Formas y formatos administrativos

FORMAS Y FORMATOS
ADMINISTRATIVOS
En una perspectiva moderna general, basada en los sistemas, cualquier
comunicación estandarizada que sea un nexo esencial en un procedimiento de
operación constituye el equivalente de una forma. Uno de los objetivos más
importantes de esta última consiste en servir de medio para registrar
transacciones o eventos en el momento en que ocurren.
Si los datos no se anotan en ese
momento, su recaptura
posterior costará mucho más y
aumentará de manera
considerable la posibilidad de
cometer errores y de que haya
inexactitudes.

facilitar el flujo, procesamiento y análisis de datos mediante:
la organización de los
datos,
la minimización del tiempo
de registro eliminando los
datos constantes
lograr el control de las
operaciones.
La organización de
datos en una forma
estandarizada facilita
su introducción, su
lectura y su
verificación
El uso de información
constante posiciona los
datos, identifica la
información variable y
permite una
introducción más
rápida de los datos
mediante técnicas como
la comprobación o
poner los elementos
dentro de un círculo.
El control de la operación se consigue haciendo llegar copias de la misma forma a
distintas personas o enviándoselas a una persona para que las compare.

Al encargado de la administración de
formas se le puede dar el nombre de
"especialista en formas", -controlador de
formas", "gerente de formas" o "gerente de
sistemas".
Puede estar incluido dentro de la
organización del contralor, de la organización
de sistemas o los servicios administrativos
(división de la administración).
En algunas compañías, el comité de formas
está integrado por miembros de cada
organización funcional y se encargará de
examinar todas las propuestas de nuevas
formas.

Políticas y procedimientos
el procedimiento con que se inicia o
revisa tina forma también se
preparará y se distribuirá entre
todos los gerentes. Por supuesto, ni
las políticas ni los procedimientos
serán iguales en todas las empresas.
También es posible establecer
políticas respecto a temas como la
numeración y clasificación de
formas, su obtención e
inventario, su emisión y
conservación, así como respecto
al mantenimiento de archivos de
formas

Cuando se trata de definir un nuevo formato, se deben tener en
cuenta varios aspectos
El perfil del funcionario o funcionarios que deben diligenciar el formato (clientes
objetivo). Esto con el fin de tener un diseño y una información a llenar adecuada al
personal que lo elaborará. Se debe evitar información innecesaria, o que el
funcionario objeto del formato comúnmente no conoce, o que sea dispendioso de
diligenciar en una actividad que generalmente requiere de agilidad. Entre mas
rápido se pueda llenar un formato (con ítems de selección, poco texto, etc.) mas
rápido se obtiene la información requerida y el personal le disminuye su grado de
apatía a su diligenciamiento.
Evitar formatos que soliciten la misma
información de diferentes formas o en
otros formatos
En lo posible tratar porque no se
recargue de formatos la gestión de
un cargo. Se debe tener presente, que
aunque es muy importante la
información solicitada en un
formato, el común de la gente es
apática a su diligenciamiento. Por lo
anterior se debe tratar de diseñar
formatos sencillos y ágiles de
diligenciar para que el personal no
los evite

Debe existir un apoyo general y a todo nivel
(directriz o política de la empresarial) que
recalque la importancia del diligenciamiento
de los diferentes formatos
Se debe escuchar a los
funcionarios objetivos del formato
(clientes del formato) para ir
adecuándolos a los cambios de la
organización. Es muy común que
al implementar un software en
una empresa se obvien algunos
formatos o se deban suprimir
para dar paso a un nuevo sistema
de captura de información, o
incluso de nivel de capacitación
del personal a cargo de ingresar la
información al sistema, lo cual
implica un reajuste del plan de
desarrollo del personal de la
empresa
Para cada formato se debe presentar la
estructura del formato a diligenciar y una
breve descripción (preferiblemente de una
hoja como máximo) de la forma como se
debe llenar. En esta descripción se debe
especificar el recorrido del documento
entre la empresa, donde se debe archivar y
donde deben quedar tanto los originales
como las copias si las tiene.

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