Guia De Excel
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El documento introduce el programa MS Excel, describiendo sus funciones básicas. Excel es una hoja de cálculo que permite ingresar datos y fórmulas matemáticas para calcular resultados. Se compone de celdas ordenadas en filas y columnas, donde cada celda puede contener un número, texto o fórmula. El documento explica cómo navegar por una hoja de cálculo, seleccionar celdas y rangos, y realizar cálculos e introducir diferentes tipos de datos.
Guia De Excel
- 1. INTRODUCCIÓN QUÉ ES... MS-EXCEL es una planilla de cálculo; esto significa que se le pueden ingresar fórmulas matemáticas, estadísticas, financieras, cálculos de ingeniería, etc. Con los datos de entrada adecuados, nos devolverá los resultados de aplicar las fórmulas ingresadas. La mayor ventaja de una planilla de cálculo es que una vez establecidas las fórmulas, al cambiar los datos de entrada, podremos ver inmediatamente los cambios en los resultados. CÓMO INGRESAMOS... En el botón Inicio de Windows, abrimos el grupo Programas/ Office 2000 y hacemos clic sobre el icono de MS Excel. Así entramos al área de trabajo de Excel: una grilla ó cuadrícula que en su borde superior contiene letras que identifican a las columnas; y a la izquierda, hay números que nos indican las filas. La intersección de una fila y una columna, determina una celda, que identificaremos con el nombre de la columna y la fila que la generan, por ejemplo: A1, B13, Q20, etc. En cada celda puede almacenarse un número, un texto ó una fórmula. Una planilla se compone de un total de 4.200.000 celdas (256 c. x 16.384 f.). Cada planilla se llama Hoja. El conjunto de planillas llamadas Hoja1, Hoja2, etc. forman un libro que se almacena en un archivo de Excel (*.XLS). Así, denominaremos a cada celda por el nombre de la planilla y la dirección de la celda separadas por “!”; por ejemplo: Hoja2!B15. Para administrar las Hojas de un libro haga clic derecho sobre su etiqueta o solapa en la parte inferior de la ventana. CÓMO DESPLAZARNOS... La celda en la que estamos ubicados se llama celda activa. Deberemos desplazarnos a distintas celdas para cargar los datos: usaremos las teclas direccionales ← ↑ → ↓; ó combinaciones de las mismas con la tecla <End>, ó la tecla <Home>. CÓMO TRABAJAR.... En Excel podremos operar con: •El menú de comandos: ubicado debajo de la barra de títulos, pulsando sobre cualquier opción, se descolgará un menú con varios comandos relacionados con esa opción. Pulsamos <Esc> para retornar a la planilla. •Las barras de botones: contienen botones que representan los comandos más utilizados. Para activarlas ejecutamos Ver/Insertar Barras De Herramientas y pulsamos sobre la barra que queremos visualizar. Podemos deslazar estas barras tomándolas con el cursor del mouse desde el área grisada (donde no hay botones) y arrastrándolas para ubicarlas en algún lugar que no nos molesten al trabajar. En estas barras aparecen botones que tienen a su derecha una flecha: si pulsamos sobre ella podremos elegir colores. Son las paletas portátiles y podemos incorporarlas en la pantalla, desplazándolas hasta alguna posición. •El menú contextual: aparece pulsando el botón derecho, estando el mouse ubicado dentro de la ventana de la planilla. Este menú según contexto, nos muestra únicamente los comandos que son aplicables en ése momento, y según el modo en que estemos trabajando: planilla, gráfico ó dibujo. MÚLTIPLES VENTANAS Además de que un libro se subdivida en varias planillas, podemos tener abiertos varios libros en Excel, pudiendo compartir datos entre distintos trabajos. Para activar nuevas ventanas, ejecutamos Archivo/Nuevo ó el botón de la barra Estándar. Para acomodarlas prolijamente ejecuta del menú Ventana/Organizar y elegimos alguno de los modos de organización de las hojas en pantalla. Las activamos pulsando el mouse en algún lugar de su contorno, con lo que se convertirá en la ventana activa. Para desactivarlas, pulsamos <Ctrl> + <F4>, ó Archivo / Cerrar. CÓMO SELECCIONAR... Es fundamental en una planilla de cálculos seleccionar el área sobre la cual se ejecutarán comandos: •Una columna completa: pulsamos el mouse sobre la letra que identifica a la columna (rótulo de columna). •Una fila completa: pulsamos el mouse sobre el número que identifica a la fila (rótulo de fila). •Toda la planilla: pulsamos el mouse sobre el botón (“Seleccionar todo”) (en el ángulo superior izquierdo de la hoja) Un bloque o grupo de celdas se denomina rango. •Un rango de celdas adyacentes: pulsamos el botón del mouse en la celda B3 y, manteniéndolo presionado, desplazamos el mouse hasta la celda D8 y allí liberamos el botón del mouse. Seleccionamos así (resaltando la zona en color negro) el rango B3:D8, denominado así por referencia a las celdas del extremo superior izquierdo (B3) y del extremo inferior derecho (D8), separadas por el signo “:” que lo definen unívocamente. Para deseleccionarlos, pulsamos el mouse en la planilla. •Un rango de celdas no adyacentes: podemos hacer una selección múltiple, de modo que un sólo comando se aplique a distintos rangos seleccionados. Para ello, seleccionamos el primer rango como ya sabemos hacerlo. Luego repetimos el procedimiento con otro rango, pero presionando simultáneamente la tecla <Ctrl>, sin soltarla hasta terminar la selección. Podemos inclusive seleccionar áreas de distintas planillas pulsando sobre las etiquetas correspondientes, mientras presionamos <Ctrl>. •Una sola hoja: clic en la etiqueta de la misma. •Dos o más hojas adyacentes: clic en la etiqueta de la primera hoja y, presionando SHIFT (↑), clic en la etiqueta de la última hoja que quiere seleccionar. •Dos o más hojas NO adyacentes: clic en la etiqueta de la primer hoja y, presionando CONTROL, clic en la etiqueta de cada una de las hojas que desea seleccionar. •Todas las hojas de un libro: clic derecho del mouse sobre alguna etiqueta de hoja, y elija la opción Seleccionar todas las hojas del menú contextual. TERMINAR UNA SESIÓN DE TRABAJO...
- 2. Ejecutamos Archivo / Salir. Si se hizo alguna modificación sobre la planilla, Excel solicitará “guardar los cambios”. CONFECCIONEMOS UNA PLANILLA Introducir diversos tipos de datos en las celdas de una hoja de cálculo. •Datos de tipo numérico: Un número, en Excel, es un dato que puede contener sólo los siguientes caracteres: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, +, -, *, /, (), $, %, E, e, ?. Hay ciertas consideraciones que se deben tener en cuenta al momento de introducir datos de tipo numérico en una celda: 1. Si introduce un número precedido del signo más (+), Excel borra el signo. 2. Un número precedido del signo menos (-) o encerrado entre paréntesis, Excel lo interpreta como un número negativo. 3. Para ingresar porcentajes, puede utilizar el símbolo de porcentaje (%). 4. Si desea introducir fracciones, deberá colocar un cero (0) precediendo a la misma. Por ejemplo, para introducir la fracción ½, deberá escribir 0 ½. De lo contrario, Excel interpretará el dato ingresado como una fecha. 5. Por defecto, los datos numéricos se alinean a la derecha de la celda. •Datos de tipo texto: Seleccione la celda y escriba el texto que desee introducir. No olvide que una celda puede contener hasta 255 caracteres. Cuando ingresamos texto en una celda, éste queda alineado hacia el borde izquierdo. •Datos de tipo fecha y hora: Excel, considera a las fechas como números. Para introducir una fecha, utilice una barra diagonal o el guión. Si desea escribir la fecha y la hora en la misma celda, sepárelas por un espacio. Como Excel interpreta las horas y las fechas como números, estos datos se pueden sumar y/o restar mediante fórmulas. Por ejemplo, si quisiera determinar cuántos días hay entre las fechas 17/7/00 y 01/02/00, utilice la siguiente fórmula: =”17/7/00”-“01/02/00” Crearemos una hoja de cálculo sencilla, a la que iremos incorporando mejoras. Ajústate a los procedimientos indicados. -Sobre la celda A2 escribimos Liquidación de Sueldos y pulsamos <Enter> -En A4, escribimos Legajo. Pulsamos → y escribimos Nombre. -En A5, escribimos 324 y pulsamos <Enter>. Repite el procedimiento y completa la planilla colocando los datos según el modelo: Grabaremos la planilla ejecutando Archivo / Guardar ó pulsando <Ctrl> + G ó de la barra Estándar, escribimos como nombre Sueldos y al pulsar <Enter> puede aparecer una ventana que nos permite ingresar información adicional del trabajo: completamos los cuadros pasando al siguiente con <Tab> y aceptamos. Observemos que ahora el encabezado de la planilla contiene el nombre de una hoja de cálculo de Excel: SUELDOS.XLS MODIFIQUEMOS NUESTRA PLANILLA AJUSTAR EL ANCHO DE COLUMNA A LOS DATOS: Como vemos, la columna B no es suficientemente ancha para alojar a los nombres. Podemos variar su ancho de varias formas (prueba todas): •Con el cursor en la columna B, ejecutamos del menú Formato / Columna / Ancho / 25 y aceptamos. •Ubicamos el cursor del mouse entre los encabezados de la columna, hasta que cambie a doble flecha y allí regulamos el ancho presionando y desplazando el mouse. •Con el cursor en la columna B, ejecutando el comando Formato / Columna / Ajustar a la selección, el ancho de la columna se ajustará a los datos de la celda activa. Desventaja: en el último caso, si en otra fila de la columna hay datos más largos, el ancho será insuficiente. •El ancho de columna ideal: se obtiene pulsando doble clic en los encabezados de la columna . Este comando ajusta la columna al dato más largo que exista en ése momento, pero no lo mantiene si el contenido se modifica. De la misma forma se modifica el alto de las filas, considerando sus rótulos. Intenta hacerlo. Completa ahora los datos y modifica la planilla, para que se vea como esta: EDITAR LOS DATOS: pulsamos <doble clic> ó <F2> sobre una celda para modificar su contenido.
- 3. Edita B7, cambiando Pedro por Diego. DESHACER EL ÚLTIMO COMANDO EJECUTADO: si cometimos un error, deshacemos la última operación ejecutando Edición / Deshacer entrada ó pulsando el botón . Deshace la última modificación que hiciste en la planilla. LA BARRA DE FÓRMULAS: Ubicada debajo de las Barras de botones, nos muestra: el nombre de la celda activa (Cuadro de nombres); los botones que equivalen a <Esc> (X) y <Enter> ( ) y que pueden ejecutarse con el mouse (aparecen cuando se edita la celda); el botón de funciones <fx> y el contenido de la celda activa. Accedemos a ella pulsando <F2>. INGRESAR FÓRMULAS: Las fórmulas nos permiten relacionar matemáticamente celdas combinándolas con operadores aritméticos y/o lógicos, obteniendo así esquemas de cálculo complejos. Por ejemplo: =A3+B5-C7 Observa la fórmula: está expresada con los nombres de celda que relaciona, NO con el contenido de las mismas. Ubicados en E5: pulsar =, hacer clic en C5, pulsar * (multiplicar), hacer clic en D5, pulsar <Enter> Observa la fórmula en la Barra de Fórmulas: =C5*D5 podemos escribirlas como a cualquier texto ó seleccionando las celdas con el mouse y los operadores, como lo hicimos en este caso. COPIAR UN RANGO DE DATOS: Para colocar la fórmula en toda la columna, sin tener que tipearla en cada celda, copiaremos el contenido de E5 al rango E6:E9. Hay varias alternativas: Ubicados en E5 ejecutamos: Edición / Copiar / Seleccionamos con el mouse el rango E6:E9 / Edición / Pegar / <Esc> Ubicados en E5 pulsamos / Seleccionamos con el mouse el rango E6:E9 / / <Esc> . Ubicados en E5, colocamos el cursor del mouse sobre el cuadradito que aparece abajo a la derecha de la celda activa (“manejador de la celda”), cuando se convierte en una cruz, manteniendo presionado el botón, desplazamos el mouse hasta E9 y allí lo soltamos. Observa que todas las fórmulas han sido recalculadas correctamente. A éste método de relacionar celdas se lo denomina “Direccionamiento relativo”, porque la fórmula toma los datos de la fila en la que está ubicada. Supongamos que queremos afectar a todos los sueldos por un coeficiente de actualización: En F2 escribimos 2 y <Enter>, cargando así el valor del coeficiente. Definimos la fórmula así: En F5 pulsar =, hacer clic en E5, pulsar *, hacer clic en F2, pulsar la tecla <F4> (para convertir el direccionamiento relativo en absoluto. Observa qué ocurrió en la celda.), pulsar <Enter> Copiemos la fórmula al rango F6:F9. Revisa el contenido de las celdas F: se ha establecido un “Direccionamiento absoluto” para la celda F2, la cual no se actualiza (se mantiene constante) al copiarla. ACTUALIZAR DATOS: al cambiar un dato de la planilla que esté relacionado con alguna fórmula, éstas se recalculan automáticamente. Escribe 1,5 en F2 y <Enter> Observa los cambios provocados. Escribe 800 en C6 y <Enter> Observa los cambios provocados. Graba la planilla. INTRODUCIR FUNCIONES: Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos, denominados argumentos. Excel tiene incorporadas bibliotecas de funciones frecuentemente utilizadas. Algunas están disponibles en las barras de herramientas. Estructura: La estructura de una función comienza por el nombre de la función, seguido de un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por comas y un paréntesis de cierre. Si la función inicia una fórmula, escriba un signo igual (=) delante del nombre de la función. Argumentos: Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, y referencias de celda, entre otros. El argumento que se designe deberá generar un valor válido para el mismo. Los argumentos pueden ser también constantes, fórmulas u otras funciones. =SUMA(B5:B10) o =PROMEDIO(A5:C15) Funciones condicionales: Una fórmula de Excel realiza cálculos con valores de la hoja de cálculo. Normalmente, las fórmulas realizan cálculos con todos los valores de un rango determinado. Sin embargo, ¿qué sucede si desea que Excel cambie la fórmula si una determinada condición es cierta o si desea incluir en el cálculo sólo los valores que cumplan determinadas condiciones? Función SI: comprueba una condición que ha de ser verdadera o falsa. Si la condición es verdadera, la función devuelve un valor y, si es falsa, devuelve otro valor. Esta función tiene tres argumentos: la condición que se desea comprobar, el valor que se devolverá si la condición es verdadera y el valor que se devolverá si la condición es falsa. =SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) donde: Prueba_ lógica es cualquier valor o expresión que puede evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresión lógica; si el valor de la celda A10 es igual a 100, la expresión se evalúa como VERDADERO. De lo contrario, la expresión se evalúa como FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparación. Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es VERDADERO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Dentro de presupuesto" y el argumento prueba_lógica se evalúa como VERDADERO, la
- 4. función SI muestra el texto "Dentro de presupuesto". Si el argumento prueba_lógica es VERDADERO y el argumento valor_si_verdadero está en blanco, este argumento devuelve 0 (cero). Para mostrar la palabra VERDADERO, utilice el valor lógico VERDADERO para este argumento. Valor_si_verdadero puede ser otra fórmula. Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es FALSO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Presupuesto excedido" y el argumento prueba_lógica se evalúa como FALSO, la función SI muestra el texto "Presupuesto excedido". Si el argumento prueba_lógica es FALSO y se omite valor_si_falso, (es decir, después de valor_si_verdadero no hay ninguna coma), se devuelve el valor lógico FALSO. Si prueba_lógica es FALSO y valor_si_falso está en blanco (es decir, después de valor_si_verdadero hay una coma seguida por el paréntesis de cierre), se devuelve el valor 0 (cero). Valor_si_falso puede ser otra fórmula. Operadores de cálculo de las fórmulas: Los operadores especifican el tipo de cálculo que se desea realizar con los elementos de una fórmula. Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores de cálculo: Operadores aritméticos: Operador de texto: unir Operadores de Operador de ejecutan operaciones o concatenar una o varias comparación: Comparan dos referencia: Combinan matemáticas básicas. cadenas de texto con el fin valores, el resultado es un valor rangos de celdas para los Combinan números y generan de generar un solo lógico: VERDADERO o FALSO cálculos resultados numéricos elemento de texto. Suma: + (signo más) = (igual) Operador de rango que genera una referencia a Resta. Negación: - (signo > (mayor que) todas las celdas entre dos menos) referencias, éstas Multiplicación: * (asterisco) < (menor que) incluidas: :(dos puntos) & ("y" comercial) "Viento" División: / (barra oblicua) >= (mayor o igual que) & "norte" genera "Viento del norte" Porcentaje: % (signo de Operador de unión que <= (menor o igual que) porcentaje) combina varias referencias en una sola: , (coma) Exponente: ^ (acento <> (distinto) circunflejo) Regresamos al ejercicio ejemplo: Para saber el monto total de sueldos a pagar, sumaremos la columna E con la función Autosuma, que por ser muy común está en un botón: Ubicados en E10: pulsamos / <Enter> Automáticamente se seleccionaron todas las celdas que contienen números por encima de la celda activa. Según el caso, Excel puede seleccionar las que estén a la izquierda. También podemos introducir funciones utilizando el ASISTENTE DE FUNCIONES, que nos indica paso a paso lo que debemos hacer. Calculemos el promedio de los sueldos básicos: Ubicados en C10, pulsamos para abrir el asistente de funciones. Seleccionamos: Estadísticas (en Categorías de funciones) / Promedio (en Nombre de la función) / pulsamos / seleccionamos C5:C9 (corremos la ventana para ver la planilla, si es necesario) para definir el rango al que se aplicará la función / pulsamos obteniendo el promedio de los valores. MOVER DATOS: esto nos permitirá reorganizar y ordenar nuestros trabajos en la hoja de cálculo. Ubicados en C10: pulsamos el cursor del mouse sobre el borde de la celda ó rango activo y, manteniendo presionado, desplazamos el mouse hasta D12 donde liberamos el botón. Usando el mismo método, mover el contenido de F2 a F1. Grabar la planilla. Observa que las fórmulas siguen refiriéndose a las celdas correctas, a pesar de haber sido movidas. Ejecutar Archivo / Cerrar. GENERAR SERIES DE DATOS CORRELATIVOS: Pulsemos para comenzar una planilla nueva. Generemos una serie ascendente: escribir en A1 el número 10 y en A2 el número 11 / Seleccionar el rango A1:A2 / pulsar el cursor del mouse sobre el “manejador” del rango activo / desplazar el mouse hasta A15 / liberar el mouse. Si en A2 hubiéramos escrito 9 en lugar de 11, se hubiera generado una serie descendente. Excel no sólo lo hace con números, también con texto. Escribe en una celda Enero y genera una serie repitiendo el procedimiento descrito. Prueba ahora con los días de la semana. Y ahora con una celda que contenga texto y un número al final (por ejemplo: Texto1) CREAR LISTAS PERSONALES: Si frecuentemente manejamos un mismo listado, podemos incorporarlo a Excel y generarlo como una serie cuando lo necesitemos. Escribir la lista en la planilla / seleccionamos el rango que contiene la lista / ejecutamos Herramientas / Opciones / Listas / Importar / Aceptar. -Para colocar la serie en la planilla: En cualquier celda escribimos uno de los datos de la serie a pegar / pulsando el botón derecho del mouse sobre el “manejador” marcamos un rango / optamos por Llenar Serie.
- 5. RELLENAR CELDAS: Si tenemos un dato en una celda y seleccionamos un rango que lo contenga, ejecutando Edición / Rellenar; aparecen 4 posibilidades para llenar con ése dato las demás celdas -Hacia Abajo, Hacia Arriba, Hacia la derecha ó Hacia la izquierda - que copian el dato en el sentido indicado. Pruébalo! ELIMINAR FILAS Y COLUMNAS: Primero, seleccionamos las filas o columnas a eliminar. Luego, hay dos alternativas: Pulsar el botón derecho y, en el menú contextual, optar por Eliminar. Abrir el menú Edición / Eliminar. En cualquier caso, los datos de filas inferiores o columnas adyacentes se correrán ocupando el lugar de las eliminadas. INSERTAR CELDAS, FILAS O COLUMNAS. Insertar celdas vacías: Seleccionar todo el rango de celdas existentes en el que desea insertar nuevas celdas. En el menú Insertar, haga clic en Celdas. Escoja una de las opciones: Desplazar celdas hacia la derecha o Desplazar celdas hacia abajo. Insertar filas o columnas: Haga clic en alguna celda de la fila inmediatamente inferior a la posición de la fila que desea insertar, o a la derecha de la columna que desea insertar. En el menú Insertar, haga clic en la opción Filas o Columnas. APLIQUEMOS FORMATOS A NUESTRA PLANILLA Podemos cambiar el aspecto a nuestros datos. Tenemos distintas posibilidades: Si no está activa, abrir la planilla Sueldos.XLS para trabajar en ella. • Formatos de carácter: negrita, cursiva, subrayado Seleccionamos el rango de celdas a cambiar / pulsamos , y/ ó . Hazlo con el rango A4:E4. • Tipografías de las celdas: En A2, pulsar el botón derecho y seleccionar Formato de celdas del menú contextual. Elige una tipografía, tamaño y color de tu agrado. Del recuadro Subrayado, elige Doble. Pulsar Aceptar. Este procedimiento cambia el formato a todo el contenido de una celda. Si queremos aplicar varios atributos al contenido de una misma celda: En B9 pulsar <F2>, seleccionar el texto a modificar, pintando con el mouse, pulsar alguno de los botones de atributos, para cambiar la fuente, seleccionarla en , para cambiar el tamaño, pulsamos en . Luego pulsa <Enter>. • Copiar formatos de una celda a otra: Seleccionamos la celda origen, pulsamos el botón (copiar formato), seleccionamos las celdas de destino. • Alinear textos: podemos cambiar la ubicación de un dato dentro de la celda. Seleccionamos el rango a alinear, pulsamos sobre según queramos alinear a derecha, centrar o alinear a izquierda. Prueba alineando a derecha el rango C4:E4 y centrando el rango A4:A9. Para Justificar textos en una celda, abrir el menú Formato / Celdas / Alineación y seleccionar Justificar en el cuadro Horizontal. Este comando no está disponible directamente en la barra. • Centrar un título entre varias columnas: Selecciona A2:E2 / pulsar y el título queda centrado entre las columnas A y E. (Las combina en una única celda). • Colocar líneas y recuadros: Seleccionemos el rango A4:E4 y optemos por: Abrir el menú Formato / Celdas / Bordes / elegir las opciones deseadas; ó Acceder al menú contextual / Formato de Celdas / Bordes / elegir las opciones. • Aplicar color de fondo a las celdas: Seleccionemos el rango A2:E2 y optemos por: Pulsar en la Paleta Colores / elegir el color deseado; ó Abrir el menú Formato / Celdas /Tramas ó desde el menú contextual / Formato de Celdas. Luego elegir el color deseado. • Cambiar el color del texto: Seleccionemos el rango E5:E10 / Pulsar en la Paleta Color de fuente / elegir el color deseado. • Insertar textos rotados: puede alterar la orientación de los textos, por ejemplo, para colocar un título en forma vertical. En A14, escribir Nota: / abrir Formato / Celdas / Alineación / y optar en el cuadro “Orientación.” • Acomodar mucho texto en una celda: podemos incluir todo tipo de notas en una celda y distribuirlo en una ó más líneas. En B14 escribir: La presente liquidación se ajusta a las normas establecidas por los convenios en vigencia.
- 6. Abrir Formato / Celdas / Alineación / activar la opción “Ajustar texto” / Aceptar. • Ajustar textos verticales: en A14, Abrir Formato / Celdas / Alineación / elegir en VERTICAL, entre las opciones “Superior, Central, Inferior o Justificar”. • Asignar formatos a los números: es imprescindible que los valores sean exhibidos con el formato adecuado, así podremos distinguir fácilmente los numéricos, los monetarios, los de fechas, etc. Los formatos numéricos influyen además, en la manera en que Excel tratará a los datos en los cálculos. El procedimiento general es: Seleccionar el rango a modificar. Abrir Formato / Celdas / En la ficha Número, seleccionar la categoría y códigos de formato adecuado. Aplicar formato de Número, con 2 decimales, a los rangos C5:C9 y E5:F10. Aplica formato Monetario a los mismos rangos. Aplicar formato de Porcentaje a los valores de la columna titulada “Premio”. En la Barra de Formato hay botones que facilitan la tarea de asignar formatos, sin tener que recurrir al cuadro de Formato de Celdas. Recorre la barra e identifica los botones que corresponden a las siguientes funciones: Moneda - Euro - Estilo Porcentual - Estilo millares- Aumentar decimales -Disminuir decimales Carga números en una celda y prueba cada botón en ella, atendiendo a las diferencias. • Manejar formatos de fecha: en las planillas de cálculo las fechas se manejan en forma numérica, a fin de poder realizar operaciones matemáticas con ellas: por ejemplo sumas y restas para calcular períodos de tiempo. Excel convierte un número ingresado, en la fecha correspondiente (con distintos formatos) considerando que el día Nº1 es el 1 de enero de 1900. Veamos algunos ejemplos: En una planilla nueva, ubícate en A1 y escribe Fecha:, en A2 escribe el número 3400. Define para la celda A2 el formato de fecha con la opción d-mmm-aa y pulsa Aceptar. Indica a qué fecha corresponde ese número. Escribe en otra celda la función =AHORA( ) y observa qué fecha te devuelve. AGREGUEMOS DIBUJOS A LA PLANILLA Excel nos permite pegar sobre la hoja de cálculo (tanto en la planilla como en los gráficos) elementos de dibujos. Para incorporar dibujos, activar la Barra de Dibujo pulsando de la barra de herramientas Estándar. Probando cada botón de la barra, dibujar e identificar los que corresponden a las siguientes funciones: -DIBUJO: ofrece comandos para agrupar, desagrupar objetos; girarlos, ordenarlos por capas, etc. -SELECCIONAR OBJETOS: activa el puntero del mouse para seleccionar objetos gráficos. -GIRAR LIBREMENTE: rota los objetos de dibujo. -AUTOFORMAS: inserta objetos de dibujo prediseñados. -LINEA: Dibuja líneas rectas. -FLECHA: crea flechas a las que podrá cambiar el diseño. -RECTÁNGULO: dibuja rectángulos o cuadrados, sin relleno. -ELIPSE: dibuja círculos o elipses, sin relleno. -CUADRO DE TEXTO: agrega texto independiente o "flotante” en una hoja de cálculo o gráfico. -WORDART: inserta texto con diseño. -IMAGEN PREDISEÑADA: inserta imágenes desde la galería de Office. -COLOR DE RELLENO: aplica color o efectos de relleno a los objetos seleccionados. -COLOR DE LÍNEA: cambia el color de la línea seleccionada. -COLOR DE FUENTE: cambia el color de la fuente. -ESTILO DE LÍNEA: cambia el estilo de la línea activa. -ESTILO DE GUIÓN: cambia el estilo de la línea activa. -ESTILO DE FLECHA: cambia el estilo de la flecha activa. -SOMBRA: Agrega sombra a los objetos de dibujo y permite configurarla a medida. -3D: Crea efectos de 3 dimensiones en el objeto de dibujo seleccionado. Cada dibujo es un elemento independiente que, cuando está seleccionado, puede reubicarse y/o redimensionarse. Excel los trata como objetos flotantes. Puede aplicar un mismo comando a varios objetos, seleccionándolos a todos con <Shift>, y ejecutar el comando una sola vez. Un objeto puede ajustarse a los cambios hechos en el ancho de las columnas ó altura de las filas de la planilla; o ser independiente de ellos. Para esto, con clic derecho accedemos a las propiedades, dentro de Formato del objeto y elegimos una de las opciones de Ubicación: - Mover y cambiar tamaño con celdas..., etc. Liquidación correspondiente a Julio/2002
- 7. Abrir la planilla Sueldos.xls y agregar esta autoforma en la fila 14. IMPRIMIR NUESTRA PLANILLA IMPRESIÓN RÁPIDA: Estando abierta la planilla a imprimir, pulsar de la barra Estándar, y Excel imprimirá todas las celdas con algún contenido. Se tomarán los márgenes y tamaños de página por omisión. IMPRESIÓN CONTROLADA: Podemos ajustar la impresión para que se adapte a nuestro gusto y necesidad. Abrir el menú Archivo / Configurar Página. Allí encontraremos cuatro solapas: Solapa PÁGINA: Desde aquí controlamos: La orientación del impreso, que puede ser VERTICAL u HORIZONTAL (apaisada). El porcentaje de escalado: permite imprimir la planilla más grande o más pequeña que lo normal cuando, por ejemplo, no cabe en una página por una columna ó varias filas. Definimos en qué cantidad de páginas debe acomodarse el rango a imprimir en Ajustar a: Elegir el tamaño de la página, abriendo el cuadro y optando: carta, oficio, A4, etc. En Calidad de impresión elegiremos la resolución con que se imprimirá y depende de la impresora instalada. Definir a partir de qué número se debe comenzar a numerar las páginas. Solapa HOJA: En ella definimos: El rango o área de impresión, que es la parte de la planilla que deseamos imprimir. Para definirlo, con el cursor en el cuadro Área de impresión pulsamos sobre la planilla y seleccionamos dicho rango como ya sabemos hacerlo. El recuadro Títulos .... Si activamos Líneas de división, se imprimirá una cuadrícula tenue entre las celdas. Activando Calidad de Borrador, se acelera la impresión pero disminuye la calidad. Blanco y Negro: se usa en impresoras color, para acelerar la impresión. Activando Encabezados de filas y columnas, se imprimirán los rótulos de la celda a su alrededor. Activando Orden de las páginas, determinamos el orden en que se imprimirán las hojas, cuando la planilla excede el ancho de página. Solapa MÁRGENES: al pulsar en ella, accedemos a un cuadro donde podemos observar la Muestra de las modificaciones. Allí establecemos los márgenes, encabezados y pie de página, y la forma en que se acomodarán los datos en la hoja. Solapa ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA: en el cuadro que aparece se establecerá: El Encabezado que se imprimirá en la parte superior de todas las hojas. El Pie de Página que se imprimirá en la parte inferior de todas las hojas. Podemos elegir formatos sugeridos, pulsando ó mejorar uno previamente elegido, pulsando en Personalizar encabezado... o Personalizar pie de página.... OBTENER UNA VISUALIZACIÓN PREVIA Podemos obtener una muestra de la hoja tal como quedaría impresa en las condiciones definidas hasta ése momento. Esto nos permite ajustar detalles de aspecto o de contenido antes de imprimir. Estando activa la planilla, ejecutar Archivo / Vista preliminar , o en la ventana de Configurar página pulsar el botón Vista Preliminar, o Pulsar de la barra Estándar. IMPRIMIR Para comenzar la impresión, pulsamos Archivo / Imprimir o la combinación de teclas <Ctrl> + P. De cualquier forma, aparecerá un cuadro donde indicaremos: Si imprimiremos las celdas seleccionadas, las hojas o todo el libro. Si imprimiremos todas las páginas o algunas, y La cantidad de copias de cada página. Verifiquemos que la impresora esté conectada en línea y con papel, y pulsemos Aceptar. Para practicar lo que leíste hasta aquí, prepararás la impresión de tu planilla Sueldos.xls según las siguientes características: área A1:F14, con márgenes de 2 cms en hoja A4 apaisada, con los datos centrados horizontalmente. Como encabezado de página colocarás a la izquierda el texto “Ensayo de impresión” y como pie de página, tu nombre completo. Realizar una vista preliminar y mostrarla a la profesora. CONFECCIONEMOS GRÁFICOS Los gráficos son especiales para mostrar con claridad las diferencias entre los valores de una tabla o la variación de un valor a través del tiempo. Por ello, para crear uno, primero debemos tener una tabla de números.
- 8. Cargar en una planilla nueva la tabla de la figura, para crear a partir de ella un gráfico. Representaremos la producción de enero y febrero en los cuatro años. Seleccionar el rango A3:C7 de la tabla. Activar el asistente para gráficos, pulsando y al desplegarse la Galería de Gráficos, seleccionar el tipo de gráfico de columnas. Este es el paso 1 de 4 que debes completar. Observa las opciones y botones que te ofrece el cuadro del asistente. Si presionas el botón para ver una muestra, obtendrás la imagen de la figura. Presionar el botón siguiente para saltar al paso 2. En este paso puedes cambiar los datos de origen, pulsando en la casilla Rango de datos y señalando el nuevo rango en la planilla. En este caso, hemos señalado el rango completo antes de activar el asistente, por lo que aquí no es necesario hacerlo. Aquí también puedes cambiar la forma de presentar los datos: por columnas o por filas. Avanzar al paso 3. En este paso puedes establecer los detalles del gráfico, tales como, los títulos, las escalas de los ejes, las líneas que dividen el área del gráfico, leyendas, rótulos de datos, etc. Coloca como título de gráfico “Producción de granos”, y en lo ejes “años” y “En miles de kg”, según corresponda. Prueba las otras opciones y observa el resultado en el cuadro de muestras. Avanzar al paso 4. En este paso se define la ubicación del gráfico. Deberás optar por colocarlo en una hoja nueva de la planilla activa o en la hoja activa como un objeto flotante. Presiona finalizar. MODIFICAR UN GRÁFICO: puedes ajustar el gráfico para que sus datos se vean correctamente. Para reubicarlo, pulsamos con el mouse en el centro del gráfico (aparecerán los manejadores de gráfico) y lo arrastramos hasta el lugar deseado. (Para que se adapte a la grilla: presiona <Alt> simultáneamente). Para modificar su tamaño, pulsamos el mouse sobre cualquiera de los manejadores, y desplazamos el mouse hacia adentro o hacia afuera del recuadro. Para no alterar las proporciones al modificar el tamaño del gráfico, presionar simultáneamente la tecla <Shift>. -Series de datos: Son los conjuntos de datos que conforman un grupo en un gráfico. En nuestro gráfico hemos representado 2 series: la del rango B4:B7 (Enero) y la del rango C4:C7 (Febrero). Presentaremos ahora todas las series de datos de nuestra tabla. Para agregar una o más series de datos al gráfico, abrimos el menú Gráfico / Agregar Datos / pulsamos sobre la planilla para activarla / seleccionamos el rango de la o las series, en nuestro ejemplo: D3:G7 / Aceptamos y aparecerá el gráfico con más series: Para modificar una serie de datos, pulsar <doble clic> sobre cualquiera de las barras de la serie y aparecerá el cuadro Formato de la serie de datos . En este cuadro encontrarás varias fichas ó solapas donde modificar el diseño, color de la serie y el tipo, estilo y color del borde que rodea a cada barra; los rótulos de datos, etc. Prueba las diferentes opciones y observa los resultados en la muestra. Podremos modificar otros objetos del gráfico pulsando el botón derecho del mouse sobre el área en que el objeto se encuentre, y optando por los comandos Formato de las leyendas o Formato del área de trazado o Formato del área del gráfico. Al seleccionar el gráfico se activa la Barra de Herramientas Gráfico. Esta barra cuenta con botones que nos facilitan las modificaciones. Probar cada uno y observar los cambios en el gráfico. Teniendo seleccionado el gráfico, si activas el Asistente de gráficos, te guiará por los pasos que seguiste durante su creación y puedes realizar modificaciones. ¿Qué ocurre con el gráfico si modificamos los valores de la tabla? En la tabla y observando el gráfico, ubicarse en la celda C5 y localizar la barra que representa ése valor. Luego cambiar el valor de la celda C5 que contiene un 2 por un 8. Si modificamos los datos de la planilla, el gráfico reflejará en forma inmediata ésos cambios. Modifica otras celdas y observa cómo el gráfico cambia en consecuencia.
- 9. ¿ Qué ocurre con los valores si modificamos el gráfico? Seleccionar el gráfico y pulsar <doble clic> sobre alguna de las barras para seleccionarla. Pulsar el cursor en la parte superior de la barra y manteniendo presionado, subir y bajar la barra. Al liberar el mouse observemos que el contenido de la celda correspondiente, ahora contiene un nuevo valor, ya que se ha modificado ajustándose a la nueva altura de la barra.