Instructivo n 1
- 1. INSTRUCTIVO Y APLICATIVO DE DOCUMENTOS COMERCIALES
- 2. LA CORRESPONDENCIACONCEPTO Para propósito del instructivo, correspondencia es la comunicación escrita entre las dependencias y el CONSORCIO DOCUMENT EXPRESS y el medio externo.Las cartas, memorandos y circulares constituyen la correspondencia.
- 3. CLASIFICACIÓN DE LA CORRESPONDENCIALa correspondencia según su destino se clasifica en: Externa e interna.La correspondencia externa es la que se dirige a personas o entidades fuera del CONSORCIO DOCUMENT EXPRESS. Para la correspondencia externa en el CONSORCIO DOCUMENT EXPRESS se utiliza:
- 4. LA CARTA
- 5. La correspondencia interna es la que se utiliza para comunicaciones entre las diferentes dependencias del CONSORCIO DOCUMENT EXPRESS. Para la correspondencia interna del CONSORCIO DOCUMENT EXPRESS se utiliza:
- 6. MEMORANDO
- 7. CIRCULAR
- 8. MANEJO DE LA CORRESPONDENCIALos encargados de las etapas de la recepción (recibo, clasificación, radicación, registro y distribución) son el receptor de documentos y el mensajero interno del CONSORCIO DOCUMENT EXPRESS.La correspondencia externa que llega al Centro de Administración e Información Documental, es recibido, controlada y tramitada por el receptor de documentos que cumple con sus funciones, este se encarga de:
- 9. Recibir la documentación del mensajero y usuarios o cuando llega por fax o por intermedio de correos electrónicos. Clasificar la documentación en: Correspondencia personal Correspondencia empresarial Correspondencia publicitaria
- 10. FLUJOGRAMA DE RECIBO DE DOCUMENTOS
- 11. DESPACHO DE CORRESPONDENCIAEl Centro de Administración e Información Documental del CONSORCIO DOCUMENT EXPRESS recibe y envía la correspondencia. Las dependencias para el caso de despacho de correspondencia, no escriben el consecutivo del radicado y la fecha a los documentos que elaboran, de esto se encarga el Centro de Administración Documental.
- 12. DISTRIBUCION Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA EXTERNAEl despacho de la correspondencia al medio externo en el CONSORCIO DOCUMENT EXPRESS se realiza exclusivamente a través del Centro de Administración e Información Documental en el siguiente horario: Primer recorrido: a las 10:00 horas Segundo recorrido: a las 16:00 horas.Su distribución se realiza por medio del mensajero externo de la empresa para la correspondencia local o por medio de servicios especializados de correo prestado por APS.
- 13. FLUJOGRAMA DE DESPACHO DE DOCUMENTO