Qué es scrum
- 1. Qué es SCRUM Scrum es un proceso en el que se aplican de manera regular un conjunto de mejores prácticas para trabajar en equipo y obtener el mejor resultado posible de un proyecto. Estas prácticas se apoyan unas a otras y su selección tiene origen en un estudio de la manera de trabajar de equipos altamente productivos. En Scrum se realizan entregas parciales y regulares del producto final, priorizadas por el beneficio que aportan al receptor del proyecto. Por ello, Scrum está especialmente indicado para proyectos en entornos complejos, donde se necesita obtener resultados pronto, donde los requisitos son cambiantes o poco definidos, donde la innovación, la competitividad, la flexibilidad y la productividad son fundamentales. Scrum también se utiliza para resolver situaciones en que no se está entregando al cliente lo que necesita, cuando las entregas se alargan demasiado, los costes se disparan o la calidad no es aceptable, cuando se necesita capacidad de reacción ante la competencia, cuando la moral de los equipos es baja y la rotación alta, cuando es necesario identificar y solucionar ineficiencias sistemáticamente o cuando se quiere trabajar utilizando un proceso especializado en el desarrollo de producto. El proceso En Scrum un proyecto se ejecuta en bloques temporales cortos y fijos (iteraciones de un mes natural y hasta de dos semanas, si así se necesita). Cada iteración tiene que proporcionar un resultado completo, un incremento de producto final que sea susceptible de ser entregado con el mínimo esfuerzo al cliente cuando lo solicite. El proceso parte de la lista de objetivos/requisitos priorizada del producto, que actúa como plan del proyecto. En esta lista el cliente prioriza los objetivos balanceando el valor que le aportan respecto a su coste y quedan repartidos en iteraciones y entregas. De manera regular el cliente puede maximizar la utilidad de lo que se desarrolla y el retorno de inversión mediante la replanificación de objetivos que realiza al inicio de cada iteración. Las actividades que se llevan a cabo en Scrum son las siguientes: Planificación de la iteración El primer día de la iteración se realiza la reunión de planificación de la iteración. Tiene dos partes: 1. Selección de requisitos (4 horas máximo). El cliente presenta al equipo la lista de requisitos priorizada del producto o proyecto. El equipo pregunta al cliente las dudas que surgen y selecciona los requisitos más prioritarios que se compromete a completar en la iteración, de manera que puedan ser entregados si el cliente lo solicita. 2. Planificación de la iteración (4 horas máximo). El equipo elabora la lista de tareas de la iteración necesarias para desarrollar los requisitos a que se ha comprometido. La estimación de esfuerzo se hace de manera conjunta y los miembros del equipo se autoasignan las tareas.
- 2. Ejecución de la iteración Cada día el equipo realiza una reunión de sincronización (15 minutos máximo). Cada miembro del equipo inspecciona el trabajo que el resto está realizando (dependencias entre tareas, progreso hacia el objetivo de la iteración, obstáculos que pueden impedir este objetivo) para poder hacer las adaptaciones necesarias que permitan cumplir con el compromiso adquirido. En la reunión cada miembro del equipo responde a tres preguntas: * ¿Qué he hecho desde la última reunión de sincronización? * ¿Qué voy a hacer a partir de este momento? * ¿Qué impedimentos tengo o voy a tener? Durante la iteración el Facilitador se encarga de que el equipo pueda cumplir con su compromiso y de que no se merme su productividad. * Elimina los obstáculos que el equipo no puede resolver por sí mismo. * Protege al equipo de interrupciones externas que puedan afectar su compromiso o su productividad. Inspección y adaptación El último día de la iteración se realiza la reunión de revisión de la iteración. Tiene dos partes: 1. Demostración (4 horas máximo). El equipo presenta al cliente los requisitos completados en la iteración, en forma de incremento de producto preparado para ser entregado con el mínimo esfuerzo. En función de los resultados mostrados y de los cambios que haya habido en el contexto del proyecto, el cliente realiza las adaptaciones necesarias de manera objetiva, ya desde la primera iteración, replanificando el proyecto. 2. Retrospectiva (4 horas máximo). El equipo analiza cómo ha sido su manera de trabajar y cuáles son los problemas que podrían impedirle progresar adecuadamente, mejorando de manera continua su productividad. El Facilitador se encargará de ir eliminando los obstáculos identificados.
- 3. Beneficios de Scrum Los principales beneficios que proporciona Scrum son: • Entrega mensual (o quincenal) de resultados (los requisitos más prioritarios en ese momento, ya completados) lo cual proporciona las siguientes ventajas: o Gestión regular de las expectativas del cliente y basada en resultados tangibles. o Resultados anticipados (time to market). o Flexibilidad y adaptación respecto a las necesidades del cliente, cambios en el mercado, etc. o Gestión sistemática del Retorno de Inversión (ROI). o Mitigación sistemática de los riesgos del proyecto. • Productividad y calidad. • Alineamiento entre el cliente y el equipo de desarrollo. • Equipo motivado. Fundamentos de Scrum • Scrum se basa en: * El desarrollo incremental de los requisitos del proyecto en bloques temporales cortos y fijos (iteraciones de un mes natural y hasta de dos semanas, si así se necesita).
- 4. * La priorización de los requisitos por valor para el cliente y coste de desarrollo en cada iteración. * El control empírico del proyecto. Por un lado, al final de cada iteración se demuestra al cliente el resultado real obtenido, de manera que pueda tomar las decisiones necesarias en función de lo que observa y del contexto del proyecto en ese momento. Por otro lado, el equipo se sincroniza diariamente y realiza las adaptaciones necesarias. * La potenciación del equipo, que se compromete a entregar unos requisitos y para ello se le otorga la autoridad necesaria para organizar su trabajo. * La sistematización de la colaboración y la comunicación tanto entre el equipo y como con el cliente. * El timeboxing de las actividades del proyecto, para ayudar a la toma de decisiones y conseguir resultados. Estas prácticas se apoyan unas a otras y su selección tiene origen en un estudio de la manera de trabajar de equipos altamente productivos. Cómo Scrum proporciona estos beneficios A continuación se detalla de qué manera Scrum permite conseguir cada uno de los beneficios anteriores: Beneficios de Scrum Cómo se consiguen Gestión regular de las Lista de requisitos priorizada expectativas del cliente El cliente crea y gestiona la lista de El cliente establece sus requisitos del producto o proyecto, donde expectativas indicando el valor que le quedan reflejadas sus expectativas a nivel aporta cada requisito del proyecto y de requisitos, valor, coste y entregas. cuando espera que esté completado. El cliente comprueba de manera Demostración de los resultados regular si se van cumpliendo sus de proyecto en cada iteración expectativas, da feedback, ya desde el Al final de cada iteración el equipo inicio del proyecto puede tomar demuestra al cliente los requisitos que ha decisiones informadas a partir de conseguido completar. Tras una inspección resultados objetivos y dirige estos del resultado real del proyecto hasta ese resultados del proyecto, iteración a momento, y considerando el esfuerzo que iteración, hacia su meta. Se ahorra ha sido necesario para realizarlo, el cliente esfuerzo y tiempo al evitar hipótesis. solicita los cambios que necesita y replanifica el proyecto. Resultados anticipados Priorización de requisitos por (“time to market”) valor y coste El cliente puede empezar a Al inicio de cada iteración el cliente utilizar los resultados más importantes prioriza la lista de requisitos del producto o del proyecto antes de que esté finalizado proyecto en función del valor que le por completo. aportan, su coste de desarrollo y los riesgos Siguiendo la ley de Pareto (el del proyecto, cambiando los requisitos 20% del esfuerzo proporciona el 80% del previstos para reaccionar a cambios de
- 5. valor), el cliente puede empezar antes a contexto en el proyecto. recuperar su inversión (y/o El progreso del proyecto se mide en autofinanciarse) comenzando a utilizar función de los requisitos que el equipo un producto al que sólo le faltan completa en cada iteración. características poco relevantes, puede sacar al mercado un producto antes que su competidor, puede hacer frente a urgencias o nuevas peticiones de clientes, etc. Flexibilidad y adaptación Replanificación en el inicio de De manera regular el cliente cada iteración redirige el proyecto en función de sus Se asume que los cambios son parte nuevas prioridades, de los cambios en el natural del proyecto. Toda iteración mercado, de los requisitos completados comienza con una replanificación del que le permiten entender mejor el proyecto. Esta replanificación no es producto, de la velocidad real de traumática puesto que Scrum minimiza el desarrollo, etc. número de objetivos/requisitos en que el Al final de cada iteración el equipo trabaja (WIP, Work In Progress) a cliente puede aprovechar la parte de los que caben en una iteración. Todavía no producto completada hasta ese se ha hecho ningún esfuerzo en desarrollar momento para hacer pruebas de los requisitos de las siguientes iteraciones. concepto con usuarios o consumidores y El hecho los requisitos se completen tomar decisiones en función del resultado en función del valor que aportan al cliente obtenido. minimiza la probabilidad de que se produzcan grandes cambios en el transcurso del proyecto. Retorno de inversión (ROI) Priorización de requisitos por De manera regular, el cliente valor maximiza el ROI del proyecto. Cuando el Cada iteración el cliente dispone de beneficio pendiente de obtener es menor unos requisitos completados y replanifica el que el coste de desarrollo, el cliente proyecto en función del valor que le puede finalizar el proyecto. aportan los requisitos pendientes respecto del coste de desarrollo que tienen. Mitigación de riesgos Desarrollo iterativo e Desde la primera iteración el incremental equipo tiene que gestionar los problemas Un requisito se debe completar en que pueden aparecer en una entrega del una iteración. El equipo debe realizar todas proyecto. Al hacer patentes estos riesgos, las tareas necesarias para completarlo y es posible iniciar su mitigación de que esté preparado para ser entregado al manera anticipada. "Si hay que cliente con el esfuerzo mínimo necesario. De equivocarse o fallar, mejor hacelo lo esta manera no se deja para el final del antes posible". El feedback temprano proyecto ninguna actividad arriesgada permite ahorrar esfuerzo y tiempo en relacionada con la entrega de requisitos. errores técnicos. La cantidad de riesgo a que se enfrenta el equipo está limitada a los requisitos que se puede desarrollar en una iteración. La complejidad y riesgos del proyecto se dividen de manera natural en iteraciones.
- 6. Productividad y calidad Mejora continua De manera regular el equipo va Cada iteración el equipo realiza mejorando y simplificando su forma de una retrospectiva para analizar su manera trabajar. de trabajar e identificar los obstáculos que le impiden avanzar al mejor ritmo posible. Los miembros del equipo Comunicación diaria del sincronizan su trabajo diariamente y se equipo ayudan a resolver los problemas que Todo miembro del equipo conoce pueden impedir conseguir el objetivo de cómo el trabajo de los otros miembros la iteración. La comunicación y la impacta en el suyo y cuáles son las adaptación a las diferentes necesidades necesidades de los otros. entre los miembros del equipo son máximas (se van ajustando iteración a iteración), de manera que no se realizan tareas innecesarias y se evitan ineficiencias. Las personas trabajan más TimeBoxing enfocadas y de manera más eficiente Cada actividad de Scrum siempre cuando hay una fecha límite a corto tiene la misma duración (1 mes, 4 horas, plazo para entregar un resultado al que etc.), con lo que las personas aprenden lo se han comprometido. La consciencia de que pueden conseguir en este tiempo, esta limitación temporal favorece la cómo organizarse, priorizar tareas y tomar priorización de las tareas y fuerza la decisiones. toma de decisiones. Las iteraciones (Sprints) son regulares y de un mes para facilitar la sincronización sistemática con otros equipos, con el resto de la empresa y con el cliente. El equipo minimiza su Equipo multidisciplinar dependencia de personas externas para El equipo está formado por todas poder avanzar (depender de la las personas con las especialidades disponibilidad de otros puede necesarias para llevar a cabo el proyecto. parar tareas). La estimación de esfuerzo y la Estimación de esfuerzo optimización de tareas para completar conjunta un requisito es mejor si la realizan las En el inicio de la iteración los personas que van a desarrollar el miembros del equipo estiman de manera requisito, dadas sus diferentes conjunta el esfuerzo necesario para especializaciones, experiencias y puntos completar requisitos y sus tareas. de vista. Asímismo, con iteraciones cortas la precisión de las estimaciones aumenta. Las personas trabajan de manera Compromiso del equipo más eficiente y con más calidad cuando En el inicio de cada iteración el ellas mismas se han comprometido a equipo selecciona los requisitos que se entregar un resultado en un momento compromete a completar y entregar al determinado y deciden cómo hacerlo, no final de la iteración (responabilidad). El cuando se les ha asignado una tarea e propio equipo se organiza (autoridad)
- 7. indicado el tiempo necesario para identificando las tareas necesarias, su realizarla. esfuerzo y autoasignandose cada miembro las tareas que se compromete a realizar. El equipo se evita caminar Demostración de resultados mucho tiempo por un camino preparados para ser utilizados y equivocado que le obligue a realizar un velocidad sostenida gran esfuerzo para llegar al objetivo Por un lado, al final de cada esperado iteración el equipo demuestra al cliente los Se asegura la calidad del requisitos que ha conseguido completar, de producto de manera sistemática y manera que están completamente objetiva, a nivel de satisfacción del operativos. Por otro lado, para tener una cliente, requisitos listos para ser utilizados velocidad de desarrollo sostenida, el equipo y calidad interna del producto. necesita desarrollar cada incremento de producto sin tener que revisitar aspectos mal resueltos en iteraciones anteriores. Alineamiento entre cliente y Cliente y equipo trabajando equipo “en equipo” Los resultados y esfuerzos del Cada iteración el equipo y el cliente proyecto se miden en forma de objetivos trabajan juntos en la creación de los y requisitos entregados al negocio. Todos requisitos del proyecto (en la estimación de los participantes en el proyecto conocen la lista priorizada de requisitos del cuál es el objetivo a conseguir. El proyecto), en darles detalle (en la reunión producto se enriquece con las de planificación de la iteración) y en el aportaciones de todos. análisis del resultado obtenido (en la demostración de los requisitos completados). Equipo motivado Equipo autogestionado Las personas están más El equipo es quien se compromete a motivadas cuando pueden usar su completar unos requisitos determinados en creatividad para resolver problemas una iteración y quien mejor sabe cómo y cuando pueden decidir organizar su desarrollarlos. Por ello es el equipo quien se trabajo. autoorganiza y quien planifica cómo trabajará en la iteración. Las personas se sienten más Demostración satisfechas cuando pueden mostrar los Cada iteración el equipo muestra al logros que consiguen. cliente los resultados que consigue. No está meses trabajando sin poder exhibir su obra.
- 8. Requisitos para poder utilizar Scrum Los siguientes puntos son de especial importancia para la implantación de una gestión ágil de proyectos como Scrum: * Cultura de empresa basada en trabajo en equipo, delegación, creatividad y mejora continua. * Compromiso del cliente en la dirección de los resultados del proyecto, gestión del ROI y disponibilidad para poder colaborar. * Compromiso de la Dirección de la organización para resolver problemas endémicos y realizar cambios organizativos, formando equipos autogestionados y multidisciplinares y fomentando una cultura de gestión basada en la colaboración y en la facilitación llevada a cabo por líderes serviles. * Compromiso conjunto y colaboración de los miembros del equipo. * Relación entre proveedor y cliente basada en ganar-ganar, colaboración y transparencia. * Facilidad para realizar cambios en el proyecto. * Tamaño de cada equipo entre 5 y 9 personas (con técnicas de colaboración entre equipos que trabajan en el mismo proyecto). * Equipo trabajando en un mismo espacio común para maximizar la comunicación. * Dedicación del equipo a tiempo completo. * Estabilidad de los miembros del equipo