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- 1. U.N.P.S.J.B. Facultad de Ciencias Económicas - Sede Trelew CÁTEDRA: "Administración General" CURSOGRAMAS - Lic. Enrique Babino Guía de estudioNota de Cátedra La planes operativos se caracterizan por ser de corto plazo y estar en inmediato contacto con la acción. Cuando estos planes resultan complejos o su número es considerable, se utilizan herramientas gráficas para facilitar su comprensión y aprendizaje. Los cursogramas surgen como apoyo a un tipo de plan operativo en particular: los procedimientos y su diseño se transforma en una pieza fundamental para manejarlos. Para ello el Instituto Argentino de Normalización - IRAM - ha normalizado los símbolos, técnicas de confección y los formularios a utilizar en el diseño de cursogramas. Las organizaciones, en su faz operativa, están inmersas en un cúmulo de procesos, actividades y rutinas necesarios para el cumplimiento de los objetivos predeterminados; tal es así que se las puede conceptualizar como un conjunto de procesos que muchas veces estos pasan inadvertidos a los ojos de los administradores y quedan al libre albedrío de quienes los deben ejecutar, con resultados no esperados. Los procedimientos o rutinas administrativas, son guías detalladas de los pasos a seguir para desarrollar las actividades incluidas en los programas, que contienen las secuencias cronológicas de los caminos a recorrer para desarrollar las distintas operaciones programadas. Los cursogramas reflejan gráficamente la información y los acontecimientos referentes a un procedimiento, que abarcan una serie de acciones, en una o varias operaciones, realizadas en forma secuencial, sistemática y repetitiva, con un fin determinado. En resumen, un cursograma es la representación gráfica de un procedimiento o rutina. Gráficamente es la suma de un conjunto de símbolos debidamente enlazados, que representan las distintas etapas del proceso administrativo desde su comienzo hasta su finalización. VENTAJAS ☺ Simplifican las tareas administrativas ☺ Unifican criterios ☺ Disminuyen costos ☺ Permiten que los procesos se tornen más eficientes ☺ Son herramientas de entrenamiento y autoayuda DESVENTAJAS Eliminan la creatividad Caen en desuso fácilmente por falta de actualización En muchas organizaciones existe resistencia al uso de cursogramas ELABORACIÓN: Los cursogramas se desarrollan sobre un documento o plantilla que acompaña la narración del procedimiento. A modo de ejemplo podemos mencionar los siguientes procedimientos administrativos, factibles de ser graficados en un cursograma: Pagos Ventas Cobranzas Compras Cursogramas 1 Guía de estudio 2005
- 2. U.N.P.S.J.B. Facultad de Ciencias Económicas - Sede Trelew CÁTEDRA: "Administración General" Control de Stock Liquidación de remuneraciones, etc. Un procedimiento está compuesto por un conjunto de pasos o subprocesos necesarios para el cumplimiento de un programa, en función de las metas previamente determinadas y el cursograma va reflejando en forma gráfica el recorrido del mismo sobre las áreas de la organización intervinientes. Para ello se utilizan una serie de símbolos estandarizados, cada uno con un significado particular y con un sentido de dirección también normalizado que dan al cursograma coherencia desde el inicio al final. NORMALIZACIÓN DE CURSOGRAMAS A efectos de que los cursogramas tengan un formato y gráfica similar que pueda utilizarse en todo tipo de organización el Instituto Argentino de Normalización1, IRAM, elaboró un documento específico sobre el tema, en el que se establecen los requisitos mínimos y las definiciones necesarias para la aplicación esta tecnología administrativa, con una terminología adecuada para que responda a las exigencias de la práctica. La aplicación de estas normas no es de uso obligatorio, salvo en los casos en los que el estado establezca su imperio por algún tipo de disposición especial, o las asociaciones profesionales las impongan como técnicas de uso obligatorio para casos particulares. Las normas aprobadas por el IRAM para la diagramación de los cursogramas son: • IRAM 34.501: Procedimientos administrativos: símbolos para la representación gráfica. • IRAM 34.502: Procedimientos administrativos: técnicas para la representación gráfica. • IRAM 34.503: Procedimientos administrativos: lineamientos generales para el diseño de formularios para la representación gráfica. SÍMBOLOS Cuando se procede al diseño de símbolos debe tenerse en cuenta, entre otras, las siguientes pautas: a) su diseño debe ser de fácil trazado; b) deben diferenciarse a primera vista los símbolos; c) cada símbolo tendrá un solo significado, o sea poseerá un contenido perfectamente limitado y su uso debe circunscribirse al mismo. d) la forma geométrica de los símbolos responden a reglas nemotécnicas que relacionan su forma con su significado para facilitar el aprendizaje y uso de los mismos. Existen cuatro grupos o conjuntos de símbolos distintos: • Representativos de actividad • Representativos de cursos de acción Símbolos • De unión o vinculación • De soporte de información 1 Ver información el anexo adjunto Cursogramas 2 Guía de estudio 2005
- 3. U.N.P.S.J.B. Facultad de Ciencias Económicas - Sede Trelew CÁTEDRA: "Administración General" Representativos de actividad: Operación: Representa toda acción de elaboración, modificación o incorporación de información o decisión. Se aplica siempre que no exista ningún otro símbolo que represente la acción con mayor propiedad. Por lo general, las operaciones representan acciones de emisión de formularios o de incorporación de datos o de autorizaciones sobre el mismo, de consulta de firma, de cumplimentación, etc. Control La forma cuadrada de este símbolo, aparte de ser fácil de dibujar, facilita su combinación con el de operación que en general lo precede o lo sigue. Representa toda acción de verificación (comprobación, constatación, compulsa, etc.) que se efectúe en el procedimiento administrativo. En general los controles se efectúan sobre datos contenidos en los formularios u otros soportes de información y consisten en verificar los cálculos, comprobar si los datos son correctos o completos, si las autorizaciones han sido otorgadas, si están dentro de las atribuciones del autorizante, etc. Operación y Este símbolo se denomina combinado ya que surge de la unión del símbolo de operación con el de control control. Se utiliza para aquellos casos en que las acciones se efectúen simultáneamente. Demora Representa toda detención transitoria del proceso en espera de un acontecimiento o suceso determinado. Archivo Representa el almacenamiento sistemático y permanente de elementos portadores de información. Definitivo Su símbolo es el mismo que para el archivo transitorio, pero apoyado sobre uno de los lados, para dar la sensación de estabilidad, propia del carácter permanente de un archivo definitivo. La característica de permanencia, que lo identifica, no significa que la documentación del mismo deba ser guardada indefinidamente, sino que se retiene por lapsos prolongados ante una eventual necesidad de consulta o inspección, o en cumplimiento de disposiciones legales. Destrucción Representa la eliminación de la información, se destruya o no el elemento portador de la misma. Su gráfica da idea de anulación o supresión de algo. Es como una tachadura o testado de la información en el elemento portador de la misma. No necesariamente lo que se destruye es el elemento propiamente dicho ya que lo que se descarta es la información (Ej un diskette que contiene un documento) Adjuntar Se utiliza cuando al procedimiento hay que incorporarle físicamente mercadería, en general en Mercadería cursogramas de compras, de ventas, etc. Se debe colocar varias veces durante recorrido que dure la M entrega de la mercadería. Cursogramas 3 Guía de estudio 2005
- 4. U.N.P.S.J.B. Facultad de Ciencias Económicas - Sede Trelew CÁTEDRA: "Administración General" Representativos de cursos de acción Alternativa Se utiliza para indicar que en el procedimiento administrativo pueden originarse distintos cursos de acción u optar de distintos modos, sea en base a decisiones programadas o no, sea según instrucciones que prevén distintas situaciones. Traslado Representa el desplazamiento físico del elemento portador de la información y es la conexión entre los diferentes símbolos del procedimiento. La flecha indica el sentido de la circulación. De acuerdo a las necesidades de dibujo puede colocarse horizontal o verticalmente; en general se dibuja verticalmente para conectar entre sí los símbolos de una misma columna, y horizontalmente para significar un traslado físico entre diferentes áreas de responsabilidad (que ocupan distintas columnas). Toma de Representa el traslado de la información, sin desplazamiento físico de los elementos que información intervienen en el procedimiento administrativo. La flecha indica el sentido de la circulación de los datos. Como símbolo es similar al traslado, pero se diferencia de éste en que utiliza una línea de trazos en lugar de una línea continuada. La línea cortada significa que si bien existe traslado efectivo, se trata en este caso únicamente de datos. De esta forma se representa todo dato que se extrae, en general, de ficheros, archivos, listados, etc. y que se incorporan de alguna manera al procedimiento administrativo diagramado. Puede tratarse también de información verbal. Desglose Representa la distribución de distintos ejemplares de un formulario o bien de diferentes documentos, que se realiza para que la información sea empleada en otros sectores o para que dentro de un mismo sector sea analizada. Símbolos de unión o vinculación Proceso no Este símbolo representa el conjunto de acciones que se desconocen, o que definidas, no representado interesa o no es necesario representar. Conector Se utiliza para dar comienzo o fin al cursograma. También como nexo entre procedimientos administrativos. Se emplea para vincular cursogramas entre sí, es decir para conectar procedimientos o páginas sucesivas de un mismo procedimiento I F administrativo. También se utiliza para relacionar partes distantes, o difíciles de conectar por medio de líneas en el cursograma, simplificando así el diagrama. Por estas razones es un símbolo de gran utilidad práctica. La letra I del primer conector representa el conector inicial y la F al final Cursogramas 4 Guía de estudio 2005
- 5. U.N.P.S.J.B. Facultad de Ciencias Económicas - Sede Trelew CÁTEDRA: "Administración General" Representativo de soporte de información Formulario Representa el elemento portador de información escrita o de otro tipo, impreso o no, que se utiliza en los procedimientos administrativos. Su formato apaisado facilita la inclusión Remito de leyendas en su interior. Tamaño de los símbolos: La normativa de IRAM determina rigurosamente el tamaño de cada símbolo que siempre deben guardar proporcionalidad. M I F Remito Técnicas d diagramación: Dirección de diseños: La representación gráfica del procedimiento debe seguir un sentido descendente dentro de cada unidad o sector funcional; utilizándo el sentido horizontal (de izquierda a derecha) para señalar el paso de una unidad funcional a otra. La norma admite el uso del sentido ascendente para retrocesos en el procedimiento y también para el pase de una unidad funcional a otra, cuando ello conduzca a una economía de espacios. Es decir que el sentido normal del diseño, que debe respetarse en lo posible es de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha. Disposición de los símbolos: Los símbolos se disponen en columnas, separadas por sendas líneas, cada una de las cuales corresponderá a una unidad o sector funcional. Debe tratarse que queden centrados en la columna de la unidad funcional donde se produce la acción o conexión. Líneas de traslado y de toma de información a) sentido de la líneas: para dibujar las tareas de traslado y de toma de información se utilizan líneas rectas, continuas, o de trazos, indicándose el sentido de las mismas con una flecha. Las líneas serán únicamente horizontales y verticales, no pudiendo tener otra inclinación. b) cruces: la representación del procedimiento se realiza tratando de que las líneas verticales y horizontales no se crucen: para ello se reubicarán si fuera necesario, las columnas o los símbolos, hasta minimizar los cruces de líneas. Cuando a pesar de ello, sea imposible evitar algún cruce de líneas, se utilizarán puentes en forma de media circunferencia. c) uniones de líneas de secuencia: (de traslado o de toma de información) se efectúan formando un ángulo recto, tanto en el caso de unión de varias líneas que convergen a un símbolo como de continuación de una misma línea que cambia de dirección. No se permiten líneas curvas. Cursogramas 5 Guía de estudio 2005
- 6. U.N.P.S.J.B. Facultad de Ciencias Económicas - Sede Trelew CÁTEDRA: "Administración General" d) flecha: la flecha indicativa del sentido no debe dibujarse en la vecindad de los símbolos unidos por la línea a la que corresponde sino hacia la mitad del recorrido entre el símbolo del que parte y el siguiente. Si la línea es sumamente extensa se colocarán tantas flechas como se requiera para la claridad del cursograma, y por lo menos una por cada unidad orgánica por la que atraviese el procedimiento administrativo. e) entrada y salida de líneas a los símbolos: la entrada de líneas debe hacerse exclusivamente por la parte superior o lateral. Es preferible que la llegada lateral a un símbolo se efectúe por el lado izquierdo, de acuerdo con lo establecido para la dirección del diseño. La salida de las líneas se efectúa exclusivamente por la parte inferior o lateral. Esta disposición es general para todos los símbolos, salvo dos excepciones. El símbolo de alternativa en el que la línea de entrada debe llagar únicamente por su vértice superior y las de salida pueden partir de cualquiera de los otros tres vértices y el símbolo de adjuntar mercaderías donde el mismo solamente se apoya sobre la línea de traslado. Regla general Alternativa Entrada Salida Entrada M Salida Adjuntar mercadería Cuando lleguen varios cursos de acción a un mismo símbolo, o se tome información de distintos orígenes, se procede a unir las líneas correspondientes antes de su entrada o luego de su salida. Formularios a) emisión de formularios: la emisión se representa con un símbolo de operación, consignándose a continuación el símbolo de formulario. Factura b) emisión de formularios con varios ejemplares: cuando el formulario a representar tiene copias el mismo puede representarse de las siguientes maneras Remito Factura Recibo Cursogramas 6 Guía de estudio 2005
- 7. U.N.P.S.J.B. Facultad de Ciencias Económicas - Sede Trelew CÁTEDRA: "Administración General" c) identificación del formulario: debe individualizarse con el tipo de formulario que representa (factura, remito, nota de pedido, etc) en el interior del mismo. Cuando posee copias a se codifica de la siguiente manera 3 2 1 Factura d) distribución de ejemplares: para mostrar como se distribuyen los distintos ejemplares que componen un juego de formularios, se dibujan las líneas de traslado de salida partiendo de cada uno o de cada grupo de ellos que tenga igual destino. 3 2 1 Factura e) circunstancias que generan la representación del formulario: I- cuando se emite; II- cada vez que se efectúan distribuciones de ejemplares; cada vez que sea menester diagramarlos. FORMULARIOS PARA LA REPRESENTACIÓN DE CURSOGRAMAS La Norma IRAM 34.503 establece los lineamientos generales para el diseño de los formularios que contienen los cursogramas. En la mencionada norma se hace hincapié en medidas de los márgenes, ancho y alto que, a los efectos pedagógicos del aprendizaje en el marco de la Cátedra, no serán tenidas en cuenta. Las especificaciones que a continuación se establecen están adaptadas para que el alumno pueda realizar los prácticos de la Cátedra, necesitándose analizar la norma de referencia para la realización de futuros trabajos profesionales. a) formato del formulario: El formulario posee las siguientes partes Encabezado Cursograma: Ventas Contado Relevado - 06/03/00 Administración Finanzas Comercialización Contaduría Expedición Cobranzas Sectores de la empresa involucrados en el cursograma Denominación del sector El formulario se divide en tantos sectores como los involucrados en el cursograma. Cada sector debe ser individualizado con su nombre. b) ancho de las columnas: serán en función de las necesidades del cursograma ya que hay sectores donde se desarrollan mas actividades que en otros. a) encabezamiento: el cursograma tiene un encabezado con los datos fundamentales de identificación del cursograma, se coloca en el margen superior derecho con los siguientes datos: denominación del procedimiento, Cursogramas 7 Guía de estudio 2005
- 8. U.N.P.S.J.B. Facultad de Ciencias Económicas - Sede Trelew CÁTEDRA: "Administración General" característica del cursograma (relevado, propuesto, aprobado ), identificación y fecha. Todos los datos deben ser incluidos en forma sintética. b) codificación del las distintas etapas de procedimiento: el procedimiento (plan) está subdividido a su vez en acciones o rutinas ha realizar encadenas entre sí. Ejemplo: - El jefe de personal confecciona la lista de empleados a ascender. - La factura es controlada con los datos del cliente. Cada una de estas acciones está codificada con dos dígitos, Ej: 1.1, 2.1, 7.8. El primero representa el sector al que pertenece (1: administración, 2: finanzas etc.) el segundo dígito corresponde al numero de acción dentro del sector de referencia. Ejemplo: 2.2. Se confecciona un recibo por triplicado. Segunda acción dentro del sector Administración Sector Administración La codificación se coloca dentro de los símbolos involucrados en la acción. c) ubicación del formulario: el formulario con el cursograma se incorpora en el apéndice del manual administrativo al que corresponda (de usos múltiples por ej.). EJEMPLE PARA LA CONFECCION DE UN CURSOGRAMA... A continuación se transcribe el parte del procedimiento de recepción de mercaderías de EL ABUELO Supermercados. En el circuito participan los siguientes sectores: DEPOSITO – ADMINISTRACIÓN - PROVEEDORES – RECEPCIÓN. 1.1 - Deposito emite una orden de reposición por duplicado, archivando el duplicado transitoriamente y enviando el original a Administración con las necesidades de mercaderías. 2.1 - Administración, archiva el original y confecciona una orden de compras por duplicado enviando ambas copias al proveedor. 3.1 - El proveedor archiva el duplicado en forma definitiva y luego de dos días confecciona el remito por duplicado enviándolos junto con la mercadería, el original de la orden de compra y el remito por duplicado a recepción. CONTINUA...... DEPÒSITO ADMINISTRACION PROVEEDORES RECEPCION I 1 O.R Cursogramas 8 Guía de estudio 2005