Caja
- 1. MODULO CAJA El Cierre de Caja es utilizado para llevar un mejor control del flujo de dinero de una empresa; le presenta un resume de los movimientos de dinero que tuvo en el día la empresa, este informe puede ser general de todos los usuarios o puede ser individual de cada usuario, le detalla un total de las ventas de contado y crédito, cuotas iníciales, anticipos de clientes, cancelaciones de los clientes. Así mismo en este módulo se pueden registrar los anticipos de los clientes y ver reportes auxiliares de caja. Para ingresar al Módulo Caja, clic en el siguiente botón: Presenta el siguiente menú: ¿Cómo obtener el reporte del Cierre de Caja? Para obtener el reporte de cierre de caja presione el siguiente botón le presentara la siguiente pantalla: 1
- 2. En esta ventana encontrara la siguiente información: - Rol.- Le permite sacar el cierre de caja de todos los usuarios - Usuario.- Le permite sacar un cierre de caja por cada usuario que maneja el sistema. - Desde.- Es el rango de fecha inicial para sacar el reporte. - Hasta.- Es el rango de fecha final para sacar el reporte. - Presione este botón para ejecutar el informe. - Es el número de facturas emitidas. - Es el número de notas de venta emitidas. - Es el total de documentos emitidos. - Es el total de documentos anulados. - Efectivo.- Es el valor total del dinero SOLO EFECTIVO (es calculado por el sistema) - Usuario.- Es el valor total ingresado por el usuario. - Sobrante.- Es la diferencia calculada cuando el valor ingresado por el usuario es mayor al Efectivo calculado por el sistema. Faltante.- Es la diferencia calculada cuando el valor ingresado por el usuario es menor al Efectivo calculado por el sistema ¿Cómo Interpretar el Resumen de los Movimientos en el Cierre de Caja? El Detalle del Cierre de Caja esta agrupado de la siguiente forma: 1.- Ventas al Contado.- Es la suma de las ventas en: Efectivo, Cheque y Tarjeta de Crédito le presenta el siguiente resumen: Ventas en Efectivo.- Es el total de dinero proveniente solo de las ventas en Efectivo. Para ver un detalle de las ventas en Efectivo presione a la derecha del valor, le presentará la siguiente pantalla: 2
- 3. Retenciones en IVA.- Es el monto total de las retenciones en IVA de las ventas en Efectivo. Para ver un detalle de las Retenciones en IVA presione a la derecha del valor, le presentara la siguiente pantalla. Retenciones Fuente.- Es el monto total de las retenciones en la fuente de las ventas en Efectivo. Para ver un detalle de las Retenciones en la Fuente presione a la derecha del valor, le presentara la siguiente pantalla. Ventas con Cheque.- Es el monto total de lo recaudado por las ventas con Cheque. Para ver un detalle de las Retenciones en la Fuente presione a la derecha del valor, le presentara la siguiente pantalla. 3
- 4. Ventas con Tarjetas de Crédito.- Es el monto total de lo recaudado por las ventas con Tarjetas de Crédito. Para ver un detalle de las Retenciones en la Fuente presione a la derecha del valor, le presentara la siguiente pantalla. Total de Ventas Al Contado.- Es el valor total, suma de todas las formas de pago que siempre tiene que ser igual al valor inicial de Ventas al Contado. Para ver un detalle del Total de las Ventas al Contado presione a la derecha del valor, le presentara la siguiente pantalla. 2.- Ventas a Crédito.- Es la Suma de todas las ventas que han sido dadas a Crédito Corriente y a Crédito Diferido. Presenta el siguiente resumen. 4
- 5. Ventas a Crédito.- Es el total de las ventas archivadas a Crédito Corriente y a Crédito Diferido. Para ver un detalle del Total de las Ventas a Crédito presione a la derecha del valor, le presentara la siguiente pantalla. Alcances en Efectivo por Crédito.- Es el total en efectivo proveniente de las entradas en las ventas a crédito o por alcance al total de una venta a crédito. Para ver un detalle del Total de Alcances en Efectivos por Crédito presione a la derecha del valor, le presentara la siguiente pantalla. 3.- Detalle de las Recaudaciones de CxC.- Es el total de los pagos que los clientes han realizado con Tipos de documentos tales como: Efectivo, Cheque, Transferencia Electrónica, Tarjetas de Crédito, Código, Ret. Fuente, Ret. IVA, Depósitos, Papeletas de Retiro, Crece Diario, Nota de Crédito, Anticipo, Comisión por Cheque, Timbres, Cruce de Cuentas, Rol de Pagos y Ajuste de Cuentas por Cobrar. El sistema le detallará el cierre según como hagan los pagos los clientes; le presenta el siguiente detalle. 5
- 6. Cobros y Abonos con TC.- Es el total de las cuentas por cobrar canceladas con Tarjetas de Crédito (Voucher). Para ver un detalle del total de pagos realizados con Tarjetas de Crédito presione a la derecha del valor, le presentara la siguiente pantalla. Cobros y Abonos en Efectivo.- Es el total de las cancelaciones hechas por los clientes en Efectivo. Para ver un detalle del total de pagos realizados en Efectivo presione a la derecha del valor, le presentara la siguiente pantalla. Cobros y Abonos por Ret. Fuente y Ret. IVA.- Son los Rubros que se han recibido por concepto de Cancelación con un Documento de Retención. Para ver un detalle del total de pagos realizados con Retención en La Fuente o en el IVA presione a la derecha de cada rubro, le presentara la siguiente pantalla. 6
- 7. Cobros y Abonos con Depósitos, Cheques o Papeletas de Retiro.- Son los Pagos que han realizado los clientes con algún documento Bancario. Para ver un detalle del total de pagos realizados con: Deposito, Cheque o Papeleta de Retiro presione a la derecha de cada rubro, le presentara la siguiente pantalla. 4.- Flujo del Efectivo.- Es la conciliación de los movimientos en efectivo, detallado según la procedencia del dinero que la empresa recibió, menos los egresos de dinero en Efectivo ya sea por concepto de gastos, depósitos o por devoluciones de dinero. El detalle del Flujo en Efectivo que le presenta el Cierre de Caja es el siguiente. El ejemplo que le muestra el grafico detalla lo siguiente: Ventas en Efectivo (+) Cobros y Abonos en Efectivo (+) Alcances en Efectivo (+) Anticipos (-) Devoluciones de anticipos (-) Depósitos en Efectivo (-) Gastos = TOTAL FLUJO DE EFECTIVO 7
- 8. 5.- Caja General.- Es un detalle general de los rubros que se recibieron por las ventas. 6.- Detalle de Documentos en Custodia.- Es un detalle del total de todos los documentos que se han recibido provenientes ya sea de las ventas o de los cobros. El cierre de caja le detalla de la siguiente forma. 7.- Detalle de Documentos en Custodia Efectivizados.- Es un resumen de todos los documentos en custodio que fueros depositados. El resumen en el cierre de caja es el siguiente. Cheques Depositados.- Es el monto total de los cheques en custodio que han sido depositados desde cuentas por cobrar. Para ver un detalle del total de todos los cheques en custodio que han sido depositados presione a la derecha del monto le presentara la siguiente pantalla. Tarjetas de Crédito Depositas.- Es el monto total de todos los voucher en custodio que han sido depositados desde cuentas por cobrar. Para ver un detalle del total de todos los voucher en custodio que han sido depositados presione a la derecha del monto le presentara la siguiente pantalla. 8
- 9. Total Documentos Efectivizados.- Es la suma de todos los documentos en custodio que han sido efectivizados. 8.- Total General de Ventas.- Es un resumen de las ventas sin importar forma de pago en la cual se detalla un monto total de ventas, Subtotales con IVA 0, Subtotales con IVA 12%, Valor de IVA, Descuentos y Recargos. El resumen se presenta en el Cierre de Caja de la siguiente forma: Importante.- Cuando en el Cierra de Caja Las Ventas al Contado no son Iguales al Total de Ventas al Contado (Ver grafico de Ejemplo). Existe erro en algún documento de venta Para solucionar el inconveniente se tiene que pasar el siguiente proceso. o Presione . Este botón Revisa la integridad de la información identificando las facturas que están grabadas con error, si al pasa el proceso se encuentran facturas con error presentara los números internos de cada factura. 9
- 10. o Para arreglar estas facturas tenemos que irnos al listado de ventas archivadas proceder a reversarlas y volverlas a archivar. o Le permite ingresar el dinero que cada usuario recepta, sirve para establecer los Sobrantes o los Faltantes. Le presentara la siguiente pantalla para que ingrese el detalle del dinero, lo puede hacer en billetes o en monedas, una vez ingresada los datos presione este botón para grabar la información. ¿Cómo Revisar el Detalle de los Movimientos? Para mostrar un informe detallado de cada una de los movimientos que le presenta el cierre de caja a la derecha de cada uno de los rubros el sistema le presenta la siguiente opción 10
- 11. En esta pantalla tenemos como ejemplo lo siguiente: Ventas al Contado.- Es total de las facturas que tienen una forma de pago al contado. En lo cual se detalla • Ventas en Efectivo.- Son todas las facturas que se vendieron en efectivo, en este caso son $27,869.58; que debe de tener la empresa en efectivo, para lo cual si desea ver el detalle de cada una de las ventas en efectivo de un clic en el visto. Al activar el recuadro el sistema le presentara la siguiente pantalla en la cual podrá ve un detalle más explicativo. ¿Cómo Generar un Anticipo? Presione el siguiente botón para generar un nuevo anticipo, Le presentara la siguiente pantalla: 11
- 12. Para registrar el nuevo anticipo, ingrese la siguiente información: • Es el número interno secuencial que asigna el sistema. • Seleccione el cliente que esta dejando el anticipo. • Este botón le sirve para acceder a crear directamente un cliente. • Es la fecha con la cual se va a generar el anticipo. • Es el tipo de moneda. • Es el valor del anticipo. • Es el tipo de documento con el cual el cliente dejó el valor. Si se escoge la opción de cheque el sistema la activara los siguientes casilleros para que ingrese la siguiente información. Número de Documento, Banco, Fecha de Vencimiento del Documento y Número de Cuenta. 12
- 13. • Ingrese una nota adicional, motivo por el cual se dejo el anticipo. • Presione este botón para grabar la información. ¿Cómo revisar todos los anticipos realizados? Presione el siguiente botón: le presentara la siguiente pantalla. 1. La parte superior indica, la lista de los clientes que tienen registrados anticipos, con el total de cada uno. - No.- Es el numero interno del sistema. - Cliente.- Es el nombre del cliente que tiene anticipo. - Valor Anticipo.- Es el monto que el cliente tiene anticipado. - Balance.- Es el saldo que el cliente tiene cuando ya ha ocupado los anticipos. 13
- 14. 2. En la parte inferior, se detalla los anticipos de cada cliente: La información que presenta en las columnas es la siguiente: - No. Id. del sistema. - Fecha: Que se realizó el anticipo. - Tipo: Tipo de documento (efectivo, cheque, etc.) - Valor Anticipo: Valor del anticipo - Utilizado: Valor del anticipo utilizado. - Devuelto: Valor del anticipo que se ha devuelto. - Balance: Es el Saldo que el cliente tiene para ocupar de anticipos. - Ok: Sirve para seleccionar un anticipo. Al seleccionar un anticipo se le activan las siguientes opciones - Le sirve para ver la factura con la que fue ocupado el anticipo. Le permite realizar devoluciones parciales o totales en efectivo de un anticipo. Le permite modificar cualquier dato del anticipo. Le sirve para ver un listado de las devoluciones en efectivo que ha tenido un anticipo. Le sirve para anular un anticipo. - Nota: De por qué se realiza el anticipo. 14
- 15. ¿Cómo obtener un Listado de Anticipos? El Listado de Anticipos, le permite obtener reportes de los diferentes anticipos que han dejado los clientes a la empresa. Presione el siguiente botón para que le presente la siguiente pantalla Presenta la siguiente pantalla: La información que presenta en las columnas es la siguiente: • Número.- Nro. interno del anticipo. • Fecha.- Es el fecha con la que fue dejado al anticipo. • Cliente.- Es el nombre del cliente que tiene el anticipo. • Mon.- Es el tipo de moneda con el que fue dejado el anticipo. • Valor.- Monto del anticipo. • Saldo.- Es el saldo pendientes por utilizar. • Departamento.- El departamento al cual pertenece el usuario que registró el anticipo. • Usuario.- Nombre de la persona que registró el anticipo. Es necesario definir un periodo ejecute la búsqueda, haciendo clic en Al reporte de Anticipos, se lo puede obtener Detallado y Agrupado. Le permite sacar el reporte de todos los anticipos recibidos, detallado por anticipo. 15
- 16. Le permite sacar el reporte de anticipos agrupado por un monto total por cliente. Puede ocupar los siguientes botones para filtrar la información. Le permite sacar el reporte de anticipos filtrado por zonas de los clientes Le permite sacar la información por departamento al cual a sido asociado el usuarios. Le permite sacar el listado de los anticipos exclusivos de un cliente. Le permite sacar el reporte de los anticipos que hizo un usuario. Todas las Transacciones: Presenta la información de los anticipos (vigentes y anulados). Transacciones Vigentes: Le muestra los anticipos que se encuentran vigentes. Anuladas: Indica los anticipos que han sido anulados. Para imprimir el reporte de anticipos, clic en ¿Cómo registrar los depósitos? Presione el siguiente botón: para ingresar los depósitos que se realizan en el banco. 16
- 17. Muestra la lista de todos los depósitos que se han realizado, en las diferentes cuentas bancarias que tiene la empresa en un periodo de tiempo. La información que se presenta en las columnas es la siguiente: • Referencia.- Es el número interno del sistema del depósito. • Fecha.- Es la con la que se genero el deposito del depósito. • Efectivo.- Es el valor del dinero depositado en efectivo. • Ch. Locales.- Es el valor depositado en cheques de bancos locales. • Ch. Nacionales.- Es el valor depositado en cheques de bancos de otras plazas. • Vouchers.- Es el valor depositado en vouchers • Total.- Es el valor total del depósito. Puede ocupar los siguientes botones para realizar búsquedas. Muestra la información que se ha integrado con el libro Bancos. Muestra la información que no se ha integrado con el libro Bancos. Muestra los depósitos que han sido anulados. ¿Cómo crear un nuevo depósito? • Clic en nuevo o presione • Presenta la siguiente pantalla: • Digite: - Fecha del depósito. - Nro. de depósito que va ha realizar. - Los valores de: Efectivo, CH. Locales, CH. Nacionales y Vouchers. - Descripción del depósito en nota, se puede incluir información de pago de que Facturas, etc. 17
- 18. • Para grabar clic en o le presentara la siguiente pantalla para que enlace la información con el libro bancos. • Elija la cuenta bancaria en donde va a realizar el depósito: • Seleccione el tipo de transacción: • Coloque el Nro. de papeleta del depósito. • Clic en ¿Cómo obtener Reportes de Auxiliares de Caja? Para obtener los reportes auxiliares de caja presione el siguiente botón. Presenta el siguiente menú: 18
- 19. Resumen de Ventas: Al ingresar a este menú le presentara la siguiente información. La información (columnas) que presenta en la pantalla anterior es la siguiente: • Periodo de la venta. • Total de ventas en efectivo. • Total de ventas con cheques. • Total de ventas con tarjeta de crédito. • Total de ventas a crédito diferido. • Total de ventas. ¿Cómo generar un Resumen de Ventas, por Años? • Elija la opción • Seleccione los años para la búsqueda • Inicie la búsqueda, ejecutando clic en 19
- 20. • Presenta la siguiente pantalla: ¿Cómo generar un Resumen de Ventas, por Meses? • Elije la opción • Seleccione los meses del cual quiere obtener el reporte • Elija el año • Inicie la búsqueda, ejecutando clic en • Presenta la siguiente pantalla: ¿Cómo generar un de Resumen de Ventas, por Días Semana? • Clic en • Seleccione el mes del cual quiere obtener el reporte • Elija el año 20
- 21. • Inicie la búsqueda, ejecutando clic en • Presenta la siguiente pantalla, en la misma que presentará en la columna de período, el resumen de ventas del mismo día en el mes. ¿Cómo generar un reporte de Resumen de Ventas, por Días Calendario? • Clic en • Elija el: - Año - Mes , - Días • Inicie la búsqueda, ejecutando clic en • Presenta la siguiente pantalla: 21
- 22. Para imprimir el reporte, clic en Para mostrar la información de Resumen de Ventas, se puede utilizar filtros: Resumen de Ventas, por Vendedor • Clic en • Elija el nombre del vendedor: • Seleccione cualquiera de las opciones: Año, Mes o Día. • Presenta la pantalla con la información solicitada. Resumen de Ventas, por Proveedor • Clic en el botón • Elija el nombre del Proveedor: 22
- 23. • Seleccione cualquiera de las opciones: Año, Mes o Día. • Presenta la pantalla con la información solicitada. Resumen de Ventas, por Usuario • Clic en el botón • Elija el nombre del usuario que factura: • Seleccione cualquiera de las opciones: Año, Mes o Día. • Presenta la pantalla con la información solicitada. Resumen de Ventas, por Marca • Clic en el icono • Elija el nombre de la marca: • Seleccione cualquiera de las opciones: Año, Mes o Día. • Presenta la pantalla con la información solicitada. Resumen de Ventas, por Grupo • Clic en el icono • Elija el nombre de la grupo: 23
- 24. • Seleccione cualquiera de las opciones: Año, Mes o Día. • Presenta la pantalla con la información solicitada. Resumen de Ventas, por Zona • Clic en el icono • Elija el nombre de la zona: • Seleccione cualquiera de las opciones: Año, Mes o Día. • Presenta la pantalla con la información solicitada. Resumen de Ventas, por Sucursal • Clic en el icono • Elija el nombre de la sucursal: • Seleccione cualquiera de las opciones: Año, Mes o Día. • Presenta la pantalla con la información solicitada. Resumen de Ventas, por Departamento • Clic en el icono • Elija el nombre del sucursal: 24
- 25. • Seleccione cualquiera de las opciones: Año, Mes o Día. • Presenta la pantalla con la información solicitada. • Si necesita sacar un reporte en un cuadro estadístico en una hoja de cálculo del Microsoft Excel el sistema le presenta el siguiente botón en la barra de impresión , al presionarlo le preguntara que tipo de reporte necesita generar , presione en el teclado el # 1 o el # 2 según como necesite para que el sistema genere el reporte. ¿Cómo generar un reporte de Analítica de Cajas? Definición de Analítica de Cajas: Este reporte le sirve para sacar reportes analíticos de los usuarios, se los puede hacer comparativos entre varios rangos. Al ingresar a este botón le presenta la siguiente pantalla. Presenta la siguiente pantalla: La información de las columnas que presenta el reporte por años es la siguiente: • Usuario, nombre del usuario, que ha realizado las ventas. • Años, total de las ventas realizadas en todo el año. • Esta información se presenta dependiendo del año inicial hasta el año final que se escoja . • Si necesita sacar un reporte en un cuadro estadístico en una hoja de cálculo del Microsoft Excel el sistema le presenta el siguiente botón en la barra de impresión , al presionarlo le preguntara que 25
- 26. tipo de reporte necesita generar , presione en el teclado el # 1 o el # 2 según como necesite para que el sistema genere el reporte. • Si se saca el reporte por meses, el sistema le presenta la siguiente información. Encontrara la siguiente información: • Usuario.- Es la persona que realizo las ventas. • Enero.- Es el mes calendario en el cual el usuario realizo las ventas. • El reporte depende del rango Desde y Hasta de los meses que se escoja y el año del cual se va a generar la consulta • Si necesita sacar un reporte en un cuadro estadístico en una hoja de cálculo del Microsoft Excel el sistema le presenta el siguiente botón en la barra de impresión , al presionarlo le preguntara que tipo de reporte necesita generar , presione en el teclado el # 1 o el # 2 según como necesite para que el sistema genere el reporte. • Si se saca el reporte por días calendarios el sistema le presentara la siguiente información. 26
- 27. La información que encontrara en el reporte es la siguiente. • Usuario.- Es la persona que realizo las ventas. • Días.- Son los días calendarios. • Para ejecutar el reporte seleccione primero el mes del cual quiere hacer la consulta luego digite el año y a continuación presione • Si necesita sacar un reporte en un cuadro estadístico en una hoja de cálculo del Microsoft Excel el sistema le presenta el siguiente botón en la barra de impresión , al presionarlo le preguntara que tipo de reporte necesita generar , presione en el teclado el # 1 o el # 2 según como necesite para que el sistema genere el reporte. ¿Cómo generar un reporte de Facturas Anuladas? Presione el siguiente botón para generar un reporte de facturas anuladas. Presenta la siguiente pantalla: 27
- 28. Esta opción le permite generar un reporte de todas las facturas que han sido anuladas en un rango de tiempo, le presentará la siguiente información. • Seleccione el rango de fecha Desde, y Hasta cuando quiera sacar el reporte de documentos anulados. • Presione este botón para sacar en el reporte solo de las facturas que han sido anuladas y que han tenido pagos hechos. • Referencia.- Es el numero de la factura que ha sido anulada. • Fecha.- Cuando fue hecha la factura. • Fecha Anulación.- Es la fecha cuando fue anulado el documento. • Cliente.- Es el nombre del cliente al cual fue emitido el documento. • Total.- Es el monto por el cual fue emitido el documento. • Usuario.- Es el nombre de la persona que hizo la factura. • Usuario.- Es el nombre de la persona que anulo el documento En la parte inferior del reporte el sistema le presentara un total de documentos anulados totalizados por usuario. Puede ocupar los siguientes botones para poder filtrar información y poder sacar el reporte más especifico. 28
- 29. ¿Cómo generar un reporte de Reversadas? Presione este botón para generar un reporte de todas las facturas que han sido reversadas en un periodo de tiempo. Presione el siguiente botón. Presenta la siguiente pantalla: Esta opción le permite generar un reporte de todas las facturas que han sido reversadas en un rango de tiempo, le presentará la siguiente información. • Seleccione el rango de fecha Desde, y Hasta cuando quiera sacar el reporte de documentos reversados. • Presione este botón para sacar en el reporte solo de las facturas que han sido reversadas y que han tenido pagos hechos. • Referencia.- Es el numero de la factura que ha sido anulada. • Fecha.- Cuando fue hecha la factura. • Fecha.- Es la fecha cuando fue reversado el documento. • Cliente.- Es el nombre del cliente al cual fue emitido el documento. • Total.- Es el monto por el cual fue emitido el documento. • Usuario.- Es el nombre de la persona que hizo la factura. • Usuario.- Es el nombre de la persona que reverso el documento En la parte inferior del reporte el sistema le presentara un total de documentos reversados totalizados por usuario. 29
- 30. Puede ocupar los siguientes botones para poder filtrar información y poder sacar el reporte más especifico. ¿Cómo Ingresar un Detalle de los Billetes y Monedas de Cada Usuario? En este botón se puede ingresar el detalle de los billetes y monedas que cada usuario recepta ya sean a través de los cobros o de las ventas. Ingrese la cantidad de billetes en el valor equivalente el sistema le dará un total en Billetes, ingrese la cantidad de monedas en el valor equivalente y el sistema le dará un total en Monedas; la suma de billetes y monedas le dará un total general. Presione el botón de grabar para aceptar los cambios. Para salir por completo del modulo de caja presione el siguiente icono 30