Autocontrol
7 recomendaciones17,271 vistas
Este documento presenta los fundamentos del control interno desde tres perspectivas: la autorregulación, el autocontrol y la autogestión. Define la autorregulación como la capacidad institucional para regular sus propios asuntos. El autocontrol se refiere a la capacidad de cada servidor público de considerar el control como inherente a sus responsabilidades. La autogestión es la capacidad de una entidad pública para aplicar de manera efectiva su función administrativa.
Autocontrol
- 1. FUNDAMENTOS DEL CONTROL INTERNO • AUTORREGULACIÓN • AUTOCONTROL • AUTOGESTIÓN
- 2. AUTORREGULACIÓN Capacidad institucional para reglamentar los asuntos propios de su función
- 3. AUTOCONTROL Capacidad de cada servidor público de considerar el control como inherente e intrínseco a sus responsabilidades, acciones, decisiones, tareas y actuaciones.
- 4. AUTOCONTROL Control realizado por uno mismo. Implica dirigir la mirada hacia nosotros mismos, hacia nuestros comportamientos y actitudes, dejar atrás la tendencia de atribuir a las circunstancias externas, a las demás personas, al destino y al azar de las causas de nuestras decisiones, acciones y de los resultados que alcanzamos. Podría definirse el autocontrol como toda acción operativa ejecutada por los funcionarios, en el marco de la ética, la legalidad y la efectividad, tendiente a garantizar el cumplimiento de las políticas y estrategias de una organización
- 5. Es un compromiso que deben tener todos los funcionarios para mejorar el trabajo y los resultados
- 6. AUTOCONTROL • Evaluar la propia gestión • Detectar desviaciones • Efectuar correctivos • Mejorar • Solicitar ayuda, si es necesario
- 7. CARACTERÍSTICAS PERSONALES PARA EL AUTOCONTROL • CONCIENCIA • COMPETENCIA • RESPONSABILIDAD • COMPROMISO
- 8. EL AUTOCONTROL Genera convivencia Regula y mejora los resultados Es trabajar con responsabilidad Es disciplina, organización y excelencia. Genera calidad de vida personal y laboral
- 9. EL AUTOCONTROL Es hacer las cosas bien para no tener que repetirlas. Es el sello personal que usted le coloca a su trabajo. Nos hace ser dueños y responder por nuestros actos. Es el resultado de la aplicación de los principios y valores. Es una filosofía de vida enmarcada en una actitud positiva y permanente para hacer las cosas bien. Es el mejoramiento continuo en la forma de realizar nuestra labor diaria. Implica planeación, organización y toma de decisiones para alcanzar los objetivos propuestos
- 10. EL AUTOCONTROL La cultura del control promueve: Hacer las cosas en condiciones de calidad, oportunidad, transparencia y Participación. Mejoramiento continuo en la forma de realizar nuestra labor diaria. Desarrollo del talento humano. La Protección del Patrimonio Público. Legitimar el estado. Respeto por las nomas. Crecimiento y desarrollo personal.
- 11. Manifestaciones del autocontrol en las entidades Cumplimiento de las metas •Talento humano participativo y proactivo •Ambiente laboral en armonía •Comunicación fluida y oportuna •Respeto a las ideas de los demás •Prestación de un buen servicio
- 12. CARACTERÍSTICAS DEL AUTOCONTROL Es voluntario Personal Requiere de herramientas y medios para ejercerlo Requiere parámetros de comparación Promueve el mejoramiento y autoevaluación
- 13. REGLAS DE CONVIVENCIA PARA EL AUTOCONTROL Hable por usted Escuche a los demás No subestime las ideas de los demás Ocúpese de usted mismo Sea respetuoso Aprenda a dialogar
- 14. FACTORES NEGATIVOS QUE AFECTAN EL AUTOCONTROL PERSONALES: ORGANIZACIONES: Pereza Improvisación Desconocimiento Carencia de objetivos Preocupación Incoherencia Desorden administrativa Incompetencia Ausencia de S.C.I. Falta de metas Inadecuadas practicas institucionales Activismo Falta de sentido de pertenencia
- 15. COMO COMENZAR A TRABAJAR EL TEMA DEL AUTOCONTROL EN LA ORGANIZACIÓN Dando a conocerlo en la institución (Inducción y reinducción) Generando espacios para la reflexión Creando conciencia positiva (motivación, estímulos, reconocimiento) Siendo realistas (mi trabajo es lo que tengo ahora, aceptar las condiciones) Estableciendo metas claras (participar en el proceso de planeación) Estableciendo parámetros de rendimiento (trabajar con indicadores) Disciplina (establecer parámetros de autorregulación)
- 16. Los valores institucionales son base del autocontrol ¿Qué valores facilitan la cultura del autocontrol? Compromiso Pertenencia Responsabilidad Solidaridad Lealtad Confianza Participación Honestidad
- 17. CICLO P.H.V.A QUE? “Las empresas son Nuevos Objetivo sistemas vivos, comunidades procesos humanas en las que todos CÓMO? Análisis de construyen y en las que todos causas A P P Proceso toman decisiones.” Lista de V H control Entrena- miento Peter Senge Puntos de control Ejecución Consultores Asociados. A. Sierra G
- 18. PLANEAR QUE? 1. Definir el Objetivo Nuevos Objetivo procesos CÓMO? • Recolección de datos Análisis de causas A P P Proceso • Definir las gráficas de control Lista de V H control Entrena- miento • Definir la capacidad del Puntos de control sistema. Ejecución • Definir metas. Consultores Asociados. A. Sierra G
- 19. PLANEAR QUE? Insumo Proceso Producto Nuevos Objetivo Materiales Especifica- procesos Máquinas Métodos ciones. CÓMO? Análisis de Personas causas Proceso Medio ambiente A P P Lista de control V H Entrena- 2. Definir el Proceso •Normalizar el proceso: Cómo se miento Puntos de control Ejecución hace. - Identificar el Producto-Insumo- Secuencia. Diagrama de flujo de procesos - Escribir las norma Consultores Asociados. A. Sierra G
- 20. DEFINICIÓN DE PROCESO •Qué es un Proceso Es la interacción dinámica de las Variables de Entrada y de los elementos del sistema que generan la transformación de unos elementos en un resultado (Producto o Servicio). • Variables de Entrada: •Materia prima Medio ambiente Maquinaria y Herramientas •Métodos Información personas. Materiales Máquinas Objetivo Método Personas Medio Ambiente Consultores Asociados. A. Sierra G
- 21. LO ESENCIAL CONTROL VISUAL 1. Materiales 2. Maquinaría 3. Métodos 4. Personas 5. Medio ambiente Lista de Control Gráfico de control Descripción del flujo Consultores Asociados. A. Sierra G del proceso
- 22. HACER 1. Capacitar y Entrenar: QUE? •Conocer y Entender el objetivo. •Conocer y desarrollar habilidad en el procedimiento Nuevos Objetivo procesos CÓMO? Análisis de 2. Ejecutar el Trabajo causas P P Proceso •De acuerdo con las normas. A •De acuerdo con lo entrenado Lista de control V H •En forma voluntaria: Con ganas Entrena- miento de hacerlo. Puntos de control Ejecución Consultores Asociados. A. Sierra G
- 23. LO ESENCIAL DISCIPLINA Consultores Asociados. A. Sierra G
- 24. VERIFICAR QUE? 1. Puntos de Control • Verificar por medio de efectos y CÓMO? resultados no los resultados mismos. Nuevos Objetivo procesos •Variaciones en el resultado llevan a Análisis de mirar causas. causas Proceso A P P Lista de V H 2. Puntos de Inspección control Entrena- miento •Tomar datos sobre los insumos tal Puntos de control como se previó en la planeación Ejecución •Tener en cuenta la estratificación en la recolección de datos. Consultores Asociados. A. Sierra G
- 25. LO ESENCIAL LA CONFIABILIDAD DE LOS DATOS
- 26. ACTUAR 1. Análisis de Causas QUE? Identificar causas de la variación • Establecer prioridades de Acción. Nuevos Objetivo • Ir a la raíz del problema. procesos CÓMO? Análisis de 2. Nuevos Procesos causas Proceso A P P Definir las modificaciones al proceso. •Definir la implementación del Lista de control V H Entrena- Proceso: Qué, Cómo, Cuándo, Dónde, Puntos de miento Cuánto, Porqué?. control •Oficializar el cambio y reiniciar el Ejecución ciclo PHVA Consultores Asociados. A. Sierra G
- 27. MANTENIMIENTO ESTANDARIZACIÓN SEGUIMIENTO •Cuando el resultado es igual al • Al proceso estandarizado y esperado. a los resultados • Cuando no se estandariza, el proceso corre el riesgo de deteriorarse. SI P H V A Estandarización Seguimiento Consultores Asociados. A. Sierra G
- 28. CORRECCIÓN Cuando los resultados no son los esperados, se debe tomar medidas para prevenir que el problema se repita. • Encontrar causas • Establecer prioridades • Definir modificaciones al proceso y hacer un plan de acción METODOS NO • Diagrama P H V A causa-efecto • Gráfico de Pareto • Los cinco Por Qué. Evitar que el problema se repita Consultores Asociados. A. Sierra G
- 29. MEJORAMIENTO • La situación está bien pero se necesita mejorarla, por ejemplo: en Calidad, Costos y Cumplimiento. • Los problemas a mejorar se hacen mediante el análisis de: • Cuál es la situación actual y Qué es mejorable METODOS • Qué quiere o necesita la empresa Diagrama • Qué quiere o necesita el cliente. causa-efecto • Gráfico de Pareto P H V A • Los cinco Por Qué. Mantenimiento Nuevo Objetivo Mejoramiento Consultores Asociados. A. Sierra G
- 30. ACTUAR: Establecer un plan de acción y las modificaciones al proceso Qué (se tiene que hacer) Cuándo (se va a Cómo( Se va a hacer) hacer) Por Qué ? Quién (Lo va a Cuánto (vale hacer). hacerlo) Dónde ( se va a Hacer)
- 31. LO ESENCIAL ESTABLECER PRIORIDADES Consultores Asociados. A. Sierra G
- 32. P-H-V-A Nuevos Objetivo Procesos . Análisis de A P Proceso Causas Lista de Entrena- V H miento Control Puntos Ejecución de Control Consultores Asociados. A. Sierra G
- 33. AUTOGESTIÓN Es la capacidad institucional de toda entidad pública para interpretar, coordinar y aplicar de manera efectiva eficiente y eficaz la función administrativa que le ha sido delegada por la Constitución y la ley.
- 34. FÁBULA DEL RATÓN Mirando por un agujero en la pared el ratón ve a un granjero que está colocando algo Descubrió que era una trampa para ratones.
- 35. Fue corriendo al patio de la granja a advertir a todos: -¡Hay una ratonera en la casa,! La gallina, que estaba cacareando y escarbando, levanto la cabeza y dijo: - Discúlpeme Sr. Ratón, yo entiendo que es un gran problema para usted, más no me perjudica en nada, no me incomoda.
- 36. El ratón fue hasta el cordero y le dice: - ¡Hay una ratonera en la casa, una ratonera! - Discúlpeme Sr. Ratón, mas no hay nada que yo pueda hacer, solamente pedir por usted. Quédese tranquilo que será recordado en mis oraciones.
- 37. El ratón se dirigió entonces a la vaca, y la vaca le dijo: - Pero acaso, ¿estoy en peligro? Pienso que no dijo la vaca
- 38. Aquella noche se oyó un gran barullo, como el de una ratonera atrapando su víctima. La mujer del granjero corrió para ver lo que había atrapado. En la oscuridad, ella no vio que la ratonera atrapó la cola de una serpiente venenosa. La serpiente veloz picó a la mujer. El granjero la llevó inmediatamente al hospital. Ella volvió con fiebre alta.
- 39. Todo el mundo sabe que para reconfortar a alguien con fiebre, nada mejor que una nutritiva sopa. El granjero agarró su cuchillo y fue a buscar el ingrediente principal: la gallina. Como la enfermedad de la mujer continuaba, los amigos y vecinos fueron a visitarla. Para alimentarios el granjero mató el cordero
- 40. La mujer no mejoró y acabó muriendo. El granjero entonces vendió la vaca al matadero para cubrir los gastos del funeral.
- 41. MORALEJA: La próxima vez que escuches que alguien tiene un problema y creas que como no te afecta no es tuyo y no le prestas atención, piénsalo dos veces...