Circular 01 de_2014

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ARClll VO
GENERAL
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COLOMBIA
CIRCULAR EXTERNA No. 001
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PROSPERIDAD
PARA TODOS
Bogotá 06 de Febrero de 2014
PARA:
Asunto:
SECRETARIOS GENERALES DE MINISTERIOS, DEPARTAMENTOS
ADMINISTRATIVOS, ESTABLECIMIENTOS PUBLICOS,
SUPERINTENDENCIAS, AGENCIAS GUBERNAMENTALES;
GOBERNADORES, ALCALDES, PERSONEROS MUNICIPALES,
GERENTES O DIRECTORES DE ENTIDADES DESCENTRALIZADAS DEL
ORDEN NACIONAL, DEPARTAMENTAL, DISTRITAL Y MUNICIPAL,
CONSEJOS DEPARTAMENTALES Y DISTRITALES DE ARCHIVOS Y
DEMÁS ENTIDADES QUE INTEGRAN EL SISTEMA NACIONAL DE
ARCHIVOS.
CUMPLIMIENTO DE LA LEY 594 DE 2000, EL DECRETO 2578 DE 2012, EL
DECRETO 2609 DE 2012 Y EL DECRETO 1515 DE 2013.
El Archivo General de la Nación, como responsable de formular la política archivística del
Estado y hacerle seguimiento, con el fin de evaluar los avances de los entes territoriales en
desarrollo de la Ley 594 de 2000 y los Decretos 2578, 2609 de 2012 y 1515 de 2013, reitera
a las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas del orden nacional y
territorial, la obligación que tienen de dar cumplimiento a las disposiciones contenidas en las
citadas normas, para lo cual recomienda tener en cuenta las siguientes directrices:
1. El debido manejo de los archivos está regulado en la Ley 594 de 2000, en donde se
fijan normas de obligatorio cumplimiento, que deben ser adoptadas por todos los entes
territoriales del nivel central y descentralizado, así como por todas las entidades
públicas y las privadas que cumplen funciones públicas del orden nacional.
2 . Las Entidades del Orden Nacional están obligadas a reportar la información
relacionada con gestión documental en el Formulario Único de Reportes de Avance de
Gestión - FURAG el cual está inscrito en las Políticas de Desarrollo Administrativo del
Modelo Integrado de Planeación y Gestión.
3 . En atención al numeral 6 , Artículo 9 º, del Decreto 2578 de 2012, es función de los
Consejos Departamentales y Distritales de Archivos presentar semestralmente al
Archivo General de la Nación, dentro de la respectiva vigencia, los informes de su
gestión en el territorio, así como a los archivos generales de su jurisdicción, los cuales
Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, establecimiento público adscrito al Ministerio de Cultura
www.archivogeneral.gov.co /información al ciudadano/ sistema de peticiones, quejas y reclamos
E-mail: contacto@archivogeneral.gov.co - Cr. 6 No. 6-91 Tel : 328 2888 - Fax: 337 2019 - Bogotá D .C., Colombia.
Fecha: 2013-12-11 V: 5 GDO-F-015
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deben ser entregados a más tardar la segunda semana de enero y la última semana
de julio de cada año. Dichos informes deben contener una relación detallada de los
avances logrados por los Consejos Territoriales de Archivo, debidamente sustentados
y soportados, de acuerdo con el plan de acción establecido. Es de precisar que estos
informes deben contener lo gestionado y ejecutado según sus funciones y
procedimientos según lo indicado en dichos decretos.
4 . Los aspectos que son susceptibles de medición y evaluación sobre los Informes de
Gestión de los Consejos Departamentales y Distritales de Archivos, por parte del
Archivo General de la Nación, para cada una de las entidades que integran el SNA en
el respectivo territorio, son los siguientes:
a. Creación Comité Interno de Archivo
b . Diagnóstico Integral de Archivos
c . Planeación de la Gestión Documental
d . P rograma de Gestión Documental
e . Sistema Integrado de Conservación
f. Elaboración y Aprobación, Aplicación y Actualización de Tablas de Retención
Documental (TRD)
g . Elaboración, Aplicación y Actualización de Tablas de Valoración Documental
(TVD)
h . T ransferencias Secundarias a los Archivos Generales Territoriales
Adicionalmente, para el territorio:
a . Creación del Archivo General del Departamento o Municipio
b. C reación del Archivo Histórico
NOTA: Lo anterior deberá ser diligenciado en el formato remitido, por el
Grupo de Inspección y Vigilancia del AGN, al correo electrónico
c orres_p_ondiente del Consejo De_e_artamental o Distrital de Archivo.
5. Teniendo en cuenta las disposiciones establecidas en los citados decretos y dado que
los plazos fijados por el Gobierno Nacional ya vencieron, el Archivo General de la
Nac ión a la fecha , no ha recibido informes por parte de las Entidades que conforman
e l SNA, ni por parte de los Consejos Territoriales de Archivos, por lo anterior se
conmina a las Entidades para que en el término de 1 O días hábiles a partir de Ja
expedición de la presente circular, remitan al Archivo General de la Nación, los
c orrespondientes informes de gestión.
6 . Lo s Consejos Departamentales y Distritales de Archivos son responsables de hacer
se guimiento al cumplimiento de las políticas y normas archivísticas en los términos del
nume ral 2 del artículo 9 del Decreto 257 8 de 2012, e informar al Archivo General de la
Nac ión sobre las situaciones que a su juicio supongan un incumplimiento a la Ley 5 94
d e 2 000.
7. El Arc hivo G ene ral de la Nación, de oficio según e l Pla n Anual de Auditoria q u e
Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, establecimiento público adscrito al Ministerio de Cultura
www .archiv o gen eral.gov .co / infor mación a l ciudad a n o/ sist ema de peticion es, q u ej as y reclamos
E-mail: contacto@archivogeneral.gov.co - Cr. 6 N o . 6 -91 Tel : 3 2 8 2888 - Fax: 337 2019 - Bogotá o.e., Colombia.
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d ivu lgue la Subdirección del S istema Nacional de Archivos o por solicitud motivada,
seguirá realizando las v isitas de inspección, vigilancia y control, de manera articulada
con el respectivo Consejo Departamental y Distrital de Archivos, para validar lo
reportado en los informes de gestión presentados.
8 . Los Consejos Departamentales y Distritales de Archivos, deben presentar a l Archivo
General de la Nación el Plan de Acción del Consejo Territorial para la vigencia 2014 , a
más tardar e l 28 de febrero sobre el cual se realizará el seguimiento correspondiente a
través de la Subd irección del Sistema Nacional de Archivos.
9. Finalmente, se solicita a las entidades que hayan contratado con terceros actividades
relacionadas con e l desarrollo de la función archiv ística, remitir al AGN una copia de
los contratos s us critos durante la v igencia 2013, con el fin de verificar que d icha
contratación fue re alizada dando cumplimiento a lo establecido en la Ley General de
Archiv o s y las normas reglamentarias, entre otras disposiciones legales decretos 2578
y 260 9 de 201 2 , 15 1 5 de 201 3 y los acuerdos 004 y 005 de 2013.
Cordialmente ,
~ "~,.?- .?,___~ '
CARLOS ALBEfPTO ZAPA TA RDENAS
Director Gen eral
Anexos: N .A .
Elaboró· Marcela l. Rodnguez Vera - Subdirección del Siste~ ttacional de Archivos~
Lilllana Mayorga Tovar - Asesora Dirección Genera~ •
Arturo Daniel López Coba - Abogado Contratista de la Subdirección del S NA . a:J.P~
Revisó. John Francisco Cuervo Alonso - Subdirector del Sistema Nacional de Archivos - S N
Diego Andrés Tnana - Jefe Oficina Asesora Jurídica. <::i)
Oiga Yanneth Sandoval Gómez - Asesora Jurídica Dtíección General. ~
Archivado en: Dirección General. Serie Documental: Circulares.
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