Edatalia conceptos basicos e factura
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Este documento proporciona información sobre facturación electrónica, incluyendo definiciones, principios, procesos, beneficios y consideraciones legales. Explica que una factura electrónica es un documento tributario generado electrónicamente que reemplaza a la factura física pero mantiene el mismo valor legal. También describe los requisitos de autenticidad, integridad y consentimiento del destinatario, así como los beneficios de eficiencia, control y reducción de costes de la facturación electrónica.
Edatalia conceptos basicos e factura
- 1. Facturación electrónica edatalia data solutions, sl c/ San Marcial 50, 4º D 20009 San Sebastián Tfno: 943 440 710 - www.edatalia.com Si desea mayor información Pedro Bastarrica Escala pedro.bastarrica@edatalia.com
- 2. Introducción – La factura electrónica es un documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico, que reemplaza al documento físico en papel, pero que conserva el mismo valor legal con unas condiciones de seguridad no observadas en la factura en papel – La factura electrónica consiste en un fichero • con el contenido exigido por Ley a cualquier factura, • que se puede transmitir de emisor a receptor por medios telemáticos • y que posee unas características que aseguren la autenticidad del origen y la integridad del contenido. Definiciones de factura electrónica (fuente AEAT) Existen diferentes terminologías: factura electrónica, factura digital, factura telemática, … …según la AEAT una factura puede ser: En papel En electrónico
- 3. Facturación Electrónica Proveedor Facturación Convencional Facturación Convencional eFactura Sist. Gestión Proveedor Cliente (Receptor) Factura en Papel Correo Postal Archivo en Papel Archivo en Papel Sist. Gestión Cliente (Receptor) Factura Electrónica Archivo Fichero Archivo Fichero El proceso de factura electrónica es exactamente el mismo que el de factura convencional. Simplemente eliminamos en papel. Mantenemos la factura mediante un archivo electrónico. A partir de los datos de facturación, se imprime un papel que se hace llegar al Cliente. En ocasiones se generan varias copias (Administración, Agente comercial, Cliente…) Con el correo postal podemos perder el control de la situación exacta de la factura. Antes de imprimir la factura, habitualmente se genera un fichero electrónico (word, excel, pdf, o ficheros de texto sin formato) Este mismo fichero ya puede ser una factura electrónica si la firmamos electrónicamente y la ponemos a disposición del Cliente. ¡No es necesario mantener copia en papel si aplicamos la FIRMA ELECTRONICA! Sist. Gestión Sist. Gestión
- 4. Proveedor (Emisor) Factura Firmada Electrónicamente Archivo en Formato Electrónico Cliente (Receptor) Archivo en Electrónico Sist. Gestión Cliente (Receptor) Sist. Gestión Archivo en Papel Coexistencia de Procesos La implantación del proceso de facturación electrónica puede ser gradual, de forma que coexiste con el de facturación en papel. – A algunos clientes se envía factura electrónica, y a otros factura en papel Sist. Gestión
- 5. Facturación electrónica Resulta aplicable a todas las formas y modalidades de facturación – Facturas tradicionales, Recapitulativas, Rectificativas, Duplicados, Documentos sustitutivos, etc. Mismos requisitos y formalidades: Contenidos, plazos remisión, etc. Principios de facturación electrónica
- 6. Facturación electrónica La factura electrónica se debe confeccionar con mecanismos que garanticen dos principios básicos: – Autenticidad del origen. – Integridad de su contenido. Los modos de firma más habituales son “Attached” y “Detached” – Ambos son válidos en procesos de facturación electrónica Autenticidad en Origen Firma Electrónica Confidencialidad No Repudio Integridad de contenido Principios de facturación electrónica La firma electrónica de documentos ofrece componentes de seguridad adicional FirmaFirma Attached La firma se “integra” en el documento firmado Detached La firma queda separada del documento firmado
- 7. Autoridades de Certificación Reconocidas Hasta hace poco, la AEAT sólo reconocía certificados de FNMT. Actualmente, la propia AEAT reconoce otros certificados recogidos en su página web, siendo todos ellos admisibles para la firma electrónica de facturas: CamerFirma: Autoridad de Certificación de las Cámaras de Comercio CerEs (Certificación Española): FNMT- Fabrica Nacional de la Moneda y Timbre Izenpe CatCert Generalitat Valenciana Tipos de Certificados Personal: el Titular siempre será una persona física (por ejemplo, el DNI electrónico) De Persona Jurídica: Similar a un “sello de empresa” De pertenencia a empresa: Persona Física con Atributos de Persona Jurídica –Contiene información sobre el Titular (DNI) como de la Empresa (CIF) –Puede contener información sobre el cargo, unidad organizativa… –Tanto la Persona Física como la Empresa podrán revocar el certificado Específico para facturación electrónica Certificados Electrónicos Autoridades de Certificación Autonómicas
- 8. Principios de facturación electrónica Neutralidad Tecnológica: las facturas y documentos sustitutivos… – Pueden emitirse en cualquier formato (.pdf, .doc, .xls, .html, .xml, edifact, …), aunque lo recomendable es utilizar un formato de fichero estándar y de uso extendido – Deben gestionarse en el formato original Junto con datos asociados y mecanismos de verificación de firma. Consentimiento del destinatario – Según apunta la normativa de la AEAT: El consentimiento podrá formularse por cualquier medio, verbal o escrito.. o por silencio si no remite una comunicación negativa a las pretensiones del expedidor en el plazo de 15 días – Debemos facilitar al Cliente las herramientas necesarias para visualizar la factura y para validar que la firma electrónica es válida No es necesario mantener copia en papel!! Facturación electrónica
- 9. Proceso de facturación convencional ClienteRecepciónArchivo Envío Postal SelladoEnsobradoPlegadoImpresiónGeneración ClienteRecepciónArchivo Envío Postal SelladoEnsobradoPlegadoImpresiónGeneración Facturación electrónica Generación ClienteEnvío Nos proporciona muchas posibilidades de automatización Facturación electrónica ≠ Automatización: En función de la repetitividad de las tareas y para optimizar el rendimiento, las soluciones se orientan a la automatización. Firma Archivo Desde cualquier aplicación de la empresa e-Mail Otros medios Usuario reconocido, con certificado digital. En soporte electrónico Recibe la factura en décimas de segundo Proceso seguro Proceso de facturación electrónica
- 10. La factura convencional y la electrónica tienen exactamente el mismo aspecto. – Resulta aplicable a todas las formas y modalidades de facturación (Facturas tradicionales, Rectificativas, Duplicados, Documentos sustitutivos, etc.) – Debe cumplir los mismos requisitos y formalidades: Contenidos, plazos remisión, etc. La representación de la firma se puede mantener oculta, o visualizar de diferentes maneras Representación de la Firma Factura Convencional Factura Electrónica
- 11. Beneficios En términos genéricos, se pueden agrupar en las siguientes áreas y afectan tanto al emisor como al receptor de las mismas: Agiliza el proceso de pago, reduciendo el periodo de maduración financiera. Permite integración en los sistemas de información. Fidelización de Clientes. Mejora la trazabilidad de las facturas, reduciendo la posibilidad de fraude. Acelera el proceso de aprobación y gestión de discrepancias. Eficiencia en los Procesos Accesos simultáneos a las facturas, desde distintos puntos geográficos. Facilita los procesos de auditoría, reporting y control de gestión. Mejora del Control y visibilidad Garantiza la autenticidad en el origen. Confidencialidad Control de modificaciones indeseadas. Plena validez legal. Seguridad Eliminación de la impresión, plegado, ensobrado, sellado y franqueo. Reduce la intervención manual, minimizando errores y excepciones. Disminución de lugares físicos de almacenaje. Reducción Costes Sostenibilidad medioambiental y Responsabilidad Social Corporativa Aplicación de soluciones TIC’s para la gestión empresarial Integración del work-flow de negocio con Proveedores y Clientes Imagen de Empresa
- 12. Prácticas erróneas Algunas prácticas de facturación electrónica no cumplen con los requisitos exigidos por la Administración tributaria: Utilización del e-mail para el envío de facturas tradicionales (sin firma electrónica) y posterior impresión por el receptor. Software de facturación que no reúne los requisitos exigidos a la e-facturación. Empresas suministradoras de servicios en cuyas Webs ofrecen la descarga y custodia de e-facturas que no cumplen con los requisitos.
- 13. Contamos una solución homologada capaz de integrar facturas de proveedores… – Permite integrar facturas de diferentes formatos, desde diferentes canales – Las facturas se almacenan en su formato original (imagen), asociadas a los datos relevantes La Agencia Tributaria permite la eliminación del papel de las facturas recibidas siempre que se cuente con un software homologado de digitalización certificada Recepción de facturas de proveedores Proveedores Receptor Eliminar papel Archivo Electrónico Escaner
- 14. www.edatalia.com edatalia data solutions, s.l. Tlf : 943 440 710 edatalia@edatalia.com Más Información