El programa de gestión documental
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El documento define la gestión documental como el conjunto de actividades administrativas y técnicas relacionadas con la planificación, manejo y organización de la documentación de una entidad desde su creación hasta su disposición final. Explica que el Archivo General de la Nación está desarrollando una guía para la implementación de programas de gestión documental en las entidades, la cual incluye objetivos como normalizar el proceso de forma sistemática y estructurar el programa, así como consideraciones sobre su marco legal y componentes como la adopción de tablas de retención y los
El programa de gestión documental
- 1. El programa de gestión documental La Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos define la gestión documental como el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. El Archivo General de la Nación como entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la función archivística en el marco del Sistema Nacional de Archivos y conforme a lo establecido en el artículo 21 de la Ley 594 de 2000, está desarrollando “La guía para la implementación de un programa de gestión documental” y en ese sentido, se orientará el programa de gestión documental definido como el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos. La guía Incluye: Objetivos: Normalizar de forma sistemática el programa de gestión documental para orientar a las entidades y hacer más eficiente su implantación. Definir el Programa de Gestión Documental (PGD), en términos de procesos durante el ciclo vital del documento, actividades, flujos de información, formatos establecidos y aplicables. Estructurar el Programa de Gestión Documental, metodología y los procedimientos que orienten armónicamente su desarrollo en una institución. Señalar la normatividad vigente, las orientaciones metodológicas impartidas por el Archivo General de la Nación y demás normas aplicables a la gestión documental. Marco legal: Se constituye en un elemento indispensable para que el programa de gestión documental pueda ser adoptado de manera apropiada, bajo el cumplimiento de las diferentes normas proferidas por la entidad, por el Archivo General de la Nación y las demás normas aplicables en cada caso específico. Componentes: Consideraciones básicas de tipo administrativo, económico y archivístico. Aspectos de planeación relacionados con la necesidad de un diagnóstico y los requisitos previos al PGD. La adopción e implementación de las tablas de retención documental.
- 2. La inclusión de las unidades de correspondencia como parte integral de la gestión documental. La formación de archivos según el ciclo vital de los documentos (Archivos de Gestión, Central e Histórico) Los procesos de un programa de gestión documental y sus correspondientes flujos de información: Producción documental, Recepción de documentos, Distribución de documentos, Trámite de documentos, Organización de documentos, Consulta de documentos, Conservación de documentos y Disposición final de documentos. La implementación y seguimiento de un PGD