Capitulo02 primeros pasos con excel

Una vez revisados los conceptos iniciales sobre hojas de cálculo, va a des-
cribir más posibilidades del interfaz con el que va a trabajar y cómo abrir y
guardar archivos; dará los primeros pasos para trabajar con hojas de cálculo.
Verá cómo introducir datos en una hoja de cálculo, qué tipos de datos puede
introducir, cómo moverse por la hoja de cálculo y cómo puede visualizar e
imprimir el contenido de una hoja de cálculo.
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Primeros pasos con Microsoft Excel, creación de hojas 43
C A P Í T U L O 2
Primeros pasos con
Microsoft Excel,
creación de hojas

Guión-resumen
1. Introducción y modificación de datos
1.1. Desplazamiento por la hoja
1.2. Tipos de datos en una hoja de cálculo
1.3. Introducción de texto y números
1.4. Comentarios de celda
1.5. Cálculos matemáticos
1.6. Autollenado de celdas
2. Vista preliminar e impresión
2.1. Proceso de impresión de una hoja
2.2. Establecer área de impresión
2.3. Vista previa o vista preliminar
2.4. Imprimir
2.5. Ideas principales
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1. Introducción y modificación de
datos
Introducir datos en una hoja de cálculo es tan sencillo como situar el cur-
sor sobre la celda en la cual desea introducir los datos (la celda en la que se
sitúa el cursor se llama la celda activa), escribir y pulsar la tecla “IInnttrroo”. Cuan-
do una celda es la celda activa, su borde es un poco más grueso, y en la barra
de fórmulas, aparecen sus coordenadas y su contenido. Al borde grueso que
rodea a la celda activa se le denomina “CCuurrssoorr”.
Seguidamente verá en detalle todos los aspectos relacionados con la intro-
ducción de datos en una hoja de cálculo.
1.1. Desplazamiento por la hoja
Excel 2007 pone a su disposición muchas posibilidades para desplazarse
por una hoja de cálculo:
CCoonn llaass tteeccllaass ddee mmoovviimmiieennttoo ddeell ccuurrssoorr. Dichas teclas mueven
la posición de la celda activa, una celda arriba, a la derecha, a la
izquierda y abajo por cada pulsación. ( , , y ).
CCttrrll ++ ( , , y ), en un conjunto de celdas que contienen
datos y están delimitadas por columnas y filas vacías; desplaza
hasta el extremo de los datos.
IInniicciioo. Pulsando la tecla Inicio, se desplaza el cursor a la prime-
ra columna de una fila, es decir, se desplaza el cursor a la co-
lumna “AA”.
• CCttrrll ++ IInniicciioo. Mueve el cursor a la primera celda de una hoja de
cálculo, es decir, la celda “AA11”.
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CCttrrll ++ FFiinn. Sitúa el cursor en la intersección de la última fila con
la última columna utilizada en la hoja de cálculo.
AAvv PPáágg. Desplaza la parte visible de la hoja de cálculo una panta-
lla hacia abajo.
RRee PPáágg. Desplaza la parte visible de la hoja de cálculo una panta-
lla hacia arriba.
AAlltt ++ AAvv PPáágg. Desplaza la parte visible de la hoja de cálculo una
pantalla hacia la derecha.
AAlltt ++ RRee PPáágg. Desplaza la parte visible de la hoja de cálculo una
pantalla hacia la izquierda.
CCttrrll ++ RReettrroocceessoo. Mueve la parte visible de la hoja de cálculo, pa-
ra mostrarnos la celda activa.
IInnttrroo. Desplaza el cursor desde arriba hacia abajo en el rango se-
leccionado.
MMaayy ++ IInnttrroo. Desplaza el cursor desde abajo hacia arriba en el
rango seleccionado.
TTaabb. Desplaza el cursor de izquierda a derecha. Si tiene seleccio-
nado un rango en columna, al pulsar la tecla “TTaabb” se des-plaza
el cursor hacia abajo.
MMaayy ++ TTaabb. Desplaza el cursor de derecha a izquierda. Si tiene
seleccionado un rango en columna, al pulsar la combinación de
teclas “MMaayy” + “TTaabb”, se desplaza el cursor hacia arriba.
FF55. Muestra el cuadro de dialogo “IIrr aa”. Este cuadro de dialogo
permite escribir las coordenadas “LLeettrraa ddee ccoolluummnnaa NNúúmmeerroo ddee
ffiillaa” de la celda a la que quiera desplazarse.
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En el cuadro “RReeffeerreenncciiaa”, escriba la dirección de la celda y después
pulse el botón “AAcceeppttaarr”; la celda referenciada, en este caso la “BB1177”,
se convierte en la celda activa.
MMoovviimmiieennttooss ccoonn llaa tteeccllaa FFIINN. Al pulsar la tecla “FFIINN”, se activa el
movimiento en “MMOODDOO FFIINNAAL” de la hoja de cálculo. En la parte
izquierda de la barra de estado verá si está activado el “MMOODDOO
FFIINNAALL”. Pulsando una vez la tecla “FFIINN” se activa y al volver a pul-
sarla se desactiva.
• FFIINN ++ tteeccllaa ddee mmoovviimmiieennttoo ddeell ccuurrssoorr. Si está situado sobre una
celda con datos, al pulsar dicha combinación de teclas, el cursor
se desplaza a la última celda con datos, en la dirección de la tecla
de movimiento del cursor pulsada. Si está situado sobre una celda
vacía, el cursor se sitúa sobre la primera celda con datos, en la
dirección de la tecla de movimiento del cursor pulsada.
• FFIINN ++ IINNIICCIIOO. Mueve el cursor hasta la intersección de la últi-
ma fila y la última columna utilizada en una hoja de cálculo.
• FFIINN ++ IInnttrroo. Mueve el cursor dentro de la fila actual, a la úl-tima
columna que tenga alguna celda ocupada hacia la derecha.
MMoovviimmiieennttooss ccoonn llaa tteeccllaa ddee BBllooqq.. DDeessppll.. aaccttiivvaaddoo. Cuando pulsa la
tecla de “BBllooqq.. DDeessppll. “, cambia la forma en que se desplaza por una
hoja de cálculo. Cuando “BBllooqq.. DDeessppll..” no está activado, si pulsa
“AAvv PPáágg” o “RRee PPáágg”, avanza o retrocede una pantalla de la hoja de
cálculo, pero el cursor se desplaza de forma que siempre ocupa la
misma posición relativa en pantalla. Cuando “BBllooqq.. DDeessppll.” está
activado, el cursor no se desplaza y permanece en la misma celda
que ocupaba antes de pulsar las teclas de movimiento. Es decir, la
tecla “BBllooqq.. DDeessppll.” bloquea el movimiento del cursor sobre la hoja
de cálculo. Compruebe cómo cambian los movimientos por la hoja
de cálculo con el resto de teclas de movimiento que ha visto.
BBaarrrraass ddee ddeessppllaazzaammiieennttoo hhoorriizzoonnttaall yy vveerrttiiccaall. En el lado derecho y
en el lado inferior de la hoja de cálculo aparecen las barras de des-
plazamiento. Pulsando sobre ellas puede moverse fila a fila, por pan-
tallas o libremente.
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Cuando pincha con el ratón sobre la barra de desplazamiento, se indica en
cada momento sobre qué columna encuentra. Si mantiene presionada la tecla
“MMaayy” mientras arrastra el cuadro de desplazamiento, se moverá a mayor velo-
cidad.
Si en la barra de desplazamiento, pincha con el botón derecho del ratón
sobre los botones para mover una fila o una columna, se muestra un cuadro
de opciones donde puede elegir hacia qué punto quiere desplazar: hacia la
izquierda, derecha, una página, etcétera.
Si tiene un ratón con rueda de desplazamiento, también puede despla-
zasrse rápidamente a través de la hoja. Si gira la rueda hacia adelante o hacia
atrás, se irá desplazando hacia arriba o hacia abajo varias filas a la vez. Para acti-
var esta forma de desplazamiento, haga clic en el botón de la rueda; el punte-
ro del ratón cambia de forma y podrá mover el ratón en la dirección en la
que desea desplazarse. Para acelerar el desplazamiento, aleje el puntero del
punto de origen. Para desacelerar el desplazamiento, acerque el puntero al
punto de origen . Para detener automáticamente el desplazamiento, haga
clic con cualquier botón del ratón.
1.1.1. Moverse entre hojas
Como hemos visto con anterioridad, un libro de Excel 2007, permite tra-
bajar con muchas hojas de cálculo; para moverse de una hoja a otra tiene las
siguientes opciones:
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CCttrrll ++ AAvvPPáágg. Mueve el cursor a la hoja de cálculo siguiente.
CCttrrll ++ RReePPáágg. Mueve el cursor a la hoja de cálculo anterior.
CCoonn llaa tteeccllaa ddee ffuunncciióónn FF55. Pulsando la tecla de función “FF55”,
aparece la ventana “IIrr aa” que como vimos, permite desplazar el
cursor a la celda indicada el en el cuadro de RReeffeerreenncciiaa. Para des-
plazarse a una celda concreta pero de otra hoja de cálculo, es
necesario indicar el nombre de la misma y la referencia de la
celda, separados por el símbolo de cerrar exclamación “!”, según
se muestra en la imagen.
Al pulsar “AAcceeppttaarr” el cursor se desplazará a la celda “BB33” de la “HHoojjaa22”.
1.1.2. Visualizar hojas
Cuando abre por primera vez un libro de Excel 2007, se muestra por
defecto tres hojas de cálculo; este número no es fijo, y como se verá más ade-
lante, podrá insertar y suprimir hojas. Cuando el número de hojas es muy
grande y no caben en la parte inferior de la hoja de cálculo, podrá utilizar los
controles de desplazamiento para visualizar más hojas.
1.1.3. Desplazamiento entre libros
En Excel 2007 es posible tener más de un libro de trabajo a la vez, es decir,
se pueden tener abiertos varios ficheros de hojas de cálculo (dependiendo de
la memoria disponible y los recursos del sistema). Una vez abiertos, vendría
muy bien disponer de la posibilidad de moverse rápidamente de un libro a
otro. Cuando se tiene más de un libro de Excel 2007 abierto a la vez en la barra
de tareas de Microsoft Windows aparece un icono por cada uno de los libros
abiertos.
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“CCttrrll ++ FF66” o “CCttrrll ++ TTaabb”. Mueve el cursor al siguiente libro de
trabajo.
“CCttrrll ++ MMaayy ++ FF66” o “CCttrrll ++ MMaayy ++ TTaabb”. Mueve el cursor al libro
de trabajo anterior.
Desde la CCiinnttaa ddee OOppcciioonneess, en la Ficha “VViissttaa”, en el grupo
“VVeennttaannaa”, está el comando “CCaammbbiiaarr VVeennttaannaass”. Esta opción
muestra un desplegable en el que puede elegir el libro de traba-
jo o fichero de Excel que quiere traer al primer plano. Una casi-
lla de verificación marcada indica el libro de trabajo activo.
Si pincha en el comando “OOrrggaanniizzaarr TTooddoo”.
Excel 2007 muestra un cuadro de diálogo en el que podrá organizar la
forma en que se muestran las hojas de cálculo de los libros abiertos.
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Pruebe las diversas opciones posibles y compruebe los efectos que produ-
ce sobre la presentación en pantalla de los libros de trabajo.
1.2. Tipos de datos en una hoja de
cálculo
En las hojas de cálculo puede introducir diferentes tipos de datos. En este
capítulo vamos a ver los tipos de datos que se pueden introducir y las caracte-
rísticas específicas de cada uno de ellos.
En general, puede introducir textos o caracteres, datos numéricos y fór-
mulas matemáticas, ya sea utilizando funciones o no.
1.2.1. Caracteres
Excel 2007 entiende que son caracteres las letras del alfabeto y los núme-
ros que están mezclados con letras.
Por defecto se alinean a la izquierda dentro de la celda. Cuando un texto
no cabe en una celda, aparece ocupando parte de las celdas de su izquierda,
aunque eso no quiere decir que este introducido en varias celdas; Excel 2007
lo muestra así porque en las celdas de la izquierda no hay nada escrito.
Posteriormente verá cómo ajustar el texto o las celdas para mostrar todo
el texto introducido.
Para forzar que un dato introducido en una celda, lo trate como carácter,
deberá incluir el carácter “ ’’ “ al empezar a escribir en una celda. Esto es útil
cuando desee que un número se trate como carácter y no como número. Este
es el caso de los números de teléfono, por ejemplo.
1.2.2. Números
Son números los dígitos del 0 al 9 o los símbolos utilizados para realizar
cálculos matemáticos. (+, -, *, /, ( ), etcétera).
También aparecen en las celdas con números otros símbolos como el %,
para indicar que la celda contiene un porcentaje, símbolos monetarios (€, $),
los signos de puntuación como el punto y la coma decimal, pero más que
datos numéricos, son parte de los formatos con los que Excel 2007 ayuda a
presentar la información de forma que sea más legible.
Cuando se escribe números en una celda estos se ajustan automática-
mente a la derecha.
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Como hemos indicado en el punto anterior, puede convertir un dato
numérico en texto, colocando el símbolo “ ‘ “ al principio de la cadena que
introduce en la celda. En este caso, al ser una cadena de texto, se alineará a la
izquierda.
Por ejemplo 1122334455 es un número, en cambio ’1122334455 es una cadena de
texto.
1.2.3. Fechas y horas
No se ha destacado las fechas como tipo especial de dato porque Excel
2007 considera en realidad las fechas y horas como números. De esta forma,
internamente, se convierten las fechas y horas en números con el objeto de
poder realizar cálculos matemáticos con ellas; así podrá calcular el número de
días transcurridos entre dos fechas, y hacer cálculos en función del número de
días u horas.
Excel 2007 puede manejar fechas desde el 1 de enero de 1900 hasta el 31
de diciembre de 9999. En cuanto a las horas, Excel 2007 almacena interna-
mente el número de segundos transcurridos desde las 0 horas, 0 minutos 0
segundos de un día hasta las 23 horas, 59 minutos, 59 segundos del mismo
día (en total 86.400 segundos). El periodo máximo que se puede escribir es
9999:59:59.
Todo esto es transparente para el usuario que, aunque puede acceder a
esta información, sólo ve fechas y horas normales.
Para introducir fechas puede usar los símbolos / y –, para separar el día,
mes y año, (dd/mm/aa). Para introducir horas se utilizan los dos puntos,
(hh:mm:ss). Además, existen algunas particularidades: en algunos países las
fechas tienen diferentes formatos de presentación; en Estados Unidos las
fechas se presentan en formato aa/mm/dd, mientras en España se usa el for-
mato dd/mm/aa. Excel 2007 cubre todas estas posibilidades y se verán en pos-
teriores apartados.
1.2.4. Fórmulas
La característica fundamental de Excel 2007 es la posibilidad de introdu-
cir fórmulas en las celdas.
Una fórmula es una expresión matemática o lógica que devuelve un resul-
tado.
Una fórmula empieza siempre con el símbolo “=”. En una fórmula puede
introducir:
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• Números del 0 al 9.
• Operadores matemáticos (*, /, +, -, %, ^).
• Operadores de texto, &.
• Operadores lógicos (=, <>, <, > <= y >=).
• Referencias a celdas de la hoja de cálculo.
• Funciones de Excel 2007.
1.3. Introducción de texto y números
Para introducir datos en una hoja de cálculo basta con situar el cursor en
la celda que quiera rellenar y escribir. Una vez escrito el dato a introducir,
puede pulsar la tecla “IInnttrroo” o pinchar con el botón izquierdo del ratón el
botón “IInnttrroodduucciirr” que aparece en la barra de fórmulas cuando está escribien-
do o editando datos en una celda.
Al pulsar la tecla “IInnttrroo”, el cursor se desplaza a la celda que está justo
debajo de la celda en la que hemos introducido el dato (esto es muy útil cuan-
do está rellenando celdas contiguas una debajo de la otra); en cambio, al pin-
char el botón “IInnttrroodduucciirr” el cursor se queda en la misma celda. Si pulsa la
combinación de teclas “CCttrrll.” + “IInnttrroo”, el cursor también se queda en la
misma celda. Si quiere rellenar celdas horizontalmente o en cualquier otro sen-
tido, que no sea de arriba hacia abajo, basta con escribir el dato y en lugar de
utilizar cualquiera de las opciones anteriores, pulsar la tecla de movimientos del
cursor que apunta hacía donde se encuentra la siguiente celda a rellenar. El
efecto es el mismo que si pulsa la tecla “IInnttrroo” y después mueve el cursor a la
siguiente celda a rellenar.
También puede escribir datos en una celda y pulsar la tecla “TTaabb” para que
el cursor se desplace horizontalmente.
Si antes de pulsar la tecla “IInnttrroo” o el botón “IInnttrroodduucciirr” pincha en el
botón “CCaanncceellaarr” o pulsa la tecla “EEsscc”, se deshace la introducción de datos y
en la celda queda lo que hubiera antes.
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1.3.1. Edición de textos y números
Para modificar el contenido de una celda, basta con escribir el texto sobre
la celda cuyo contenido quiere cambiar y pulsar la tecla “IInnttrroo”. Pero en oca-
siones esto no es práctico; ya sea por la complejidad del dato introducido o por
cualquier otra causa, será necesario modificar el contenido de una celda.
Para modificar el contenido de una celda, coloque el cursor en dicha celda
y pulse la tecla de función “FF22” o bien haga doble clic con el botón izquierdo
del ratón sobre la celda a editar. En la barra de estado aparecería el mensaje
“MMooddiiffiiccaarr” en lugar de “LLiissttoo”.
En ese momento, el cursor de texto aparece en la celda y en la barra de
fórmulas de forma que podrá modificar el texto tanto sobre la celda como
sobre la barra de fórmulas.
Para modificar el texto en la barra de fórmulas, pinche con el botón
izquierdo del ratón sobre la barra de fórmulas y modifique su contenido.
En la edición de datos, las teclas de movimiento del cursor, nos ayudan a
desplazarse sobre el contenido de la celda. Muévase a izquierda y a derecha
sobre el contenido de la celda hasta llegar al punto a modificar. Pulsando la
tecla “Ins” cambia del modo “IInnsseerrttaarr” al modo “SSoobbrreeeessccrriibbiirr”.
Con la tecla “RReettrroocceessoo” borra el carácter que se encuentra a la izquierda
del cursor de edición de texto.
Con la tecla “SSuupprr” borra el carácter que se encuentra a la derecha del cur-
sor de edición de texto.
Para finalizar la edición del contenido de una celda puede aceptar o des-
cartar los cambios, como vimos en el apartado anterior.
1.3.2. Borrado de datos
Para borrar el contenido de una celda, coloque el cursor sobre la celda a
borrar y pulse la tecla “SSuupprr”.
En este caso no es necesario editar el contenido de la celda, ya que lo que
quiere borrar es todo el contenido, no modificarlo.
Para borrar más de una celda, pinche y arrastre sobre la hoja de cálculo
para seleccionar todas las celdas que quiera borrar y pulse la tecla “SSuupprr”.
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1.3.3. Botones deshacer y rehacer
En ocasiones puede confundirse y borrar el dato que no quería borrar o
modificar algo que estaba bien. En estos momentos se agradece la existencia
de una opción en Excel 2007 para deshacer cambios y rehacerlos, en caso de
que quisiera recuperar lo que acabamos de deshacer.
Estos botones aparecen en la barra de herramientas de acceso rápido; si
no aparecieran, debería añadirlos personalizando la barra de Inicio o acceso
rápido como hemos explicado en el capítulo anterior. Cuando aparecen desac-
tivados, se debe a que no hay tareas que se puedan deshacer o rehacer. El
botón de la izquierda se llama “DDeesshhaacceerr” y el de la derecha “RReehhaacceerr”. Estos
botones tienen unas combinaciones de teclado asociadas, “CCttrrll ++ ZZ”, para des-
hacer y “CCttrrll ++ YY”, para rehacer.
Permiten deshacer o rehacer las últimas operaciones (hasta 100). Tam-
bién puede pinchar en la flecha que aparece a la derecha del botón para mos-
trar un desplegable en el que aparecen las tareas que puede deshacer. Para des-
hacer una tarea antigua, que aparece, por ejemplo, en cuarta posición, es
necesario deshacer las anteriores.
En la imagen verá como se ha seleccionado, pinchando y arrastrando con
el puntero del ratón, sobre el contenido del desplegable las operaciones que
quiere deshacer. Al soltar el botón izquierdo del ratón se deshacen todas las
operaciones seleccionadas.
1.4. Comentarios de celda
Un comentario de celda es un recuadro de texto que puede insertar aso-
ciado a una determinada celda, de forma que permite aclarar el contenido de
la celda.
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1.4.1. Introducir comentarios
Para introducir un comentario de celda, coloque el cursor en la celda a
comentar y en la ficha RReevviissaarr, en el grupo CCoommeennttaarriiooss, de la CCiinnttaa ddee OOppcciioo--
nneess, haga clic en NNuueevvoo CCoommeennttaarriioo..
O pinche con el botón derecho del ratón sobre la celda a comentar, y en el
menú de contexto que aparece escoja la opción “IInnsseerrttaarr CCoommeennttaarriioo”.
También puede pulsar la combinación de teclas “MMaayy” + “FF22” para inser-
tar un comentario.
En el cuadro de texto que aparece, escriba el texto del comentario; para fina-
lizar, pinche con el ratón sobre cualquier otra celda de la hoja de cálculo.
1.4.2. Mostrar comentarios
Por defecto, en la celda comentada solo aparece el indicador de comen-
tario, en el extremo superior derecho de la celda. Cuando acerca el puntero del
ratón a la celda aparece el comentario, y desaparece cuando mueve el puntero
del ratón. Para mostrar un comentario individual puede pinchar con el botón
derecho del ratón sobre la celda comentada, y en el menú de contexto que
aparece, escoger la opción “MMoossttrraarr uu ooccuullttaarr ccoommeennttaarriiooss”. De esta forma, el
comentario permanece fijo sobre la hoja de cálculo. Para ocultar un comenta-
rio, pinche con el botón derecho del ratón sobre la celda comentada y en el
menú de contexto que aparece escoja la opción “OOccuullttaarr ccoommeennttaarriioo”.
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Todas estas opciones también puede utilizarlas desde la Ficha RReevviissaarr,
dentro del Grupo CCoommeennttaarriiooss de la CCiinnttaa ddee OOppcciioonneess.
También puede configurar la forma en la que se van a mostrar u ocul-tar
los comentarios por defecto, para ello pinche sobre el BBoottóónn ddee MMiiccrroossoofftt OOffffii--
ccee y pulse el botón de OOppcciioonneess ddee EExxcceell. De las opciones que se muestran a
la izquierda, escoja la opción “AAvvaannzzaaddaass”, y en el apartado “MMoossttrraarr” se mos-
trarán las diferentes formas de mostrar los comentarios.
SSiinn ccoommeennttaarriiooss nnii iinnddiiccaaddoorreess. Esta opción oculta el indicador
de comentario y el comentario.
SSóólloo iinnddiiccaaddoorreess yy ccoommeennttaarriiooss aall aaccttiivvaarr. Es la opción por defec-
to, sólo muestra el indicador de comentario, y el comentario
aparece al acercar el puntero del ratón a la celda comentada.
CCoommeennttaarriiooss ee iinnddiiccaaddoorreess. Con esta opción, el indicador y el
comentario están permanentemente en pantalla.
1.4.3. Modificar comentarios
Para modificar el texto de un comentario, pinche con el botón dere-cho
del ratón sobre la celda comentada y en el menú de contexto que aparece esco-
ja la opción “MMooddiiffiiccaarr ccoommeennttaarriioo”, o desde la Ficha “RReevviissaarr” en el Grupo
“CCoommeennttaarriiooss”, elija el comando “MMooddiiffiiccaarr CCoommeennttaarriioo”; aparece el cuadro
de texto del comentario con el cursor de edición de texto para modificar el con-
tenido del comentario.
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Para finalizar la modificación, pulse con el puntero del ratón en cualquier
celda de la hoja de cálculo.
1.4.4. Mover o cambiar de tamaño de un
comentario
En primer lugar, es necesario mostrar el comentario como ya hemos visto
anteriormente. En segundo lugar, pinche en el interior de la caja de texto como
si fuera a modificar su contenido. Para mmoovveerr eell ccoommeennttaarriioo, pinche y arrastre
con el puntero del ratón sobre el borde del cuadro de texto del comentario,
suelte el botón izquierdo del ratón para fijar en su nueva posición. Para ccaamm--
bbiiaarr ddee ttaammaaññoo eell ccoommeennttaarriioo, pinche y arrastre el puntero del ratón sobre los
controladores de tamaño que aparecen rodeando el cuadro de texto del
comentario.
1.4.5. Eliminar comentarios
Sitúe el puntero del ratón sobre la celda cuyo comentario quiera eliminar;
en ese momento, presione el botón derecho del ratón y en el menú de con-
texto que aparece, escoja la opción “EElliimmiinnaarr ccoommeennttaarriioo”. También puede
borrar el comentario desde la Ficha “RReevviissaarr”, dentro del Grupo “CCoommeennttaa--
rriiooss”, pinchando en el comando “EElliimmiinnaarr” de la CCiinnttaa ddee OOppcciioonneess.
El comentario de celda y el indicador de comentario desaparecen de la
hoja de cálculo.
1.4.6. Cambiar el formato de un
comentario
En primer lugar muestre el comentario como hemos visto anterior-mente.
Haga clic con el ratón sobre el borde del cuadro de texto y utilice las opciones
de formato de la ficha “IInniicciioo” en el grupo “FFuueennttee”. Los comandos “CCoolloorr ddee
rreelllleennoo” y “CCoolloorr ddee ffuueennttee” no están disponibles para el texto de los comen-
tarios.
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También puede cambiar el formato del texto de los comentarios, hacien-
do clic con el botón derecho del ratón en el comentario y, a continuación, eli-
giendo la opción “FFoorrmmaattoo ddee ccoommeennttaarriioo”, en el menú de contexto que apa-
rece.
El funcionamiento de estos cuadros de dialogo es muy similar en todos los
casos, por lo que se explican en un apartado especifico.
Cuando se inserta un comentario se muestra automáticamente un nom-
bre (normalmente el nombre del perfil de usuario). Podrá borrarlo al escribir
el texto del comentario. Si quiere modificar ese nombre deberá pinchar sobre
el “BBoottóónn ddee MMiiccrroossoofftt OOffffiiccee” y pulsamos el botón de “OOppcciioonneess ddee EExxcceell”.
Escoja de las opciones que se muestran a la izquierda la opción “MMááss ffrreeccuueenn--
tteess”, y en el apartado de la derecha “NNoommbbrree ddee UUssuuaarriioo“, podrá cambiar el
texto que quiera que aparezca en los comentarios.
1.5. Cálculos matemáticos
En este apartado comenzamos a describir las técnicas para introducir fór-
mulas y cálculos matemáticos en las celdas de Excel 2007.
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En Excel 2007 una fórmula o expresión matemática, con o sin funciones,
empieza siempre por el símbolo “==”.
Las fórmulas siempre se introducen en la celda en la que quiera que apa-
rezca el resultado.
1.5.1. Creación y definición de fórmulas
Simplemente con seleccionar un rango de celdas numéricas, Excel 2007
muestra en la barra de estado, la suma de los números de ese rango, el pro-
medio, etcétera.
Pero si quiere dejar el resultado de la operación matemática en una celda
habría que utilizar las fórmulas de Excel 2007.
Para escribir una fórmula en una celda, posiciónese en ella y escriba el
contenido de la misma. Si escribiera “= 112255 ++ 223355”, al pulsar “IInnttrroo”, en la
celda aparecería el resultado de la operación, es decir, “336600”. Esta forma de
introducir fórmulas no es muy utilizada, ya que si otro día el valor 125 cambia
por 12, tendrá que modificar todas las fórmulas en las que interviene dicho
valor. En lugar de ello, introduzca el valor 125 en una celda y el valor 235 en
otra. En la fórmula, en lugar de sumar los valores, sume las direcciones de las
celdas que contienen los valores. De esta forma, si en algún momento cambian
estos valores no habrá que modificar las fórmulas, ya que se recalcularán auto-
máticamente con los nuevos valores.
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Al pulsar “IInnttrroo” aparecerá un 360 en la celda donde ha introducido la
fórmula, pero si se fija en la barra de fórmulas, verá que en realidad la fórmu-
la no suma los valores, suma las direcciones de las celdas; suma el contenido
de las celdas indicadas por sus direcciones de celda.
No es necesario escribir las direcciones de las celdas que contienen los
valores que forman parte de la expresión. Lo que debe hacer es pinchar con el
ratón en las celdas que contienen dichos valores. Veamos un ejemplo:
Sitúese en una celda vacía y escriba uno debajo del otro los
siguientes valores: 1000, 1500, 2000 y 1300. Al finalizar el
aspecto será el siguiente:
En la celda “BB77” se quiere introducir una fórmula que muestre
la suma de los contenidos de las celdas “BB33,, BB44,, BB55 YY BB66”. En
primer lugar, pinche con el puntero del ratón en la celda “BB77”,
la celda en la que quiera que aparezca el resultado.
Empiece la fórmula con el símbolo “==”, para que Excel 2007
entienda que lo que viene después es una fórmula matemática.
Después pinche con el ratón en la primera celda a sumar, en este
caso, la celda “BB33” y escribia el símbolo de la operación que
quiera realizar, en este caso el símbolo “++”.
En este punto el aspecto de la fórmula es el siguiente:
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Repita la operación con el resto de las celdas, hasta pinchar en la
celda “BB66”, que es la última celda a sumar.
Finalmente pulse “IInnttrroo”, y en la celda aparecerá el resultado, y
en la barra de fórmulas la fórmula correspondiente.
1.5.2. Totalización de celdas
Esta operación se puede hacer mediante el comando “AAuuttoossuummaa” de
la “CCiinnttaa ddee OOppcciioonneess”, dentro del Grupo “MMooddiiffiiccaarr” de la Ficha “IInniicciioo”.
Para ver cómo funciona este botón, siga estos pasos:
Borre el contenido de la celda “BB77”; para ello colóquese en dicha
celda pinchando con el puntero del ratón y pulse la tecla “SSuupprr”.
Situados en dicha celda, pinche en el comando “AAuuttoossuummaa”
de la “CCiinnttaa ddee OOppcciioonneess”.
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Excel 2007 detecta y selecciona las celdas que estima que van a
totalizarse y las resalta mediante un recuadro.
Si dicho recuadro no coincide con las celdas que quiere sumar,
puede pinchar y arrastrar con el puntero del ratón sobre las cel-
das que quiera sumar.
En este caso, se ha pinchado en la celda “AA77” y arrastrado el ratón hasta
la celda “CC77”, para seleccionar las celdas a totalizar.
Si en lugar de tener una sola columna de datos, tuviera varias, repetiría
esta operación con cada una de las columnas. Aunque también podría utilizar
la posibilidad que brinda Excel 2007 para copiar fórmulas arrastrando.
Se tiene la siguiente hoja de cálculo en la que se ha calculado el
total de la primera columna siguiendo el método indicado con
anterioridad.
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Para copiar la fórmula contenida en la celda “BB77” al resto de
columnas, acerque el ratón al cuadrado que aparece en la parte
inferior derecha de la celda activa.
Al acercar el puntero del ratón, este cambia de forma, si nor-
malmente es una cruz con el fondo blanco, de pronto se con-
vierte en una cruz más fina y con el fondo negro.
Al pinchar y arrastrar hasta la celda “EE77”, se copia la fórmula al
resto de celdas.
Cuando suelta el botón izquierdo del ratón, se realizan los cál-
culos de las fórmulas copiadas pero aplicados a los valores situa-
dos en cada columna.
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Si va pinchando en todas las celdas que contienen los resultados de las cel-
das totalizadas, verá que la fórmula ha ido cambiando adaptándose a la colum-
na de datos a sumar:
= SUMA(B3:B6)
= SUMA(C3:C6)
= SUMA(D3:D6)
= SUMA(E3:E6)
Esta es una de las características más importantes de Excel 2007, la posi-
bilidad de hacer copia relativa de fórmulas.
Para completar este ejemplo va a calcular una columna de totales hori-
zontales en la columna “FF”.
Pinche con el puntero del ratón en la celda “FF33”, ya que es en la
celda donde se quiere dejar el resultado.
Pinche en el icono “AAuuttoossuummaa” y compruebe que se
recuadran las celdas que queremos sumar. Pulse “IInnttrroo” para
aceptar.
Pinche y arrastre para copiar la fórmula al resto de filas.
El resultado debe coincidir con el que muestra la imagen.
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1.5.3. Edición y modificación de
fórmulas
En cualquier momento puede modificar el contenido de una fórmula. Del
mismo modo que se vió al editar y modificar celdas, puede situar el cursor
sobre una celda que contiene una fórmula y editarla, pulsando la tecla “FF22” o
haciendo doble clic con el botón izquierdo del ratón, con el puntero del ratón
situado sobre la celda.
Una vez en modo edición, bien sobre la celda o sobre la barra de fórmu-
las, modificamos la fórmula, los valores, los operadores o las direcciones de las
celdas que intervienen en las fórmulas.
1.5.4. Referencias relativas, mixtas y
absolutas en las fórmulas
Continuando con el ejemplo anterior, suponga que tiene que calcular un
porcentaje sobre los valores de la columna “FF”.
Para ello sitúese en una celda aparte y escriba el porcentaje a cal-
cular, el 15%. Debe escribir la palabra Porcentaje en una celda y el
número 1155%% en otra celda, nunca en la misma.
En la celda “GG33”, escriba la fórmula para calcular el 15% del dato
contenido en la celda “FF33”.
Ponga “== FF33**FF99”. En Excel 2007, cuando en una celda se escri-
be una cifra numérica seguida del símbolo “%%”, divide auto-
máticamente la cifra por “110000”, con lo que para calcular el por-
centaje sólo hay que multiplicar un valor por el otro.
Al pulsar “IInnttrroo”, en la celda “GG33”, aparece el resultado de la
operación que es “11119955,,55”.
Seguidamente copie arrastrando para calcular el resto de por-
centajes.
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Como podrá ver el resultado es incorrecto, ya que si pincha en las celdas
“GG44,, GG55,, GG66 yy GG77” verá que el primer operando de la fórmula es correcto, va
cambiando por “FF44,, FF55,, FF66 yy FF77”, pero el segundo operando también va cam-
biando “FF1100,, FF1111,, FF1122 yy FF1133”, lo cual es incorrecto, ya que aunque el primer
operando debe cambiar para adaptarse a la fila correspondiente, el segundo
operando debe permanecer fijo y debe ser siempre el contenido de la celda
“FF99”.
Para solucionar esto, Excel 2007 cuenta con las referencias Absolutas y
Mixtas.
Hasta ahora ha utilizado las referencias relativas, ya que al copiar arras-
trando, las referencias a celdas cambiaban adaptándose a la fila y columnas
donde se aplicaban.
Cuando necesite que se mantenga fija la referencia a una fila o columna
en una fórmula matemática, utilice la tecla de función “FF44”.
Vuelva a escribir la fórmula de la celda “GG33”, pero teniendo en cuenta lo
dicho.
Pinche en la celda “GG33” y pulse la tecla “SSuupprr”, para borrar el
contenido.
Escriba un “==” para indicar a Excel 2007 que va a introducir una
fórmula.
Pinche en el primer operando, que va a ser la celda “FF33”. Si se
detiene a pensar, esta referencia es relativa, ya que al copiar
arrastrando a las filas inferiores, se desea que el primer operan-
do sea la celda “FF44,, FF55,, FF66 yy FF77”.
Escriba el operador matemático, que en este caso será el símbo-
lo de la multiplicación “**”.
Pinche en el siguiente operando, que será el contenido en la
celda “FF99”. Este operando se pretende que permanezca fijo, y
que al copiar arrastrando, no cambie por “FF1100,, FF1111,, ……”.
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Para hacer que una referencia a una celda sea absoluta, pulse la
tecla de función “FF44”, mientras esté con el cursor situado sobre
la celda que va a fijar.
Excel 2007 agrega un símbolo “$$” delante de la letra de la
columna y delante del número de fila. En este momento ha fija-
do tanto la fila como la columna.
Si sigue pulsando “FF44”, el “$$” aparecerá sólo delante del núme-
ro de fila (en este caso la columna cambiará pero el número de
fila permanecerá fijo), sólo delante de la letra de la columna (en
este caso la columna es absoluta pero la fila cambiará), y desa-
parecerá. Si vuelve a pulsar “FF44”, volverá al principio, es decir, a
fijar la columna y la fila.
En nuestro caso, necesitamos fijar tanto la fila como la columna, ya que
al copiar arrastrando queremos que la referencia a la celda “FF99” no varíe.
El resultado final después de copiar la fórmula a todas las filas, muestra
que en cada celda van cambiando las referencias del primer operando, pero se
mantiene fija la referencia al segundo operando.
=F3*$F$9
=F4*$F$9
=F5*$F$9
=F6*$F$9
=F7*$F$9
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1.6. Autollenado de celdas
Excel 2007 para facilitar la introducción de datos en hojas de cálculo tiene
una serie de prestaciones que nos ayudan en esta tarea.
1.6.1. Introducir los mismos datos en
varias celdas a la vez
Esta opción permite rellenar varias celdas con el mismo texto de forma
rápida y sencilla.
Primero seleccione las celdas que quiere rellenar. Para seleccionar celdas,
pinche y arrastre con el puntero del ratón sobre las celdas de la hoja de cálcu-
lo hasta marcar las que va a rellenar.
Escriba el dato a introducir,
Y a continuación pulse la combinación de teclas “CCttrrll ++IInnttrroo” y el texto
que ha introducido se autorellena en todas las celdas que están seleccionadas.
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1.6.2. La opción autocompletar
Cuando esté escribiendo datos en columna, Excel 2007 comprueba si los
primeros caracteres escritos coinciden con los de alguna entrada existente en
dicha columna y rellena automáticamente el resto.
Esto sólo lo hace con entradas de texto o entradas que contengan texto y
números, no lo hace con entradas de números o fechas.
Si la entrada que ofrece Excel coincide con la que quiera, pulse la tecla
“IInnttrroo”, y siga.
Si la entrada no coincide, siga escribiendo o borre el texto que ofrece Excel
con la tecla “RReettrroocceessoo”.
Para habilitar o deshabilitar esta opción:
Haga clic en el “BBoottóónn MMiiccrroossoofftt OOffffiiccee” y, a continuación,
haga clic en “OOppcciioonneess ddee EExxcceell”.
Para habilitar o deshabilitar la finalización automática de valores
de celda, haga clic en “AAvvaannzzaaddaass“ y, a continuación, bajo
“OOppcciioonneess ddee eeddiicciióónn“, active o desactive la casilla de verifica-
ción “HHaabbiilliittaarr AAuuttooccoommpplleettaarr ppaarraa vvaalloorreess ddee cceellddaa“.
1.6.3. La opción elegir de la lista
Puede hacer que Excel muestre en una lista desplegable los datos escritos
previamente en una columna, para que nosotros elijamos el valor.
Coloque el cursor en una celda de una columna con datos y pulse el
botón derecho del ratón para mostrar el menú de contexto. Escoja la opción
“EElleeggiirr ddee llaa lliissttaa ddeesspplleeggaabbllee……”, Excel muestra un desplegable con las entra-
das existentes en la columna, con el puntero del ratón pinche en el dato que
quiera utilizar y se introduce en la celda.
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1.6.4. Relleno de fórmulas, números y
fechas, series de relleno
Puede escribir en una celda un valor y copiar arrastrando para que Excel
2007 rellene automáticamente el resto de celdas.
En una celda ponga un 1 y en la inferior un 2, después marque estas dos
celdas y copie y arrastre hacía abajo; Excel rellena automáticamente los valores
de las celdas.
También puede hacerlo con valores discontínuos.
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Esto también se puede hacer con días de la semana, meses y años.
Cuando se rellenan celdas con este método, Excel muestra una etiqueta
inteligente en la que puede determinar algunos aspectos sobre el relleno de
series.
Puede elegir qué es lo que quiere incrementar: los días, los meses, los
años, etcétera.
2. Vista preliminar e impresión
En este apartado va a ver de forma rápida y sencilla cómo imprimir el con-
tenido de una hoja de cálculo; posteriormente verá todas las posibilidades que
ofrece Excel 2007 para imprimir hojas de cálculo.
En primer lugar, antes de imprimir una hoja de cálculo es conveniente
guardar los cambios realizados en la misma.
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2.1. Proceso de impresión de una hoja
Para imprimir una hoja de cálculo, lo mejor es pinchar y arrastrar con el ratón
hasta marcar las celdas que quiere imprimir. Después pinche sobre el “BBoottóónn
MMiiccrroossoofftt OOffffiiccee“ y elija la opción “IImmpprriimmiirr” o pulse la combinación de teclas
“CCttrrll..”” ++ ““PP” y mostrará el siguiente cuadro de diálogo:
Marque la opción “SSeelleecccciióónn”, para que sólo se impriman las celdas selec-
cionadas y, finalmente, pinche en el botón “AAcceeppttaarr”.
2.2. Establecer área de impresión
Esta forma de imprimir tiene un problema y es que cada vez que imprime
tiene que volver a marcar el área de la hoja de cálculo a imprimir. Excel ofrece la
posibilidad de guardar la selección de celdas que quiere imprimir.
Primero pinche sobre la “CCiinnttaa ddee OOppcciioonneess” sobre la Ficha “DDiisseeññoo ddee
PPáággiinnaa“. Sobre el comando “ÁÁrreeaa ddee IImmpprreessiióónn”, elija la opción “EEssttaabblleecceerr
áárreeaa ddee iimmpprreessiióónn”; de esta forma, Excel sabe que celdas son las que quiere
imprimir. En el mismo desplegable tiene la opción “BBoorrrraarr áárreeaa ddee iimmpprreessiióónn”
para liberar la impresión de la hoja de cálculo.
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2.3. Vista previa o vista preliminar
Excel 2007 nos ofrece la posibilidad de ver cómo va a quedar su hoja de
cálculo sobre el papel. Para ello debe pulsar:
El icono “VViissttaa PPrreelliimmiinnaarr” desde la barra de “AAcccceessoo RRááppiiddoo”.
O bien desde el “BBoottóónn MMiiccrroossoofftt OOffffiiccee” y elegir la opción
“IImmpprriimmiirr” y a continuación hacer clic sobre la opción de “VViissttaa
PPrreelliimmiinnaarr”.
También usando la combinación de teclas “CCttrrll..” + “FF22”.
Nos mostraría la siguiente pantalla:
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Otra de las novedades de Excel 2007 es la “VViissttaa DDiisseeññoo ddee PPáággiinnaa”. Las
diferentes vistas de Excel se encuentran en la parte derecha de la barra de esta-
do. Pulsando en cada uno de los iconos puede cambiar de Vista “NNoorrmmaall” (con
la que ha trabajado hasta el momento) a Vista “DDiisseeññoo ddee PPáággiinnaa” y a Vista
Previa de “SSaallttoo ddee PPáággiinnaa”.
Desde la Vista Diseño de Página puede ajustar rápidamente el diseño de
su hoja para prepararla para la impresión. Nos muestra los márgenes de pági-
na en la parte superior, lateral e inferior de la hoja; las reglas laterales y supe-
riores para ajustar los márgenes, visualizar los encabezados y pies de página,
etcétera. Con esta nueva vista no es necesaria la “Vista Preliminar” para ajustar
la hoja antes de imprimirla. Sobre las diferentes vistas de la hoja de Microsoft
Excel se hablará en otro capítulo.
2.4. Imprimir
Para imprimir directamente desde la hoja de cálculo puede añadir el icono
de “IImmpprreessiióónn RRááppiiddaa” a la barra de “AAcccceessoo oo IInniicciioo RRááppiiddoo”.
Desde este botón se imprime la hoja de cálculo sin mostrar el cuadro
de dialogo “IImmpprriimmiirr”. Este botón no permite hacer ningún cambio ya que
imprime con las opciones que tiene el cuadro de dialogo “IImmpprriimmiirr” en ese
momento.
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2.5. Ideas principales
En este capítulo ha visto las operaciones básicas para trabajar con una hoja
de cálculo.
• Movimientos por las celdas de una hoja de cálculo.
• Diferentes tipos de datos que puede introducir en una hoja de
cálculo.
• Datos en una celda y las particularidades de cada tipo de datos.
• Modificar o eliminar el contenido de una celda.
• Comentarios de celda y cómo configurarlos.
• Primeras fórmulas matemáticas y las diferencias entre direccio-
namiento relativo y absoluto.
• Cómo Excel puede ayudar a la hora de rellenar datos en las cel-
das, con las opciones de autocompletar y las series.
• Obtener una copia impresa de su primera hoja de cálculo.
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