Apo anderson
- 1. LA ADMINISTRACION POR OBJETIVOS APO JHON ANDERSON VELÁSQUEZ PEÑA FUNDACION PARA LA EDUCACION SUPERIOR SAN MATEO CIUDAD DE BOGOTA, MAYO 22 DE 2013
- 2. LA ADMINISTRACION POR OBJETIVOS APO JHON ANDERSON VELÁSQUEZ PEÑA PRINCIPIOS DE ADMINISTRACION I SEMESTRE LIC. RUBEN EMIRO PATIÑO DOCENTE FUNDACION PARA LA EDUCACION SUPERIOR SAN MATEO CIUDAD DE BOGOTA, 22 DE MAYO DE 20013
- 3. INTRODUCCION Este trabajo fue realizado con el fin de dar a conocer las estrategias que puede llegar a tener una empresa si todos los miembros trabajan en conjunto con un solo objetivo que sería alcanzar las ventas a su máximo, pero para ello hay que tener en cuenta el trato y el espacio que se le da a los trabajadores. “la mejor propaganda de una empresa son sus empleados”
- 4. OBJETIVOS Objetivo principal Aumentar la participación de los trabajadores dándoles su espacio para que sean escuchados. Objetivos específicos Aumentar la producción Mejorar la calidad de nuestros productos y servicios día a día Apegarse al programa de trabajo para aclarar opiniones
- 5. ORIGEN DE LA ADMINISTRACION POR OBJETIVOS Durante la década de 1950 se difundió en el ambiente administrativo el concepto de “Administración por objetivos”. Fue acuñado por el estadounidense Peter Drucker en su exitoso libro “La gerencia de las empresas (The practice of management)”.Drucker, que refleja en su obra una gran experiencia práctica y una clara filosofía de la dirección, desarrolla su obra sin apegarse a doctrinas administrativas, sino, más bien, basándose en sus experiencias. Cayó en errores teóricos o semánticos, como en el caso del concepto mismo de “administración por objetivos”, como si hubiera una “administración sin objetivos”. Peter Drucker, en “La gerencia de las empresas”, tiene un capitulo: “La dirección mediante objetivos y no bajo control”, en el que enfatiza la necesidad de que todas las acciones deben ser dirigidas por “objetivos claramente expresados”. No se debe controlar por controlar, sino controlar por objetivos. La administración por objetivos surgió como método de evaluación y control sobre el desempeño de áreas y organizaciones en crecimiento rápido. Inicialmente constituyó un criterio financiero de evaluación y de control. Como criterio financiero fue válido, pero en el enfoque global de la empresa trajo como consecuencia una distorsión profesional, pues los criterios de ganancia y de costo no son suficientes para explicar la organización social y humana. La respuesta de los niveles medios e inferiores de la organización a ese criterio fue de descontento y apatía, lo cual ocasionó conflictos entre los funcionarios de nivel medio e inferior y la alta dirección. El único modo que encontró la dirección para revertir el proceso antes descrito fue la descentralización de las decisiones y la fijación de objetivos para cada área clave: cada cual escogería "cómo" alcanzar los resultados. Se eliminaron los órganos de staff, quedando a cargo de cada división la creación de los" servicios que se necesitaran para alcanzar los objetivos", lo que fortaleció la posición de autoridad de cada jefe operativo. DEFINICIÓN: Proceso administrativo por medio del cual el Jefe y el subordinado ,parten de una definición clara de las metas y prioridades de la organización establecidas en grupo por la alta administración, identifican en conjunto los resultados claves que están dispuestos a alcanzar, así como los correspondientes indicadores de éxito, acuerdan una estrategia para alcanzar esos resultados, trabajan tratando de lograrlos, se da seguimiento a los esfuerzos y a los resultados
- 6. alcanzados y se evalúa el rendimiento del personal de dirección en función de los mismos. QUE ES LA ADMINISTRACION POR OBJETIVOS APO Filosofía de administración que involucra activamente a los empleados en la fijación de metas específicas y cuantificables, cuyo grado de cumplimiento es evaluado periódicamente para determinar los progresos alcanzados. La APO hace que los objetivos sean operativos mediante un proceso que los lleva a bajar en forma de cascada por toda la organización. Como expone la figura debajo, los objetivos generales de la organización se traducen en objetivos específicos para cada nivel subsiguiente (división, departamento, individual). Como los gerentes de las unidades bajas participan en el establecimiento de sus propias metas, la APO funciona dela base hacia arriba y también de la cima hacia abajo. El resultado es una pirámide que liga los objetivos de un nivel con los del siguiente.
- 7. ELEMENTOS DE LA ADMISTRACION POR OBJETIVOS Por lo general un programa de la APO tiene cuatro componentes:1. La especificidad de las metas. Lograr el objetivo de una manera tangible.2. La participación en la toma de decisiones. El gerente y el empleado toman decisiones mancomunadas y se ponen de acuerdo en la manera de alcanzarlas.3. Un plazo explicito. Cada objetivo tiene un plazo determinado. Normalmente, el plazo es de tres meses, seis meses o un año.4. Retroalimentación acerca del desempeño. En un plano ideal, esto se logra proporcionando a las personas retroalimentación constante, de modo que pueda ponderar y corregir sus propias acciones. CARACTERISTICAS DE LA ADMINISTRACION POR OBJETIVOS La APO presenta las siguientes características principales:1. Establecimiento conjunto de objetivos entre el ejecutivo y su superior. La mayor parte de los sistemas de la APO utiliza el establecimiento conjunto de objetivos; tanto el ejecutivo como su superior participan del proceso de establecimiento y fijación de objetivos. La participación del ejecutivo puede variar, desde su simple presencia durante las reuniones, donde puede ser escuchado, hasta la posibilidad de iniciar la propuesta de reestructuración del trabajo, con relativa autonomía en el desarrollo del plan.2. Establecimiento de objetivos para cada departamento ó posición Básicamente la APO está fundamentada en el establecimiento de objetivos por niveles de gerencia. Los objetivos, a alto nivel, pueden denominarse objetivos, metas, propósitos o finalidades; sin embargo, la idea básica es la misma: definir los resultados que un gerente, en determinado cargo, deberá alcanzar.
- 8. Interrelación de los objetivos de los departamentos. Siempre existe alguna forma de correlacionar los objetivos de varias unidades o gerentes, aunque no todos los objetivos se apoyen en los mismos principios básicos.4. Elaboración de planes tácticos y planes operacionales, con énfasis en la medición y el control. A partir de los objetivos trazados por cada departamento, el ejecutivo y su superior elaboran los planes tácticos adecuados para alcanzarlos de la mejor manera. De esta manera, tales planes se constituyen en los instrumentos para alcanzar los DETERMINACION DE OBJETIVOS La administración por objetivos es un modelo de administración a través del cual todos los gerentes de un organización establecen metas para sus administraciones, al inicio de cada periodo o ejercicio fiscal, de preferencia coincidiendo con el ejercicio fiscal de la empresa, en constancia con las metas generales de la organización fijadas por los accionistas, a través de la dirección. Un objetivo debe ser: Cuantificable, Complejo, Relevante, Compatible. Un objetivo es una declaración escrita, un enunciado, una frase; es un conjunto de números. Son números que orientan el desempeño de los gerentes hacia un resultado mediable, complejo, importante y compatible con los demás resultados. En la fijación de los objetivos deben considerarse los siguientesaspectos:1. La expresión "objetivo de la empresa" es realmente impropia. Los objetivos de una empresa representan, en realidad, los propósitos de los individuos que en ella
- 9. ejercen el liderazgo.2. Los objetivos son fundamentalmente necesidades por satisfacer.3. Los subordinados y demás funcionarios tienen una serie muy grande de necesidades personales.4. Los objetivos y las metas personales no son siempre idénticos a los objetivos y metas de la empresa. CARACTERRISTICAS ESTRUCTURALES DE LOS OBJETIVOS 1. Los ejecutivos fijan propósitos a largo y a corto plazo.2. Los objetivos y metas se expresan como resultados finales y no como tareas o actividades.3. Los objetivos y metas deben ser coherentes, además de estar coordinados en los respectivos niveles y áreas de la organización. Características comportamentales son: 1. Se hace énfasis en el compromiso propio de los subordinados, en relación con las metas.2. Se hace énfasis en el autoanálisis del desempeño y, en consecuencia, en el autocontrol, en relación con los resultados obtenidos frente a las metas preestablecidas.3. Las desviaciones de los resultados con relación a las metas llevan a la autocorrección en el desempeño y, si es necesario, a la orientación específica por parte del superior. 2. Administración por objetivos: 1. Es una técnica participativa de planeación y evaluación.2. A través de ella los superiores y los subordinados, conjuntamente, definen aspectos prioritarios.3. Establece objetivos por alcanzar, en un determinado periodo y en términos cuantitativos, dimensionando las respectivas contribuciones.4. Sistemáticamente se hace el seguimiento del desempeño, procediendo a las correcciones que sean necesarias. 3. Criterios para la selección de objetivos: 1. Buscar las actividades que tengan mayor impacto sobre los resultados.2. El objetivo debe ser específico en cuanto a los datos concretos.3. Centrar los objetivos en metas derivadas.4. Detallar cada objetivo en metas derivadas.5. Utilizar un lenguaje comprensible para los gerentes.6. Mantenerse dentro de los principios de la administración.7. El objetivo debe indicar los resultados por alcanzar, no debe limitar la libertad para escoger los métodos.8. El objetivo debe ser difícil de alcanzar, debe representar una tarea suficiente para todo el ejercicio fiscal de la empresa. Debe tener alguna relación remota con el plan de utilidades de la empresa, generalmente es el objetivo final. JERARQUIA DE OBJETIVOS La jerarquía de objetivos de una organización puede sufrir innumerables cambios, ya sea en la ubicación relativa de los objetivos o en la sustitución
- 10. de ciertos objetivos por otros diferentes. Algunos objetivos pueden dificultar el alcance de otros, mientras algunos otros pueden facilitarlo, provocando el efecto sinérgico. Para que la jerarquía de objetivos pueda ser eficientemente alcanzada, se hace necesario tomar las siguientes precauciones: a) Los objetivos no necesitan traducir inicialmente las grandes aspiraciones fundamentales de la empresa, aunque todos los que están incluidos en la jerarquía deben ser compatibles con tales aspiraciones; b) Deben lograr que todos los órganos y componentes de la empresa contribuyan con una parte del esfuerzo general; c) Deben tener en cuenta la necesidad de varias alternativas para su ejecución, así como la relativa eficiencia y costo de cada una de ellas; d) Deben comunicarse a todos los interesados para que cada cual comprenda las metas de la respectiva unidad y sus relaciones con los objetivos fundamentales de la empresa; e) Deben ser periódicamente reexaminados y reformulados, no sólo para ser actualizados de acuerdo con el cambio de las condiciones del mercado, sino también debido a los beneficios que pueden obtenerse con la revisión atenta de los fines previstos por la organización. Como las organizaciones siempre persiguen más de un objetivo, surge el problema de cuál o cuáles son los objetivos más importantes y prioritarios. Los objetivos deben ser graduados según un orden de importancia, relevancia o prioridad, en una jerarquía de objetivos, en función de su contribución relativa a la organización como una totalidad. Cada organización tiene, implícita o explícitamente, su jerarquía de objetivos. Los objetivos más comunes a las empresas privadas, por ejemplo, son generalmente los siguientes: a) Posición competitiva en el mercado; b) Innovación y creatividad en los productos; c) Productividad e índices de eficiencia; d) Aplicación rentable de los recursos físicos y financieros; e) Tasa de dividendos o índice de retorno del capital invertido (lucro); o calidad de la administración y desarrollo de los ejecutivos; f) Responsabilidad pública y social de la empresa. Objetivos financieros: a) Crecimiento rápido de los ingresos. b) Crecimiento rápido de las ganancias. c) Mayores dividendos. d) Márgenes de ganancias más amplios. e) Créditos más altos sobre el capital invertido. f) Calificaciones más altas para finanzas y créditos. g) Mayores flujos de efectivo. h) Un precio creciente de las acciones. i) Reconocimiento como compañía de acciones selectas. j) Una base de ingresos más diversificada. k) Ganancias estables durante periodos de recesión.
- 11. Objetivos estratégicos: a) Una mayor participación de mercado. b) Un rango industrial más alto y seguro. c) Una calidad más alta del producto .d) Costos más bajos en relación con los competidores clave. e) Una línea de productos más amplia o más atractiva. f) Una reputación más sólida entre los consumidores .g) Un servicio superior al cliente. h) Reconocimiento como líder en tecnología y/o innovación de productos .i) Mayor capacidad para competir en los mercados internacionales. j) Expansión de las oportunidades de crecimiento. Determinación tradicional de objetivos: Objetivo de la alta gerencia: Necesitamos mejorar el rendimiento de la compañía. Objetivo del gerente de división: Quiero ver una mejoría significativa en las ganancias de esta división. Objetivo del gerente de departamento: Incrementar las ganancias sin importar los medios. Objetivo del empleado individual: No te preocupes por la calidad; solo trabaja rápidamente. Cuando la jerarquía de los objetivos organizacionales e conoce como la cadena de medios y fines. Los objetivos o fines de más alto nivel están enlazados con objetivos de nivel más bajo que sirven como medios para el logro de los primeros. En otras palabras, las metas en un nivel bajo (los medios) deben alcanzarse para poder lograr las metas en el nivel siguiente
- 12. (los fines). Y el logro de las metas en ese nivel se convierte en el medio para alcanzar las metas en el nivel siguiente (los fines). Y así sucesivamente, a través de todos los distintos niveles de la organización. Como lograr los objetivos propuestos: Planeación Estratégica. La planeación estratégica se refiere a la manera como una empresa intenta aplicar una determinada estrategia para alcanzar los objetivos propuestos. Es generalmente una planeación global y a largo plazo. Formulación de los objetivos organizacionales por alcanzar. En esta primera fase, la empresa escoge los objetivos globales que pretende alcanzar a largo plazo y define el orden de importancia y de prioridad de cada uno en una jerarquía de objetivos. Análisis interno de las fortalezas y limitaciones de la empresa. Estudio de las condiciones internas, para permitir una evaluación de los principales puntos fuertes y puntos débiles existentes en la empresa. Análisis externo del ambiente. Se trata de un análisis del ambiente externo, es decir, de las condiciones externas que rodean la empresa y que le imponen desafíos y oportunidades. Tal análisis generalmente abarca:1. Los mercados atendidos por la empresa.2. La competencia.3. Los factores externos. Formulación de alternativas estratégicas. Se busca formular las diversas y posibles alternativas estratégicas o medios que la empresa puede adoptar para lograr mejor los objetivos organizacionales propuestos, teniendo en cuenta sus condiciones internas y las condiciones externas a su alrededor. La planeación estratégica de una empresa se refiere al producto, o al mercado, de allí, la matriz producto/mercado con las diferentes alternativas estratégicas. La planeación estratégica debe contemplar decisiones sobre el futuro de la empresa. Las principales decisiones contenidas en una planeación estratégica son los siguientes:1. Objetivos organizacionales globales.2. Las actividades seleccionadas.3. El mercado previsto por la empresa.4. Alternativas estratégicas en cuanto a sus actividades.5. Alternativas estratégicas en cuanto al mercado.6. Integración vertical.7. Nuevas inversiones en recursos para innovación o para crecimiento.
- 13. Desarrollo de los planes tácticos: A partir de la planeación estratégica, la empresa puede emprender la ejecución de la planeación táctica.1. Planeación organizacional de la estructura para el logro de los objetivos globales.2. Planeación del desarrollo del producto/mercado.3. Planeación del desarrollo de recursos para las operaciones de la empresa.4. Planeación de las operaciones de la empresa relacionadas con la producción y la comercialización. Para que cada uno de estos cuatro planes tácticos pueda implementarse y producir resultados, es necesario que cada uno de ellos se descomponga nuevamente en otros planes operacionales más específicos. Mientras la planeación táctica se refiere al mediano plazo, el plan operacional es más detallado y se refiere al corto plazo.
- 14. CICLO DE LA ADMINISTRACION POR OBJETIVOS La APO tiene un comportamiento cíclico, de tal manera que el resultado de un ciclo permite efectuar correcciones y ajustes en el ciclo siguiente, a través de la retroalimentación proporcionada por la evaluación de los resultados. Este ciclo corresponde comúnmente al ejercicio fiscal de la empresa para facilitar la ejecución y el control. Los principales autores dela APO presentan modelos muy variados, cuyos ciclos exponen contenidos diferentes. John W. Humble define la APO como "un sistema dinámico que busca integrarlas necesidades de la empresa de definir y alcanzar sus propósitos de lucro y crecimiento con la necesidad del gerente de contribuir y desarrollarse. Es un estilo de gerencia exigente y estimulante". Provee los siguientes aspectos:1. Revisión crítica de los planes estratégicos y tácticos de la empresa.2. Esclarecimiento para cada gerente, de los resultados claves y lo estándares de desempeño que él necesita alcanzar. Éstos están ligados a los objetivos por departamento y organizacionales, aumentando su compromiso y su contribución a estos objetivos:1. Creación de un plan para mejorar las funciones, de tal manera que permita lograr los resultados claves y el plan de mejoramiento.2. Uso sistemático de la evaluación del
- 15. desempeño para ayudar a los gerentes a superar sus puntos débiles y aprovechar sus puntos fuertes, aceptando responsabilizarse por su autodesarrollo.3. Aumento de la motivación del gerente como consecuencia de la mayor responsabilidad, mejores planes salariales y la planeación de su carrera. George Odiorne propone un modelo compuesto por un ciclo de sieteetapas.1. Establecimiento de medidas de desempeño de la organización y delineamiento de los objetivos organizacionales por alcanzar.2. Revisión de la estructura de la organización, en función de los objetivos propuestos.3. A partir de las dos etapas anteriores, cada directivo establece propósitos y medidas de evaluación para sus subordinados, que a su vez, propone objetivos.4. El superior y cada uno de sus subordinados llegan a un mismo acuerdo de los objetivos y medidas de evaluación de su propio trabajo.5. Seguimiento continuo efectuado sobre los resultados periódicos del trabajo del subordinado, frente a los plazos intermedios previamente establecidos en la 4 etapa.6. Evaluación periódica y acumulativa de los resultados del trabajo del subordinado, de sus puntos fuertes y débiles, así como de aquellas medidas propuestas para su desarrollo.7. Evaluación del desempeño de la organización como un todo. VENTAJAS DE LA ADMINISTRACION POR OBJETIVOS Según el libro de Samuel C. Certo nos dice que hay dos ventajas en la (APO):1. Los programas APO enfatizan siempre lo que debe hacerse en la organización para alcanzar los objetivos organizacionales.2. El proceso APO asegura un compromiso del empleado para alcanzar los objetivos organizacionales. Dado que los gerentes y los subordinados han desarrollado los objetivos juntos, ambas partes están genuinamente interesadas en alcanzar esos objetivos.
- 16. Según el libro de Harold Koontz señala cuatro ventajas: 1. Mejoría de la administración Todas las ventajas de la administración por objetivos se pueden resumir diciendo que da por resultado una administración muy mejorada. No se pueden establecer objetivos sin planeación y la planeación orientada hacia resultados es la única clase que tiene sentido. La administración por objetivos obliga a los gerentes a pensar en la planeación para obtener ciertos resultados, más que simplemente planear actividades o trabajos. Para asegurar que los objetivos sean realistas, la APO exige también que los gerentes piensen en la forma en que lograrán los resultados, la organización y el personal que necesitarán para hacerlo y los recursos y ayuda que requerirán. De igual forma, no hay un mejor incentivo para el control que un grupo de metas claras. Clarificación de la organización Otro beneficio importante de la APO es que obliga al gerente a clarificar los papeles y las estructuras organizacionales. Los puestos se deben construir en base a los resultados fundamentales que se espera tengan las personas que los desempeñan.3. Estímulo al compromiso personal Una de las grandes ventajas de la APO es que estimula a las personas a comprometerse con sus metas. La gente deja de hacer simplemente un trabajo, seguir instrucciones y esperar por normas y decisiones; ahora son personas con propósitos claramente definidos.4. Desarrollo de controles efectivos En la misma forma en que la APO produce una planeación más efectiva, también ayuda a desarrollar controles efectivos. Recuérdese que el control incluye medir resultados y llevar a cabo acciones para corregir las desviaciones de los planes con el fin de asegurar que se alcancen las metas.
- 17. DESVENTAJAS DE LA ADMINISTRACION POR OBJETIVOS Según el libro de Samuel C. Certo señala dos desventajas:1. La elaboración de los objetivos puede consumir mucho tiempo, dejando a los gerentes y a los empleados menos tiempo para hacer el trabajo en sí.2. La elaboración de objetivos por escrito, la comunicación cuidadosa de los objetivos y las evaluaciones de desempeño detallada que requiere un programa APO, aumenta el volumen de papeleo en una empresa. Según el libro de Harold Koontz señala cinco desventajas:1. Deficiencias al enseñar la filosofía de la APOA pesar de lo sencilla que pueda parecer la administración por objetivos, los gerentes que la llevarán a la práctica tienen que comprenderla y apreciarla. A su vez, tienen que explicar a los subordinados qué es, cómo trabaja, por qué se hace, qué papel tendrá en la evaluación del desempeño y, sobre todo, cómo se pueden beneficiar los participantes. La filosofía está elaborada sobre conceptos de autocontrol y auto dirección encaminados a hacer profesionales a los gerentes.2. Deficiencias al dar normas a los encargados de establecer las metas Al igual que cualquier otro tipo de planeación, no puede operar si no sedan las normas necesarias a quienes se espera que fijen las metas. Los gerentes tienen que conocer cuáles son las metas de la empresa y cómo encaja su propia actividad en ellas. Si las metas son imprecisas, irreales o inconsistentes, es prácticamente imposible que los gerentes estén en armonía con ellas.
- 18. Tabla de contenido INTRODUCCION ..............................................................................................................................3 “la mejor propaganda de una empresa son sus empleados” ..............................................................3 OBJETIVOS.......................................................................................................................................4 Objetivo principal...............................................................................................................................4 Objetivos específicos........................................................................................................................4 ORIGEN DE LA ADMINISTRACION POR OBJETIVOS ............................................................5 QUE ES LA ADMINISTRACION POR OBJETIVOS APO.........................................................6 ELEMENTOS DE LA ADMISTRACION POR OBJETIVOS .......................................................7 CARACTERISTICAS DE LA ADMINISTRACION POR OBJETIVOS ......................................7 DETERMINACION DE OBJETIVOS..............................................................................................8 CARACTERRISTICAS ESTRUCTURALES DE LOS OBJETIVOS..........................................9 JERARQUIA DE OBJETIVOS.........................................................................................................9 CICLO DE LA ADMINISTRACION POR OBJETIVOS............................................................. 14 VENTAJAS DE LA ADMINISTRACION POR OBJETIVOS .................................................... 15 DESVENTAJAS DE LA ADMINISTRACION POR OBJETIVOS ............................................ 17