ABOX ECM
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El documento describe un seminario tecnológico sobre la gestión electrónica de documentos y la digitalización de procesos. Se presenta el sistema de gestión documental abox de Adapting y casos de éxito como una solución extranet para InnovaTaxFree y una solución para expedientes de licitación para EMT Valencia.
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- 1. Seminario tecnológicoSeminario tecnológico Hacia la Oficina Cero Papel…Hacia la Oficina Cero Papel… abox ECM Sistema de Gestión Electrónica de Documentos de Archivo Electronic Record Management System © 2017 Adapting
- 2. Gestión Documental:Gestión Documental: digitalización de procesos,digitalización de procesos, solución contra el caos digitalsolución contra el caos digital Mesa RedondaMesa Redonda 4es Jornades Valencianes de Documentació4es Jornades Valencianes de Documentació 23 noviembre 201723 noviembre 2017 Luis Llorens (Director Proyectos Adapting) 2
- 4. ¿Quiénes somos? Grupo Adapting: Consultoría y desarrollo de soluciones de gestión documental profesional y ECM desde 1999. >300 proyectos de gestión documental. Desde 2008, fabricante de SGD con red nacional e internacional de partners. Sedes en: Valencia – Barranquilla - Bogotá. Misión: fabricant e de software para record manageme nt
- 5. Algunas referencias en España… ISDEFE-Ministerio de Defensa: gestor de factura electrónica (Facturae y FACe), digitalización certif., integr. Readsoft, Oracle, aprox. 50 usuarios. EMT-Valencia: gestión de expedientes de contratación, registro único, workflow de facturas, integración ERP, históricos, aprox. 100 usuarios. GIRSA-Empresa pública: ventanilla de correspondencia, integración facturas con FACe, workflow aprobación compras, aprox. 50 usuarios. NORAUTO-España: gestión de facturas recibidas, workflow de aprobación, carga masiva de imágenes, aprox. 150 usuarios. INNOVA TAX FREE: gestión cloud de docum. para devolución IVA, 4 instalaciones, 6 países, integración ERP, uso masivo Intranet/ Extranet. ACTREN-Grupo Renfe: gestión de expedientes tipo Extranet para la Oficina Técnica, mantenim. AVEs, aprox. 50 usuarios. AGDOJAVI-Transportes: Gestión documental de CMRs en intranet y extranet, integrado con solución OCR/ICR, factura electrónica, portal extranet de facturas de cliente/prov., aprox. 25+500 usuarios int./ext. VALDEBEBAS-Parque: Gestor documental para gestión del archivo inmobiliario, con registro oficial entradas/ salidas, aprox. 25 usuarios. COINJU-Cooperativa: Catálogo de doc. técnica y comercial, repositorio documentación contable, integración SAP/R3, aprox. 50 usuarios.
- 6. Referencias principales en Colombia Grupo Empresa Energía Bogotá: gestor documental ciclo documental completo, EEB aprox. 250 usuarios (sector energía). Eficacia: gestor documental integrado con procesos clave de capital humano, facturación, aportes y compras (servicios). Partner: MTI. Naves Colombia S.A.: proceso administrativos del Grupo y conexión entre 8 sedes con solución abox (sector logístico). Univ. del Norte: proyectos de I+D+i Iberodoc y Buscador Inteligente (Colciencias). Universidad Pedagógica y Tecnológica de Colombia (UPTC): Ventanilla única y clasif. documental, aprox. 240 usuarios. Lotería del Boyacá: Ventanilla Única y procesos Dpto Jurídico, 40 usuarios activos (sector servicios). Alcaldía de Monterrey (Casanare): Correspondencia y clasif. exptes electrónicos. Gestión automat. PQRs, 40 usuarios (sector gobierno). Fondecor: fondo empleados de El Cerrejón para trámites asociados (sector asociativo). Cooperativa de Monómeros: Ventanilla Única y procesos para el asociado (sector asociativo).
- 7. METODOLOGÍA DE IMPLANTACIÓN DE SGDEA Modelo de intervención gradual Fases de implantación de un SGDEA Tipos de implantaciones – Estrategias
- 8. Modelo de intervención gradual 8 Ejemplos: Compras, Ventas, Contratación, Calidad, RRHH, Extranets, etc.
- 9. Implantación del SGDEA Fases del proyecto: 1.Elaboración de instrumentos archivísticos 2.Modelización y toma de datos 3.Instalación de sistemas 4.Parametrización y personalización 5.Desarrollos a medida (compatibilidad asegurada) 6.Puesta en marcha (migraciones, conexiones y validación) 7.Documentación y capacitación 8.Acompañamiento y soporte (mín. 1 año) Necesidad del clienteFuncionalidad cubierta por SGDEA Desarrollo a medida
- 10. CASOS DE ÉXITO InnovaTaxFree: Extranet corporativa EMT Valencia: Expedientes de contratación
- 11. a) Solución extranet documental corporativa
- 12. a) Solución extranet documental corporativa
- 13. a) Solución extranet documental corporativa
- 14. b) Solución expedientes de licitación
- 15. b) Solución expedientes de licitación
- 16. b) Solución expedientes de licitación Cambio de estado del expediente Incorporar comentarios Establecer guardas o requisitos Asociar acciones a esa transición Definir tareas pendientes y alertas
- 17. CÓMO ABORDAMOS LA TRANSFORMACIÓN DIGITAL Retos de la Gestión Electrónica de Documentos Documentalistas en la Era de la Transformación Digital
- 18. Retos de la Gestión Electrónica de Documentos Documentos y records (docs. de archivo): ambos deben convivir. Un SGDEA debe gestionar “tipos esperados” en los expedientes y reglas para estructurar la documentación durante el trámite. Los expedientes son híbridos. Las UDs deben contener documentos de naturaleza diferente, que deben visualizarse en línea (sin necesidad de descargar o imprimir). La firma digital es necesaria para el cumplimiento legal, pero no suficiente. Hay otros mecanismos requeridos para proporcionar un nivel de seguridad y confianza adecuados. El documentalista/ archivista debe “ganarse” un nuevo rol como impulsor y asesor del Cero Papel ante la Gerencia de TI. Nuestro reto futuro como fabricantes está en la educación, usabilidad y gestión del cambio, no sólo en la tecnología.
- 19. Del “caos físico” al “caos digital” Los formatos y los orígenes de la información son múltiples Los soportes electrónicos crecen exponencialmente: En 60 seg, se envían >1 millón de GB por internet en el mundo Vuelta a los orígenes: buenas prácticas de gestión documental Importancia de conocer los SGDEA para asesorar al Dpto. TI. Documentalistas ante la Transformación Digital?
- 20. Gracias por su atención SEDE COLOMBIA: ADAPTING AMÉRICA S.A.S. Edificio Olimpo, Oficina 205 Cra. 48 # 75 119 Barranquilla – Colombia Tel.: +57 (5) 3605523 / Cel. +57-3187856350 Email: america@adapting.com SEDE ESPAÑA: CONTENT SOFTWARE S.L.U. Parque Cientifico Univeridad de Valencia, Oficina 1.07 C/ Catedrático Agustin Escardino, 9 E-46980 Paterna (Valencia) - España Tel.: +34 96 3422792 / Cel. +34-606464981 Email: info@adapting.com