Google docs

Tutores on line para Extremadura Nuria Elvas Gayo

Pequeño tutorial sobre Google Docs.

El 17 de septiembre de 2007 Google presentó su programa Google Docs.
Es un programa gratuito que se utiliza para crear documentos y archivos en línea e
incentiva el desarrollo de trabajos colaborativos. Se pueden editar los documentos y
compartir los trabajos.

Para acceder a esta herramienta de colaboración, primero hay que registrarse o
identificarse en el sitio.

Podemos hacerlo de dos formas:
1.- Creando una cuenta de gmail o usando una ya existente.
2.- Con una cuenta de correo del usuario.

El acceso con uno u otro método es indiferente; sin embargo, usar una cuenta de
correo de gmail permitirá concentrar con una única identificación todos los servicios
que ofrece Google (crear un blog, crear una agenda o calendario, crear listas de
distribución, etc.).

Otra ventaja es que el servicio Gmail de Google es gratuito, eficiente y contiene
múltiples opciones de configuración y una gran cantidad de espacio para
almacenamiento y envío de adjuntos.

¿Cómo empezar?
Hay dos modos de llegar a esta suite de oficina on line:

1. Entrando en http://docs.google.com
Hay que completar los datos de correo electrónico (la dirección completa y
contraseña y hacer clic en Iniciar sesión.

2. Desde nuestra cuenta de gmail en la barra superior del menú, en Docs.

Pero, ¿cómo empezamos a trabajar?

Crear, subir y editar documentos.

Crear documentos desde cero.

Con Google Docs es posible realizar todas las tareas básicas que corresponden al
manejo de documentos de oficina, como crear documentos de texto, hojas de
cálculo, presentaciones de diapositivas, y añadirles a todos ellos imágenes,
comentarios o fórmulas, entre otras muchas cosas. Para comenzar pulsamos en
Crear y seleccionamos qué tipo de archivo queremos crear (en la imagen un
documento).


Una vez que están creados se verán en la parte derecha de la pantalla.
Cuando estamos trabajando con un documento, la forma rápida de crear otro
nuevo es desde: Archivo -> Nuevo -> Documento; Hoja de cálculo; Presentación.

Para editar de una manera sencilla un documento, basta con seleccionar el texto
cuya apariencia deseamos cambiar, y hacer clic en los botones de la barra de
Herramientas para aplicar negrita, subrayar, cambiar la fuente, el formato de
número, el color del fondo de las celdas, etcétera.
Con la opción Desde la plantilla se pueden iniciar documentos con diseños
prefijados desde una pantalla como la que se muestra en la siguiente imagen.

En la parte superior contamos con un buscador de plantillas (Buscar plantillas) y, a
la izquierda de la pantalla, algunas clasificaciones y formas de ordenar los
resultados.
En el centro podemos seleccionar qué tipo de plantilla necesitamos (si es para un
documento, hoja de cálculo o presentación).
Es posible hacer una vista previa, o directamente aplicarla y comenzar a utilizarla
con el botón Utilizar esta plantilla.

Subir archivos ya creados.

Existe la opción de subir archivos que ya tengamos listos o que estemos
preparando en nuestro ordenador. El sistema acepta la mayoría de los formatos de
archivo comunes, como .DOC, .XLS, .ODT, .ODS, .RTF, .CSV, .PPT, etcétera. Y en la
página principal, se encuentra el botón Subir.

Esa opción da paso a una pantalla (Carga de archivos) donde es posible examinar
y buscar dentro de las carpetas de nuestro ordenador el archivo a subir.

Compartir documentos.

¿Cómo podemos colaborar en la edición de un documento?

Cuando estamos editando un documento, arriba a la derecha aparece un botón
que dice Compartir, y que despliega una serie de opciones, como Invitar a
usuarios, Enviar por correo electrónico el documento, Publicarlo como una página
web, Ver quién tiene acceso, etcétera.
Si en cambio elegimos en el menú Compartir, Publicar como una página web
veremos que se despliega otra ventana donde se abre la posibilidad de
actualizaciones. Seleccionando la casilla correspondiente, el sistema se encarga de
volver a publicar automáticamente cada vez que realizamos algún cambio a través
de la edición de un documento.

Editar y acceder desde cualquier parte.

No es necesario descargar nada: es posible acceder a los documentos, hojas de
cálculo y presentaciones desde cualquier equipo que tenga conexión a internet y
un navegador estándar.

Almacenar trabajos de forma segura.

Con el almacenamiento en línea y la función de guardado automático ya no habrá
que temer que falle el disco duro local o que haya un apagón. Eso es ya una
ventaja cualitativa respecto de cualquier otro sistema local (es decir, que se
ejecuta en una sola máquina o en una red de máquinas).

Guardar y exportar copias fácilmente.

También es posible guardar documentos y hojas de cálculo en un equipo
cualquiera (en nuestro trabajo, en nuestro hogar), en formato .DOC, .XLS, .CSV,
.ODS, .ODT, .PDF, .RTF o .HTML. Así, cualquier trabajo realizado en línea puede ser
bajado a nuestra máquina para trabajar con él, o imprimirlo sin necesidad de
conexión a internet.

Organizar documentos.

En Google Docs es posible organizar todo en carpetas, de forma simple: consiste
en arrastrar y soltar en tantas carpetas como sea necesario. De esta manera, un
mismo documento puede pertenecer a varios proyectos, sin necesidad de
duplicarse en cada carpeta en la que se copie.

Publicar un trabajo en forma de página web.

Es posible publicar documentos en internet, con un solo clic, como páginas web de
aspecto normal y sin tener que aprender nada nuevo.

Controlar quiénes pueden ver una página.

De la misma manera que es simple publicar, también podemos dejar disponible un
documento solamente para algunas personas, y no para todo el mundo. Y, si en
algún momento lo deseamos, también podemos editar o directamente eliminar
esa publicación.

Publicar documentos en un blog.

Una vez creado o subido un documento, es posible publicarlo en un blog,
directamente desde el entorno de trabajo de Google Docs, sin necesidad de crear
otras cuentas ni adherirse a otros servicios.

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