actos previo

Notas del editor

• #3: Las adquisiciones que una institución pública vaya a realizar están relacionadas directamente a la función que desempeña pues para el desarrollo de sus actividades, la entidad necesitará proveerse de bienes, servicios y/u obras de modo tal que le permitan cumplirlo eficazmente. Las adquisiciones pueden ser: BIENES: bienes o suministros. Ejm. insumos para el programa del vaso de leche (Pronaa), medicamentos (EsSalud). SERVICIOS: Servicios en general, Consultoría de Obras, Servicios de Consultoría, Arrendamiento de Bienes y Seguros. Ejm. servicio de recojo de residuos sólidos (municipalidades). OBRAS: Ejm. obras de infraestructura de la red vial del país (pistas, carreteras, puentes, etc.) Las adquisiciones por lo general están destinadas directamente al beneficio de la población. Una adquisición deficiente, de mala calidad, afectará directamente a la comunidad destinataria, con las consecuencias económicas, sociales, políticas y legales que de ella se deriven. Existen también adquisiciones que benefician o afectan indirectamente al ciudadano, toda vez que tienen como finalidad la buena gestión y funcionamiento de la institución estatal, la cual debe redundar en un mejor servicio a la comunidad. Dentro de la categoría de bienes tendríamos a los útiles de oficina, muebles, equipos de cómputo, entre otros; en la categoría de servicios, la contratación de locación de servicios, servicios de seguridad y limpieza de la institución, etc.; en el rubro de obras, cualquier infraestructura que la entidad utilice para llevar a cabo sus funciones. Las instituciones públicas, de acuerdo a las funciones encomendadas priorizarán aquellas adquisiciones que le permitan cumplir sus objetivos, siendo necesario para ello, que se designe la dependencia o dependencias responsables de la planificación y ejecución de dichas tareas[1]. La Entidad considera en su Plan de Adquisiciones y Contrataciones las compras o contratos que posibiliten el cabal cumplimiento de la finalidad pública que le compete. Sin embargo, la cantidad de bienes, servicios y obras a adquirir, depende de la disponibilidad de recursos financieros con los que cuenta la Entidad. En función de éstos debe priorizar el gasto en aquellos que le permita brindar el servicio de la manera más eficaz posible y de éstos, la cantidad mínima indispensable con el mismo objetivo. [1] Art. 5 del TUO La contratación pública pasa por tres fases claramente identificadas por la normativa: La Programación (Titulo III RCAE), que comprende la planificación de las necesidades, la elaboración del expediente de contratación, la designación del comité especial y culmina con la elaboración y aprobación de las bases del proceso de selección. La fase de Selección del proveedor (Titulo IV RCAE), que se inicia con la convocatoria e implica el desarrollo de todas las etapas propias del proceso de selección, hasta el otorgamiento/ consentimiento de la buena pro. La Ejecución Contractual (Titulo V RCAE), que se inicia con la formalización del contrato a través de su suscripción y comprende la ejecución de las prestaciones hasta la conformidad de la prestación del servicio o del bien adquirido o hasta la liquidación de la obra. La elaboración del PAAC marca el inicio de la primera fase de la contratación pública, siendo de carácter obligatorio para las entidades. La contratación pública pasa por tres fases claramente identificadas por la normativa: La Programación (Titulo III RCAE), que comprende la planificación de las necesidades, la elaboración del expediente de contratación, la designación del comité especial y culmina con la elaboración y aprobación de las bases del proceso de selección. La fase de Selección del proveedor (Titulo IV RCAE), que se inicia con la convocatoria e implica el desarrollo de todas las etapas propias del proceso de selección, hasta el otorgamiento/ consentimiento de la buena pro. La Ejecución Contractual (Titulo V RCAE), que se inicia con la formalización del contrato a través de su suscripción y comprende la ejecución de las prestaciones hasta la conformidad de la prestación del servicio o del bien adquirido o hasta la liquidación de la obra. La elaboración del PAAC marca el inicio de la primera fase de la contratación pública, siendo de carácter obligatorio para las entidades.
• #4: El PAAC como instrumento de gestión Las instituciones públicas, para el cumplimiento de sus funciones requieren de instrumentos para ejecutar sus labores de gerencia y administración que les permitan establecer las mejores estrategias y tácticas para el logro de sus objetivos y metas, así como el uso óptimo de los recursos de los que disponen. ¿Cuál es la finalidad del PAAC? El (PAAC)[1] se constituye en un instrumento de gestión cuya finalidad es la programación, difusión y evaluación de la adquisición de bienes, contratación de servicios y obras. Programación, porque a través de este medio las instituciones públicas planifican ordenadamente qué bienes, servicios y obras y sus cantidades van a adquirir a lo largo del año, básico para solicitar la cantidad de recursos financieros adecuados. Difusión, porque es de conocimiento público. Su difusión oportuna permitirá a los futuros postores, proyectar sus ventas al Estado, negociar con sus propios proveedores y organizar sus compras, es decir prepararse con suficiente anticipación para hacer ofertas más competitivas; promoviéndose de esta manera la transparencia, una sana y libre competencia y las mejores condiciones de compra para el Estado. Evaluación, porque organiza la información haciendo posible saber si un proceso de selección ha concluido exitosamente, ha sido cancelado, anulado o está inconcluso, lo cual permite a los encargados de la gestión establecer las causas de las adquisiciones fallidas y adoptar las medidas correctivas. Asimismo, permite determinar la contribución a la consecución de las metas trazadas por la Entidad, en términos de oportunidad, calidad y costos. ¿Qué características posee el PAAC? Es obligatorio, porque toda institución pública, sin excepción, está obligada a elaborarlo. Cualquier proceso de selección, excepto adjudicaciones de menor cuantía no programables, llevado a cabo sin haber sido incluido previamente en el PAAC, es nulo[2]. En consecuencia, se deben incluir las adjudicaciones de menor cuantía programables a la fecha de aprobación del PAAC y el monto mínimo para incluir una adquisición es que supere una Unidad Impositiva tributaria (UIT). Es integral, se dice que el PAAC es integral porque en él deben incluirse además de los procesos de selección para la adquisición de bienes, servicios y obras regulados por la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su Reglamento, las adquisiciones que la entidad realice al amparo de regímenes especiales[3], como es el caso de FONCODES, PRONAA, etc. Es público, porque una vez aprobado debe ser publicado en el SEACE dentro de los 5 días hábiles, la página Web de la institución si es que posee una y estar a disposición de los interesados. La única excepción contemplada es para las municipalidades distritales del interior del país sin acceso a Internet en su localidad, que podrán remitirlo a CONSUCODE a través de medio magnético y con documento escrito, previa autorización de éste. Es formal, esta característica se refiere al procedimiento obligatorio bajo el cual se elabora y aprueba el PAAC. Es decir, a su contenido, plazos de aprobación y publicación, responsable de su aprobación y formalidades de su modificación. En el documento de aprobación se deben reconocer a los responsables de su gestión. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------[1] Art. 7 del TUO; Art. 22 al 27 del Reg. [2] Art. 11 del TUO [3] Párrafo final del artículo 23 del Reg.
• #5: Elaboración y contenido del Plan Anual[1] El PAAC se elabora en base a los requerimientos que cada dependencia de la Entidad realice, de acuerdo a sus necesidades, funciones y metas establecidas. Estas unidades deberán precisar las prioridades de sus pedidos, la fecha aproximada para su abastecimiento y las especificaciones técnicas mínimas indispensables. El PAAC debe incluir, al menos, el objeto de la contratación o adquisición, su descripción, su valor estimado especificando el tipo de moneda, el tipo de proceso, la fuente de financiamiento, la facultad de adquirir de acuerdo a los niveles de centralización o desconcentración y la fecha probable de la convocatoria del proceso de selección. Aprobación del PAAC Una vez aprobado el Presupuesto General de la República, las instituciones públicas saben con cuánto dinero cuentan para cumplir su finalidad; es decir, conocen los montos que pueden destinar al pago de remuneraciones, obligaciones previsionales, inversiones financieras, otros gastos corrientes, amortización de deuda y pago de intereses, cuando corresponda, adquisición de bienes y servicios, inversiones y otros gastos de capital. En este momento, la entidad tiene expedito el camino para aprobar su presupuesto institucional de apertura (PIA) y con ello el Plan Anual de Contrataciones y Adquisiciones del Estado (PAAC). De haber sufrido recortes su presupuesto, procede a priorizar las necesidades a fin de atender las más importantes. ¿Quién aprueba el PAAC y en qué plazos?[2] El responsable de aprobar el PAAC es el titular de la entidad o la máxima autoridad administrativa, quien dispone de un plazo de treinta (30) días calendarios después que el presupuesto institucional ha sido aprobado, siendo una facultad delegable y solidariamente responsable. Asimismo, debe ser publicado, junto con el documento que lo aprueba, en el SEACE en un plazo no mayor de cinco (5) días hábiles contados a partir de su aprobación. Finalmente, no es necesario que sea remitido a PROMPYME ya que dicha entidad tiene acceso directo a la base de datos del SEACE. [1] Art. 22 y 23 del Reg. [2] Art. 25 y 26 del Reg. Explicación breve y concreta con ejemplos. Resaltando la responsabilidad del funcionario público. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Importancia : Es el reflejo del Presupuesto y del POI Instrumento de Gestión Demanda del Estado Definición: Programación cuantificada de necesidades en un horizonte temporal para el cumplimiento de objetivos
• #6: Para empezar a explicar esta diapositiva se debe tener en cuenta la dispositiva anterior, el tema continua, se trata de establecer un nexo y una secuencia entre ambos temas. Explicar que es la Dependencia Encargada de las contrataciones en cada entidad, dando ejemplos. Consolidando los pedidos de las áreas usuarias Las fuentes de información para determinar las adquisiciones y sus cantidades están constituidas por datos históricos que la entidad administra a través de su área logística y por los pedidos de las áreas usuarias o dependencias administrativas, quienes a su vez, determinan sus solicitudes de acuerdo a encuestas efectuadas individualmente a cada usuario o por estimaciones estadísticas. Las cifras monetarias debe determinarlas la Gerencia de Administración o similar, quien debe establecer las prioridades de acuerdo al probable presupuesto que le asignará el MEF. Realizadas las estimaciones de la cantidad de bienes y servicios que la entidad necesita y de las obras a ejecutarse y, convertidas dichas cantidades a cifras monetarias (valor estimado), se tiene el presupuesto anual de gastos. Si la entidad no es pliego presupuestal remitirá su presupuesto a su sede central, para que sea consolidado a nivel de pliego. La Ley de Contrataciones prohíbe el fraccionamiento de procesos de selección[1], sin embargo no se considerará como tal la programación de bienes, servicios u obras en varios procesos, cuando los recursos financieros de la Entidad dependan de los calendarios de compromiso que le apruebe el MEF. [1] Art. 18º de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y Art. 36º de su Reglamento. El proceso de contratación se inicia, en estricto, con la decisión de contratar; para ello, el área que requiera satisfacer una necesidad lo comunicará al área encargada de las contrataciones y adquisiciones de la Entidad (DECA) a fin de definir, conjuntamente con ésta, las características de aquello que se adquirirá o contratará. Así, una vez comunicada la necesidad del bien servicio u obra que se requiere al área encargada de las contrataciones, esta deberá iniciar una serie de actuaciones a fin de obtener datos, cifras e información que constituirá el expediente de contratación. Resulta importante señalar que si bien el expediente de contratación se inicia y aprueba en la etapa de actos preparatorios, no se cierra sino hasta culminado el contrato, resultando obligatorio que se incluya en él toda la información relacionada con el proceso de selección que se convoque. Lo primero a definir serán las características del bien servicio u obra a contratar, dichas características constituirán lo que llamamos requerimientos técnicos mínimos (especificaciones técnicas en el caso de bienes, términos de referencia si nos referimos a servicios y expediente técnico en el caso de obras); para ello, una vez recibido el requerimiento del área usuaria, el área encargada de las contrataciones y adquisiciones de la Entidad deberá realizar un estudio de mercado, en el caso de licitaciones y concursos públicos, o indagaciones de mercado, en caso de adjudicaciones directas.
• #7: ¿QUÉ MÁS DEBE TENER EL EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN? Plazo de ejecución y entrega. Debe estar especificado en forma clara y concisa. En función de ese plazo también se establece el valor referencial y la forma de entrega. Además, se especifica el lugar de entrega. Por ejemplo, si una Municipalidad adquiere insumos para elaborar el vaso de leche, necesita especificar el lugar de entrega del producto (en los almacenes de la Municipalidad) ya que el proveedor podría dejar los insumos en la sede central. Esto generaría nuevos gastos de traslado para la entidad. Proceso según relación de items /etapa /tramos /paquetes /lote.  Lo establece la entidad y no el Comité Especial. Se refiere a las especificaciones en la forma de la entrega. Estas características se elaboran en coordinación con el área usuaria. Tipo de proceso de selección. Esto nace del valor referencial. Inclusión Plan Anual. Es importante que en el expediente de contratación se incluya un rubro que especifique: Plan Anual, el número de referencia y la inclusión o exclusión del plan. Si se convoca a un proceso de selección sin este requisito, el proceso puede anularse. Y si se otorga la Buena Pro, el Comité Especial es responsable por ello. Aprobación del Expediente (Documentación).  La aprobación se hace a través de un memorando, resolución o sello del responsable. Sin la aprobación no se puede convocar a un proceso de selección. Si un expediente fue devuelto, seguramente tiene observaciones. El Dpto. de Logística debe subsanar los errores y luego devolverlo para su aprobación. Una vez aprobado, Logística derivará el expediente al Comité Especial. Designación del Comité Especial. Puede ser a través de una resolución o de otro documento (Esto lo determina la entidad de acuerdo a su organización) y se incluye dentro del expediente de contratación. Poco a poco, el expediente tiene más documentos. La Contraloría General de la República lo llama Documentación sustentatoria. Allí se narra la vida del proceso de adquisición. Declaración Jurada de los integrantes del comité especial. Los miembros que van a integrar el Comité deben presentar una Declaración Jurada donde se especifique que no están inhabilitados para ser miembros del Comité. Ese documento también debe estar dentro del expediente de contratación. Notificación del encargo a los miembros del comité especial. Luego de que la entidad aprueba el expediente y designa al Comité Especial, hace llegar toda la documentación al Presidente de la entidad para que proceda con la instalación. Ese documento también se incluye dentro del proceso de contratación. Hemos visto que esta información está dispersa en todo el organismo. Pero nosotros tratamos de unificarla para facilitar el trabajo de Control Interno, de la Administración y del Comité Especial.  Qué pasaría si Control Interno revisa el expediente y no encuentra un documento. La responsabilidad recae en todas las personas que trabajaron en el expediente. El Comité conduce el expediente, lleva a cabo el proceso y deriva el expediente a la entidad con un cargo (número y nombres de los documentos que conforman el expediente). La administración debe custodiar esos expedientes en un lugar seguro. Contraloría dice que el expediente debe estar guardado 10 años. Si se pierde un documento que no facilita el trabajo de la auditoría, lo más probable es que se abra un proceso administrativo. Luego se amonestará, se suspenderá o se despedirá al implicado o implicados. El expediente de contratación también debe tener: En obras: Declaración de viabilidad SNIP. Es decir, la viabilidad que le da, por ejemplo, el gobierno regional a la Municipalidad.  Si la entidad no cuenta con un SNIP no podrá convocar a un proceso de selección. Expediente técnico (planos, especificaciones técnicas, memoria descriptiva, presupuesto de obra). Disponibilidad de terreno.
• #10: Documento que contiene todas las actuaciones referidas a la adquisición o contratación, desde la decisión de adquirir o contratar, hasta la culminación del contrato. Este tema no es nuevo. La Contraloría General de la República aprobó sus lineamientos (Normas Técnicas de Control-NTC) en el año 1998. Allí, en la NTC-28006, se hace referencia a la comunicación sustentatoria, documento que recaba toda la información generada en una adquisición o contratación. Esta documentación debe ser recaudada por la Administración Pública. El expediente de contratación nace de la necesidad de comprar bienes o contratar servicios. Por ejemplo. Una persona tiene la necesidad de adquirir un bien con ciertas características. Para ello, recurre al mercado e indaga precios y modelos. Antes de comprar, visita, por lo menos, siete tiendas, a fin de encontrar un producto barato y de alta calidad. Lo mismo ocurre con la Administración Pública. Nosotros tenemos que hacer la indagación en el mercado, sobre la base de la necesidad generada en el área usuaria (requerimiento de bienes).  En la Administración Pública, el órgano encargado de hacer la indagación en el mercado es el área de Logística o el área de abastecimiento. En toda entidad pública hay un área responsable de hacer las indagaciones. De acuerdo con el Art. 38 del reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado por Decreto Supremo 084-2004-PCM, establece el contenido del Expediente de Contratación: Requerimiento del área usuaria Se establecen las características técnicas y las especificaciones técnicas. Además, en coordinación con el área usuaria se determina las características técnicas finales del bien o servicio requerido. (cantidades, condiciones, plazos de entrega, etc.) El área de logística efectúa las indagaciones. Estudio de mercado o indagación. El área de logística establece un valor referencial, el cual va a regir el proceso de selección. Posteriormente se pide al área de presupuesto la emisión de la Disponibilidad Presupuestal . Este requisito es obligatorio y se incluirá en el Expediente de Contratación. Si luego de otorgar la Buna Pro, el área de Logística omite este requisito, todo el proceso puede anularse. Sin la disponibilidad presupuestal, la administración no podrá pagar por el bien o servicio. Obviamente los recursos son necesarios para efectuar cualquier compra. Respecto del sistema de contratación debemos tener presente que la normativa a considerado 2 el de suma alzada y el de precios unitarios, el primero de ellos se utilizará cuando las características y cantidades de lo requerido se encuentren totalmente definidos y el segundo cuando dichas características y cantidades no se hayan definido totalmente, pudiendo ser pasibles de variación, en este último caso el sistema de precios unitarios permitirá a la Entidad pagar únicamente aquello que recibió. En cuanto a las modalidades de selección tenemos las que se definen en función del tipo de financiamiento y las que relacionadas con el alcance del contrato, en esta última categoría se encuentran las adquisiciones bajo la modalidad de llave en mano (solo bienes y obras - comprende ejecución y puesta en funcionamiento) y la que se realizará por concurso oferta (solo para obras – se oferta expediente y ejecución). Una vez consolidada toda esta información, corresponderá remitir el expediente al titular de la Entidad o al funcionario competente para que este la apruebe, no existe plazo ni formalidad para ello, por lo que dependerá de la regulación interna de cada Entidad. Una vez aprobado el expediente este es entregado al Comité Especial para que este elabore las Bases en función de los datos contenidos en él. Convocar un proceso de selección sin tener el expediente de contratación aprobado acarrea la nulidad del proceso.
• #13: En esta diapositiva de deben dar ejemplos concretos. La normativa no nos da una definición exacta de estos términos, que por cierto constituyen conceptos más económicos que legales; sin embargo, a fin de establecer qué es aquello que debe realizarse, debemos tener presente, en primer lugar, que buscamos con un estudio de mercado. En esta etapa del proceso de contratación, la Entidad recurre al mercado para determinar básicamente tres cosas, si aquello que el área usuaria requirió puede ser atendido por el mercado, cuántos proveedores pueden atender la necesidad y cuanto costará atenderla. Para tal efecto la DECA deberá solicitar cotizaciones a los potenciales proveedores, revisar datos históricos, consultar con otras Entidades respecto de la contratación de similares prestaciones o efectuar cualquier otro procedimiento que le permita tener respuesta de lo antes señalado. La diferencia entre aquello que llamamos una indagación respecto de aquello que constituye un estudio de mercado dependerá de la complejidad de los procedimientos a realizar; Así, en el primer caso podría bastar con determinado número de cotizaciones mientras que en el segundo la información a recoger deberá ser mayor y a mayor detalle. Lo que resulta importante, y que por tanto debe ser observado por las Entidades es que, la información recogida pueda responder a las tres preguntas que, como hemos señalado, debe formularse antes de recurrir al mercado. ¿Cómo se determina el valor referencial?. Para determinar un valor, el bien o servicio que ofrecen diferentes proveedores deben ser de las mismas características.  Los errores más frecuentes son las diferencias entre el producto y las especificaciones técnicas del expediente. Determinado sobre los precios de mercado (se cotiza lo que hay en el mercado) Incluye los tributos, seguros, transporte y otros que incidan en valor total. Por ejemplo, si necesito servicio de seguridad, necesitaré saber si los vigilantes tienen o no seguro, si incluirán en su cotización la seguridad con armas, etc. Define el tipo de proceso de selección. (Licitaciones públicas, concursos públicos, adjudicaciones directas públicas, selectiva, de menor cuantía.) Esto se define de acuerdo a los montos aprobados en el proceso.  Por ejemplo, si se establece un monto de 10 mil soles, el proceso de selección será de menor cuantía. La antigüedad del valor referencial no debe ser mayor de dos meses. La antigüedad puede ser establecida desde que el área de Logística remite el expediente para su aprobación o desde el momento que se aprueba el mismo. En obras, consta en el Expediente técnico. Cada ítem tiene su propio valor referencial. Ejemplo, si una entidad hace un proceso con cinco items, la sumatoria de todos los items determina el tipo de proceso a realizarse. Al momento de evaluar, cada ítem se maneja de forma independiente. Obtenidas dichas respuestas, la DECA consolidará las especificaciones, determinará el valor referencial, solicitará la disponibilidad presupuestaria y, en función del objeto y monto de la contratación, determinará el tipo de proceso de selección y elegirá el sistema y modalidad de contratación que resulte más adecuado.