Apuntes proyectos.

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS EN COMUNICACIÓN LIC. OSCAR MORALES HUERTA

Realizar un seguimiento del progreso Administrar una programación Administrar los recursos Administrar los costos Administrar el ámbito Administrar los riesgos Crear un informe del estado del proyecto Definir el proyecto Planear actividades Planear y adquirir recursos Planear los costos Planear según la calidad Prever riesgos Planear comunicación Planear seguridad Optimizar el plan Distribuir el plan 3 Cerrar el proyecto Revisar la información final del proyecto 1 Generar un plan 2 Controlar y administrar un proyecto Tiempo Dinero Ámbito ¿Cómo administrar un proyecto?

¿Qué es administrar un proyecto? Es el proceso de planear, organizar, administrar tareas y recursos para alcanzar un objetivo concreto, generalmente con limitaciones de tiempo, recursos o costo.

Fases de un proyecto Crear el plan Cerrar el proyecto Administrar y realizar el seguimiento del proyecto PROYECTO Cuanto más satisfactorias sean estas fases, mayor será la posibilidad de éxito del proyecto.

Triángulo de un proyecto Se puede prever el futuro del proyecto, si se comprende los tres factores que conforman cada proyecto: Ámbito: los objetivos y las tareas del proyecto, así como el trabajo necesario para realizarlos. Tiempo: el tiempo para completar el proyecto, que se refleja en la programación del mismo. Dinero: el presupuesto del proyecto, que se basa en el costo de los recursos; personas, equipamiento y materiales necesarios para realizar las tareas.

¿Cómo se configura un proyecto? Definir el proyecto Crear el plan Fase 1 Iniciar el archivo de proyecto, introducir los datos preliminares del mismo y adjuntar los documentos de planes al archivo. Durante la fase de planeación de proyectos que duran un período de tiempo significativo o requieren los servicios de muchas personas, es importante definir los objetivos, suposiciones y delimitaciones del proyecto. Definir los objetivos del proyecto Definir las suposiciones del proyecto Definir las delimitaciones del proyecto Preparar un plan de administración de ámbitos

Definir los objetivos del proyecto Los objetivos de proyecto deben ser claros Son cruciales pues el éxito del proyecto vendrá determinado por el grado de cumplimiento de los mismos. Deben ser específicos y mensurables. Deben evitarse objetivos imprecisos. Todos los participantes del proyecto deben estar oficialmente de acuerdo con los objetivos. A menudo, el administrador del proyecto crea un documento de objetivos que se convierte en una parte permanente del proyecto. Tras crear un documento de objetivos, puede adjuntarlo al archivo de proyecto para tener acceso a él de forma sencilla.

Los objetivos de un proyecto pueden incluir: Una lista de resultados del proyecto. Fechas de cumplimiento específicas, tanto para la finalización del proyecto como para los fases intermedias. Criterios de calidad específicos que deben cumplir los resultados. Límites de costo que no debe sobrepasar el proyecto.

Definir las suposiciones del proyecto Probablemente surgirán muchas cuestiones importantes sin respuesta; ¿cuándo estarán disponibles los recursos clave para iniciar el trabajo? ¿cuánto tiempo llevará un nuevo proceso? Se deben realizar conjeturas hipotéticas para que con esas estimaciones se realice la programación. Es importante hacer un seguimiento de las suposiciones que se hacen de manera que: Los participantes del proyecto puedan criticarlas y, después, apoyar formalmente un conjunto de suposiciones del proyecto. Puedan actualizar la programación cuando disponga de información adicional sobre esos factores.

Entregas de otros proyectos: Si el proyecto va a depender del trabajo de otras personas. ¿son conscientes dichas personas de esta dependencia y están de acuerdo con las fechas de entrega establecidas? Disponibilidad y uso de recursos (incluyendo personas, materiales y equipamiento). Si algunas de las personas que van a trabajar en el proyecto no están bajo su cargo. ¿a cargo de quién están? ¿ha aprobado esa persona la utilización de estos recursos? Duraciones de las tareas: ¿Están fundamentadas las estimaciones de tareas en una información sólida o en conjeturas? Algunas suposiciones a tomar en cuenta:

Costos del proyecto: ¿Qué importancia tiene el costo en el proyecto? ¿Quién debe aprobar el presupuesto o aumentarlo si es necesario? Tiempo disponible: Si se trabaja teniendo presente una fecha límite conocida. ¿puede completar de forma realista todas las tareas con un nivel aceptable de calidad? Resultados: ¿Cumple el resultado esperado las expectativas del cliente y de otros participantes? Si debe hacer concesiones en el resultado. ¿están de acuerdo los participantes sobre los aspectos del resultado en que se han de hacer las concesiones en primer lugar? Algunas suposiciones a tomar en cuenta:

Definir las delimitaciones del proyecto Normalmente, las tres delimitaciones principales son: Programación, como una fecha de fin fija o una fecha límite para un hito principal. Recursos (materiales, instalaciones, equipamiento y personal, así como los costos asociados), como un presupuesto preestablecido. Ámbito, como un requisito de realización de tres modelos del producto. Enumere las delimitaciones del proyecto Que cada participante las conozca Que los participantes hagan observaciones acerca de las mismas. Que exista un acuerdo sobre cómo responder a delimitaciones inesperadas. La palabra "delimitación" significa una restricción o limitación que se establece en una tarea.

Preparar un plan de administración de ámbitos El ámbito del proyecto es la combinación de todos los objetivos y tareas del proyecto con el trabajo necesario para su ejecución. El plan de administración del ámbito establece un procedimiento para el tratamiento de los cambios que se efectúen en el proyecto. Puede contener : Una evaluación de la probabilidad de que haya que cambiar el ámbito, con qué frecuencia y en qué medida. Una descripción de cómo se identificarán y clasificarán los cambios del ámbito. Un plan para determinar las acciones a emprender cuando se identifique un cambio del ámbito.

Designar una fecha de comienzo Fin del proyecto Calendario del proyecto Información general del proyecto. ¿Cómo se configura un proyecto? Primero, enumere los pasos necesarios para lograr los objetivos del proyecto. Comience por los grandes bloques de trabajo y después divida cada bloque en tareas con resultados individuales. Agregue hitos. Finalmente, reúna y especifique estimaciones de duración. Una vez que haya introducido la información de las tareas, cree un esquema como ayuda para ver la estructura del proyecto; para tener una lista de tareas organizadas en: tareas de resumen y tareas detalladas. Introducir una lista de tareas

Una vez creada y esquematizada la lista de tareas, es el momento de ver cómo se relacionan las tareas entre sí y con fechas concretas. Existen muchos tipos de relaciones entre tareas, por ejemplo, vínculos que muestran el inicio de una tarea al finalizar otra. Estos vínculos se denominan dependencias entre tareas. Determine las fechas de comienzo y fin de las tareas que dependen de otras tareas. La ventaja de las dependencias o tareas "vinculadas" es que cada vez que una tarea cambia, las tareas vinculadas se reprograman automáticamente. Puede definir programaciones de tareas utilizando delimitaciones, superposición o retraso de tareas y división de tareas, cuando se interrumpe temporalmente el trabajo. Programa de tareas

Debe asignar recursos a las tareas cuando desee: Llevar a cabo un seguimiento de la cantidad de trabajo realizado y equipamiento asignados a tareas, o controlar los materiales utilizados. Disponer de más flexibilidad en la programación de tareas. Controlar los recursos con sobre-asignación o infra-asignación de trabajo. Llevar un control de los costos de los recursos. Asignar recursos

Especificar y contabilizar los gastos de cada tarea o los costos totales del proyecto. La especificación de tasas para el trabajo de un recurso en una tarea o para los costos de tarea fijos. Con ello se podrá ver si se ajusta al presupuesto. Elegir cuándo desea acumular costos. Especificar tasas por uso y de horas extra para los recursos Planear subidas salariales, especificando información de costos para recursos y tareas. Introducir costos

Para guardar un punto de control del progreso real del proyecto, puede conservar un plan provisional y comparar los cambios realizados en el plan previsto. Una vez que el proyecto está en marcha, puede escribir información real y compararla con el plan base, como referencia futura. Guardar plan

Una vez que ha determinado el trabajo que implica el proyecto, puede organizarlo en hitos, fases y tareas, y almacenarlo en un archivo de Microsoft Project. Si estos datos se almacenan en otro archivo, puede copiarlo o importarlo a Microsoft Project. Planear las actividades del proyecto Una vez que ha esquematizado las tareas, también puede mostrar la estructura del proyecto utilizando los códigos de esquema o los códigos de estructura de descomposición del trabajo (EDT) integrados o personalizados. Estos códigos se pueden utilizar para organizar la lista de tareas basándose en diversos sistemas de codificación, como los códigos de contabilidad o la estructura de descomposición organizativa. Organizar el proyecto en uno principal y archivos de sub-proyectos. Conviene organizarlo así, si se tiene que administrar un proyecto grande y complejo o varios proyectos relacionados entre sí. Mostrar la organización del proyecto

Mediante la especificación de duraciones de tareas en lugar de las fechas de comienzo o de fin deseadas, Microsoft Project puede crear automáticamente una programación. Establecer dependencias y delimitaciones de tareas. Una vez introducidas las duraciones de las tareas, se determina la relación de dichas tareas entre sí y con fechas concretas. Estimar la duración de las tareas Puede crear dependencias entre tareas de diferentes proyectos. La creación de dependencias entre proyectos diseña con precisión las interrelaciones entre proyectos diferentes y ayuda a mantener el proyecto actualizado. Crear interrelaciones entre proyectos Planear las actividades del proyecto

Planear y adquirir recursos Hasta aquí, ha identificado el ámbito del proyecto, ha configurado la lista de tareas y ha estimado las duraciones de las mismas. Ahora puede utilizar esta información para realizar estimaciones preliminares, identificar requisitos y comenzar los procesos de asignación de personal y adquisición para obtener los recursos que deben realizar las tareas del proyecto. Estimar las necesidades de recursos Identificar, aprobar y adquirir todos los recursos. Sabe quiénes son los integrantes del equipo y qué equipamiento y materiales se deben adquirir para conseguir los objetivos del proyecto. Especificar la información de recursos y establecer los períodos laborables

La acción de compartir recursos es útil para administrar la información sobre recursos y asignaciones en proyectos en los que se van a utilizar las mismas personas, materiales o equipamiento. Asignar recursos a las tareas Una vez especificada la información sobre recursos en el proyecto, puede asignar recursos a las tareas específicas que configuran el trabajo del proyecto. Compartir recursos entre proyectos Planear y adquirir recursos

Planear los costos del proyecto Estimar costos La estimación de costos es el proceso de desarrollar los costos aproximados de los recursos y tareas necesarios para completar las actividades del proyecto. Definir y compartir información de costos Guardar los costos como su presupuesto antes de empezar el seguimiento y la administración del plan. En ese momento, puede incluir notas importantes sobre decisiones del presupuesto, compartir la información del presupuesto con otros, o transferirla a otros. Realizar los preparativos necesarios para efectuar su seguimiento y administración con el fin de asegurarse de que el proyecto no exceda el presupuesto. Puede especificar una fecha de comienzo del año fiscal, controlar las opciones de cálculo y determinar cuándo se deben pagar los costos. Preparación para administrar los costos

Planear teniendo en cuenta la calidad y prever riesgos Planear teniendo en cuenta la calidad Identificar los estándares de calidad que tendrá que adoptar para satisfacer todos los requisitos del proyecto. Una vez que identifica las necesidades en materia de calidad, puede ajustar el ámbito, los recursos y la programación según sea necesario para lograr la calidad deseada. Una vez que comienza un proyecto, eventos que son difíciles de prever pueden crear nuevos riesgos. Identificar y prever riesgos

Planear los aspectos relativos a comunicación y seguridad Configurar métodos para comunicar la información del proyecto. Configure un método para comunicarse con el equipo del proyecto y mantener actualizado el archivo del proyecto durante su desarrollo. Proteger la información de Microsoft Project. Microsoft Project y Microsoft Project Central ofrecen funciones básicas de seguridad para proteger la información del proyecto en caso de acceso no autorizado

Optimizar un plan de proyecto Optimizar el plan del proyecto para cumplir el requisito de fecha de fin. Después de crear el plan del proyecto, se debe revisar la fecha de fin programada. Optimizar el plan del proyecto para recursos. Después de crear el plan del proyecto, se debe revisar la asignación de los recursos. Optimizar el plan del proyecto para cumplir el requisito de presupuesto. Después de crear el plan del proyecto, se deben revisar los costos planeados.

Distribuir un plan de proyecto Distribuir información sobre el proyecto en formato impreso. Una vez programado el proyecto, puede que desee distribuir la información de proyecto más actual a los demás, ya sean participantes o integrantes del equipo. Distribuir información sobre el proyecto en línea.

¿Cómo se configura un proyecto? Administrar y realizar un seguimiento Fase 2 Cuando se administra un proyecto, se deben controlar los elementos del triángulo del proyecto: tiempo, dinero y ámbito. Al ajustar uno de estos elementos se ven afectados los otros dos. Eventos como retrasos inesperados, desfases de costos y cambios en los recursos pueden provocar problemas en la programación. Si mantiene actualizada la información del proyecto, podrá ver siempre el estado más reciente del proyecto. De esta manera, puede identificar con anticipación problemas que pueden afectar al éxito del proyecto y poder encontrar soluciones.

Comunicar Para administrar un proyecto de manera eficaz, debe comunicar y distribuir la información del proyecto. Puede preparar informes o presentaciones, publicar información en un sitio Web para comunicarse con los miembros del grupo de trabajo o realizar blogs (comunicar y distribuir resultados en el proyecto) Publique y aplique formato a vistas, así como imprimir informes según las necesidades de una persona o de un grupo en particular. Puede publicar la información en formato Web (HTML) o incluirla en una presentación

Realizar un seguimiento del progreso Aunque Microsoft Project facilita el seguimiento, deben realizarse varios pasos antes de poner en marcha el seguimiento del proyecto. Registrar el progreso y responder a actualizaciones. Una vez que ha elegido los elementos y el método, puede comenzar a realizar el seguimiento de dichos elementos. En la mayoría de los casos, el seguimiento del progreso se realiza intercambiando información sobre el estado de las tareas con los miembros del grupo de trabajo e incorporando al plan del proyecto la información de estado más actual. Configurar un proyecto para seguimiento.

Administrar una programación Una vez empezado el proyecto y cuando se está realizando el seguimiento del progreso real de las tareas, se puede revisar la programación para identificar los problemas o posibles problemas con las programaciones de tareas. Volver a poner tareas, fases o el proyecto en las fechas previstas. Una vez identificados los problemas de la programación, puede utilizar una gran variedad de estrategias para administrar la programación del proyecto. Identificar problemas de programación

Administrar una programación Distribuir información sobre el proyecto en formato impreso. Si ha cambiado tareas, recursos o asignaciones, puede que desee distribuir la información de proyecto más actual a los demás, ya sean participantes o integrantes del equipo. Distribuir información sobre el proyecto en línea.

Administrar los recursos La manera más eficaz de evaluar el progreso del trabajo de los recursos de un proyecto es equilibrar su carga de trabajo y realizar el seguimiento del grado de progreso de las tareas. Identificar problemas de asignación de recursos. Si revisa información de los recursos, como las asignaciones, sobre-asignaciones o infra-asignaciones, los costos del recurso y las variaciones entre el trabajo planeado y el real, puede verificar que los recursos se asignan a las tareas de forma óptima para obtener el resultado deseado. Realizar el seguimiento del progreso de los recursos.

Resolver problemas de asignación de recursos Para obtener el mejor rendimiento y los mejores resultados de los recursos, necesita administrar la carga de trabajo para establecer sobre-asignaciones e infra-asignaciones. Si modifica la asignación de los recursos, compruebe los efectos de los cambios en la programación general para asegurarse de que los resultados se ajusten a los objetivos del proyecto. Después de configurar la función de compartir recursos entre los archivos de Microsoft Project con un fondo de recursos, actualice y revise la información de los recursos compartidos, como la disponibilidad, el trabajo real y las asignaciones de los recursos. Administrar recursos compartidos Administrar los recursos

Si ha cambiado tareas, recursos o asignaciones, puede que desee distribuir la información de proyecto más actual a los demás, ya sean participantes o integrantes del equipo. Administrar los recursos Distribuir información sobre el proyecto en formato impreso Distribuir información sobre el proyecto en línea

Administrar los costos Para mantener los costos de acuerdo al presupuesto, deseará identificar los problemas de costos revisando los totales y las variaciones de costos que se produzcan en el transcurso del tiempo, de modo que pueda realizar ajustes donde sea necesario. Identificar problemas de costos Deberá revisar las variaciones de costos que se produzcan en el transcurso del tiempo, de modo que pueda realizar ajustes donde sea necesario. Observe que siempre es conveniente realizar una copia se seguridad del plan del proyecto antes de incorporar cambios importantes, y comprobar los efectos de los cambios antes de guardar y comunicar información actualizada sobre costos. Mantener los costos de acuerdo al presupuesto

Administrar el ámbito Una vez comenzado el proyecto, puede que sea necesario aumentar o reducir el ámbito del proyecto. Responder a los cambios en el ámbito Administrar los riesgos Si identifica nuevos riesgos que han surgido durante el proyecto, deberá responder a esos riesgos. Lo más probable es que tenga que ocuparse de riesgos que pueden retrasar la tarea, la fase o las fechas de fin de proyecto, aumentar el presupuesto, sobrecargar los recursos o provocar todo esto al mismo tiempo. Identificar nuevos riesgos Ya iniciado el proyecto, eventos que son difíciles de prever pueden crear nuevos riesgos. Responder a eventos de riesgo

Realizar un informe del estado del proyecto Según progresa el proyecto, puede que desee realizar un informe del estado actual para los demás, ya sean participantes o integrantes del equipo, con regularidad. Realizar un informe del estado del proyecto en formato impreso Según progresa el proyecto, puede que desee realizar un informe del estado actual para los demás, ya sean participantes o integrantes del equipo. Realizar un informe del estado del proyecto en línea

¿Cómo se configura un proyecto? Cerrar un proyecto Fase 3 El final del proyecto es una oportunidad para recopilar y registrar la información del proyecto y compartirla con los participantes. Revisar la información final del proyecto

Tiempo Dinero Ámbito Introducir una lista de tarea Duración de tareas Programa de tareas Asignar recursos Introducir costos Guardar plan Personas Equipamiento Materiales Costos ¿Cómo administrar un proyecto? 1 Generar un plan 2 Administrar y realizar el seguimiento del proyecto 3 Cerrar el proyecto Nuevo archivo Fecha de inicio Fin proyecto Calendario Información general Estructura Objetivos proyecto Comunicar Distribuir Información Avances Resultados Informes Presentaciones Sitios Web (HTML) Blogs Definir proyecto Datos preliminares Documentos adjuntos Definir suposiciones Definir delimitaciones Preparar plan de administración de ámbitos Resultados Fechas cumplimiento Criterios calidad Limites de costo Procedimiento para el tratamiento de los cambios Fases Lista de tareas Organización Duración tareas Interrelaciones Microsoft Project Planear y adquirir recursos Planear los costos Planear según la calidad Prever riesgos Planear comunicación Planear seguridad Optimizar el plan Distribuir el plan Realizar un seguimiento del progreso Administrar una programación Administrar los recursos Administrar los costos Administrar el ámbito Administrar los riesgos Crear un informe del estado del proyecto

CAMPERO, J. M., ALARCON, L. F. Administración de Proyectos. Ediciones Universidad Católica, 1999. KOONTZ, H. y WEIHRICH, H. Administración. 9ª. ed. México, McGraw Hill,1990. ALBALA, A. Dirección de proyectos: teoría y práctica. Santiago, Chile, Eds. Del Colegio de Ingenieros, 1986. ASIMOV, MORRIS. Introducción al Proyecto. México: Ed. Herrero Hnos. 1968. BACA URBINA, G. Evaluación de Proyectos. México: Edit. Mc. Graw Hill, 2a. Ed.1993. Corzo, Miguel A. Introducción a la Ingeniería de Proyectos. México: Edt. Limusa. 1977. Bibliografía

Para contactarme: Lic. Oscar Morales Huerta Tel. y fax: (0155)5516-9807, 5277-9709 Cel: 044 55 5405-3831 Página: www.ctiso.com.mx Correo-e.: [email_address] COMUNICACIÓN: TECNOLOGÍA E INVESTIGACIÓN, S.C.

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