001 manual isppjae

Sistema de Matricula y Evaluación: SisISPPJAE
1 INSTITUTO SUPERIOR PEDAGOGICO PUBLICO “JOSÉ ANTONIO ENCINAS”
“AÑO DE LA CONSOLIDACIÓN ECONÓMICA Y SOCIAL DEL PERU”
ALUMNOS DE LA ESPECIALIDAD DE COMPUTACIÓN E INFORMÁTICA REALIZAN
INVESTIGACIÓN Y ELABORAN SOFTWARE “SISTEMA DE MATRÍCULA Y EVALUACIÓN DEL
IESPP”JOSÉ ANTONIO ENCINAS” TUMBES
Anteriormente la secretaría académica del Instituto de Educación
Superior “José Antonio Encinas”- Tumbes, contaba con un módulo de FoxPro, que
procesaba la gran masa de información referente a la matrícula y evaluación de los
alumnos de las diferentes especialidades y por semestre, originándoles problemas al
no contar oportunamente con la información solicitada, como certificados de estudios,
boletas de notas, record de notas; retrasando sus gestiones tanto para sustentar la
Tesis, como para la obtención del Título Profesional; que muchas veces se generaban
reclamos por grupos de estudiantes a la Dirección General en tal sentido este grupo
de investigación optó por mejorar este proceso, elaborando un sistema de matrícula y
evaluación: SislESPPJAE, que se ha creado sobre la base del lenguaje de
programación Visual Basic 6.0 y contiene la información de la matrícula y evaluación a
partir del período 2005-1.
Actualmente este programa ha dinamizado la entrega de la información
solicita por los alumnos para proseguir con las gestiones para la sustentación de sus
tesis y obtención del título profesional en tiempo mínimo.

SISTEMA DE MATRICULA Y EVALUACIÓN DEL ISPP JOSÉ
ANTONIO ENCINAS
SisISPPJAE
Anteriormente la Secretaria Académica del ISPP “José Antonio Encinas” -
Tumbes contaba con un modulo de FoxPro, que procesaba gran volumen de información
referente a matricula y evaluación de los estudiantes de las diferentes especialidades y
semestres académicos, sin embargo el mencionado módulo no cumplía con los requerimientos
y características necesarias para el optimo manejo de la gran cantidad de datos existentes en
el área antes mencionada, lo cual limitaba el rápido manejo de la información y por lo tanto
provocaba la demora en la entrega de los variados documentos requeridos por los
estudiantes, provocando problemas a los alumnos, generándose estos en reclamos.
Debido a este problema el grupo de estudiantes de la especialidad de
Computación e Informática sección “D”, decidimos poner manos a la obra y remediar el
problema que perjudicaba a la totalidad de los alumnos en cuanto a la recepción oportuna de
los documentos solicitados, como certificados de estudios, boletas de notas, record de notas,
etc., es así como nace la idea de crear, a través del proceso de investigación y terminar con el
informe para la obtención del título profesional de docente, creando un nuevo sistema de
matrícula y evaluación que sea implementado en el área de Secretaria Académica, en beneficio
de toda la institución.

SISTEMA DE MATRICULA Y EVALUACIÓN DEL ISPP JOSÉ
ANTONIO ENCINAS
SisISPPJAE
El sistema de matrícula y evaluación denominado SisISPPJAE, tiene como
objetivo principal procesar oportunamente toda aquella información del ISPP “José Antonio
Encinas” de Tumbes; en el área de Secretaria Académica, que envuelve a su vez todos los datos
consignados para la matricula de cada estudiante de la institución, y de igual manera todas las
notas obtenidas del proceso de evaluación durante un periodo determinado.
El sistema está creado sobre la base del lenguaje de programación Visual Basic
6.0, y contiene la información de la matricula y evaluación a partir del periodo 2005-I, es decir
que contiene en su base de datos, la información de los alumnos que ingresaron a la
institución a partir del año 2005, así como de aquellos alumnos que han retomado los estudios
aquel año y de aquellos que han ingresado por traslados externos.
LA BASE DE DATOS
El sisISPPJAE posee una base de datos creadas en Access 2007, que contiene los siguientes
datos:
Referente al alumno:
Datos personales
o Nombres y Apellidos
o Fecha de nacimiento
o Edad
o Dirección
MATRICULA
Datos del alumnado
Plan de Estudios
Docentes
EVALUACIÓN
Actas
Notas
BOLETAS
RECORD ACADEMICO
FICHA DE MATRICULA

o Sexo
Datos académicos
Código: Es asignado por la institución al momento de ingreso, o traslado
externo.
Especialidad
Sección
Año de Ingreso
Referentes al plan de estudio
Código y nombre de la especialidad: asignado por el grupo creador del sistema; así por
ejemplo el código de la Especialidad de Computación e Informática es 12
Código y nombre de la Asignatura; asignado también por el grupo; por ejemplo:
Comunicación integral es COM
Código del semestre (1= Ciclo I); que unido al código de la especialidad y la asignatura forman
el nombre del área que llevará una sección en un determinado semestre; por ejemplo:
La especialidad de Computación e Informática, en semestre II O II Ciclo (Código
2) desarrollo la Asignatura de Lenguaje de Programación (Código LEP), entonces el nombre de
la asignatura para ese semestre es 12LEP2.
Créditos; asignados por las normas de evaluación, están almacenados por cada área o
asignatura.
Referente a los Docentes:
Alumnos
CodAlumno ApePat ApeMat Nombres FNacimiento Sexo Direccion Seccion CodEspecialidad AIngreso Edad
030-05 QUIROGA FUENTES
KARLA
YESSENIA
01/01/2000 F A.V.… A 01 2005 22
PlanEstudio
AsigPlan CodEspecialidad CodSemestre CodAsignatura NomAsignatura Creditos
01COM1 01 01 COM1 COMUNICACIÓN INTEGRAL I 06
12LEP2
Código de la Asignatura
Código de la Especialidad
Código del semestre
Código de la Especialidad

Cada docente desarrolla diferentes áreas, en las distintas especialidades, por
lo tanto una de las características de este sistema, es que antes de ingresar las notas obtenidas
de la evaluación, se debe asignar a cada docente un área determinada siendo éste el
responsable de las notas entregadas en secretaria para su respectivo llenado en la base de
datos de nuestro sistema, si un área no tiene un docente asignado no será posible ingresar las
notas de ésta al sistema.
Código, asignado por el grupo que ha creado el sistema
Apellidos y nombres
Sexo.
Referente al proceso de matricula:
Se tiene almacenado los siguientes datos:
Código de la especialidad
Código de alumno
Código de semestre
Sección
Matricula
Periodo CodAlumno Semestre Seccion
2005-I 129-05 01 D
Referente a las Actas y Registros
Registro de los alumnos:
Periodo de desarrollo y evaluación, así por ejemplo periodo 2005-II
Código del alumno
Semestre
Sección
Asignatura; designada de acuerdo al Plan de Estudio según la especialidad.
Créditos, según la asignatura
RegistroAlumnos
Periodo CodAlumno Semestre Seccion AsigPlan Creditos
2009-II 031-05 10 A 01IN10 04
Registro de Notas:
Profesores
CodProfesor ApePat ApeMat Nombres Sexo
P001 GARCIA TRIPUL FELIPE ERNESTO M

En esta sección de la base de datos, en una tabla con el nombre
“AlumnosNotas” se ha guardado la parte más importante como son las notas de los alumnos,
las cuales han sido obtenidas de las actas de evaluación entregadas por cada docente
responsable de sus respectivas Áreas, por especialidad, semestre y sección.
Tenemos:
Periodo
Código del alumno
Semestre
Sección
Asignatura
Nota
Código del docente responsable del área
Créditos
Observaciones
Fecha del acta.
AlumnosNotas
Periodo CodAlumno Semestre FechaNota Seccion AsigPlan SemAsig Nota Creditos CodProfesor Observaciones
2002-II 016-00 06 06/01/2003 B 09INV6 06 16 02 P007
PROCESO DE MATRICULA MEDIANTE EL SISTEMA SisISPPJAAE
Ahora paso a paso explicaremos como utilizar el sistema, su manipulación en
bastante sencilla y todos pueden aprenderlo, ya no es necesario conocer un lenguaje de
programación para poder realizar los procesos de matrícula y evaluación a través del sistema.
Empecemos entonces:
Como iniciar el Sistema:
Veamos el entorno.

MENÚS PRINCIPALES
MANTENIMIENTO:
En este menú encontramos los datos que almacena el sistema como
son las Áreas, el plan de estudio, alumnos, profesores, etc.
A continuación veremos cada opción:
I. Áreas
Al hacer clic en esta opción aparecerá la siguiente ventana:
Menús PrincipalesMenús Principales
Herramientas
estándar

En esta ventana podemos observar los nombres de cada asignatura con su respectivo código,
el cual ha sido designado por el grupo de investigación. También podemos observar los
principales botones que nos permiten ingresar nuevos datos, modificar o eliminar los
existentes y también hacer una lista de todas las Áreas que existen en nuestra base de datos.
LOS BOTONES
Mediante este botón podemos ingresar nuevas Áreas, para hacerlo debemos seguir los
siguientes pasos:
1. Presionar el botón Ingresar.
Aparecerá la siguiente ventana:
2. Presionar el botón Nuevo.
3. Escribir un código y la descripción (Nombre) de
la nueva asignatura, por ejemplo:
Código: EDF1
Descripción: EDUCACIÓN FISICA I
4. Presionar el botón grabar, nuestra nueva
asignatura debe aparecer en la ventana de las
Áreas
Principales
botones
Áreas
Áreas
Áreas

Con este botón podemos cambiar los datos de la asignatura, para hacerlo realizamos lo
siguiente:
1. Seleccionar la asignatura que deseamos
modificar, pero debemos tener en cuenta
que solo podemos modificar la descripción,
el código no puede ser modificado, es por
eso que debemos tener cuidado cuando
ingresamos nuestro códigos de Áreas.
2. Presionamos el botón modificar, debe
aparecer la siguiente ventana.
3. Cambiamos la descripción
4. Presionamos guardar
Áreas
Áreas

Con este botón eliminamos una asignatura, en caso de que nos hayamos equivocado por
ejemplo.
Para eliminar una asignatura debemos:
1. Seleccionar la asignatura que deseamos eliminar
2. Presionar el botón Eliminar, debe aparecer un mensaje como el siguiente:
3. Confirmar, presionando Si.
Este botón proporciona un
listado de todas las Áreas que
se encuentran almacenadas
en la base de datos.
Simplemente lo presionamos
y aparecerá una ventana con
una lista denominada
“Reporte de Áreas”.
En esta ventana podemos
revisar la lista completa e
imprimir las páginas que
deseamos.
II. Plan de Estudios

El plan de estudios es la designación de las Áreas, con sus respectivos créditos y horas para
cada especialidad de acuerdo al semestre y a la sección, y varía por cada periodo y
especialidad.
Para ver los planes de estudio debemos:
1. Presionar la opción Plan de Estudios del menú Mantenimiento, aparecerá la siguiente
ventana:
2. Para ingresar un nuevo Plan de Estudios se hace ingresando cada asignatura de
acuerdo a la especialidad y al semestre, lo hacemos de la siguiente manera:
Presionar el Botón , debe aparecer esta
ventana.
Presionar el botón Nuevo
Colocar los datos de la asignatura de
acuerdo al Plan de estudios de la
especialidad respectiva, debemos tener en
cuenta que aquí no colocamos el código, el programa lo creará por nosotros.
Ingresamos
o El código de la especialidad y presionamos la tecla Enter y
automáticamente aparecerá el nombre de la especialidad, por
ejemplo: 01 – EDUCACIÓN INICIAL
o Es semestre, por ejemplo: III
o El código de la asignatura y presionamos la tecla Enter y de inmediato
aparecerá el nombre de la asignatura; ECO1 – ECOSISTEMA I, por
ejemplo.
o Los créditos que tiene la asignatura

Pensionamos Grabar y Salir para ver la nueva asignatura
3. Para modificar una
asignatura en un plan de estudios
Seleccionamos la asignatura del plan
Presionamos Modificar , aparecerá la siguiente ventana:
En esta ventana solo podemos modificar los créditos y el estado de la
asignatura.
o El Estado, indica si la asignatura de acuerdo al plan de estudio, será
llevada a cargo por alguna especialidad en un periodo respectivo.
A = Alta, está siendo usada.
B = Baja, no está siendo usada.
Lugo de modificar estos datos, simplemente presionamos Grabar y Salir.
4. Para eliminar una asignatura dentro del
Plan de estudio, lo único de debemos
hacer es seleccionar la asignatura y
presionar Eliminar , y confirmar el
mensaje que aparece presionado SI

5. El botón de la ventana Plan
de Estudios, se emplea para revisar los
datos dentro del plan, debemos
seleccionar la asignatura que deseamos
revisar y presionar este botón, aparecerá
la siguiente ventana:
6. El botón Listar al igual que con
la Áreas, también se emplea para realizar un reporte lista de todos los Planes de
Estudios. Solo debemos presionarlos y tendremos una ventana donde podemos revisar
toda una lista e imprimirla si así lo deseamos.
III. ALUMNOS
En esta opción ingresamos todos los datos personales y académicos de los alumnos que
ingresan a la institución a través de las diferentes modalidades:

Examen de Admisión
Traslado externo
Exoneración: Primeros Puestos
Exoneración: Deportistas destacados
Exoneración: Centro de Preparación ISP JAE
Para aprender a usar esta opción, ingresemos los datos de un alumno siguiendo este
procedimiento:
1. Vamos al menú Mantenimiento.
2. Presionamos la opción Alumnos, debe aparecer esta ventana
3. Presionamos Ingresar; vamos a matricular al alumno con estos datos:
Código: 200-00
Nombre: León García, Juliana
Fecha de nacimiento: 01/07/1986
Dirección: Av. Tumbes
Sexo: F
Sección: D
Especialidad: 09 – Ciencias Naturales
Modalidad: 4 – Examen de Admisión
4. Colocamos los datos en sus respectivas casillas; para el caso de la especialidad solo
colocamos el código de ésta (09 en este caso) y presionamos Enter, aparecerá el nombre;
de igual para la modalidad sólo debemos colocar el código de la modalidad (4 en este
caso)
5. Una vez llenos los datos, simplemente presionamos el botón Grabar.
IV. PROFESORES
En esta opción encontramos los datos de los docentes que trabajan en el pedagógico ya sea
como nombrados o como contratados.
Aquí tenemos algunos de los datos de
los alumnos, no todos son visibles
pero todos están almacenados en la
base de datos del Sistema

Para conocer más a fondo esta opción vamos a grabar datos nuevos de un docente, hagamos
lo siguiente:
1. Vamos al menú Mantenimiento, presionar en la opción Profesores, debe aparecer una
ventana como ésta:
2. Como ya hemos visto antes los Botones y sus funciones son las mismas, lo único que
cambia son las ventanas, y los datos que contienen. Vamos a ingresar los siguientes datos:
a. CODIGO : P-070
b. Apellido Paterno : ROJAS
c. Apellido Materno : GOMEZ
d. Nombres : JORGE
e. Sexo : M (Masculino)
3. Presionamos el botón Ingresar, debe
aparecer la siguiente ventana en la que
colocaremos los datos antes propuestos.
4. Presionamos Grabar y luego Salir para regresar a la ventana principal de los Profesores.

Para modificar los datos debemos seguir el mismo procedimiento que con las opciones y
ventanas vistas anteriormente:
1. Seleccionamos el registro que contiene los datos que deseamos modificar, vamos a
utilizar el registro que ingresamos anteriormente.
2. Presionamos Modificar, debe aparecer la siguiente ventana, en ella modificaremos los
datos, por ejemplo supongamos que el apellido materno del profesor es “MARTINEZ”.
Para hacer el cambio simplemente nos ubicamos en el recuadro del dato que
modificaremos, en este caso en el cajón del apellido materno, y escribimos la nueva
información.
3. Presionamos grabar y salir para regresar a la ventana inicial, donde podemos verificar los
cambios realizados.

Los botones de Eliminar y Consultar tienen las mismas funciones en todas las ventanas en las
que aparecen, de manera que el procedimiento para utilizarlos es el mismo:
1. Seleccionar el registro que deseamos Consultar o Eliminar.
Ç
2. Presionamos el botón que deseamos utilizar, en el caso del botón Consultar aparecerá
una nueva ventana con los datos del registro seleccionado, pero no podemos modificar la
información; y en cuanto al botón Eliminar aparecerá un mensaje como ya hemos visto
anteriormente, lo único que debemos hacer es confirmar presionando “Si” y eliminar el
registro.
En el caso del botón Listar, realiza una lista de todos los registro; que podemos revisar e
imprimir pero no modificar.
Hasta esta sección del manual ya hemos revisado las formas de ingresar datos, modificarlos,
hacer consultas y listados e incluso eliminar; ha sido explicada la forma de procedimiento para
cada botón, que para todas las ventanas es el mismo.
Ahora empezaremos una práctica a través de la cual explicaremos el funcionamiento del
Sistema.
V. ASIGNAR PROFESORES

Esta sección del sistema se utiliza para designarle a cada docente una asignatura de acuerdo al
periodo, semestre, sección y especialidad. Veamos como se hace.
1. Vamos al menú Mantenimiento, y seleccionamos la opción Asignar Profesor, aparecerá
una ventana como esta:
En esta ventana
aparecen todos los
docentes con sus
respectivas Áreas
2. Presionamos Ingresar; aparecerá la siguiente ventana donde presionaremos el botón
Nuevo para ingresar los nuevos datos.
3. Colocamos los datos en el siguiente orden:
a. Periodo: 2001-I
b. Código del docente, y presionamos enter debe aparecer el nombre del
docente: P060 = Chanducas Zarate Alid.
c. Semestre: III
d. Sección: B
e. Especialidad: 09 = Ciencias Naturales.
Podemos movernos entre los recuadros presionando la tecla Enter.

4. Presionamos la tecla Asignar, aparecerá una ventana con un mensaje que nos indica que
debemos eliminar las Áreas que NO deseamos asignarle al docente; debemos presionar
Aceptar en el mensaje.
5. Para eliminar cada asignatura debemos seleccionarla y luego presionar el botón Eliminar y
por último confirmar SI en el mensaje de eliminación, de la manera que aparece en los
gráficos:
6. Después
En este ejemplo, el profesor Chanducas
Zarate, Alid; tendrá a cargo él área de
COMUNICACIÓN INTEGRAL III

de eliminar las áreas que no asignaremos a un docente presionamos ASIGNAR , y
GRABAR. Para verificar los datos en nuestra ventana inicial, presionamos SALIR.
VI. PERIODO
La base de datos del sistema también almacena las fechas de los periodos, en los cuales se
llevan las actividades de enseñanza – aprendizaje; cada acta de notas contiene la fecha en la
que termina un determinado semestre.
El periodo es importante, puesto que se necesitan las fechas para la emisión de Récords
Académicos, Certificados de Estudios y demás.
A continuación veremos la ventana de los registros y fechas de los distintos periodos; para
acceder a ella, debemos:
1. Ir al menú Mantenimiento
2. Elegir la opción PERIODO, aparecerá la siguiente
ventana:
De igual forma que en las ventanas anteriores,
podemos Ingresar nuevos registros (fechas),
modificar los existentes, eliminar y listar la
información que aparece en la ventana y que por lo
tanto está almacenada en nuestra base de datos.
VII. SEMESTRE
En esta sección aparecen tanto el código, número y
descripción de cada semestre, se ha creado esta
ventana con el fin de contener los códigos de los
semestres que son utilizados en otras secciones del
sistema, como por ejemplo cuando asignamos
profesores, o matriculamos un alumno.
También aquí podemos ingresar nuevos datos,
modificar, eliminar y listar la información guardada.

VIII. ESPECIALIDADES
Al igual que los periodos y semestres, también existe una sección en la que está contenidas las
descripciones de las especialidades, es decir el Código y Descripción de cada una, de manera
que el usuario pueda revisar los códigos que necesita para ingresar datos en otras secciones,
matricula y evaluación por ejemplo.
IX. DETALLE DE NOTAS
Esta opción sirve para detallar las notas cuando
deseamos imprimir los certificados de estudios.
X. MODALIDAD DE INGRESO
Esta opción nos permitirá establecer el modo de
ingreso de cada estudiante, es muy necesaria para
saber la procedencia del alumno. En este sección
tenemos los códigos que debemos utilizar cuando
ingresamos nuevos datos de un alumno. (Como lo
hicimos anteriormente en la ventana Alumnos)
XI. CIERRE DE PERIODO
En esta opción permite mantener
seguras las notas ingresadas ya sean
notas ingresadas en las modalidades de

regular, subsanación, complementación o convalidación, y así evitar que existan
modificaciones en los registros de notas que ya han sido almacenados.
MENÚ TRANSACCIONES
El menú TRANSACCIONES contiene una serie de opciones orientadas a las operaciones
principales del sistema que corresponden a matricula y evaluación, es decir en que a través de
estas opciones podemos matricular a los alumnos según las diferentes modalidades, ingresar
notas y promediarlas.
Veamos la estructura de este menú
MODALIDADES DE MATRICULA
REGULAR: Esta modalidad se da cuando un alumno se matricula normalmente cada ciclo,
dentro de esta modalidad existen dos formas:
o Regular Completa: Se da cuando un alumno decide matricularse en todas las
Áreas, por lo tanto aparece en todas las actas de evaluación.
o Regular No completa: Se da cuando el alumno decide matricularse solo en
algunas Áreas y en otras no, por lo tanto aparece en algunas actas y en otras
no.
NO REGULAR: En esta modalidad de matricula se da en casos especiales, como por
ejemplo cuando un alumno ha desaprobado, o se ha cambiado de especialidad; o por
cuestiones del diseño curricular debe llevar ciertas Áreas.
o SUBSANACIÓN: Cada vez que un alumno desaprueba una asignatura, debe
recuperarla, para este caso el alumno debe matricularse nuevamente pero
bajo a opción de Subsanación.
o CONVALIDACIÓN: Se da cuando un alumno ha cambiado de especialidad y
debe

o COMPLEMENTACIÓN
LICENCIAS: Esta opción la utilizamos cuando un alumno ha pedido licencia durante un
periodo determinado. Sus datos aparecen en las actas pero acompañadas de la letra “L”,
indicador de que está de licencia en la asignatura.
Para el caso de las actas también existen las mismas modalidades ya mencionadas; es decir un
alumno que ha sido matriculado en la modalidad REGULAR, debe de llenárseles sus notas en la
opción: INGRESO / PREACTAS/REGULAR.
En el caso de aquellos que han recuperado Áreas, debe llenarse las notas en la opción:
INGRESO/PREACTAS/SUBSANACIÓN, lo mismo para la convalidación y la complementación.
En el caso de las licencias, las notas son llenadas de manera REGULAR.
A continuación, vamos a matricular a un alumno en las diferentes modalidades.
MATRICULA REGULAR
En esta opción matriculamos los alumnos que van llevar la carga completa o no completa de
los cursos del ciclo o semestre.
En el caso de la Matricula Regular Completa
En el siguiente ejemplo la alumna Morales Tinoco ha ingresado a la especialidad de inicial, el
código que se a le ha generado a la alumna es 001-10 ahora vamos matricularla:
1. Vamos al menú Transacciones, elegiremos la opción Matricula, dentro de ésta, la opción
Regular y por último Carga Completa, debe aparecer una ventana como la que vemos a
continuación:
2. En esta ventana debemos presionar NUEVO, y empezaremos a llenar los datos del
alumno:

3. Una vez llenos los datos presionamos el botón ÁREAS, nuestra ventana debe cambiar:
La alumna Morales se ha matriculado de forma regular por eso le asignamos todas las
áreas.
Luego vamos dar clic en el botón asignar y por ultimo en grabar para confirmar la
matricula
Periodo académico =2005-I
Código del alumno = 001-10, al
presionar Enter en esta sección
automáticamente aparecerá el
nombre y la sección del alumno que
estamos matriculando
Semestre que se desarrolla
durante el periodo
Aparecerá el código y nombre de la
especialidad a la que pertenece el alumno
que estamos matriculando.
Clic aquí

En El Caso De Un Matricula No Completa
En el caso de Jiménez Farías Juan es un Alumno del cuarto semestre de la especialidad de
matemática y debido a que trabaja, no tiene tiempo para llevar todas las Áreas y va a
matricularse pero sólo en estas Áreas: COMUNICACIÓN IV, MATEMÁTICAIV, PRÁCTICAIV E
INVESTIGACIÓNIV; en su caso lo haremos de la siguiente manera:
1. Vamos al menú Transacciones, la opción Matricula, de ésta, la opción Regular y por último
Carga No Completa.
Aparece la siguiente ventana:
2. Presionamos Nuevo, para empezar a llenar los datos del alumno:
Esta ventana es igual que aquella que apareció en
el modo Carga Completa, pero con la diferencia
que en esta opción podemos eliminar Áreas, lo que
no podemos hacer en la ventana anterior.
Código de la especialidad =03, Matemática
Periodo = 2006-II Código del alumno = 010-10
Semestre= IV

3. Presionamos Áreas, debe aparecer una nueva ventana, en la que vamos a eliminar todas
aquellas áreas en las que el alumno no desea matricularse, y dejaremos aquellas que se
desea desarrollar.
4. Empezaremos a eliminar las Áreas no deseadas, seleccionándolas primero y presionando
Eliminar.
5. Una vez que tenemos las Áreas que el alumno desea desarrollar, presionaremos Asignar y
Grabar para confirmar.

Mediante los dos ejemplos mostrados nos hemos dado cuenta de que es muy sencillo
matricular a los alumnos de forma carga completa y no completa
MATRICULA NO REGULAR
En esta opción nos permite matricular a los alumnos que han desaprobado alguna área
durante un ciclo académico, a los que les falta completar las áreas del ciclo y también par los
que realizan un traslado de otras instituciones pedagógicas instituciones es decir una
convalidación.
Veamos los casos siguientes:
Ejemplo: La Alumna Morales dela especialidad de Inicial ha desaprobado el curso de sociedad
II ella desea subsanarlo en verano del 2006.
Subsanación (recordemos que esta opción solo funciona si el alumn@ a desaprobado una
asignatura)
1. Vamos al menú Transacciones, a la opción Matricula, luego a No Regular y seleccionamos
Subsanación.
2. Debemos escribir los datos en la ventana que aparece, presionando NUEVO
3. La alumna Morales tiene una asignatura desaprobada, con tan solo escribir su código se
muestra sus datos sin opción a modificar, luego presionamos ÁREAS. Debe aparecer una
nueva ventana y ella presionaremos ASIGNAR

4. Por último presionamos GRABAR
Ahora si la alumna morales esta matriculada en el curso de subsanación de verano.
Complementación (solo para los alumnos que les no se matricularon en algunas Áreas).
Ejemplo: en el caso del alumno Jiménez desea completar las áreas que le faltan (CURRÍCULO
TECNOLOGÍA Y GESTIÓN II, EDUCACIÓN RELIGIOSA IV, SOCIEDAD IV).
Vamos al menú transacciones, apuntamos a
matricula, apuntamos no regular y luego
seleccionamos complementación.
Digitar el Periodo y el Código del alumno.
Convalidación (solo para los alumnos que vienen de otras instituciones pedagógicas).
Las convalidaciones se hacen por medio de una resolución la cual se identifica por el código y
fecha de traslado. Realicemos una convalidación.
Ejemplo:
Jiménez viene de una Institución Pedagógica Particular “Gran Chillimasa”, en la cual a
estudiado 3 ciclos académicos.
Clic en asignar y luego para
completar la matricula se da
clic en
grabar.

Vamos al menú Transacciones, a la opción Matricula, luego la opción No Regular y
seleccionamos convalidación.
Digitar el Periodo y el Código del alumno en la ventana que aparece.
Seleccionar las Áreas que no se
MATRICULA POR LICENCIA
Esta matricula es para reservar el ciclo académico que el alumno puede optar siempre y
cuando esté enfermo o por cuestiones de trabajo.
Tiene el mismo procedimiento de matricula Regular:

1. Debemos colocar el período, el código del alumno y el semestre.
2. Presionar Áreas.
3. Presionar Asignar y por último presionar Grabar.
OPCIÓN INGRESO
Esta opción nos permite agregar notas ya sean de forma (regular, subsanación,
complementación y convalidación).
Regular, subsanación, complementación: se ingresan las notas mediante una Pre-Acta y así
tener la opción de verificar los datos con exactitud por si cometa un error. Teniendo en cuenta
que antes de ingresar las notas tenemos que matricular al alumno(a) y asignar el docente
respectiva asignatura.
Veamos el siguiente ejemplo:
Seguir la siguiente ruta del siguiente gráfico:
Luego de haber escrito los datos, presionamos clic en Áreas y se mostrará la siguiente
ventana.
Es necesario ingresar:
El periodo
La sección
Y la Asignatura
Clic en si y mostrara la
opción para ingresar
nota.
En esta ventana aparece la lista de
todos los alumno matriculados en
esta asignatura, en este caso solo
tenemos un alumno.

Para ingresar Nota:
Una vez colocadas todas las notas, presionamos el botón GRABAR.
despues de terminar todo este procedimiento, debemos confirmar y colocar la fecha del acta
(sea regular, se subsanación, convalidación o complementación)cuyas notas hemos ingresado
al sistema.
Para hacerlo sigamos la ruta del gráfico
Luego mostrara la ventana que contiene las notas anteriormente, donde presionaremos
GRABAR para almacenar las notas en la Base de Datos, o CANCELAR en caso de haber
cometido algún error, para lo cual debemos volver a ingresar las notas desde la opción de
“Ingreso/ Pre Actas”
Digitamos la nota
correspondiente, luego
presionamos
Ingresamos la fecha del
acta que hemos ingresado y
confirmamos presionando SI
del mensaje que aparecerá

CONVALIDACIÓN
Para ingresar notas de la forma de Convalidación primero debemos matricular al alumno
desde la misma modalidad; es decir matricularlo por convalidación, luego asignamos el
docente correspondiente por cada asignatura veamos como se hace en el siguiente ejemplo:
Nos dirigimos hacia el menú transición, luego a
Aquí en esta ventana una vez
matriculados, vamos al menú
transición, luego ingreso, Pre Actas, y
seleccionamos convalidación. Y
parecer la siguiente ventana
La fecha que se ingresa
es la de la Resolución
Aquí se ingresa el
código de la Resolución
que ha sido probada tu
convalidación. Por
ejemplo: 082-2006
Clic en ingresar y podr
ingresar la nota
El periodo del ciclo que va a completar su
convalidación
El código del Área y la especialidad

REPORTES
Es la sección del sistema que se encarga de emitir los documentos procesados en base a los
datos ingresados por el usuario; desde aquí podemos imprimir fichas de matricula boletas de
notas, record académicos y certificados de estudios.
El menú Reportes contiene las siguientes opciones:
Para hacerlo debemos tener en cuenta los códigos de los periodos y de los alumnos, vamos
emitir algunos documentos:
FICHA DE MATRICULA:
Cada vez que un alumno se matricula en un semestre, la Secretaria Académica le entrega una
ficha que contiene las Áreas, con sus créditos y horas correspondientes.
Para emitir una mediante el SisISPPJAE, debemos hacer lo siguiente:
1. Ir al menú Reportes, a la opción Ficha de Matricula, hacer clic sobre ella.
2. Debe aparecer una ventana como esta:

En ella ingresaremos el código del alumno (al presionar Enter debe aparecer el nombre
del alumno correspondiente al código colocado) y el periodo de matricula
3. Presionamos Ingresar, debe aparecer una ventana nueva:

Este tipo de ventana aparece para todos los reportes que realicemos, fichas de matricula,
boletas de notas, récords académicos, etc.
4. Para imprimir la ficha de matricula simplemente debemos presionar el botón de
impresión
BOLETA DE NOTAS:
Al finalizar todo periodo académico, la SECRETARIA ACADÉMICA, tiene el deber de entregar a
todos los estudiantes, un reporte de todas sus notas obtenidas junto a su promedio
ponderado.
Mediante el SisISPPJAE, lo podemos hacer de la siguiente manera:
1. Ir al menú REPORTES, a la opción BOLETA DE
NOTAS, debe aparecer esta ventana:
Imprimir
ZoomNº de página y botones de
desplazamiento

2. Vamos a colocar los datos correspondientes
3. Aparecerá la ventana de reportes desde la cual podemos imprimir el documento.

RÉCORD ACADÉMICO
Uno de los requisitos para que un alumno pueda sustentar su informe de investigación o tesis,
es presentar su Récord Académico, emitido por Secretaría. Existen dos tipos de Récord, por
matricula Regular o Profesionalización
Para hacerlo desde este sistema debemos hacer lo siguiente:
1. Ir al menú Reportes, y elegir la opción que deseamos: Regular o Profesionalización, vamos
a emitir un record de matricula Regular.
2. Debe aparecer la siguiente ventana ( para
ambas formas es la misma)
3. Colocaremos los datos del alumno cuyo record
queremos imprimir.

MENÚ AYUDA
Esta sección contiene información acerca del sistema y su estructura:

MENÚS DEL SISTEMA
Contiene cada menú vistos anteriormente con sus respectivas opciones.
INGRESO DE USUARIOS.
El sistema tiene una sección de registro de usuarios, cuyas entradas o salidas quedan
registradas en la base de datos. Existen restricciones para algunos de los usuarios; es decir no
todos los usuarios pueden acceder a los menús por completo.
Para registrar a cada usuario se ha creado esta opción, en la que se puede crear una especie de
cuenta con una contraseña.
Esta información no puede
ser modificada
Con este botón podemos
ingresar nuevos usuarios

MENÚS DE USUSARIOS:
Es la sección en la que se crean las restricciones para los usuarios, de manera que existan
opciones a las que no puedan ingresar, es decir nos permitirá crear una seguridad con los
datos que se manejan, que son de suma importancia.
-1 significa SI
0 significa NO
Quiere decir por ejemplo que el usuario Judith Mendoza tiene acceso a todos los menús, y a
todas las opciones. Podrá eliminar, agregar y modificar lavase de datos. Si entramos con otro
usuario pues solo tendrá acceso a unas cuantas opciones donde no se permitirá modificar los
datos de esta. Esto hace que los datos que manejamos sean más seguros.

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