Programa de gestión documenta (1)
- 2. PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Programa de gestión documental es el instrumento archivístico través del cual se formula y documental a corto mediano y largo plazo el desarrollo sistemático de los procesos archivísticos:
- 3. El programa de gestión documental son aplicables a: • Todas las entidades publicas, incluyendo la ramas del poder publico. • Órgano, organismos y entidades estatales. • Personas naturales y jurídicas, publicas o privadas. • Partidos o movimientos políticos. • Entidades que administren instituciones para fiscales. SUJETOS OBLIGADOS
- 4. POLÍTICAS DEL PGD Entidades publicas debe formular una política según el art. N°6 del decreto 2609 de 2012. • Ajusta a la normatividad. • Alineamiento al plan estratégicos. • Plan de acción. • Plan institucional de archivo PINAR.
- 5. BENEFICIOS DEL PGD • Reducir el volumen de los documentos. • Administrar la información • Apoyar la transparencia, eficacia, la eficiencia. • Brindar lineamientos en materia de gestión de documentos. • mayor aprovechamiento de las tecnologías y la comunicación de la entidad.
- 6. • Cumplir con los requisitos legales y reglamentarios. • Implementar procesos archivísticos. • Prestar adecuado servicios de archivos. • Facilita el acceso y disposición de la información al público. • Salvaguardar la memoria de la entidad y su preservación a largo plazo. • Contribuir a gobierno abierto.
- 7. PRERREQUISITOS • Formular la política de G.D • Contar con profesionales calificados en archivística. • Conformar un equipo de profesionales de diferentes disciplinas. • Realizar un diagnostico integral • Conformar la instancia asesora ante la alta dirección de la entidad
- 8. • Establecer la metodología para la planeación e identificación del PGD. • Definir estrategias de gestión del cambio. • Alinear el PGD con las etapas y principios cuenta características ,requisitos y metadatos. • Elaborar, aprobar, publicar e implementar los instrumentos archivísticos
- 9. Para La formulación, aprobación, publicación del PGD ,participa el área de archivo con las demás áreas funcionales de la entidad. • Alta dirección • Área de planificación • Oficina de control interno • Área de tecnologías • Área talento humano • Oficina de gestión de calidad • Área de comunicación • Área de la gestión ambiental • Oficina jurídica QUIENES INTERACTUAN
- 10. • En coordinación de las área de planeación, tecnologías, control de calidad y control interno. • Se diseña bajo la metodología de formulación de proyecto. • Para la aprobación del PGD se presenta al comité institucional de desarrollo administrativo. • Tener en cuenta la estructura definida en el anexo del decreto 2609 de 2012. • Los sujetos obligados deberán adoptar el PGD como lo indica la ley 1712 de 2014 ‘’ley de transparencia’’ ELABORACIÓN Y PUBLICACIÓN
- 11. PGD debe obedecer una estructura normalizada: 1. Caratula: • Titulo • Nombre de la entidad • Fecha de aprobación • Fecha de vigencia • Instancia de aprobación • Denominación de la autoridad archivística institucional • Versión del documento • Responsables de su elaboración • Fecha de publicación ELEMENTOS DEL PGD
- 12. CUERPO Y CONTENIDO • INTRODUCCION. • ALCANCE. • PUBLICO AL CUAL VA DIRIGUIDO. • REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO. NORMATIVOS ECONOMICOS ADMINIDTRATIVOS TECNOLOGICOS GESTION DEL CAMBIO
- 13. Acorde al decreto 2609 de 2012 Procesos de la gestión documental. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
- 14. La implementación y seguimiento del PGD se debe hacer a corto, mediano y largo plazo bajo la responsabilidad del área de archivo. • Fases de elaboración • Fases de ejecución y pues en marcha • Fase de seguimiento • Fase de mejora • Programas específicos • Armonizar con planes y sistemas de gestión de la entidad FASES DE IMPLEMENTACION
- 15. ANEXO Diagnostico • Cronograma de implementación • Mapa de procesos de la entidad • Presupuesto anual de la implementación • Referentes normativos para el PGD Legislación colombiana Contenciosos administrativo Normas generales • Presupuesto