Universidad Finis Terrae - EDUTIC 2011
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Este documento presenta los parámetros para una evaluación exitosa del proceso de implantación del sistema Banner en una Institución de Educación Superior. Describe el rol de las distintas unidades involucradas, la metodología a seguir que incluye fases como levantamiento, diseño, desarrollo, implementación y acompañamiento, y los aspectos a considerar en la evaluación como políticas claras, sistematización de procesos y coordinación entre unidades.
Universidad Finis Terrae - EDUTIC 2011
- 2. Parámetros para una evaluación exitosaen el proceso de implantación deBanner en una IESMariana Vergara. Cecilia Farrera.
- 3. Universidad Finis TerraeLa UFT es una entidad de educación superior con 24 años de trayectoria, que cuenta con 8 facultades y 20 escuelas en las que se imparten 21 programas de pregrado de los cuales 6 se encuentran acreditados y 36 programas de posgrado. Cuenta con 3740 estudiantes en pregrado, 6000 estudiantes egresados y 600 en posgrado y formación continua.En Noviembre de 2010 fue acreditada por la CNA por 5 años en las áreas de Gestión Institucional, Docencia de Pregrado y Vinculación con el Medio. Actualmente, la UFT se encuentra realizando profundos procesos de análisis para avanzar hacia un mayor nivel de madurez y consolidación, incorporando todas sus carreras a los procesos de autoevaluación y acreditación.Desde el año 2000 la UFT pertenece a la red internacional de universidades de Anáhuac.
- 4. AdministrativeSolutionsFacultyServicesStudent servicesInformation Access& ReportsOther systems integrationPortal, Collaboration, & Community SolutionsPPPPImplanted Components
- 5. Rol TIUnidad a cargo de la infraestructura tecnológica.
- 6. Unidad a cargo de las bases de datos
- 7. Responsable de la implantación del sistema
- 9. Control y seguimiento en etapa de desarrollo
- 10. Control y seguimiento en migracionesProcesos y sistemasCentralización de servicios y sistemasStaffde servicio a todas las áreasEstandarización de procesosEstructura organizacionalControl de algunos procesos NormativaRol UACEIUnidad a cargo de la sistematización de los procesos.
- 11. Asesora en el mapeo de los requerimientos.
- 12. Enlace entre el equipo asesor y la unidad operativa.
- 13. Responsable de coordinar los procesos transversales a la organización.Rol de mediador en conflictos entre unidades.
- 14. Coordina capacitaciones a los usuarios.
- 15. Mantiene rol de soporte funcional una vez entregados los procesos.Responsable del control y seguimiento luego de la implantación.Líneas de acciónOptimización de procesosIntegración de las universidadesMejora y consolidación de serviciosRed de universidades internacionalesProfesionalizar funcionesDisponibilidad 7/24Garantizar mejores prácticasPosicionamiento enel mercadoDesde cualquier parteFortalecer imagen de redVentaja competitivaAcceso seguroApoyar la visión estratégicaCrecimiento en alumnosOptimización de recursosCrecimiento en institucionesServicio al clienteMovilidad y transferencia de alumnosLealtad a la instituciónConfidencial - para uso interno
- 16. Líneas de acciónInformación consolidadaIntegración de sistemasReportes veraces y oportunosSingle sign-onInformación integradaÚnica plataforma Facilitar comunicaciónActualización continuaMejorar toma de decisionesSistema multi-campusVisión estratégica
- 17. MetodologíaConfiguracióndel sistemaDocumentación de procesos actualesDefinición del proceso homologadoDesarrollo de sistemas y reportesInicio de operaciónRetroalimentación de las universidadesPruebas y ajustesAutorización de la DTCapacitación a usuariosImplicaUna implementación adaptada al contexto institucional
- 18. Metodología UFTAPRENDIENDO DE LA EXPERIENCIAAbordar sistemáticamente el problema proporciona un tránsito expedito hacia las nuevas prácticas. METODOLOGÍA BASADA EN LA COLABORACIÓNCoordinación y definición de roles en cada fase del proyecto1.-UNIDAD : Propietaria y responsable del proceso, participa en todas las fases2.1-UACEI: Acompaña, apoya y asesora2.2. UACEI: Acompaña, apoya, capacita, entrega soporte operativo y funcional2.3. UACEI : Seguimientoy soporte funcional3.- ASESOR: Asesora levantamiento de procesos y los plasma en sistemas
- 19. Fases del trabajo1LEVANTAMIENTOIdentificación de objetivos y elementos críticos
- 20. Análisis y descripción del proceso
- 21. Mapeo del proceso2DISEÑOEvaluación, optimización e introducción de mejoras
- 23. Sistematización y documentación del proceso3DESARROLLOModelamiento del proceso en los sistemas
- 24. Automatización del proceso 4IMPLEMENTACIÓNMigración de datos
- 25. Capacitación
- 26. Puesta en marcha de los sistemas5ACOMPAÑAMIENTOSoporte operativo y funcional
- 28. Ajustes y mejoras funcionales6ENTREGAImplementación 100% operativa
- 29. Entregable a área responsable
- 30. Soporte funcional EvaluaciónPOLÍTICAS Y DEFINICIONES CLARASSISTEMATIZACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOSPROCESO EXITOSOCOORDINACIÓN ENTRE UNIDADESAprendizajeLos problemas a nivel funcional requieren una adecuada definición de procedimientos para administrar y actualizar información.Los procesos son interdependientes y requieren de una adecuada articulación entre las áreas involucradas.Debe abordar tanto la gestión del proyecto como el producto del proyecto
- 31. EvaluaciónEl proceso de evaluación implica:Descripciones cuantitativas y cualitativasLa formulación de juicios de valor basados, en tales descripcionesLa toma de una decisión tendiente a mejorar los resultados en el sentido esperado La Evaluación puede ser:DiagnósticaFormativaSumativa
- 32. Implicaciones1PersistenciaProyecto de largo plazo2Introducir cambiosCambio sustancial en la gestión estudiantilProceso
- 33. Herramienta3Esfuerzo adicionalEtapa de transiciónCurva de aprendizaje
- 34. Procesos toman más tiempo4Administración del cambioTodos los niveles de la organización
- 36. Aceptación5Comunicación e integraciónComunicación efectivaUnidades centrales