Ordenar y filtrar base de datos

ING. AQUINO CHAGUA JUAN CARLOS 1
Ordenar y filtrar datos
Nos centraremos en la organización y el filtrado de los datos almacenados en una base de datos. La
aplicación de estos procesos permite ordenar, con base en uno o más campos, los registros de las tablas.
Además, para elegir qué datos visualizar utilizaremos filtros y aprenderemos a crear criterios complejos que
permitan acotar los resultados.
Ordenar registros
Como vimos en el Capítulo 2, para ordenar datos en forma ascendente o descendente con base en un
campo debemos usar los botones Ascendente y Descendente de la ficha Inicio. Sin embargo, existe la
posibilidad de que el orden que deseamos aplicar no sea estrictamente alfabético o numérico, por ejemplo,
ordenar los datos según los días de la semana, los meses del año, etcétera. A continuación, veremos otras
maneras de organizar la información.
Orden personalizado
Existen infinidad de funciones en Access que permiten obtener diferentes resultados; cada una de ellas
posee una sintaxis que debe respetarse. Por ejemplo, es posible ordenar datos de forma personalizada
desde la Vista Hoja de datos con la función SiInm, que permite obtener un resultado según una combinación
de acciones. Su objetivo es ordenar datos de acuerdo con determinadas condiciones y su sintaxis es:
SiInm(expresión; valor verdadero; valor_falso). Más adelante veremos cómo aplicar esta función pero,
primero, debemos entender las partes y condiciones de su expresión.
 expresión: aquí tenemos que indicar la condición que deben cumplir los datos, por ejemplo: edad>18,
mes=febrero, sueldo<=1200, etcétera.
 valor_verdadero: resultado que se obtiene si la expresión es verdadera, por ejemplo, si la edad es
mayor a 18, el valor verdadero podrá ser Mayor de edad.
 valor_falso: resultado que se obtiene si la expresión es falsa, por ejemplo, si la edad es menor a 18,
el valor falso será Menor de edad.
 Cuando creamos la expresión de la función, debemos tener en cuenta las siguientes condiciones:
 El nombre de un campo debe estar encerrado entre paréntesis recto, por ejemplo: [Día de la
semana].
 Si se incluye texto, debe estar entre comillas, por ejemplo: “Lunes”.
 Si se incluyen valores numéricos, deben estar escritos sin comillas.
 Entre el nombre, el campo y el valor debe existir un operando, por ejemplo: [Día de la
semana]=”Lunes”, [Edad]<=18, [Mes]=”Febrero”.
 Debe existir la misma cantidad de paréntesis abiertos que de paréntesis cerrados.
Para que la función ordene los datos, debemos asignarle un valor_verdadero a cada registro y, luego,
indicar el orden ascendente, por ejemplo:
SiInm([Día de la semana]=”Lunes”;1;SiInm([Día de la semana]=”Martes”;2;SiInm([Día de la
semana]=”Miércoles”;3;SiInm([Día de la semana]=”Jueves”;4;SiInm([Día de la
semana]=”Viernes”;5;SiInm([Día de la semana]=”Sábado”;6;SiInm([Día de la semana]=”Domingo”;7))))))).

Para ordenar los datos con la función SiInm, debemos seguir el Paso a paso que presentamos a
continuación.
LAS FUNCIONES DE ACCESS TIENEN UNA SINTAXIS ESPECÍFICA QUE DEBE RESPETARSE

Reorganizar columnas
La Vista Hoja de datos permite modificar el orden de las columnas sin cambiar el de los campos en la Vista
Diseño. Esta opción nos brinda la posibilidad de ordenar los campos a nuestro gusto para ingresar o
visualizar registros. Para modificar su ubicación, debemos ir a la Vista Hoja de datos y seleccionar el campo
que deseamos mover. Luego, tenemos que trasladarlo hacia la nueva posición con un clic sostenido desde
la posición actual hasta la deseada.
Debemos tener en cuenta que es posible trasladar la posición de todos los campos la cantidad de veces
que lo necesitemos, pero la Vista Diseño siempre mostrará el orden que hemos configurado de manera
inicial. Sin embargo, también es posible modificar el orden a través de ella. La diferencia radica en que,
cuando modificamos la estructura, la Vista Hoja de datos sí toma los cambios realizados. Para modificar el
orden en la Vista Diseño, seleccionamos el campo que queremos mover y lo trasladamos hacia la nueva
ubicación. Luego de realizar el cambio, al visualizar la tabla en la Vista Hoja de datos, esta tomará el nuevo
orden de la estructura.
LOS CAMBIOS EN LA VISTA HOJA DE DATOS NO SE REFLEJARÁN EN LA VISTA DISEÑO
Filtros
Una muy buena forma de clasificar los datos es filtrarlos.
Mediante la aplicación de filtros, logramos clasificar datos con uno o varios criterios (según lo que
especifiquemos). De esta manera, visualizaremos únicamente los datos que cumplan con los criterios
especificados y esto nos permitirá disponer fácil y rápidamente de la información que necesitamos.
Filtrar registros
Para llevar a cabo una adecuada clasificación de la información en la creación de los diferentes tipos de
filtros, utilizaremos las opciones del apartado Ordenar y filtrar de la ficha Inicio:
 Filtro: muestra el cuadro de filtros donde debemos activar o desactivar los valores que deseamos
visualizar.
 Selección: permite filtrar registros en base a condiciones.
 Avanzadas: posee la lista de operaciones posibles basadas en la filtración de datos.
 La versión 2013 de Access reconoce tres tipos de filtros que explicamos a continuación:

 Comunes: son los que se generan al activar o desactivar las casillas correspondientes o al indicar un
criterio para el filtro.
Figura 1. Al desplegar el encabezado de la columna, se mostrarán las opciones Filtros de texto o
Filtros de números, según los valores que posea la celda donde se encuentra el cursor.
Al seleccionar un tipo de filtro (ya sea de texto o numérico), se mostrará el cuadro Filtro personalizado para
que indiquemos el criterio para filtrar. Por ejemplo, si queremos mostrar solo las exportaciones mayores a
60, debemos indicar el tipo de filtro Mayor que…, luego, escribir el valor 60 y pulsar Aceptar. De este modo,
solo se visualizarán los registros que cumplan con el criterio indicado. Para anular el filtro, es decir, para que
se muestren todos los registros, tenemos que desactivar el botón Alternar filtro en la cinta de opciones.
 Por selección: permiten crear un criterio en base a un dato seleccionado. Es decir, si el criterio que
queremos aplicar en el filtro se encuentra en un registro, lo seleccionamos y pulsamos Selección.
 Por formulario: la filtración se puede realizar de acuerdo con varios criterios. Debemos pulsar el
botón Avanzadas y, luego, seleccionar la opción Filtro por Formulario.
Figura 2. El listado de opciones se adapta al valor seleccionado, es decir que lo considera como el
criterio de filtrado.
Criterios

Los criterios son aquellas expresiones que determinan una condición para la selección de registros.
Dependiendo de la posición del cursor, variarán las opciones de filtrado.
 Es igual a: permite filtrar registros en base a que el valor del campo actual sea coincidente con el
texto escrito.
 No es igual a: muestra todos los registros donde el valor del campo actual sea diferente al escrito.
 Empieza por: nos permite indicar las letras iniciales para filtrar aquellos registros que se mostrarán.
 No comienza por: muestra todos los registros donde la letra inicial sea diferente de la indicada.
 Contiene: aquí indicamos los caracteres que tendrán los registros que se van a mostrar.
En este caso, podemos determinar más de un criterio o también utilizar caracteres comodines. Por ejemplo,
para mostrar los registros que poseen la letra s en su contenido, escribimos simplemente la letra.
Sin embargo, para seleccionar aquellos que tengan una determinada cadena de caracteres, debemos
utilizar el carácter comodín *, el cual representa una cantidad indefinida de caracteres. Es decir que para
mostrar los registros que posean la cadena de caracteres ig, tenemos que escribir *ig*.
 No contiene: produce el efecto inverso a la opción Contiene.
 Termina con: nos permite indicar el o los caracteres finales que contengan los registros que se
mostrarán.
 No termina en: posibilita establecer los caracteres finales de aquellos registros que no se mostrarán.
LOS CRITERIOS SON EXPRESIONES QUE DETERMINAN UNA CONDICIÓN PARA SELECCIONAR
DATOS
Los filtros para el tipo de dato numérico son similares, excepto por los siguientes tres que explicamos a
continuación:
 Menor que: se mostrarán los registros que posean valores menores al indicado.
 Mayor que: el resultado será los registros que posean valores superiores al indicado.
 Entre: mostrará los registros que estén entre los valores indicados.
Cuando el tipo de dato por filtrar es Fecha/Hora, la lista de filtros es mucho más extensa y permite, entre
otras cosas, filtrar entre meses, años y dos fechas establecidas.
Filtros por formulario
Hasta el momento, hemos visto cómo actúan los filtros y cuál es su función. Ahora desarrollaremos en
profundidad cómo trabajar con ellos, así como también las posibles variantes que pueden conjugarse para
generar distintos resultados. Recordemos que, para operar con filtros, podemos utilizar las opciones del
grupo Ordenar y filtrar de la ficha Inicio.
Para seleccionar el Filtro por formulario debemos desplegar las opciones del botón Avanzadas. Este tipo de
filtro permite seleccionar datos que cumplan uno o más criterios, de forma rápida, a través de la Vista Hoja
de datos. Al seleccionarlo, la tabla se muestra vacía y se crea una lista desplegable en cada campo, que
permite filtrar los datos que se mostrarán en la tabla.
PARA OPERAR CON FILTROS UTILIZAMOS LAS OPCIONES DEL GRUPO ORDENAR Y FILTRAR
Cada vez que seleccionamos un elemento de una lista, estamos creando un criterio para el filtrado. Es decir
que los registros que se mostrarán serán solamente aquellos que cumplan con todos los criterios elegidos.

Para aplicar el filtro, debemos pulsar el botón Alternar filtro y así los registros que no cumplan con los
criterios indicados quedarán ocultos (pero no se eliminarán).
Para modificar los criterios de los campos que ya tienen filtro, tenemos que hacer clic sobre el encabezado
de la columna que posee el icono indicativo y en el menú activar o desactivar las opciones deseadas. Para
agregar criterios en otros campos, también hacemos clic sobre la flecha situada en el encabezado y en el
menú, activamos o desactivamos los elementos que queremos visualizar. Para quitar el filtro de un campo,
desplegamos el menú del encabezado y pulsamos Quitar filtro.
EL FILTRO POR FORMULARIO ADMITE MÁS DE UN CRITERIO DE SELECCIÓN
Figura 3. Se ha modificado el nombre de la pestaña, indicando que aplicamos un filtro.
Una de las características distintivas de este tipo de filtro es que la cantidad de registros visualizados se
actualiza de modo automático a medida que modificamos los criterios, de manera que, luego de indicar los
elementos que queremos visualizar, debemos pulsar Aceptar. Para quitar todos los criterios establecidos,
tenemos que pulsar nuevamente el botón Alternar filtro y, a continuación, se mostrarán la totalidad de los
registros que integran la tabla.
PARA QUITAR TODOS LOS CRITERIOS ESTABLECIDOS, PULSAMOS EL BOTÓN ALTERNAR
FILTRO
Avanzadas
Dentro del grupo Ordenar y filtrar encontramos el botón Avanzadas, que permite trabajar de manera
detallada con los filtros personalizados y emplear herramientas específicas. Sus opciones son las
siguientes:
 Filtro por formulario: este botón nos permite pasar del filtro personalizado al filtro por formulario.
 Aplicar filtro u ordenar: aplica el filtro personalizado actual. Su función es la misma que el botón
Alternar filtro.
 Filtro avanzado/ordenar: no realiza ninguna acción, ya que estamos situados en el filtro avanzado.
 Cargar desde la consulta: carga el diseño de una consulta en la grilla.
 Guardar como consulta: almacena los datos del filtro personalizado como una nueva consulta.
 Borrar cuadrícula: elimina toda la información que posee la grilla, la deja completamente vacía.
 Cerrar: cierra la pestaña del filtro.

Figura 4. Cuando el filtro es personalizado, las opciones del botón Avanzadas permiten realizar más
operaciones que sobre los filtros comunes o de selección.
Actividades
TEST DE AUTOEVALUACIÓN
1 ¿Qué función permite ordenar datos en forma personalizada?
2 ¿Cuál es la sintaxis de la función SiInm?
3 ¿Cómo accedemos al tipo de filtro avanzado?
4 ¿En qué vista debemos modificar el orden de los campos para que no se modifique la estructura de la
tabla?
5 ¿Es posible utilizar el filtro por formulario con más de un criterio?
EJERCICIOS PRÁCTICOS
1. En la base de datos guardada en el Capítulo 2, cree la tabla Turnos con los campos Día y Encargado.
Complete siete registros con diferentes días para el campo Día. El campo Encargado debe contener la
lista de los apellidos de los empleados, seleccionando uno en cada registro.
2. Ordene los datos de la tabla Turnos en base al orden lógico semanal (lunes, martes, miércoles,
etcétera).
3. Cree la tabla Resumen con los campos Mes y Total. El campo Mes debe contener los 12 meses del año
ingresados en forma aleatoria y el campo Total, valores superiores a $ 32.000.
4. Ordene los datos de la tabla Resumen en base al orden lógico de los meses.
5. Abra la tabla Ventas en la Vista Hoja de datos y modifique el orden de los campos como le resulte más
apropiado.

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