Bases de datos access 1.1

BASES DE DATOS RELACIONALES
ACCESS 2010
JULIÁN ESTEBAN MUNAR GARZÓN
AMYAD MUSTAFA YASSER SANABRIA
903
COLEGIO NACIONAL NICOLAS ESGUERRA
EDIFICAMOS FUTURO
DEPARTAMENTO INTEGRADO
AREA DE TECNOLOGIA/INFORMATICA
BOGOTÁ
2014
1

BASES DE DATOS RELACIONALES
ACCESS 2010
JULIÁN ESTEBAN MUNAR GARZÓN
AMYAD MUSTAFA YASSER SANABRIA
903
TRABAJO PRESENTADO COMO REQUISITO
DE TERCER PERIODO ACADEMICO
JOHN ALEXANDER CARABALLO ACOSTA
Docente de tecnología/informática
COLEGIO NACIONAL NICOLAS ESGUERRA
EDIFICAMOS FUTURO
DEPARTAMENTO INTEGRADO
AREA DE TECNOLOGIA/INFORMATICA
BOGOTÁ
2014
2

Contenido
1. OBJETIVOS .................................................................................................................... 6
1.1- OBJETIVOS GENERALES:.................................................................................... 6
1.2- OBJETIVOS ESPECIFICOS:.................................................................................. 6
2. CONCLUCIONES ........................................................................................................... 6
2.1- BASES DE DATOS: ................................................................................................ 6
2.2- TABLAS:.................................................................................................................. 6
2.3- RELACIONES: ........................................................................................................ 6
2.4- FORMULARIOS: ..................................................................................................... 6
2.5- INFORME: ............................................................................................................... 7
2.6- CONSULTAS:.......................................................................................................... 7
3. CONCLUSION ................................................................................................................ 7
4. FORMULARIOS .............................................................................................................. 7
4.1- PARA CREAR UN FORMULARIO:........................................................................ 7
4.1.1- Ir al menú crear, asistente de formulario. ............................................................. 7
4.1.2- Seleccionamos la tabla para crear el formulario. ................................................. 8
4.1.3- Hacer clic sobre “siguiente” para ir al segundo paso de asistente y nos saldrá
algo así: ........................................................................................................................... 9
4.1.4- Dejar activada la opción columnas del formulario: .......................................... 9
4.1.5- Pasar al siguiente y dar la opción de finalizar: ................................................. 9
4.1.6- Quedará un formulario de la siguiente forma:.................................................10
4.1.7- Se puede modificar el formulario si oprimimos vista de diseño de formulario:
3
10
4.1.8- Modificamos la seccion del encabezado así:..................................................12
4.2- DISEÑO DEL INFORME: .......................................................................................12
4.3- GRUPO DE CONTROLES: ....................................................................................13
5. INFORMES .....................................................................................................................16
5.1- ¿COMO CREARLOS? ...........................................................................................16
5.1.1- Damos clic en crear y luego en asistente de informes: ..................................16
5.1.2- Seleccionamos los campos que se necesiten pasar y damos clic en siguiente :
........................................................................................................................................17
5.1.3- De nuevo damos clic en siguiente:..................................................................17
5.1.4- Y volvemos a dar clic en siguiente: .................................................................18

5.1.5- Se selecciona cualquiera de los tipos de distribución, en nuestro caso será
columnas y damos clic en siguiente: .............................................................................18
5.1.6- Y por último damos clic en finalizar: ................................................................19
6. RELACIONES .....................................................................................................................21
6.1- Crear la primera relación: ...............................................................................................21
6.2- Conceptos básicos sobre relaciones: ........................................................................22
6.2.1- Bases de datos relaciones: ..........................................................................22
Tipos de relaciones:.....................................................................................................23
6.3- Integridad referencial: ..............................................................................................23
6.4- Añadir tablas a la ventana Relaciones: ......................................................................23
6.6- Quitar tablas de la ventana Relaciones: ................................................................24
6.7- Modificar relaciones:................................................................................................25
6.7.1- Para modificar relaciones ya creadas: ............................................................25
6.7.2- Eliminar relaciones: ..........................................................................................27
6.7.3- Limpiar la ventana relaciones: ........................................................................27
6.7.4- Mostrar relaciones directas: ............................................................................28
6.7.5 Visualizar todas las relaciones:.........................................................................29
7. Encabezado de la Empresa .........................................................................................30
7.1- Crear una base de datos Access 2010...................................................................31
7.2- Crear una base de datos Access 2010 con el nombre de la empresa ...............31
7.3- Crear tablas en Access en 2010 .............................................................................32
7.4- Asignamos el nombre a la tabla; Clientes.............................................................32
7.5- Asignamos el nombres de los campos .................................................................33
7.6- Modificamos el tipo de dato ....................................................................................33
7.7- En este momento la tabla debe queda así.............................................................34
7.8- Guardamos los cambios realizados en la tabla ....................................................35
7.9- Vista hoja de datos, entonces podemos empezar a llenar los registros...........35
4

INTRODUCCION
Es un conjunto de datos que están organizados para un uso determinado y el
conjunto de programas que permiten gestionar estos datos es lo que se
denominan sistema gestor de base de datos. Las bases de datos de Access 2010
tienen una extensión ACCDB. Para que el ordenador la conozca como tal.
La capacidad de relacionar bases de datos consiste en entender cómo los
elementos registrados en las listas se conectan unos con los otros. Para
comprender mucho mejor este concepto, volvamos al ejemplo de la pequeña
pastelería con la lista de clientes y la de tortas. Imagina que decides crear una
tercera lista en
la que aparezca el tipo de torta que prefiere cada cliente (de esta forma no te
equivocarás con los pedidos).
Las bases de datos de Access 2010 facilitan:
El almacenamiento de grandes cantidades de información.
La recuperación rápida y flexible de información.
La organización y reorganización de la información.
La impresión y distribución de información en varis formas.
Establecer una clave principal presenta las siguientes ventajas:
Acelera las consultas.
Al visualizar los registros de una tabla, aparecerán inicialmente ordenados por los
valores de la clave principal.
Access impide introducir un registro con la misma clave principal que otro ya
existente, lo que impide duplicaciones.
Las relaciones entre tablas precisan de una clave principal. El concepto de
relaciones es un concepto avanzado de Access.
5

1. OBJETIVOS
6
1.1- OBJETIVOS GENERALES:
 Conocer los principios básicos de la tecnología de bases de datos.
1.2- OBJETIVOS ESPECIFICOS:
 Crear una base de datos de ACCESS 2010.
 Crear una tabla de datos.
 Crear consultas.
 Crear formularios.
 Crear informes.
 Crear páginas.
 Crear macros.
 Crear módulos.
2. CONCLUCIONES
2.1- BASES DE DATOS:
Es un conjunto de datos que están organizados para un uso determinado.
2.2- TABLAS:
Es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos.
2.3- RELACIONES:
Es una base de datos que cumple con el modelo relacional, el cual es el modelo
más utilizado en la actualidad para implementar bases de datos.
2.4- FORMULARIOS:
Es un objeto de bases de datos que se puede usar para escribir, modificar o
mostrar los datos de una tabla o consulta.

7
2.5- INFORME:
Al usar una base de datos, normalmente se usan informes para ver, formatear y
resumir datos.
2.6- CONSULTAS:
Es un objeto que proporciona una visión personal de los datos almacenados en
líneas tablas ya creadas.
3. CONCLUSION
Aprender a manejar tablas, formularios, informes y relaciones en ACCESS 2010 y
así manjar una tabla de empleados, con sus propios clientes que puede ser más
de dos clientes y así poder aumentar la economía o ganancias de la empresa de
aseguradora creada por uno mismo en ACCESS 2010.
Es un conjunto de datos que están organizados para un uso determinado.
Es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos.
Es una base de datos que cumple con el modelo relacional, el cual es el modelo
más utilizado en la actualidad para implementar bases de datos.
Es un objeto de bases de datos que se puede usar para escribir, modificar o
mostrar los datos de una tabla o consulta.
resumir datos.
resumir datos.
4. FORMULARIOS
Un formulario es el objeto de ACCESS 2010 diseñado para la introducción,
visualización y modificación de los datos de las tablas.
4.1- PARA CREAR UN FORMULARIO:
4.1.1- Ir al menú crear, asistente de formulario.
Ilustración 1: para crear un formulario

4.1.2- Seleccionamos la tabla para crear el formulario.
8
Hacer clic sobre el
botón
Ilustración 2: seleccionamos la tabla crear un formulario
Ilustración 3: seleccionamos la tabla crear un formulario

4.1.3- Hacer clic sobre “siguiente” para ir al segundo paso de asistente y nos
saldrá algo así:
Ilustración 4: Hacer clic sobre “siguiente” para ir al segundo para ir al segundo paso
4.1.4- Dejar activada la opción columnas del formulario:
4.1.5- Pasar al siguiente y dar la opción de finalizar:
9
Ilustración 5:4.1.4- Dejar activada la opción columnas del formulario

Ilustración 6: Pasar al siguiente
4.1.6- Quedará un formulario de la siguiente forma:
Ilustración 7:4.1.6- Quedará un formulario de la siguiente forma
4.1.7- Se puede modificar el formulario si oprimimos vista de diseño de
10
formulario:

El área de diseño consta de 3 secciones:
1. La sección encabezado de formulario:
En ella ponemos lo que queremos que
aparezca al principio del formulario.
2. La sección Detalles:
En ella aparecerán los registros de origen del
formulario.
3. La sección de pie de formulario:
En ella ponemos lo que queremos que
aparezca al final.
Ilustración 8:4.1.7- Se puede modificar el formulario si oprimimos vista de diseño de formulario
11

4.1.8- Modificamos la seccion del encabezado así:
Ilustración 9:4.1.8- Modificamos la sección del encabezado así
12
4.2- DISEÑO DEL INFORME:
Muestra las siguientes opciones
Ilustración 10: Muestra las siguientes opciones

13
4.3- GRUPO DE CONTROLES:
Se muestra la siguiente tabla
Ilustración 11: Se muestra la siguiente tabla

14

15

16
5. INFORMES
5.1- ¿COMO CREARLOS?
5.1.1- Damos clic en crear y luego en asistente de informes:
Ilustración 18: 5.1.1-Damos clic en crear y luego en asistente de informes

5.1.2- Seleccionamos los campos que se necesiten pasar y damos clic en siguiente :
Ilustración 19: Seleccionamos los campos que se necesiten pasar y damos clic en siguiente
5.1.3- De nuevo damos clic en siguiente:
17

18
Ilustración 20: 5.1.3-De nuevo damos clic en siguiente
5.1.4- Y volvemos a dar clic en siguiente:
Ilustración 21: 5.1.4- Y volvemos a dar clic en siguiente
5.1.5- Se selecciona cualquiera de los tipos de distribución, en nuestro
caso será columnas y damos clic en siguiente:

Ilustración 22: 5.1.5-Se selecciona cualquiera de los tipos de distribución
5.1.6- Y por último damos clic en finalizar:
19
Ilustración 23: 5.1.6-Y por último damos clic en finalizar

Conceptos básicos sobre relaciones
20
Bases de datos relacionales
Una base de datos permite la utilización
simultánea de datos procedentes de más de una
tabla.
Al hacer uso de las relaciones, se evita la
duplicidad de datos, ahorrando memoria y
espacio en el disco, aumentando la velocidad de
ejecución y facilitando al usuario el trabajo con
tablas.
Tipos de relaciones
Relación uno a uno
Cuando un registro de una
tabla soló puede estar
relacionado con un único
registro de la otra tabla y
viceversa.
Relación uno a varios
tabla soló puede estar
relacionado con un único
registro de la otra tabla y
un registro de otra tabla
puede tener más de un
registro relacionado en la
primera tabla.
Relación varios a varios
tabla puede estar
relacionado con más de un
registro de otra tabla y
viceversa.
Ilustración 24: Conceptos básicos
sobre relaciones

6. RELACIONES
6.1- Crear la primera relación:
Seleccionar una de las tablas que pertenecen a la relación haciendo
clic sobre ella, aparecerá dicha tabla remarcada.
Puedes hacer clic en la barra agregar.
Repetir los dos pasos anteriores hasta añadir todas las tablas sobre
las cuales queramos efectuar relaciones.
Cerrar.
Ilustración 25: Crear la primera relación
Ir sobre el campo de relación de la tabla principal (en nuestro caso
código producto de la tabla Clientes).
Pulsar el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo pulsado arrastrar
hasta el campo código producto de la tabla secundaria (Inventario).
Soltar el botón del ratón.
Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones siguientes:
21

Ilustración 26: Ir sobre el campo de relación de la tabla principal
Y por último se relacionan así:
Ilustración 27: Y por último se relacionan así
6.2- Conceptos básicos sobre relaciones:
6.2.1- Bases de datos relaciones:
Una base de datos relacional permite la utilización simultánea de datos
procedentes de más de una tabla.
22

Al hacer uso de las relaciones, se evita la duplicidad de datos,
ahorrando memoria y espacio en el disco, aumentando la velocidad de
ejecución y facilitando al usuario/a el trabajo con tablas.
Para conseguir una correcta base de datos relacional es
imprescindible realizar un estudio previo del diseño de la base de
datos.
Tipos de relaciones:
Se pueden distinguir tres tipos de relaciones:
Relación Uno a Uno: Cuando un registro de una tabla sólo puede
estar relacionado con un único registro de la otra tabla y viceversa.
Relación Uno a Varios: Cuando un registro de una tabla (tabla
secundaria) sólo puede estar relacionado con un único registro de la
otra tabla (tabla principal) y un registro de la otra tabla (tabla principal)
puede tener más de un registro relacionado en la primera tabla (tabla
secundaria).
Relación Varios a Varios: Cuando un registro de una tabla puede estar
relacionado con más de un registro de la otra tabla y viceversa.
6.3- Integridad referencial:
La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Access
2010 para asegurarse que las relaciones entre registros de tablas
relacionadas son válidas y que no se borren o cambien datos
relacionados de forma accidental.
Al exigir integridad referencial en una relación le estamos diciendo a
Access 2010 que no nos deje introducir datos en la tabla secundaria si
previamente no se ha introducido el registro relacionado en la tabla
principal.
6.4- Añadir tablas a la ventana Relaciones:
Si ya hemos creado una relación y queremos crear otra pero no se
dispone de la tabla en la ventana Relaciones debemos añadir la tabla
a la ventana:
Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic en el
botón Relaciones en la pestaña Herramientas de base de datos.
23

Para añadir la tabla hacer clic sobre el botón Mostrar tabla en la
pestaña Diseño.
Ilustración 28: Para añadir la tabla hacer clic sobre el botón Mostrar tabla en la pestaña Diseño
Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tablas estudiado en el
apartado anterior.
Añadir las tablas necesarias.
Cerrar el cuadro de diálogo.
6.6- Quitar tablas de la ventana Relaciones:
Si queremos eliminar una tabla de la ventana Relaciones:
Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic en el
botón Relaciones en la pestaña Herramientas de base de datos.
Después podemos elegir entre:
Hacer clic con el botón derecho sobre la tabla y elegir la opción
Ocultar tabla del menú contextual que aparecerá:
24

Ilustración 29: Quitar tablas de la ventana Relaciones
O bien, hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y hacer clic en el
botón Ocultar tabla en la pestaña Diseño.
Ilustración 30: O bien, hacer clic sobre la tabla para seleccionarla
6.7- Modificar relaciones:
6.7.1- Para modificar relaciones ya creadas:
Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre estas dos formas:
Hacer clic con el botón derecho sobre la línea que representa la
relación a modificar y elegir la opción Modificar relación... del menú
contextual que aparecerá:
25

Ilustración 31: Para modificar relaciones ya creadas
O bien, hacer clic sobre la relación a modificar y hacer clic en el botón
Modificar relaciones que encontrarás en la pestaña Diseño de la
banda de opciones.
Ilustración 32: O bien, hacer clic sobre la relación a modificar
Se abrirá el cuadro de diálogo Modificar relaciones estudiado
anteriormente.
Realizar los cambios deseados.
Hacer clic sobre el botón Aceptar.
26

6.7.2- Eliminar relaciones:
Si lo que queremos es borrar la relación podemos:
Hacer clic con el botón derecho sobre la relación a borrar y elegir la
opción Eliminar del menú contextual:
Ilustración 33: Eliminar relaciones
O bien, hacer clic con el botón izquierdo sobre la relación, la relación
quedará seleccionada, y a continuación pulsar la tecla DEL o SUPR.
La relación queda eliminada de la ventana y de la base de datos.
6.7.3- Limpiar la ventana relaciones:
Cuando nuestra base de datos contiene muchas tablas y muchas
relaciones, la ventana Relaciones puede llegar a ser tan compleja que
sea difícil interpretarla. Podemos salvar esta dificultad limpiando la
ventana y visualizando en ella únicamente las tablas que nos interesen
y sus relaciones. Para ello utilizaremos la opción Borrar diseño y
Mostrar relaciones directas que describiremos a continuación.
Para limpiar la ventana Relaciones haz clic en el botón Borrar diseño
en la pestaña Diseño:
27

Ilustración 34: Limpiar la ventana relaciones
Desaparecerán todas las tablas y todas las relaciones de la ventana
Relaciones. Desaparecen las relaciones de la ventana pero siguen
existiendo en la base de datos, únicamente hemos limpiado la
ventana.
6.7.4- Mostrar relaciones directas:
Esta opción nos permite visualizar en la ventana Relaciones todas las
relaciones basadas en una tabla determinada para ello:
Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre:
Hacer clic con el botón derecho sobre la tabla y elegir la opción
Mostrar directas del menú contextual que aparecerá:
28

Ilustración 35: Mostrar relaciones directas
O bien, hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y hacer clic en el
botón Mostrar relaciones directas en la pestaña Diseño.
Ilustración 36: O bien, hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y hacer clic en el botón Mostrar relaciones directas
en la pestaña Diseño
6.7.5 Visualizar todas las relaciones:
Si queremos visualizar en la ventana Relaciones todas las relaciones:
Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre:
Hacer clic con el botón derecho sobre el fondo de la ventana y elegir
la opción Mostrar todo del menú contextual que aparecerá:
29

Ilustración 37: Visualizar todas las relaciones
O pulsar el botón Mostrar todas las relaciones en la pestaña Diseño.
Ilustración 38: O pulsar el botón Mostrar todas las relaciones en la pestaña Diseño
Y listo ya está hecho.
7. Encabezado de la Empresa
Apple Colombia
30

7.1- Crear una base de datos Access 2010
31
Ilustración 39: Crear una base de datos Access 2010
7.2- Crear una base de datos Access 2010 con el nombre de la
empresa
Ilustración 40: Crear una base de datos Access 2010 con el nombre de la empresa

7.3- Crear tablas en Access en 2010
7.4- Asignamos el nombre a la tabla; Clientes
32
Haga clic en
vista del
diseño
Insertar el
nombre a la
tabla 1; clientes
Ilustración 41: Crear tablas en Access en 2010
Ilustración 42: Asignamos el nombre a la tabla; Clientes

7.5- Asignamos el nombres de los campos
7.6- Modificamos el tipo de dato
33
Asignamos los
nombres
propuestos en la
guía
Ilustración 43: Asignamos el nombres de los campos
Ilustración 44: Modificamos el tipo de dato

7.7- En este momento la tabla debe queda así
34
Damos clic en el
icono vista de tabla
para observar los
efectos sobre la
tabla.
Ilustración 45: En este momento la tabla debe queda así

7.8- Guardamos los cambios realizados en la tabla
Ilustración 46: Guardamos los cambios realizados en la tabla
7.9- Vista hoja de datos, entonces podemos empezar a llenar los
registros
35
Así:
Ilustración 47: Vista hoja de datos, entonces podemos empezar a llenar los registros

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