La Comunicacion en las organizaciones
- 1. Comunicación en las organizaciones Santiago, 18 de noviembre de 2006
- 2. ¿Qué es eso de la comunicación? Información pública, relaciones públicas, comunicación, periodismo empresarial... La UNESCO dispone de una “Oficina de Información Pública”; las empresas, gabinetes de Prensa, Departamentos de Comunicación, Marketing y Comunicación, Relaciones Institucionales... En cualquier caso, la sociedad DEMANDA información y la ORGANIZACIÓN tiene la necesidad de gestionar no sólo esa información sino también la imagen que proyecta entre sus públicos
- 3. ¿Qué es eso de la comunicación? “ Lo que le queda a la Comunicación es aquello que habla más claro que las palabras: la acción ” Michel Barton, director de la Oficina de Información Pública de UNESCO.
- 4. ¿Qué es la estrategia a la que nos referiremos? Definir una Estrategia es contemplar y utilizar los instrumentos que tenemos , entre ellos las Relaciones con los Medios, para conseguir los objetivos de Comunicación (subordinados a los objetivos de la empresa) El Plan de Comunicación recoge las estrategias recomendadas, pero también Estrategias alternas.
- 5. Planificación Estrategia Táctica Asignar Recursos Plan Operativa Hechos informativos concretos Estructura Financieros Aprovisionamiento Técnicos
- 6. Planteamiento previo Análisis de la situación De la propia empresa Entre sus públicos internos Entre sus clientes y skateholders Del entorno Económico Sociopolítico Sectorial Competencia
- 7. Estrategia comunicación - preguntas ¿Cuáles son los objetivos de la empresa en términos de imagen y comunicación? ¿Qué vías alternativas hay para alcanzarlos? ¿Qué riesgos tiene cada vía? ¿Qué beneficios? ¿Qué vía escogemos? Requisitos mínimos de apoyo para esa vía
- 8. empresa Interna Prensa económica Prensa Sociocultural Nuevas tecnologías Publicidad Sponsoring Comunicación Comercial Acción Estrategia Operativa Identidad RSC Publicidad Sponsoring Packaging COMUNICACIÓN MK-CC FUNCIÓN
- 9. La importancia de la comunicación en las organizaciones Influencia en el valor de la empresa Influencia en la opinión de los inversores
- 10. ¿Cómo influye la Comunicación en el valor de la empresa?
- 11. Valor Activos tangibles Capital financiero Capital físico Activos intangibles Capital Estructural Capital Humano Capital Relacional La comunicación en el valor de la empresa
- 12. Importancia de la información no financiera Telecom Media Networks Constituye el 35 por ciento de la decisión de los inversores, y para el 70 por ciento de éstos, al menos supone un 30 por ciento de su decisión.
- 13. Administrar y gestionar comunicación Diferencia entre administración y gestión de la comunicación
- 14. Un ejemplo de Administración de la comunicación PRENSA: Previsión informativa Distribución a medios especializados Rueda de Prensa Gestiín de entrevistas y apariciones en medios Segumiento y mantenimiento RR.PP. Clientes especiales: inauguración Invitaciones Sector pesquero PUBLICIDAD: Anuncios en medios Publicidad en la red tradicional Publicidad en canales alternativos: cajeros, e-mails... Rotulación local Mensajes en extractos cuentas Encartes en correspondencia...
- 15. Un ejemplo COMUNICACIÓN: Distribución de catálogos Información interna Visitas de personal Gestión de contenidos para webs Boletín Comunicación FUNDACIÓN: Convenio Información y material Preparación: recepción, instalación... EVALUACIÓN Detectar fortalezas y prácticas de éxito. Revisar debilidades y deficiencias.
- 16. Un ejemplo de Gestión de la comunicación PRENSA: Diseño de estrategia conforme a estrategia global de relaciones con medios. Tácticas propuestas tras realizar gestiones activas ante medios RR.PP. Estrategia conforme a la Estrategia global de RR.PP. Tácticas propuestas conforme a públicos PUBLICIDAD: Estrategia global Tácticas conforme a característcias de canales y públicos HECHO INFORMATIVO El referente permanente: PLAN DE COMUNICACIÓN ANUAL, DISEÑADO CONFORME A OBJETIVOS DE NEGOCIO E IMAGEN ETC
- 17. @ Lito García Abad Touche & Deloitte Existencia de los Departamentos de Comunicación
- 18. RELACIONES CON LOS MEDIOS: REGLAS DE ORO EN LAS RELACIONES CON LOS MEDIOS (Y PERFIL DEL DIRECTOR DE COMUNICACIÓN)
- 19. Relaciones con los Medios El responsable de Comunicación debe: 1. CONOCER LA EMPRESA: Su estructura, estrategia, políticas, objetivos, planes, negocio, productos, cultura, filosofía y preocupaciones de la Dirección.
- 20. Relaciones con los Medios El responsable de Comunicación debe: 2. PLANTEAR (DEFINIR) UNA ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN: No se trata sólo de aparecer en los medios por aparecer, cuanto más mejor y como sea. Hay que definir siempre un objetivo importante para la empresa (EJES DE COMUNICACIÓN).
- 21. Relaciones con los Medios El responsable de Comunicación debe: 3. SER EL PRIMERO EN INFORMAR (CUANDO): Contestando siemrpe a las llaamadas de los periodistas de los que hay que hacer “aliados permanentes” de la causa empresarial y, si es posible, adelantándose a las demandas informativas.
- 22. Relaciones con los Medios El responsable de Comunicación debe: 4. DECIR LA VERDAD: Aunque no se diga toda la verdad. La mentira (o tratar de engañar al periodista) sen el campo de la Comunicación jamás es rentable y suele tener un efecto boomerang negativo para la empresa y para el propio responsable de comunicación.
- 23. Relaciones con los Medios El responsable de Comunicación debe: 5. SABER HACER UN COMUNICADO DE PRENSA, SABER CONTAR LA NOTICIA: Parece una obviedad que se supone. Pero no siempre se cumple. El Comunicado de prensa debe ser preciso y estar bien escrito.
- 24. Relaciones con los Medios El responsable de Comunicación debe: 6. SABER ENVIAR LA NOTICIA A SU DESTINO EN TIEMPO Y FORMA: Debe ser enviada al periodista o sección encargada de su publcación. La información debe ser entregada a los medios con tiempo suficiente.
- 25. Relaciones con los Medios El responsable de Comunicación debe: 7. SER CABALLEROSO CUANDO LA INFORMACIÓN NO SE PUBLIQUE: O se publique de forma distinta a como nos habíamos imaginado.
- 26. Relaciones con los Medios El responsable de Comunicación debe: 8. CULTIVAR RELACIONES ESTABLES Y PROFESIONALES: Siempre, no sólo cuando necesitamos al periodista. Con todos los periodistas, con los primerizos y con las figuras consagradas.
- 27. Relaciones con los Medios El responsable de Comunicación debe: 9. NO MEZCLAR LA PUBLICIDAD CON LA INFORMACIÓN
- 28. Relaciones con los Medios El responsable de Comunicación debe: 10. PROVISIONALIDAD Tener conciencia de la provisionalidad en el puesto de responsable de comunicación.
- 29. DECÁLOGO DE LA COMUNICACIÓN 1. La Comunicación es una función empresarial 2. Deberá estar orientada a los públicos externo e interno 3. No existe Comunicación empresarial sin un plan estratégico 4. La Comunicación debe ser un área interdisciplinaria 5. La información es la vacuna contra el rumor 6. La velocidad de la Comunicación es lo más importante 7. La mejor comunicación es la comunicación “cara a cara” 8. Los soportes son, por tanto, un enemigo del comunicador 9. La Comunicación conforma también un estilo de Dirección 10. Comunicar en tiempos de paz, la mejor preparación para la comunicación de crisis
- 30. Los periódicos Se reúnen en torno a las 9:00: temas editoriales y previsiones informativas 16.00- 18:00 horas: Plena presión Procurar no enviar nada después de las 16:00 horas, y prohibido después de las 19:00 horas. Las ediciones del fin de semana cuentan con personal reducido, y los suplementos suelen estar preparados de antemano.
- 31. Los períódicos Fijar fecha y hora de distribución: Embargar si fuera el caso. Ojo con la publicación en web. Cuando se quiera publicar un informe: Previa de la nota. Contenido resumido B-rolls para televisiones Disposición de audios con expertos Informe el día D.
- 32. Televisión Producir videos cortos: 4 o 5 minutos, sin editar (b-rolls) y destinados a boletines informativos Cada b-roll acompañado de una nota de prensa y de un comunicado que explique las imágenes, cuántos segundos duran y dónde se grabaron
- 33. Televisión Lenguaje breve y conciso Conceptos inteligibles Nada de siglas (ce, ce, o, o) No abusar de adjetivos y adverbios Ofrecer las cifras indispensables, redondeadas, sin decimales Serenidad y sosiego. Hablar despacio, con naturalidad No tutear Indumentaria buena y discreta, tonos suaves (azul, gris y marrones), ni gemelos ni pisacorbatas, y ojo con las joyas. Cristales de gafas claros y montura fina y clara. Ojo con las manos: naturales Mirar al entrevistador.
- 34. Los géneros más importantes RP NP Entrevista Temas de interés No admite improvisación No discutir ni divagar Importante la puesta en escena Crear expectación Ojo con previsiones del día ¿Invitar a todos? Que asistan los que deben Argumentario Dossier informativo No exhibición, sino información Interesante Actual Informativa: ni explicativa ni comercial Veraz Acompañar con recursos Espontánea, pero preparada Distinguir lo importante de lo marginal Exigir imparcialidad Conocer al periodista y al medio Al menos, conocer temas entrevista Entrevistado: Ceñirse al espacio
- 35. ¿Cuándo es mejor la noticia? Antes, siempre una nota previa detallada que presente los temas a tratar es más atractiva que un comunicado de prensa posterior explicando las conclusiones a menudo generales a las que se ha llegado.
- 36. Nota de prensa Es fundamental el primer párrafo . Hay que captar la atención en ese momento. Estructurar : si se ha dado la información fundamental al principio, hay que estructurar las ampliaciones en párrafos posteriores.
- 38. Los géneros periodísticos Nota de Prensa Seguir la estructura de una información periodística. Titulo breve, que llame la atención y contenga lo fundamental Qué, quién, dónde, a quién, por qué y para qué Atractiva, con despieces si fuera posible Con material gráfico complementario: fotos, gráficos, imágenes Prohibido opinar y emitir juicios (eliminar los adjetivos calificativos )
- 39. Los géneros periodísticos Nota de Prensa Identificar siempre al emisor: dirección, teléfono, e-mail
- 40. Los géneros periodísticos Entrevista Negociar preguntas (no siempre se puede) Preparar argumentario Cuidar puesta en escena (TV) Pocos mensajes, pero claros. No se trata de decir muchas cosas (hay tiempo) sino de decir lo que se quiere decir.
- 41. Los géneros periodísticos Reportaje Facilitar la información al periodista, pero encauzarlo por dónde queremos. Publirreportaje Elaborado en Departamento Guiado Artículo Temas puntuales y especializados Escasa lectura en medios generalistas Buen sistema para medios técnicos Correctos, claros y en línea con el medio que los insertará
- 42. Artículo editorial Máximo 600 palabras Firmado Expresar un argumento de forma clara y precisa Si se distribuye internacionalmente, sólo a un diario por país Para ocasiones muy especiales y/o temas de especial trascendencia
- 43. Ruedas de Prensa Prohibido los viernes por la tarde Los mejores días, a comienzos de semana Por la mañana y con margen para los informativos de radio de las 14:00 horas.
- 44. Ruedas de Prensa Orador único, preferentemente. Dos, máximo, y, a ser posible, el Jefe de Prensa, con misión de moderar el coloquio y/o presentar intervinientes. Que asistan periodistas, no empleados. No más de quince minutos de intervención. Atender a los medios audiovisuales posteriormente.
- 45. Las Ruedas de Prensa ¿Es necesaria? Convocar con tiempo suficiente y asegurar, en la medida de lo posible, que no hay “competencia” (a veces se busca: Caixanova) Preparar material informativo, gráfico y, conveniente, apoyarse en presentación Cuidar la sala y el escenario. Incluido el portavoz. Generalmente, antes de la Publicidad. Invitar a quienes cubren esa información. En casos especiales, jefes y directores.
- 46. Las Ruedas de Prensa Llamar por teléfono para “asegurar” Llevar fotógrafo La Rueda de Prensa no se acaba con el acto: hay que “ofrecerse” para lo que necesiten Control, control y .... análisis
- 47. Rectificación y réplica Es mejor hablar que pelear. Es incluso preferible, en líneas generales, no recurrir a estos derechos, y, en caso de hacerlo, valorar si realmente es conveniente Los casos se magnifican. Una información puede convertirse en dos, tres... Una información de un medio puede ser de dos, tres... Cuando las informaciones atentan a un derecho fundamental y no se ha podido arreglar de otra manera, vía Justicia, sin entrar en polémica
- 48. El desmentido Tiene los mismos efectos que la rectificación y la réplica en cuanto a la magnificación de los hechos.
- 49. Lenguaje y códigos establecidos OFF THE RECORD : No se citan las fuentes FOR BACKGROUND : Confidencial A un periodista no mezclarle la información con la publicidad: son áreas que funcionan totalmente separadas.
- 50. La logística del Departamento La distribución de la información Las oficinas de prensa virtuales La percepción de los periodistas La recepción de información Los regalos
- 51. Gráf. 46: 1: España, 2: Francia, 3: Dinamarca, 4: Estados Unidos, 5: Alemania, 6: Países Bajos, 7: Gran Bretaña. Fuente: Inforpress. Elaboración propia. La lucha por el espacio
- 52. La distribución Cada medio tiene su “personalidad” Facilitar el trabajo de los periodistas Conocer quién, dónde Facilitar material complementario (gráficos, imágenes...)
- 53. Lo que más valora un periodista (Bristol, 1960) Comunicados de prensa bien escritos Entregados con tiempo suficiente para trabajarlos Sin calificativos ni opiniones Con voz e imagen si fuera preciso Un departamento disponible siempre y que se ponga al teléfono La publicidad debe mantenerse al margen de la información Si una noticia no se publica, no pasa nada. Jamás discutir.
- 54. Lo que más valora un periodista (Bristol, 1960) Las exclusivas hay que respetarlas. El material siempre se debe entregar a la persona adecuada. Es crítica la base de datos. Hay que estar a las duras y a las maduras: las noticias malas. Las Ruedas de Prensa, sólo si son necesarias. Material gráfico, siempre. No exigir rectificaciones salvo que no quede más remedio.
- 55. La importancia de las relaciones personales Una buena relación te puede salvar una noticia que te interese Una buena relación jamás te puede solventar una crisis Dale información sobre asuntos aunque no salgas No molestes cuando no quieren ser molestados Conoce a TODOS los niveles del medio
- 56. La comunicación digital Un nuevo mundo: La red, Intranet e Internet Su repercusión en el trabajo
- 57. ¿Qué es Internet / Intranet? Una red de comunicación Una red de distribución Una herramienta para la gestión Una “obligación” legal
- 58. Previsiones Usuarios Internet en España En millones Usuarios España 2001: 7,4 Millones 2010: 30 Millones Fuente: Federación Española de Comercio Electrónico Penetración de internet en la sociedad
- 59. Ahorro de costes con la Red Un portal permite un retorno del 480% de lo invertido, automatizando procesos administrativos con ahorros superiores al 70% (SAP y Deloitte Consulting) Reemplazan procesos basados en papel: aprobaciones de vacaciones, partes absentismo, gestión de formación, etc.)
- 60. Detectado un 70% de la información económica publicada en los diarios como generada en los departamentos de comunicación de las empresas De igual forma, una parte cada vez mayor de la información emitida por las empresas informativas ha tenido su origen en algún gabinete: empresa, asociación, administración La realidad de la información periodística actual
- 61. Los medios de comunicación están cambiando radicalmente su forma de trabajar, e Internet tiene un papel decisivo @ Lito García Abad Su repercusión en los medios
- 62. 2002 : Hace una encuesta entre periodistas europeos sobre el uso de las nuevas TIC Más del 70% usan Internet como fuente de información Creen que Internet cambiará radicalmente sus formas de trabajar a corto plazo Obtienen una gran parte de la información de las web corporativas Deloitte & Touche
- 63. Pensar en multicanal; medir en servicio La “nueva” comunicación ONG:s Estudiantes Particulares interesados en teatro Artistas y grupos de artistas Particulares interesados en musica Particulares interesados en arte Mayores Voluntarios ONL:s Jóvenes Profesionales de medio ambiente Profesionales, sector financiero
- 64. Las TIC abren nuevas posibilidades de comunicación y gestión de la información a través de canales de negocio La e-comunicación Lito García Abad
- 66. La Comunicación directa: del emisor al receptor Elementos fundamentales
- 67. Definir los objetivos Análisis de la audiencia Contexto Desarrollo de contenidos Ensayo de la presentación Comunicación directa
- 68. 1. Comunicación no verbal Contacto visual Voz Postura Movimiento Gestos La comunicación directa: además...
- 69. AYUDAS VISUALES Utilizar imágenes Utilizar colores Romper el hilo del discurso con “sorpresas” SIEMPRE PRESENTE EL PÚBLICO Y SUS CARACTERÍSTICAS. Seguir cualquier indicio que revelen. Comunicación directa
- 70. Análisis y control de la comunicación Proveedores Resúmenes de Prensa Análisis eficacia
- 71. Fundamental: el control Seguimiento de medios Medios audiovisulaes, escritos y digitales Auditorías Dossieres de prensa Diferentes tipos de dossieres Ojo con los derechos jurídicos de los agentes intervinientes
- 72. 2000
Notas del editor
- #2: Presentación : Perfil de asistentes FORMACIÓN : Importancia de estas promociones: qué está sucediendo con la profesión en las empresas Qué han visto Qué pretenderé: UNICA IDEA: LAS RELACIONES CON LOS MEDIOS FORMAN PARTE DE LA ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN Y ESTÁN EN FUNCIÓN DE LA ESTRATEGIA DE EMPRESA. CÓMO vamos a sitaur, pues, las Relaciones con los Medios en la funciónd e comunicación empresarial.