Control interno de las empresas
- 1. Instructivo de caja chica Definición Fondo de Caja Chica: Es un monto fijo, aprobado previamente por la Dirección Ejecutiva de acuerdo a las necesidades que comprende cada institución o proyecto para el cual se autoriza, en ninguno de los casos este monto deberá ser ni más ni menos del que se autorizó previamente cuando se creó el fondo. Excepto que exista la necesidad de aumentarlo o disminuirlo según estime conveniente la Dirección Ejecutiva. Objetivo: Facilitar las operaciones de compra de bienes y/o servicios menores o iguales a cincuenta dólares, por parte de la institución. El manejo de este fondo será regulado de acuerdo a las condiciones siguientes: 1. Este fondo estará a cargo de la persona encargada de la administración, quien podrá delegar esta actividad a otra persona empleada de la institución, siempre bajo responsabilidad y supervisión de la persona responsable por la administración. 2. En caso de crearse fondos de caja chica para uso de algún proyecto, este estará a cargo del coordinador, quien también podrá delegarle dicho fondo uno de sus asistentes en el proyecto, quedando siempre bajo su responsabilidad y supervisión. 3. Los gastos que se cubrirán con estos fondos no podrán ser mayores a SETENTAYCINCO 00/100 ($ 75.00). 4. El monto de cada fondo de caja chica será definido por la Dirección ejecutiva, con base a un estimado de los gastos mensuales que serán cubiertos por el mismo, que presentará el(la) responsable del área o proyecto correspondiente. 5. Todos los gastos serán documentados con: facturas, créditos fiscales y/o recibos excepto cuando se solicite viáticos para transportarse en bus que podrá hacerse la excepción de documentarlo con vales de caja chica, pero en todos los casos deberán estar respaldados con vales de caja chica pre numerados y en forma correlativa. 6. Los vales de caja chica, deberán estar completamente llenos y cumplir con los requisitos de firmas correspondientes. 7. Este fondo será liquidado con formato de liquidación de Fondo de Caja Chica. 8. El fondo de caja chica será liquidado y reintegrado cuando se haya utilizado al menos en un cincuenta por ciento y hasta un setenta y cinco por ciento; pero en ningún caso se permitirá que dicho fondo se liquide en su totalidad. 9. El fondo de caja chica se liquidará y se reintegrará al menos una vez al mes independiente se hayan cubierto los porcentajes anteriores. 10. Se efectuará arqueo de caja chica al menos una vez por mes, por parte del departamento financiero-contable. 11. En ningún caso deberán existir diferencias en los arqueos, para no generar dudas en el manejo del mismo. Instructivo de caja general DEFINICION. Es la suma de dinero que se pone en manos de una persona para efectuar ciertos pagos. El encargado de su manejo rinde cuentas periódicamente, y se le hacen nuevas entregas de dinero para reponer el importe de los pagos hechos. El fondo se limita a una cantidad constante, aunque puede aumentarse o disminuirse según lo indique de tiempo en tiempo las necesidades de
- 2. operación En cualquier momento, el efectivo más el importe de los comprobantes de pago, debe ser igual al monto nominal del fondo fijo. Adjetivo: Conocer el mecanismo del fondo fijo para poder registrar y controlar la creación, ampliación, cancelación parcial o total, así como las reposiciones del mismo. El manejo de este fondo será regulado con las siguientes condiciones: El cajero Custodia y maneja adecuadamente los valores que mantiene en Caja y corrección en las anotaciones contables que el manejo de estos valores requiera. El funcionario debe rendir fianza. El Cajero depende directamente del Jefe de Contabilidad y Presupuesto. Recibe pagos en dinero y documentos y pagar a su vez a los proveedores, rigiéndose en todo momento a las disposiciones señaladas tanto en este manual como en reglamentos vigentes. Depositar los fondos pertinentes en los Bancos correspondientes. Realizar diariamente un recuento de valores en su poder y registrar detalladamente su resultado en el Libro Arqueo Diario Exigir la rendición, en un plazo no superior a 24 horas, de los fondos entregados a determinados funcionarios para compra de urgencia(vale gastos menores, avances, anticipos a proveedores) Revisar la documentación que se requiere para efectuar los pagos. Además de otras funciones relacionadas con Caja, que le encomiende el Jefe de Contabilidad y Presupuesto. .- Prohibiciones: No se entrega documentos a las personas que no se encuentran autorizadas No se puede entregar ninguna información referente a valores de sueldo antes de la fecha de pago. Los cheques deben ser girados solo en nominativos Todo documento que se cancele debe estar con toda su documentación y firmas que respalden dicho pago. Los ingresos son Remesas: Fondos. Especiales (auxilio extraordinario, programas especiales, estos fondos son enviados por el Nivel Central) Transferencias (para el pago de Facturas y Sueldo, estos son ingresados al ítem 11505 Transferencias) Prestaciones del Establecimiento: • Ingreso de Recaudación (corresponde a las diferentes recaudaciones, ya sea Central,, Asistencia Pública, Maternidad), estas debe ser rendidas diariamente, las cuales son revisadas por el cajero, las cuales deben venir en planilla separando los diferentes ítems y todos los comprobantes de recaudación correspondiente. • Ingreso por facturación a las diferentes instituciones, correspondiente a prestaciones médicas efectuadas en el establecimiento. Los egresos son pago de Facturas: Para efectuar este pago, el cajero revisará: Que se adjunte el formulario de Recepción de Mercaderías firmado por quien la recibió. Que la factura sea original, sin enmiendas, con los precios unitarios, confeccionada a máquina o lápiz pasta, y que cumpla con las exigencias legales y reglamentos internos vigentes. Sueldo Los cheques son enviados a la sección sueldo, para que sean emitidos, luego al ser recepcionados en esta sección se revisan y se ingresan al sistema, las copias de las planillas donde vienen los ítems, son entregadas a presupuesto para efectuar la orden de compra, cuando se termina de recibir todos los cheques se cuadra confirmando con el cuadro de remesa, los cheques son firmados por el tesorero más el jefe de contabilidad, posteriormente son entregados a
- 3. los funcionarios quienes deben firmar la planilla, por ningún motivo se entrega un cheque a otra persona sin autorización. Viáticos Estos son cancelados solamente por traslado de pacientes, los formularios deben venir con todas las firmas correspondientes. Devoluciones de Gastos Estos son utilizados para la devolución de Garantías y arriendos dejados por préstamo de tubos de oxigeno o catres quirúrgicos. Se devuelven adjuntando el comprobante de Ingreso y documento de Activo Fijo, que acredite su devolución. Instructivo de inventario Definición El inventario es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa para comercializar con aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricación primero antes de venderlos, en un periodo económico determinados. Deben aparecer en el grupo de activos circulantes objetivo: Proveer o distribuir adecuadamente los materiales necesarios a la empresa. Colocándolos a disposición en el momento indicado, para así evitar aumentos de costos pérdidas de los mismos. Permitiendo satisfacer correctamente las necesidades reales de la empresa, a las cuales debe permanecer constantemente adaptado. Por lo tanto la gestión de inventarios debe ser atentamente controlada y vigilada. Condiciones 1. El control de inventarios se llevará a cabo en forma permanente con cortes mensuales al Último día hábil de cada mes bajo los lineamientos, principios y estrategias establecidos en Los presentes procedimientos y en la legislación actual aplicable en la materia. 2. Los almacenes centrales y los almacenes de las unidades deberán llevar un registro Sistemático del movimiento de bienes en manual o automatizado de sus Almacenes. 3. Los registros mensuales para efecto de cierre mensual se deben contemplar los registros De entradas y de salidas del día primero al día ultimo del mes correspondiente. 4. El último día hábil de cada mes los almacenes centrales y los almacenes de las unidades Emitirán un informe de cierre sustentado con el informe de toma de pruebas selectivas Mensuales, el reporte de entradas y de salidas de sus respectivos almacenes incluyendo En ellos las correcciones que se hayan realizado. 5. La conciliación de los almacenes centrales con los almacenes de las unidades se realizará En unidades físicas y montos por factura, anotando en el formato las que queden en
- 4. Tránsito, remitiendo la documentación soporte dentro de los 10 primeros días naturales del Mes siguiente al cierre del mes que se está conciliando. 6. La conciliación que realizará el almacén central con el departamento de contabilidad del Instituto se efectuará mensualmente en unidades monetarias entre el día 11 y el día 20 del Mes siguiente al mes que sé está conciliando. 7. Podrán hacerse conciliaciones parciales o totales en cualquier tiempo a petición de alguna De las partes o de necesidades de información del Instituto. 8. Deberá quedar evidencia debidamente formada y autorizada por los servidores públicos Responsables de las acciones, de todos y cada uno de los movimientos de los almacenes: Conciliaciones u operaciones de corrección que se realicen. Dicha evidencia, estará Debidamente soportada con las requisiciones, reportes, facturas y/o formatos Correspondientes. 9. Los almacenes centrales elaborarán y mantendrán actualizado el catálogo de claves de Insumos del I.S.E.M y lo darán a conocer oportunamente a las unidades. 10. Los almacenes centrales tendrán la responsabilidad exclusiva de asignar claves a los Artículos nuevos que manejan estos y los almacenes de las unidades. Instructivo de cuentas por cobrar Definición Las cuentas por cobrar es un concepto de contabilidad donde se registran los aumentos y las disminuciones derivados de la venta de conceptos distintos a mercancías o prestación de servicios, única y exclusivamente a crédito documentado (títulos de crédito, letras de cambio y pagarés) a favor de la empresa y para esto existen programas para llevar a cabo las operaciones. Objetivo: Estimular las ventas y ganar clientes, considerando un medio para vender productos y superar a la competencia, ofreciendo facilidades crediticias como parte del ss. d la empresa para favorecer a sus clientes. Condiciones Las cuentas por cobrar deben clasificarse como de exigencia inmediata: Corto plazo y a largo plazo.
- 5. Las cuentas por cobrar a corto plazo, deben presentarse en el Estado de Situación Financiera como activo corriente y las cuentas por cobrar a largo plazo deben presentarse fuera del activo corriente La factorización se inicia cuando se envía un pedido o cuando se completa la prestación de un servicio; y es responsable de la asignación del precio y de la emisión de una factura al cliente. Pagos es una actividad constante e importante del proceso de las cuentas por cobrar. Al final de las actividades de cobranza de cada día, el departamento de crédito y cobranza determinará si ha llegado o no al objetivo diario, planteado por la gerencia y empresas. Cuando un período operativo no produce un incremento en las cuentas por cobrar corporativas, los inversores podrían decir que el negocio se ha estancado desde el punto de vista de la rentabilidad y que la inacción de los altos directivos podría entrañar riesgos sustanciales. Esta exposición, el otro nombre por el riesgo, puede conducir a una crisis de liquidez, a un éxodo de los inversores y a una tasa de interés más alta acompañada a menudo con dificultades para el reembolso de la deuda y una puntuación de crédito que disminuye. Piensa en esto como un emisor de tarjetas de crédito que eleva la tasa de interés anual de un cliente si éste tiene un tedio financiero y no puede liquidar las obligaciones a tiempo. Informar las cuentas por cobrar de clientes en el estado financiero correcto no es la única preocupación para el jefe del departamento de contabilidad de una empresa. Diversas iniciativas preceden con la publicación y el registro de las cuentas por cobrar. Éstas van desde la realización de verificaciones de los antecedentes de los clientes potenciales y verificar sus registros financieros hasta monitorear los esfuerzos de envío, la revisión de los documentos de origen para observar la exactitud y la coherencia y la presentación de los datos transaccionales a tiempo. Los documentos de origen incluyen los conocimientos de embarque, las órdenes de compra, los contratos y las facturas de clientes. El personal corporativo que garantiza que las cuentas por cobrar fluyan a la sinopsis de datos del rendimiento adecuado, el otro nombre de un estado financiero, incluye a los contadores, los gerentes financieros, los empleados de envíos y los supervisores presupuestarios. Los gerentes de almacén, controladores y tesoreros de la casa también pesan en la formulación de las políticas con respecto a las cuentas por cobrar. Instructivo de activo fijo Definición Es el conjunto de bienes de naturaleza relativamente permanente, adquiridos, desarrollados, construidos por administración propia o por contrato , necesarios para el cumplimiento de objetivos institucionales, estos pueden ser: Televisores, puestos de Trabajo, aires acondicionados, neveras, licuadoras, estantería con entrepaños, etc. Adjetivo: Establecer normas para el cuidado de los activos fijos ya que estos no son utilizados para las ventas Para que un bien sea considerado activo fijo debe cumplir las siguientes características: 1. Ser físicamente tangible.
- 6. 2. Tener una vida útil relativamente larga (por lo menos mayor a un año o a un ciclo normal de operaciones, el que sea mayor). 3. Sus beneficios deben extenderse, por lo menos, más de un año o un ciclo normal de operaciones, el que sea mayor. En este sentido, el activo fijo se distingue de otros activos. 4. El bien existe con la intención de ser usado en las operaciones de la empresa de manera continua y no para ser destinado a la venta en el curso normal del negocio. 5. la clasificación de un bien como activo fijo no es única y que depende del tipo de negocio de la empresa; es decir, algunos bienes pueden ser considerados como activos fijos en una empresa y como inventarios en otra. 6. La vida útil de un activo fijo es definida como la extensión del servicio que la empresa espera obtener del activo. La vida útil puede ser expresada en años, unidades de producción, kilómetros, horas, o cualquier otra medida. Por ejemplo, para un inmueble, su vida útil suele estimarse en años; para un vehículo, en kilómetros o millas; para una máquina, de acuerdo con las unidades de producción; para las turbinas de un avión, las horas de vuelo. 7. la estimación de la vida útil de un activo fijo debe ser realizada tomando en cuenta dos aspectos: el desgaste físico producido por el uso del activo y el desgaste funcional. El primero es producido por el uso de los activos y el deterioro ocasionado por motivos distintos a su uso como aquellos relacionados con el factor tiempo (óxido y corrosión de la maquinaria). Los factores funcionales se relacionan con la obsolescencia tecnológica y con la incapacidad del activo para operar con eficiencia. 8 .La vida útil constituye una estimación contable y por lo tanto está sujeta a valores subjetivos; su estimación es probablemente la parte más difícil de la contabilidad para depreciación. En general, las empresas suelen basar sus estimaciones en experiencias anteriores, referencias de especialistas, revistas especializadas y otro tipo de publicaciones. Con el tiempo, es posible revisar la vida útil de los activos dado que ningún negocio tiene un pronóstico perfecto. Sin embargo, en el caso de que se modifique la vida útil de un activo (se denomina como "cambio en el estimado contable"), los principios contables establecen que se informe la naturaleza, razón y efecto del cambio sobre la utilidad neta. 9. En nuestro medio existen dispositivos legales que establecen los períodos de vida útil aceptables para efectos tributarios a los cuales las empresas deben ceñirse para el cálculo de los impuestos correspondientes. Generalmente, para evitar una doble forma en la presentación de la información financiera, las empresas a veces deciden tomar como períodos de vida útil de los activos fijos a los legalmente establecidos; pero es importante, para una adecuada presentación de la información financiera, que los negocios estimen los períodos de vida útil para efectos de la preparación de información gerencial indistintamente de las normas establecidas 10.- La Coordinación Administrativa de cada Sede de será la responsable de coordinar todas las actividades relacionadas con la adquisición y control De Activos Fijos tendrá la responsabilidad de mantener un registro auxiliar permanente de los Bienes muebles e inmuebles de la Institución