Knowledge Management with IBM Lotus Notes
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Die Pavone AG bietet mit dem Pavone Knowledgegateway® eine innovative Lösung zur Optimierung des E-Mail-Managements und zur Verbesserung der Effizienz in Unternehmen an. Ihr Fokus liegt auf der Minimierung von Suchzeiten, erhöhter Transparenz und aktivem Wissensmanagement durch strukturierte Ablage von E-Mails. Das System ermöglicht eine einfache Integration und Unterstützung von Prozessen sowie die zentrale Speicherung relevanter Informationen.
Knowledge Management with IBM Lotus Notes
- 1. PAVONE KnowledgeGateway® Minimierung von Suchzeiten Erhöhte Transparenz in Vorgängen Aktives Wissensmanagement
- 2. Agenda Vorstellung PAVONE AG Mailmanagement Mail-Typen Mailmanagement mit PAVONE KnowledgeGateway® TCO/ROI Q&A
- 3. PAVONE AG 1994 Gründung als GmbH PAVONE Ltd. PAVONE Inc. PAVONE GmbH Wir sind: Uns qualifizieren: Hersteller Langjährige und Dienstleister erfolgreiche Beziehungen zu unseren Kunden und Ausbildungsunternehmen Partnern Deutschlandweit und Geringe Fluktuationen international tätig Aktuelle Forschungsaufträge
- 4. Unsere Kernkompetenz: Integriertes Prozess- & Projektmanagement Lösungen zur Optimierung betrieblicher Abläufe im kollaborativen, dokumentenbasierten Umfeld
- 5. PAVONE in Deutschland Hauptsitz Projektbüro Vertriebsbüro Projektbüro Vertriebsbüro Projekt- / Vertriebsbüro Projektbüro
- 6. Mailmanagement ist in aller Munde Unstrukturierte Mail-Boxen, in denen oft nicht einmal der Anwender selbst etwas findet Überfüllte Mail-Boxen Spamproblematik Hohes Aufkommen von unerwünschten Mails Hoher Speicherbedarf Welche Mails sind tatsächlich relevant?
- 7. Typen Welcher Mail-Typ sind Sie?
- 8. Mailmuffel …lässt seine Mails ausdrucken und bearbeitet sie manuell.
- 9. Spammer …leitet Mails samt Anhang an alle weiter, die evtl. auch nur im Entferntesten davon betroffen sein könnten.
- 10. Jäger & Sammler …behält alle Eingangspost bei sich, um jederzeit seine Infos suchen zu können. ..benutzt allenfalls ein Archiv.
- 11. Archiv IBM Commonstore IBM Filenet IBM Content Manager PAM-Storage SAP PLM DMS Oracle Ihr Archivsystem?
- 12. Mail Manager Unterscheidet zwischen persönlichen und unternehmensrelevanten Mails Legt Mails zu den Vorgängen, Projekten etc. ab, zu denen sie gehören, also zu CRM- Systemen, Projekt- Management-Lösungen, Diskussions-Anwendungen, Teamrooms, selbst erstellte Anwendungen, …. Mehrfachablage durch Verlinkung
- 13. Erfolgreiches Mailmanagement mit Mail-Richtlinie (Mail Policy) In welche Kategorien können Mails unterteilt werden? Wo und wie sind diese jeweils abzulegen? Welche Regeln gelten für diese jeweils (Aufbewahrungsfristen, Zugriffsregelungen, …) … Mögliche Typen sind zum Beispiel Betriebsinfos (sollten an ein schwarzes Brett) Projekte Kommunikation mit Kunden Andere Vorgänge Persönlich (das heißt nicht „privat“!!!) …
- 14. Was leistet PAVONE KnowledgeGateway®?
- 15. Mailmanagement Mail-Anwendung klein halten Attachments komprimieren Attachments entfernen / archivieren Mails löschen / archivieren Mails anderen zur Verfügung stellen Mails in anderen beliebigen (teamfähigen) Datenbanken ablegen Doppelter Nutzen: Mail-Datenbanken bleiben klein Wissen wird geteilt
- 17. Zu beachten… Mailformate (z. B. Mime/HTML) Ablagestruktur (Aktenplan) Mail-Typen Ablage in ein existierendes Verschlüsselung Dokument Attachments Mehrfachablage Formate Flexibilität der Zielsysteme Zugriffsberechtigungen
- 18. Beispiel: Ablagevarianten in einem CRM-System
- 19. Mailmanagement: mit unterschiedlichen Zielsystemen Mail allgemein Persönlich z. B., IBM Commonstore IBM Filenet IBM Content Manager KnowledgePool Documentum Enterprise Ihre individuelle Termin Diskussion Office Sales Project Ziel-Anwendung Komprimierung
- 20. PAVONE KnowledgeGateway® ist innovativ… Unter der Schirmherrschaft des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie erfolgt jährlich die Auszeichnung der innovativsten IT-Lösungen für den Mittelstand.
- 21. Mehr Flexibilität über die Ablage von Microsoft Outlook E-Mails… Microsoft Outlook gesendete oder empfangene E- Mail-Dokumente können in beliebige Lotus Notes- Anwendungen abgelegt werden
- 22. … und über die Add-Ins für Microsoft Office Beliebige Dateien können über die 'Senden'-Funktionen in Microsoft Office Anwendungen und über den Windows Explorer an PAVONE KnowledgeGateway® gesendet werden
- 23. … und dem Windows Explorer
- 24. Erfahrung zahlt sich aus … 1998/09 Produktidee „MailConnector“ 1999/02 Interner Einsatz bei PAVONE 1999/07 „Cinderella“ 1.2 (Beta) 1999/09 KnowledgeGateway® 1.3 2001/09 KnowledgeGateway® V5 2003/04 KnowledgeGateway® V6 2005/02 KnowledgeGateway® V7 2007/03 KnowledgeGateway® V8.5 2008/07 KnowledgeGateway® V9 (Outlook Integration, Microsoft Office und Windows Explorer Add-In) 2009 KnowledgeGateway® V9.5 (Symphony Integration)
- 25. Highlights Wichtige Funktionen Transferieren von Mail-Dokumenten auf Knopfdruck oder per Drag & Drop Mehrfachablage von Mails Versenden von Lesezeichen – statt Weiterleiten an Automatisierte Vorschlagsliste zur geordneten Ablage von Mails Dynamisch lernende Anwendung mit Ablagevorschlägen zu wiederkehrenden Korrespondenzpartnern Einfache Installation und Nutzung
- 26. Lohnt sich PAVONE KnowledgeGateway® erst bei 100.000 Anwendern? Also Mailmanagement nur bei einer Konzern AG? Nein. Es geht auch bereits bei 2 oder 3 Anwendern los...
- 27. Fragen Sie sich! Würde die Möglichkeit, Informationen zu zentralisieren, statt sie über Mail-Datenbanken zu zerstreuen, die Produktivität Ihrer Mitarbeiter steigern? Möchten Sie E-Mails mit anderen Systemen und Prozessen integrieren/zusammenbringen? Haben Sie Interesse an teambasierter Zusammenarbeit? Ist Ihnen die reine Komprimierung von 1 Gbyte auf 600 Mbyte zu wenig? Wenn 80% des Mailvolumens Attachments sind. Wenn E-Mails und ihre Anhänge bspw. aus 100 Instanzen einer Agenda- Diskussion sind. Ist es dann nicht Zeit über „Sharing“ nachzudenken? Und was ist mit den wertvollen Informationen und dem versteckten Wissen, das ungenutzt in den Mail-Anwendungen schlummert?
- 28. TCO-Zusammensetzung PAVONE KnowledgeGateway® - 100 Anwender: 4.579,01 € (5.265,86 € inkl. Upgrade) Ab dem 2. Jahr 686,85 € pro Jahr Upgrade Ersteinrichtung, Rollout, für PAVONE KnowledgePool, IBM Lotus Teamroom, IBM Lotus Discussion oder auch weitere PAVONE Lösungen (Enterprise Office, Sales, Project Management): 0,5 Tage (vernachlässigbar – sagen uns die Kunden) Anbindung/Integration an andere IBM Lotus Notes/Domino Anwendungen: 1-3 Tage (kommt in den meisten Fällen nicht sofort zum Zuge)
- 29. TCO-Zusammensetzung Schulung und Aufklärung: 0,25 – 0,5 Stunde Share statt send Verantwortung liegt beim Absender “Satzung" für die Abteilung -> Commitment der Abteilungsmitglieder Policies (Subject Policies, Verwendung von Tabellen, Outline) Information Mapping ("Netiquette") Entwicklung von Checklisten, an die sich die Menschen halten müssen
- 30. Rechenbeispiel (Minimalansatz) Ausgangssituation: 100 Mitarbeiter mit Schulungsbedarf 5.265,86 € (Lizenzen inkl. Upgrade) + 300,00 € (Ersteinrichtung 0,5 Tage) Keine Reisekosten + 2.500,00 € (Einarbeitung: 100 MA * 50 € * 0,5 Stunde) ------------------------- 8.065,86 € gesamt Die Amortisationsdauer ist bei ungefähr 4 Monaten.
- 31. Rechenbeispiel (erweiterter Ansatz) Bei einem Team von 15 Mitarbeitern werden ca. 17 Stunden gespart (mit monatlichen Diskussionen, Agendaplanung etc.) Teameinsparung/Jahr: 10.200,00 €. Anwendereinsparung (100 Anwender)/Jahr: ca. 68.000,00 €. Die Amortisationsdauer wäre dann bei ca.1,5 Monaten.
- 32. Schnelle Einführung über ein E-Mail Roll-Out Reduzierter Aufwand für Anwender und Administratoren Mail mit den benötigten Schaltflächen für die Integration von PAVONE KnowledgeGateway® wird an Anwender versendet Protokollierung der Integration in Mail-Anwendungen: Ansicht Installations-Protokoll in der PAVONE KnowledgeGateway® Anwendung listet alle Protokoll- Dokumente Dort kann jederzeit nachvollzogen werden, wer diese Aktion bereits ausgeführt hat, und ob die Integration erfolgreich war oder nicht.
- 33. Keine Designänderung erforderlich! PAVONE KnowledgeGateway® kann direkt in die Mail- Anwendung integriert werden. Dazu muss die Gestaltung der Mail-Anwendung ergänzt werden. Sollte eine Änderung des Designs der Mail-Anwendung nicht erlaubt sein, kann PAVONE KnowledgeGateway® alternativ in einer Symbolleiste bereitgestellt und aufgerufen werden.
- 34. Die Lösung kann also nur sein: PAVONE KnowledgeGateway®, die Anwendung, die Benutzern u Gruppen, unternehmensweit und weltweit Wissen zugänglich macht.
- 35. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit PAVONE AG PAVONE GmbH Technologiepark 9 Schickardstraße 60 33100 Paderborn 71034 Böblingen Tel.: +49 5251 3102-0 Tel.: +49 7031 4997-10 Fax: +49 5251 3102-99 Fax: +49 7031 4997-97 E-Mail: info@pavone.de E-Mail: info@pavone.de Weitere Informationen erhalten unter: http://www.pavone.de http://www.pavonelive.de http://www.pavonelive.de http://www.pavonelive.com