Funciones de un asistente administrativo
- 1. Funciones de un asistente administrativo Ejecutar los procesos administrativos del área, aplicando las normas y procedimientos definidos, elaborando documentación necesaria, revisando y realizando cálculos, a fin de dar cumplimiento a cada uno de esos procesos, lograr resultados oportunos y garantizar la prestación efectiva del servicio. FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS Asiste en el desarrollo de los programas y actividades de la unidad. Participa en la elaboración del anteproyecto de presupuesto de la unidad. Participa en el estudio y análisis de nuevos procedimientos y métodos de trabajo. Elabora proyectos de compromiso por concepto de: alquileres, pago de condominios, pago de asignaciones a la Federación de Centros Universitarios, Centro de Estudiantes y otras asignaciones varias. Realiza los descargos o pagos contra cada proyecto de compromiso. Llena formatos de órdenes de pago por diferentes conceptos, tales como: pagos a proveedores, pagos de servicios, subvenciones, aportes, asignaciones, ayudas, avances a justificar, incremento o creación de fondos fijos, fondos especiales y de funcionamiento, alquileres, cuentas de cursos y otras asignaciones especiales. Realiza seguimiento a los pagos para su cancelación oportuna. Controla los pagos efectuados al personal administrativo u obrero por diversos beneficios. Realiza solicitudes de dotación de equipos y materiales para la dependencia. Lleva registro y control de los recursos financieros asignado a la dependencia, fondo fijo, avance a justificar, caja chica, etc. Realiza registro contable. Controla los avances a justificar, otorgados a las dependencias para cubrir gastos de urgencias. Recibe y revisa las facturas y comprobantes de los gastos efectuados con los avances a justificar. Elabora y envía a la unidad de contabilidad memorándum con los factores de justificación de los avances a justificar y de los fondos fijos y caja chica. Elabora y tramita solicitudes de autorización de modificación presupuestaria. Realiza trámites de solicitud de verificación presupuestaria, ante la Unidad de Planificación y Programación Presupuestaria. Controla los incrementos y creaciones de los fondos fijos de funcionamiento, fondos especiales y caja chica.
- 2. Entrega cheques correspondientes a la nómina y revisa los recibos y envía al archivo general. Tramita los depósitos bancarios y mantiene registro de los mismos. Suministra materiales y equipos de trabajo al personal de la dependencia y controla la existencia de los mismos. Recibe y tramita solicitud de servicios de mantenimiento y reparaciones de las edificaciones, máquinas y/o equipos de la dependencia. Redacta y transcribe correspondencia y documentos diversos. Lleva control de la caja chica. Brinda apoyo logístico en actividades especiales. Recopila, clasifica y analiza información para los planes y programas. Coordina y hace seguimiento a las acciones administrativas emanadas por la unidad. Lleva y mantiene actualizado archivo de la unidad. Mantiene actualizados registros, libros contables, entre otros. Atiende e informa al público en general. Recibe, verifica y registra las requisiciones de compras de unidades solicitantes. Elabora solicitud de cotizaciones o licitaciones a los proveedores previamente seleccionados por el supervisor. Llena formatos diversos relacionados con el proceso de compras. Verifica la disponibilidad presupuestaria de las unidades solicitantes. Recibe licitaciones y/o licitación de los proveedores. Recibe expedientes de las unidades solicitantes y lleva registro de las órdenes de compras. Transcribe y mantiene actualizados en el sistema toda la información relacionada con el proceso de compras. Hace seguimiento a las órdenes de compras y la recepción de mercancías. Calcula los datos para las órdenes de compras y órdenes de pago. Desglosa y distribuye las órdenes de compra a las unidades involucradas. Informa a los proveedores sobre la cancelación de las facturas. Lleva registros y el archivo de expedientes de proveedores. Mantiene informado al supervisor sobre las actividades realizadas y/o cualquier irregularidad presentada. Conforma y formula las observaciones pertinentes a las autoliquidaciones de Impuesto Sobre la Renta efectuadas por el personal de la Institución. Revisa y/o liquida planillas de Impuesto Sobre la Renta. Envía planillas de recaudación de impuesto al Ministerio de Hacienda. Realiza cálculos de órdenes de pagos de las planillas correspondientes. Suma los montos de las planillas correspondientes y determina la cifra por cancelar a la tesorería nacional. Elabora la relación del resumen de las planillas correspondientes. Calcula el monto del impuesto a retener a los docentes que están disfrutando del beneficio de beca. Controla que se haga efectiva la retención de impuestos. Elabora relación mensual de los impuestos retenidos y enterados para enviarlos al Ministerio de Hacienda.
- 3. Elabora la relación de los timbres fiscales, lo cancelado por la Institución a proveedores, contratista y personas naturales. Realiza cálculos y ajustes necesarios relativos a la declaración de rentas del personal jubilado. Verifica y ajusta la correspondencia entre los montos descontados y los cancelados. Recibe y conforma los listados a enviar por la declaración definitiva. Recibe oficios, formatos y otros documentos de solicitud de viáticos. Realiza cálculos de los viáticos según reglamento de viáticos. Solicita reposición de chequera ante la unidad responsable. Elabora y entrega los cheques para viáticos. a la unidad responsable. Elabora las órdenes de pago y solicita su autorización ante la unidad responsable. Mantiene relación de los pagos realizados en el área de viáticos. Solicita ante la unidad responsable la autorización para la reposición de los fondos para pagos por concepto de viáticos. Realiza conciliaciones bancarias para el ajuste entre el estado de cuenta emitido por el banco y el saldo de la chequera de viáticos. Archiva y lleva el control de los documentos del área. Solicita y verifica los soportes demostrativos de los gastos realizados. Lleva el control presupuestario del gasto y disponibilidad de la partida de viáticos. Realiza los trámites de pasajes y traslado a personal de la Institución como a invitados. Transcribe y accesa información operando un microcomputador. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.