Power point excel
Descargar como PPTX, PDF0 recomendaciones1,141 vistas
Este documento describe cómo usar la herramienta de validación de datos en Excel para prevenir errores al introducir datos. Explica que se pueden validar números, fechas, longitud y listas desplegables. También muestra cómo crear tablas y gráficos dinámicos a partir de datos para analizar y filtrar la información de manera flexible. Finalmente, explica cómo usar el filtro avanzado para aplicar criterios lógicos complejos a los datos.
Power point excel
- 1. PRESENTADO POR: PAOLA A. RAMOS JEIMmY Rodríguez
- 2. Validación de datos
- 3. Cuando se INTRODUCCE Numerosos datos en una tabla, existe el riesgo de que cometamos errores, estos errores pueden ser por tipo o debido a que la información ingresada sea incorrecta. Se puede disminuir el riesgo de cometer errores, con una herramienta de Excel llamada VALIDACION DE DATOS, la cual impide introducir datos erróneos a medida que llenamos una tabla.
- 4. LOS TIPOS DE DATOS QUE SE PUEDEN VALIDAR SON:
- 5. Números: Se puede establecer que el número que se introduce a una celda sea decimal o entero, que este entre un mínimo y un máximo, excluir un número o intervalo de números y finalmente se puede utilizar una fórmula para hacer el cálculo de validación
- 6. Fechas y horas: En este caso se pueden excluir fechas u horas, establecer una fecha máxima, mínima o un intervalo y también establecer una fórmula para determinar las fechas válidas.
- 7. Longitud : Pone límites al número de caracteres que se pueden introducir, tanto en máximo como en mínimo.
- 8. Lista desplegable de valores: Se puede establecer una lista desplegable con los valores admitidos por una celda
- 9. EJEMPLOS Si queremos validar la entrada de números entre 0 y 1 inclusive, lo primero que debemos hacer es seleccionar el rango de validación, o sea las celdas que se deseen controlar
- 10. luego en la pestaña "Datos" vamos al panel "Herramientas de datos“ donde pulsando en la flecha se despliega el siguiente menú
- 11. pulsando ahora en botón amarillo aparece el panel "validación de datos"
- 12. en la figura aparece la pestaña "Configuración", que ya tiene los valores para validar la entrada de números entre 0 y 1 inclusive. La segunda pestaña coloca un mensaje permanente al costado de cada celda
- 13. se puede dejar este mensaje o pasar directamente a la pestaña "Mensaje de error"
- 14. hay 3 estilos de mensajes de error Grave: representado por el ícono que aparte del mensaje tiene una advertencia sonora. Advertencia: representado por el ícono con una advertencia sonora mas leve. Información: representado por el ícono muy similar al anterior. Si elegimos Advertencia, aparece el siguiente panel
- 15. donde podemos elegir entre las 4 opciones que nos ofrece. Lo último que nos queda por decir, antes de empezar con los tutoriales, es como eliminar la validación. En el panel "Validación de datos" pulsamos en "Borrar todos" , como indica la flecha roja, y luego aceptamos
- 16. CREACION DE TABLAS Y GRAFICOS DINAMICOS
- 17. Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos origen, etc. Veamos cómo podemos crear una tabla dinámica a partir de unos datos que ya tenemos.
- 18. Para crear una tabla dinámica, Excel nos proporciona las tablas y gráficos dinámicos Supongamos que tenemos una colección de datos de los artículos del almacén con el número de referencia y el mes de compra, además sabemos la cantidad comprada y el importe del mismo.
- 19. Vamos a crear una tabla dinámica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada artículo en cada mes. Para ello vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic en Tabla dinámica (también podemos desplegar el menú haciendo clic en la flecha al pie del botón para crear un gráfico dinámico).
- 20. Aparece el cuadro de diálogo de creación de tablas dinámicas. Desde aquí podremos indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde queremos ubicarla.
- 21. En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas y que queremos ubicarla en una hoja de cálculo nueva.
- 22. Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla dinámica. Con esta herramienta podríamos construir una tabla dinámica con la siguiente estructura: Una fila para cada una de las Referencias de la tabla. Una columna para cada uno de los Meses de la tabla. En el resto de la tabla incluiremos el total del Importe para cada Referencia en cada Mes.
- 23. Para ello simplemente tendremos que arrastrar los elementos que vemos listados a su lugar correspondiente al pie del panel. En este ejemplo deberíamos arrastrar el campo REF a , el campo MES a y finalmente el campo IMPORTE a la sección . Tras realizar la tabla dinámica este sería el resultado obtenido.
- 24. Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en el campo fila tenemos las referencias, en el campo columnas tenemos los meses y en el centro de la tabla las sumas de los importes. Con esta estructura es mucho más fácil analizar los resultados. Una vez creada la tabla dinámica nos aparece la pestaña Opciones:
- 25. El panel lateral seguirá pudiéndose utilizar, así que en cualquier momento podremos quitar un campo de un zona arrastrándolo fuera. Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla y obtener otros resultados sin casi esfuerzos. Eliminar una tabla dinámica. Para eliminar una tabla dinámica simplemente debemos seleccionar la tabla en su totalidad y presionar la tecla Supr.
- 26. FILTROS
- 27. Autofiltro permite filtrar una lista de acuerdo a una serie de criterios. Por cada columna podemos elegir hasta dos criterios, combinándolos con los operadores Y (AND) u O (OR). Autofiltro es una gran herramienta para filtrar datos, pero en ciertas ocasiones resulta limitada. En muchos de esos casos podemos utilizar Filtro Avanzado.
- 28. En esta nota veremos otros usos de Filtro Avanzado. Empecemos por considerar esta lista de nombres con sus respectivas edades
- 29. Ahora abrimos el menú Datos—Filtro--Filtro Avanzado y señalamos la tabla de datos y el rango que contiene los criterios
- 30. Apretamos aceptar y Excel filtrará la lista
- 31. Para volver a mostrar todas las líneas usamos el menú Datos—Filtro—Mostrar todo
- 32. Al escribir los criterios en distintas líneas estamos indicando a Excel que queremos usar el operador O (OR). Si queremos usar el operador Y (AND) tenemos que poner los criterios en la misma línea. Por ejemplo, si queremos mostrar solo aquellos cuyo nombre empieza con la letra R y son mayores de 30 años
- 33. También podemos combinar operadores Y (AND) y O (OR)
- 34. También podemos usar fórmulas como criterio. Para esto deben cumplirse dos condiciones: 1 - que den como resultado un valor VERDADERO o FALSO. 2 – el encabezamiento del rango de criterios debe ser distinto del encabezamiento de la columna de datos Por ejemplo, queremos mostrar sólo aquellos nombres cuya edad sea menor que la edad promedio de la lista. En el rango de criterios ponemos esta fórmula
- 36. Otro ejemplo sería mostrar aquellos nombres que aparecen más de una vez. Para eso usaremos la fórmula =CONTAR.SI($A$6:$A$15,A6)>1
- 37. FIN