamento di scorciatoie e combinazioni di tasti
Checklist di preparazione di un localization kit

Esame generale dello stato dei lavori rispetto al programma
 In tempo
 In ritardo
 In anticipo
Imprevisti
 Ritardi/problemi
Stato di avanzamento

Comunicazioni continue tra project manager e membri del team di progetto
sullo stato di avanzamento
 Identificazione tempestiva dei problemi che potrebbero pregiudicare il
raggiungimento degli obiettivi di progetto
 Analisi dei carichi di lavoro delle risorse per scongiurare le sovrassegnazioni
Apporto di modifiche correttive alla pianificazione
Misurazione delle prestazioni
Esecuzione e controllo

Calendario incontri
Strumenti
 Extranet
 Accessibile 24/7/365
 Versioning & status reporting
 Mailing list
 Diario attività
Protocolli
Comunicazioni

Elenco dei deliverable
 Per cliente
 Per collaboratori
 Da ricevere
Ritardi e problemi
 Data di consegna prevista
 Stima dei costi
 Stato obiettivi intermedi
 Impatto sul programma
Proiezioni
 Su stime iniziali
 Scostamenti
 Cause
Azioni correttive
Riepilogo

Lavorare meglio e più in fretta
1. Campo di applicazione
a. Oggetto del progetto
b. Data di scadenza
c. Modalità di consegna
d. Termini di pagamento

2. Modifiche in corso d’opera
a. Contenere numero e/o impatto delle modifiche
b. Istituire processi di controllo

3. Fissare le milestone
a. Definire i deliverable

4. Definire e applicare metriche e misure
a. Determinare la durata media di ogni attività
a. Rilevare avvio e completamento

5. Redigere un rapporto post mortem
a. Errori
b. Successi

Applicazioni
ProjectLibre
http://www.projectlibre.org
Clocking IT
http://www.clockingit.com/

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