Implementación de un Programa de Gestión Documental

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Manual para la implementación de un Programa de Gestión Documental -PGD
MANUAL Implementación de un Programa
de Gestión Documental -PGD
“Contra lo que algunos creen, la revolución de la informática
no genera la crisis de los principios archivísticos clásicos en el
manejo de la información institucional, sino muy por el contrario
son su plena vigencia y actualización”. AGN
Bogotá D.C. 2014

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Archivo General de la Nación
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
JORGE PALACIOS PRECIADO -COLOMBIA
Establecimiento público
adscrito al Ministerio de Cultura
Consejo Directivo
Ministerio de Cultura
Ministra: Mariana Garcés Córdoba
Viceministra: María Claudia López Sorzano
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Dania Paola Asprilla Yurgaqui
Coordinación Editorial y Diagramación
Dania Paola Asprilla Yurgaqui
Sandra Cardona Carvajal
Diseño de Carátula
Sandra Cardona Carvajal
Impresión
Imprenta Nacional de Colombia
Coordinadores de publicación:
Jhon Alexander González Flórez
Jorge William Triana Torres
Wilson Ramiro Sánchez Yopaza
Alba Fabiola Rincón Herrera
ISBN
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Carrera 6 No. 6-91
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Bogotá D.C., Colombia - 2014
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drán reproducirse extractos sin autoriza-
ción previa, indicando la fuente.
Las opiniones expresadas o utilizadas en
la obra son responsabilidad exclusiva de
su(s) autor(es).
Créditos

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Tabla de Contenido
Presentación
Introducción
1.Formulación del Programa de Gestión Documental
1.1 Sujetos Obligados
1.2 ¿Qué es el Programa de Gestión Documen-
tal - PGD?
1.3 Política de Gestión Documental
1.4 Beneficios del PGD
1.5 Prerrequisitos para la elaboración del PGD
1.6 ¿Con quiénes interactúa el área de ar-
chivo para la elaboración del PGD?
1.7 Elaboración y publicación del PGD
2. Elementos del Programa de Gestión Documental
(Anexo del Decreto 2609 de 2012)
I. Carátula
II. Cuerpo y contenido
1. Aspectos Generales
a. Introducción
b. Alcance
c. Público al cual está dirigido
d. Requerimientos para el desarrollo del
PGD
1. Normativos
2. Económicos
3. Administrativos
4. Tecnológicos
5. Gestión del cambio
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2. Lineamientos para los Procesos de la Gestión
Documental
a. Planeación
b. Producción
c. Gestión y trámite
d. Organización
e. Transferencia
f. Disposición de documentos
g. Preservación a largo plazo
h. Valoración
3. Fases de Implementación del PGD
4. Programas Específicos
a. Programa de normalización de formas y formu-
larios electrónicos
b. Programa de documentos vitales o esenciales
c. Programa de gestión de documentos electró-
nicos
d. Programa de archivos descentralizados
e. Programa de reprografía
f. Programa de documentos especiales
g. Plan institucional de capacitación
h. Programa de auditoría y control
5. Armonización con los Planes y Sistemas de Ges-
tión de la Entidad
III. Anexos
a. Diagnóstico de gestión documental
b. Cronograma de implementación del PGD
c. Mapa de procesos de la entidad
d. Presupuesto anual para la implementación del
PGD
e. Referentes normativos
Glosario
Bibliografía
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Presentación
“La referencia más antigua sobre la organización de los
documentos oficiales en el Nuevo Reino de Granada se
encuentra en el Libro de Acuerdos de la Real Audiencia
de 1567. Entonces se dispuso para que en todo haya bue-
na cuenta y razón… es necesario que en el aposento su-
sodicho se tenga un archivo en el cual estén todos los pa-
peles, cuentas y libros tocantes a la dicha Hacienda Real
después que este Reino se descubrió y los que en adelante
se ofrecieren”1
.
Bajo esta premisa, y del contexto histórico de la gestión de
documentos “concebida en los Estados Unidos alrededor
de 1950”, que inicia una auténtica revolución en la teoría
y en la práctica archivística, encaminada a dar solución a
los problemas relacionados con el alto uso del papel en la
administración pública y la mitigación del riesgo de pérdi-
da de información valiosa; se orientan los lineamientos del
presente manual.
En Colombia, por esta misma época (1950), se expide el
Decreto 2527 que autoriza el uso del microfilme en los Ar-
chivos, para facilitar la toma de decisiones y proteger el
patrimonio documental, propósito que es ratificado con la
Ley 80 de 1989 que crea el Archivo General de la Nación
y regula el uso de la microfilmación, al establecer que en
ningún caso los documentos históricos podrán destruirse
aún después de que sus originales se hayan microfilmado.
1.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN (Colombia). El Archivo General de la Nación de
Colombia: Diseño y Funcionalidad. Bogotá D.C: El Archivo, 2001. p. 3.

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Por su parte, la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos y
el Decreto 2609 de 2012, establecen el hilo conductor de
la gestión documental y la gestión de documentos elec-
trónicos de archivo en el Estado Colombiano, así como el
marco de referencia que determina el concepto del ciclo
vital del documento y los beneficios de registrar y eviden-
ciar las actuaciones y funciones constitucionales, legales,
administrativas y técnicas, que faciliten la eficacia, eficien-
cia y economía en los asuntos públicos y los relacionados
con los derechos de los ciudadanos y el control que ellos
hacen en la rendición de cuentas.
Con la reciente promulgación de la Ley 1712 de 2014 – Ley
de Transparencia y del Derecho del Acceso a la Informa-
ción Pública Nacional, se ratifican los principios de la ges-
tión documental y la necesidad que tienen las entidades
del Estado y los nuevos sujetos obligados, de contar con
información confiable y oportuna, fortalecer los esquemas
de publicación de información, y crear y mantener actua-
lizado el registro de activos de información para uso y dis-
posición del público.
En consecuencia, con esta publicación, el Archivo General
de la Nación - AGN pretende dar continuidad al desarro-
llo de metodologías que desde el año 1996 con la guía
“Gestión documental: bases para la elaboración de un
programa” y la “Guía para la implementación de un pro-
grama de gestión documental: Fase I” publicada en el
año 2006, han brindado lineamientos generales para la
implementación de un Programa de Gestión Documen-
tal y que en adelante serán consideradas como material
de referencia.

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Introducción
Este manual formula los aspectos metodológicos básicos
que sirven de soporte para la adopción e implementación
de un Programa de Gestión Documental -PGD y los pro-
cesos inherentes a todas las actividades desarrolladas por
una entidad en cumplimiento de sus funciones, las cua-
les quedan materializadas en documentos que deberán
estar disponibles para fortalecer la política de eficiencia
administrativa.
Dicha política está encaminada a la racionalización, sim-
plificación y automatización de los procesos, procedimien-
tos, trámites y servicios ofrecidos por el Estado, a promover
la evidencia de las actuaciones de los servidores y em-
pleados públicos bajo los principios orientadores de la Ley
de Transparencia y del Derecho del Acceso a la Informa-
ción Pública Nacional, a impulsar el uso y aplicación de
tecnologías para la gestión documental, a facilitar el que
hacer institucional, y a proteger y divulgar el patrimonio
documental de la entidad.
Esta herramienta inicia con la descripción de los criterios
de la gestión documental y se describen los principales
beneficios esperados con el PGD, que debe ser desarrolla-
do bajo la metodología de proyectos. Se aclara el ámbito
de aplicación entendido como los sujetos obligados que
deben formularlo, y se resalta la importancia que tiene el
PGD para las entidades.

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Posteriormente, se presenta el desarrollo de los elementos
del PGD con sujeción al anexo del Decreto 2609 de 2012
e incluye los temas mínimos que debe contemplar el do-
cumento, tales como los requerimientos normativos, eco-
nómicos, administrativos, tecnológicos y de gestión del
cambio; los lineamientos y actividades propios de cada
proceso de la gestión documental; las condiciones para
su implementación; la manera como se asegura a través
de programas específicos, que las entidades apropien
mecanismos para planear, gestionar, controlar, proteger,
preservar y garantizar el derecho de acceso a los docu-
mentos que tienen características especiales; se describen
los aspectos de la armonización de la gestión documen-
tal con los planes y sistemas de gestión de la entidad y se
concluye con una relación de la legislación y estándares
que respaldan el cumplimiento de las políticas de gestión
documental.
“Pese a la obviedad hay que insistir que en un Estado de
derecho, los documentos son el lenguaje natural de la ad-
ministración, y que en una sociedad democrática, el con-
trol social y la participación ciudadana se basan en regis-
tros confiables, verídicos y consultables de los actos de la
administración”. AGN

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1. Formulación del Programa de
Gestión Documental
1.1. Sujetos Obligados
De conformidad con el Artículo 15 “Programa de Gestión
Documental” de la Ley 1712 de 2014 – Ley de Transpa-
rencia y del Derecho del Acceso a la Información Pública
Nacional, las directrices de este manual serán aplicables
a las siguientes personas en calidad de sujetos obligados:
a) Toda entidad pública, incluyendo las pertene-
cientes a todas las Ramas del Poder Público, en
todos los niveles de la estructura estatal, central o
descentralizada por servicios o territorialmente, en
los órdenes nacional, departamental, municipal y
distrital;
b) Lo órganos, organismos y entidades estatales in-
dependientes o autónomos y de control;
c) Las personas naturales y jurídicas, públicas o pri-
vadas, que presten función pública, que presten
servicios públicos respecto de la información direc-
tamente relacionada con la prestación del servicio
público;
d) Cualquier persona natural, jurídica o dependen-
cia de persona jurídica que desempeñe función
pública o de autoridad pública, respecto de la in-
formación directamente relacionada con el desem-
peño de su función;

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e) Los partidos o movimientos políticos y los grupos
significativos de ciudadanos;
f) Las entidades que administren instituciones para-
fiscales, fondos o recursos de naturaleza u origen pú-
blico.
Las personas naturales o jurídicas que reciban o interme-
dien fondos o beneficios públicos territoriales y naciona-
les y no cumplan ninguno de los otros requisitos para ser
considerados sujetos obligados, sólo deberán cumplir con
lo señalado en este manual, respecto de aquella informa-
ción que se produzca en relación con fondos públicos que
reciban o intermedien.
1.2. ¿Qué es el Programa de Gestión Documental
- PGD?
Es el instrumento archivístico que formula y documenta a
corto, mediano y largo plazo, el desarrollo sistemático de
los procesos archivísticos, encaminados a la planificación,
procesamiento, manejo y organización de la documen-
tación producida y recibida por una entidad, desde su
origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su
utilización y conservación. Este debe ser aprobado, publi-
cado, implementado y controlado.
1.3. Política de gestión documental
Las entidades públicas deberán formular una política de
gestión documental constituida por los componentes des-
critos en el Artículo No. 6 del Decreto 2609 de 2012, ajusta-
da a la normativa que regula la entidad, alineada con el
Plan Estratégico, el Plan de Acción y el Plan Institucional de
Archivos – PINAR, y deberá estar documentada e informa-
da a todo nivel.

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1.4. Beneficios del PGD
Con la adopción del PGD las entidades podrán:
* Reducir el volumen de documentos innecesarios, in-
dependientemente de su soporte y los costos asocia-
dos al mantenimiento de información redundante.
* Administrar la información plasmada en documen-
tos para agregar valor a la gestión del conocimien-
to de la entidad.
* Apoyar la transparencia, la eficacia, la eficiencia y
el modelo integrado de gestión de la entidad.
* Brindar lineamientos en materia de gestión de do-
cumentos para la planeación, diseño y operación
de los sistemas de información de la entidad, me-
diante la articulación con los procesos de gestión
documental.
* Propiciar un mayor aprovechamiento de las tec-
nologías de la información y las comunicaciones de
la entidad.
* Cumplir con los requisitos legales y reglamentarios,
así como con los procesos de auditoría, seguimiento
y control.
* “Implementar procedimientos archivísticos que ga-
ranticen la disponibilidad en el tiempo de documen-
tos electrónicos auténticos”2
.
* Prestar adecuados servicios de archivo“3
.
2.
COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 1712 (6, marzo, 2014). Por medio de la
cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública
nacional y se dictan otras disposiciones. Bogotá D.C., 2014.
3.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN (Colombia). Acuerdo 07 (29, junio, 1994). Por medio
del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización,
control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones: Regla-
mento general de archivos. Artículo 67. “Servicios de archivo: Proceso mediante el cual
se pone a disposición de los usuarios la documentación de una entidad, con fines de
información”. Bogotá D.C.: El Archivo, 1994. p. 19.

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* Facilitar el acceso y disposición al público de la
información, en los términos referidos en la Ley de
Transparencia y del Derecho del Acceso a la Infor-
mación Pública Nacional, a través de medios físicos,
remotos o locales de comunicación electrónica.
* Salvaguardar la memoria de la entidad y su preser-
vación a largo plazo.
* Contribuir a Gobierno Abierto en términos de alma-
cenamiento, exposición y diálogo de la información.
1.5. Prerrequisitos para la elaboración del PGD
* Formular la política de gestión documental cons-
tituida por los componentes descritos en el Artículo
No. 6 del Decreto 2609 de 2012, ajustada a la nor-
mativa que regula la entidad, aprobada por la alta
dirección y documentada e informada a todo nivel.
* Designar la responsabilidad de la administración y
el control de la gestión documental en la entidad al
área o dependencia correspondiente, acorde con
el Artículo No. 10 de la Ley 594 de 2000.
* Contar con profesionales calificados en archivís-
tica, conforme al Artículo No. 8 de la Ley 1409 de
2010.
* Conformar un equipo de profesionales de diferen-
tes disciplinas para lograr armonizar el PGD con los
demás sistemas de gestión de la entidad.
* Realizar un diagnóstico integral teniendo como
marco los procesos archivísticos que permita identi-
ficar y evaluar los aspectos críticos de la gestión do-
cumental de la entidad. El uso de buenas prácticas
y herramientas como: análisis DOFA4
, árbol del pro-
4.
UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA. Guía análisis DOFA. “Análisis DOFA es una he-
rramienta de diagnóstico y análisis para la generación creativa de posibles estrategias
a partir de la identificación de los factores internos y externos de una entidad, dada su
actual situación y contexto”. Bogotá D.C.: La Universidad, 2012.

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blema, cadena de valor, PMI5
, cuadro de mando
integral (balanced scorecard)6
, son de gran utilidad
para esta actividad.
* Conformar la instancia asesora ante la alta di-
rección de la entidad, en materia archivística y de
gestión documental; en virtud del reconocimiento
otorgado para el desarrollo de sus funciones y pro-
cesos. En el orden nacional, el Comité Institucional
de Desarrollo Administrativo y en el orden territorial,
el Comité Interno de Archivo7
.
* Establecer la metodología para la planeación e
implementación del PGD que defina alcance, ob-
jetivos, indicadores, e identifique los riesgos de alto
nivel, entre otros.
* Definir estrategias de gestión del cambio, compe-
tencia de uso de medios tecnológicos, y de confian-
za con el sistema de gestión documental.
* Alinear el PGD con las etapas y principios señala-
dos en el Decreto 2609 de 2012, teniendo en cuenta
las características, los requisitos y los metadatos es-
tablecidos en este mismo Decreto.
* Elaborar, aprobar, publicar e implementar los ins-
trumentos archivísticos: Cuadros de Clasificación
Documental -CCD y Tablas de Retención Documen-
tal – TRD.
5.
PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. [Institución fundada en 1969 en EEUU por y para
profesionales de la Dirección de Proyectos. Tiene entre otros objetivos el establecer es-
tándares de Dirección de Proyectos].
6.
KAPLAN, Robert S. y NORTON, David P. El cuadro de mando integral “herramienta de
gestión que ayuda a la toma de decisiones directivas al proporcionar información perió-
dica sobre el nivel de cumplimiento de los objetivos previamente establecidos mediante
indicadores”. Barcelona: Fundació per a la motivació dels recursos humans, 2005.
7.
COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 2578 (13, diciembre, 2012). Por el cual se
reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos,
se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la admi-
nistración de los archivos del Estado. Bogotá D.C.: El Ministerio, 2012. Artículos 4, 14-16.

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1.6. ¿Con quiénes interactúa el área de archivo
para la elaboración del PGD?
La formulación, aprobación, publicación, implementación
y control del PGD implica la coordinada participación del
área de archivo con las demás áreas funcionales de la en-
tidad, entre otras con las siguientes o las que hagan sus
veces:
1.7. Elaboración y publicación del PGD
* En coordinación con las áreas de planeación, tec-
nologías, gestión de calidad y control interno o quien
haga sus veces, iniciar la elaboración del PGD.
* Diseñar el PGD bajo una metodología de formula-
ción de proyectos.
* Presentar el PGD para su aprobación ante el Comi-
té Institucional de Desarrollo Administrativo (entida-
des del orden nacional) o Comité Interno de Archivo
(entidades del orden territorial).
* Tener en cuenta la estructura definida en el anexo
del Decreto 2609 de 2012.
* Con ocasión de la entrada en vigencia de la Ley
1712 de 2014 “Ley de Transparencia y del Derecho
del Acceso a la Información Pública Nacional”, los
sujetos obligados deberán adoptar el Programa de
Gestión Documental, en los términos establecidos
por dicha ley y demás disposiciones reglamentarias.

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2. Elementos del Programa
de Gestión Documental
(Anexo Programa de
Gestión Documental –PGD)
El Programa de Gestión Documental -PGD, debe obede-
cer a una estructura normalizada y como mínimo con los
elementos descritos a continuación, que se basan en el
Anexo denominado “Programa de Gestión Documental”
del Decreto 2609 de 2012 (la numeración de los elementos
está basada en dicho anexo).
I. Carátula: Debe estar normalizada con el Sistema de
Gestión de Calidad y contener los siguientes datos:
a. Título: corresponde a la designación “Programa
de Gestión Documental – PGD” para identificarlo
dentro de la entidad.
b. Nombre de la entidad: denominación oficial
de la entidad, acorde con el acto administrativo
de creación, sigla en caso de que exista y logo
que identifique la entidad.
c. Fecha de aprobación: fecha del acta de la
reunión del “Comité Institucional de Desarrollo Ad-
ministrativo, en las entidades del orden nacional o
el Comité Interno de Archivo en las entidades del
orden territorial”8
en la que se oficializa la adop-
ción del PGD.
8.
Ibid. Artículo 4.

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d. Fecha de vigencia: se asignará cuando el PGD
establezca actividades que apliquen a un pe-
riodo de tiempo concertado para su ejecución.
Igualmente en los casos determinados por la enti-
dad para hacer revisiones y actualizaciones, mo-
tivadas por razones normativas, cambios adminis-
trativos, modificación de procesos, entre otros.
e. Instancia de aprobación: es el organismo ase-
sor de la entidad competente; Comité Institucio-
nal de Desarrollo Administrativo en las entidades
del orden nacional o el Comité Interno de Archivo
en las entidades del orden territorial.
f. Denominación de la autoridad archivística ins-
titucional (dependencia): nombre estipulado por
la entidad mediante acto administrativo para el
área responsable del archivo y la gestión docu-
mental.
g. Versión del documento: secuencia de actuali-
zación aprobada formalmente por la entidad de
conformidad con el Sistema de Gestión de la Ca-
lidad y que determina el nivel de control del do-
cumento (controlado y no controlado).
h. Responsables de su elaboración: líder del área
de archivo, secretario general o funcionario ad-
ministrativo de igual o superior jerarquía de la en-
tidad y Comité Institucional de Desarrollo Admi-
nistrativo en las entidades del orden nacional o
el Comité Interno de Archivo en las entidades del
orden territorial.
i. Fecha de publicación: se refiere a la fecha en
la cual la entidad hace visible en la página web
el Programa de Gestión Documental. Esta fecha
no podrá superar los treinta días siguientes de la
fecha de aprobación9
.
9. COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 2609 (14, diciembre, 2012). Por el cual
se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 589 de la
Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de gestión documental para
todas las entidades del Estrado. Bogotá D.C.: El Ministerio, 2012. Artículo 12.

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II. CUERPO Y CONTENIDO
1. Aspectos Generales
a. Introducción:
* Defina la importancia del PGD para la entidad.
* Resalte el valor que tienen los documentos
para dar soporte y continuidad a las activi-
dades, responsabilidades y obligaciones de la
entidad10
.
* Señale cómo se articula e interactúa el PGD
con la misión, objetivos y metas estratégicas de
la entidad y con los planes y sistemas de gestión
de la entidad.
b. Alcance:
* Defina la relación del PGD con el Plan Estra-
tégico Sectorial, Plan Estratégico Institucional,
Plan de Acción Anual y el Plan Institucional de
Archivos de la entidad – PINAR.
* Planifique estratégicamente (alcance - tiem-
po - inversión).
* Formule las metas a corto, mediano y largo
plazo que pretende lograr la entidad con el
PGD y verifique que sean específicas, medibles,
alcanzables y con tiempos definidos.
* Identifique las áreas responsables de esta-
blecer los requerimientos del PGD (normativos,
económicos, administrativos, tecnológicos y de
gestión del cambio).
* Identifique los tipos de información11
existentes
en la entidad independientemente del medio y
soporte utilizado.
10. CRUZ MUNDET, José Ramón. La gestión de documentos en las organizaciones. Ma-
drid: Pirámide, 2006. p. 24.
11. Decreto 2609 de 2012. Op. Cit., Artículo 2.

18
* Identifique los requisitos y estándares aplica-
bles y documente cómo se dará cumplimiento
a dichos estándares.
* Describa cómo se ejercerá la dirección, ges-
tión, control, evaluación y mejora de cada uno
de los procesos de la gestión documental.
c. Público al cual va dirigido:
Identifique los usuarios de la entidad, de forma
tal que los procesos y actividades del PGD y el
mejoramiento de los trámites y servicios (de infor-
mación, interacción y participación) giren en tor-
no a la solución de las necesidades del público
objetivo. Se podrán realizar estudios que permitan
conocer características geográficas, demográfi-
cas, intrínsecas y de comportamiento de grupos
de usuarios conformados por organizaciones, así
como las necesidades de interacción con la enti-
dad, un referente es la “Guía de caracterización
de usuarios de Gobierno en Línea12
”.
d. Requerimientos para el desarrollo del PGD
1. Normativos:
Elabore y mantenga actualizado un normo-
grama relacionado con la gestión documen-
tal, acorde con la naturaleza y el sector al cual
pertenece la entidad e integrado como míni-
mo por:
* La legislación archivística general y especí-
fica que le aplique a la entidad acorde con
su objeto misional, sus necesidades, sus pro-
yectos y el contexto documental en el cual
opere.
12. COLOMBIA. MINISTERIO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICA-
CIONES. Guía para la caracterización de usuarios de las entidades públicas.

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* Los estándares nacionales e internacionales
que le apliquen a la gestión documental.
* La legislación que incida en las relaciones
con el ciudadano para garantizar sus dere-
chos, la protección de datos personales, la
libertad y acceso a la información, las res-
tricciones de uso por reserva legal y el secre-
to profesional.
* Las disposiciones orientadas a promover la
participación ciudadana por medios electró-
nicos a fin de garantizar la transparencia de
las actuaciones de la administración pública.
* Los mecanismos de vigilancia y control esta-
blecidos por el Estado para conocer el nivel
de gestión y cumplimiento de las metas y ob-
jetivos de las entidades.
* La normativa interna que regula la gestión
documental de la entidad.
2. Económicos:
Acorde con lo establecido en el Plan Institucio-
nal de Archivos de la entidad – PINAR garan-
tice la apropiación de los recursos ﬁnancieros
a través del Plan de Acción de Inversión que
permita la ejecución, la implementación y el
cumplimento de los objetivos, metas y activi-
dades trazadas en el PGD a corto, mediano y
largo plazo.
3. Administrativos:
* Conforme un equipo interdisciplinario, cons-
tituido por personal de las áreas de archivo
y/o gestión documental, planeación y tecno-
logía para su elaboración e implementación.
* Defina los responsables de asumir el lideraz-
go de la gestión documental de la entidad y

20
de hacer el seguimiento y actualización del
PGD.
* Establezca roles, responsabilidades, perfiles,
plan de trabajo con asignación de tiempos y
su correspondiente desglose de actividades
y asegure el desarrollo, cumplimiento, control
y evaluación de dichas actividades (puede
utilizar herramientas tipo Matriz RACI13
).
* Defina metodologías para el aseguramiento
de la calidad y de la gestión de las comuni-
caciones.
* Identifique los riesgos y el Plan de Acción
para mitigarlos en cuanto a tiempos y recur-
sos.
4. Tecnológicos:
* Identifique las herramientas tecnológicas e
infraestructura existente para la gestión do-
cumental y con el apoyo de los expertos o
área de sistemas de la entidad, verifique si es
adecuada, actualizada y suficiente. Es impor-
tante contar con el inventario de los sistemas
y activos de información.
* Identifique y caracterice los sistemas de in-
formación existentes en la entidad y su pro-
ducción documental o de información.
13. PROJECT MANGEMENT INSTITUTE. Matriz RACI: matriz de la asignación de respon-
sabilidades: “R” (Responsible) es quien ejecuta una tarea, su función es “hacer”. “A”
(Accountable) es quien vela porque la tarea se cumpla, aún sin tener que ejecutarla en
persona, su función es “hacer hacer”. “C” (Consulted) indica que una persona o área
debe ser consultada respecto de la realización de una tarea. “I” (Informed) indica que
una persona o área debe ser informada respecto de la realización de una tarea, se uti-
liza generalmente en la gestión de proyectos para relacionar actividades con recursos
(individuos o equipos de trabajo). De esta manera se logra asegurar que cada uno de
los componentes del alcance esté asignado a un individuo o a un equipo.

21
* Verifique que los sistemas de información
electrónica sean efectivamente una herra-
mienta para promover el acceso a la infor-
mación pública. Los sujetos obligados deben
asegurar que estos:
a) Se encuentren alineados con los distintos
procedimientos y articulados con los linea-
mientos establecidos en el Programa de
Gestión Documental de la entidad;
b) Gestionen la misma información que se
encuentre en los sistemas administrativos
del sujeto obligado;
c) En el caso de la información de interés
público, deberá existir una ventanilla en la
cual se pueda acceder a la información en
formatos y lenguajes comprensibles para los
ciudadanos;
d) Se encuentren alineados con la estrate-
gia de Gobierno en Línea o de la que haga
sus veces.
* Analice los proyectos de desarrollo tecno-
lógico previstos por la entidad para la gestión
documental, con el fin de validar su pertinen-
cia y adecuación con las necesidades reales
de la entidad.
* Verifique el cumplimiento, restricciones y cri-
terios de aceptación de los requisitos funcio-
nales y no funcionales de los medios y herra-
mientas tecnológicas de la entidad.
* Haga una evaluación tecnológica de la
entidad14
, teniendo en cuenta los siguientes
dominios:
14. INTERNATIONAL STANDAR OORGANIZATION ISO 17024 y Certified Information Profes-
sional (CIP) http://www.aiim.org/.

22
- Acceso y uso: métodos de búsqueda em-
presarial, inteligencia de negocios, adminis-
tración de datos y análisis de contenidos/
contexto.
- Captura y administración: captura de in-
formación, administración de procesos de
negocio, administración de conocimiento,
administración de correos electrónicos y ad-
ministrador de contenidos.
- Colaboración y entrega: entornos cola-
borativos (roles), social media (valor, inte-
gración, políticas), información y entorno
laboral, mensajería instantánea (almacena-
miento y reenvío), teletrabajo (seguridad,
procedimientos, soporte -GD) y colabora-
ción sincrónica.
- Seguridad y preservación (conexión y ac-
ceso): seguridad, administración de regis-
tros, privacidad de datos, administración de
derechos digitales, archivamiento y descu-
brimiento electrónico (mapping data).
- Arquitectura y sistemas: arquitectura de in-
formación, arquitectura técnica, computa-
ción en nube, aplicaciones móviles y sitios
web y portales.
- Planeación e implantación: planeación
es-tratégica, taxonomía corporativa, meto-
dología de gestión de proyectos, deﬁnición
de requisitos, diseño de soluciones y gestión
del cambio.
5. Gestión del cambio
* Formule acciones orientadas a que las per-
sonas y la cultura de la entidad se ajusten a
las nuevas dinámicas, estrategias, directri-
ces y mejores prácticas de la gestión docu-
mental y al uso y adopción de las tecnolo-

23
gías de la información y las comunicaciones.
* Defina y comunique claramente las razones
que motivan a la entidad para realizar cambios
o ajustes en los procesos y actividades de la ges-
tión documental, los objetivos que se pretenden
alcanzar con su implantación y los resultados que
se esperan en el corto, mediano y largo plazo.
* Identifique los obstáculos y adopte medidas para
eliminar las barreras y la resistencia al cambio.
* Diseñe mecanismos que reduzcan las percep-
ciones negativas y exageradas frente a los cam-
bios, así como la incertidumbre, los estados de
ansiedad y preocupación de todas las personas
que intervienen en la gestión documental de la
entidad.
* Promueva la aceptación racional y emocional
de la realidad, indicando las ventajas de aban-
donar prácticas y conductas anteriores.
* Genere un ambiente de confianza que pro-
mueva el liderazgo y las acciones de sinergia
frente al cambio.
* Reconozca y aproveche las personas que de-
muestren interés, compromiso y sentido de aper-
tura para aprender, reaprender y afrontar nuevos
retos, de tal forma que se conviertan en aliados y
multiplicadores del proceso de cambio.
* Participe activamente con el área de personal
o quien haga sus veces para orientar los proce-
sos de inducción, re-inducción y formación, en-
caminados al fortalecimiento de las habilidades
y competencias del personal en todas las activi-
dades del quehacer archivístico.
* Identifique las victorias tempranas que se pue-
den alcanzar con los cambios planteados para la
mejora de la gestión documental de la entidad.
* Fortalezca el grado de apropiación y confian-
za con los nuevos procesos y la implantación de
herramientas tecnológicas y del Sistema de Ges-

24
tión de Documentos Electrónicos de Archi-
vo – SGDEA.
* Describa los casos exitosos y mejores prác-
ticas adoptadas por otras entidades.
* Concerte compromisos laborales y obliga-
ciones contractuales acordes con todas las
actividades del quehacer archivístico y di-
rectrices formuladas por la Entidad.
2. Lineamientos para los procesos de la Gestión Do-
cumental.
Acorde con el Decreto 2609 de 2012, los procesos
de la gestión documental:
* Se denominan planeación, producción, ges-
tión y trámite, organización, transferencia, dis-
posición de documentos, preservación a largo
plazo y valoración.
* Están incluidos dentro de las etapas de crea-
ción, mantenimiento, difusión y administración
señaladas en el Artículo No. 7 del mismo.
* Se fundamentan especialmente en los princi-
pios orientadores de eficiencia, eficacia, eco-
nomía, transparencia, medio ambiente, cultu-
ra archivística, interoperabilidad, neutralidad
tecnológica y orientación al ciudadano, entre
otros.
* Se caracterizan por no ser lineales e interac-
tuar de manera simultánea.
* Requieren ser desarrollados e implementados
por las entidades a partir de su propia realidad
y contexto.
Por su parte, con el propósito de orientar las acti-
vidades a desarrollar en cada uno de los procesos
de la gestión documental, a continuación se hace

25
una descripción mediante una tabla que incluye los
aspectos o criterios del proceso, las actividades a
desarrollar y el tipo de requisito definido como:
Nota: Las actividades descritas a continuación en
cada proceso son de carácter general, razón por la
cual, cada entidad acorde con sus propios requeri-
mientos y necesidades, podrá adicionar o ajustar las
que considere pertinentes.
15. Decreto 2609 de 2012. Op. cit., Artículo No. 8.
Tipoderequisito:A=Administrativo,L=Legal,F=Funcional,T=Tecnológico

26
16. Ibid. Artículo No. 2.
17. Ibid., Artículo No.30.

27

28

29
18. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 005 (15, marzo, 2013). Por el cual se
establecen los criterios básicos para la ordenación, clasificación y descripción de los ar-
chivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan
otras disposiciones. Bogotá D.C: El Archivo, 2013. Artículo 9.
19. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Cartilla de ordenación documental. Bogotá
D.C.: El Archivo, 2001, p.16–20.
20. Acuerdo AGN No. 005 de 2013. Op. Cit. Parágrafo único del Artículo 11.

30

31

32
21. Decreto 2609 de 2012. Op. Cit. Art. 29.

33

34
3. Fases de implementación del Programa de Ges-
tión Documental -PGD
La implementación y seguimiento del PGD debe es-
tablecerse a corto, mediano y largo plazo, y está
bajo la responsabilidad del área de archivo de la
entidad en coordinación con la oficina de control
interno o quien haga sus veces. “Se refiere a las fases
necesarias para ponerlo en marcha y se constituye
en el prerrequisito para que las entidades puedan
convertirlo en una actividad permanente de la ad-
ministración. La implementación significa la asigna-
ción de responsabilidades dentro de la entidad, la
definición de roles y el establecimiento de objetivos
a corto, mediano y largo plazo”22
.
Fase de elaboración:
Tiene como finalidad, identificar las condiciones pa-
ra la implementación, precisar los requisitos y roles,
así como garantizar la disponibilidad de recursos.
Por lo tanto:
* Verifique el cumplimiento de los prerrequisitos
y haga un análisis de las estrategias y recomen-
daciones identificadas en el diagnóstico y la
metodología establecida para la formulación
del PGD, a fin de convertirlas en actividades
que deberán alinearse con el Plan de Acción
Anual de la entidad.
* Valide que se hayan identificado todos los re-
querimientos (normativos, económicos, admi-
nistrativos, tecnológicos y de gestión del cam-
bio) para el desarrollo del PGD.
22. ZAPATA CÁRDENAS, Carlos. Directrices para estructura un programa de gestión de
documentos en las organizaciones. En: Códice, Bogotá D.C. Julio – diciembre, 2005,
no.2, p. 97-111.

35
* Construya un plan de trabajo que contenga
como mínimo un cronograma de tiempos, me-
tas, hitos, actividades, roles y responsabilidades.
* Revise que se tenga claridad en los roles es-
tablecidos para la formulación del PGD con el
propósito de garantizar el cumplimiento de los
compromisos concertados.
* Garantice la disponibilidad del personal y de
los recursos físicos, técnicos y tecnológicos re-
queridos para la implantación del PGD.
* Defina estrategias de gestión del cambio,
competencia de uso de medios tecnológicos
y de confianza en el sistema de gestión docu-
mental.
Fase de ejecución y puesta en marcha:
Comprende el desarrollo de actividades y estrate-
gias que garanticen el éxito de la implementación
del PGD en la entidad. En consecuencia:
* Con el apoyo del área de comunicaciones de
la entidad o quien haga sus veces, desarrolle
acciones tendientes a la divulgación de los as-
pectos metodológicos propios de la implemen-
tación del PGD.
* En coordinación con el área de personal o
quien haga sus veces, programe las activida-
des de sensibilización y capacitación que sir-
van como mecanismos para la apropiación del
PGD en cada uno de los niveles de la entidad.
* Disponga de estrategias que minimicen el im-
pacto de la resistencia al cambio para la adap-
tación a los nuevos escenarios.
* Desarrolle cada una de las actividades con-
templadas en el plan de trabajo y garantice su
cumplimiento.

36
* Diseñe y publique materiales e instructivos físi-
cos y virtuales que faciliten la compresión de los
procesos y actividades de la gestión documen-
tal.
Fase de seguimiento:
Se refiere al proceso de monitoreo y análisis perma-
nente del PGD que se traducirá en acciones de re-
visión y evaluación de la gestión documental. Por lo
tanto:
* Valide el cumplimiento de las metas y objeti-
vos establecidos en el plan de trabajo de imple-
mentación del PGD en la entidad.
* Supervise y evalúe el funcionamiento y confor-
midad de los recursos y aplicaciones dispuestos
para la gestión documental.
* Evalúe que los documentos hayan sido crea-
dos y organizados de acuerdo con las necesi-
dades de la entidad y que estén adecuada-
mente interrelacionados con los procesos que
les dan origen.
* Realice controles periódicos para la identifica-
ción de posibles cambios que afecten la ges-
tión documental de la entidad.
Fase de mejora:
Esta Fase tiene como propósito mantener los pro-
cesos y actividades de la gestión documental de la
entidad en disposición continúa y permanente de
innovación, desarrollo y actualización. Por ello:
* Tenga en cuenta la política de gestión docu-
mental para promover el desarrollo y aplicación
de acciones correctivas, preventivas y de me-
jora, resultantes de la evaluación de la gestión

37
documental y de los procesos de revisión, au-
ditoria, autocontrol, análisis de datos, recomen-
daciones y rendición de cuentas, entre otros.
* Establezca un plan de mejora orientado a re-
ducir los riesgos identificados en los procesos de
gestión documental y prevea acciones relacio-
nadas con los cambios significativos en políticas,
requisitos, recursos y necesidades de la entidad.
4. Programas Específicos
Los Programas Específicos tienen como propósito
orientar a las entidades que lo requieran, en aspec-
tos especiales relacionados con el tratamiento de
los tipos de información y documentos físicos y elec-
trónicos, así como los sistemas, medios y controles
asociados a su gestión.
Cada entidad podrá adoptar los programas se-
ñalados a continuación o aquellos que considere,
de acuerdo con sus propias necesidades o reque-
rimientos. Es importante establecer un marco me-
todológico para la elaboración de los programas y
que incluyan como mínimo: propósito, objetivos, jus-
tificación, alcance, beneficios, lineamientos, meto-
dología, recursos, cronograma, responsables, entre
otros.

38
23. INTERNATIONAL STANDARS ORGANIZATION - ISO Principles and functional require-
ments for records in electronic office enviroments. Part 2: Guidelines and functional re-
quirements for digital records management systems. ISO 16175-2. Geneva: ISO, 2011.

39
5. Armonización con Planes y Sistemas de Gestión
de la Entidad
En el marco de la política de eficiencia administrati-
va, la gestión documental está dirigida a identificar,
racionalizar, simplificar y automatizar trámites, así
como optimizar el uso de recursos; se articula con el
Modelo Integrado de Planeación y Gestión, el Plan
Estratégico Institucional, el Plan de Inversión, el Plan
de Acción Anual, el Plan Institucional de Archivos de

40
la Entidad – PINAR y con los demás modelos y siste-
mas de la entidad, en aspectos tales como:

41
III. ANEXOS
a. Diagnóstico de gestión documental: Realice
un análisis de la situación actual de la entidad en
el marco los procesos archivísticos que permita
identificar y evaluar los aspectos problemáticos
y críticos, las debilidades, fortalezas, oportunida-
des y amenazas de la gestión documental de la
entidad. El uso de metodologías como el análisis
DOFA24
, el árbol del problema, la cadena de va-
lor, el PMI25
, el balanced scorecard26
, son de gran
utilidad para esta actividad.
b. Cronograma de implementación del PGD: Ela-
bore un plan de trabajo consistente en un cro-
nograma de metas, hitos y actividades para la
implementación, seguimiento y publicación del
PGD y los responsables por cada actividad.
c. Mapa de procesos de la entidad: Incluya el do-
cumento que representa gráficamente la estruc-
tura e interacción de los procesos estratégicos,
misionales, de apoyo y de evaluación del Sistema
Integrado de Gestión de la entidad.
24. UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA. Guía análisis DOFA. “Análisis DOFA es una
herramienta de diagnóstico y análisis para la generación creativa de posibles estra-
tegias a partir de la identificación de los factores internos y externos de una entidad,
dada su actual situación y contexto”. Bogotá D.C.: La Universidad, 2012.
25. PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. [Institución fundada en 1969 en EEUU por y para
profesionales de la Dirección de Proyectos. Tiene entre otros objetivos el establecer es-
tándares de Dirección de Proyectos].
26. KAPLAN, Robert S. y NORTON, David P. El cuadro de mando integral “herramienta
de gestión que ayuda a la toma de decisiones directivas al proporcionar información
periódica sobre el nivel de cumplimiento de los objetivos previamente establecidos me-
diante indicadores”. Barcelona: Fundació per a la motivació dels recursos humans, 2005.

42
d. Presupuesto anual para la implementación del
PGD: Tenga en cuenta para su ejecución, segui-
miento y control, los recursos financieros que per-
mitan la implementación y el cumplimento de los
objetivos, metas y actividades trazadas en el PGD
a corto, mediano y largo plazo, en los planes es-
tratégicos, de acción anual y el Plan Institucional
de Archivos de la entidad – PINAR.
e. Referentes normativos del PGD: Para la elabo-
ración del normograma puede tenerse en cuenta
la legislación y estándares de buenas prácticas
relacionadas a continuación, así como las nor-
mas que las sustituyan, adicionen o modifiquen,
actualicen o sean adoptadas para Colombia:
Legislación colombiana:
• Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dic-
ta la Ley General de Archivos y se dictan otras
disposiciones. Título V. Gestión de Documentos.
• Ley 1712 de 2014 “Por medio de la cual se
crea la ley de transparencia y del derecho de
acceso a la información pública nacional y se
dictan otras disposiciones”.
• Ley 527 de 1999 “Por medio de la cual se de-
fine y reglamenta el acceso y uso de los men-
sajes de datos, del comercio electrónico y de
las firmas digitales, y se establecen las entida-
des de certificación y se dictan otras disposi-
ciones”.
• Ley 1474 de 2011 “Por la cual se dictan nor-
mas orientadas a fortalecer los mecanismos de
prevención, investigación y sanción de actos
de corrupción y la efectividad del control de la
gestión pública”.
• Ley 1437 de 2011 “Por la cual se expide el Có-
digo de Procedimiento Administrativo y de lo

43
Contencioso Administrativo”.
• Ley 1564 de 2012 “Por medio de la cual se expide
el Código General del Proceso y se dictan otras dis-
posiciones”.
• Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposicio-
nes generales para la protección de datos perso-
nales”.
• Decreto 2609 de 2012. Por el cual se reglamenta
el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los
artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan
otras disposiciones en materia de Gestión Docu-
mental para todas las Entidades del Estado.
• Decreto 2578 de 2012 “Por el cual se reglamen-
ta el Sistema Nacional de Archivos, se establece
la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto
4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas
a la administración de los archivos del Estado”.
• Decreto 1515 de 2013 “Por el cual se reglamenta
la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las transfe-
rencias secundarias y de documentos de valor his-
tórico al Archivo General de la Nación, a los Archi-
vos generales de los entes territoriales, se derogan
los decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997 y se dictan
otras disposiciones”.
• Decreto 2758 de 2013. “Por el cual se corrige el
artículo 8° y los literales 5 y 6 del artículo 12° del De-
creto 1515 de 2013 que reglamenta las trasferencias
secundarias y de documentos de valor histórico al
Archivo General de la Nación y a los archivos gene-
rales territoriales”.
• Decreto 019 de 2012 “Por el cual se dictan normas
para suprimir o reformar regulaciones, procedimien-
tos y trámites innecesarios existentes en la Adminis-
tración Pública”.
• Decreto 2364 de 2012 “Por medio del cual se re-
glamenta el artículo 7 de la Ley 527 de 1999, sobre
la firma electrónica y se dictan otras disposiciones”.
• Decreto 2482 de 2012 “Por el cual se establecen

44
los lineamientos generales para la integración
de la planeación y la gestión”.
• Decreto 2693 de 2012 “Por el cual se estable-
cen los lineamientos generales de la estrategia
de Gobierno en línea de la República de Co-
lombia, se reglamentan parcialmente las Leyes
1341 de 2009 y 1450 de 2011, y se dictan otras
disposiciones”.
• Directiva Presidencial 004 de 2012. Eficien-
cia Administrativa y Lineamientos de la Política
cero papel en la Administración Publica.
• Acuerdo 002 de 2014. Por medio del cual se
establecen los criterios básicos para creación,
conformación, organización, control y consul-
ta de los expedientes de archivo y se dictan
otras disposiciones.
• Acuerdo AGN 004 de 2013. Por el cual se re-
glamentan parcialmente los Decretos 2578 y
2609 de 2012 y se modifica el procedimiento
para la elaboración, presentación, evalua-
ción, presentación e implementación de las
tablas de retención y valoración documental.
• Acuerdo AGN 005 de 2013. Por el cual se es-
tablecen los criterios básicos para la clasifica-
ción, ordenación y descripción de los archivos
en las entidades públicas y privadas que cum-
plen funciones públicas y se dictan otras dispo-
siciones.
• Circular externa AGN 004 de 2010. Estándares
mínimos en procesos de administración de ar-
chivos y gestión de documentos electrónicos.
• Circular externa AGN 002 de 2012. Adquisi-
ción de herramientas tecnológicas de gestión
documental.
• Circular externa AGN 005 de 2012. Recomen-
daciones para llevar a cabo procesos de digi-
talización y comunicaciones oficiales electróni-
cas en el marco de la iniciativa.

45
* Normas de sistemas de gestión de documen-
tos. Marco de política de gestión documental:
• NTC-ISO 15489-1: Gestión de documentos.
Parte 1: Generalidades.
• GTC-ISO/TR 15489-2 Guía Técnica Colombia-
na. Gestión de Documentos. Parte 2 Guía.
• NTC-ISO 30300: Sistemas de gestión de regis-
tros: fundamentos y vocabulario.
• NTC-ISO 30301: Sistemas de gestión de regis-
tros: requisitos.

* Normas para la implementación de procesos
gestión documental:
Normas generales
• NTC-ISO 16175-1: Principios y requisitos funcio-
nales de los registros en entornos electrónicos
de oficina. Parte 1: Información general y de-
claración de principios.
• UNE-ISO/TR 26122: Análisis de los procesos de
trabajo para la gestión de documentos.
• NTC-ISO 14533-1 Procesos, elementos de da-
tos y documentos en comercio, industria y ad-
ministración. Perfiles de firma a largo plazo. Par-
te 1. Perfiles de firma a largo plazo para firmas
electrónicas avanzadas CMS (CAdES).
• NTC-ISO 5985 Directrices de implementación
para digitalización de documentos.
• Norma ISO TR 13028: Directrices para la imple-
mentación de la digitalización de documen-
tos.
• Norma ISO 23081: Procesos de gestión de do-
cumentos. Metadatos para la gestión de do-
cumentos.

46

47
* Buenas prácticas
• Manual para la implementación de la estra-
tegia de Gobierno en Línea en las entidades
del orden nacional de la República de Colom-
bia (2012-2015).
• Modelo de requisitos de las aplicaciones
para la gestión de los documentos electróni-
cos de archivos (MoReq2), publicado por la
Unión Europea.

48

49
Glosario
ACCESO: Derecho, oportunidad, medio de encontrar, usar
o recuperar información.
AUTENTICIDAD: Característica técnica para preservar la
seguridad de la información que busca asegurar su vali-
dez en tiempo, forma y distribución. Así mismo, garantiza
el origen de la información, validando el emisor para evitar
suplantación de identidades.
CAPTURA DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO: Los documen-
tos elaborados o recibidos en el curso de la actividad, se
convierten en documentos de archivo cuando se guar-
dan, esto es, «se capturan» en el SGDEA. En esta captura,
se «clasifican», es decir, se les asignan códigos que hacen
referencia a la clase a la que pertenecen, lo que permite
que el sistema los gestione.
CONSERVACIÓN DIGITAL: Se refiere generalmente al pro-
ceso de establecer y desarrollar a largo plazo, repositorios
digitales de referencia actual y futura. Consiste en la se-
lección, la preservación, mantenimiento, recolección y ar-
chivo de los objetos digitales.
CONVERSIÓN: Proceso de transformación de un docu-
mento digital hacia otro objeto digital desde un formato
o versión de un formato hacia otro. [Archivos]. Véase tam-
bién: “compatibilidad retrospectiva”, “estrategia de pre-
servación de documentos de archivo”, “reingeniería de
software”, “migración transformativa”, “actualización”.

50
CONTENIDO ESTABLE: Contenido que tiene variabilidad vin-
culada, y por tanto ese contenido solamente puede tener
cambios o permanecer fijo obedeciendo a un conjunto
de reglas fijas preestablecidas. [Archivos]. Véase también:
“forma fija”, “fijeza”, “variabilidad vinculada”.
DIPLOMÁTICA DOCUMENTAL: Disciplina que estudia las ca-
racterísticas internas y externas de los documentos, confor-
me a las reglas formales que rigen su elaboración, con el
objeto de evidenciar la evolución de los tipos documenta-
les y determinar su valor como fuentes para la historia.
DISPONIBILIDAD: Característica de seguridad de la infor-
mación, que garantiza que los usuarios autorizados tengan
acceso a la misma y a los recursos relacionados, toda vez
que lo requieran asegurando su conservación durante el
tiempo exigido por ley.
DOCUMENTO ELECTRÓNICO: Documento cuyo soporte
material es algún tipo de dispositivo electrónico y en el que
el contenido está codificado mediante algún tipo de códi-
go digital que puede ser leído o reproducido mediante el
auxilio de detectores de magnetización.
DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO: Registro de in-
formación generada, producida o recibida o comunica-
da por medios electrónicos, que permanece almacenada
electrónicamente durante todo su ciclo de vida, produci-
da por una persona o entidad en razón a sus actividades o
funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, cien-
tífico, histórico, técnico o cultural, y que debe ser tratada
conforme a los principios y procesos archivísticos.
EMULACIÓN: La reproducción del comportamiento y re-
sultados de programas y equipos de cómputo obsoletos
por medio del desarrollo de nuevos programas y equipos
que permiten la ejecución de aquellos en computadores

51
actuales. [Informática]. Véase también: “encapsulado”,
“estrategia de preservación”, “envoltura”.
ESQUEMAS DE PUBLICACIÓN: Se refiere a la forma (cuadro,
sinopsis, etc.) como los sujetos obligados publican en la
página web o medios de divulgación, la información míni-
ma obligatoria.
ESTAMPADO CRONOLÓGICO: Mensaje de datos que vin-
cula a otro mensaje de datos con un momento o periodo
de tiempo concreto, el cual permite establecer con una
prueba que estos datos existían en ese momento o perio-
do de tiempo y que no sufrieron ninguna modificación a
partir del momento en que se realizó el estampado.
FIABILIDAD: Entendida como la capacidad de un docu-
mento para “servir de prueba fidedigna” aspecto que
hace referencia a la autoridad y veracidad de los docu-
mentos como prueba.
FIRMA ELECTRÓNICA: Métodos tales como, códigos, con-
traseñas, datos biométricos, o claves criptográficas priva-
das, que permiten identificar a una persona, en relación
con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea
confiable y apropiado, respecto de los fines para los que
se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del
caso, así como cualquier acuerdo pertinente.
FORMA DOCUMENTAL: Cualidad de un documento de ar-
chivo que asegura que su contenido permanece comple-
to e inalterado. [Archivos]. Véase también: “variabilidad
vinculada”, “fijeza”, “estable”.
GESTIÓN DOCUMENTAL: Es el conjunto de actividades ad-
ministrativas y técnicas tendientes a la planificación, pro-
cesamiento, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por los sujetos obligados, desde su

52
origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su
utilización y conservación.
ÍNDICE ELECTRÓNICO: Relación de los documentos elec-
trónicos que conforman un expediente electrónico o serie
documental, debidamente ordenada conforme la meto-
dología reglamentada para tal fin.

INTEGRIDAD: Característica técnica de seguridad de la in-
formación con la cual se salvaguarda la exactitud y tota-
lidad de la información y los métodos de procesamiento
asociados a la misma.
INTEROPERABILIDAD: La capacidad que tienen programas
y/o sistemas para comunicarse y trabajar conjuntamente
con otros sin ajustes o cambios especiales. [Informática].
Véase también: “compatibilidad”, “multiplataforma”.
LEGIBILIDAD: Propiedad de los documentos de poder ser
leído o comprensible.
METADATOS PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS: Infor-
mación estructurada o semi-estructurada que permite la
creación, gestión y uso de los documentos a lo largo del
tiempo.
MIGRACIÓN: Proceso de mover los registros de una con-
figuración de hardware o software a otra sin cambiar el
formato.
PRESEVACIÓN: Procesos y operaciones involucrados para
asegurar el mantenimiento de registros en el tiempo.
REFRESHING (Refrescado): El proceso de copiar cierto con-
tenido digital desde un medio digital hacia otro (incluye
copiado al mismo tipo de medio). También se le conoce
como: “refresco”. [Informática]. Véase también: “conver-

53
sión”, “migración de documentos de archivo”, “migración
transformativa”, “refrescado de documentos de archivo”.
REGISTRO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN: listado de la In-
formación básica que tiene la entidad y que se puede co-
nocer a través de sus instrumentos o guías y que debe ser
creado y mantener actualizado por los sujetos obligados.
REQUISITO FUNCIONAL: Es la función del sistema de soft-
ware o sus componentes.
REQUISITO NO FUNCIONAL: Requisito que especifica crite-
rios que pueden usarse para juzgar la operación de un sis-
tema en lugar de sus comportamientos específicos.
SISTEMA DE GESTIÓN PARA REGISTROS (management sys-
tem for records)27
: Sistema de gestión destinado a dirigir y
controlar los registros de una organización.
SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE
ARCHIVO - SGDEA: Herramienta informática destinada a la
gestión de documentos electrónicos de archivo. También
se puede utilizar en la gestión de documentos de archivo
tradicionales.
SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN: Conjunto de
estrategias y procesos de preservación y conservación,
acordes con el sistema de archivos establecido en la enti-
dad, bajo el concepto de Archivo Total, para asegurar el
adecuado mantenimiento de sus documentos, indepen-
dientemente del tipo de soporte, garantizando la integri-
dad física y funcional de toda la documentación, desde el
momento de su emisión, durante su periodo de vigencia,
hasta su depósito final o sea en cualquier etapa de su ciclo
vital.
27. INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMALIZACIÓN Y CERTIFICACIÓN. Información y docu-
mentación. Sistemas de gestión de registros: fundamentos y vocabulario. NTC-ISO 30300.
Bogotá D.C.: El Instituto, 2013. 19 p.

54
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL: Remisión de los documen-
tos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico,
de conformidad con las tablas de retención y de valora-
ción documental vigentes.
TRAZABILIDAD: Crear, capturar y mantener información
acerca del movimiento y uso de registros.
UNIDADES DE CONSERVACIÓN: Cuerpo que contiene un
conjunto de documentos de tal forma que garantice su
preservación e identificación.
USABILIDAD: Cualidad de un producto interactivo de ser
fácil de usar y comprender por quien lo usa. Es una discipli-
na que ha cobrado especial importancia en el campo del
diseño y desarrollo de sitios web.
VÍNCULO ARCHIVÍSTICO: Se entiende como la relación de
los documentos de archivo entre sí, por razones de proce-
dencia, proceso, trámite o función. Estos deben mantener-
se a lo largo del tiempo, a través de agrupaciones como
series, sub-series o expedientes, mediante metadatos que
reflejen el contenido, el contexto y la estructura del docu-
mento y de la agrupación documental a la que pertene-
cen.

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