Aspectos prácticos del control interno

Aspectos prácticos del Control Interno ROSANA TALAVERA G.

INTRODUCCIÓN Un sistema de Control Interno cumple un papel sumamente importante dentro de una empresa, ya que permite que sean detectadas todos aquellos errores que interfieren el buen accionar de una compañía, y poder hacer las correcciones necesarias y tomar las mejores decisiones para el bien de la empresa. A continuación haremos un resumen de los aspectos prácticos a ser tenidos en cuenta para lograr y mantener un Sistema de Control Interno eficiente. Las listas de aspectos a tener en cuenta es de carácter enunciativo y no de tipo taxativo, por lo tanto el lector puede incorporar a ésta una cantidad ilimitada de ejemplos, provenientes de sus conocimientos o experiencia acumulada Aquellas organizaciones que practiquen estos aspectos prácticos pueden tener la seguridad de que contribuyen a lograr los objetivos del Control Interno, ya que son los mismos que persigue toda la organización.

MÉTODOS En la elaboración de este trabajo de investigación, se tomó en cuenta herramientas metodológicas, que me ayudaron a realizar el trabajo de una mejor forma. Entre estos métodos puedo citar: Búsqueda de materiales bibliográficos sobre el tema facilitadas por la Profesora de Cátedra, y otras fuentes bibliográficas procuradas en Internet, para una realizar una posterior comparación entre estas fuentes Después de recopilar las informaciones, analicé cada uno de los datos principales ellas y se hizo la elección de aquellos puntos de aplicación más valiosa, de acuerdo a mi criterio individual, respondiendo a las cuestiones planteadas en relación a este importante tema. Posteriormente se realizó la elaboración del trabajo escrito y de proyección para su posterior presentación o exposición en clase.

Responsabilidad La responsabilidad de todos los integrantes de una organización debe estar perfectamente delimitada, por lo tanto, cada uno de los individuos conoce su responsabilidad y para que este conocimiento sea efectivo debe comunicársela por escrito y en forma clara.

Funciones. Se debe realizar la separación de funciones de los individuos, de tal manera que éstas se dividan en las siguientes categorías y cada una de ellas las efectúe un individuo diferente: Iniciación de una operación; Registración en formularios o libros; Autorización o aprobación de la operación y sus registros; Custodia de los bienes físicos o materiales; Archivo o final de la operación.

Delegación Existe la posibilidad que los individuos deleguen en otros de menor jerarquía sus funciones, pero debe quedar claro que la responsabilidad sobre esa función no puede ser delegada.

Autoridad Cuando a un individuo se le asigna una función acompañada de la correlativa responsabilidad, se le debe dar la autoridad necesaria o justa para que pueda ejercer debidamente esa función.

Operación Ningún individuo dentro de una organización debe ser el responsable de una transacción desde que ésta se inicia hasta que finaliza. Ya que si así fuera, en el casó de existir errores, éstos son difíciles de detectar, lo que a vez posibilita que se cometan dolos o fraudes.

Personal El factor humano es fundamental en cualquier tipo de ente, por lo tanto, su selección, entrenamiento y capacitación tienen mucha importancia, ya que ellos son los que ponen en movimiento. y desarrollan las empresas. Para tener individuos idóneos para las funciones que deben ejercer y la responsabilidad de cada cargo, deben ser elegidos teniendo en cuenta sus características personales y técnicas (ya fuere que éstas provengan de estudios realizados o de la experiencia adquirida).

Autocontrol Todo procedimiento, sistema, norma o instrucción, en el momento de su creación, debe proveerse de controles propios o automáticos, que permitan detectar errores de procedimiento y que generen su corrección en forma inmediata. Este tipo de controles denominado de diseño, pues permite la autoverificación de la información que se procesa.

Control Selectivo. Toda organización debe poseer, dentro de su estructura, individuos que efectúen controles por excepción o controles no rutinarios, los cuales se apliquen en forma periódica y de manera sorpresiva y que, a su vez, evalúan si los controles existentes actúan de la manera tal como fueron creados.

Funciones rotativas. La dotación humana debe tener una rotación de funciones que contribuye a eliminar los individuos denominados “indispensables para la organización” y también contribuye a detectar errores y fraudes. Esta rotación permite que el individuo no se enajene con un trabajo y que a su vez se capacite y entrene en tareas diferentes que le permitirán evolucionar dentro del ámbito de la organización.

Elementos Materiales A aquellos individuos que tienen funciones de custodia de bienes de la organización debe proveérselos de los elementos de seguridad necesarios para que en el momento en que el individuo está fuera de la empresa, los valores bajo su custodia estén suficientemente protegidos.

Costo. El costo material de instalar y mantener un control debe ser menor de lo que realmente se quiere controlar.

Instrucciones por escrito. Toda instrucción que se le dé al personal de una organización debe ser entregada por escrito, ya fuere su descripción de tareas, un manual de procedimientos, etc., y el receptor debe firmar como que recibió dicha norma.

Prenumeración de Comprobantes y Formularios La numeración correlativa permite el procesamiento de todos los formularios siguiendo su secuencia, facilitando la detección de la falta de un ejemplar.

Custodia de los formularios Los formularios que no están puestos en uso deben estar lo suficientemente protegidos para que nadie pueda tener acceso a los mismos y que una persona sea encargada de entregarlos a los usuarios y registre a quién se los facilitó.

Depósito total de las cobranzas. El total del dinero y los cheques ingresados a la empresa deben ser depositados de inmediato y en forma intacta (con la misma composición) en los bancos.

Dinero en efectivo. El uso de dinero en efectivo debe provenir sólo de los fondos fijos o cajas chicas y únicamente debe ser utilizado para los desembolsos permitidos de tipo urgente o para gastos menores que no justifiquen la realización de un pago con cheque.

Egreso o pagos en cheque Todo pago que efectúe la organización debe realizarse con un cheque a la orden del beneficiario y evitando su endoso por éste.

Obligaciones con doble firma. Cada vez que la empresa se compromete o se obliga mediante un documento, ya fuere un pagaré, un cheque, etc., es conveniente que dicha obligación tenga la firma de más de un funcionario.

Cuentas de Control La sumatoria de las cuentas analíticas debe ser igual a lo expresado en las cuentas de control, y en el caso de no ser así se debe realizar la conciliación respectiva.

Vacaciones y Licencias. Todos los individuos deben gozar de períodos de descanso, pero a su vez es imprescindible que en los casos de personas que tienen a su cargo funciones de custodia, tengan periódicamente ese descanso, lo que contribuirá a que otra persona tome su función y pueda detectar si existen errores o fraudes.

Control por oposición. El control por oposición consiste en aquel que se verifica cuando entre un individuo y otro se verifican mutuamente, como por ejemplo cuando en un traspaso de valores o información, se quiera desligar la responsabilidad de uno, produciéndose la asunción de la misma por parte de otro.

Confrontar datos Se deben realizar todas las conciliaciones de datos propios con informaciones de terceros. Por lo tanto, se debe realizar la confrontación de todos los movimientos bancarios y también enviar “Resumen de Cuenta” a todos los clientes y proveedores, y contestar todos los recibidos .e tiene que efectuar, por lo menos una vez al año, una circularización de saldos.

Conclusión Este trabajo ha servido principalmente para saber la importancia que tiene el control interno dentro de toda organización. La aplicación del control a una unidad, elemento, proceso o sistema puede generar distintos beneficios y logros, sin embargo, su aplicación indistintamente del proceso que se quiera "controlar" es importante porque establece medidas para corregir las actividades, de forma que se alcancen los planes exitosamente Se aplica a todo; a unidades, a personas, y a los actos, determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no vuelvan a presentar en el futuro, localiza los sectores responsables de la administración Desde el momento en que se establecen las medidas correctivas, proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse en el proceso de planeación, reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores, su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa. Por tanto, podemos decir que su necesaria aplicación en toda organización humana, tiene variados fundamentos, siendo imprescindible para la buena marcha de la empresa.

Recomendaciones Se recomienda a toda empresa a poseer, dentro de su estructura, individuos que efectúen controles por excepción o controles no rutinarios, los cuales se apliquen en forma periódica y de manera sorpresiva y que, a su vez, evalúan si los controles existentes actúan de la manera tal como fueron creados. Todos estos aspectos prácticos son de suma utilidad y su aplicación en el campo empresarial actual es muy importante, por lo que sería fundamental que todos los compañeros profundicemos nuestros conocimientos sobre aspectos de control interno, ya que puede ser una herramienta valiosa para nuestro accionar futuro.

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