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- 1. SinergiaOrganizaciónNo alineadaBaja EficicenciaBaja ProductividadBaja EficaciaOrganizaciónAlineada con el NegocioAlto DesempeñoUnidad IIIAplicación del Enfoque Basado en ProcesosLección 1Identificación de los Procesos de la OrganizaciónProductividadÉxito
- 2. Contenido del TallerUnidad III - Aplicación del EBPLección 1 Aplicación del EBP – Identificación de los Procesos de la Organización1.- Documento: ISO/TC 176/SC 2/N 544R2 EBP2.- Identificación de los procesos de la Organización3.- Propósito de la Organización 4.- Políticas y Objetivos de la Organización5.- Procesos de la Organización6.- Secuencia de los Procesos7.- Responsables de los Procesos 8.- Documentación del Proceso
- 3. Documento: ISO/TC 176/SC 2/N 544R2 EBPProporciona orientación para la comprensión de los conceptos, intención y aplicación del “enfoque de procesos” en la familia de normas de sistema de gestión de la calidad ISO 9000. La orientación también puede ser utilizada para aplicar el enfoque de procesos a cualquier sistema de gestión independientemente del tipo o tamaño de la organización. Esto incluye, pero no está limitado a sistemas de gestión de:− Medio ambiente (familia ISO 14000),− Seguridad y salud ocupacional,− Riesgo de los negocios,− Responsabilidad social.Esta guía también pretende promover un enfoque coherente para la descripción de procesos y el uso de la terminología relacionada.
- 4. Orientaciones¿Qué hacer?Pasos del EBP Recopile, analice y determine los requisitos de los clientes y las partes interesadas.
- 5. Revise otras necesidades y expectativas.
- 6. Mantenga comunicación frecuente con los clientes para asegurar un continuo entendimiento respecto a sus necesidades y expectativas.
- 7. Determine los requisitos para el sistema de gestión de la calidad u otro sistema de gestión.
- 8. Identifique Clientes y partes interesadas.
- 9. Identifique los requisitos, necesidades y expectativas.
- 10. Defina los resultados previstos.5.1.1.Defina el Propósito de la OrganizaciónDecida cual es su mercado y desarrolle políticas al respecto.
- 11. Con base en las políticas, establezca objetivos para los resultados deseados (p.e: Productos, desempeño ambiental, desempeño en seguridad y/o salud ocupacional)Con base en los requisitos, necesidades y expectativas de los clientes, establezca las políticas y objetivos.5.1.2.Defina las Políticas y Objetivos de la OrganizaciónImplementación del EBP5.1. Identifique los Procesos de la Organización
- 12. OrientacionesPasos del EBP¿Qué hacer?Considere lo siguiente:Establezca el flujo de los5.1.4.procesos, su secuencia eDetermine la•El cliente de cada procesosecuencia de los.interacción•Los elementos de entrada y los resultados deProcesoscada proceso.•Que procesos están interactuando•Cuales son las interfaces y sus característicasí•Tiempo y secuencia de los procesos queinteractúan•Eficacia y Eficiencia de la secuenciaImplementación del EBP5.1. Identifique los Procesos de la Organización (Cont...)
- 13. Orientaciones¿Qué hacer?Pasos del EBPDefina con claridad los roles y responsabilidades individuales para asegurar la implementación, el mantenimiento y la mejora de cada proceso. (Dueño del proceso).
- 14. Puede ser útil establecer un “Equipo de gestión del proceso,” que tenga una visión general de todos los procesos, y que incluya a representantes de cada uno de los procesos que interactúan.
- 15. Asigne responsabilidades y autoridad para cada proceso5.1.5.Defina los dueños de los Procesos·Determine los procesos a documentar con baseDetermine los procesos que5.1.6.en:se documentarán y la formaDefina lade documentarlos.documentación de• y el tipo deEl tamañode la organizaciónlos Procesosactividades•La complejidad de los procesos y susinteracciones.•La criticidad de los procesos•La disponibilidad de personal competente.La documentaciónde un proceso puede realizarse por diferentes métodos, tales como:• Representaciones gráficas• Instrucciones escritas• Listas de chequeo• Diagramas de flujo• Medios visuales• Métodos ElectrónicosImplementación del EBP5.1. Identifique los Procesos de la Organización (Cont...)
- 16. Orientaciones¿Qué hacer?Pasos del EBP Recopile, analice y determine los requisitos de los clientes y las partes interesadas.
- 17. Revise otras necesidades y expectativas.
- 18. Mantenga comunicación frecuente con los clientes para asegurar un continuo entendimiento respecto a sus necesidades y expectativas.
- 19. Determine los requisitos para el sistema de gestión de la calidad u otro sistema de gestión.
- 20. Identifique Clientes y partes interesadas.
- 21. Identifique los requisitos, necesidades y expectativas.
- 22. Defina los resultados previstos.5.1.1. Defina el Propósito de la Organización Requisitos de los Clientes: Desarrollo de nuevas instalaciones
- 23. Optimización de instalaciones existentes
- 24. Asesorias técnicas del área de proyectos e instalacionesClientes:Gerente de División Gerencias de la División/ DistritoOtras FilialesObjetivos:1. Proveer las instalaciones requeridas por el PDN del Negocio.2. Asistir al resto de las organizaciones en aspectos técnicos y gerenciales de Proyectos. Propósito de la ORP:La ORP debe aportar a la Corporación las instalaciones requeridas para la ejecución de sus planes, en especial su Plan de Negocio.Ejemplo Implementación del EBP: (ORP) Organización Responsable de Proyectos5.1. Identifique los Procesos de la Organización
- 25. Orientaciones¿Qué hacer?Pasos del EBP Decida cual es su mercado y desarrolle políticas al respecto.
- 26. Con base en las políticas, establezca objetivos para los resultados deseados (p.e: Productos, desempeño ambiental, desempeño en seguridad y/o salud ocupacional)Con base en los requisitos, necesidades y expectativas de los clientes, establezca las políticas y objetivos.5.1.2. Defina los Objetivos de la OrganizaciónPolítica de la ORP:1. Los proyectos serán desarrollados con la máxima calidad en todas sus etapas, con respeto al ambiente y a la sociedad y con atención a las normas de seguridad nacionales e internacionales.2. La Organización estará compuesta por un personal suficientemente formado, con experiencia y alta proactividad, conocedores de toda la normativa de pdvsa en materia de proyectos e ingeniería.Objetivos:1. Proveer al Negocio de las instalaciones requeridas para el desarrollo de sus planes.2. Prestar el servicio de asesoría y asistencia técnica de proyectos al resto de las organizaciones del Negocio.Ejemplo Implementación del EBP: (ORP) Organización Responsable de Proyectos5.1. Identifique los Procesos de la Organización
- 27. Orientaciones¿Qué hacer?Pasos del EBP Determine los procesos gerenciales.
- 28. Determine los procesos de Realización del producto (medulares).Determine los procesos de gestión de Recursos (apoyo).Determine los procesos de Medición, Análisis y Mejora.Identifique todos los procesos que son necesarios para producir los resultados previstos
- 29. Son algunos de estos procesos subcontratados?5.1.3. Determine los procesos de la organización Proceso Direccionales de ORP: - Gerencia de ORP - Planificación de ORP - Calidad de ORPProcesos Medulares:- Definición y desarrollo de Proyectos- Implantación de ProyectosProcesos de Apoyo:- Mantenimiento- Seguridad de Instalaciones- Contratación- Procura de materiales y equiposSubprocesos:1.1 Visualizar Proyecto1.2 Conceptualizar Proyecto1.3 Definir Proyecto2.1 Implantar Proyecto2.2 Operar (probar) instalac.Procesos Medulares:1. Definición y Desarrollo (FEL) de Proyectos2. Implantación de ProyectosEjemplo Implementación del EBP: (ORP) Organización Responsable de Proyectos5.1. Identifique los Procesos de la Organización
- 30. Orientaciones¿Qué hacer?Pasos del EBPConsidere lo siguiente: Los clientes de cada proceso,
- 31. los elementos de entrada y los resultados de cada proceso,
- 32. qué procesos están interactuando,
- 33. interfases y cuáles son sus características,
- 34. tiempo y secuencia de los procesos que interactúan,
- 35. eficacia y eficiencia de la secuencia.Determine como es el flujo (red) de los procesos en su secuencia e interacción.Nota: Puede usar tales diagramas de bloque, matrices y diagramas de flujo para la secuencia de procesos y sus interacciones.5.1.4. Determine la secuencia de los procesosEjemplo Implementación del EBP: (ORP) Organización Responsable de Proyectos5.1. Identifique los Procesos de la OrganizaciónSecuencia:1. Visualizar Proyecto.2. Conceptualizar Proy.3. Definir Proyecto.4. Implantar Proyecto.5. Operar (probar) instal.
- 36. Orientaciones¿Qué hacer?Pasos del EBPDefina con claridad los roles y responsabilidades individuales para asegurar la implementación, el mantenimiento y la mejora de cada proceso. (Dueño del proceso).
- 37. Puede ser útil establecer un “Equipo de gestión del proceso,” que tenga una visión general de todos los procesos, y que incluya a representantes de cada uno de los procesos que interactúan.
- 38. Asigne responsabilidades y autoridad para cada proceso5.1.5. Defina los dueños de los ProcesosEjemplo Implementación del EBP: (ORP) Organización Responsable de Proyectos5.1. Identifique los Procesos de la Organización
- 39. Orientaciones¿Qué hacer?Pasos del EBPDeterminar los procesos que deben ser documentados, basándose en:El tamaño de la organización y el tipo de actividades
- 40. La complejidad de sus procesos y sus interacciones
- 41. La criticidad de los procesos y
- 42. La disponibilidad de personal competente
- 43. Determine los procesos que se documentarán y la forma de documentarlos.5.1.6. Defina la documentación de los ProcesosEjemplo Implementación del EBP: (ORP) Organización Responsable de Proyectos5.1. Identifique los Procesos de la Organización
- 44. SinergiaOrganizaciónNo alineadaBaja EficicenciaBaja ProductividadBaja EficaciaOrganizaciónAlineada con el NegocioAlto DesempeñoTaller de gerencia de procesos organizacionalesde PDVSAFin de unidadProductividadÉxito