Control unidad 7

EL CONTROL ES:
• La evaluación de los resultado de una empresa
conforme a lo planeado.

ELEMENTOS DEL CONCEPTO
• Relación con lo planeado.
• Medición
• Detectar desviaciones
• Establecer medidas correctivas.

IMPORTANCIA DEL CONTROL
• Contribuye a medir y corregir la labor ejecutada.
• Posibilita el análisis de lo realizado con lo
planificado.
• Las técnicas y los sistemas de control son aplicables
a cualquier actividad administrativa.
• Se constituye para los jefes en una herramienta a
través de la cual se comprueban si los propósitos de
la organización son alcanzados de acuerdo a la
planificación.

PRINCIPIOS DEL CONTROL
• De carácter administrativo de control
• Principio de lo estándares.
• De carácter medial de control..
• Principio de excepción,.

CARACTERÍSTICAS DEL CONTROL
• Reflejar la naturaleza de estructura organizacional.
• Oportunidad.
• Accesibilidad.
• Ubicación estratégica.

PROCESO DEL CONTROL
Para ejercer el proceso de control en una organización, existen tres pasos básicos y son:
 Establecimiento de normas, parámetros y
métodos.
 Medición del desempeño o resultado
obtenido.
Ejecución de las acciones correctivas.

ESTABLECIMIENTO DE ESTÁNDARES
El primer paso es medir el desempeño principal con la consideración de
los problemas de la medición.
¿Qué es la medición?
Es la determinación de la cantidad de capacidad en una entidad bien
definida.
OBJETIVOS
Deben ser específicos
Medibles
Alcanzables
Con un responsable asignado
En un tiempo definido

METAS
Son los objetivos cuantificados de lo que se
quiere lograr deben tener las siguientes
características:
El objetivo
La cuantificación

ESTANDARIZACION
Es el establecimiento y uso de tipos, medidas, patrones o
tamaños de forma definida, en base a reglas o normas.

MEDICIÓN DE RESULTADOS
El paso dos del proceso de control es comparar el
desempeño con el estándar, en realidad esto mide el
desempeño.
Las desviaciones relativamente pequeñas del estándar son
aprobadas para el desempeño de algunas actividades, en
tanto que en otros casos, una ligera desviación puede ser
grave. Los gerentes encargados del control, por tanto,
deben analizar, evaluar y juzgar los resultados con lo mejor
de su habilidad.

Este paso del control de comparar el desempeño con
el estándar debe hacerse tan cerca del punto de
desempeño como sea posible. Esto facilita los
esfuerzos de control y ayuda en la localización de las
áreas que deben corregirse.

ACCIONES CORRECTIVAS
Este es el tercer y último paso del proceso de control.
Puede considerarse como el paso que asegura que las
operaciones están ajustadas y que se hacen esfuerzos
para alcanzar los resultados inicialmente planeados.
Siempre que se descubren variaciones de importancia,
es imperativa una acción enérgica e inmediata, el
control efectivo no puede tolerar demoras innecesarias,
excusas o excesivas excepcionales.

La acción correctiva la aplica quien tiene autoridad sobre el
desempeño real.
Esto puede implicar la modificación del plan, por ejemplo: un
cambio en el procedimiento o método, o una nueva forma de
comprobar la precisión de las partes que se fabrican, en algunos
casos, puede estar indicada una modificación de organizaciones,
en tanto que entornos puede bastar un cambio en la motivación,
la reimplantación del objetivo en la mente de los empleados o la
revisión de una política y su aplicación puede ser todo lo que se
necesite.

Para una máxima efectividad, la corrección de una
desviación deberá ir acompañada por una
responsabilidad fija e individual, hacer responsable a
un individuo por su trabajo es uno de los mejores
medios para lograr lo esperado. La responsabilidad
individual fija, tiende a personalizar el trabajo, se
convierte en trabajo de uno.
De esta forma se obtiene una genuina ayuda y
cooperación. Además, se obtiene una actitud favorable
hacia el control, y esto es de especial importancia.

COMPARACIÓN DE RESULTADOS
Consiste en medir la ejecución y los resultados,
mediante la aplicación de unidades de medida, que
deben ser definidas de acuerdo con los estándares.
Para llevar a cabo su función, esta etapa se vale
primordialmente de los sistemas de información; por
tanto la efectividad del proceso de control dependerá
directamente de la información recogida, misma que
debe ser oportuna, confiable, válida, con unidades de
medida apropiadas, y fluida.

Una vez efectuada la medición y obtenida esta
información, será necesario comparar los resultados
medidos en relación con los estándares
preestablecidos, determinándose así las desviaciones,
mismas que deberán reportarse inmediatamente.

CORRECCIÓN Y RETROALIMENTACIÓN
• Los gerentes pueden elegir entre tres
posibilidades:
• Pueden no hacer nada
• Pueden corregir el desempeño actual, o
• Pueden revisar las normas.
• El no hacer nada, se explica por sí mismo.

CORREGIR EL DESEMPEÑO ACTUAL.-
Si la fuente de la variación en el desempeño actual no
ha sido una serie de acciones o actividades de trabajo
eficientes, el gerente debe tomar acción correctiva.
Ejem. Podrían comprender cambios de estrategia,
estructura, prácticas de compensación o programas de
entretenimiento, rediseño del puesto o el reemplazar al
personal.

REVISE LA NORMA.-
Es posible que la variación sea el resultado de una norma no
realista, es decir, la meta pudo fijarse demasiado alta o
demasiado baja. En tales casos, es la norma la que necesita
la acción correctiva, más no el desempeño.
Más que aceptar el hecho de que su desempeño fue
inadecuado, los estudiantes sostienen que las normas no son
razonables.
Las normas se derivan de los objetivos, pero ya que estos
objetivos se desarrollan durante la planificación, son
tangenciales al proceso al proceso de control, el proceso es en
esencia un flujo continuo entre medir y comparar la acción
gerencial.

CORRECCIÓN.-
La utilidad concreta y tangible del control están
en la acción correctiva para integrar las
desviaciones en relación con los estándares.
El establecimiento de medidas correctivas da
lugar a la retroalimentación; es aquí donde se
encuentra la relación más estrecha entre la
planeación y el control.

RETROALIMENTACIÓN
Es básica en el proceso de control, ya que a través de la
retroalimentación, la información obtenida se ajusta al sistema
administrativo al correr el tiempo.
Es necesario la implantación de un sistema de control y para esto
se requiere:
 Contar con objetivos y estándares que sean
estables.
Que el personal clave comprenda y esté de
acuerdo con los controles.

 Que los resultados finales de cada actividad se
establezcan en relación con los objetivos.
 Tomar en cuenta que un sistema de control por sí
solo no contribuye a la eficacia.
Evaluar la efectividad de los controles:
 Eliminando aquellos que no sirvan.
 Simplificándolos.
 Combinándolos para perfeccionarlos.

FASES DE CONTROL
• Establecimiento de estándares y criterios:
los estándares representan el desempeño
deseado; los criterios representan las normas
que guían las decisiones. Proporcionan
medios para establecer lo que debe hacerse
como normal o deseable. Constituyen los
objetivos que el control deberá garantizar o
mantener.

• Observación del desempeño: Para controlar el
desempeño es necesario por lo menos un poco de
éste. El proceso de control se lleva a cabo para
ajustar las operaciones a estándares previamente
establecidos y funciona de acuerdo con la
información re recibe. La observación o verificación
del desempeño o del resultado busca obtener
información precisa de lo que se controla. La eficacia
de un sistema de control depende de la información
inmediata sobre los resultados anteriores,
transmitida a quienes tienen poder para introducir
cambios.

• 3.- Comparación del desempeño con el estándar
establecido: Toda actividad experimenta algún tipo de
variación, error o desvío. Es importante definir los límites
dentro de los cuáles esa variación se considera normal o
deseable.
• 4.- Acción para corregir el desvío entre el desempeño
real y el desempeño esperado: Las medidas y los
informes de control indican cuándo las actividades que se
realizan no logran los resultados esperados y permiten
establecer condiciones para poner en marcha la acción
correctiva.

NECESIDADES DE INFORMACIÓN
Un sistema de Información es un conjunto de
elementos que interactúan entre sí, con el fin de apoyar
las actividades de una empresa o negocio. Estos
elementos son de naturaleza diversas y normalmente
incluyen:
 El equipo computacional, (Hardware)
El recurso humano que interactúe con el sistema de
información

Los datos, o información fuente, que son
introducidos al sistema.
Los programas que son procesados y
producen diferentes tipos de resultados,
(software).
Los datos, o información fuente, que son introducidos
al sistema.

Actividades básicas de un Sistema de Información:
• Entradas de información
• Almacenamientos de información
• Procesamiento de Información
• Salidas de información. La salida es la capacidad de un
Sistema de Información para sacar la información procesada o
bien datos de entrada, al exterior.

REPORTES
Son todos aquellos que facilitan el proceso de control,
ejem; reportes de producción, informes de embarque,
reportes financieros, etc. El estudio de los datos que
ellos arrojan y su comparación con otros reportes
similares, ayudan el gerente a la toma de decisiones y
a un mayor conocimiento del estado de la empresa.
La contabilidad ofrece información de tipo cuantitativo;
de aquí que se tratará primordialmente del uso de
dicha información para fines de control.

TÉCNICAS DE CONTROL
• 1.- Precisa. La información referente al desempeño
tiene que ser precisa.
• 2.- Oportunidad. La información debe reunirse,
enviarse a quien corresponda y evaluarse
rápidamente si se quiere tomar medidas a tiempo
para lograr mejoras.
• 3.- Objetiva y completa. La información aportada por
un sistema de control deberá ser completa y los que
la utilicen han de considerarla objetiva. Un sistema
control difícil de entender provocará errores
innecesarios y conjunción o frustraciones entre los
empleados.

• 4.- Centrada en puntos estratégicos de control. El
sistema de control ha de centrarse en las áreas
donde las desviaciones respecto a los estándares
tienen mayores probabilidades de causar daño. El
sistema habrá de concentrarse así mismo en los
puntos donde las medidas correctivas puedan
aplicarse con la máxima eficacia.
• 5.- Económicamente realista. El costo de instalar un
sistema de control deberá ser menor, o por lo menos
igual, que los beneficios que aporte.
• 6.- Organizacionalmente realista. El sistema de
control ha de ser compatible con las realidades de la
organización.

• 7.- Coordinada con el flujo de trabajo de la
organización. La información relacionada con el
control necesita estar coordinada con el flujo de
trabajo en toda la organización.
• 8.- Flexible. A fin de que las organizaciones puedan
reaccionar rápidamente para superar los cambios
adversos o bien para aprovechar las oportunidades
que se le presenten.
• 9.- Prescriptiva y operacional. La información se
concentrará en una forma utilizable cando llegue el
encargado de tomar las medidas que correspondan.
• 10.- Aceptable para los miembros de la organización.
Para que los miembros de una organización acepten
un sistema de control , los controles deberán
relacionarse con metas significativas y aceptadas.

TIPOS DE CONTROL
Las técnicas de control adoptan muchas formas, algunas son
bastantes simples, en tanto que otras son complejas y
sofisticadas. Algunas miden que tan bien está la situación
financiera de la empresa, en tanto que otras indican la eficiencia
en la producción. Incluso otras herramientas de control
consideran las actitudes de los empleados y percepciones.
Podemos considerar los siguientes tipos de control al interior de
las empresas:

• Financieros
• Calidad
• Cantidad
• Auditoria
• Relaciones con clientes
• Presupuestos
• Costos
• Inventarios

ESTADOS FINANCIEROS
La medición y el control de las actividades de una
empresa por lo general se logran en parte a través del
análisis de estados financieros. Para poder llevar a
cabo tal análisis, la empresa recurre al uso de la
información contable bajo la forma de estados
financieros.
• Los principales estados financieros son:

• 1.- Estado de Resultados
• 2.- Balance General, y
• 3.- Flujo de Efectivo.

ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO
Medir el flujo de entrada y salida de efectivo de un negocio resulta
ser la función el estado de flujo de efectivo.
Mediante un análisis de flujo de efectivo, la administración podrá
predecir de una forma más precisa las necesidades de efectivo
por adelantado.
Asimismo, la administración podrá evitar que se acumulen
grandes cantidades de efectivo cuando no se necesite. En su
lugar podrá ser utilizado para oportunidades de inversiones que
hayan de producir una ganancia para la empresa.

ANÁLISIS DE RAZONES
Los estados financieros son determinantes para
conocer diversos aspectos de la situación financiera de
una empresa.
Un uso de los estados financieros tanto para los
administradores como para los acreedores potenciales
e inversionistas, lo representa el análisis de razones,
los cuales descansan en información típicamente
localizadas dentro del estado de resultados y balance
general de la empresa.

PRESUPUESTOS
Los presupuestos son expresiones de planes futuros
expresados en términos monetarios. Dentro de los
presupuestos por lo común utilizados se incluyen el de
ventas proyectadas, gastos de manufactura, gastos de
administración, presupuesto de inversiones a largo plaza o
de capital, y presupuesto de las necesidades de efectivo.
Algunos presupuestos se pueden expresar en términos
distintos al monetario, como sería el presupuesto de
personal al ocupar un proyecto determinado o presupuesto
de utilización de maquinaria de una empresa
manufacturera.

SISTEMA DE CONTROL LOGÍSTICO
Utilizando un sistema de control logístico, la
administración determina el efecto de los
cambios en cualquier parte del sistema sobre
su producción global.

CONTROL DE LAS ÁREAS FUNCIONALES
Para que los gerentes de alto nivel implanten buenos sistemas de
control, tienen que identificar primero las principales áreas del
desempeño de su organización o unidad. Estas áreas, llamadas
también áreas de resultados son aquellos aspectos de la unidad u
organización que han de funcionar eficazmente si se quiere que
toda la organización o unidad tenga éxito.

PUNTOS ESTRATÉGICOS DE CONTROL
El método más importante y útil para
seleccionar los puntos estratégicos de
control consiste en centrarse en los
elementos más importantes de una
operación determinada.

GRACIAS
La sonrisa vale menos que
la electricidad y da mas
luz 

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