2 utn-frba manual excel 2010 - operaciones con columnas, filas, celdas y hojas
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Este documento proporciona instrucciones sobre cómo utilizar filas, columnas, celdas y hojas en Excel 2010. Explica cómo seleccionar, insertar, eliminar, ocultar y mostrar filas y columnas, y cómo modificar su alto y ancho. También describe cómo seleccionar, nombrar, insertar y eliminar celdas, así como cómo insertar, eliminar y modificar hojas dentro de un libro de Excel.
2 utn-frba manual excel 2010 - operaciones con columnas, filas, celdas y hojas
- 2. UTN-FRBA PROGRAMA DIGITAL JUNIOR 1 FILAS Y COLUMNAS SELECCIONAR CONTIGUAS Y DISCONTINUAS INSERTAR Y ELIMINAR MOSTRAR U OCULTAR ALTO Y ANCHO CELDAS SELECCIÓN DESPLAZAMIENTO DEFINIR NOMBRE INSERTAR Y ELIMINAR HOJAS DE CÁLCULO INSERTAR Y ELIMINAR HOJAS EN UN LIBRO CAMBIAR EL NOMBRE Y COLOR DE LA HOJA VER UNA HOJA EN VARIAS VENTANAS INMOVILIZAR PANELES DEFINIR EL CONTENIDO DE VARIAS HOJAS EN FORMA SIMULTÁNEA MOVER Y COPIAR HOJAS DENTRO DE UN LIBRO Y ENTRE LIBROS Filas y columnas Para seleccionar una fila o columna debemos ubicar el mouse en la ca- becera de la fila o columna a seleccionar, el mouse tomará la forma de fle- cha apuntando hacia abajo (en el caso de la columna) y hacia la derecha (en el caso de la fila). Al hacer clic en dicho lugar la fila o columna quedará se- leccionada en su totalidad. CONTENIDO Operaciones con filas, columnas, celdas y hojas
- 3. UTN-FRBA PROGRAMA DIGITAL JUNIOR 2 Seleccionar contiguas y discontinuas Para seleccionar filas o columnas contiguas hacemos clic en la primera fi- la o columna a seleccionar, tal como mencionamos anteriormente y sin soltar el botón del mouse arrastramos hacia abajo, en el caso de las filas, y hacia la derecha, en el caso de las columnas. Al soltar el botón del mouse las filas o columnas quedarán seleccionadas. Para seleccionar filas o columnas discontinuas hacemos clic en la pri- mera fila o columna a seleccionar. Manteniendo presionada la tecla CTRL seleccionamos el resto de las filas o columnas. Insertar y eliminar Para insertar una fila o una columna seleccionamos la fila por debajo de la fila a insertar, o la columna a la derecha de la columna a insertar. Luego por medio de su menú contextual escogemos la opción Insertar.
- 4. UTN-FRBA PROGRAMA DIGITAL JUNIOR 3 En este caso hemos insertado una columna. La misma se encuentra ubicada a la izquierda de la columna seleccionada previamente. Para eliminar una fila o una columna la seleccionamos, luego por medio de su menú contextual elegimos Eliminar. Para seleccionar toda la planilla, debemos pulsar el botón ubicado en la intersección de filas y columnas.
- 5. UTN-FRBA PROGRAMA DIGITAL JUNIOR 4 Mostrar u ocultar Para mostrar una fila o columna que se encuentra oculta debemos seleccionar toda la planilla, luego posicionamos el mouse en una cabecera de fila (en caso de querer mostrar una fila) o de columna (en caso de querer mostrar una columna) cualquiera, pulsamos el botón derecho del Mouse y en su menú contextual escoge- mos Mostrar. Otra forma para mostrar una fila o co- lumna que se haya ocultado es seleccio- nar dos celdas cualesquiera que incluyan alguna celda de la columna oculta y desde la pestaña Inicio, grupo Celdas, opción Formato Visibilidad Ocultar y mostrar y hacemos clic en la opción deseada. Para ocultar una fila o columna, selec- cionamos toda la fila o columna a ocultar, y luego en su menú contextual escoge- mos Ocultar. Alto y ancho Para modificar el alto de una fila, seleccio- namos la fila (haciendo clic en su cabecera), pulsamos el botón de- recho del mouse y en su menú contextual escogemos la opción:
- 6. UTN-FRBA PROGRAMA DIGITAL JUNIOR 5 Alto de fila. En el cuadro de diálogo que se abre ingresamos el valor deseado. Para modificar el ancho de una columna, se- leccionamos la columna (haciendo clic en su cabecera), pulsamos el botón derecho del mouse y en su menú contextual escogemos la opción: Ancho de columna. En el cuadro de diálogo que se abre ingresamos el valor deseado. Celdas Selección Para seleccionar una celda basta con hacer clic en ella, con lo cual quedará activa, lista para trabajar en ella. Recordando que, llamamos rango a todo conjunto de celdas, para seleccionar un rango continuo debemos hacer clic en la primera celda y sin soltar el botón del mouse, arrastramos el mouse selec- cionando todas las celdas que confor- man dicho rango, al soltar el botón del mouse las celdas quedarán destacadas con una tonalidad celeste. En el si- guiente ejemplo hemos seleccionado el rango B3:E13.
- 7. UTN-FRBA PROGRAMA DIGITAL JUNIOR 6 Llamamos rango discontinuo, al rango formado por celdas que se encuen- tran separadas por otras celdas que no forman parte de él. Para seleccionar un rango discontinuo, seleccionamos el primer conjunto de celdas continuas, pulsamos la tecla CTRL y sin soltar dicha tecla, selec- cionamos el resto de las celdas. En el siguiente ejemplo hemos seleccionado el rango (C4:C15; E4:E15; G4:G15). Desplazamiento Para desplazar el puntero (indicador de celda activa) por las celdas, cuando no está abierto ningún menú, utilizamos las siguientes teclas: MOVIMIENTO TECLADO Celda Abajo FLECHA ABAJO Celda Arriba FLECHA ARRIBA Celda Derecha FLECHA DERECHA Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA Celda A1 CTRL + INICIO Primera celda de la columna ac- tiva FIN + FLECHA ARRIBA Última celda de la columna activa FIN + FLECHA ABAJO Primera celda de la fila activa FIN + FLECHA IZQUIERDA o INICIO Última celda de la fila activa FIN + FLECHA DERECHA
- 8. UTN-FRBA PROGRAMA DIGITAL JUNIOR 7 Definir nombre Como explicamos en el tema introductorio, para indicar un rango escribimos la dirección de la primera celda que conforma el mismo y la de la última, separadas por dos puntos. Otro modo de identificar un rango es asignándole un nombre que lo repre- sente, para ello seleccionamos el rango a nombrar y pulsamos, en la pesta- ña Fórmulas, grupo Nombres definidos, el botón Asignar nombre. En el cuadro de diálogo que se abre ingresamos un nombre que lo identifi- que, y por último aceptamos. En caso de no haber seleccionado el rango antes, podemos hacerlo pulsando sobre el icono Contraer diálogo. Una vez terminado con el procedimiento, cuando se- leccionemos dicho rango, en el Cuadro de nombres, vi- sualizaremos el nombre que le hemos asignado.
- 9. UTN-FRBA PROGRAMA DIGITAL JUNIOR 8 Otra forma de asignar Nombre a celdas consiste en seleccionar las celdas necesarias y en el Cuadro de nombres escribir el Nombre deseado para ellas y presionar ENTER. Insertar y eliminar Para insertar nuevas celdas en blanco debemos seleccionar un rango de celdas en las que deseamos insertar las nuevas celdas en blanco. Es necesario seleccionar el mismo número de celdas que desea- mos insertar. En el menú Insertar, hacemos clic en Celdas. En el cuadro de diálogo Insertar celdas, tildamos la dirección en que deseamos desplazar las celdas vecinas. Para eliminar celdas debemos seleccionar el rango de celdas a eliminar. En el menú Edición, hacemos clic en Eliminar. En el cuadro de diálogo Eliminar celdas, tildamos la dirección en que deseamos desplazar las celdas vecinas.
- 10. UTN-FRBA PROGRAMA DIGITAL JUNIOR 9 Otro modo de insertar o eliminar celdas es a través del menú contextual que se accede al seleccionar el rango de celdas en cuestión. Hojas de cálculo Insertar y eliminar hojas en un libro De manera predeterminada cuando abrimos un archivo en Excel encontra- mos que el mismo posee tres hojas de cálculo, las cuales se denominan Ho- ja1, Hoja2, Hoja3 (se puede configurar para que, al abrir un archivo, el libro tenga más hojas o menos hojas). Pulsando sobre la hoja que destacamos en la imagen anterior podremos agregar hojas de cálculo de acuerdo a nuestras necesidades. Para eliminar una hoja de cálculo hacemos clic en su nombre para seleccio- narla, y mediante su menú contextual escogemos la opción Eliminar. Variar el orden de las hojas Para modificar el orden en que se encuen- tran dispuestas las hojas de cálculo, ha- cemos clic sobre la hoja que deseamos mover y sin soltar el botón del mouse la arrastramos hasta su nueva posición.
- 11. UTN-FRBA PROGRAMA DIGITAL JUNIOR 10 Cambiar el nombre y color de la hoja Para cambiar el nombre a la hoja de cálculo debemos acceder a su menú contextual, haciendo clic sobre su nombre con el botón derecho del mouse, y escogemos la opción Cambiar nombre, con lo que dicho nombre se vi- sualizará sombreado, pulsamos la tecla SUPR, y escribimos el nombre deseado. En la imagen siguiente se le cambiará el nombre a la hoja de cálculo Hoja2. Otra de las opciones disponibles dentro del menú contextual de una hoja de cálculo es la de cambiar su color, mediante Color de etiqueta. Al pulsar sobre dicha opción se desplegará el siguiente menú: Para seleccionar el color pulsamos sobre el mismo. Ver una hoja en varias ventanas Cuando un libro de Excel contiene numerosos registros con datos, es conve- niente visualizarlo utilizando varias ventanas individuales.
- 12. UTN-FRBA PROGRAMA DIGITAL JUNIOR 11 Para ello, una vez abierto el archivo en cuestión debemos recurrir a la pes- taña Vista, grupo Ventana, botón Dividir, con lo cual la pantalla se presen- tará dividida en cuatro ventanas individuales, cuyas líneas de división po- dremos arrastrar de acuerdo a nuestras necesidades, con solo apoyar el mouse sobre ellas, y cuando éste cambie de forma arrastrar hacia la ubica- ción deseada. Para quitar dicha división pulsamos nuevamente el botón Dividir (destacado en la imagen anterior). Otra forma para visualizar una hoja en varias ventanas es la siguiente: En la parte superior de la barra de desplazamiento vertical o en el extremo derecho de la barra hori- zontal, situamos el indicador del mouse sobre el cuadro de división (destacado en la siguiente imagen). Cuando el indicador del mouse adopte la forma de indicador de división , arras- Ventana 1 Ventana 2 Ventana 3 Ventana 4
- 13. UTN-FRBA PROGRAMA DIGITAL JUNIOR 12 tramos el cuadro de división hacia abajo o hacia la izquierda, hasta la posi- ción elegida. Inmovilizar paneles Un panel es una parte de la ventana de documento unida y a la vez separa- da de otras partes por barras verticales u horizontales. La inmovilización de paneles nos permite seleccionar los datos que desea- mos permanezcan visibles, al desplazarnos en una hoja. Por ejemplo, nos posibilita mantener visibles los rótulos de las filas y las columnas mientras nos desplazamos por las hojas. Para inmovilizar un panel, de acuerdo al panel a inmovilizar, debemos: Para el Panel horizontal superior seleccionar la fila situada debajo de donde deseamos que aparezca la división. Para el Panel vertical izquierdo debemos seleccionar la columna situada a la derecha de donde deseamos que aparezca la división. Para los Paneles superior e izquierdo debemos hacer clic en la celda situada debajo y a la derecha de donde deseamos que aparezca la división. En la pestaña Vista, grupo Ventana, pulsamos sobre el botón Inmovilizar paneles.
- 14. UTN-FRBA PROGRAMA DIGITAL JUNIOR 13 Definir el contenido de varias hojas en forma simultánea Cuando seleccionamos varias hojas de cálculo y luego cambiamos datos en una de ellas, los cambios se aplican a las mismas celdas en todas las hojas seleccionadas. Para ello debemos hacer clic en la etiqueta de la primera hoja de cálculo que contiene los datos que deseamos modificar. A continuación, manteniendo presionada la tecla CTRL hacemos clic en las etiquetas de las demás hojas de cálculo que contienen los mismos datos. En la hoja de cálculo activa seleccionamos la celda o rango de celdas que contienen los datos que deseamos modificar. Modificamos los datos de la celda seleccionada y presionamos ENTER o TAB para mover la selección a la celda siguiente. Repetimos el paso anterior hasta haber realizado todos los cambios. Al modificar datos, los cambios afectan a todas las hojas de cálculo seleccio- nadas. Mover y copiar hojas dentro de un libro y entre libros Para mover o copiar hojas dentro de un mismo libro y entre libros debemos abrir el menú contextual en la etiqueta de la hoja en cuestión y en dicho me- nú seleccionar Mover o Copiar. Botones para desplazar etiquetas
- 15. UTN-FRBA PROGRAMA DIGITAL JUNIOR 14 Se abrirá la siguiente ventana, en la cual podremos seleccionar: El libro en el cual será movida o copiada la hoja de cálculo. La ubicación de la misma dentro del libro que la contendrá. Si deseamos copiar dicha hoja se deberá tildar la casilla de verifica- ción Crear una copia.