Presentacion excel
- 1. LOS INFORMES Los informes no guardan información, sólo son una presentación gráfica de los datos contenidos en tablas o los hallados en consultas. Se puede crear una amplia variedad de informes en Microsoft Office Access 2007, desde los más sencillos a los más complejos. Por ejemplo: Debe comenzar por pensar en el origen de los registros del informe. Aunque el informe sea un listado sencillo de registros o un resumen agrupado de las ventas realizadas por zona comercial, primero debe determinar qué campos contienen los datos que desea ver en el registro y en qué tablas o consultas residen.
- 2. FORMAS DE CREAR UN INFORME Dentro de la ventana de la base de datos se selecciona la pestaña de Informes. Para crear un informe nuevo se hace clic sobre el botón Nuevo. Para modificar el diseño de un informe ya creado se selecciona Diseño.
- 3. PASOS A SEGUIR PARA CREAR EL NUEVO INFORME 1. Vista Diseño: permite crear manualmente un informe sin ayuda de los asistentes. 2. Asistente para informes: el asistente guía al usuario para la creación de varios modelos de informes. 3. Autoinforme columnas: es una forma automática de crear un informe en columnas. Sólo hay que seleccionar la tabla o la consulta de la cual van a extraerse los datos. Los nombres de los campos aparecen en la columna izquierda y a la derecha el dato. En cada registro vuelven a aparecer los nombres de los campos. 4. Autoinforme tabular: esta opción crea de forma automáticamente un informe. El diseño es en filas y columnas, como en una hoja de cálculo. En la primera fila aparecen los nombres de los campos y en el resto de las filas los datos. 5. Asistente para gráficos: es un asistente que crea informes gráficos. El asistente ayuda a elegir los campos a incluir en el gráfico y el tipo de gráfico que se quiere. 6. Asistente para etiquetas: ayuda a la creación de informes tipo etiquetas. Con este formato se pueden confeccionar etiquetas postales. El asistente ayuda a la elección de los campos a incluir en la etiqueta y al diseño de la misma.
- 4. ASISTENTE PARA INFORMES Con este asistente se pueden crear informes genéricos con diseños variados. Tras haber seleccionado Asistente para informes en la ventana de nuevo Informe, se debe seleccionar la tabla o la consulta con la que se va a elaborar el informe como en la siguiente ilustracion explica:
- 5. ILUSTRACION
- 6. En esta ventana se seleccionan los campos que se quiere que aparezcan en el informe. Si se quiere en esta ventana se puede variar de tabla o incluso tomar campos de diferentes tablas. Una vez ya se han seleccionado los campos que aparecerán en el informe se pulsa Siguiente: En esta ventana se especifican los niveles de agrupamiento. Por ejemplo agrupar los registros por la especialidad. Para añadir o quitar un agrupamiento se utilizan las flechas que hay entre los dos recuadros. Recuadro izquierdo: muestra los campos seleccionados para el informe. Recuadro derecho: muestra los campos del informe agrupados según se haya seleccionado. Si no se toca nada los campos aparecerán sin agrupación, tal y como están en la imagen superior.
- 7. Para agrupar los campos del informe por especialidad se selecciona el campo especialidad en el recuadro izquierdo y se pulsa . La ventana quedará así:
- 8. En esta ventana se establece si se quiere modificar el orden en el que aparecerán los registros. Se pueden ordenar por uno o por varios campos de forma ascendente o descendente. En los campos en blanco se selecciona el nombre del campo y pulsando la tecla variará a , varía el orden a aplicar, ascendente o descendente. Pulsar siguiente y se abrira la siguiente venta.
- 9. En esta ventana se selecciona el tipo de distribución del informe. Seleccionando cada tipo de distribución la pantalla izquierda mostrará gráficamente de qué se trata. Para un informe sólo se puede utilizar un tipo de distribución. También se puede modificar la orientación de la página. Con la opción "Ajustar el ancho del campo ..." cabrán todos los campos en una sola línea del ancho de la página, pero es posible que no se vea el contenido completo. Esto se puede intentar mejorar, bien cambiando posteriormente el tamaño de la letra, o bien seleccionando menos campos.
- 10. Según se vayan seleccionando los nombres del recuadro derecho el aspecto del recuadro izquierdo variará. Este diseño no tiene por qué ser definitivo, se podrá modificar posteriormente. Se selecciona un diseño y se pulsa Siguiente.
- 11. En esta última ventana se le asigna un nombre al informe que se ha creado y se decide si se quiere ver el aspecto del informe; "Vista previa" o si se quiere modificar el diseño del informe. Una vez se seleccionan las opciones que se quieran utilizar se pulsa Terminar. La creación del informe ha finalizado. Si se ha seleccionado ver la vista previa del informe lo que se verá será esto. Para modificarlo se pulsa en el botón de cambio de vista
- 13. Luego de cerrar la vista preliminar obtendremos la vista completa del informe por ejemplo asi:
- 14. ASISTENTE PARA ETIQUETAS seleccione o abra la tabla o En el panel de exploración, consulta que va a ser el origen de registros de las etiquetas. En la ficha Crear, en el grupo Informes, haga clic en Etiquetas . En esta ventana se debe elegir el tamaño de las etiquetas. Todo depende del papel de impresión de etiquetas que se tenga. Dependiendo del modelo habrá una, dos o tres etiquetas por fila. En la caja de las etiquetas suele venir el nombre del modelo, que está en la primera columna. Tras seleccionar todo se pulsa Siguiente.
- 15. En esta ventana se selecciona el formato del texto de las etiquetas. El nombre de la fuente, el tamaño, si es normal, fina, negrita..., y el color de la letra. A continuación se seleccionarán los campos que aparecerán en la etiqueta.
- 16. Se pueden seleccionar todos los campos o sólo aquellos que interesen. Para seleccionar un campo se hace doble clic sobre el campo o bien se utiliza el botón que hay entre los dos recuadros. Los campos aparecerán todos en la misma línea si no se pulsa la tecla intro después de insertar un campo
- 17. En la primera línea se han insertado dos campos. En las siguientes se ha pulsado intro después de añadir cada campo. El orden que presenten las etiquetas puede ser el que se utilizó cuando se introdujeron los datos u otro distinto.
- 18. En esta ventana Access permite seleccionar el campo por el que se ordenarán las etiquetas para la impresión. En este caso se ha decidido ordenar las etiquetas de los pacientes por el apellido.