Manual de laboratorio ms. project 2010

MANUAL DE
APRENDIZAJE

Marco ARIAS Chacaltana
IT Systems Manager

marco.arias@bigbyte.pe
June 26, 2012

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CONTENIDO

CAPITULO 01: INTRODUCCIÓN -----------------------------------------------------------------------------------3
1.1. DEFINICIÓN DE UN PROYECTO -----------------------------------------------------------------------3
1.2. TRIÁNGULO DEL PROYECTO: VISIÓN DE LOS PROYECTOS EN TÉRMINOS DE TIEMPO,
COSTO Y ÁMBITO (ALCANCE) -----------------------------------------------------------------------------------5
1.3. PLANIFICACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS -------------------------------------------6
1.4. CONCEPTOS BÁSICOS DE MICROSOFT PROJECT--------------------------------------------------7
1.4.1. ESTRUCTURA DE DESCOMPOSICIÓN DEL TRABAJO (WBS) -----------------------------8
1.4.2. TÉCNICAS DE PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS-------------------------------------------9
1.4.2.1. MODELO DE DIAGRAMA DE PRECEDENCIAS: -------------------------------------------9
1.4.2.2. DIAGRAMA DE GANTT (BARRAS) ----------------------------------------------------------9
1.4.2.3. MÉTODO DEL CAMINO CRÍTICO (CPM)------------------------------------------------- 10
1.5. PERSONALIZACIÓN DEL WINDOWS. -------------------------------------------------------------- 12
CAPÍTULO 02: NAVEGANDO MS PROJECT 2010------------------------------------------------------------ 14

[MANUAL DE APRENDIZAJE]
26 de junio de 2012

CAPITULO 01: INTRODUCCIÓN

Para conseguir ser un administrador de proyecto es necesario completar los proyectos
a tiempo, no salirse del presupuesto, y asegurarse de que los clientes queden
satisfechos con su trabajo. La gestión de proyectos es el proceso de planificar,
organizar y administrar tareas y recursos para obtener un objetivo definido,
usualmente dentro de ciertas restricciones de tiempo, recursos o costo.

Todos los proyectos, básicamente, constan de tres fases principales:

1. Planeamiento y programación.
2. Seguimiento y administración.
3. Fin del proyecto.

En el capítulo 01, iniciar Microsoft Project. Crear un archivo de un proyecto, conocer
las principales áreas de la interfaz predeterminada de Microsoft Project y establecer
los vínculos entre las tareas, así como a asignar la duración a las tareas del proyecto.

En el capítulo 02 y 03, Asignar los recursos de la lista creada para el proyecto a cada
uno que lo requiera, establecer las diferentes tasas de costo para un recurso y
visualizar el modo en que son programados los recursos para trabajar durante el
transcurso del proyecto.

OBJET IVO

Permitir que un usuario pueda crear los proyectos con sus actividades, asignar
recursos y costos a fin de obtener la información necesaria y suficiente para el control
y seguimiento de cada proyecto.

Al finalizar el curso de laboratorio, el participante comprenderá las nociones básicas y
necesarias para elaborar un proyecto con las bondades del MS - PROJECT 2007.

1.1. DEFINICIÓN DE UN PROYECTO

Un proyecto es temporal. La duración de un proyecto podría ser de tan sólo una
semana o prolongarse durante años, aunque cada proyecto tiene un inicio y un final
definido. Un proyecto es además un esfuerzo. Los recursos, como pueden ser el
personal y el equipamiento, necesitan realizar un trabajo.

Ing. de Sistemas e Informática | DOC. Marco Antonio ARIAS Chacaltana Pág. 3 de 57

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El esfuerzo es encargado a un equipo u organización, de modo que los proyectos
tienen en cierto sentido la tendencia a ser eventos planificados. El éxito de los
proyectos no es espontáneo; necesita una preparación y planificación previa.
Cada proyecto crea un producto o servicio único. Este es el objetivo del proyecto, la
razón por la que se emprende el proyecto.

La mayoría de los proyectos comparten actividades comunes, como la división del
proyecto en tareas de fácil manejo, la programación de las tareas, la comunicación
entre los miembros del equipo y el seguimiento de las tareas a medida que progresa el
trabajo.

Algunos Ejemplos:

 Construir una casa  Dar un examen
 Armar y dar un curso por  Realizar un desarrollo de
primera vez software
 Desarrollar y lanzar un nuevo  Desarrollar un equipo
producto electrónico
 Instalar una máquina en una  Construir una fábrica
industria  Hacer un catálogo
 Desarrollar un evento  etc.
 Reestructurar una organización


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1.2. TRIÁNGULO DEL PROYECTO: VISIÓN DE LOS PROYECTOS EN TÉRMINOS DE
TIEMPO, COSTO Y ÁMBITO (ALCANCE)

El trabajo de un proyecto puede ser visualizado de muchas formas, aunque la más
conocida sea probablemente el denominado triángulo del proyecto:

 TIEMPO: Los proyectos exigen una fecha límite. El tiempo limitado es la
delimitación con la que estaremos más familiarizados en cualquier proyecto.

 COSTO: Los costos son todos los recursos requeridos para llevar a cabo el
proyecto. El costo incluye las personas y el equipamiento para realizar el
trabajo, los materiales utilizados, y todos los demás eventos y aspectos que
requieren dinero o la atención de alguien en un proyecto.

 ÁMBITO (ALCANCE): Conjunto de tareas necesarias para conseguir los
objetivos del proyecto.

Este trío de tiempo, costo y ámbito forman el triángulo del proyecto. Al ajustar uno de
estos elementos se ven afectados los otros dos. Aunque los tres elementos son
importantes, normalmente uno de ellos tendrá más influencia en el proyecto.

¿Qué es la Gestión de Proyectos?

La gestión de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y
técnicas a las actividades del proyecto para atender los requerimientos del proyecto.
La gestión de proyectos es lograr los objetivos a través del uso de procesos tales
como: inicio, planificación, ejecución, control y cierre.


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El equipo del proyecto gerencia el trabajo de los proyectos, y el trabajo típicamente
involucra:

 Demandas compitiendo por: Alcance, tiempo, costo, riesgo y calidad.
 Involucrados con diferentes necesidades y expectativas.
 Identificación de requerimientos.

1.3. PLANIFICACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

PLAN DEL PROYECTO:

CARACTERÍSTICAS DE UN PROYECTO

 Puede ser sencillo, no requiere de conocimientos, de técnicas y de recursos
complejos, por ejemplo, una lista de tareas y sus fechas de comienzo y fin
escritas en un bloc de notas.

 Puede ser complejo, requiere de conocimientos, de técnicas y de recursos
complejos, por ejemplo, miles de tareas y recursos, y un presupuesto del
proyecto de millones de dólares.

ELEMENTOS DE UN PROYECTO:

 TAREA:
También llamadas pasos, se requieren para completar un proyecto y definen el
ámbito del objetivo del mismo.

 HITO ♦:
Representa un evento o condición que marca la finalización de un grupo de
tareas relacionadas o la finalización de una fase del proyecto.

 RECURSO:
Son las personas, equipos, y material que son necesarios para completar y
llevar a cabo las tareas en un proyecto.

CREAR UN PLAN DE PROYECTO:

Cuando se hayan definido los objetivos del proyecto y decidido sus fases principales,
se puede comenzar a crear el plan.


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 PRIMERO: Se especifica y organiza la lista de tareas que se deben realizar, así
como la duración de cada tarea.
 SEGUNDO: Se agrega al plan personas, equipamiento y materiales, y sus costos.
 TERCERO: Después se asignan estos recursos a las tareas. Con esta información,
Microsoft Project crea una programación. Se puede comprobar la
programación y ajustarla según sea necesario.

Los primeros pasos en la creación de una programación consiste en iniciar un nuevo
archivo, designar una fecha de comienzo o fin del proyecto e introducir información
general del proyecto.

GESTIÓN DE PROYECTOS CON MICROSOFT PROJECT

La herramienta de Microsoft facilita el modo de llevar a cabo de manera conjunta las
siguientes acciones para la administración de proyectos:

 Realizar un seguimiento de toda la información que conlleva los requerimientos
del trabajo, la duración y los recursos para el proyecto.
 Visualizar el plan del proyecto en un formato estándar (Chárter del Proyecto) y
con un diseño apropiado.
 Programar tareas y recursos de manera apropiada y consistente.
 Intercambiar información de proyecto con todos los participantes a través de
una Intranet o de Internet.
 Comunicar la información a los recursos y otros participantes, dado que el
administrador del proyecto posee el control del proyecto.

1.4. CONCEPTOS BÁSICOS DE MICROSOFT PROJECT

¿Qué es Microsoft Project?

Microsoft Project es un software que sirve como herramienta para la Gestión de
Proyectos, desarrollado por Microsoft. A la fecha el MS-Project se encuentra en su
versión 2007 el cual adiciona facilidades para gerenciar proyectos vía Internet, con sus
herramientas de MS-Project Server y comunicación vía e-mail.

¿En qué nos ayuda Microsoft Project?
EL MS-Project ayuda en los procesos de planificación y control de las gerencias de
alcance, costo y tiempo en forma casi total y en una forma parcial en los procesos de
las gerencias de calidad, recursos humanos, comunicaciones, procura (cuidado en los
negocios) y riesgos.


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Comenzando a trabajar con Ms-Project

ESTIMACIÓN DE DURACIÓN

Los valores de duración van seguidos de una abreviatura de unidad de tiempo:

Abreviaturas
min = m Equivalencias
hr = h 1 día = 8 h
día = d 1 sem = 5 días
sem= s 1 mes = 20 días
Ms = ms

1.4.1. ESTRUCTURA DE DESCOMPOSICIÓN DEL TRABAJO (WBS)

¿Qué es?

Método para representar jerárquicamente las partes de un proceso o producto.

Ejemplo:

PROYECTO

TAREA 1 TAREA 2 TAREA 3

TAREA 1.1 TAREA 1.2 TAREA 2.1 TAREA 2.2 TAREA 2.3 TAREA 3.1 TAREA 3.2

En la administración de proyectos moderna, la herramienta más distintiva y
fundamental es la Estructura de División del Trabajo, o WBS por sus siglas en inglés
(Work Breakdown Structure).

Prácticamente es la base para poder saber qué se requiere hacer y de ahí realizar los
planes de tiempo, costo, calidad, riesgo, adquisiciones, comunicaciones y recursos
humanos, de forma integral.


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1.4.2. TÉCNICAS DE PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS

1.4.2.1. MODELO DE DIAGRAMA DE PRECEDENCIAS:

VINCULACIÓN ENTRE TAREAS

1. Fin a La tarea (B) no puede
comienzo comenzar hasta que finalice
(FC) la tarea (A).
2. Comienzo a La tarea (B) no puede
comienzo comenzar hasta que
(CC) comience la tarea (A).
3. Fin a fin (FF) La tarea (B) no puede
finalizar hasta que finalice la
4. Comienzo a
tarea (A).
La tarea (B) no puede
finalizar hasta que comience
la tarea (A).

1.4.2.2. DIAGRAMA DE GANTT (BARRAS)

EL diagrama de Gantt tiene como objetivo la representación del plan de trabajo,
mostrando las tareas a realizar, la distribución óptima de los recursos, el momento de
su comienzo y su terminación y la forma en que las distintas tareas están encadenadas
(vinculadas) entre sí.


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1.4.2.3. MÉTODO DEL CAMINO CRÍTICO (CPM)

EL método CPM (Critical Path Method - Método del Camino Crítico) constituye una de
las técnicas pioneras en el campo de la moderna programación y control de proyectos.

Para construir el CPM el primer paso que hay que dar es crear una Estructura de
Descomposición de Trabajo (WBS) para el proyecto. El siguiente paso, es crear una
suerte de diagrama de flujo específico a partir de la información contenida en la WBS.


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Tarea Ficticia
6 Inicio
0 1 2 5 Tarea 01

Tarea 04

4 Fin


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1.5. PERSONALIZACIÓN DEL WINDOWS.

Configurar y personalizar el windows antes de utilizar el Ms-Project.

PASOS:

1. Clic en inicio.
2. Seleccionar configuración.
3. Clic en Panel de Control.
4. Doble Clic en Configuración Regional y
de Idioma.
5. Ubicar en ambas casillas el mismo país:
Perú.

6. Clic en el Botón Personalizar.

7. Clic en Ficha Número

Observar:
Símbolo Decimal: .
Separación de Miles: ,

8. Clic en Ficha Moneda

Observar:
Símbolo Decimal: .
Separación de Miles: ,


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9. Clic en Ficha Hora

Observar:

De acuerdo a la leyenda:

h: es para que aparezca en 12 horas
(Ejm: 08:00 a.m. a 01:00 p.m.)

H: es para que aparezca en 24 horas
(Ejm: 8 a 13)

10. Clic en Ficha Fecha

Observar Formatos de Fechas:

Ejemplos:

 Perú: dd/mm/aaaa  esto sería para
nuestro uso.
 EEUU: mm/dd/yyyy
 Japón: yyyy/mm/dd

11. Clic en Aplicar.

12. Luego, Clic en Aceptar.

13. Cerrar la ventana de Configuración Regional y de Idioma.

OTRAS FORMAS DE INGRESAR AL MS-PROJECT

Pasos:

1. Manera convencional: inicio / programas /……
ó
2. Inicio / ejecutar / escribir: WINPROJ / <Enter>


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CAPÍTULO 02: NAVEGANDO MS PROJECT 2010

Una vez que tenga instalado el Project, ingrese al Project y para crear un proyecto se
debe acceder al project, seleccionar el menú de la parte superior izquierda
denominado “Archivo” y en las opciones de la parte izquierda seleccionar “Nuevo”
y dentro de este la opción “Proyecto en blanco”, presione el botón Crear.

Una vez creado se puede definir para el proyecto algunas propiedades, seleccionando
en el menú. “Proyecto” y en la parte izquierda de la barra de herramientas
“Información del Proyecto”:

Para que se defina entre otros: la fecha de inicio del proyecto, el calendario, la
prioridad:


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Regresando al menú tarea, se encuentra bajo él la barra de herramientas con las
opciones que normalmente se utilizan más, a continuación está el área de trabajo
donde se crean y modifican las tareas o actividades de un proyecto con sus atributos;
y, por último en la parte inferior está la barra de estado, que es donde se informa el
estado de alguna actividad.


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Para ingresar una tarea más comúnmente llamada en el ámbito de proyectos una
actividad, se debe ubicar en el área de trabajo y digitar el nombre de la tarea, luego
se puede completar la información, ya sea digitándola directamente en los diferentes
espacios que tiene la tarea, para las fechas pueden seleccionarse a mano o
presionando en la barra de herramientas la opción Autoprogramar.

Para el resto de información puede también dar doble click sobre la tarea o
presionar el botón Información, apareciendo una ventana adicional con varios
tabuladores, en el primero denominado “General” se tiene el nombre, duración (si
es solo estimativa marcar la casilla denominada “Estimada”.

El porcentaje completado (0% sin avance, 100% es terminada), la Prioridad de la
tarea, modo de programación (manual o automático), fechas en las que inicia y
termina, si se mostrará la escala de tiempo, si se oculta la barra y si es Resumida.

En todos los tabuladores en la parte inferior de la ventana se tiene: un botón de
ayuda, uno para Aceptar los cambios y otro para Cancelar.

En el siguiente tabulador denominado “Predecesoras”, se tendrá información de
que tarea antecede y el tipo de relación (si debe terminar la otra para esta empezar,
si empiezan iguales, si deben terminar iguales y con cuántos días de diferencia.


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El siguiente tabulador contiene la asignación de recursos:

Luego está el tabulador denominado “Avanzado”, en el cuál se puede delimitar la
tarea, indicando si hay una fecha límite para hacerla, el tipo de restricción y una fecha
de esta, qué calendario se utiliza, un código del EDT (Estructura de Desglose de
Trabajo), el método del valor acumulado, si es hito (0 días, son tareas referenciales).


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A continuación está el de Notas, donde se puede incluir textos relacionados a la tarea:

Por último, está el de Campos Personalizados, en el cuál se puede ingresar los datos de
campos que se deseen adicionar a las tareas:


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Relaciones padre – hijo entre tareas.

Cuando una o más tareas son parte de una tarea o actividad mayor, estás deben estar
bajo la tarea padre, se las debe seleccionar (se ponen oscuras), en la barra de
herramientas se presiona el botón con la flecha verde hacia la derecha (Aplicar
sangría) para que se intente hacia la derecha.

De manera que las tareas hijas se ven más a la derecha del padre, así:


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En la parte derecha del área de trabajo aparece un diagrama Gant, mismo que refleja el
plazo en el que una tarea se realiza en el tiempo y las relaciones entre tareas. Las que
aparecen en negro son las tareas padres o de agrupación, las azules y rojas las tareas
hijas y las no rellenas son las no programas.

Relaciones

Para relacionar dos tareas, se tiene la relación Fin – Comienzo, de manera que la
una comience una vez finalizada la otra (FC  en inglés FS) se las puede seleccionar
y presionar el botón que asemeja una cadena en el área Programación:

O se puede escribir en el atributo “Predecesores” el número de la tarea (parte
izquierda) que debe terminar antes, en este caso la Número 2:

Dando como resultado:

Como parte práctica se ha creado la Actividad 2.1 bajo la Actividad 2, para ellos solo se
debe escribir en el nombre de la tarea número 4 lo indicado y auto programamos:


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Para que esta actividad sea parte de la Actividad 2, se debe aplicar sangría:

Quedando:

Ahora trabajemos con la duración, para ello podemos digitar directamente la duración
en el atributo correspondiente:


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Ahora, para insertar una actividad entre dos actividades, por ejemplo la actividad 1.1
bajo la Actividad 1, se debe ubicar en la Actividad 2, es decir la que está bajo la cual
queremos añadir, presionamos el botón derecho del mouse y seleccionar la opción
“Insertar Tarea”. Lo mismo puede hacerse desde la barra de herramientas junto a la
sección Tareas, donde puede insertar una tarea normal, un hito (tarea referencial con 0
días de duración) o una de resumen.

Allí se ingresan los datos de la tarea. Como se puede observar la actividad creada se
intentó a la misma altura del padre.


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Edición datos manuales y aplicación de sangría en la actividad 1.1:

Otra forma de edición es dando click sobre la tarea o en la barra de herramientas como
se explicó anteriormente y se puede editar los datos en los tabuladores, como ejemplo
veamos los datos que se tiene en esta actividad:

Tabulador: General

Tabulador: Avanzado

Se han desplegado las opciones permitidas para Tipo de Restricción: Debe comenzar a
la fecha dada, Debe finalizar a una fecha, Lo antes posible (se realiza apenas se pueda),
Lo más tarde posible es decir que tiene holgura, No comenzar antes del que restringe
el inicio a la fecha dada, No comenzar después del que restringe a que ya no debe
empezar después de la fecha, No finalizar antes del que indica que la finalización debe
ser posterior a la fecha y la de No finalizar después del que indica que debe terminarse
antes de la fecha.


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Opciones de Tipo de Tarea, donde se indica cómo se mide la tarea si es por Duración
fija (independiente del número de recursos), Unidades fijas (fija fechas y recursos) o
Trabajo fijo (el trabajo es el mismo aun que se aumente recursos o plazo), se puede
marcar además si está condicionada al esfuerzo.

Opciones para Calendario, normalmente viene con el predeterminado, sin embargo se
puede cambiar a otros estándares o creados.

Opciones para Método de valor acumulado: % Completado o % Físico completado, el
segundo caso no depende de recursos ni tiempo y se debe incluir cuando el avance
físico pueda diferir del % completado.


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Crear la tarea 3 bajo la 2.1, como se ve se crea como hija de la Actividad 2

Quitar Sangría a la Actividad 3

Quedando así:


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Otro tipo de relación es la de Comienzo - Comienzo (CC en inglés SS), es decir que
la una inicie cuando la otra inicia, para ello puede crearse la relación FC y cambiar
editando los predecesores ya sea en la venta con información o escribiendo en el
atributo. Por ejemplo si queremos que la Actividad 3 inicie cuando inicia la
Actividad 2, podemos ingresar a los datos de la Actividad 3 e incluir la predecesora:

Luego se debe cambiar el tipo a CC

El atributo Pos, permite indicar el número de unidades en que difieren los inicios para
cuando se quiere que una tarea inicie x días, horas o unidades de tiempo antes o
después de la otra tarea, quedando de la siguiente manera:


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Como se puede ver en el atributo Predecesoras 4CC que quiere decir que inicie
cuando la tarea 4 inicie, es decir la denominada Actividad 2.

Si se quisiera que empiece 1 día más tarde se puede hacerlo en la venta de
información, en el tabulador Predecesoras, en atributo Pos como se explicó
anteriormente o digitar a continuación del 4CC el signo más o el menos
dependiendo de si es antes o después, la cantidad y el tipo de unidades (ejemplo d
para días)

Quedando de la siguiente manera:

Se creó la Actividad 1.2 bajo la 1.1, considerando que debe comenzar un día antes
que dicha actividad termine:

Ahora insertemos una Tarea tipo hito bajo la 1.2, para ello puede usar el botón de
la barra de herramientas junto a la sección Tareas o crear una tarea y ponerle 0 días o
en información marcar la casilla Hito. El hito creado se le pone nombre y se le ha
puesto como predecesora a la Actividad 1.2.


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Aprovechemos ahora para crear una relación Fin – Fin, en que la una deba
terminar cuando la otra termine (FF), para lo cual crearemos la Actividad 2.2 de 3
días y pondremos la predecesora 7FF, así:

Y por último una relación de Comienzo – Fin (CF  en inglés SF) en la que la
actividad debe terminar cuando la otra comience, para eso vamos a crear la
actividad 2.3 que debe terminar cuando empiece la 2.2:


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Camino Crítico

Entendiéndose así a las tareas que ponen el tiempo del proyecto, se puede
seleccionar el menú Vista y dentro de él, “Gant de Seguimiento”, pasando a color rojo
a dichas tareas:


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