Control
- 1. 1-Proceso de control. 2-Control por niveles Jerárquicos. 3-Componentes de un sistema de control. 4-Eficacia de los sistemas de control. 5-Factor humano en el proceso de control. Temas:
- 2. Control es el proceso de producir información para tomar decisiones sobre la realización de objetivos. Este proceso permite mantener una organización o sistema orientado hacia los objetivos. El proceso de control ofrece información y posibilita tomar decisiones sobre: • Cuáles objetivos debe alcanzar una organización o sistema. • El desempeño de la organización o sistema en comparación con los objetivos. • Riesgos y oportunidades en el trayecto, desde el inicio de las actividades hasta el objetivo. • Lo que debe hacerse para asegurar la realización de objetivos. • La necesidad de cambiar el objetivo.
- 3. El proceso de control se aplica a toda la organización. Todos los aspectos del desempeño de una institución deben monitorearse y evaluarse en sus tres niveles jerárquicos principales: estratégico, administrativo (o funcional) y operativo
- 4. Los componentes de un sistema de control, son: Patrones de control Los patrones de control consisten en información que permite evaluar el desempeño y tomar decisiones. Se extraen directamente de los objetivos (resultados esperados), de las actividades que deben realizarse y de los planes de aplicación de recursos. Adquisición de información El proceso de control depende de información sobre el rumbo de las actividades y su progreso hacia los objetivos. La producción de información, llamada también proceso de monitoreo o seguimiento, es el corazón de cualquier sistema de control. En el sistema de información se debe definir qué información debe producirse, cómo y en qué momento debe obtenerse.
- 5. Comparación y Acción correctiva En la etapa final del proceso de control, la información sobre el desempeño real se compara con los objetivos o patrones. Con base en esa comparación, se puede iniciar una acción para corregir o reforzar la actividad o desempeño. La comparación puede indicar tres situaciones: • Desempeño real igual al esperado. Cuando se realiza el objetivo, una acción de refuerzo puede ser apropiada. • Desempeño real inferior al esperado. Una acción correctiva debe ponerse en práctica para hacer que el desempeño llegue al nivel deseado. • Desempeño real superior al esperado. La acción de refuerzo, en este caso, tiene la finalidad de sustentar el desempeño que sobrepasó el objetivo, o un desempeño superior al promedio.
- 6. Reinicio del ciclo de planeación La información producida por el proceso de control permite tomar decisiones sobre nuevos objetivos y nuevos patrones de control. Así como el control complementa la planeación, también ocurre lo inverso. Con frecuencia, sólo es posible planear a partir de información de control, y no de proyecciones o previsiones sobre el futuro.
- 7. Un sistema de control produce información sobre el desempeño de un sistema para que alguien pueda tomar decisiones. Montar un sistema de control implica definir los procedimientos y las herramientas para producción, procesamiento y presentación de información. Las principales características de un sistema de control eficaz son las siguientes: Enfoque en los puntos estratégicos Los puntos estratégicos de control son aquellos en los que: • Hay mayor probabilidad de ocurrencia de algún desvío en relación con los resultados esperados. • Los desvíos provocarían los mayores problemas. • Las actividades, operaciones o procesos son críticos para el desempeño de la organización.
- 8. Precisión La información debe tener la precisión necesaria para permitir la decisión adecuada. Por ejemplo, en la ejecución de un presupuesto es importante saber cuánto se gastó y cuánto queda disponible. Rapidez La información producida por un sistema de control debe enviarse a la brevedad al encargado de tomar decisiones, de modo que la acción correctiva o de refuerzo se ponga en práctica a tiempo para producir los efectos esperados. En caso contrario, es posible que quien tome decisiones actúe cuando ya sea demasiado tarde
- 9. Objetividad Otra característica de un sistema de control eficaz es la objetividad de la información. Este sistema produce información clara sobre el desempeño e indica cuál es el desvío en relación con el objetivo. Economía Un sistema de control eficaz tiene un costo menor que sus beneficios. Un caso clásico de control antieconómico es el sistema de fiscalización que cuesta más caro que la recaudación que propicia.
- 10. Aceptación de las personas Las personas tienden a resistirse al control y a sabotear los sistemas de control, a menos que: • Entiendan por qué se les está controlando. • Perciban el control como un proceso importante para su trabajo o su seguridad. • Perciban el control como evidencia de su importancia como individuos. Énfasis en la excepción Como es imposible controlar todo, debe ponerse énfasis en las excepciones. Un sistema de excepciones intenta enfocar la atención de la administración en lo que es esencial. Por ejemplo, si un equipo tiene autonomía para gastar cierto valor, sólo los desvíos mayores que ese valor deben merecer atención.
- 11. Como sucede con todos los demás principios de administración, a fin de cuentas todo depende de las personas.
- 12. TIPOS DE CONTROL SOBRE LAS PERSONAS Los controles que actúan sobre el comportamiento de las personas pueden dividirse en tres grupos: 1. Control formal El control formal es la utilización de la autoridad formal para inducir o inhibir algún comportamiento. La simple existencia de un jefe ya es una forma de control formal. Los objetivos son ingredientes importantes de los controles formales.
- 13. 2. Control social lo ejerce un conjunto de personas sobre cualquiera de sus miembros. A la aceptación de un individuo de las creencias, valores y normas de un grupo se le llama conformidad social. Vestirse y hablar como los colegas, trabajar en el mismo horario y producir la misma cantidad que ellos son ejemplos de comportamiento de conformidad social. 3. Control técnico es ejercido por sistemas y no por personas. Por ejemplo, los relojes, que dicen hasta cuándo trabajar, o las pistas y señalizaciones, que determinan la dirección a seguir; las máquinas y las líneas de montaje, cuya velocidad define la intensidad del trabajo humano; o los presupuestos, que establecen el límite de gastos.
- 14. Resistencia al Control Uno de los fenómenos más importantes del comportamiento humano es la resistencia al control, debida principalmente al sentimiento de pérdida de la libertad. Para ser eficaces en el propósito de disminuir la resistencia de las personas, los controles deben: • Definir patrones de control que sean reconocidos como legítimos (necesarios para el desempeño de la organización). • Promover la participación de las personas en la definición y evaluación de su propio desempeño. • Ser flexibles para posibilitar el error.
- 15. Evaluación del Desempeño Una de las finalidades más importantes del proceso de control es dar retroalimentación a los integrantes del equipo del gerente. Ésta informa a las personas cuál es su desempeño, para reforzarlo (retroalimentación positiva) o inhibirlo (retroalimentación negativa). Rapidez Para ser eficaz, la retroalimentación debe ser rápida. El intervalo entre la observación del desempeño y la aplicación del refuerzo o corrección debe ser el menor posible. Un comportamiento que se evalúa mucho tiempo después de que ha ocurrido seguramente se habrá olvidado y entonces el refuerzo o corrección será ineficaz.
- 16. Describir en lugar de juzgar La manera en que el evaluador comunica sus observaciones al evaluado ejerce un papel importante en la eficacia de la retroalimentación. Para hacerlo de modo más eficaz y completo, sobre todo en las situaciones que buscan corregir un comportamiento indeseable, es mejor cambiar el hecho de juzgar por la descripción. En lugar de juzgar los actos o motivos del evaluado, el evaluador describe las expectativas u objetivos, y el desempeño que debe tenerse para cumplir con los dos.
- 17. Administración de recompensas El buen desempeño se incentiva por medio de recompensas. Éstas son más eficaces que los castigos, los cuales suprimen temporalmente los comportamientos indeseables, pero no los eliminan en forma definitiva. Una pregunta importante en la aplicación de recompensas consiste en decidir su frecuencia. Los principios del conductismo defienden el patrón intermitente de la recompensa después de haber establecido el comportamiento deseado. De esta forma, las recompensas preservan su eficacia.
- 18. Autocontrol El sistema de control que es totalmente compatible con las prácticas modernas de gestión de personas es el autocontrol. La disciplina interior es el mejor sustituto para la obediencia dictada por los controles. Son tantas las ventajas del autocontrol que muchas organizaciones recurren a él en lugar de los sistemas formales.El autocontrol es una de las herramientas de autogestión. Como todas las demás herramientas, depende del compromiso y la disciplina interior. Crear una cultura orientada al compromiso y la disciplina interior es uno de los principales desafíos del administrador moderno