Workload Analysis Workshop
7 likes4,626 views
Analisis Beban Kerja (Workload Analysis) memberikan panduan lengkap tentang metode pengukuran beban kerja pegawai secara komprehensif meliputi dasar hukum, mekanisme, indikator, kegunaan, pendekatan, metode, dan contoh kasusnya. Dokumen ini sangat bermanfaat bagi penyusunan kebutuhan pegawai berdasarkan analisis beban kerja secara sistematis dan terukur.
Workload Analysis Workshop
- 1. Analisis Beban Kerja (Workload Analysis) www.humanikaconsulting.com Workshop Analysis
- 2. Seta A. Wicaksana, M.Psi., Psikolog 0811 19 53 43 wicaksana@humanikaconsulting.com • Komite Kinerja dan SDM di Dewan Pengawas BPJS Ketenagakerjaan. • Pendiri dan Direktur Humanika Consulting • Pembina Yayasan Humanika Edukasi Indonesia • Penulis Buku “SOBAT” Elexmedia Gramedia 2016 • Trainer, Psikolog, karir Konselor dan Assessor di Humanika Consulting • Pengembang Alat Tes minat bakat BRIGHT dan Sistem Tes Psikologi berbasis aplikasi HITS dan HABIT • Narasumber di Radio DFM 103,4FM • Dosen Tetap Fakultas Psikologi Universitas Pancasila • Sedang mengikuti tugas belajar Doktoral (S3) di Fakultas Ilmu Ekonomi dan Bisnis Universitas Pancasila Bidang MSDM • Lulusan Fakultas Psikologi S1 dan S2 Universitas Indonesia (Psikologi Industri dan Organisasi) • Lulusan sekolah ikatan dinas Akademi Sandi Negara
- 3. DASAR HUKUM ANALISIS BEBAN KERJA DASAR HUKUM : • Undang-Undang no. 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara, psl 56 ayat (1) “ Setiap instansi pemerintah wajib menyusun kebutuhan jumlah dan jenis jabatan PNS berdasarkan analisis jabatan dan analisis beban kerja “. • KEPMENPAN NO. KEP/75/M.PAN/2004 : Beban kerja adalah sejumlah target pekerjaan atau target hasil yang harus dicapai dalam satuan waktu tertentu. • PERKA BKN NO. 19 TAHUN 2011: Beban kerja ditetapkan berdasarkan tugas dan fungsi unit organisasi yang diuraikan menjadi rincian tugas yang diselesaikan pada jangka waktu tertentu.
- 4. MEKANISME PENYUSUNAN KEBUTUHAN PEGAWAI TUGAS POKOK DAN FUNGSI ANALISIS JABATAN INFORMASI JABATAN • NAMA JABATAN • IKHTISAR JABATAN • URAIAN TUGAS ANALISIS BEBAN KERJA KEBUTUHAN PEGAWAI PETA JABATAN KEBUTUHAN
- 5. ANALISIS BEBAN KERJA Analisa Beban Kerja (ABK) adalah proses/teknik yang digunakan untuk menetapkan berapa jumlah dan jenis tugas kegiatan, serta pegawai yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan dan mendapatkan hasil dalam waktu tertentu.
- 6. INDIKATOR ABK 1) Nama jabatan 2) Standar kompetensi jabatan; 3) Ihktisar jabatan; 4) Hasil Kerja secara fisik (Bukti Kerja / BK). 5) Volume beban kerja; 6) Jam kerja setiap bukti kerja/BK; 7) Total jam kerja pertahun; 8) Jam kerja efektif pertahun; 9) Jumlah pemangku jabatan saat ini; 10) Kebutuhan standar PNS perjabatan; 11) Kebutuhan PNS kurang; 12) Kebutuhan PNS lebih
- 7. KEGUNAAN • Penataan/penyempurnaan struktur organisasi; • Bahan penyempurnaan sistem dan prosedur kerja; • Penyusunan rencana kebutuhan riil pegawai sesuai beban kerja • Penilaian kinerja dengan metode Sasaran Kerja Pegawai • Program seleksi, rotasi, dan promosi pegawai dari unit yang kelebihan pegawai ke unit yang kekurangan pegawai; • Bahan penentuan kebutuhan diklat
- 8. 3 ASPEK PERHITUNGAN BEBAN KERJA 1. Fisik, Aspek fisik meliputi perhitungan beban kerja berdasarkan kriteria-kriteria fisik manusia. 2. Mental, Aspek mental merupakan perhitungan beban kerja dengan mempertimbangkan aspek mental (psikologis). 3. Penggunaan waktu, Sedangkan pemanfaatan waktu lebih mempertimbangkan pada aspek penggunaan waktu untuk bekerja.
- 9. Subjective Workload Assessment Technique - SWAT - Metode dengan menggunakan Teknik Pengukuran Beban Kerja Subjektif (Subjective Workload Assessment Technique - SWAT). Metode SWAT merupakan multi dimensional scale. Dalam model SWAT, performansi kerja manusia terdiri dari tiga dimensi ukuran beban kerja yang dihubungkan dengan performansi, yaitu : • Time load atau beban waktu yang menunjukan jumlah waktu yang tersedia dalam perencanaan, pelaksanaan dan monitoring tugas. • Mental effort atau beban usaha mental, yang berarti banyaknya usaha mental dalam melaksanakan suatu pekerjaan. • Psychological stress atau beban tekanan psikologis yang menunjukkan tingkat • resiko pekerjaan, kebingungan, dan frustasi.
- 10. METODE ABK KUESIONER Daftar pertanyaan terbuka tentang uraian/rincian tugas Tugas tambahan sesuai renja/renstra WAWANCARA Panduan wawancara terbuka tentang uraian / rincian tugas dan tugas tambahan Sampel / seluruh pegawai METODE PENGAMATAN LANGSUNG Lembar observasi (check list) Lokasi tempat kerja.
- 11. STANDAR KEMAMPUAN RATA2 Standar kemampuan rata-rata diukur dari: Satuan Waktu (Norma Waktu) Satuan Hasil (Norma Hasil) ORANG x WAKTU NORMA WAKTU = HASIL HASIL NORMA HASIL = ORANG x WAKTU
- 12. PENDEKATAN ABK Pendekatan ini untuk jabatan yang hasil kerjanya fisik/kebendaan atau non fisik yang dapat dikuantifikasi. Informasi yang diperlukan : Wujud hasil kerja dan satuannya Jumlah beban kerja yang tercermin dari target hasil kerja yang harus dicapai Standar kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja HASIL KERJA1 Contoh : Jabatan : Pengentri Data Hasil Kerja : Data Beban Kerja : 200 Data Standar Kemampuan Rata2 : 30 Data/Hari Beban Kerja 200 Data SKR 30 Data = 6,67 orang = 7 orang (dibulatkan) Kebutuhan Pegawai = x 1 orang = x 1 orang
- 13. LANJUTAN… Pendekatan ini untuk jabatan yang beban kerjanya tergantung dari jumlah objek yang harus dilayani. Informasi yang diperlukan : Wujud objek kerja dan satuannya Jumlah beban kerja yang tercermin dari objek kerja yang harus dilayani Standar kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja OBJEK KERJA2 Contoh : Jabatan : Dokter Objek Kerja : Pasien Jumlah Objek Kerja : 80 Pasien Standar Kemampuan Rata2 : 25 Pasien/Hari Objek Kerja 80 Pasien SKR 25 Pasien = 3,2 orang = 3 orang (dibulatkan) Kebutuhan Pegawai = x 1 orang = x 1 orang
- 14. LANJUTAN… Pendekatan ini untuk jabatan yang beban kerjanya tergantung pada peralatan kerjanya. Informasi yang diperlukan : Jumlah dan satuan alat kerja Jabatan yang diperlukan dalam pengoperasian alat kerja Rasio jumlah pegawai per alat kerja PERALATAN KERJA3 Contoh : Satuan & jumlah alat kerja : 20 Bis Jabatan yg diperlukan & rasio : 1 Sopir dan 1 Kernet untuk 1 Bis 1 Montir untuk 5 Bis 20 Bis 20 Bis 20 Bis 1 Bis 1 Bis 5 Bis = 20 Sopir + 20 Kernet + 4 Montir = 44 K. Peg = x 1 Sopir + x 1 Kernet + x 1 Montir
- 15. LANJUTAN… Pendekatan ini dipergunakan untuk menghitung kebutuhan pegawai pada jabatan yang hasil kerjanya abstrak atau beragam yang artinya hasil kerja dalam jabatan tersebut banyak jenisnya. Informasi yang dibutuhkan : Uraian tugas Satuan hasil Waktu penyelesaian rata-rata setiap uraian tugas Volume/beban kerja dari setiap uraian tugas Waktu kerja efektif TUGAS PER TUGAS4
- 16. PETA STANDAR KEBUTUHAN PEGAWAI KEPALA KANTOR ……… KASUBBAG TATA USAHA KASI PENGERUKAN Jabatan B ABK + - Jabatan B ABK + - PENGOLAH KEPEG 5 0 5 0 ANALIS PELABUHAN AGENDARIS 4 6 0 2 ANALISIS DAMPAK LINGKUNGAN PENGELOLA BMN DAN SAI 2 1 1 0 TEKNISI PELAYANAN PENGADIMINISTRASI UMUM 0 1 0 1 PETUGAS KEPELABUHANAN
- 17. Regulasi Jam Efektif • Dalam Keputusan Presiden Nomor 58 Tahun 1964 tentang Jam kerja Kantor Pemerintah jis. Keputusan Presiden Nomor 24 Tahun 1972 dan Keputusan Presiden Nomor 68 tahun 1995 telah ditentukan jam kerja instansi pemerintah sebanyak 37 jam per minggu. • Keputusan Menteri Keuangan Nomor: 71/KMK.01/1996 tentang Hari dan Jam Kerja di Lingkungan Departemen Keuangan adalah 42 jam 45 menit per minggu.
- 19. Penghitungan Jam Efektif Terdapat 4 waktu kerja yang dianggap efektif, yaitu per hari, per minggu, per bulan dan juga per tahun. Rumus yang akan diterapkan adalah: • Per hari = 1 hari x 5 jam =300 menit • Per per minggu = 5 hari x 5 jam =25 jam = 1.500 menit • Per bulan = 20 hari x 5 jam =100 jam = 6.000 menit • Per tahun = 240 hari x 5 jam =1.200 jam = 72.000 menit
- 20. METODE TUGAS PER TUGAS Uraian tugas pokok yang mencerminkan apa yang dikerjakan (what), bagaimana cara mengerjakan (how) dan mengapa dikerjakan (why) URAIAN TUGAS1 WAKTU PENYELESAIAN RATA-RATA2 Waktu rata-rata yang di ukur dari satuan waktu yang digunakan menyelesaikan suatu tugas jabatan yang di pengaruhi beberapa faktor, antara lain : Perangkat kerja Kondisi lingkungan kerja Prosedur kerja Kompetensi pemegang jabatan
- 21. LANJUTAN… Jumlah banyaknya satuan hasil kerja yang harus diselesaikan dalam waktu kerja efektif harian, mingguan, bulanan, atau tahunan VOLUME / BEBAN KERJA4 JUMLAH KEBUTUHAN PER JABATAN Waktu Penyelesaian Rata2 x Beban Kerja Waktu Kerja Efektif =
- 22. FORMULIR PENGUKURAN BEBAN KERJA PEGAWAI No Uraian Tugas Hasil Kerja Waktu Penyele- saian Rata2 Waktu Kerja Efektif Beban/ Volume Kerja Pegawai Yg Dibu- tuhkan Ket. 1 2 3 4 5 6 7 8 Jumlah Nama Jabatan : Unit Kerja : Ikhtisar Jabatan :
- 23. PETUNJUK PENGISIAN U R A I A N KETERANGAN Nama Jabatan Tulislah nama jabatan yang sekarang saudara pangku dengan nama yg tersebut dalam surat keputusan Unit Kerja Tulislah unit kerja tempat saudara bekerja Ikhtisar Jabatan Adalah uraian jabatan dalam bentuk ringkas yang memberikan gambaran secara umum tentang ruang lingkup atau kompleksitas jabatan dalam satu kalimat yang mencerminkan apa yang dikerjakan (What), bagaimana cara mengerjakan (How), dan mengapa dikerjakan (Why) Uraian Tugas Tulislah dengan ringkas , jelas, dan lengkap uraian tugas pokok saudara secara berurutan dari yang paling berat, kurang berat dan ringan dalam satu kalimat yang mencerminkan apa yang dikerjakan (what), bagaimana cara mengerjakan (how) dan mengapa dikerjakan (why) Hasil Kerja Tulislah hasil kerja yang saudara peroleh dalam melaksanakan tugas pada setiap uraian tugas, hasil kerja tersebut diisi dalam bentuk kata, yaitu rencana, surat, data, berkas, buku, laporan, dll.
- 24. PETUNJUK PENGISIAN U R A I A N KETERANGAN Waktu Penyelesaian Rata2 Rata-rata yang diukur satuan waktu yang digunakan dalam penyelesaian suatu tugas jabatan Waktu Kerja Efektif Waktu yang efektif digunakan untuk bekerja, yaitu 1 hari waktu efektif = 300 menit, 1 minggu = 1500 menit, 1 bulan = 6000 menit dan 1 tahun 72000 menit Beban/Volume Kerja Beban/volume kerja yang harus diselesaikan dalam harian, mingguan, bulanan, atau tahunan Pegawai Yang Dibutuhkan Diisi dengan menggunakan rumus perbandingan antara isi jabatan (IKJ) dengan Waktu Kerja Efektif (WKE) selama satu tahun
- 25. CONTOH (1) No Uraian Tugas Hasil Kerja Waktu Penye- lesaian Rata2 Waktu Kerja Efektif Volu- me/ Beban Kerja Pegawai Yg Dibutuh- kan Ket 1 Memeriksa data usulan formasi yang disampaikan oleh Instansi Pusat dan Daerah sesuai dengan format formulir yang ditentukan agar data akurat Laporan Checklist 15 menit 72.000 menit 600 Instansi 0,125 Nama Jabatan : Pengolah Data Formasi Unit Kerja : Sub Dit. Perencanaan Formasi Pegawai Ikhtisar Jabatan : Menginventarisasi, merekapitulasi, dan membuat konsep pertimbangan Kepala BKN mengenai alokasi tambahan formasi Instansi Pusat dan Daerah sesuai dengan peraturan yang berlaku, untuk kelancaran pelaksanaan tugas di lingkungan Direktorat Perencanaan Kepegawaian dan Formasi - BKN
- 26. CONTOH (2) No Uraian Tugas Hasil Kerja Waktu Penye- lesaian Rata2 Waktu Kerja Efektif Volu- me/ Beban Kerja Pegawai Yg Dibutuh- kan Ket 2 Menginventarisasi data usulan formasi yang disampaikan oleh Instansi Pusat dan Daerah dengan cara mengelompokkan sesuai dengan instansi dan jabatannya agar memudahkan dalam pencarian data Rekap Data 30 menit 72.000 menit 600 Instansi 0,250 3 Mengolah data usulan formasi berdasarkan jenis jabatan untuk membuat bahan pertimbangan Informasi per Jenis Jabatan 45 menit 72.000 menit 600 Instansi 0,375
- 27. CONTOH (3) No Uraian Tugas Hasil Kerja Waktu Penye- lesaian Rata2 Waktu Kerja Efektif Volu- me/ Beban Kerja Pegawai Yg Dibutuh- kan Ket 4 Memberikan informasi yang dibutuhkan Penganalisis Formasi Pegawai berdasarkan data usul formasi sebagai bahan pembuatan kebijakan formasi dan pertimbangan alokasi tambahan formasi pegawai Instansi Pusat dan Daerah Laporan 45 menit 72.000 menit 600 Instansi 0,375 5 Membuat konsep pertimbangan Kepala BKN mengenai alokasi tambahan formasi pegawai Instansi Pusat dan Daerah berdasarkan data usul formasi sebagai bahan pertimbangan teknis Kepala BKN Draft Pertim- bangan 3.000 menit 72.000 menit 1 0,042
- 28. CONTOH (4) No Uraian Tugas Hasil Kerja Waktu Penye- lesaian Rata2 Waktu Kerja Efektif Volu- me/ Beban Kerja Pegawai Yg Dibutuh- kan Ket 6 Membuat laporan statistik mingguan mengenai formasi pegawai Instansi Pusat dan Daerah berdasarkan data usul formasi untuk diserahkan kepada atasan langsung Laporan 60 menit 1.500 menit 1 0,040 7 Memelihara database formasi pegawai dengan cara menyimpan, memperbaharui dan memproteksi data agar tetap akurat dan terjaga kerahasiaannya Kegiatan 30 menit 6.000 menit 1 0,005 8 Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh atasan baik lisan maupun tertulis untuk kelancaran pelaksanaan tugas Kegiatan 30 menit 300 menit 3 Tugas 0,300 Jumlah 1,512
- 29. TEKNIK PENGOLAHAN DATA • Menghitung beban kerja setiap jabatan yang berada pada satu unit organisasi sesuai dengan produk-produk/hasil kerjanya dengan Rumus: • Membuat rekapitulasi beban kerja jabatan untuk menghitung jumlah beban kerja per jabatan dengan menjumlahkan beban kerja seluruh produk pada masing-masing jabatan. • Menghitung kebutuhan pegawai dan efektivitas dan efisiensi kerja jabatan dengan menggunakan rumus:
- 30. TEKNIK PENGOLAHAN DATA • Membuat rekapitulasi kebutuhan pegawai unit dengan cara menjumlahkan kebutuhan pegawai/pejabat dalam satu unit organisasi serta efektivitas/efisiensi unit dengan menggunakan rumus: • Menghitung jumlah kelebihan/kekurangan pegawai dengan menggunakan rumus:
- 31. Contoh Tabel Data yang dihasilkan dari ABK
- 32. GLOSARIUM
- 33. GLOSARIUM
- 34. GLOSARIUM
- 35. Learning and Giving for Better Indonesia