5 almacenar y_compartir_documentos_en_la_nube
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El documento habla sobre herramientas para almacenar y compartir documentos en línea ("la nube"). Explica tres herramientas principales: Scribd, que permite subir y compartir documentos y tiene componentes de red social; Slideshare, que se enfoca en presentaciones pero también permite otros formatos; y Dropbox, que sincroniza archivos entre dispositivos y permite compartir archivos.
5 almacenar y_compartir_documentos_en_la_nube
- 1. Curso: Uso de la web 2.0 en Bodegas TEMA 5: Almacenar y compartir documentos en “la nube” Introducción Hasta ahora hemos visto algunas herramientas con las que podemos compartir todo tipo de contenidos en las redes sociales. Los contenidos que compartimos habitualmente son enlaces a sitios web (web corporativa, blogs), imágenes, vídeos, etc. Pero a veces existe otro tipo de contenidos que utilizamos habitualmente y que ninguna de las herramientas vistas hasta ahora los pueden “alojar” o almacenar. Los contenidos a los que nos referimos son los documentos que manejamos en nuestro día a día, que normalmente son ficheros en diferentes formatos digitales almacenados en nuestro ordenador. A raíz de esta problemática o necesidad surgen algunas herramientas que permiten “subir” o “cargar” (“upload”) estos documentos en Internet (“la nube”) y poder compartirlos referenciarlos (“enlazarlos”) en otros sitios de Internet, como puede ser nuestro blog o web corporativa. Las herramientas más populares en este sentido son sobre todo Slideshare o Scribd, que además de utilizarse para alojar los documentos, tienen un cierto componente de red social, ya que al igual éstas podemos “seguir” a otros usuarios y otros usuarios “seguirnos” a nosotros, e igualmente se pueden compartir los documentos por diversas vías, que es uno de los fundamentos de la filosofía Web 2.0. Otra herramienta muy utilizada pero que se diferencia sustancialmente de los dos anteriores, por no tener el componente social mencionado de “seguidores”, y porque hay que instalar una aplicación en nuestro equipo, es Dropbox, que surgió como una alternativa a los dispositivos USB móviles de almacenamiento. Su principal funcionalidad es la sincronización de todo tipo de información entre “la nube” y nuestros diversos dispositivos, ya sean móviles, portátiles o de sobremesa. Veremos a continuación de que se trata con un sencillo vídeo: http://www.youtube.com/watch?v=JWot760x2pA
- 2. Scribd (http://es.scribd.com) Este servicio se define como “la biblioteca en línea más grande del mundo, donde se puede leer, publicar y compartir obras completas y documentos técnicos y profesionales” Y en definitiva es eso, un espacio donde se dejan infinidad de documentos que podemos leer y compartir si somos usuarios registrados. También podemos subir nuestros propios documentos y compartirlos ya sea en otras redes sociales o en nuestro propio blog o enlazando desde nuestra web corporativa. Nota: aunque aparentemente la web está en español, no todo el interface está traducido, por lo que podemos encontrar algunos textos en inglés. Buscar documentos La funcionalidad básica que podemos hacer sin ser usuarios registrados es la de búsqueda de algún documento relacionado con aquella temática que nos interese. Por ejemplo vamos a realizar una búsqueda sobre “rioja alavesa”, en los resultados que nos ofrece la herramienta podemos filtrarlos por distintos conceptos que vemos en la parte superior, como pueden ser: la categoría, el idioma, la extensión (número de página), el tipo de archivo (PDF, DOC,…), la fecha en la que se almacenó, y si son gratis o de pago. Una vez localizado el documento que nos interesa, lo podemos leer en pantalla o descargarlo (si el autor lo permite) y también lo podemos compartir en las redes sociales más populares: Facebook, Twitter, Google+ Registrarse Esta herramienta la podemos utilizar para leer cualquier documento, pero si queremos almacenar o compartir ficheros en ella tenemos que registrarnos y crear una cuenta de usuario como en la mayoría de servicios web 2.0
- 3. El registro es muy simple, solamente tenemos que poner nuestra cuenta de correo, nombre de usuario y password. Con estos tres datos es suficiente para registrase. Más adelante podremos añadir y modificar nuestros datos de perfil. En nuestro caso realizaremos el registro los los datos que estamos utilizando en el curso de forma continuada: Email: cursobisteri0@gmail.com Usuario: cursobiasteri0 Contraseña: Laguardia2012 Subir un documento Buscamos el botón “Subir” y lo pulsamos Se muestra una nueva página donde se nos presenta la forma de almacenar un documento Seleccionamos la opción “Elija archivo para publicar” (la otra forma es arrastrando el documento al área indicada en la pantalla) Debemos seleccionar de nuestro ordenador el documento que queremos subir En el mismo proceso podemos seleccionar más ficheros con el botón “Agregar más” (a bien arrastrado al área señalada) Debemos indicar obligatoriamente un título y una descripción al documento (esto es útil para que otros puedan localizarlo) Opcionalmente también podemos indicar una categoría, tema y tipo, además de etiquetas (esto es muy importante también para localizar documentos mediante palabras clave) Podemos dar a Guardar y continuar para almacenar el fichero (el fichero ya estará alojado en Scribd) En la siguiente pantalla que aparece podemos compartir el fichero en otras redes sociales (lo que compartimos es un enlace al documento) Podemos pulsar en la opción “Listo. Ver documentos en scribd” para ver una relación de los documentos seguidos y poder editar (añadir, modificar o borrar la información añadida previamente) Y ya tendríamos el documento subido a nuestra cuenta de Scribd
- 4. Mi perfil público Al crear una cuenta en Scribd ya tenemos una dirección de Internet en el servicio que será del tipo: http://es.scribd.como/cursobiasteri0 donde otros usuarios pueden ver nuestros documentos, siempre que esto sean públicos, ya que también podemos determinar que algunos de ellos sean privados. Mi contenido (My content) Para acceder de nuevo a los documentos que hemos subido por si queremos realizar alguna modificación en algunos de ellos tendremos que acceder a la opción “My Content” (“Mi contenido”) que podemos ver al desplegar el menú al pasar el ratón por nuestro icono (“avatar”) que encontraremos en la parte superior derecha de la pantalla. En este menú también podemos ver el resto de opciones de la herramienta. En ella observaremos que está la opción “Cuenta/Configuración”, donde accederemos si queremos realizar cambios en la configuración de nuestra cuenta: cambiar correo electrónico, enlazar con redes sociales, cambiar password, etc.
- 5. Slideshare (http://es.slideshare.net) SlideShare es una herramienta muy similar a Scribd pero originalmente se utilizó para alojar presentaciones, fundamentalmente elaboradas con PowerPoint, pero también de otros formatos como PDF, OpenOffice, iWorks, etc. Actualmente se pueden “subir” vídeos y “webminars” o reuniones o conferencias virtuales, donde varios usuarios pueden ver las presentaciones que realiza un ponente en directo. Buscar documentos Al igual que en Scribd, existe un apartado para la búsqueda de documentos en la zona superior, al lado del logotipo de la herramienta. Podemos probar a realizar la misma búsqueda de “rioja alavesa” para ver los resultados. Si encontramos algún documento de interés, simplemente pulsaremos sobre el enlace y podremos leer el documento en pantalla o descargarlo mediante la opción “Guardar”. También lo podremos compartir en redes sociales o enviarlo por correo electrónico desde este mismo sitio. Igualmente podremos hacer comentarios sobre este documento en la parte inferior de dicho documento. Registrarse El registro es muy similar a otras herramientas Web 2.0, es necesario para registrase aportar una dirección de correo electrónico, un nombre de usuario y una contraseña. En nuestro caso utilizaremos las habituales del curso, es decir: Email: cursobisteri0@gmail.com Usuario: cursobiasteri0 Contraseña: Laguardia2012 Una vez indicados estos datos pulsaremos el botón “Sign Up” (“Registro”) Subir ficheros
- 6. Para empezar a subir nuestros ficheros utilizaremos el botón “Cargar” que veremos en la parte superior-central de la pantalla. Al pulsar el botón de cargar nos parece un dos opciones: “UPLOAD” (“CARGA”) y “UPLOAD+” (“CARGA+”). Esta última es una funcionalidad de pago que nos permite además que los ficheros subidos sean privados y más grandes y subir vídeos. Seleccionaremos la primera opción, es decir la de “UPLOAD” y seleccionaremos de nuestro equipo el fichero que queramos cargar. Mientras se carga podemos poner el título del documento (por defecto se pondrá el nombre del fichero cargado), la descripción, las etiquetas y si otros usuarios podrán o no descargar el fichero. Mis cargas Si queremos ver los ficheros cargados y realizar alguna modificación sobre ellos seleccionaremos la opción “Mis cargas” para ello, en el menú que encontraremos en la parte superior derecha en la silueta del perfil, desplegaremos dicho menú y seleccionaremos la opción mencionada. Nos aparecen los documentos que hemos cargado y mediante la opción “Editar ajustes”, con lo que nos aparecerá un formulario donde podemos realizar los cambios pertinentes. Una vez realizados pulsaremos el botón “Update” (“Actualizar”)
- 7. Dropbox (https://www.dropbox.com/) Antes de nada vamos ver el siguiente vídeo que nos explica brevemente en que consiste esta herramienta: http://www.youtube.com/watch?v=JWot760x2pA En resumen, Dropbox tiene las siguientes funcionalidades: Almacenamiento de ficheros en la “nube” (que nos puede servir como copia de seguridad) Sincronización de ficheros entre varios equipos Compartir con otros usuarios nuestros ficheros Histórico de los cambios en nuestros ficheros Como empezar: Crear una cuenta: https://www.dropbox.com/register Una vez registrados debemos descargar e instalar la aplicación en nuestro ordenador Seguir los pasos que nos indica en el proceso de instalación A partir de ahora ya podemos almacenar ficheros en la carpeta de “Dropbox” y compartirlos con otras personas Más información y ayuda de Dropbox: https://www.dropbox.com/help