areas_funcionales_version5.pdf
- 1. ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN Y NEGOCIOS Áreas Funcionales Se entiende por áreas funcionales de la empresa a aquellas actividades realizadas por esta misma con la intención de plantear y tratar de alcanzar los objetivos y metas. Generalmente una empresa está formada por al menos 5 áreas funcionales básicas: Dirección. Administración. Mercado y ventas. Producción. Contabilidad y Finanzas El número de áreas funcionales de la empresa dependerá del tamaño de la misma. En las pequeñas empresas las áreas funcionales se simplifican y se integran unas dentro de las otras. A continuación se presentan las áreas funcionales correspondientes a la experiencia de aprendizaje denominada “Áreas Funcionales y entorno de una Organización”. Estas son: Comercialización, Finanzas, Producción y Recursos Humanos. Incorporándose un ejemplo real por cada función. Dentro de cada una de estas áreas, usted encontrará los recursos necesarios para poder formar y hacer funcionar de manera correcta su empresa. Conceptualizando cada uno de los mismos y organizándolos según el área correspondiente. A modo de ejemplo, podríamos decir que en el área de Producción los recursos necesarios para la empresa en el sentido de necesitar fabricar un producto, sería la materia prima o en el caso del área de Finanzas, el recurso más preciado es el dinero, pues es el área encargada de presupuestar al resto de la compañía. Pero veamos con mayor profundidad las áreas funcionales de la empresa a continuación: 1. Función Marketing (Comercialización) La función de comercialización es el nexo entre la empresa y sus clientes o consumidores. La esencia de la comercialización es el intercambio. A través de este intercambio las personas ven satisfechas sus necesidades, ya que, la empresa gracias a la comercialización estudia el mercado, determina qué es lo que los consumidores quieren y de acuerdo a eso diseñan productos o servicios. Escuela de Administración y Negocios
- 2. ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN Y NEGOCIOS Actualmente, no basta con producir bienes de buena calidad y a un buen precio, es necesario ofrecer al mercado lo que éste desea consumir según las necesidades que quiera satisfacer. Hay que producir la venta, ya que es la fuente básica y permanente de financiamiento para la empresa, por lo que se requiere fabricar bienes y prestar servicios que la gente realmente necesite y desee. A diferencia de la comercialización, la función de marketing (que se estudiará más adelante), segmenta el mercado, esto es, divide el mercado total heterogéneos en segmentos más pequeños y homogéneos. Las variables que se utilizan normalmente para segmentar el mercado son las demográficas (sexo, edad, etapa en el ciclo de vida, ingreso, profesión u ocupación) o geográficas. Se seleccionan uno o varios segmentos (dependiendo de la estrategia de segmentación que haya escogido la empresa) y el o los segmentos escogidos corresponden al mercado objetivo o meta de la empresa. Posterior a esto, la empresa a través de los estudios de mercado analiza en terreno, es decir, logra detectar las necesidades insatisfechas. A partir de esta información planea “la mezcla comercial o marketing denominada Mix 5 P´s= Producto, Precio, Promoción, Plaza y Servicio o Performance.” Estas 5 P´s, hablan de los recursos necesarios para poder tener un marketing adecuado y así alcanzar los resultados planificados con anterioridad. A continuación se detalla cada uno de estos componentes: Producto: es un grupo de atributos tangibles e intangibles, que incluyen el envase, el color, el precio, los servicios postventa, la calidad y la marca. Precio: es el valor que la economía le asigna a los productos y se expresa en unidades monetarias. Promoción: es una comunicación social, entre la empresa y su entorno. Sus herramientas son la publicidad, la venta personal, las relaciones públicas y la promoción de venta. Publicidad: consiste en todas las actividades que comprende la presentación de un producto a un grupo de personas a través de un mensaje no personal, que se identifica con el patrocinador. Este mensaje o anuncio puede ser verbal y/o visual y se difunde a través de uno o más medios. Dentro de la publicidad tenemos: Escuela de Administración y Negocios
- 3. ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN Y NEGOCIOS - Las Relaciones Públicas: son comunicaciones generales que tiene una empresa con su entorno para crear una imagen positiva de la empresa, sus productos y políticas. La Venta Personal: es una comunicación personal entre un representante de la empresa y un cliente, a través de la cual, el vendedor busca persuadirlo de que compre un bien, un servicio, etc. La Promoción de Ventas: está compuesta por un conjunto de herramientas a corto plazo que tienen como objetivo estimular una respuesta en el mercado, es decir, aumentar las ventas, reforzar a la publicidad y a la venta personal. - - Plaza o Distribución: Son los conductos (empresas) por medio de los cuales el producto hace llegar sus productos a sus consumidores. Ejemplos; supermercados, farmacias, etc. Performance o Servicio: son atributos adicionales que otorgan características diferenciadoras al producto o servicio. Ejemplo; servicio postventa, servicio técnico, etc. Ejemplo: Como ejemplo tomaremos la empresa NESTLE. Dentro del área comercialización encontramos al producto, que en el caso de esta compañía, cuenta con una amplia gama de los mismos. Una de las preocupaciones de esta área funcional es que sus productos cumplan con una adecuada Nutrición, para así brindar una buena Salud y Bienestar a sus consumidores. De esta manera, la empresa declara lo siguiente: “Nuestro objetivo central es mejorar la calidad de vida de los consumidores día a día y en todos los lugares, ofreciéndoles una selección de alimentos y bebidas más sabrosas y saludables y fomentando un estilo de vida sano. Expresamos esta idea mediante nuestra propuesta «GoodFood, GoodLife».” Al leer este objetivo, obviamente fomentan y potencian su área de comercialización puesto que están centrando sus esfuerzos en mejorar sus productos, los cuales llegan a todos sus consumidores y estos se ven directamente afectados por sus mejoras, ya que pertenecen al rubro alimenticio. Escuela de Administración y Negocios
- 4. ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN Y NEGOCIOS 2. Función Finanzas Esta función contempla cuatro perspectivas, desde las cuales se puede analizar la Empresa. Sin embargo, dentro de ellas nos encontramos con dos perspectivas que se perfilan como contradictorias entre sí, hablamos de liquidez vs rentabilidad. A continuación el detalle de cada una: 2.1 La liquidez Consiste en proveer de fondos a la empresa para cumplir sus compromisos financieros (pago a proveedores, bancos, SII, etc.), evitando caer en insolvencia. Para ello, se utilizan herramientas como el análisis financiero y los presupuestos de caja o efectivo. El análisis financiero es un estudio de la solvencia de la empresa, se basa en el cálculo de índices o razones de liquidez entre las cuentas del balance de la empresa, que se comparan periódicamente. El presupuesto de caja pretende predecir el comportamiento futuro de los ingresos y egresos de dinero que tendrá la empresa. Permite prever los posibles déficits de caja que se produzcan en algún momento, adelantándose a buscar el financiamiento que nos deje cubierto. 2.2 La actividad La actividad dentro de las finanzas de una empresa, mide la eficiencia con que una compañía usa sus activos en general (activos = todo lo que la empresa posee y los derechos que tiene una empresa sobre terceros), como por ejemplo, cada cuántos días cobra las cuentas a sus clientes deudores. 2.3 El endeudamiento El endeudamiento de una empresa se debe medir con el fin de conocer su estructura de endeudamiento, esto es, saber qué porcentaje de deuda corresponde a créditos externos a la misma y que porcentaje fue financiado con fondos propios (accionistas). A modo de ejemplo, podríamos mencionar que una empresa necesita un capital equivalente a $20.000.000, de los cuales $15.000.000 decidieron tomarlos a través de un crédito bancario, y la diferencia, es decir, $5.000.000 serán aportados por sus accionistas. 2.4 La rentabilidad Escuela de Administración y Negocios
- 5. ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN Y NEGOCIOS Consiste en obtener la máxima utilidad o retorno respecto de los recursos invertidos en la empresa. Para ello se utiliza el análisis económico, el análisis del punto de equilibrio, los presupuestos operacionales y la evaluación de proyectos o presupuestos de capital. El análisis económico se basa en la comparación de índices o razones de rentabilidad entre cuentas del Balance y Estado de Resultados. El análisis económico se suele considerar como una parte del análisis financiero, por lo que a veces, al hablar de análisis financiero se está abarcando el análisis financiero- económico. Presupuestos Operacionales: Corresponden a una estimación de las ventas, costos y utilidad para un período dado, parámetros que definen la rentabilidad de dicho período. Los presupuestos operacionales procuran medir la rentabilidad, por diferencia entre ventas y costos que se originan en el período. Análisis del Punto de Equilibrio: Es una herramienta para determinar la cantidad mínima de producción que es necesario vender a objeto de no incurrir en pérdidas. Si la venta no llega a ese mínimo, no alcanzarán a recuperarse los costos fijos, que son aquellos que no dependen del volumen de producción, como por ejemplo, el ítem de arriendo mensual. En definitiva, el Punto de Equilibrio se define como aquel punto que nos indica la cantidad óptima a fabricar y vender, obteniendo las ventas deseadas, no logrando ni pérdidas ni ganancias pero sí cubriendo tanto los costos fijos como los costos variables. En cuanto a la utilidad que obtiene la empresa puede repartirse de diversas formas (retiros patronales, participaciones, dividendos, etc.) o reinvertirse en otras actividades; en cualquier caso, existen múltiples alternativas que es preciso evaluar para elegir la mejor. Los objetivos de liquidez y rentabilidad de la función finanzas son algo contradictorios entre sí. Ello se debe a que el primero se asocia con la idea de corto plazo o de subsistencia, mientras que el segundo se relaciona con el largo plazo y la idea de éxito. Una excelente liquidez puede significar una baja rentabilidad: si el dinero se acumula en caja, sin invertirlo y hacerlo producir, eso puede llevarnos a la larga al fracaso. Por el contrario, puede que las expectativas (a largo plazo) de la empresa sean brillantes, pero si no hay liquidez asegurada (a corto plazo), lo más probable es que la empresa a futuro fracase. Escuela de Administración y Negocios
- 6. ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN Y NEGOCIOS Por eso se dice que la liquidez no debe ser tan baja que produzca insolvencia ni tan alta que afecte negativamente la rentabilidad. En definitiva, el óptimo se encuentra en un equilibrio entre ambos objetivos. Para la empresa de cruceros “Costa Cruceros” su objetivo financiero es: “Este año podríamos incrementar las ventas un 15% respecto 2013″ “Costa Cruceros lleva un buen ritmo de ventas y a final de temporada podríamos lograr aumentar entre un 15% y un 20% las reservas respecto el año 2013, eso sí, con ventas de última hora y a precios más bajos, pero con esta crisis que nos afecta a todos, es una buena noticia, sin duda…”. En este caso es relevante el incremento que desean lograr, puesto que, es el punto de partida que derivará en el aumento sostenido de sus utilidades, con las cuales se cumple la premisa de toda empresa que es “hacer más ricos a sus dueños”. 3. Función RR.HH. Busca utilizar la fuerza de trabajo en la forma más eficiente posible. Asesora y ordena. Se preocupa, en primer lugar, de la obtención del personal, en calidad y cantidad acorde a las necesidades. Esto es obtener la mayor cantidad de candidatos posibles y posteriormente evaluarlos hasta llegar a una pre-selección. La selección final ocurre cuando los postulantes han pasado por entrevistas y test psicológicos. Se preocupa de la política de remuneraciones basada en la evaluación de cargos y del desempeño laboral a través de sistema de calificaciones. En Chile existen franquicias tributarias para incentivar la inversión en capacitación. Se interesa además, por la seguridad o previsión social de sus trabajadores (vejez, enfermedad, muerte, accidentes, condiciones de trabajo, higiene, etc.), los planes de capacitación y movimiento de personal , están vinculadas a relaciones sindicales. Escuela de Administración y Negocios
- 7. ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN Y NEGOCIOS . Persiguen la integración de la fuerza de trabajo en torno al cumplimiento de los objetivos de la empresa de un modo eficiente. He aquí la importancia del concepto “motivación”, que es el verdadero motor de la conducta humana. Etapas de la administración de Recursos Humanos: - - - - - - - Planificación de recursos humanos Diseño y análisis de puestos Reclutamiento y selección Capacitación de recursos humanos Evaluación de desempeño Administración de compensaciones Relación con los empleados y sindicatos Escuela de Administración y Negocios
- 8. CUELA DE ADMINISTRACIÓN Y NEGOCIOS ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN Y NEGOCIOS Ejemplo: Si utilizamos el mismo ejemplo de la empresa NESTLE, podemos decir lo siguiente: Liderazgo y responsabilidad personal: La clave de nuestro éxito está en nuestro personal. Mantenemos una actitud de dignidad y respeto mutuo y esperamos que todos nuestros empleados contribuyan a fomentar el sentido de la responsabilidad personal. Contratamos a personas competentes y motivadas que respetan nuestros valores, les ofrecemos igualdad de oportunidades de desarrollo y promoción profesional, protegemos su privacidad y no toleramos ninguna forma de acoso o discriminación. Seguridad y salud en el trabajo Estamos comprometidos con la prevención de accidentes, lesiones y enfermedades relacionados con el trabajo y con la protección de nuestros empleados, contratistas y demás personas que intervienen en la cadena de valor. Promueven el desarrollo profesional, tanto a nivel local como internacional. Contribuimos al entrenamiento donde cada colaborador tiene la oportunidad de desarrollar su potencial al máximo. Actualmente Nestlé tiene aproximadamente 50 chilenos expatriados y en misiones a lo largo del mundo. Aquí se ve aplicada la función de RR.HH. puesto que reconocen que su mejor activo es el personal, y que al tener un personal conforme en su trabajo, los resultados siempre serán satisfactorios para la compañía. 4. Función Producción Tiene como objetivo el suministrar bienes y servicios que buscan satisfacer necesidades de los consumidores. Transforma los insumos y materias primas en bienes o servicios. Escuela de Administración y Negocios
- 9. ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN Y NEGOCIOS Caracteriza a la empresa industrial y la diferencia de la empresa comercial, que sólo compra para vender, pero no transforma lo que compra, pues, lo vende tal como está. Uno de los factores que mayor incidencia tiene en el proceso productivo es la tecnología. Algunos autores distinguen tres tipos de tecnología: artesanal, masiva y por proceso. La artesanal: la encontramos en un número limitado de casos como los fabricantes de exclusividades como joyas, obras de arte, autos de lujo, etc. Produce una gran satisfacción en quienes participan de este tipo de tecnología por el hecho de que “ven la obra completa”. La producción masiva: se identifica con procesos en serie, alto grado de mecanización, un buen número de estaciones secuenciales de trabajo en que combinan la máquina y el hombre para obtener un resultado eficiente. Este tipo de tecnología conlleva una baja satisfacción humana, pues, el trabajador es un engranaje del proceso. La función de producción se preocupa, entre otros, de los siguientes aspectos. El diseño técnico o industrial: de los productos que elaborarán, se deben especificar las características técnicas del producto. La ingeniería del proceso que incluye: La determinación del proceso productivo, es decir, el conjunto de operaciones que deben ser realizadas en un orden secuencial para obtener el producto en las condiciones requeridas. También se deben seleccionar las maquinarias y equipos necesarios para realizar el proceso. La planta tiene que ser distribuida (lay out), es decir, las máquinas y los equipos deben tener una correcta ubicación de acuerdo al flujo del proceso, de tal modo, de evitar cruces y retrocesos que dificultan y encarecen el proceso productivo. La distribución se realiza de acuerdo a los siguientes principios: A. Integración: que los insumos, trabajadores, equipos y estaciones de trabajo estén concentrados en el espacio suficiente para no entorpecer el libre flujo del proceso. B. Recorrido: que el desplazamiento de los operarios y materiales sea mínimo, evitando cruces y retrocesos en el flujo, es decir, entorpecer el libre flujo del proceso. Escuela de Administración y Negocios
- 10. ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN Y NEGOCIOS C. Espacio cúbico: aprovechamiento de la altura como variable volumétrica al servicio de la optimización de uso del espacio y la fuerza de gravedad. Los procesos en caída libre y los planos inclinados sirven a este propósito. Otra aplicación concreta son las correas transportadoras a cierta altura que, sin interferir con las estaciones de trabajo, permiten el alcance al operario, mediante un simple estiramiento del brazo. La flexibilidad de maniobra, comodidad de trabajo, seguridad y limpieza, son otros tantos factores que intervienen en una distribución de planta eficiente y racional. La distribución puede adoptar una gran variedad de estilos y modelos. Así por ejemplo, se habla de distribución por producto, por posición fija y por proceso, además de combinaciones entre ellas. La distribución por producto se basa en una línea equilibrada, las estaciones de trabajo se orientan en línea, siguiendo un proceso secuencial. Las unidades en proceso pasan en fila a través de las estaciones, por lo que la línea de producción y montaje debe ser equilibrada. En las distribuciones por posición fija, el material a procesarse no se mueve; son los equipos, los operarios y sus herramientas, los que se trasladan hasta él. La distribución por proceso privilegia el principio de especialización aplicado a operaciones comunes para distintos productos, ninguno de los cuales es demasiado gravitante en relación a la totalidad de ellos. La programación y control de la producción, entendida como un proceso continuo y permanente al servicio de un envío más racional de las órdenes de trabajo al taller (programación) y su posterior verificación de cumplimiento (control) en los términos estipulados; para ello se utilizan técnicas complejas como la programación lineal, el sistema PERT y sus variaciones y otros medios más sencillos, como la carta o grafico de Gantt. Gráfico de Gantt: muestra la relación entre el trabajo planeado y terminado en un eje y el tiempo transcurrido en el otro. El control de calidad, aplicado al producto final y a las distintas operaciones componentes del proceso. Esta calidad no se refiere necesariamente a la calidad óptima, si no a aquella acorde con las especificaciones técnicas del producto. Selección y remplazo de equipos. Escuela de Administración y Negocios
- 11. ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN Y NEGOCIOS El constante avance tecnológico y el natural desgaste de los equipos provocan la necesidad de renovarlos para combatir su obsolescencia, insuficiencia y deterioro parcial o total. Para dicha renovación es preciso seleccionarla, en función de los requerimientos y capacidades de producción, valor de los equipos, vida útil, servicio de mantención ofrecido, etc. Ejemplo: Siguiendo con NESTLÉ, y referente al área de producción, dicha empresa tiene como política lo siguiente: Relaciones con proveedores y clientes Exigimos a nuestros proveedores, agentes, subcontratistas y a sus empleados que demuestren honestidad, integridad, justicia, y que respeten nuestras normas, las cuales no son negociables. De la misma forma, nosotros estamos comprometidos en estos aspectos con nuestros clientes. Agricultura y desarrollo rural Contribuimos a mejorar la producción agrícola, el nivel social y económico de los agricultores, las comunidades rurales y los sistemas de producción para hacerlos más sostenibles desde el punto de vista medioambiental. Si bien NESTLÉ compra insumos a una amplia gama de proveedores, les exige un nivel de calidad que no es una opción, y esto lo hace porque debe cumplir con la calidad a la cual tiene acostumbrados a sus consumidores. Escuela de Administración y Negocios