Facturacion Electronica
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La facturación electrónica permite reducir costes al eliminar el uso de papel, mejorar la eficiencia al agilizar procesos administrativos y aumentar la productividad. Las facturas digitales son documentos válidos legalmente que se firman electrónicamente para garantizar su autenticidad e integridad. Su uso ahorra tiempo y dinero tanto para emisores como para receptores de facturas.
Facturacion Electronica
- 1. Facturación Electrónica ASLE – 14/01/2011
- 2. Estado del Arte • La emisión de facturas en papel supone un coste muy importante para las empresas (impresión, envío, gestión, almacenamiento,…). El uso de la factura electrónica promete reducir significativamente estos costes. • Oportunidad para mejorar la eficiencia y aumentar la competitividad y productividad de la empresa, simplificando las tareas administrativas, ahorrando papel y espacio físico, reduciendo el tiempo dedicado a estas tareas y mejorando el control interno de la facturación y las tareas de gestión asociadas.
- 3. Firma electrónica • Un documento o un mensaje firmado electrónicamente incorpora una huella digital que sólo puede ser generada por el firmante y que garantiza que el contenido del mismo no ha sido modificado desde su firma. Se pueden incorporar diversas firmas una sobre otra como confirmaciones o acuses de recibo.
- 4. Aplicaciones de firma electrónica • Sinadura, de ESLE http://www.sinadura.net • FacturaE, de AEAT http://www.facturae.es • Portable Signer: http://portablesigner.sourceforge.net • Ecofirma, de MITYC http://oficinavirtual.mityc.es/javawebstart/soc_ info/ecofirma/index.html • Ef4ktur, de Diputaciones https://www.ef4ktur.com/
- 5. Entidades de certificación • Empresa: ▫ Izenpe ▫ FNMT ▫ Camerfirma • Personas físicas: ▫ ONA, tarjeta ciudadano de Izenpe ▫ DNI-e
- 6. Factura electrónica • Documento con la misma validez legal que una factura en papel, pero en soporte digital. • Su transmisión es digital o telemática. • Está firmada digitalmente por un certificado emitido por una autoridad certificadora reconocida, lo que garantiza la autenticidad de su origen y su integridad,
- 7. Ventajas de facturación electrónica • No es necesario almacenar las facturas, sino la base de datos de la que se generan. • Fácil acceso a las facturas (búsqueda, visualización, descarga, impresión y auditoría). • Control de las modificaciones. • Legibilidad y transmisión rápida y efectiva. • Minimización de los errores humanos de la intervención manual al ser procedimientos automatizados.
- 8. Funcionamiento • El proveedor debe acordar con el cliente la remisión electrónica de factura. Si el cliente no está de acuerdo no podrá emitirse en este formato. • El proveedor genera la factura, la firma digitalmente y la envía, pudiendo conservar la factura íntegra o sólo la base de datos que la ha generado. • El cliente la recibe telemáticamente, debe verificar la autenticidad y vigencia del certificado y almacenar digitalmente tanto la factura como la información relativa a la comprobación de la validez de la firma.
- 9. Ahorro de tiempo y dinero • Para el emisor se produce un ahorro mínimo de 2 minutos de tiempo por factura y de coste de 0,70€ por factura. • Para el receptor hay un ahorro mínimo de 5,5 minutos de tiempo por factura más los días de entrega y recogida y un ahorro de coste mínimo de 2,66€ por factura.
- 10. Pasos para la emisión • Obtener la aceptación del receptor de las facturas de que éstas sean emitidas en formato electrónico. • Disponer de firma digital reconocida. • Implantar un software específico que permita la firma de las facturas. • Emitir las facturas firmadas utilizando la firma y el software específico implantado. • Almacenar en un base de datos las facturas o los datos que permiten generarlos.
- 11. Pasos para la recepción • Recibir telemáticamente la factura (habitualmente mediante una conexión a internet, correo electrónico, ftp, repositorio, …). • Comprobar, además de los contenidos de la factura, su autenticidad mediante la firma de que debe disponer. • Procesar las facturas de la manera que se haga habitualmente: validación, contabilización, conversión a formato interno, pago, … • Almacenar las facturas electrónicas en su formato original (factura y firma) permitiendo su fácil acceso, búsqueda, visualización e impresión en caso de inspección.
- 12. Verificar una factura electrónica • El emisor deberá facilitar al receptor el procedimiento de verificación, indicando el sistema usado y la entidad certificadora. • Controlar que la firma que acompaña a la factura se corresponda con los datos del firmante. • En caso de querer imprimir una factura digital para conservarla impresa, debe realizarse mediante un procedimiento especial que incorpore la firma autentificada gráficamente. • Tanto las facturas emitidas como recibidas deben conservarse, así como los datos origen y los mecanismos de verificación de las firmas.
- 13. Digitalizar facturas en papel • En caso de querer conservar electrónicamente facturas recibidas en papel, se puede realizar mediante un procedimiento denominado “Digitalización Certificada”. • El proceso utiliza dispositivos homologados para convertir la factura en una imagen digital que es además firmada electrónicamente. • Este proceso permite a la empresa deshacerse de las facturas originales en papel.
- 14. Formatos de facturas • En principio no hay un formato concreto en el que tengan que desarrollarse las facturas electrónicas. • Puede usarse PDF, XML, DOC, HTML, XLS, JPEG, GIF o TXT entre otros. • Puede enviarse por correo electrónico, FTP, en una página web, un web service o cualquier otro.
- 15. Algunos proveedores de software: http://www.facturae.es • EDATALIA: http://www.ecofactura.es/ • SERES: http://www.e-factura.net • EDICOM: http://www.edicomgroup.com/es/einvoicing.htm • ASIMELEC-FENITEL: https://feniteldigital.es/efactura/ • GESOFICINA: http://www.gesoficina.info/ • BINOVO: http://www.binovo.es