Enfoque basado en proceso
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Este documento explica el enfoque basado en procesos y los elementos clave asociados con él. Explica los tres planteamientos principales del enfoque: 1) elaboración del mapa de procesos, 2) identificación de la interacción de los procesos, y 3) documentación de los procedimientos. También explica los doce cambios paradigmáticos para la calidad y las posibles estrategias para transformar la vieja gerencia en una nueva gerencia basada en procesos.
Enfoque basado en proceso
- 1. REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO SANTIAGO MARIÑO EXTENSIÓN MATURÍN Enfoque basado en procesos PROFESORA: AUTOR: XIOMARA GUTIERREZ LUIS GALINDEZ C.I 18.387728 Maturín, julio de 2014
- 2. Introducción El análisis del desarrollo de las organizaciones desde finales del siglo pasado hasta el presente, provee un excelente medio para describir la evolución histórica del enfoque de calidad en las organizaciones en general. Muchos de los conceptos y métodos fundamentales de la gerencia de calidad moderna tuvieron sus orígenes en los primeros sistemas telefónicos elaborados por los Laboratorios Bell, una empresa norteamericana de telecomunicaciones. Sucede que para poder establecer una conversación telefónica entre dos puntos distantes, todos los elementos de la red deben funcionar casi perfectamente. La evolución de las concepciones sobre la calidad en las organizaciones puede describirse en términos del crecimiento del alcance de los sistemas de calidad. Éstos se limitaron al principio al control de la calidad del producto. Sin embargo, hoy abarcan a toda la compañía. La administración de la calidad desde su nacimiento ha transitado por diferentes etapas y subetapas
- 3. Índice Pag. Introducción Explicar el Enfoque basado en proceso……………….………….. 1 Explicar cada uno de los tres planteamientos del Enfoque basado en Procesos……………………………………………………………………… 2-4 Explicar cada uno de los doce cambios paradigmáticos para la calidad……………………………………………………………………. 4-6 Explicar las posibles estrategias de cambio para que la vieja gerencia se transforme en nueva…………………………………. 7-8
- 4. Explicar el Enfoque basado en proceso El enfoque basado en procesos posibilita la realización, en cualquier actividad productiva, de servicios o comercial, de un análisis para el perfeccionamiento de estas actividades y el mejoramiento de la competitividad. Las organizaciones tienen una misión y para cumplirla desarrollan variadas actividades, definimos un proceso como un conjunto de actividades que recibe elementos o recursos de entrada y los transforma en salidas, o sea, resultados. En las organizaciones existen variados procesos interrelacionados entre sí, y en múltiples ocasiones las salidas o resultados de un proceso constituyen la entrada de otro. Podemos expresar, en sentido general, que el conjunto de actividades para la realización de un producto, la prestación de un servicio o el desarrollo de una actividad comercial constituye un proceso. Cuando en una organización aplicamos un sistema de procesos los que se identifican, se interrelacionan y se gestionan para garantizar un resultado deseado y que satisfaga las necesidades del cliente decimos que contamos con un enfoque basado en procesos. Explicar cada uno de los tres planteamientos del Enfoque basado en Procesos 1. Elaboración del mapa de procesos Un mapa se puede representar en diversas maneras para que este sea completamente compresible para quienes lo vallan a observar, o para quien
- 5. se va a presentar, se puede definir como un diagrama de valor; un inventario gráfico de los procesos de una organización. Existen diversas formas de diagramar un mapa de procesos, pues estos son importantes a la hora de presenta un propuesta o un proyecto que una empresa quiera ejecutar y a su vez quiera presentar, pues un mapa de proceso es una de las maneras más estéticas y de mayor perseccion para un presentación ante un cliente. Al mismo tiempo, relaciona el propósito de la organización con los procesos que lo gestionan, utilizándose también como herramienta de consenso y aprendizaje. 2. Identificación de la interacción de los procesos La identificación de actividades puede parecer un hecho fácil, pero no lo es. Podemos comprobarlo viendo la cantidad de cosas que se deben hacer en las organizaciones y por falta de indefinición no se hacen o se hacen mal, por lo que no está tan clara su definición e identificación. Además, tendemos a definir como actividades de las organizaciones, aquello implicado directamente con las entradas reales de dinero o facturables dejándose la mayor parte de estas actividades fuera del control ordenado de la gestión. Es por eso que se habla de interacción pues todo el núcleo que conforma una empresa debe estar relacionado a la hora de identificar y presentar el proceso de una organización, a su vez este debe poseer los mejores estándares de calidad pues esto hablara mucho de lo que es la organización ante los clientes y futuros clientes Es decir, lo que se pretende es que todas las cosas que se realizan en una organización queden perfectamente identificadas. Lo ideal debería ser
- 6. que fuéramos capaces de identificar las actividades hasta el mínimo nivel que se pueda, con el fin de que los límites de los procesos puedan quedar perfectamente definidos ante quienes se va a presentar. 3. Documentación de los procedimientos El llevar un control en la documentación garantiza que los empleados en la parte operativa de una empresa utilicen los documentos adecuados para llevar a cabo su labor. Los procedimientos son un componente clave del proceso de garantía de calidad. Se debe realizar un seguimiento de la preparación y de la gestión de los documentos para asegurarse de que los empleados responsables de la documentación reemplacen los documentos obsoletos con las versiones actualizadas. Los documentos para su mejor control deben estar perfectamente identificados y la mejor manera es llevándolos alfanuméricamente pues es de mejor identificación, se puede llevar una respectiva secuencia, y se puede identificar a qué tipo de proceso pertenece el documento a utilizar. Explicar cada uno de los doce cambios paradigmáticos para la calidad 1. LIDERAZGO: no se debe quedar en una sola dirección, sino que se debe enfocar en una completa totalidad en la organización para obtener una excelente estandarización. 2. PARTICIPACION: es muy importante que se involucre la organización a la hora de tomar una decisión pues varios cerebros piensan mejor que uno y así se pueden aportar ideas.
- 7. 3. CULTURA: el conformismo no es el mejor aliado de la calidad en una organización, mejorar la calidad incrementa mejor prestigio a la organización. 4. EDUCACION: los profesionales que forman parte de la organización no deben conformarse con eso si no con aprender cada día mas, si la organización implementa para sus empleados programas de capacitación estos tendrían un mejor rendimiento. 5. OBSESION Y FANATISMO: este es un cambio que a una organización le vendría muy bien poseer pues la calidad y la satisfacción de un cliente son uno de los pilares fundamentales en una organización nunca seria demasiada la calidad ni, mucho el afán de satisfacer a un cliente. 6. DESEMPEÑO: un error puede ser cometido, pero no se puede acostumbrar al mal desempeño de cometerlos siempre pues esto podría ser perjudicial para el cliente y si lo es para él lo es para la empresa. 7. PREVENCION: debe ser un constante control. Pues así se evita el cometer errores y sostener los niveles de calidad que se posee. 8. COSTO: estamos en una sociedad donde lo bueno cuesta donde la calidad vale cada peso que en ella se invierte y no se deben escatimar cifras para elevar los estándares de calidad sino más bien crear un fondo para la misma.
- 8. 9. METODOS ESTADISTICOS: una organización posee varios departamentos estos deberían poseer las mismas técnicas de calidad como lo es el método estadístico para así aumentar la calidad no solo en el departamento de calidad sino en toda la organización. 10.IMPLANTACION: muchas veces se plantean cambios y una de las razones por la cuales solo se queda en planes es por el temor a que este no funcione, por eso la iniciativa de materializar la idea o cambios pautado puede venir bien a la organización pues los cambios forman parte de la innovación en una organización. 11. RECONOCIMIENTO: se debe tomar en cuenta que una organización está formada por varias personas, cada una ejecutando diferentes labores, y cada una mejora en lo suyo por eso el reconocimiento global por el trabajo desempeñado, hace tener mayor iniciativa para ejercer el cargo desempeñado. 12. AUDITORIA: Es recomendable realizar una Auditoría a fin de mantener un control de calidad regular sobre la organización. Aunque a simple vista parezca un proceso engorroso, la Auditoría es una técnica fundamental para el desarrollo y crecimiento de cualquier empresa, dado que le otorgará interesantes posibilidades de cambio, perfeccionamiento y desarrollo ordenado para las empresas u organizaciones. Explicar las posibles estrategias de cambio para que la vieja gerencia se transforme en nueva.
- 9. Un ejemplo paradigmático del cambio de la sociedad moderna es la transformación en las organizaciones, en particular en las empresas. Dichas empresas tenían estructuras jerárquicas burocráticas y muchos niveles, y mostraban estrategias y comportamientos de control, junto a complicados mecanismos para la gestión de los recursos humanos. En las organizaciones productivas lo más importante era la cantidad de bienes o servicios producidos y, además, poseían demasiados departamentos escasamente intercomunicados. Frente a este esquema, ha surgido en los últimos años un nuevo modelo de organización, un nuevo modelo de empresa, una nueva tendencia en la organización y de gestión de mano de obra. La prioridad ofrecida a la calidad hace que el recurso humano sea decisivo y surja una nueva lógica de organización. Dentro de este marco es fundamental la ingerencia del trabajador en la calidad de la producción. Emergen nuevos sistemas participativos o formas de expresión de los trabajadores a partir de la creación de círculos de calidad, equipos de trabajo, grupos de corrección, entre otros. Las instituciones tienden a disminuir el número de niveles, a descentralizarse y a dividirse en minifábricas, unidades de negocio o unidades de gestión, para controlar gastos, costos, desperdicios, para lograr una mayor eficiencia y eficacia en su actividad. Se opera el denominado proceso de «externalización» o terciarización a partir del cual se trasladan a unidades externas o periféricas actividades que antes estaban integradas en la planta o en la empresa, a la vez que se reducen y controlan los costos y se subcontratan servicios como los de mantenimiento, limpieza y seguridad.
- 10. Conclusión Un enfoque basado en procesos nos permite un mejor y continuo control sobre los procesos y las interrelaciones entre ellos, lo cual sin lugar a dudas representa una ventaja competitiva para la organización. Permite además un desempeño mejor y la obtención de mejores resultados no sólo en los procesos sino en los productos y servicios, así como la posibilidad de un mejoramiento continuo de manera integral.