Control y evaluacion

CONTROL Y EVALUACION
Controleficaz
Que es el control?. El control administrativo es un esfuerzo para fijar niveles de
desempeño con objetivos de planeación, para diseñar los sistemas de
retroalimentación de la información, para comparar e desempeño real con esos
niveles de desempeño determinados de antemano, para determinar si hay
desviaciones y medir su importancia, para tomar las medidas tendientes a
garantizar que todos los recursos de la empresa se utilicen en forma mas eficaz y
eficiente en la obtención de los objetivos organizacionales.
El controlde gestión
se relaciona con las actividades siguientes: formulación de objetivos, fijación de
estándares, programas de acción, utilización de recursos, medición de resultados,
análisis de desviaciones, corrección del desempeño o mejora.
El control de gestión es un medio para desplegar la estrategia en toda la
organización. El problema del control de gestión radica en el diseño de
mecanismos que permitan que el comportamiento individual coincida con el
requerido por la organización: que se piense en lo global cuando se actue en lo
local
Sirve para evaluar el desempeño de la organización, entendida como la medición
y análisis de los resultados, desde multiples angulos o criterios, para decidir que
acción tomar a partir de los recursos disponibles con una orientación hacia su
mejora permanente en todos los niveles de la organización.
Es un medio para movilizar el talento y la energía colectiva hacia el logro de los
objetivos de la organización .
Pasos delprocesode control
1. Establecer los estándares para medir el desempeño: los criterios deben
especificarse en términos significativos y deben ser aceptados por los
interesados
2. Medir el desempeño: las medidas del desempeño deben ser oportunas. Un
error que debe evitarse al medir el desempeño, es dejar que transcurra
mucho tiempo entre las mediciones del desempeño
3. Medir lo que esta ocurriendo contra los estándares del desempeño

4. Tomar medidas correctivas si el desempeño no cumple con los niveles
establecidos y el análisis indica que se requiere intervención
Factores organizacionales que creanla necesidadde control
1. Cambio: gracias al control, los gerentes detectan los cambios que están
afectando a los productos o servicios de su empresa
2. Complejidad: las empresas grandes exigen un sistema de control mas
formal y riguroso que una pequeña
3. Errores: un sistema de control permite a los gerentes detectar esos errores
antes que sean graves
4. Delegación: la única forma de que los gerentes puedan determinar si sus
subordinados están haciendo las tareas que se les han asignado, consiste
en implantar un buen sistema de control.
Factores organizacionales que creanla necesidadde control
1. Controles anteriores a la acción o pre-controles: garantizan que antes
de emprender una acción, se haya hecho el presupuesto de los recursos
humanos, materiales y financieros, que se necesitaran cuando llega el
momento de la acción, los presupuestos se aseguran de que los recursos
requeridos estén disponibles en los tipos, calidad, cantidades y ubicaciones
necesarias
2. Controles directivos o de alimentación hacia adelante: tienen por objeto
descubrir las desviaciones respecto de alguna norma o meta y permitir que
se hagan correcciones antes de terminar determinadas series de acciones.
3. Controles de si/no o de selección preliminar: ofrece un proceso de
selección en el cual para que una operación continue, antes hay que
aprobar un procedimiento o satisfacer determinadas condiciones
4. Controles después de la acción: estos miden los resultados de una
acción terminada

Pasos para establecerun sistema de control:
1. Definir los resultados deseados: deben ser específicos y asignarse a un
responsable para conseguirlo
2. Establecer predictores de resultados: algunos predictores de advertencia
temprana que pueden ayudar a predecir si se lograran los objetivos son:
-mediciones de entradas: un cambio en los insumos principales indicara que
se necesitan modificar sus planes o tomar medidas correctivas
3. Establecer normas de predictores y resultados si no se hace esto, los
gerentes pueden reaccionar cuando estas son significativas.
4. Establecer la red de información y retroalimentación: consiste en
establecer los medios con que se recogerá la información referente a los
predictores para compararlos con sus patrones de referencia. Los medios
deben ser eficientes como para devolver a tiempo la información pertinente al
personal clave para que intervenga
5. Evaluar la información y tomar medidas correctivas, se requiere comparar
los predictores con los patrones o criterios, decidir que se hara y luego hacerlo
Consideraciones fundamentales alestablecerun sistema de
control
Tipos de mediciones. Se basan en patrones establecidos, pueden ser estándares
históricos; como las ventas, estándares externos que provienen de otras empresas
con el mismo propósito y de ingeniería la capacidad de las maquinas
 Numero de mediciones. Debemos tomar un determinado lapso y el tipo de
mediciones esto dependerá de que tan controlado queremos que sea el
proceso
 Autoridad para establecer medidas y estándares. Para que los estándares
se cumplan, se deberá establecer los indicadores de medición tomando en
cuenta la capacidad de los empleados.
Flexibilidad de los estándares. Deben ser uniformes y similares en los
departamentos que son parecidos. A menudo deben tomarse en cuenta las
diversas circunstancias especiales que deben encarar en cada unidad
organizacional o cada miembro de ellas.

Frecuencia de la medición. Va a depender de la tarea que estemos controlando.
Depende de la naturaleza que se este controlando.
Dirección de retroalimentación. Un control bien diseñado va a tener una buena
retroalimentación. Los individuos cuyas acciones están bajo vigilancia están, por lo
general, en la mejor posición para tomar cualquier medida correctiva que sea
necesaria, ya que son los mas próximos a la actividad que se pretende controlar.
Características del sistema eficaz del control. La importancia relativa de dichas
características varia según las circunstancias, pero su presencia fortalece a la
mayoría de los sistemas de control.
Exactitud la información sobre el desempeño debe ser exacta. Los datos
inexactos de un sistema de control podrían causar que la organización tomara una
medida inapropiada para corregir el problema, o bien, creara un problema donde
no existía antes.
Oportunidad. La información debe ser corregida, transmitida y evaluada
rápidamente si ha de actuarse oportunamente para producir las mejoras
deseadas.
Objetividad y claridad. La información de un sistema de control debe ser
compresible y ha de considerarse objetiva por las personas que se valen de ella.
Mientras menos subjetivo o ambiguo sea el sistema de control, mayor probabilidad
habrá de que las personas obren de manera inteligente y eficaz sobre la
información recibida.

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