Diseño de un sistema de control interno

DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA LA ASOCIACIÓN DE USUARIOS DE LA ANTENA PARABOLICA SAN JORGE DE OCAÑA NORTE DE SANTANDER Alexis Carrascal Contreras Raúl Rolando Castro Ojeda

Introducción La Constitución Política de Colombia promulgada en 1991, como nuevo ordenamiento jurídico, establece la cultura del control como mecanismo eficaz, esto permite evaluar el proceso de gestión pública y privada de todas las entidades y personas involucradas con el erario público y responsables del manejo administrativo y financiero de empresas privadas y del sector solidario respectivamente. Paralelamente en el caso del sector de la economía solidaria, fundamenta igualmente estos principios en la filosofía Asociativa sin ánimo de lucro, manejo transparente de los dineros y acciones tendientes a beneficiar siempre al asociado.

Capítulos Marco Referencial 1 Análisis de la información 2 Resultados de la Investigación 3 Conclusiones 4 Recomendaciones 5

Hechos Históricos El control existe de los tiempos de la colonización La Constitución en sus artículos 209 y 269 establece que la administración pública deberá ejercerse bajo los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad. El 20 de mayo de 2005, mediante decreto 1599, se adopta el modelo estándar de Control Interno para el Estado colombiano, conocido como MECI 1000:2005, el cual introduce elementos de gestión modernos basados en estándares internacionales de control interno de probada valides como son COSO, COCO, CADBURY y COBIT

Conceptos Sistema. “Un sistema es un conjunto de elementos, entidades o componentes que se caracterizan por ciertos atributos identificables que tienen relación entre sí, y que funcionan para lograr un objetivo en común”. Control. “El propósito final del control es, en esencia, preservar la existencia de cualquier organización y apoyar su desarrollo; Su objetivo es contribuir con los resultados esperados”. Control interno. Es considerado como uno de los pilares fundamentales de la contabilidad, mediante el cual se puede medir el grado de vulnerabilidad y fortaleza que posee una organización en la consecución de sus procesos más rutinarios y elementales. El Control Interno es importante debido a que ayuda a que la entidad consiga sus objetivos de rentabilidad y prevención ante la pérdida de recursos, así como también a la obtención de información financiera y contable”. Coopers y otros.

Análisis Procesos contables: Los funcionarios tienen claridad solo en algunos casos Procesos Contables Organigrama Organigrama No existe un organigrama que permita claridad en las funciones del personal del área contable.

Análisis Planeación: Uno de los principales problemas de la Asociación es la falta de Planeación, en especial en temas contables. Se actua por instinto. Planeación Fortalezas y Debilidades Fortalezas y Debilidades: Los empleados tienen claras las fortalezas y las debilidades pero no se encuentran afianzadas en un documento.

Análisis CONTROL INDUCCIÓN INCENTIVOS Y SANCIONES METODOLOGÍA No existe un Sistema ni un ambiente de control No existe inducción al personal Se carece por completo Ausencia

Resultados FORTALEZAS DIAGNÓSTICO INTERNO Org. Empresarial Imagen Posicionamiento Tecnología Credibilidad Financiera Liquidez

Resultados DEBILIDADES DIAGNÓSTICO INTERNO Planeación Control Inducción Sel. De Personal

Resultados OPORTUNIDAD DIAGNÓSTICO EXTERNO Incentivos Tributarios Competencia Tecnología Economía Solidaria

Resultados AMENAZAS DIAGNÓSTICO EXTERNO Evolución Económica Nuevos Impuestos

Matriz DOFA Debilidades Amenazas Oportunidades Fortalezas

Matriz DOFA Falta de socialización con los empleados sobre la planeación estratégica de la Asociación No existe claridad en los procesos organizacionales . Falta capacitación e inducción al personal. Organigrama y manual de funciones desactualizado No existen sistemas de incentivos y sanciones a los empleados. Debilidades

Matriz DOFA El auge de las empresas de economía Solidaria. Incentivos tributarios a las entidades del régimen tributario especial. Facilidad de acceso a la tecnología y a las telecomunicaciones . Existe mercado potencial para la consecución de nuevos asociados Variedad de Instituciones dedicadas a brindar capacitación actualizada Oportunidades

Matriz DOFA Buen numero de asociados. Los servicios prestados satisfacen las necesidades de los asociados. Atención integral, amable y oportuna al asociado. Estabilidad laboral. Planta física e instalaciones adecuadas Para el desempeño de las labores Fortalezas

Matriz DOFA Proyecto de Ley para que las entidades de economía solidaria paguen impuestos. La Competencia. No estar preparados para la Evolución de la Economía Amenazas

Estrategias Estrategias FO Estrategias FA Estrategias DO Estrategias DA

Estrategias DO Evaluar la gestión anual de ASUCAP San Jorge Implementar sistemas de incentivos y sanciones como en otras empresas Crear cursos o charlas que permitan actualizar y capacitar a los empleados 1.1 4.1 7.5

Estrategias FO Aprovechar el auge y credibilidad de la asociación con el objeto de incrementar el capital de trabajo Utilizar los incentivos tributarios ofrecidos por el Gobierno para contribuir con educación formal Involucrar paulatinamente tecnología para agilizar los procesos 5.1 6.2 4.3

Estrategias DA Rediseñar un portafolio de nuevos servicios a los asociados Aplicar e involucrar el proceso de planeación estratégica a todas las áreas de la asociación. Capacitación y Asesoría profesional a la junta directiva en la toma de decisiones. 2.1 5.3 7.1

Estrategias FA Crear un banco de proyectos para microempresas con el fin de generar empleo. Vincular empleados con mejores perfiles y experiencia Actualizar permanentemente a los empleados en todas las áreas 1.1 2.3 2.3

Plan de Acción Asucap Controlar los factores de riesgo Programar visitas de evaluación del Sistema de Control Interno Aplicar reingeniería organizacional Inculcar la cultura del Control Interno contable Elaborar una revista que informe sobre las actividades realizadas por la asociación Propiciar un clima de culturización hacia los objetivos y metas del SCI

Otros resultados O Organigrama MF Manual de Funciones . MP Manual de procedimientos

Conclusiones Es importante connotar la enseñanza extraída por la aplicabilidad de procedimientos elementales, diseñados y aplicados uniformemente a fin de que enuncie los resultados de las operaciones en la Asociación de Usuarios de la Antena Parabólica San Jorge. A través del diseño de un sistema de control interno contable en dicho ente se busca que esta pueda proporcionar bases esenciales que nos enseñan a garantizar la existencia de los activos y pasivos así como los derechos y obligaciones registrados dando pie a un ejercicio contable razonable de acuerdo al corte de sus documentos. Es claro así el concepto de control interno ya que este nos enseña a crear un orden en las actividades lo cual trae como resultado el fortalecimiento de los entes económicos y nos brinda una agilidad en la búsqueda de la información dándonos un servicio eficiente y con calidad.

Conclusiones Dentro de este trabajo es importante resaltar que quedaron consagradas en el capitulo 4 la separación de actividades y la aplicabilidad de responsabilidades por áreas determinadas ya que esto conlleva a que cada departamento ejerza control y responda por sus manejos y actividades; en especial el departamento de estudio, finanzas (contable) ;como también que se tenga conocimiento del comportamiento en las labores a fin de evitar extracciones indebidas de información que conduzca al robo o saqueo de sus activos. Con base en los resultados obtenidos de las encuestas, se planteó un plan de acción y una ruta de procedimientos básicos encaminados hacia la cultura de control interno, además se resalta la necesidad de crear estímulos para los trabajadores pues ellos dentro de las encuestas y por las respuestas observadas manifestaron la necesidad de que existan dichos reconocimientos.

Recomendaciones Es necesario enunciar algunos aspectos indispensables hacia el buen manejo contable de la Asociación de Usuarios de la Antena Parabólica San Jorge como son: Oficiar la autorización de pago de cuentas a fin de que quede registrado en el archivo como soporte dicha orden dada por el jefe. Todo funcionario o persona que de cualquier manera deba responder por el manejo de fondos o bienes de la Asociación de Usuarios Comunitarios de la Antena Parabólica San Jorge debe contar con una póliza de manejo. Se deben realizar informes mensuales del área contable a fin de conocer fortalezas y debilidades y así poder hacer un estudio minucioso y establecer mecanismos si se hacen necesarios que ayuden a su buen manejo.

Recomendaciones Con el fin de fortalecer el área financiera de los Usuarios Comunitarios de la Antena Parabólica San Jorge y así mismo generar excedentes que la hagan sólida y le den liquidez, es importante adoptar la cultura del control interno y realizar evaluaciones constantes al mismo tiempo que el personal de la entidad este en constantes capacitaciones y que estos eleven su perfil profesional. Los manuales de funciones y de procedimientos deben estar actualizándose de acuerdo a los requerimientos y exigencias de los cargos para mejorar el servicio, teniendo en cuenta la teoría del mejoramiento continuo; Además crear unos perfiles mas definidos sobre el personal que se necesita.

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