Guia aprendizaje excel (1)

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Centro de Recursos Naturales Industria y Biodiversidad del Chocó
GUIAS SISTEMAS
Competencia: 220501046
Resultado de aprendizaje: 22050104602
IDENTIFICACION
Competencia: Aplicar herramientas ofimáticas, redes sociales y colaborativas de
acuerdo con el proyecto a desarrollar
Modalidad de formación: Acompañamiento directo y trabajo autónomo.
RESULTADOS DE APRENDIZAJE:
• Obtener la información requerida por su especialidad utilizando redes sociales
y herramientas de trabajo colaborativo según las tendencias de las tecnologías
de la información y la comunicación.
• Aplicar herramientas ofimáticas de acuerdo con los requerimientos del cliente
• Construir bases de datos utilizando un sistema de gestión de bases de datos
relacional para uso personal en pequeñas organizaciones.
• Aplicar controles y estructuras básicas de programación de un lenguaje
orientado a eventos de acuerdo con el problema a solucionar.
Elemento de competencia:
• Realizar informes utilizando gráficos, tablas, macros y funciones básicas de la
hoja de cálculo.
• Elaborar presentaciones aplicando las funcionalidades del programa de
presentación de diapositivas.
• Crear una base de datos relacional.
• Resolver un problema utilizando un lenguaje de programación orientado a
eventos, manejador de bases de datos y herramientas ofimáticas.
• Utilizar herramientas de trabajo colaborativo.
• Crear redes sociales.
• Participar en redes sociales.
INTRODUCCION
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Estimado aprendiz.
En esta guía usted encontrara todo lo relacionado para cumplir con la primera etapa
de formación para la competencia. “Aplicar herramientas ofimáticas, redes
sociales, y colaborativas de acuerdo al proyecto a desarrollar”.
La cual se subdivide en guías de formación para poder evaluar de manera concreta las
actividades propuestas en la competencia.
En esta guía encontrara todo lo relacionado en cuanto a definición y utilización de la
hoja de cálculo Excel
Objetivo: Definir claramente la funcionalidad de la hoja de cálculo en la realización de
informes, funciones, tablas dinámicas, gráficos, y macros
PLANTEAMIENTO DE LAS ACTIVIDADES Y ESTRATEGIAS DE APRENDIZAJE
Apreciado aprendiz, proceda a investigar, analizar y profundizar sobre la teoría las
herramientas ofimáticas y herramientas web 2.0.
EVALUACION
Apreciado aprendiz, el temario objeto de la evaluación al final de esta guía esta
contenido a lo largo de este documento, que le proveerá todos los conocimientos para
resolver los talleres y evaluaciones planteadas por el instructor.
CRITERIOS DE EVALUACION
• Utiliza las funciones propias del procesador de palabra, hoja de cálculo y
presentador de diapositivas para la resolución de un problema.
• Utiliza las estructuras propias de un lenguaje de programación orientado a eventos
y manejador de base de datos, combinados con herramientas Ofimáticas en la
resolución de problemas.
• Crea redes sociales en la web y participa en ellas utilizando herramientas web 2.0.
• Utiliza herramientas tecnológicas de trabajo colaborativo para la resolución de un
EVIDENCIAS DE APRENDIZAJE
Una vez logrados los objetivos de la anterior experiencia, encontrara las evidencias de
su aprendizaje requeridas para cumplir el objetivo de formación.
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Excel es una hoja de cálculo, la cual es una aplicación diseñada para manipular datos
y números. Su desarrollo está basado en el concepto de hoja tabular y se utiliza para
resolver cálculos matemáticos en distintas disciplinas. Con una hoja de cálculo
podemos: calcular, combinar, separar, hacer referencias, etc. Además, en la hoja de
cálculo se pueden hacer cambios fácilmente a las características, ubicación,
orientación, etc., de los datos que se están manipulando. Excel, es una poderosa hoja
de cálculo, que entre sus principales funciones incorpora el manejo de :Formulas y
Funciones, Bases de Datos, Autoformato de Tablas, Inserción de Imágenes y Objetos
y algo muy importante poder Graficar los datos.
FUNCIONES BASICAS
Iniciar Excel: En el menú de inicio “Todos los programas”, “Microsoft Office”, “Microsoft
Office Excel 2007”, aunque el icono puede estar en el escritorio o el menú de inicio.
Pantalla principal
1. Barra de Inicio Rápido (Nueva característica en Office 2007). Al hacer clic en el este
botón se podrán mostrar u ocultar los comandos que desee utilizar con mayor
frecuencia. También se podrá minimizar la cinta de opciones.
2. Barra de Título de la ventana de Excel, incluye el nombre del libro abierto.
3. Botones normales de las ventanas de Windows (minimizar, maximizar y cerrar).
4. Fichas: Esta es la forma característica de presentar las herramientas en Office 2007.
Se dividen en grupos. Con doble clic sobre cualquiera de las etiquetas de la ficha se
oculta la cinta de opciones.
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5. Conjunto de Herramientas conformando “Grupos” dentro de la “Cinta De Opciones”
que cambiará según la ficha seleccionada. Algunos grupos tienen un pequeño botón
en el extremoinferior derecho el cual mostrará el cuadro de diálogo de la opción (ver
Imagen 2)
6. Encabezados de columnas de la hoja.
7. Encabezados de filas de la hoja.
8. Celda activa.
9. Cuadro de nombres, indica la celda activa
10.Barra de fórmulas y asistente para funciones.
11.Etiquetas de las hojas, para desplazarse o insertar nuevas hojas al libro.
12.Barra de desplazamiento horizontal que permite desplazar el contenido de de forma
lateral.
13.Zoom sobre la hoja. Estos controles son nuevos y permiten ampliar o reducir el
porcentaje de “zoom” de forma rápida y precisa.
14.Controles para cambiar la vista de la hoja.
15.Barra de estado. Muestra los mensajes que corresponden a lo que se está realizando.
En este caso aparece listo, lo cual indica que el programa está preparado para que el
usuario elija un comando o escriba datos en una celda. Además informa sobre el
estado de las teclas de bloqueo de mayúsculas, bloqueo de números y otros
Etiquetas y gestión de las hojas
• Agregar hojas : Clic con el botón contrario en la etiqueta de la hoja, opción Insertar
(Shift + F11)
• Eliminar hojas: Clic con el botón contrario en la etiqueta de la hoja, opción eliminar
• Cambiar nombre: Doble clic en etiqueta de la hoja e introduzca en nombre, también
podrá usar la opción “Cambiar nombre” del menú contextual
• Cambiar orden: clic en la etiqueta y arrástrela hasta su nueva posición, suelte el botón
en el lugar deseado.
• Cambiar color: clic con el botón contrario en la etiqueta de la hoja, opción “Color de
etiqueta”, seleccione el color y haga clic en “Aceptar”. Si lo que desea es quitar el
color, seleccione “Sin color”.
Filas y columnas
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• Alto de filas: Ficha inicio, grupo “Celdas” la opción “Formato”, “tamaño de la celda”,
“Alto de la fila”.
• Ancho de la columna : Ficha inicio grupo “Celdas” la opción “Formato”, “tamaño de la
celda”,“Ancho de columna”. En este mismo menú “Ancho predeterminado”
automáticamente asigna 10.71 que es la medida por omisión para el ancho de las
columnas.
• Auto ajustar : Con el Mouse en medio del encabezado, doble clic. También podrá
usar las opciones “Ajustar”, para fila o columna según sea el caso.
• Ocultar y mostrar: Ubíquese en una celda de la columna oculta y ficha inicio grupo
“Celdas” laopción “Formato”, “Visibilidad”, “ocultar y mostrar”. ¿Cómo me ubico en la
celda que no se ve? Enel cuadro de nombres escriba la referencia de esta columna,
por ejemplo C2, y de un enter.
Trabajo con libros
En la barra de inicio rápido, clic en el botón “Guardar”, en “Nombre de Archivo” se escribe
el nombre. Una vez que se le asignaron por primera vez las opciones, ya no es necesario
volver a especificarlas. Si desea cambiar alguno de los parámetros se utiliza “Guardar
como” del botón de office.
Poner contraseña
1. “Guardar como” o F12
2. En el cuadro de “Guardar como”, clic en el botón “Herramientas”
3. Del menú clic en “Opciones generales”
4. Frente a “Contraseña de APERTURA” escriba la contraseña.
5. Clic en aceptar
6. Aparecerá un el cuadro “Confirmar contraseña”, vuelva a escribirla y de un clic en
aceptar
7. Nuevamente queda en el cuadro de “Guardar como”, de un clic en el botón
“Guardar”.
8. Si Excel le indica que el libro ya existe y que si desea reemplazarlo haga clic en “Si”
Quitar o cambiar una contraseña
Repita los pasos de Poner contraseña; Para cambiarla cuando llegue al numeral 4
borre los caracteres (puntos) de la contraseña anterior, escriba una nueva y continúe
hasta el paso 8. Para eliminarla borre los puntos de la contraseña anterior dejando el
cuadro “Contraseña de apertura” en blanco y continúe con los demás pasos hasta el 8.
Cerrar archivo y salir de Excel
Para cerrar el archivo actual seleccione Cerrar del botón de office. Si no se ha guardado
el archivo o se hicieron modificaciones desde la última vez que se guardo, Excel
preguntara si se quiere guardar el archivo. Para salir de Excel doble clic en el botón de
office.
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Abrir un libro
Botón de office opción Abrir. Allí también encontrará los archivos recientes.
Para mantener la compatibilidad con versiones anteriores, en el cuadro de diálogo en la
opción “Guardar como tipo” seleccione “libro de Excel 97-2003”
Edición de celdas
Insertar datos numéricos y textos.
Para capturar o introducir información, se debe estar en la celda deseada y comenzar a
escribir. Al hacer esto, la barra de fórmulas un aspecto diferente y adquiere las
siguientes funciones:
Imagen 3 Barra de fórmulas al editar
Cancelar: Este botón deja la celda como estaba antes de escribir, también puede pulsar
la tecla “Escape”
Introducir: Lo que se ha escrito queda en la celda, también puede pulsar la tecla “Enter”
Introducir función: Abre el cuadro “Insertar función”, esta opción se estudiará más
adelante
• Corrección y borrado de datos: Por barra de fórmulas, clic en barra de fórmulas. Por
teclado: F2. Con Mouse: doble clic en la celda
Uso del Mouse
• Dependiendo de la ubicación del Mouse en la celda este se podrá utilizar de con
diversos fines
• Selección: Con el Mouse en el centro de la celda, el apuntador toma forma de cruz
gruesa de color
• blanco. Dar un clic sostenido sobre el área deseada. Para seleccionar columnas o
filas enteras, llevar el Mouse sobre los encabezados, cuando luzca como una flecha
sólida de color negro clic extendiendo el Mouse, hasta seleccionar cuantas columnas
o filas se deseen, para seleccionar toda la hoja Ctrl. +E
Autollenar y listas personalizadas
Con clic sostenido en la parte inferior izquierda de la celda y se extiende hacia abajo o la
derecha. Sise utilizan números Excel seguirá la secuencia Al hacer una autollenado con
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celdas que comiencen o terminen con números, se hará un incremento automático de
estos números.
Lista personalizada
Trabajar con listas de texto personalizadas
1. Botón de office
2. más frecuentes
3. Modificar “Listas personalizadas”
4. Para agregar, clic en el cuadro “Entradas de lista”
5. Escribir cada elemento y Enter
6. Clic en el botón “Agregar”
Para eliminar, repita los pasos 1 al 3. En el cuadro de la izquierda “Listas personalizadas”
clic en la lista que se desea eliminar y Clic en el botón “Eliminar”
Mover y copiar con el Mouse
• Para mover algún texto u objeto primeramente se selecciona, después se coloca el
Mouse sobre el borde del área seleccionada. Con un clic sostenido se mueve la
selección al lugar deseado.
• Para copiar se utiliza el mismo método, pero presionando la tecla <Ctrl>.
Cortar copiar y pegar
• Copiar: Seleccionar las celdas deseadas. Menú contextual opción Copiar
• Cortar : Se selecciona la información deseada Menú contextual opción Cortar.
• Pegar Menú contextual opción Pegar.
Deshacer y repetir:
• Barra de inicio rápido, botón Deshacer.
• Barra de inicio rápido, opción “Rehacer”.
Buscar y reemplazar
• Buscar; Ficha inicio, grupo “Modificar” opción “Buscar y seleccionar”, “buscar” (Ctrl.
+B)
• En el cuadro escribimos el texto que deseamos encontrar. El botón “Buscar Siguiente”
busca y selecciona el siguiente texto especificado. El botón “Buscar todos” mostrará
todas las celdas que contienen lo buscado, al hacer clic en alguna de ellas Excel
mostrará la celda.
• Reemplazar; en el cuadro de diálogo anterior, clic en la ficha “Reemplazar”, con las
opciones Reemplazar y Reemplazar Todo podemos ir cambiando una ocurrencia a la
vez o bien todas las ocurrencias, respectivamente.
FORMATO DE CELDAS
Ficha inicio, grupo “Celdas” la opción “Formato”, “Formato celdas”, (Ctrl +1 del teclado
estándar)
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Ficha número
Según el tipo de datos numéricos que se tengan se debe elegir su formato, Las
categorías “Moneda” y “Contabilidad” ponen símbolos ¢, $ u otro que usted seleccione,
también permite cambiar el número de decimales
En Excel una fecha es el la cantidad de días trascurridos desde el 1 de enero de 1900
hasta la fecha digitada, dicho de otra forma es un número. El número 39923, por
ejemplo, corresponde al 20 de abril del2009, es decir que habrá trascurrido 39923 días
desde el 1 de enero de 1900 hasta esa fecha.
Si se digita 1/sep/08 Excel entenderá que se trata del primero de septiembre del 2008, al
digitar solamente1/sep Excel asumirá que es de año actual. También puede usar
guiones, por ejemplo, 1-sep o escribir el mes en números, 1-9. Nótese que Excel no usa
“Setiembre”, usa “Septiembre” por ser de mejor aceptación.
Algunos formatos como “Porcentaje” se aplican automáticamente al escribir, por ejemplo
si en una celda se introduce 5%, esa celda mantendrá el formato de porcentaje aún
cambiando el 5. Se pueden eliminarlos formatos de número de las celdas asignado la
categoría “General”
Ficha alineación
Controla la posición de los datos en las celdas, horizontal, vertical o un espacio adicional
desde el borde de la celda con la opción “Sangría”. En “Control de texto” se cambia la
forma en cómo se ajusta el contenido cuando este es más ancho que la celda y no se
desea cambiar el ancho de la columna.
En “Orientación” se cambia el ángulo de los caracteres dentro de la celda, cuando se
aplica con algún borde, este tendrá la orientación que se le asigno a la celda.
Ficha fuentes
Fuente, su estilo y Tamaño. "Subrayado" y tipo de Subrayado. Efectos de Tachado,
Subíndice o
Superíndice También se puede cambiar el Color eligiéndolo de la lista correspondiente.
Ficha bordes
“Contorno” pone borde a los exteriores de la selección, “Interior” lo hace con las todas las
celdas excepto
a los exteriores.
Ficha Relleno
Con esta ficha se da color a las celdas seleccionadas.
Formatos automáticos
Esta opción aplica varios de los formatos ya vistos de forma simultánea con base en
diseños incorporados con Excel.
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Para una tabla: Seleccione la tabla, Ficha inicio, grupo “Estilos” la opción “Dar formato
como tabla”. Seleccione el diseño que desee y haga clic en el botón “Aceptar”. Para
eliminar el formato, seleccione el primer estilo. Una vez se ubique dentro de la tabla
aparecerán de forma automática la “herramientas de tabla” en la cinta de opciones. En el
grupo “opciones de estilo” podrá modificar los aspectos de la tabla seleccionada.
Para celdas: Seleccione las celdas, Ficha inicio, grupo “Estilos” la opción “Estilos de
celda”.
FÓRMULAS
En Excel una fórmula es cualquier operación matemática, desde unas simples sumas
hasta complejas operaciones de cálculo de las celdas de una hoja. Este es el verdadero
potencial de una hoja de cálculo, el manejo de las fórmulas,
Siga estos pasos para crear una fórmula mediante el método de señalar y hacer clic:
1. Ubíquese en la celda en la que se desea el resultado.
2. Escriba el signo igual (=) para indicarle a Excel que se va a introducir una fórmula.
3. Haga clic en la primera celda que desea incluir
4. Escriba el signo del operador.
5. Haga clic en la siguiente celda de la fórmula
6. Pulse Enter
Operadores: Suma + Resta - Multiplicación * División /
Referencias relativas y absolutas
Referencias absolutas y f4
En el momento de crear la fórmula presionar la tecla F4 al señalar la celda que
deseamos no cambie, esto antepone el signo $ antes de la referencia de la celda
Referencia absoluta: Cuando no va a cambiar ni la columna ni la fila (como $G$2).
Referencia relativa: Cuando van a cambiar columnas o filas (como E2)
INSERTAR
Inserción de celdas, filas o columnas
Seleccionar la celda o el rango de celdas deseado, en la ficha “Inicio”, grupo “Celdas”
opción “Insertar” (Ctrl. + más del teclado numérico)
Eliminar celdas, filas y columnas.
Para eliminar una celda, columna o fila se selecciona las que desean eliminar, ficha
“Inicio”, grupo “Celdas” opción “Eliminar” (Ctrl. + menos del teclado numérico)
Nota Mayúscula (Shift) + espaciadora selecciona toda la fila, Ctrl. + espaciadora toda la
columna, al pulsar Ctrl. + más del teclado numérico, se insertará una fila o columna
según lo seleccionado. También puede eliminar o insertar columnas completas con el
menú contextual (botón derecho) en los encabezados de filas o columnas
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Comentarios
Ubíquese en la celda a que le quiere agregar el comentario y pulse la teclas Mayúscula +
F2 (Shift + F2).Para eliminar el comentario haga clic en la celda con el botón contrario
(menú contextual) y elija“Eliminar comentario” En el menú “Edición” podrá usar la opción
“Eliminar”, “Comentario”
Nota En la celda que tiene un comentario, elegir “Mostrar comentario”. Esto hará que
esté visible aún sin pasar el Mouse por la celda.
Tema opcional: Operaciones entre fechas
Aunque Excel representa las fechas en formato días/mes/año, su valor corresponde al
número de días que han transcurrido desde el primero de enero de 1900. Escriba el
número 39.000 y aplíquele formato de fecha. Corresponde al 10 de octubre del 2006, si se
suma 5 a esta celda, el resultado será 15 de octubre del 2006. Para calcular su edad en
días; escriba su fecha de nacimiento, escriba la fecha actual. A la fecha actual reste la
fecha de su nacimiento a esta celda aplique formato o “estilo” millares sin decimales. El
resultado será el número de días que usted ha vivido, al dividirlo entre 30 obtendrá meses
y entre 365 años. Ahora ya sabe realizar cálculos entre fechas que le serán de mucha
utilidad.
FUNCIONES
Es una forma abreviada para hacer operaciones, desde algunas simples como sumatoria
o promedio hasta las más complejas para finanzas o ingeniería. Esta función están
predeterminadas en Excel, de tal forma que se pueden usar en cualquier momento.
Hay varios métodos para insertar funciones, Shift +F3, clic en el botón insertar funciones
de la barra de fórmulas o en la ficha “Fórmulas”, grupo “Biblioteca de funciones” opción
“insertar función”. Con cualquiera de ellos aparece este cuadro de diálogo:
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Si conoce el nombre de la función, en “Categoría” seleccione “Todas” y selecciónela de
la lista, está en orden alfabético. También podrá escribir una breve descripción de la
función en el cuadro “Buscar”. Excel mostrará funciones relacionadas con la búsqueda.
Al seleccionar la función de la lista, en la parte inferior del cuadro de diálogo aparecerá
una breve descripción de la misma con sus argumentos. Puede seleccionar “ayuda sobre
esta función” para que Excel abra la ventana de ayuda con explicaciones o ejemplos
sobre la función.
Siga estos pasos para insertar una función:
1. Ubíquese en la celda en la que desea el resultado
2. Abra el cuadro “Insertar función” por el método que desee, por ejemplo Shift +F3
3. Seccione la función deseada y haga clic en aceptar
4. Seleccione los argumentos o celdas de la función, use el botón seleccionar celdas
5. Pulse “Enter” dos veces
Si se van a incluir más celdas como argumento de una función deberá repetir el paso 4
Sintaxis de una función
Signo igual Función (Argumentos)
Ejemplo1: = SUMA (C3:C10) o (C3+C4+….)
Ejemplo2: = MAX (B3:B12)
Ejemplo3: = MIN (B2:B10)
Ejemplo4: = SI (C5>A1; “VERDADERO”; “FALSO”)
Ejemplo5 = O/Y (A1;A2;….)
Funciones sin argumentos
Algunas funciones como AHORA, (que muestra la hora del sistema), no requieren de
argumentos, esto se podrá ver por qué el espacio para argumento estará vació () en la
descripción de la función.
Cuando se realiza la selección de una función el programa posee un cuadro de ayuda en
donde indica cada claramente los argumentos. Ejemplo grafico de una Función SI
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GRÁFICOS
Un gráfico es una representación de los datos de la hoja de cálculo. Para que la
elaboración de un gráfico sea una tarea sencilla los datos deben estar bien organizados
por filas o columnas y no mezclar en las mismas series rótulos de texto con números o
fechas con porcentajes. Aunque lo que realmente lo que se grafican son números, Excel
automáticamente los incluirá los rótulos con el fin de ilustrar mejor el gráfico.
Siga estos pasos para crear un gráfico con el asistente para gráficos:
1. .Seleccione los datos con sus rótulos
2. Clic en la ficha “Insertar”, grupo “Gráficos”
3. Seleccione el tipo el tipo de gráfico, por ejemplo columna, líneas, circular o área. Si
desea otro, haga clic en la última opción; “Todos los tipos de gráfico” y selecciónelo.
Tipos de gráficos
El gráfico de columnas permite comparar valores de varios conjuntos directamente.
Un gráfico circular está diseñado para mostrar comparaciones dentro de un solo
conjunto de valores y mostrar cómo las diferentes partes contribuyen al total
El gráfico de líneas es adecuado para mostrar los cambios y tendencias a lo largo del
tiempo
Cambiar a un tipo de gráfico existente.
Para hacer modificaciones se usa la ficha “Herramientas de gráficos” que sólo se
muestra cuando se selecciona un gráfico. En la ficha “Diseño”, grupo “Tipo”, opción
“Cambiar tipo de gráfico”. A la izquierda del cuadro aparecen los tipos y a la derecha los
subtipos. Clic en el tipo deseado y Aceptar.
Cambiar datos de origen
En la ficha “Diseño”, grupo “Datos”, opción “Seleccionar datos”. Con el cuadro “Rango de
datos del gráfico” podrá seleccionar más o menos datos que según desee incluir en el
gráfico. En este mismo cuadro con el botón “Cambiar fila/Columna” podrá alternar entre
series y categorías o quitar un dato en medio las series.
Opciones de gráfico
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Dependiendo del tipo de gráfico se dispondrán de las opciones correspondientes al
mismo, ya que por ejemplo no se dispondrá de “rótulos de eje” para un gráfico tipo
circular.
Rotulación. Ficha “Presentación”, grupo “Etiquetas”. Allí se podrán ocultar o mostrar
título del gráfico, aunque de forma predeterminada Excel lo pone en la parte superior
central, se puede arrastrar el cuadro que lo contiene hacia otro lugar dentro del gráfico.
La “leyenda” es un recuadro con un texto que relaciona el color de los datos con lo que
cada dato representa. Con “rótulos de datos” se ponen nombres o valores dentro del
gráfico sobre la columna correspondiente. “Tabla de datos”, muestra los datos de origen
en la parte inferior dentro de la misma área del gráfico.
Líneas de cuadrícula sirve para colocar o quitar las cuadrículas verticales u
horizontales. Ficha “Presentación” grupo “Ejes”.
Vista en 3D,
Las opciones 3D también dependerán del tipo e gráfico, los de columnas, barras líneas
y áreas son similares. Ficha “Presentación”, grupo “fondo”, opción “Giro 3D”.
GIRO, cambia el ángulo de visualización en los ejes X, Y y Z
Escala del gráfico, Si se desmarca la casilla “Ejes en ángulo recto” se podrán cambiar
las opción de perspectiva, da mayor profundidad la gráfico
Los anteriores pueden ser cambiados usando los botones de las flechas o escribiendo
directamente los valores en las casillas. Alto % de la base, cambia la proporción del alto
con respecto al ancho del gráfico.
Cambiar gráficos circulares Para mover series simultáneamente arrastre una de ellas
hacia fuera del centro, para moverlas de forma independiente haga un segundo clic (no
doble clic) en la serie y sepárela de las otras. Para reubicarlas, repita el proceso anterior
hacia el centro del gráfico.
Cambiar formatos
Todas las opciones estarán en la ficha “Formato” y dependerán de elemento
seleccionado, por ejemplo sise selecciona el área de trazado, en “Estilo visual de forma”
se dispondrá de “contornos coloreados”, al seleccionar un eje serán solo “líneas”. Se
podrán seleccionar elementos de un gráfico haciendo clic en ellos o en la ficha “Formato”
grupos “Selección actual” hay un menú desplegable llamado “Elementos del gráfico”. Al
hacer clic en “Aplicar formato a la selección aparecerá un cuadro de diálogo con las
opciones del objeto.
Colores y efectos
También podrá cambiar colores de relleno, borde y efectos en el grupo “Estilos de forma”
de la ficha “Formato”. Los bordes son recuadros que podrán tener diferentes estilos
grosores o colores. El área es el color del relleno, con el botón “Efectos de relleno” podrá
poner sombreados, texturas e inclusive imágenes en los objetos del gráfico.
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Cambiar ubicación
Para pasa un gráfico de la hoja de cálculo a una hoja de gráfico y viceversa; en la ficha
“Diseño”, grupo “Ubicación” clic en la opción “Mover gráfico”, seleccione la ubicación
deseada y haga clic en “Aceptar”. Haga el gráfico de la muestra con los datos que ve en
la hoja de cálculo
BASES DE DATOS
Una base de datos es una colección de información que de alguna manera posee un
orden.
Conceptos sobre bases de datos
Campos, Son los títulos o nombre de las columnas, se definen la estructura de base de
datos. Cada columna o campo debe contener datos del mismo tipo, por ejemplo fechas,
nombres, precios o porcentajes.
Registros, Son los datos en sí, a cada uno le corresponde una fila, para cada dato habrá
un registro.
Crear una base de datos en Ex cel
Bastará con escribir los nombres de los campos en la fila superior e iniciar la digitación de
los registros en las filas inferiores
Ordenar datos
Siga estos pasos para ordenar una base de datos por un solo campo:
1. Ubíquese DENTRO los datos haciendo clic en una celda, NO seleccione celdas
2. Clic en la ficha “Inicio”, grupo “Modificar”, botón “Ordenar y filtrar”
3. Con la opción A? Z o Z? A se ordenará ascendente o descendente del campo de la
celda activa.
Para ordenar por varios campos o criterios
1. Ubíquese DENTRO los datos haciendo clic en una celda, SIN seleccionar más de una
celda
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2. Clic en la ficha “Inicio”, grupo “Modificar”, botón “Ordenar y filtrar”, opción “Orden
personalizado”. Tendrá un cuadro de diálogo como el de la Imagen 6
3. Verifique que la opción “Mis datos tienen encabezados” esté marcada (si siguió la
recomendación anterior “Crear una base de datos en Excel”).
4. En “Columna” seleccione el campo por el que desea ordenar como primer criterio.
5. En “Ordenar según” selecciones “Valores”.
6. En “Criterio de ordenación podrá seleccionar “A a Z” si es campo es de texto“, De
mayor a menor” o viceversa si el campo contiene números y “De más antiguos a más
recientes” o viceversa si el campo contiene fechas.
7. Cuando alguno de los datos del campo utilizado en “Columna”, “Ordenar por” se
repite, por ejemplo, varias personas con el mismo nombre, clic en el botón “Agregar
nivel” y en “Luego por” podrá aplicar un segundo criterio, por ejemplo Apellido. Si aún
así hay campos repetidos, por ejemplo, varias personas con el mismo nombre y
apellido, puede repetir este paso para aplicar más criterios, por ejemplo segundo
apellido. Si no se repiten datos y aplica varios criterios “Luego por”, solo tendrá efecto
el primero, los demás no afectarán los datos, por ejemplo en “Ordenar por” “cédula”
hará que los “luego por” no tengan efecto ya que los números de cedula no se repiten.
En el punto 5 podrá seleccionar formatos como color de la celda o color de la fuente.
Filtro
El filtro oculta las filas que no cumplen con una condición que se especifique.
Siga estos pasos activar los filtros.
1.Ubíquese dentro de los datos haciendo clic en una celda, NO seleccione celdas
2. Clic en la ficha “Inicio”, grupo “Modificar”, botón “Ordenar y filtrar” opción “Filtro”. La
tabla se verá como la de la Imagen 7
Los menús desplegables al la derecha los nombres de cada campo indican que está
activada la opción de filtro. Cuando hay una flecha en el menú desplegable indica que se
ordenó por ese campo. El ícono del embudo aparecerá cuando se ha aplicado un filtro
por ese campo.
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Siga estos pasos aplicar filtros que coincidan con valores de las celdas.
1. Active filtros
2. Haga clic en el menú desplegable del campo que dese filtrar.
3. Desmarque la casilla “Seleccionar todo”
4. Marque la(s) casilla(s) que coincidan con los datos que desea filtrar
5. Clic en aceptar.
Para quitar filtros de un campo haga clic el menú desplegable del campo y clic en
“Borra filtro de nombre del campo”.
Siga estos pasos aplicar filtros que cumplan con determinadas condiciones de las
celdas.
1. Active filtros
2. Haga clic en el menú desplegable del campo que dese filtrar.
3. Tendrá alguna de estas opciones: “Filtro de número”, “Filtro de fecha” o “Filtro de texto”
según el tipo de datos.
4. Seleccione la opción según el criterio que desee aplicar. Podrá repetir los dos pasos
anteriores y aplicar varios filtros por varios campos
5. Para quitar todos los filtros aplicados, clic en la ficha “Inicio”, grupo “Modificar”, botón
“Ordenar y filtrar” opción “Borrar”.
6. Para desactivar los filtros, clic en la ficha “Inicio”, grupo “Modificar”, botón “Ordenar y
filtrar” opción “Filtro”.
TABLAS DINAMICAS
Una tabla dinámica en Excel permite hacer resúmenes de una Base de Datos,
utilizándose para, promediar, o totalizar datos. Para que su uso esté justificado, la
cantidad de información con la que se trabaja en la tabla debe ser relativamente
grande.
El Excel incluye un asistente-guía que facilita la creación de Tablas Dinámicas.Para su
utilización
se debe recurrir a Menú- Datos- Informe de Tablas y gráficos dinámicos.
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Partiendo de una tabla ya confeccionada, en nuestro caso la que viene representada a
continuación, se explicarán sobre la misma los principios básicos de las Tablas
Dinámicas en Excel
Crear una Tabla Dinámica
La creación de una tabla dinámica se realiza a través del asistente y en varios pasos.
1. Con el cursor en cualquier
celda de la tabla anterior, abrir
la opción Menú-Datos- Informe
de tablas y gráficos dinámicos.
2. Seleccionar las opciones del
gráfico siguiente:
3. Rango de Datos: Los que se
indican a continuación,
incluyendo la fila de título.
Ubicación de la Tabla: Por
ejemplo, en la misma hoja de
cálculo, determinando la celda
de comienzo de ejecución de la
misma. A continuación, clic en
Diseño… comienza el
momento de diseñar la tabla.
a) Arrastrar el cuadrito de Semana a
Columna
b) Arrastrar el cuadrito de Vehículo a
Fila
c) Arrastrar el cuadrito de Cantidad a
Datos
d) Aceptar.
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Aparece la tabla dinámica diseñada, acompañada por una barra de herramientas
especial que permite filtrar datos por despliegue de las mismas.
Aplicar Filtros a la Tabla
Resultado de la tabla al aplicarle los filtros correspondientes:
En primer lugar se despliega la lista en semana y se desactiva la 1° y 2°.
En segundo lugar se despliega la lista en vehículo y se desactivan las opciones –
Camión- Camioneta- Moto.
Cambiar el diseño de la tabla
Siguiendo el mismo procedimiento se puede cambiar el diseño de la tabla, por ejemplo
e) Arrastrar el cuadrito de Vehículo a Columna
f) Arrastrar el cuadrito de Semana a Fila
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g) Arrastrar el cuadrito de Cantidad a Datos
h) Aceptar.
Obteniéndose el siguiente el siguiente resultado.
Aplicar Filtros a la Tabla
Siguiendo con el mismo criterio, abriendo la opción Vehículos se dejan activados –
Auto-Camión
En Semana se deja activada solamente la 1° y 3° Semana. De lo ejecutado surge el
siguiente resultado.
Obtención de Subtablas
Haciendo doble clic sobre una celda, en este caso por ejemplo la segunda de Auto,
donde figura la cantidad 122350, Excel automáticamente produce un detalle en hoja
aparte según lo siguiente.
Aplicación de Tablas Dinámicas en una Base de Datos más amplia
En este caso, se incluye la recaudación que produce cada vehículo semanalmente, y
los totales de recaudación y beneficios.
Crear la Tabla Dinámica
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Se sigue el mismo procedimiento que en el caso anterior. Pero en este caso, cuando
se diseñe la tabla: Ubicación de la Tabla … Diseño: Arrastrar el cuadrito de Mes a
Columna y los cuadritos de Auto, Camión, Ómnibus, Camioneta, Moto,
Recaudación y Beneficios a Datos.
Aparece la tabla dinámica diseñada, acompañada por una barra de herramientas
especial que permite filtrar datos por despliegue de las mismas
Se puede observar cómo se ha podido agrupar en forma mensual la recaudación por
cada vehículo, el total recaudado y total Beneficios, como también el total general a
través del semestre.
Obtención de Subtablas
Haciendo doble clic sobre una de las celdas, por ejemplo la celda debajo del mes de
Marzo, que contiene el valor 981.247,68 se obtiene en forma automática, en otra hoja
el siguiente detalle
Sobre la misma tabla se puede aplicar filtros, por ejemplo sobre la lista desplegable de
Mes, dejando activado solamente los meses Enero- Marzo- Mayo.
Obtener Promedios
Siguiendo con las opciones que permiten las Tablas Dinámicas, en este caso vamos a
obtener de la tabla sin filtrar el promedio de recaudación por mes de cada vehículo:
1)-Colocar el cursor sobre una celda de la
tabla, y hacer clic con el botón derecho del
mouse, obteniéndose la siguiente imagen de
pantalla
2)-Hacer clic sobre Configuración de
campo, y se obtendrá la siguiente imagen
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3)-Seleccionar al opción Promedio
4)-Hacer clic en Aceptar
Esta operación se realiza en una celda de
cada tipo de vehículo obteniéndose el
promedio mensual de recaudación en cada
vehículo, el promedio total recaudado por
Mes, total, general y el promedio de
beneficios:
Como en el caso anterior se pueden realizar los filtro sobre los meses o sobre los
promedios
de vehículos determinados que se deseen
Cambiar el diseño de la tabla
Siguiendo el mismo procedimiento se puede cambiar el diseño de la tabla, por
ejemplo, en
este caso se cambian Filas por Columnas. Se reproduce la operación a los efectos de
seguir
paso a paso su ejecución. Siguiendo los pasos anteriores, pero arrastrando el cuadrito
de Mes a Fila en el Diseño… de la tabla, se obtiene
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Tablas Dinámicas de Tres Dimensiones
En este caso se presenta una tabla más compleja que la anterior. Permite analizar no
solo la Recaudación por Mes según el tipo de vehículo, sino también por Semana. Es
una tabla de tres dimensiones. Se construye de la misma manera, cambiando
solamente el diseño, aunque quizás convenga, en este caso, crearla en una hoja
independiente: Arrastrar el cuadrito de Semana a Pagina ; el cuadrito de Mes a
Columna; y los cuadritos de Auto, Camión, Ómnibus, Camioneta, Moto,
Recaudación, Beneficios a Datos.
La tabla que se obtiene es la siguiente
La tabla obtenida es similar a la anterior, es decir se consigue agrupar en forma
mensual la recaudación de cada vehículo, pero se puede operar sobre la tercera
dimensión, es decir se puede mostrar la recaudación sobre una Semana determinada,
y por lógica el mes a que corresponde.
Se despliega la lista de Semana y se activa por ejemplo la semana 14.(está dentro del
mes de Abril)
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Actualizar Datos en las Tablas Dinámicas
Si se producen cambios en alguna de las cantidades contenidas en las celdas de la
tabla original, la actualización en la Tabla Dinámica se efectúa de las siguiente
manera: Se hace clic sobre cualquier celda con el botón derecho del mousey se
selecciona la opción Actualizar Datos Subtablas, Obtención de más información sobre
la Tabla Dinámica construida:
Haciendo doble clic sobre alguna de las celdas, por ejemplo la celda de Febrero, sobre
la cantidad
1.088.166,72, se obtiene en una hoja aparte la siguiente información referente a todas
las semanas de Febrero
Recaudación Máxima
Cómo obtener la recaudación Máxima por vehículo en cada mes
Ejecución
1 Colocar el cursor sobre una celda de la tabla, y hacer clic con el botón derecho
del mouse
2 Hacer clic sobre Configuración de campo
3 Seleccionar al opción Max
4 Hacer clic en Aceptar
Esta operación se realiza en una celda de cada tipo de vehículo obteniéndose la
recaudación máxima en cada vehículo, producida en cada mes, como tambienla
máxima recaudación y beneficios
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GRAFICA DINAMICA.
Para realizar la tarea tomamos para ejemplo la tabla Dinámica, donde figura el total
recaudado, es decir el punto de partida de Tablas de tres dimensiones, sobre la misma
filtramos, en principio en Datos, desactivando SumaTotal Recaudado, y Suma Total
Beneficios, y en Mes dejamos activado solamente los meses de Enero, Marzo y Mayo,
obteniéndose :
Hacer clic con el botón derecho del mouse y se selecciona la opción Grafico Dinámico,
lo que produce por defecto un grafico en columna, haciendo clic sobre una columna
con el botón derecho, se produce la siguiente imagen
Seleccionando Tipo de gráfico: Podemos elegir el tipo de gráfico, y optamos por Tipo
estándar,Tipo de gráfico AREAS, obteniendo
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:
En el grafico se observan 3 listas desplegables, en Semana, Mes, y Datos que
permiten filtrar de forma análoga a cómo se hace sobre la propia tabla.
Eliminar una Tabla Dinámica
Se elimina seleccionando la Tabla en su totalidad y apretando la tecla Suprimir (Supr)
MACROS
Cuando trabajamos con un libro personalizado, es decir, que nos hemos definido con
una serie de características específicas como puedan ser el tipo de letra, el color de
ciertas celdas, los formatos de los cálculos y características similares, perdemos
mucho tiempo en formatear todo el libro si disponemos de muchas hojas. Con las
macros lo que se pretende es automatizar varias tareas y fusionarlas en una sola,
añadiendo por ejemplo un botón en nuestro libro que al pulsar sobre él realice todas
esas tareas.
Crear una macro automáticamente
La forma más fácil e intuitiva de crear macros es crearlas mediante el grabador de
macros del que dispone Excel. Este grabador de macros permite grabar las acciones
deseadas que posteriormente las traduce a instrucciones en VBA, las cuales podemos
modificar posteriormente si tenemos conocimientos de programación.
Para grabar una macro debemos acceder a la pestaña Vista y despliega el submenú
Macros y dentro de este submenu seleccionar la opción Grabar macro.
Además de esta opción en el menú; podemos
encontrar las siguientes opciones:
Ver Macros... - Donde accedemos a un listado de las
macros creadas en ese libro.
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Usar referencias relativas - Con esta opción utilizaremos referencias relativas para
que las macros se graben con acciones relativas a la celda inicial seleccionada.
Al seleccionar la opción Grabar macro..., lo primero que vemos es el cuadro de
diálogo Grabar macro donde podemos dar un nombre a la macro (no está permitido
insertar espacios en blanco en el nombre de la macro).
Podemos asignarle un Método abreviado: mediante la combinación de las tecla
CTRL + "una tecla del teclado". El problema está en encontrar una combinación que
no utilice ya Excel.
En Guardar macro en: podemos seleccionar guardar la macro en el libro activo, en el
libro de macros personal o en otro libro.
En Descripción: podemos describir cuál es el cometido de la macro o cualquier otro
dato que creamos conveniente.
Para comenzar la grabación de la macro pulsamos el botón Aceptar y a
continuación, si nos fijamos en la barra de estado, encontraremos este botón en la
barra de estado donde tenemos la opción de detener la grabación.
A partir de entonces debemos realizar las
acciones que queramos grabar, es
conveniente no seleccionar ninguna celda
a partir de la grabación, ya que si
seleccionamos alguna celda
posteriormente, cuando ejecutemos la
macro, la selección nos puede ocasionar
problemas de celdas fuera de rango. Una
vez concluidas las acciones que queremos
grabar, presionamos sobre el botón
Detener de la barra de
estado, o accediendo al menú de Macros
y haciendo clic en Ejecutar una macro.
Una vez creada una macro, la podremos
ejecutar las veces que queramos.
Antes de dar la orden de ejecución de la macro, dependiendo del tipo de macro que
sea, será necesario seleccionar o no las celdas que queramos queden afectadas por
las acciones de la macro.
Por ejemplo si hemos creado una macro que automáticamente da formato a las celdas
seleccionadas, tendremos que seleccionar las celdas previamente antes de ejecutar la
macro.
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Para ejecutar la macro debemos acceder al menú Ver Macros..., que se encuentra en
el menú Macros de la pestaña Vista, y nos aparece el cuadro de diálogo Macro como
el que vemos en la imagen donde tenemos una lista con las macros creadas.
Debemos seleccionar la macro deseada y pulsar sobre el botón Ejecutar. Se cerrará
el cuadro y se ejecutará la macro.
En cuanto al resto de botones:
Cancelar -Cierra el cuadro de diálogo sin realizar
ninguna acción.
Paso a paso - Ejecuta la macro instrucción por
instrucción abriendo el editor de programación de
Visual Basic.
Modificar - Abre el editor de programación de
Visual Basic para modificar el código de la macro.
Estos dos últimos botones son para los que sapan
programar.
Eliminar - Borra la macro.
Opciones - Abre otro cuadro de diálogo donde
podemos modificar la tecla de método abreviado
(combinación de teclas que provoca la ejecución de la macro sin necesidad de utilizar
el menú) y la descripción de la macro.
Crear una macro manualmente
Para crear una macro de forma manual es necesario tener conocimientos de
programación en general y de Visual Basic en particular, ya que es el lenguaje de
programación en el que se basa el VBA de Excel. Si no tiene esta base puede saltarte
este punto del tema. Una vez abierto el editor de Visual Basic debemos insertar un
módulo de trabajo que es donde se almacena el código de las funciones o
procedimientos de las macros. Para insertar un módulo accedemos al menú Insertar
→ Módulo. A continuación debemos plantearnos si lo que vamos a crear es una
función (en el caso que devuelva algún valor), o si por el contrario es un procedimiento
(si no devuelve ningún valor).
Una vez concretado que es lo que vamos a crear,
accedemos al menú Insertar → Procedimiento...
Nos aparece un cuadro de diálogo como vemos en
la imagen donde le damos el Nombre: al
procedimiento/función sin insertar espacios en su
nombre. También escogemos de qué Tipo es, si es
un Procedimiento, Función o es una Propiedad.
Además podemos seleccionar el Ámbito de
ejecución. Si lo ponemos como Público podremos
utilizar el procedimiento/función desde cualquier
otro módulo, pero si lo creamos como Privado solo
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podremos utilizarlo dentro de ese módulo. Una vez seleccionado el tipo de
procedimiento y el ámbito presionamos sobre Aceptar y se abre el editor de Visual
Basic donde escribimos las instrucciones necesarias para definir la macro.
Guardar archivos con Macros
Cuando guardamos un archivo y queremos que las Macros que hemos creado se
almacenen con el resto de las hojas de cálculo deberemos utilizar un tipo de archivo
diferente. Para ello deberemos ir al Botón Office y seleccionar la opción Guardar
como. Se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como. En el desplegable Guardar como
tipo seleccionar Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm).
Dale un nombre y el archivo se almacenará.
Cuando abrimos un archivo que tiene Macros almacenadas se nos mostrará este
anuncio bajo la banda de opciones:
Esto ocurre porque Office no conoce la procedencia de las Macros. Como están
compuestas por código podrían realizar acciones que fuesen perjudiciales para
nuestro equipo. Si confía en las posibles Macros que contuviese el archivo o la ha
creado pulsar el botón Opciones para activarlas. Aparecerá este cuadro de diálogo:
Selecciona la opción Habilitar este contenido y pulsa Aceptar.
OPCIONES DE IMPRESIÓN
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Vista preliminar
Permite ver cuál será el aspecto de la hoja en al impresora. Para obtener la vista
preliminar Ctrl. + F2. Los botones “Página siguiente” y “Página anterior” permiten
desplazarse entre varias páginas. “Zoom” realiza un acercamiento. Las opciones
“Imprimir” y “Configurar página” se explicarán más adelante. La casilla “Mostrar
márgenes” muestra las líneas de los lugares donde se encuentran las márgenes, las
cuales pueden ser movidas con el Mouse. El botón “Cerrar vista preliminar” nos deja
nuevamente en la hoja
.
Vista de salto de página
Es una forma de ver como se distribuirán las filas y columnas al ser impresas en el papel.
Clic en la ficha “Vista”, grupo “Vistas del libro”, botón “Vista previa salto de página”. Los
bordes resaltados, generalmente de color azul, muestran los que serán los bordes de la
hoja. Puede arrastrarlos para cambiarla el contenido de cada página impresa.
Configurar página
Aquí se dan los parámetros referentes a como se imprimirá la hoja. Ficha “Diseño de
página”, grupo “configura página”. Se podrán cambiar las márgenes, orientación o
tamaño del papel. En “Tamaño de papel” verifique que está seleccionado el mismo que
tiene en la impresora.
Área de impresión
Con esta opción se le indicará a Excel que solo debe imprime las celdas seccionadas sin
importan ella cantidad de datos en la hoja. Para establecer área de impresión seleccione
las celdas que desea incluir, haga clic en el botón “área de impresión”, opción
“Establecer área de impresión”. Al guardar el libro, también se guardará el área de
impresión.
Para agregar celdas a un área de impresión existente, seleccione las celdas que desea
agregar al área de impresión. Haga clic en el botón “Área de impresión” opción “Agregar
al área de impresión”. Para eliminar un área de impresión del mismo botón seleccione
“Borrar área de impresión”
Saltos de página
Envían un comando a la impresora para que expulse la hoja en el lugar indicado. Con el
botón “Saltos” se podrán insertar, borra o reestablecer a sus valores originales.
Ajustar área de impresión
Esta opción permite controlar reducir o aumentar el tamaño al que se imprimirá según la
cantidad de datos y el número de páginas. Si lo que desea es imprimir en una página de
ancho sin importar cuantas de alto, en “Ajustar a” escriba 1 en “paginas de ancho” y
seleccione “automático” en “Alto”.
Encabezado y pie de página
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Controla contenidos que aparecerán en todas las páginas. Con “Personalizar
encabezado” aparecerá un cuadro de diálogo que permite modificar de forma separada
las secciones izquierda, central y derecha. Para el pie de página, Las opciones son
iguales. Haga clic en el extremo inferior izquierdo del grupo “configurar página”
Imprimir
Para iniciar la impresión, Ctrl + P. en el cuadro de diálogo
“Impresora” selecciona cualquiera de las impresoras configuradas en la computadora
“Intervalo de páginas” permite especificar
las páginas del documento que se desea
imprimir. Si hace clic en Páginas, escriba el
rango de páginas que desea imprimir.
“Imprimir” Especifica que parte se va a
imprimir. Si se desea imprimir solo un área
específica se debe haber seccionado
previamente, marque la casilla “Selección”.
Esta opción tiene similitud con “Áreas de
impresión” pero de carácter temporal.
“Omitir áreas de impresión” no tendrá en
cuenta las celdas marcadas como área de impresión, es decir imprimirá todo. “Copias”,
escriba aquí el número de copias deseadas.
Esta es básicamente un guía básico del manejo de la herramienta Excel de Microsoft.
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Bibliografia
www.aulaclick.com Guia de Excel
Biblia de Excel 2007 Wilmer_kw@mixmail.com
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