8 tabals dianamicas
- 1. CURSO EXCEL AVANZADO ME-01-A 4. TABLAS DINÁMICAS
- 2. Tablas Dinámicas Un informe de tabla dinámica es una forma interactiva de resumir rápidamente grandes volúmenes de datos. Utilice un informe de tabla dinámica para analizar datos numéricos en profundidad y para responder preguntas no anticipadas sobre los datos. Un informe de tabla dinámica está especialmente diseñado para: 1. Consultar grandes cantidades de datos de muchas maneras diferentes para el usuario. 2. Calcular el subtotal y agregar datos numéricos, resumir datos por categorías y subcategorías, y crear cálculos y fórmulas personalizados. 3. Expandir y contraer niveles de datos para destacar los resultados y desplazarse hacia abajo para ver los detalles de los datos de resumen de las áreas de interés. 4. Desplazar filas a columnas y columnas a filas para ver resúmenes diferentes de los datos de origen. 5. Filtrar, ordenar, agrupar y dar formato condicional a los subconjuntos de datos más útiles e interesantes para poder centrarse en la información que le interesa. Para crear un informe de tabla dinámica, en la ficha Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla dinámica y, a continuación, en Tabla dinámica.
- 3. El empleo de Tablas Dinámicas se justifica si la cantidad de datos a manejar es importante. Por ejemplo: Si partimos de una hoja de MS Excel se tiene:
- 4. Por ejemplo si se requiere un reporte dinámico de los empleados por el mes, Nombre, departamento, ingresos y egresos se tendría:
- 5. Para agregar los datos a la tabla dinámica basta con arrastrarlos y colocarlos en su estructura de diseño o seleccionarlos con un visto en la casilla de verificación del campo que desea agregar. Las herramientas de la tabla dinámica: Contiene las fichas:
- 6. 1. Opciones, que contiene: En Tabla dinámica>Opciones>Mostrar páginas de filtro de informes…, se puede abrir un reporte en varias páginas, siempre que se encuentre en el diseño como un campo de página. La opción campo activo permite: Configurar un campo, expandir o contraer la información de un campo activo. Para realizar gráficos se cuenta con la herramienta Gráfico dinámico. Al seleccionar presenta el cuadro de diálogo:
- 7. En donde puede seleccionar el tipo de gráfico que desea. Por ejemplo:
- 8. Para actualizar datos de la tabla dinámica basta con hacer un clic derecho sobre la tabla dinámica
- 9. y dar un clic en el icono Para resumir un campo, seleccione el campo, de un clic derecho, opción Resumir datos por, seleccione por ejemplo promedio: Se visualiza:
- 10. O puede dar un clic derecho en Configuración de campo de valor. Seleccione el campo que desea y de clic en Aceptar. Las opciones de tabla dinámica son muy útiles al momento de corregir errores por ejemplo el de división para cero, para esto de un clic sobre la tabla dinámica y elija Opciones de tabla dinámica, se visualiza:
- 11. Active con un visto la casilla de verificación Para valores erróneos, mostrar: Digite el símbolo que desea, por ejemplo: ****. Cuando exista el error indicado Automáticamente se colocarán los **** en la celda que contenga el error. FORMULAS EN TABLAS DINAMICAS Una vez generada la Tabla dinámica, puede aplicar fórmulas, por ejemplo se desea Calcular el 10% de los ingresos de los empleados. Para esto realice lo siguiente: El Herramientas de tabla dinámica>Opciones>Herramientas>Fórmulas>Campo Calculado. Se visualiza:
- 12. 1. En la opción Nombre ingresar el nombre que desea para el Campo 2. Dar clic en Fórmula luego del signo = 3. En Campos seleccionar el campo que desea para la operación 4. Dar clic en el botón Insertar Campo Por ejemplo: Ingresos y multiplicar por el 10% 6. Dar clic en Aceptar. 7. Se obtiene el siguiente resultado:
- 13. 2. Y Diseño: Permite mostrar u ocultar subtotales, opciones de estilo de tabla dinámica, estilos de tabla dinámica. TABLA DINAMICA A PARTIR DE UNA FUENTE DE DATOS EXTERNA: MS ACCESS Para trabaja con fuentes de datos externas realice lo siguiente: 1. Abra un nuevo libro en MS Excel 2. Ir al menú Datos 3. Haga clic en Obtener datos externos 4. De clic en De otras fuentes 5. Seleccione Desde Microsoft Query
- 14. 6. Despliega: 7. Clic en la pestaña Base de datos, por ejemplo MS Access Database* 8. Clic en Aceptar 9. Despliega: 10. Seleccionar la base de datos, por ejemplo TASAS REFERENCIALES 11. Clic en Aceptar 12. Despliega:
- 15. 13. Clic en + 14. Despliega el contenido:
- 16. 15. Clic en –TASAS REFERENCIALES para añadir todos los campos en Columnas en la consulta. 16. Despliega: 17. Clic en Siguiente 18. Si no desea Filtrar los datos de clic en Siguiente 19. Si no desea ordenar los datos de clic en Siguiente 20. Despliega:
- 17. 21. Seleccione Devolver datos a Microsoft Excel 22. Clic en finalizar 23. Despliega: 24. Clic en Aceptar 25. Despliega:
- 18. 26. Seleccione el lugar en donde desea situar la tabla dinámica 27. De la lista de campos seleccione el campo que desea en la estructura que le convenga para el reporte. Por ejemplo: el campo Fecha para Agregar a etiquetas de fila, Activa referencial y Básica a Agregar a valores. 28. El reporte de tablas dinámicas desde fuente externa se visualiza:
- 19. TABLA DINÁMICA CON CONEXIÓN A UN ORIGEN DE DATOS Para trabaja con conexión a un origen de datos realice lo siguiente: 1. Abra un nuevo libro en MS Excel 2. Ir al menú Datos 3. Haga clic en Obtener datos externos 4. De clic en De otras fuentes
- 20. 5. Seleccione Desde Microsoft Query 6. Despliega:
- 21. 7. De la pestaña Base de datos seleccione <Nuevo origen de datos> 8. Ingrese el nombre que desea para la conexión 9. Seleccione el driver 10. De clic en Conectar 11. Localice el directorio del archivo
- 22. 12. De clic en Aceptar 13. Se visualiza: 14. Seleccione la tabla y de clic en Aceptar. 15. Elija la conexión, de clic en Aceptar 16. De clic en Siguiente 17. Si no desea ordenar y filtrar de clic en Siguiente 18. De clic en finalizar 19. Se visualiza:
- 23. Centro de Entrenamiento, Consultoría, Desarrollo Tecnológica 20. Seleccione Informe de tabla dinámica 21. Organice los campos por niveles de información, por ejemplo año, trimestre, mes, fecha, día.