Erp implementacion sistemica
- 1. Doctorado en Sistemas Computacionales Seminario en Sistemas de Información IMPLEMENTACION DE SOFTWARE ERP BAJO EL ENFOQUE SISTÉMICO Integrantes M.C. Felipe Antonio Román Albores M.C.C. Octavio Ulises Pérez Silíceo 02 jul de 2016
- 3. Introducción En la era que vivimos “La Sociedad de la Información”, se ha hecho inminentemente necesario lograr una serie de avances en las diferentes tecnologías, pero principalmente en las tecnologías de la información, permitiendo con esto, crear sistemas de información cada vez más robustos , más sofisticados y por supuesto más integrados. Desde el punto de vista sistémico, podemos ver a la sociedad actual como un macro-sistema dentro del cual se encuentran un sinfín de sistemas interactuando entre sí, interrelacionándose entre ellos de manera integrada, dando vida a la dinámica de la sociedad misma. En ella convergen todo tipo de sistemas, sociales, culturales, religiosos, de ocio, naturales, productivos, empresariales, etc.
- 4. Introducción Los procesos empresariales y de producción son uno de los principales ejes que mueven una gran parte de la sociedad de hoy. El área de las tecnologías como motor principal de los mismos, y en esta área destacan claramente las tecnologías de la información, haciéndose cada vez más necesario el uso de dichas tecnologías en todos los ámbitos de la sociedad.
- 5. Introducción El ERP es una aplicación de Gestión Empresarial diseñada para cubrir todas las áreas funcionales de la empresa. Se trata de un conjunto de paquetes o aplicaciones, cada uno diseñado para cubrir las exigencias de cada área funcional de la empresa, de tal manera que crea un flujo de trabajo (workflow) entre los distintos usuarios.
- 6. Introducción ERP (Enterprise Resource Planning.- por sus siglas en inglés) son uno de estos entornos integrados mismos que conjuntan las grandes áreas de información de una empresa en un solo sistema enfocándose principalmente a las interrelaciones que sostienen las áreas entre si de una empresa, pero considerando a cada una de ellas como parte integral de un sistema más grande que es la misma empresa.
- 7. Introducción Debido a la gran cantidad de enfoques que tienen las distintas empresas, se han establecido varios tipos de sistemas ERPs, cada uno con sus respectivas particularidades. Esto ha permitido tener una gran variedad de sistemas ERPs, para que las diferentes empresas tengan varias opciones a la hora de elegir, y puedan utilizar el que más se adapte a sus necesidades particulares.
- 8. Problemática Debido a la necesidad de automatizar las funciones de producción comenzaron a nacer sistemas como: Definición de materiales, productos y materias primas BOM; Materiales en piso (Part Status), pronósticos para proveedores (Vendedor Releases), presupuestos o pronósticos de ventas (Sales Forecast); Pero el control en sí comenzó cuando se definió MRP, que significa Planeación a partir de la capacidad de materiales que no era otra cosa más que la definición de los productos en forma de recetas un tanto especializadas
- 9. Problemática La automatización de las funciones productivas fue evolucionando (MRPII) considerando las capacidades de las líneas de producción Con las necesidades de reducir costos de inventarios apareció JIT(Just In Time), agregaba la variante de planear la producción en demandas directas de los clientes, en vez de pronósticos, Con el fin de reducir niveles de almacén y costos
- 10. Problemática En todo este proceso los fabricantes de software aprendieron mucho, sobre todo aquellos que estaban integrados con empresas progresistas, empresarial, que incluía todas las funciones de una empresa de manufactura, tanto las administrativas, como las propias de manufactura. Fueron estas empresas las que inventaron al poco tiempo el término de ERP, Enterprise Resource Planning, lo que significa: Planeación de la empresa a partir de sus recursos.
- 11. Problemática El ERP es una aplicación diseñada como un conjunto de paquetes o aplicaciones para cubrir todas las áreas funcionales de la empresa, es por sí mismo un macro-sistema, por lo que solo puede ser concebido bajo este mismo enfoque, es decir el enfoque sistémico. La información que el usuario puede disponer es en tiempo real. Su propia concepción organiza todo por ciclos.
- 12. Problemática Además, el ERP fuerza la colaboración entre las áreas, permite compartir la información y generarla de forma oportuna para la toma de decisiones. Su propia concepción organiza todo por ciclos. Si alguien no cumple su paso, este afectará a algunas partes del sistema, recordemos que en el enfoque sistémico lo que afecta al resultado son las relaciones que interactúan entre las partes del todo, por lo cual si se detiene un proceso, este afectará gran parte o alguna mínima parte del sistema, afectando de alguna manera los resultados de salida, pero esto no implica que ni la empresa ni el sistema tengan que detenerse por completo
- 13. Problemática Un ERP puede ser tan grande como las necesidades de la empresa lo requieran, las siguientes gráficas representan tan sólo un modelo de los muchos que se pueden encontrar en la actualidad.
- 14. Problemática ERP 1ª Definición, La American Production and Inventory Control Society. define a un ERP como “Un método para la efectiva planificaciónUn método para la efectiva planificación y control de todos los recursos necesarios para tomar, producir, enviar, yy control de todos los recursos necesarios para tomar, producir, enviar, y contabilizar los pedidos realizados por los clientes en una compañía decontabilizar los pedidos realizados por los clientes en una compañía de manufactura, distribución o servicios” (Rashit et al. 2002).manufactura, distribución o servicios” (Rashit et al. 2002).
- 15. Implementación y Desarrollo A través del transcurso de los años diversos autores han dado definiciones y características asociadas a los sistemas a los sistemas ERP. A partir de una revisión de estos trabajos podemos realizar una definición operativa, Un ERP es “una extensa solución comercial de software empaquetado compuesto de varios módulos configurables que integran firmemente y en un solo sistema las actividades empresariales nucleares –finanzas, recursos humanos, manufactura, cadena de abastecimiento, gestión de clientes- a través de la automatización de flujos de información y el uso de una base de datos compartida. Incorporando en ese proceso de integración las mejores prácticas para facilitar la rápida toma de decisiones, las reducciones de costos y el mayor control directivo, y logrando con ello el uso eficiente y eficaz de los recursos empresariales”.
- 16. Implementación y Desarrollo El modelo de implementación propuesto, utilizando un enfoque sistémico consta de 8 factores antecedentes a la implantación del ERP que impactan en cuatro dimensiones que miden las consecuencias de esta implementación. Denominamos a este conjunto de antecedentes factores críticos de éxito y a las consecuencias éxito de la implementación del ERP.
- 17. Implementación y Desarrollo Las cuatro dimensiones del éxito de la implementación además de ser consecuencias de los factores críticos, se relacionan sistemáticamente de forma tal que las primeras tres impactan en una cuarta dimensión denominada beneficios netos calidad del sistema calidad de la información calidad de servicio Beneficios NetosBeneficios Netos
- 18. Implementación y Desarrollo FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO. En la literatura de SI, y en especial en los estudios sobre ERP, encontramos en forma constante propuestas sobre la existencia de un conjunto de factores que anteceden al éxito en la implementación de un sistema (García y Ramírez 2004). Siguiendo a Rockart (1979), hemos denominado a estos antecedentes factores críticos de éxito. Se cuentan un total de hasta 69 factores que afectan al éxito en la implementación de un ERP en la organización. Para el modelo propuesto hemos decidido utilizar como base el trabajo de Stratman y Roth (2002), de los cuales valoramos y sintetizamos 8 factores antecedentes del éxito.
- 19. Implementación y Desarrollo PLANIFICACION ESTRATEGICA DE LAS TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION (TI). La planificación estratégica de la TI ayuda a asegurar que las metas de desarrollo de las TI estén alineadas con las necesidades de la organización. Diversos autores destacan la importancia de ella, tanto en términos de determinación de requerimientos, análisis y diseño de SI, y control de los recursos; como para el éxito de proyectos con un alto componente informático En la literatura de ERP, la claridad de metas y objetivos asociada a la planificación estratégica de TI es indicada como un factor clave de éxito
- 20. Implementación y Desarrollo COMPROMISO EJECUTIVO El compromiso ejecutivo, referido a la buena disposición de la alta dirección con el principal encargado del sistema y a la asignación de los recursos requeridos para el buen fin de la implementación, es un factor de éxito recurrente en la implantación
- 21. Implementación y Desarrollo GESTIÓN DE PROYECTO. La gestión de proyecto, que involucra el uso de habilidades y conocimiento para planear, coordinar y controlar las complejas y diversas actividades que componen un proyecto, ha sido reconocida como un factor crítico para las principales iniciativas de cambio de procesos en las organizaciones (Grover et al., 1995; White, 1981).
- 22. Implementación y Desarrollo HABILIDADES EN TI Las habilidades en tecnología de información son necesarias para configurar y mantener a los SI que apoyen a la organización, su carencia es un impedimento para la integración de modernas TI. La importancia de ellas para la implantación de un ERP y en específico, quedan de manifiesto en relación a las necesidades de integración de sistemas, adaptación del software ERP, pruebas del software y corrección de fallas, migración datos, standarización y adecuación entre software y hardware.
- 23. Implementación y Desarrollo HABILIDADES EN PROCESOS DE NEGOCIO Las habilidades en procesos de negocios, que representan las destrezas para entender como opera el negocio y para predecir el impacto de una particular decisión o acción en el resto de la empresa (Roth et al., 1995). Las habilidades para entender los procesos de negocio de la empresa, tanto del equipo de implantación como de los empleados, son críticas para el éxito del ERP.
- 24. Implementación y Desarrollo ENTRENAMIENTO EN ERP El entrenamiento en ERP, entendido como el proceso de enseñanza a los diversos grupos de usuarios para utilizar eficientemente el ERP en sus actividades diarias, es reconocido como un factor clave en la implantación exitosa de un ERP Inversamente, la carencia de entrenamiento es fuente de problemas en la implantación de un ERP (Duplaga y Astani, 2003; Umble et al., 2003).
- 25. Implementación y Desarrollo APRENDIZAJE El aprendizaje organizacional de los sistemas que utilizan TI es una fuente de ventaja competitiva sostenible (Wang, 2002), y el conocimiento adquirido a través de él media los efectos de tales tecnologías en el rendimiento de la empresa. En específico, las competencias de aprendizaje, referentes a las actividades diseñadas para identificar las técnicas para el mejoramiento continuo del ERP de fuentes internas y externas, son antecedentes de la mejora del rendimiento de la empresa luego de la implantación del ERP
- 26. Implementación y Desarrollo PREDISPOSICIÓN PARA EL CAMBIO La implantación de un ERP implica cambios a gran escala que pueden ser resistidos por los empleados de la organización. La resistencia al cambio no es solo un gran impedimento para el proyecto de implantación, sino que imposibilita alcanzar los beneficios esperados cuando el sistema esta en operación. Debido a lo anterior, desarrollar estrategias para sobrepasar la resistencia a los cambios en la operación de la empresa es un factor clave.
- 27. Implementación y Desarrollo MEDICIÓN DEL ÉXITO DE IMPLANTACIÓN ERP La propuesta para medir el éxito de los ERP, (propuesta general) consiste de un modelo de cuatro dimensiones: impacto individual, impacto organizacional, calidad de la información y calidad del sistema. Sin embargo, DeLone y McLean (2003) proponen cambios a su propuesta original en dos puntos, primero, fusionar impacto individual e impacto organizacional en una sola dimensión llamada beneficios netos,. y segundo, adicionar la dimensión calidad de servicio. En nuestro modelo proponemos medir el éxito del ERP en cuatro dimensiones:
- 28. Implementación y Desarrollo CALIDAD DEL SISTEMA. Se centra en las características del sistema de procesamiento de información en si mismo. Las características que se evalúan del sistema de procesamiento se asocian a su grado de productividad, portabilidad, fiabilidad y facilidad de uso. CALIDAD DE LA INFORMACIÓN. Se centra en las características de la información que produce el sistema, primariamente en forma de informes o reportes. La evaluación de la calidad de esta información se asocia a que sea utilizable, concisa, comprensible, pertinente, este disponible, y en un formato correcto. CALIDAD DE SERVICIO. Captura la calidad del servicio que la función de SI otorga a la organización (DeLone y McLean, 2003). Los factores de tangibilidad, fiabilidad, capacidad de respuesta, y seguridad se consideran determinantes de esta calidad de servicio (Pitt et al. ,1995).
- 29. Implementación y Desarrollo BENEFICIOS NETOS. Mide los efectos positivos del sistema de información, indican al respecto que cada estudio debe definir el contexto en el cual se darán estos beneficios, es decir, quien o quienes son los beneficiarios. En nuestro caso, este contexto de beneficios netos es la organización, y en particular, el logro metas del negocio y mejoras en las capacidades operativas a partir de la implantación del ERP.
- 30. Conclusiones Toda empresa que desee competir en el actual mundo de los negocios debe considerar la “información” como un activo muy importante. Es por ello que es necesario que las empresas tengan los sistemas de información adecuados para administrar rápidamente y eficientemente dicha información. Las empresas tienen la opción de desarrollar sus propios sistemas de información o comprarlos a empresas dedicadas al desarrollo de los mismos. Una opción viable y adecuada es la compra de un sistema ERP, siempre y cuando la empresa que lo adquiera este consciente que para que funcione no solo debe comprar el SW y HW, sino que además de hacer cambios en la forma de cómo trabajan y lo mas importante es darle seguimiento a estos cambios, independientemente del SW ERP que seleccionen.
- 31. Conclusiones Un ERP puede brindarle a una empresa varios beneficios, algunos tangibles como reducción de costos y otros intangibles como satisfacción de los clientes siempre y cuando el ERP se implemente de la forma adecuada. La mala implementación de un ERP puede traer consecuencias no agradables a una empresa. Es por ello que si una empresa desea implementar un sistema de información que le permita automatizar sus operaciones y que le ayude a administrar correctamente la misma, para que esta sirva de base o plataforma para las nuevas aplicaciones que conforman los actuales negocios electrónicos, y necesitan tener una fuente confiable de información, entonces es necesario que estas implemente un ERP, ya sea desarrollado por otras empresas o por ellos mismos, ya que estos sistemas cumplen con los requerimientos inherentes de estas nuevas aplicaciones.