Como hacer una orden de compra
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Este documento ofrece instrucciones para crear y manejar órdenes de compra efectivas. Explica cómo desarrollar un formato de orden de compra, incluyendo detalles importantes como números de orden, proveedores, destinatarios, artículos, términos y firmas. También recomienda utilizar programas de contabilidad para automatizar el proceso y mantener archivos organizados de cada orden para fines de auditoría y reportes.
Como hacer una orden de compra
- 1. Como hacer una orden de compra?By: Oscar Ávila
- 2. 1Crea un esquema de las órdenes de compra para la compañíaAl hacer un esquema nuevo, puedes hacer las órdenes de compras dependiendo las necesidades de la compañía.
- 3. En Internet hay varios esquemas disponibles para bajar gratuitamente o a un bajo costo. Antes de bajar los bosquejos asegúrate que verificas los derechos del autor de cada uno.
- 4. 2Selecciona el formato de las ordenes de compraMuchas formas tienen muchos colores y números para acomodar la información más rápido. Hay varias cosas que se requieren en las órdenes de compras:
- 5. Número de orden de compra - Un número asignado específicamente para cada forma.Número de vendedor - El nombre y la dirección del suplidor y el vendedor.Números de teléfono - Un número de contacto telefónico y/o fax.Nombre de los otros suplidores - Se utiliza cuando una tercera persona o compañía es el suplidor.Destinatario - El nombre de la persona que recibirá la mercancía.Destino - La dirección a donde se enviará la mercancía.Descripción - Las líneas incluyen: nombre del artículo, número de almacén, precio por unidad, cantidad y el total.Términos - Las fechas establecidas para recibir la mercancía o los pagos.Firmas - La firma del destinatario o de la/las personas autorizadas a aprobar las transacciones.Fecha - La fecha en la cual el artículo fue pedido y cuando la orden de compra fue aprobada.
- 6. 3Entendiendo los términosUna orden de compra firmada es un acuerdo legal entre las partes por los artículos o servicios. Si necesitas devolver un artículo, pregunta si habrán cargos. Acepta los cambios hechos en la orden de compra sólo si tienen una fecha y una firma de alguien autorizado.
- 7. 4Ahorra tiempo y dinero al utilizar un programa que haga la contabilidadCompra un programa que guarde las órdenes, los pagos, las devoluciones, los débitos y los créditos en las órdenes de compra. Es necesario que con el programa la información pueda ser subida o bajada de Internet cuando haya que hacer reportes, auditorías o para propósitos de los impuestos.
- 8. 5Mantén los archivos de la compañía organizadosRevisa todo el papeleo y mantén siempre una copia de cada orden de compra en los archivos. Asegúrate de que las órdenes estén completas. Saca cuentas y verifica que los números concuerden.
- 9. 6Regresa los artículos defectuososSi un artículo esta defectuoso, contacta el vendedor inmediatamente.
- 10. Provéele al vendedor el número de la orden de compra, el número del artículo, la fecha en la cual se recibió, la fecha en la que se hizo la orden y la descripción del defecto del artículo. Anota el nombre, titulo y el número de teléfono de la persona contactada.CONSEJOS Asígnale la responsabilidad de las órdenes de compra a una persona en específico.Siempre verifica la cantidad, el número del artículo y el total antes de enviar la orden de compra. Un error puede ser extenso y costoso.
- 11. BibliografíaCómo hacer una orden de compraBy: Oscar Ávila Empresa de producción. Costo de materialesBy: Billy Grados Licham
- 12. Yadira Arteaga MirandaMercadotecnia, Comunicación y Planeación Estratégica12